Offerte aanvraagdocument. Nationale openbare aanbesteding Desktop PC s en Windows 7

Transcriptie

1 Offerte aanvraagdocument Nationale openbare aanbesteding Desktop PC s en Windows 7 TenderNed-kenmerk t.b.v. Regio Gooi- en Vechtstreek Contactpersoon aanbesteding: J.Bakker@regiogenv.nl Regio Gooi en Vechtstreek 23 januari 2014 Registratienr:

2 2

3 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING DE DOELSTELLING VAN DE AANBESTEDING OPDRACHTGEVER BESCHRIJVING EN OMVANG VAN DE OPDRACHT OPBOUW AANBESTEDINGSDOCUMENT UITGANGSPUNTEN BIJ DEZE AANBESTEDING ALGEMEEN PERCELEN VARIANTEN CONTACTPERSOON EN COMMUNICATIE PLANNING INDIENEN VAN VRAGEN, NOTA VAN INLICHTINGEN WIJZE VAN INDIENEN OFFERTE OFFERTE OPENING INCONSISTENTIE OF ONVOLKOMENHEDEN VOORBEHOUDEN SOCIAL RETURN BOUWBLOKKEN GUNNINGSCRITERIA, GUNNINGBESLISSING, STANDSTILL-TERMIJN EN VERIFICATIE VERBOD STRATEGISCH INSCHRIJVEN EN ALTERNATIEVE AANBIEDINGEN SELECTIE EN GESCHIKTHEID VAN DE INSCHRIJVER UITSLUITINGSGRONDEN GESCHIKTHEIDSEISEN Financiële en economische draagkracht Technische en beroepsbekwaamheid Beroepsbevoegdheid Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden DEELNAME IN SAMENWERKING MET ANDERE ONDERNEMINGEN GUNNINGSCRITERIA (PROGRAMMA VAN EISEN) ALGEMENE EN PROCEDURELE EISEN (A) DUURZAAMHEID EISEN (D) JURIDISCHE EISEN (J) COMMERCIËLE EISEN (C) GUNNINGSCRITERIA (PROGRAMMA VAN WENSEN) COMMERCIËLE WENSEN (C) INHOUDELIJKE WENSEN (I) DE PUNTENVERDELING BIJ WENSEN BEOORDELING INLEIDING BEOORDELINGSMETHODE BIJLAGEN A. VOLGORDE OFFERTE / CHECKLIST B. ALGEMENE GEGEVENS INSCHRIJVER C. EIGEN VERKLARING D. HOLDINGVERKLARING E. MODELFORMULIER REFERENTIES F. CONCEPT OVEREENKOMST

4 H. BESCHRIJVING VAN DE CONFIGURATIE EN DE BIJBEHORENDE PRIJSOPGAVE I. SOCIAL RETURN BOUWBLOKKEN J. BENCHMARK / SNELHEDEN REFERENTIE PC K. LIJST APPLICATIES

5 1. Inleiding 1.1 De doelstelling van de aanbesteding. De Regio Gooi en Vechtstreek houdt een Nationale openbare aanbesteding voor 200 desktop personal computers (vanaf hier: pc s) voorzien van Windows 7. In de huidige situatie staan er 197 pc s, uitgerust met Intel Pentium D processoren, 2 Gb intern geheugen, draaiend op XP. Het doel van het project is werplekken te voorzien van een krachtige pc, voorzien van Windows 7. Deze pc s moeten de gebruikers in staat stellen om de komende 5 jaar naar tevredenheid te werken met Office 2010 en een aantal voor de organisatie specifieke applicaties, zoals Corsa, Workforce, Exact, Orion-Globe en Topdesk. De pc s worden aangesloten op twee reeds aanwezige monitoren. Monitoren vallen dus niet binnen de aanbesteding. Door de pc s van Windows 7 voorzien, wil de Regio Gooi en Vechtstreek meer flexibiliteit in gebruik van werkplekken bereiken, in het kader van Het Nieuwe Werken. Ook wordt een reductie van het aantal profielproblemen nagestreefd. Daarnaast is de implementatie van Windows 7 een must, in verband met het feit dat Microsoft op 8 april gaat stoppen van het support op Windows XP. Bij deze procedure kunnen alle belangstellende leveranciers direct een aanbieding doen naar aanleiding van de publicatie van de betreffende aanbesteding op de TenderNed. De Regio Gooi en Vechtstreek maakt rechtstreeks uit deze aanbiedingen, op grond van in dit document opgenomen geschiktheids- en gunningscriteria, een keuze aan wie de overeenkomst wordt gegund. Het doel van deze aanbesteding is dan ook het afsluiten van een overeenkomst met één leverancier met een minimale garantieperiode van 3 jaar. De overeenkomst duurt drie jaar, gerekend vanaf de datum van oplevering: maandag 12 mei Opdrachtgever De Regio Gooi en Vechtstreek is de opdrachtgever van deze aanbesteding. Communicatie in het kader van deze opdracht zal via TenderNed lopen. Zie voor meer informatie over de Regio Gooi en Vechtstreek: Beschrijving en omvang van de opdracht Het gaat om de aanschaf van 150 tot 200 pc s, die voldoen aan speciale eisen, voorzien van Windows 7, met een maximale waarde van ,- excl. btw, voor 200 pc s. Het minimum aantal is 150 pc s. In hoofdstuk 4 en 5 staan de inhoudelijke eisen en wensen ten aanzien van de opdracht. 1.4 Opbouw aanbestedingsdocument Uitgangspunten bij deze aanbesteding, hoofdstuk 2 In dit hoofdstuk staan de algemene uitgangspunten zoals de wijze van indeling van de offerte, de offerteopening, de voorbehouden en de gunningscriteria, gunningbeslissing en Standstill-termijn. Selectie en geschiktheid van de inschrijver, hoofdstuk 3 Dit hoofdstuk behandelt de eisen ten aanzien van de inschrijver. Naast de benodigde bewijsstukken/verklaringen wordt de financieel/economische draagkracht en de bekwaamheid van de inschrijver beoordeeld. Hiervoor dient de inschrijver de benodigde gegevens te verstrekken. Gunningscriteria (programma van eisen), hoofdstuk 4 In dit hoofdstuk worden de randvoorwaardelijke evenals inhoudelijke eisen ten aanzien van 200 pc s voorzien van Windows 7 en bijbehorend onderhoud uiteengezet. Het gaat hier o.a. om de inhoudelijke, commerciële en juridische eisen. Gunningscriteria (programma van wensen), hoofdstuk 5 In dit hoofdstuk staan de inhoudelijke wensen geformuleerd. Beoordeling, hoofdstuk 6 Dit hoofdstuk gaat in op de beoordeling van de ingediende offertes. 5

6 Bijlagen, hoofdstuk 7 In dit hoofdstuk zijn een aantal bijlagen opgenomen, waaronder de door de inschrijver in te vullen verklaringen en prijstabellen. 6

7 2 Uitgangspunten bij deze aanbesteding 2.1 Algemeen 2.2 Percelen Met het indienen van een offerte stemt u in met de bepalingen van deze offerteaanvraagprocedure en alle hierbij behorende stukken. U mag de gegevens die opdrachtgever u in verband met deze offerteaanvraagprocedure ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Door opdrachtgever worden geen kosten vergoed inzake het uitbrengen van de offerte en andere eventueel door u te ondernemen activiteiten tijdens de offerteaanvraagprocedure, ongeacht of de verdere offerteaanvraagprocedure al dan niet zal leiden tot het sluiten van een overeenkomst. Correspondentie en ontvangen offertes zullen na afloop niet aan u worden geretourneerd. Kenmerkend voor een aanbesteding is dat er geen prijsonderhandelingen worden gevoerd. Dit houdt in dat de prijs volledig wordt bepaald door het uitbrengen van de offerte. Concreet houdt dit in dat u met het indienen van deze offerte slechts déze gelegenheid krijgt om tegen een concurrerende prijs aan te bieden. U gaat er mee akkoord dat de opdrachtgever, na gunning, de prijs bekend maakt van de leverancier aan wie de opdracht gegund wordt. Een inschrijving onder voorwaarden is ongeldig. Uw algemene verkoopvoorwaarden, branchevoorwaarden of andere voorwaarden worden uitdrukkelijk uitgesloten. Als uitgangspunt voor de offerte dient de conceptovereenkomst, die als bijlage F is toegevoegd. Het is van belang deze voorafgaand aan het opstellen van de offerte goed te lezen. Indien u tekstsuggesties heeft voor de conceptovereenkomst, moeten deze uiterlijk op 21 februari 2014 door de aanbestedende dienst via TenderNed zijn ontvangen. De aanbestedende dienst zal de tekstsuggestie bekijken, maar is niet gehouden de tekstvoorstellen te accepteren en te verwerken in het definitieve concept. In de Nota van Inlichtingen zal de aanbestedende dienst de definitieve conceptovereenkomst aan alle inschrijvers zenden. Door het indienen van een inschrijving gaat de inschrijver onverkort en onvoorwaardelijk akkoord met de gehele inhoud van het definitieve concept van de overeenkomst. Deze offerteaanvraag is ingericht conform de Aanbestedingswet De opdracht is niet verdeeld in percelen. Doorslaggevend is de samenhang in de IT organisatie, het beheer, het onderhoud en respectievelijke storing- en risicobeheersing. Eenduidigheid in de hardware en de configuratie is daarbij essentieel voor de efficiency in de IT bedrijfsvoering. De aanschaf van pc's met licenties voor Windows 7 PRO NL 64 bit is een gebruikelijke, marktconforme en doelmatige wijze voor het aanschaffen en gebruiksklaar maken van pc's. 2.3 Varianten Het staat inschrijver niet vrij om, naast of in plaats van een inschrijving conform het aanbestedingsdocument, een variant in te dienen. 2.4 Contactpersoon en communicatie De inschrijver laat alle contacten met de opdrachtgever verlopen via een vaste contactpersoon, die volledig beslissingsbevoegd en gemachtigd is om namens de inschrijver op te treden. De naam, telefoonnummer en adres van deze contactpersoon dienen op het formulier in bijlage C (Eigen Verklaring) ingevuld te worden. Alle communicatie met betrekking tot de aanbesteding loopt via TenderNed. Het rechtstreeks benaderen van functionarissen van opdrachtgever in verband met deze aanbesteding is niet toegestaan en zal bij het bekend worden daarvan, leiden tot uitsluiting van verdere deelneming. 7

8 2.5 Planning De planning van deze aanbesteding is als volgt (hieraan kunnen geen rechten worden ontleend): Datum Activiteit (procedurestap) vrijdag 7 februari 2014 Publicatie van de aanbesteding vrijdag 21 februari 2014 Uiterste termijn ontvangst vragen woensdag 26 februari 2014 Nota van Inlichtingen / beantwoording vragen vrijdag 7 maart 2014 Ontvangst offertes, uiterlijk uur vrijdag 7 maart 2014 Opening offertes, uur tot Beoordeling van de offertes vrijdag 21 maart 2014 Voorlopige gunningbeslissing vrijdag 11 april 2014 Definitieve gunning maandag 14 april 2014 Ondertekening overeenkomst maandag 12 mei 2014 Uiterlijke levering 2.6 Indienen van vragen, nota van inlichtingen Eventuele vragen en opmerkingen kunt u tot uiterlijk vrijdag 21 februari 2014 indienen via TenderNed. De vragen zullen geanonimiseerd worden voorzien van antwoorden en uiterlijk woensdag 26 februari 2014 in de Nota van Inlichtingen worden gepubliceerd op TenderNed. De nota van inlichtingen dient te worden beschouwd als een integraal onderdeel van de offerteaanvraag en de overeenkomst. Indien u gebruikt maakt van de schriftelijke vragenronde, wordt u verzocht bij het stellen van de vragen duidelijk te verwijzen naar hoofdstuk-, paragraaf- en / of bijlagenummers conform onderstaande indeling en in MS Word: Document Hoofdstuk/ paragraaf Paginanummer Nummer Eis/wens Vraag (door inschrijver) Antwoord (door aanbesteder) 2.7 Wijze van indienen offerte Uitsluitend offertes die tijdig en met inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingediend worden in behandeling genomen. Het risico van vertraging is geheel voor uw rekening. De hieronder beschreven procedure zal strikt worden gehanteerd. Offertes welke niet aan onderstaande voorwaarden voldoen, worden niet beoordeeld en terzijde gelegd. 1. De offerte en alle bijlagen zijn opgesteld in de Nederlandse taal. 2. Alle gevraagde gegevens worden aangeleverd in de volgorde zoals aangegeven in de checklist in bijlage A. 3. De aanbiedingsbrief is rechtsgeldig ondertekend. 4. De offerte inclusief bijlagen wordt op vrijdag 7 maart 2014, uiterlijk uur op TenderNed geplaatst. 2.8 Offerte opening De digitale kluis op TenderNed met daarin de door de Inschrijvers geplaatste aanbiedingen wordt op vrijdag 7 maart 2014, om uur geopend vanuit het kantoor van de opdrachtgever, Burg. de Bordesstraat 80 te Bussum. Daarna worden de offertes geopend en beoordeeld. 2.9 Inconsistentie of onvolkomenheden Deze offerteaanvraag, inclusief alle bijbehorende documenten, is met grote zorg samengesteld. Inschrijvers worden hierbij nadrukkelijk uitgenodigd het offerteaanvraagdocument goed door te lezen en bij constatering van eventuele inbreuken op de wettelijke voorschriften, bij inconsistenties of andere onvolkomenheden hier voorafgaande aan de sluiting van de inschrijvingstermijn opdrachtgever van in kennis te stellen, zodat opdrachtgever eventuele fouten tijdig in de procedure kan herstellen. In verband 8

9 hiermee kunt u tot uiterlijk vrijdag 21 februari 2014, uur via TenderNed onvolkomenheden melden Voorbehouden Opdrachtgever zal onregelmatige inschrijvingen niet in behandeling nemen. Opdrachtgever behoudt zich verder het recht voor: a) inschrijvingen die onjuiste gegevens bevatten uit te sluiten; b) inschrijvingen op juistheid te controleren. Mocht gedurende de aanbestedingsprocedure over een inschrijver nadelige informatie bekend worden, dan behoudt opdrachtgever zich het recht voor de beoordelingsprocedure voor die inschrijver te beëindigen. Een voorbeeld is het maken van onderlinge prijsafspraken. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor de aanbesteding om haar moverende redenen geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te staken of te beëindigen. Aan wijzigingen in de planning kan de inschrijver nimmer aanspraken ontlenen. Er is geen verplichting tot gunning Social return bouwblokken Inspanningsverplichting De opdrachtgever heeft gekozen om in deze aanbesteding Social return als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde op te nemen. Concreet betekent dit dat de opdrachtgever aan de opdrachtnemer een inspanningsverplichting oplegt om Social return activiteiten te ontplooien bij deze opdracht. Deze inspanningsverplichting zal gedurende de uitvoering van de opdracht en in samenspraak met de opdrachtgever door de opdrachtnemer worden uitgevoerd. De inschrijver verplicht zich daarbij om bij gunning 5 % van de gefactureerde opdrachtsom aan te wenden voor zogenoemde Social return activiteiten. De activiteiten mogen in de opdracht worden uitgevoerd maar ook in de bedrijfsvoering van de opdrachtnemer of bij een onderaannemer of toeleverancier. Voorwaarde is wel dat het een nieuwe, aanvullende activiteit betreft en dat deze activiteit alleen bij de opdrachtgever wordt opgegeven. Bestaande of al eerder uitgevoerde activiteiten worden niet meegenomen. De Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het nakomen van zijn Social return-verplichtingen (ook indien de activiteiten bij bijv. een toeleverancier worden uitgevoerd). Inspanningswaarde Social return Om de waarde van de inspanningen met betrekking tot de Social return-verplichting te kunnen meten, wordt de gerealiseerde Social return-inspanning uitgedrukt in een relatieve inspanningswaarde. Om tot een transparante waardebepaling van deze inspanningswaarde te komen hanteert de opdrachtgever daarvoor een zogenaamde bouwblokkenmethode. Dit heeft als voordeel dat uit meerdere manieren gekozen kan worden de inspanningsverplichting in te vullen en dat vooraf van iedere activiteit bekend is wat de waarde daarvan is. De opdrachtgever adviseert en faciliteert de Opdrachtnemer bij de invulling van Social return. De methode wordt in bijlage I verder uiteengezet Gunningscriteria, Gunningbeslissing, Standstill-termijn en Verificatie Gunningscriteria De opdracht wordt gegund op basis van de economisch meest voordelige aanbieding. Voor deze aanbesteding worden de onderstaande gunningscriteria met bijbehorende weegfactoren gehanteerd: Gunningscriteria Wegingspercentage 1 Prijs 85 % 2 Wensen t.a.v. Specificaties 15 % De wijze waarop op de bovengenoemde criteria gegund zal worden is in hoofdstuk 5 (wensen) en 6 (beoordeling) van dit document nader uitgewerkt. 9

10 Gunningbeslissing De inschrijvers worden via een bekendmaking op TenderNed op de hoogte gebracht van de (voorgenomen) gunning en afwijzing. Na de bekendmaking van de definitieve gunning zullen de afgewezen aanbieders van die beslissing een brief ontvangen, waarin een motivering wordt opgenomen van de reden van afwijzing, de verschillen ten opzichte van de uitgekozen offerte en de naam van de begunstigde. Door iedere belanghebbende kan voorts schriftelijk nadere informatie worden ingewonnen via TenderNed. Standstill-termijn De mededeling van de gunningsbeslissing houdt nog geen aanvaarding in van een aanbod van de inschrijver. De dag na verzending van de gemotiveerde voorlopige gunningsbeslissing gaat een Standstill-termijn van 20 dagen in. Iedere inschrijver die het niet met de voorlopige gunningsbeslissing eens is, kan binnen de genoemde termijn van 20 dagen een kort geding starten, bij gebreke waarvan de inschrijver geacht wordt zich neer te leggen bij het gunningsbesluit. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt de betreffende inschrijver verzocht de aanbestedende dienst tijdig op de hoogte te stellen van het starten van een kort geding. Na de periode van 20 dagen zal in beginsel de opdracht aan de winnende inschrijver worden gegund en zal met hem een overeenkomst worden gesloten. Gestanddoening In verband met de mogelijkheid dat tegen de mededeling van de gunningbeslissing een civiel of arbitraal kort geding wordt aangespannen, dient de inschrijver haar offerte in ieder geval gestand te doen tot tenminste 22 dagen na dagtekening van de mededeling van de gunningbeslissing. Voorts dient hij in geval er een civiel of kort geding wordt aangespannen haar offerte in ieder geval gestand te doen tot 15 dagen na de uitspraak in kort geding. Verificatie In de verificatie worden alle te overleggen documenten en verklaringen beoordeeld. Binnen 5 werkdagen na de voorlopige gunning levert de leverancier kosteloos twee exemplaren van de aangeboden pc. Met deze test-pc's controleert de Opdrachtgever of de aangeboden apparatuur voldoet aan de gestelde eisen uit deze aanbesteding en zo nodig aan de door Leverancier aangeboden wensen. De apparatuur moet in staat zijn om alle applicaties die de Regio Gooi en Vechtstreek gebruikt naar tevredenheid te laten functioneren om zodoende te voldoen aan de doelstelling van deze aanbesteding. Na de voorlopige gunning kan de Opdrachtgever binnen 5 werkdagen alle gevraagde documenten en bewijsstukken opvragen ter controle. Het betreft hier de inschrijving in het beroeps- of handelsregister, het ISO-9001 certificaat, het VCA certificaat, accountantsverklaring, jaarrekening, jaarverslag, verzekering, informatie over een eventuele holding. Deze documenten dienen na opvraag binnen 5 werkdagen overgelegd te worden. De pc s worden getest of ze voldoen aan de gevraagde eisen en of alle functionaliteiten van de applicaties werken. Zie voor de volledige testlijst bijlage K Verbod strategisch inschrijven en alternatieve aanbiedingen Strategisch inschrijvingen en alternatieve aanbiedingen worden niet geaccepteerd. Het is uitdrukkelijk niet toegestaan om bijvoorbeeld door middel van een verschuiving in de kosten tussen diverse posten te trachten op oneigenlijke wijze voordeel te behalen uit het beoordelingsmodel. 10

11 3 Selectie en geschiktheid van de inschrijver 3.1 Uitsluitingsgronden Opdrachtgever wil alleen met integere bedrijven zaken doen. Om bedrijven uit te sluiten die niet integer zijn, verklaren de inschrijvers met het ondertekenen van de Eigen verklaring dat de aldaar genoemde verplichte uitsluitingsgronden niet op hun onderneming van toepassing zijn. Dit wordt in hoofdstuk 4 van de Eigen verklaring aangegeven. Met het ondertekenen van de Eigen verklaring verklaart de inschrijver dat de in die verklaring genoemde facultatieve uitsluitingsgronden niet op zijn onderneming van toepassing zijn. Eigen verklaring Inschrijvers dienen de Eigen verklaring in te vullen zoals weergegeven in bijlage C. Deze verklaring dient door de rechtsgeldige vertegenwoordiger te worden ondertekend. Voor combinaties dient per combinant een eigen verklaring te worden aangeleverd. In eerste instantie voldoet de Eigen verklaring. De opdrachtgever zal alleen de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund om bewijsstukken vragen. Dit betekent dat na een eerste strekkend verzoek daartoe de gevraagde bewijsstukken binnen 5 werkdagen moeten kunnen worden aangereikt aan de opdrachtgever. In verband met lange wachttijden wordt geadviseerd verklaringen en bewijsstukken (voor zover niet voorradig) onmiddellijk aan te vragen. Het niet tijdig verstrekken van documenten na een daartoe strekkend verzoek kan leiden tot uitsluiting van de procedure. 3.2 Geschiktheidseisen Naast de uitsluitingsgronden worden ook enkele geschiktheidseisen gesteld aan inschrijvers. In deze paragraaf worden de geschiktheidseisen beschreven en wordt aangegeven hoe deze kunnen worden aangetoond. Inschrijvers die niet voldoen aan deze criteria worden van verdere deelname uitgesloten. Tenzij anders vermeld in de betreffende paragraaf, geldt de beschreven geschiktheidseis bij een combinatie voor alle leden van de combinatie Financiële en economische draagkracht Inschrijver dient een stabiele onderneming te zijn, wiens continuïteit is gegarandeerd gedurende de looptijd van de opdracht, inclusief mogelijke verlengingen. Indien u controleplichtig 1 bent, verklaart u door ondertekening van de Eigen verklaring, zoals weergegeven in bijlage C, dat de meest recente accountantscontrole in de jaarrekening geen paragraaf bevat met negatieve continuïteitsverwachtingen. De opdrachtgever kan na voorlopige gunning vragen om deze accountantsverklaring en de jaarrekening. Indien u niet controleplichtig bent, verklaart u door ondertekening van de Eigen verklaring, zoals weergegeven in Bijlage C, dat de financiële en economische draagkracht van uw onderneming zodanig is, dat de continuïteit van de dienstverlening gedurende de looptijd van de opdracht, inclusief mogelijke verlengingen, niet in gevaar komt. De opdrachtgever kan na voorlopige gunning vragen om een jaarverslag. Verzekering Inschrijver beschikt over een marktconforme en adequate verzekering of voorziening tegen (wettelijke) aansprakelijkheidsrisico s in verband met de uitvoering van de opdracht, waarbij geldt dat het verzekerde bedrag tenminste De verzekering dient een einddatum te kennen die gelegen is na het tijdstip waarop de opdrachtnemer aan al zijn verplichtingen met betrekking tot de opdracht heeft voldaan. 1 Een onderneming of een instelling is volgens artikel 393 BW boek 2 wettelijk controleplichtig indien een onderneming twee boekjaren achtereen heeft voldaan aan 2 van de 3 criteria: a) omzet van meer dan 8,8 miljoen euro, b) balanstotaal van meer dan 4,4 miljoen euro, c) meer dan 50 medewerkers in dienst. 11

12 Holding De financiële informatie die door u moet worden overlegd, dient betrekking te hebben op de eigen onderneming. Indien de financiële informatie betrekking heeft op een andere rechtspersoon / rechtspersonen bij wie de beslissende zeggenschap over uw onderneming berust, dan dient de holdingverklaring (zie bijlage D) te zijn ondertekend en achter tabblad 2 in de offerte te zijn bijgesloten Technische en beroepsbekwaamheid Referenties Het is van belang dat u door het overleggen van referenties aantoont over voldoende deskundigheid en ervaring te beschikken met betrekking tot deze opdracht zoals beschreven in paragraaf 1.3. Om deze reden vragen wij om één kerncompetentie: Reactietijd (incl. oplossen) Onder reactietijd wordt verstaan de snelheid van reageren op een storingsmelding van de Opdrachtgever en de snelheid van het oplossen van de storing. De totale tijd die hiervoor staat is beschreven in hoofdstuk 4 en bedraagt maximaal vijf werkdagen Een modelformulier voor een referentieproject is onder bijlage E toegevoegd. Wij vragen u 1 referentie te overleggen door het invullen van bijlage E. U dient de ingevulde formulieren achter tabblad 2 bij te sluiten. Nederlandse taal De inschrijver verklaart door ondertekening van de Eigen verklaring, zoals weergegeven in bijlage C, dat het verantwoordelijke management en de met de uitvoering van de dienst belaste personeelsleden de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate beheersen voor zover relevant voor de uitvoering van de onderhavige werkzaamheden en de eventuele contractuele verplichtingen. Kwaliteitsborging De inschrijver dient gecertificeerd te zijn volgens ISO-9001 versie 2008, dan wel binnen de onderneming gelden bepaalde afspraken, procedures en/of regels die er specifiek op zijn gericht de kwaliteit van de geleverde producten te waarborgen. De inschrijver verklaart door ondertekening van de Eigen verklaring, zoals weergegeven in bijlage C, dat aan deze eis is voldaan. De opdrachtgever kan na voorlopige gunning vragen om het bewijsmiddel. VCA certificering De inschrijver dient VCA (Veiligheid Checklist Afnemers) gecertificeerd te zijn, of daarmee gelijkwaardig. Dit certificaat bevestigt het handelen van de inschrijver in de VGM-gebieden: Veiligheid, Gezondheid en Milieu. De inschrijver verklaart door ondertekening van de Eigen verklaring, zoals weergegeven in bijlage C, dat aan deze eis is voldaan. De opdrachtgever kan na voorlopige gunning vragen om het bewijsmiddel. Bewijsmiddelen Opdrachtgever kan na voorlopige gunning vragen om de verschillende bewijsmiddelen. Deze bewijsmiddelen dienen dan binnen 5 werkdagen te zijn aangeleverd Beroepsbevoegdheid De inschrijver dient te zijn ingeschreven in het beroeps- of handelsregister of een vergelijkbaar register in het land van vestiging van de onderneming. Vermeld hiertoe bij punt 1.3 van de Eigen verklaring, zoals weergegeven in bijlage C, het nummer van de inschrijving in het betreffende register. Na de voorlopige gunning dient de beoogd winnaar hiervoor een bewijs van inschrijving in te dienen, niet ouder dan zes maanden. Dit bewijs dient tevens om de tekenbevoegdheid van de Eigen verklaring te toetsen. 12

13 3.2.4 Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden De inschrijver verklaart door ondertekening van de Eigen verklaring, zoals weergegeven in bijlage C, dat hij na definitieve gunning - zal voldoen aan de uitvoeringsvoorwaarde ten aanzien van Social return (zie 2.10 van dit document en bijlage I). 3.3 Deelname in samenwerking met andere ondernemingen Indien inschrijver niet zelfstandig in het gevraagde kan of wil voorzien, is de mogelijkheid aanwezig om een offerte in te dienen in samenwerking met andere ondernemingen. Deelname in samenwerking met andere ondernemingen kan op twee manieren: Ofwel als combinatie waarbij elke deelnemer aan de combinatie verklaart hoofdelijk aansprakelijk te zijn voor de gestanddoening van de verplichtingen die voortvloeien uit de Inschrijving alsmede de eventuele uitvoering van de overeenkomst. In dit geval dient aangegeven te worden wie de leiding van de combinatie heeft en als verantwoordelijk gemachtigde jegens de Opdrachtgever mag optreden. Ofwel met een beroep op de bekwaamheid van derden, waarbij inschrijver na eventuele gunning als contractpartij aansprakelijk is voor het nakomen van alle verplichtingen, inclusief de verplichtingen die door derden worden verricht. Inschrijver kan in verband met het voldoen aan de geschiktheidseisen inzake technische en beroepsbekwaamheid een beroep doen op de technische en beroepsbekwaamheid van derden. In verband met het voldoen aan de geschiktheidseisen inzake financiële en economische draagkracht, kan een beroep worden gedaan op de draagkracht van groepsmaatschappijen en andere derden. Bij een beroep op een derde in verband met geschiktheidseisen dient aan de daarvoor in deze offerteaanvraag gestelde regels te worden voldaan op straffe van het verder buiten behandeling laten van de Inschrijving. Als u zich inschrijft als combinant en/of gebruik maakt van derden, moet u hiervoor hoofdstuk 8 uit de Eigen verklaring en bijlage B invullen. 4 Gunningscriteria (programma van eisen) U wordt verzocht ten aanzien van elk der onderstaande eisen (= knock-out criteria) te verklaren dat u eraan voldoet, waar nodig blijkend uit de bijlagen bij uw offerte. U dient hiervoor bijlage G te gebruiken. Bij een aantal specificaties zijn extra punten te verdienen. Dit staat hieronder toegelicht Nr Onderdeel Specificatie Eis / wens 1. Maximale offerte Het maximale offertebedrag voor 200 configuraties Eis bedrag mag niet boven de ,-, excl. btw komen. 2. Besturingssysteem Windows 7 Professional 64Bits NL en alle bij de Eis configuratie behorende drivers 3. Snelheid Conform parameters van het benchmarkprogramma Eis AIDA64 Engineer, versie v , op referentie pc (zie bijlage J) 4. Geheugen Minimaal 4 GB 1600 MHz DDR3 SDRAM Eis 5. Ruimte om geheugen uit te breiden met 1 of 2 Eis geheugenbanken 6. Opslag 128GB SSD of groter Eis 7. Grafische kaart 2 x VGA of 2 x DVI Eis Configuratie moet zo nodig voorzien zijn van een adapter, maar die moet niet converteren van digital naar VGA. 8. Audio Luidspreker in de PC Eis 9. Netwerkkaart GB netwerkkaart, netwerkboot is een must (PXE) Eis 10. Pc Stil, namelijk niet meer dan 45 db (op 1 meter Eis afstand, gemeten voor en achter de behuizing). 11. Toetsenbord USB Toetsenbord US Qwerty, met numeriek gedeelte; Hoge kwaliteit: vijf jaar slijtvast en betrouwbaar bij intensief gebruik; grijs/zwart Eis 13

14 12. Muis Optisch; USB-aansluiting; minimaal 2 knoppen en Eis een extra knop geïntegreerd in een scrollwiel; bedrade oplossing; draadloze oplossing niet toegestaan; hoge kwaliteit: vijf jaar slijtvast en betrouwbaar bij intensief gebruik; grijs/zwart. 13. Monitor Geen 14. Model behuizing Small Form Factor (Stil) Desktop model of Eis kleiner, vijf jaar slijtvast en betrouwbaar bij intensief gebruik; 15. Donkergrijs of zwart Eis 16. Minimaal 6 USB aansluitingen Eis 17. Audio aansluiting voor externe luidspreker Eis 18. Garantie Minimaal 3 Jaar On-site, binnen vijf werkdagen op Eis alle onderdelen van de overeenkomst Demo exemplaren De leverancier van de configuratie met de hoogste Eis score levert 2 exemplaren van de geoffreerde configuratie. Gedurende 2 weken worden de 2 modellen getest of zij voldoen aan de geoffreerde spec s en prestaties. Als de demo-configuratie voldoet valt daarop de keuze. Als de configuratie niet voldoet valt de aanbieder af. 20. Levertijd Levering van alle pc s in eens; 28 kalenderdagen na Eis ondertekening 21. Servicedesk De leverancier moet beschikken over een Eis Servicedesk *) 22. WDS Pc s zijn te installeren met behulp van WDS Eis *) Opdrachtnemer beschikt over een service- en helpdesk. Deze is telefonisch minimaal bereikbaar op werkdagen van tot Daarnaast bestaat de mogelijkheid om via en website contact te leggen. De helpdesk communiceert in de Nederlandse taal. Binnen 4 uur na ontvangst van een storing neemt de leverancier contact op met Opdrachtgever voor herstel van de aangegeven storing d.m.v. instructie aan de Opdrachtgever of het inplannen van bezoek op locatie. Een storing aan een pc wordt in maximaal vijf werkdagen na de eerste melding verholpen door Leverancier door een reparatie of vervanging. De pc is na maximaal vijf werkdagen na de eerste melding weer beschikbaar voor gebruik bij de Opdrachtgever. 4.1 Algemene en procedurele eisen (A) A-E1. De aangeboden configuratie bestaat uit apparatuur die aangemerkt wordt als een zgn. A- merk waarvan inschrijver een geautoriseerd reseller is. A-E2. Er wordt geen gebruik gemaakt van gereviseerde hardware. A-E3. De aangeboden configuratie is niet opgebouwd uit verschillende merken onderdelen (ook wel aangeduid als Kloon ). A-E4. Uw offerte is ingericht volgens de in bijlage A opgenomen checklist. A-E5. De offerte en alle overige correspondentie dienen in de Nederlandse taal gesteld te zijn. Alle mondelinge communicatie dient in de Nederlandse taal plaats te vinden. Vertalingen dienen in voorkomende gevallen door u zelf verzorgd te worden en de hieraan verbonden kosten zijn voor uw rekening. A-E6. Opdrachtgever hecht groot belang aan vertrouwelijkheid met betrekking tot deze offerteaanvraag. U betracht vertrouwelijkheid naar derden met betrekking tot alle informatie die betrekking heeft op deze offerteaanvraagprocedure en document. De gedurende de procedure verkregen informatie mag uitsluitend ten behoeve van de realisatie van de gevraagde offerte worden gebruikt. Indien opdrachtgever redenen heeft voor twijfel kan dit leiden tot uitsluiting van de inschrijver van de offerte, dit ter exclusieve beoordeling van opdrachtgever. 14

15 A-E7. In verband met de mogelijkheid dat tegen de mededeling van de gunningsbeslissing een kort geding wordt aangespannen, dient de inschrijver zijn offerte in ieder geval gestand te doen tot tenminste 24 kalenderdagen na dagtekening van de mededeling van de (voorlopige) gunningsbeslissing. Voorts dient hij, in geval een kort geding wordt aangespannen, zijn offerte in ieder geval gestand te doen tot 15 dagen na de uitspraak in kort geding. 4.2 Duurzaamheid eisen (D) De opdrachtgever wil concrete stappen zetten naar een duurzame samenleving en zelf het goede voorbeeld geven. De opdrachtgever streeft er naar om voor 100% duurzaam in te kopen. Dat betekent dat de inkopen moeten voldoen aan onderstaande duurzaamheidcriteria. D-E1 De computers voldoen aan de eisen van Energy Star ( versie 5.0, d.d Juridische eisen (J) J-E1 J-E2 U conformeert zich volledig en zonder voorbehoud aan de conceptovereenkomst met bijbehorende bijlagen, die is bijgesloten onder bijlage F. Indien tekstsuggesties zijn overgenomen, wordt de definitieve conceptovereenkomst meegestuurd met de Nota van Inlichtingen. Uw algemene voorwaarden zijn niet van toepassing. 4.4 Commerciële eisen (C) C-E1 C-E2 C-E3 C-E4 C-E5 C-E6 De prijzen zijn gespecificeerd en in Euro s, exclusief BTW. Het totaalbedrag is een maximum en inclusief alle kosten zoals (en voor zover van toepassing) uitvoering, nazorg, overhead, garantie, reis- en verblijfkosten, druk- en verzendkosten. Uw offerte bevat tevens de van toepassing zijnde Btw-tarieven. Betalingsregeling: 20% bij contract, 60% na complete leveringen en 20% van het bedrag 2 maanden na levering. Alle kosten voor een Dead On Arrival (DOA) zijn voor rekening van de leverancier. De DOA wordt door de leverancier, binnen vijf werkdagen vervangen door een identieke pc. De inschrijver beschikt over een Servicedesk, zoals hierboven beschreven. Beschrijf hoe de klantenservice en de organisatie opereert en wat wij als klant hiervan kunnen verwachten. 15

16 5 Gunningscriteria (programma van wensen) Inschrijver wordt via dit hoofdstuk gevraagd aan te geven op welke wijze invulling wordt gegeven aan de gestelde wensen. De offerte dient een korte en bondige beschrijving hiervan te bevatten. Daar waar nodig of gevraagd kan een bijlage aan uw offerte worden toegevoegd ter nadere toelichting. Bij de beantwoording van de wensen wordt gekeken naar de mate waarin uw antwoord tegemoet komt aan de wens. 5.1 Commerciële wensen (C) C-W1 Op basis van de door de leverancier geoffreerde totaalprijs voor 200 pc, incl Windows 7, wordt het voor de weging noodzakelijke aantal punten bepaald. De offerte met de laagste totaalprijs krijgt 100 punten. De score van de overige offertes worden hieraan gerelateerd. C-W2 Als de garantieperiode 5 jaar is, levert dat 10 punten op. 5.2 Inhoudelijke wensen (I) I-W1 Een snellere configuratie, zoals omschreven in bijlage J, levert 40 punten I-W2 Als er 6 GB werkgeheugen of meer in de aangeboden configuratie zit, levert dat 20 punten op I-W3 Als er 2 x DVI aangeboden wordt levert dat 10 punten op. I-W4 Als de levertijd korter is dan 14 kalenderdagen levert dat 10 punten op. 5.3 De puntenverdeling bij wensen Hoe extra punten te verdienen: nr Onderdeel Specificatie Punten verdeling I-W1 Snelheid Gewenste parameters vastgesteld met het benchmark-programma AIDA64 Engineer, versie v bij conform 100 bij "gewenste configuratie" (zie bijlage J) I-W2 Werkgeheugen Minimaal 4 GB 1600 MHz DDR3 SDRAM 0 bij 4 GB 100 bij 6 GB of meer I-W3 Grafische kaart 2 x VGA of 2 x DVI (geen combinatie van VGA en DVI) 0 bij VGA 100 bij digitaal I-W4 Levertijd Binnen 28 kalenderdagen 100 bij binnen 14 kalenderdagen C-W1 Prijs Zo laag mogelijke prijs Zie beoordeling prijs C-W3 Garantietermijn Verlengen naar 5 jaar 0 bij 3 jaar 100 bij 5 jaar 6 Beoordeling 6.1 Inleiding De opdracht zal gegund worden aan de inschrijving met de hoogste score. De inhoudelijke beoordeling gebeurt door een multidisciplinair team. Beoordeling geschiedt aan de hand van selectiecriteria (eisen te stellen aan de inschrijver) en gunningscriteria (eisen en wensen t.a.v. de aanbieding). De selectiecriteria in hoofdstuk 3 zijn eisen waaraan u dient te voldoen (knock-out criteria). Voldoet u niet aan deze eisen dan valt uw offerte af en wordt deze niet verder beoordeeld. De gunningscriteria staan bestaan uit eisen / knock-out criteria (hoofdstuk 4) en wensen (hoofdstuk 5). Wanneer niet aan een eis voldaan wordt dan valt uw offerte af en wordt deze niet verder beoordeeld. 16

17 Wanneer een antwoord op een wens ontbreekt, dan heeft dit als consequentie dat hiervoor in de beoordeling geen score wordt toegekend. 6.2 Beoordelingsmethode Er zijn twee gunningscriteria. a) Prijs De score is de prijs van de laagste aanbieder gedeeld door de offerteprijs van de aanbieder, vermenigvuldigd met 100, of wel: Bijvoorbeeld: Laagste prijs De score van de prijs = x100 =.. punten x 100 = 84,6 punten Prijs aanbieder b) Wensen Er zijn 5 wensen waar 0 of 100 punten op te scoren zijn bijvoorbeeld nr Onderdeel Punten 0 of 100 Onderlinge weging Punten 0 of 100 Score na weging I-W1 Snelheid 50 % I-W2 Werkgeheugen 20 % 0 0 I-W3 Grafische kaart 10 % 0 0 I-W4 Levertijd 10 % 0 0 C-W3 Garantietermijn 10 % Voorbeeld Wens Criteria Nr. Weegfactor 1. Prijs. De laagste prijs 85% 84,6 x 85% = 71,9 2. Punten te verdienen met extra opties 15% 60 x 15% = 9 Totaal ,9 NB Let op: De weegfactor prijs lijkt hoog, maar is gerelateerd aan de prijs van de laagste aanbieder!! In het voorbeeld is het puntenverschil tussen de hoogste ( ) en de laagste ( ) slechts 13 punten. 17

18 7 Bijlagen A. Volgorde offerte / Checklist B. Algemene gegevens inschrijver C. Eigen verklaring D. Holdingverklaring E. Modelformulier referenties F. Concept overeenkomst G. Akkoordverklaring programma van eisen H. Beschrijving van de configuratie en de bijbehorende prijsopgave I. Social return bouwblokken J. Benchmark / snelheden referentie pc K. Lijst applicaties 18

19 A. Volgorde offerte / Checklist Hieronder een overzicht van de volgorde die u dient aan te houden bij het opstellen en indienen van uw offerte. Bijlage Omschrijving Achter Tabblad Begeleidende aanbiedingsbrief, rechtsgeldig ondertekend Inhoudsopgave B Algemene gegevens inschrijver 1 C D E G Overzicht van de selectiecriteria ondertekende Eigen Verklaring holdingverklaring referenties Akkoordverklaring Programma van eisen Overzicht gunningscriteria wensen wens 1: wens 2:.. wens 3: wens 4: wens 5: H Beschrijving van de configuratie en de bijbehorende prijsopgave één totaalprijs excl. Btw voor 200 Desktop Pc's 5 J Ingevulde benchmark / snelheden Referentie Pc 6 Eventuele additionele informatie; ter informatie, dus niet ter beoordeling 7 19

20 B. Algemene gegevens inschrijver U dient onderstaande tabel in te vullen. Gegevens Opgave van de gevraagde informatie Naam bedrijf: Aanmelding van combinatie: Aanmelding van combinatie: JA* / NEE Naam / namen ander(e) lid / leden: Opgave van onderaanneming: Opgave van onderaanneming: JA / NEE Aantal bijgevoegde eigen bijlagen: * Bij een inschrijving van een combinatie dienen alle leden van de combinatie het aanmeldingsformulier met bijbehorende bijlagen in te vullen. 1. Geef een korte beschrijving van de kernactiviteiten van het bedrijf; 2. Verzorg een opgave van de juridische bindingen (met percentage van het belang) en samenwerkingsverbanden met andere ondernemingen (waaronder evt. moeder/dochter/zusterrelaties) en de aard hiervan; 3. Organigram van de onderneming, waarin de aantallen FTE zijn opgenomen; Aanmelding als lid van een combinatie (deze vraag behoeft alléén ingevuld te worden als in combinatie wordt ingeschreven!) U, de rechtsgeldige vertegenwoordiger, verklaart akkoord te gaan met de aanvaarding van de gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid voor de uitvoering van de opdracht. Verklaring Akkoord Paraaf U gaat akkoord met aanvaarding gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid Ja / n.v.t. Opgave onderaanneming Geef een overzicht van het gedeelte van de opdracht, welke u voornemens bent in onderaanneming te geven. Opgave onderaanneming Van toepassing: Ja / Nee % van de opdracht: % Deel van de opdracht Onderaannemer 20

21 C. Eigen verklaring Zie bijlage. Let op: Eigen verklaring is als een separaat bestand bijgevoegd. 21

22 D. Holdingverklaring Afhankelijk van de situatie van de leverancier onderstaande verklaring aanpassen c.q. doorhalen wat niet van toepassing is. Inschrijver maakt wel /geen deel uit van een concern/holdingmaatschappij. Inschrijver maakt bij het verstrekken van de informatie in bijlage D wel /geen gebruik van de jaarcijfers van bedoelde concern/holdingmaatschappij. Indien holding verklaring wel van toepassing is: Hierbij verklaart ondergetekende dat de hieronder vermelde holding zich namens de inschrijver bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant stelt voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten overeenkomst voortvloeien, in overeenstemming met artikel 2:403 sub f BW. Beide partijen dienen de verklaring te ondertekenen. Indien holding verklaring niet van toepassing is: Hierbij verklaart ondergetekende dat de holding verklaring niet van toepassing is. U dient alleen als inschrijver deze verklaring te ondertekenen Naam holding: Naam ondertekenaar: Functie: Handtekening: Datum: Naam inschrijver: Naam ondertekenaar: Functie: Handtekening: Datum: 22

23 E. Modelformulier referenties Per referentie vult u één formulier in. - Referentie 1: kerncompetentie 1 Referentie nummer 1 / 2 1 Adresgegevens Naam organisatie Adres Postcode & Plaats Naam te benaderen contactpersoon* Functie Telefoonnummer adres * Deze contactpersoon dient bereikbaar te zijn twee weken na de uiterste indieningdatum van de offerte 2 Algemene Informatie Startdatum Einddatum Gemiddelde Jaaromzet Opdrachtwaarde** Soort organisatie Profit/ Non-profit Evt. aanvullingen ** De totale opdrachtwaarde dient exclusief BTW te worden uitgedrukt; de opdrachtwaarde heeft alleen betrekking op de onder eigen verantwoordelijkheid (van aanbiedende partij) uitgevoerde opdrachten. 3 Omschrijving van de opdracht Aard Geef de titel en omschrijving van de opdracht de soort overeenkomst. Omvang Geef de omvang van de opdracht aan in niet financiële grootheden. Bijzonderheden Geef aan bijzonderheden dan wel specifieke overeenkomsten tussen deze opdracht en onderhavige aanbesteding. 4 Overige relevante informatie 23

24 F. Concept overeenkomst Levering en garantie overeenkomst personal computers met Windows 7 inkoop Samenwerking Gooi en Vechtstreek 24

25 DE ONDERGETEKENDEN: Regio Gooi en Vechtstreek, gevestigd aan de Burgemeester de Bordesstraat GZ Bussum, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Directeur Algemene Dienst, de heer R.W.M. van der Haagen; hierna te noemen: Opdrachtgever; en <.>., gevestigd en kantoorhoudende < > ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door <.> hierna te noemen: 'Leverancier' OVERWEGENDE DAT: Opdrachtgever voornemens is Apparatuur met Windows 7 besturingssoftware op deze Apparatuur in te kopen. Opdrachtgever hiervoor op <..2014> via een openbare procedure met gebruikmaking van TenderNed, een aanbesteding heeft gevolgd conform de Aanbestedingswet 2012 voor de levering van Apparatuur met besturingssoftware en garantieservice op deze Apparatuur. Leverancier in het kader van deze aanbesteding een inschrijving heeft uitgebracht. Leverancier met zijn score bij de hoogst scorende leveranciers is geëindigd. Deze opdracht aan Leverancier is gegund op <DATUM> Opdrachtgever en Leverancier met elkaar een overeenkomst wensen te sluiten inzake levering van Apparatuur met besturingssoftware en garantieservice. Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 het offerte aanvraagdocument met bijlagen de nota van inlichtingen de offerte met inschrijvingsdocumenten van Leverancier de productspecificaties, garanties en licenties het model overname protocol het model Nadere overeenkomst 25

26 VERKLAREN HET HIERNA VOLGENDE TE ZIJN OVEREENGEKOMEN: ARTIKEL 1 BEGRIPPEN In deze Overeenkomst worden de navolgende begrippen met een hoofdletter gebruikt. Onder deze begrippen wordt verstaan: 1.1 Apparatuur: de in de Bijlagen 1, 3 en 4 vermelde personal computers, die dienen te zijn voorzien van de voorgeschreven besturingssoftware (incl. licenties, garanties c.a. ) en functioneren in samenhang met de aanwezige programmatuur. 1.2 Beroepsfout: tekortkomingen zoals vergissingen, onachtzaamheden, nalatigheden, verzuimen, onjuiste adviezen, die een vakbekwame en zorgvuldige Leverancier onder de gegeven omstandigheden, met inachtneming van normale oplettendheid en bij normale vakkennis en normale wijze van vakuitoefening, behoort te vermijden 1.3 Bestek: het in Bijlage 1 bij deze Overeenkomst vastgelegde eisenpakket van Opdrachtgever met betrekking tot de uitvoering van deze Overeenkomst door Leverancier 1.4 Bijlagen: aanhangsels bij deze Overeenkomst, die na door beide partijen te zijn geparafeerd, deel uitmaken van deze Overeenkomst. 1.5 Documentatie: de door Leverancier ten behoeve van Opdrachtgever te leveren Documentatie behorende bij de Apparatuur en besturingssoftware, zoals in Bijlage 4 vermeld. 1.6 Gebrek: het reproduceerbaar niet voldoen van de Apparatuur aan de specificaties. 1.7 Nadere overeenkomst: elke door Opdrachtgever tijdens de duur van de Overeenkomst aan Leverancier te verstrekken opdracht tot boven het aantal in de in eerste opdracht te leveren Apparatuur en/of software met bijbehorende dienstverlening. 1.8 Operationele oplevering: het feitelijk door Opdrachtgever in gebruik nemen van de Apparatuur, nadat het overnameprotocol is ondertekend. 1.9 Overeenkomst: onderhavige overeenkomst inclusief alle Bijlagen Personeel van Opdrachtgever: de door de afdeling ICT van Opdrachtgever voor de uitvoering van deze Overeenkomst in te schakelen personeelsleden en/of hulppersonen, die krachtens deze Overeenkomst onder haar verantwoordelijkheid zullen werken Personeel van Leverancier: de door Leverancier voor de uitvoering van deze Overeenkomst in te schakelen personeelsleden en/of hulppersonen, die krachtens deze Overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid zullen werken Plaats van aflevering: de door de afdeling ICT van Opdrachtgever aangewezen locatie(s), waar de aflevering van de Apparatuur zal plaatsvinden conform de opdracht Prijzen: de prijzen van de Apparatuur en de besturingssoftware zoals vastgelegd in de overeenkomst. 26

27 1.14 Werkdagen: kalenderdagen van 9.00 uur tot uur, niet zijnde: zondagen, algemeen erkende feestdagen, verplichte vrije dagen (en zaterdagen), waarop Leverancier geacht wordt de overeengekomen werkzaamheden te verrichten. ARTIKEL 2 ONDERWERP VAN DE OVEREENKOMST 2.1 Opdrachtgever sluit met Leverancier deze Overeenkomst voor de levering van Apparatuur, de besturingssoftware alsmede de bijbehorende documentatie, licenties en garantie. 2.2 De levering en aanvullende serviceverlening zullen door of onder verantwoordelijkheid van de Leverancier worden uitgevoerd. 2.3 De volgende bijlagen: Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 het offerte aanvraagdocument met bijlagen de nota van inlichtingen de offerte met inschrijvingsdocumenten van Leverancier de productspecificaties, garanties en licenties het model overname protocol het model Nadere overeenkomst maken integraal onderdeel uit van deze Overeenkomst. Ingeval van strijdigheid tussen deze Overeenkomst en een of meerdere van deze bijlagen prevaleert het gestelde in deze Overeenkomst. Ingeval van strijdigheid tussen Bijlage 3, 4 en Bijlage 1, 2 prevaleren Bijlagen 1, 2. In geval van strijdigheid tussen deze Overeenkomst en een later afgesloten Nadere overeenkomst prevaleert het gestelde in de Nadere overeenkomst. 2.4 Leverancier is verantwoordelijk voor het transport en het adequaat functioneren van de Apparatuur en de besturingssoftware tot het moment van Operationele levering. Deze verantwoordelijkheid strekt zich mede uit tot in opdracht van de Leverancier door derden toegeleverde of gefabriceerde onderdelen, software of uitgevoerde werkzaamheden. 2.5 Leverancier stelt een accountmanager aan die het gehele project van bestelling tot aflevering en van de Apparatuur begeleidt tot het moment van Operationele levering. De activiteiten van de account manager dienen bij uitval probleemloos te worden overgenomen door een tweede accountmanager (vervanger). De accountmanager (of de aangewezen vervanger) is ook aanspreekpunt bij afwikkeling van garantieaanspraken. De accountmanager dient de Nederlandse taal in woord en geschrift te beheersen. ARTIKEL 3 DUUR VAN DE OVEREENKOMST 3.1 Deze Overeenkomst wordt aangegaan op datum van ondertekening en loopt ten einde drie (3) jaar na de datum van de Operationele levering. 3.2 Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van deze Overeenkomst bestaan. Tot deze verplichting behoren onder meer: beperking van aansprakelijkheid, vrijwaring voor schending van intellectuele (eigendoms)rechten, geheimhouding, geschillenbeslechting, toepasselijk recht en domiciliekeuze. 27

28 ARTIKEL 4 PLAATS VAN AFLEVERING 4.1 De Plaats van aflevering van de Apparatuur is de plaats van vestiging van Opdrachtgever te Bussum en kan door Opdrachtgever zonder kosten gewijzigd worden mits de nieuwe Plaats van aflevering ligt binnen een straal van 15 km van de huidige Plaats van aflevering. 4.2 Opdrachtgever zal Leverancier toegang verschaffen tot de Plaats van aflevering ARTIKEL 5 AFLEVERING 5.1 Leverancier levert de Apparatuur Delivered and Duty Paid (DDP, Incoterms 2010) op de door Opdrachtgever aangegeven locatie. 5.2 Leverancier is verantwoordelijk voor een deugdelijke wijze van verpakking en vervoer van de Apparatuur. Eventueel door derden ter zake gestelde voorschriften voor het verpakken en het uitpakken van de Apparatuur volgt Leverancier op. ARTIKEL 6 LEVERING EN INSTALLATIE 6.1 De Apparatuur wordt met zorgvuldige inzet van het benodigde Personeel van Leverancier geleverd. De eventuele installatie van Programmatuur moet zodanig efficiënt worden uitgevoerd dat de levering van Apparatuur geen vertraging ondervindt ten opzichte van de afgesproken levertijden. Eventuele extra kosten die Leverancier moet maken om de voortgang van aflevering te waarborgen komen geheel voor rekening van Leverancier. 6.2 De overeengekomen datum van de start van de levering van Apparatuur kan op verzoek van Opdrachtgever en Leverancier met schriftelijke opgave van redenen, en voor zover de andere partij daarvoor toestemming heeft gegeven, worden uitgesteld. 6.3 Indien ten behoeve van de installatie aanpassingen aan de Apparatuur of aan besturingsprogrammatuur noodzakelijk zijn, welke niet in de offerte van Leverancier zijn genoemd, maar die hem op grond van informatie opgenomen in de offerteaanvraag van Opdrachtgever en op grond van deze Overeenkomst bekend hadden moeten zijn, zullen deze aanpassingen door Leverancier voor eigen rekening worden aangebracht. 6.4 Indien de hiervoor bedoelde aanpassingen noodzakelijk zijn geworden door oorzaken bij Opdrachtgever gelegen, die zijn ontstaan na het moment van uitbrengen van de offerte, zijn de kosten van deze aanpassingen voor rekening van Opdrachtgever. 6.5 Indien Apparatuur door storing(en) tijdens 1 e inbedrijfstelling op de daarvoor bestemde werkplek geheel of gedeeltelijk buiten werking is, dan vervangt Leverancier deze binnen vijf (5) Werkdagen. Hiervoor zal Leverancier geen kosten in rekening brengen. 6.6 Zodra naar de mening van beide partijen de levering van Apparatuur is voltooid, zal door partijen een protocol van oplevering worden opgesteld en ondertekend. Dit bewijs laat het bepaalde in deze Overeenkomst omtrent acceptatie en garantie onverlet. 6.7 In het geval dat de afleveringsdatum wordt overschreden of de levering wordt onderbroken door oorzaken, die zijn toe te rekenen aan Leverancier, dan verbeurt Leverancier zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist in elk van deze gevallen een dadelijk opeisbare, niet voor compensatie vatbare boete aan de wederpartij van 500,- per Werkdag of gedeelte 28