Inspectie voor de Gezondheidszorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Transcriptie

1 Inspectie voor de Gezondheidszorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Rapportage van het inspectiebezoek aan Van der Hoevenkliniek, locatie De Voorde, te Amersfoort op 5 januari 2016 V Utrecht, maart 2016 Pagina 1 van 14

2 2.1 Toetsingskader 4 1 Aanleiding en doel inspectiebezoek.3 2 Methodiek 4 3 Resultaten toezicht 5 5 Handhaving 14 Pagina 2 van 14 periodieke evaluaties met apotheker Medicatiebeoordeling bi] kwetsbare ouderen met polyfarmacie niet getoetst, wel 4.4 Verantwoordelijkheden duidelijk belegd en geborgd in de Organisatie Medicatieoverdracht op orde 12 ontbreekt Elektronisch voorschrijfsysteem operationeel en geïntegreerd, prospectieve risicoanalyse volledig op orde Hoofdconclusie: randvoorwaarden voor verantwoord voorschrijven medicatie vrijwel 4 Conclusies Medicatiebeoordeling bi] kwetsbare polyfarmacie patiënten Verantwoordelijkheid Medicatieoverdracht Elektronisch voorschrijven (EVS) Vooraf Methode van toezicht 4 Inhoud

3 - De - Het - Er - Er AanIeidng en doel inspectiebezoek Medicatieveiligheid is in het Meerjaren Beleidsplan van de Inspectie voor de Gezondheidszorg benoemd als één van de speerpunten voor het toezicht. Rationele Farmacotherapie (RFT) is een van de onderdelen van medicatieveiligheid. Onder RFT wordt verstaan het verantwoord, evidence-based voorschrijven van medicatie op basis van de indicatie en het actuele patiëntdossier (inclusief patiëntkarakteristieken én het actuele medicatieoverzicht). Voor RET zijn minimaal de volgende voorwaarden noodzakelijk: verantwoordelijkheden zijn goed belegd; actuele medicatieoverzicht is beschikbaar; vindt tijdens het voorschrijven (elektronische) medicatiebewaking plaats; vindt een medicatiebeoordeling plaats bij risicovolle (polyfarmacie) patiënten. Het doel van het toezicht is te oordelen of wordt voldaan aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. Pagina 3 van 14

4 - Richtlijn - Handreiking - Veilige 2.1 Toetsingskader - Multidisciplinaire - Richtlijn NPCF (2010). KNMG, V&VN, KNOV, KNGF, KNMP, NIP, NVZ, NFU, GGZ Nederland, Verantwoordelijkheidsverdeling bij samenwerking in cle zorg NVVA, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Later ook: de FNT, NMT, VGN. - Drietal - Geneesheer - Voorschrijvend Pagina 4 van 14 zijn (met een toestemmingsverklaring) een aantal patiëntendossiers ingezien. Daarnaast is het Elektronisch Voorschrijfsysteem ChipSoft EZIS gedemonstreerd en directeur en hoofd medische dienst geneesheer-directeur, hoofd medische dienst en de voorschrijvend psychiater. patiënten Het afsluitend gesprek werd gevoerd met de voorzitter Raad van Bestuur, psychiater is voldaan zijn gesprekken gevoerd met: Om te beoordelen of aan de normen voor verantwoord voorschrijven van medicatie 2.2 Methode van toezicht Verenso, VGN, VHN. principes in de medicatieketen (2012) + addendum (2014). ActiZ. KNMP, IVM, KNMP, V&VN, Verenso, CG-Raad, Ephor, NIV, NVALT, NVMDL, NVvPO, NVVC, NVR, NVvP, UnieKBO, V&VN, Achmea. NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN. KNMG, KNMP, KNOV, LHV, NHG, NPCF, NVAVG, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, richtlijn Polyfarmacie bij Ouderen (2012).NHG, NVKG, OMS, ActiZ, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, LEVV, LHV, NFU, NHG, NICTIZ, NPCF, Overdracht van medicatiegegevens in de keten (2008). Elektronisch voorschrijven (2013).GGD Nederland, GGZ Nederland, Het toetsingskader dat is gebruikt bij het inspectiebezoek is gebaseerd op normen die zijn afgeleid van de volgende richtlijnen en handreiking: 2 Methodiek

5 3 Resultaten toezicht In dit hoofdstuk leest u de resultaten van het toezicht aan De Voorde. Tijdens het bezoek zijn de volgende vier toezichtthema s getoetst: 1. Elektronisch voorschrijven 2. Medicatieoverdracht 3. Verantwoordelijkheidsverdeling 4. Medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten Elk thema bestaat uit een aantal normen. In onderstaande tabellen is per thema aangegeven aan welke normen is voldaan en aan welke niet. Per thema is een toelichting gegeven. 3.1 Vooraf De Van der Hoeven Kliniek is een centrum voor klinische forensische psychiatrie. De Van der Hoeven Kliniek behandelt zowel mannen als vrouwen van 18 jaar en ouder met een psychische stoornis in combinatie met (de dreiging van) een delict. De locaties van de Van der Hoeven Kliniek liggen in Utrecht en Amersfoort. In Utrecht zijn twee klinieken waar men gespecialiseerd is in tbs of KIB (Kliniek Intensieve Behandeling). Het betreft hier zo n 200 patiënten, waarvan ongeveer 100 patiënten intern binnen de kliniek verblijven. Ten tijde van het bezoek van de inspectie vond een verbouwing plaats op een van de locaties in Utrecht. Het bezoek vond plaats op locatie De Voorde in Amersfoort. Op locatie De Voorde verblijven vooral patiënten met ernstige psychiatrische (meestal psychotische) problematiek, zowel met een civielrechtelijke (RM) als een strafrechtelijke maatregel (tbs). Het betreft long care-patiënten, waarbij er meestal sprake is van chronische psychiatrische problematiek. Bij deze patiënten wordt gewerkt aan een veilige terugkeer in de maatschappij. Locatie De Voorde is gevestigd in Amersfoort op het terrein van Zon & Schild en behandelt circa 100 patiënten, waarvan ongeveer 70 patiënten intern binnen de kliniek verblijven. 3.2 Elektronisch voorschrijven (EVS) Norm Oordeel De voorschrijver voert medicatiebewaking uit tijdens het voorschrijven met behulp van een EVS (waarbij het EVS voldoet aan de actuele eisen met betrekking tot functionaliteit uit de richtlijn EVS) Er is een prospectieve risico-analyse aanwezig waarmee inzichtelijk is gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze beheerst worden. Vo Id ee d nie Pagina 5 van 14

6 Toelichting Elektronisch voorschrijven Binnen De Voorde wordt ChipSoft EZIS gebruikt als elektronisch patiënten dossier (EPD). Evaluatie van de therapie en andere beoordelingsmomenten worden in dit systeem vastgelegd. Voor het voorschrijven, wijzigen en stoppen van medicatie wordt eveneens gebruik gemaakt van het elektronisch voorschrijfsysteem (EVS) Chipsoft EZIS. Dit voorschrijfsysteem is in het EPD geïntegreerd. Dit voorschrijfsysteem wordt ook gebruikt door de gecontracteerde apotheek en maakt elektronische gegevensuitwisseling met hen mogelijk. De apotheek heeft daarbij inzage in de voorgeschreven medicatie en in de labuitslagen. In het elektronisch voorschrijfsysteem is een waarschuwingsfunctie opgenomen voor de bewaking van contra-indicaties, (pseudo)dubbelmedicatie en interacties met andere geneesmiddelen. Belangrijke gevoeligheden, allergieën en/of andere bijzonderheden kunnen handmatig per patiënt in het systeem worden opgenomen en kunnen worden opgezocht. In ChipSoft EZIS is een geneesmiddelenformularium opgenomen, waarbij de voorgeschreven medicatie met standaarddosering is opgenomen. Dit verkleint het risico op onjuiste (opvallend afwijkende hoge of lage) dosering. Dit formularium is nog niet afgestemd op de gecontracteerde apotheek. Dit zal het eerste kwartaal van 2016 worden opgepakt en verwerkt in het EVS. Ook is er een presentatie beschikbaar om nieuwe medewerkers wegwijs te maken in het gebruik van ChipSoft EZIS. Dossiervoering De Voorde heeft naast het EPD ook een papieren dossier. Labuitslagen en informatie uit het ziekenhuis komen digitaal binnen. Enkele andere gegevens (bijvoorbeeld van de rechtbank) komen nog op papier binnen. Alle gegevens die op papier binnenkomen worden gescand en toegevoegd aan het elektronische dossier. Prospectieve risicoanalyse Er is geen prospectieve risicoanalyse uitgevoerd. Wel is er eind 2013 een project opgestart met als doel om cle medicatieveiligheid te verbeteren. Onderdeel hiervan is een medicatiewerkgroep, waar het hoofd medische dienst, een psychiater, de apotheker en de applicatiebeheerder aan deelnemen om zo eventuele risico s met betrekking tot het gebruik van het systeem te verkleinen. Daarnaast staat er voor 2016 een iso-certificering gepland waarbij dit aspect de aandacht zal krijgen. Ten slotte is de nieuw release van ChipSoft EZIS voor De Voorde een aanleiding om het gebruik van het systeem te evalueren. Pagina 6 van 14

7 3.3 Medicatleoverdracht Norm Oordeel De voorschrijver gebruikt op moment van voorschrijven een actueel m ed icati eoverzicht. Het actueel medicatieoverzicht moet z.s.m. maar zeker binnen 24 uur beschikbaar zijn voor zowel voorschrijvers als andere zorgverleners in verband met de overdracht naar de volgende schakel. Als de voorschrijver nieuwe medicatie voorschrijft, medicatie aanpast of medicatie stopt dan zal de voorschrijver dit moeten registreren op het actueel medicatieoverzicht, zodanig dat het medicatieoverzicht compleet en actueel blijft. De voorschrijver geeft reden voorschrijven mee op recept (bij de lijst van 23 werkzame stoffen waarvoor dat in de geneesmiddelenwet art is vastgelegd). Indien een zorgverlener (voorschrijver) bij een patiënt nader onderzoek heeft laten uitvoeren naar de nierfunctie, deelt hij afwijkende nierfunctiewaarden mee aan de daartoe door de patient aangewezen apotheker (conform geneesmiddelenwet art. 6.10). Toelichting Actueel medicatieoverzicht Bij een nieuwe opname, die over het algemeen ruim van te voren wordt aangekondigd, vraagt de medische dienst het medicatiegebruik na bij de instelling waar de patiënt vandaan komt. De beschikbare informatie wordt in ChipSoft EZIS gezet voordat de patiënt daadwerkelijk is overgeplaatst. Zo kan de medicatie voor de patiënt snel beschikbaar worden gemaakt, als deze bijvoorbeeld geen medicatie mee heeft gekregen bij de overplaatsing. Bij een nieuwe opname wordt een patiënt standaard gevraagd om toestemming te geven om medicatiegegevens uit te wisselen. De artsen schrijven medicatie voor via het EVS ChipSoft EZIS. Medicatieopdrachten worden door alle voorschrijvers van De Voorde verwerkt in dit systeem. Hier is een actueel medicatieoverzicht beschikbaar. Externe specialisten leveren recepten op papier aan bij de medische dienst. De medische dienst breng deze onder de aandacht van de behandelend psychiater. Deze zorgt voor verwerking van het recept in ChipSoft EZIS en schrijft de benodigde medicatie voor. Deze werkwijze met betrekking tot het voorschrijven van medicatie is beschreven in de hiervoor bestemde handleiding. Pagina 7 van 14

8 Lijst van 23 werkzame stoffen Voor deze 23 werkzame stoffen wordt door de voorschrijvers van De Voorde de indicatie aangegeven zoals bedoeld in artikel 6.11 van de geneesmiddelenwet. In het voorschrijfsysteem wordt bij het voorschrijven van de in De Voorde meest toegepaste geneesmiddelen, geautomatiseerd gevraagd om een indicatie op te geven. Onderzoek naar de nierfunctie De labuitslagen en de nierfuncties worden in het elektronische patiëntendossier opgenomen. Bijzondere uitslagen worden telefonisch kenbaar gemaakt aan de medische dienst. De Voorde heeft gezamenlijk met het lab een lijst opgesteld met uitslagen die telefonisch moeten worden doorgegeven. Afwijkende nierfunctiewaarden worden door de behandelend arts onder de aandacht gebracht van de apotheker. De apotheek heeft daarnaast gedeeltelijk inzage in het elektronisch patiëntendossier, labuitslagen maken onderdeel uit van het inzagerecht van de apotheker. 3.4 Verantwoordelijkheid Norm Oordeel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie het aanspreekpunt is. Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie de inhoudelijke (eind)verantwoordelijkheid heeft. Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie belast is met de coördinatie (zorg coördinator). Er zijn in aanwezig(e) samenwerkingsverband(en) afspraken over taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de medicatie. Toelichting De inspectie heeft met drie patiënten gesproken. Alle drie de patiënten konden duidelijk aangeven wie de inhoudelijke eindverantwoordelijkheid heeft over de voorgeschreven medicatie. Ook is duidelijk hoe zij met de verschillende behandelaren in contact kunnen komen. Verantwoordelijkheden De psychiater heeft de inhoudelijke eindverantwoordelijkheid voor de medicatie bij psychische klachten. De huisarts heeft de inhoudelijke eindverantwoordelijkheid voor de medicatie die wordt voorgeschreven bij somatische klachten. Pagina 8 van 14

9 Bij een nieuwe opname wordt dit met de patiënt gecommuniceerd. Deze informatie is opgenomen in het elektronisch patiëntendossier. De achterwacht bij eventuele afwezigheid is zowel aan het team als aan de apotheker kenbaar gemaakt. Er is geen algemene informatiefolder beschikbaar. Wel krijgen de patiënten bij binnenkomst de huisregels aangereikt, waarin de spreekuren van de psychiaters zijn opgenomen en informatie staat over de medische dienst. Patiënten kunnen zelf direct contact opnemen met de psychiater. Mocht een afspraak met de huisarts nodig zijn, dan moet de patiënt contact opnemen met de medische dienst. Samenwerkingsverband(en) De verantwoordelijkheden en werkwijzen met betrekking tot het voorschrijven, ter hand stellen, toedienen, bewaren en beheer van medicatie zijn vastgelegd in een handboek (laatste revisie ). Ook is er in het handboek een werkwijze vastgelegd met betrekking tot geconstateerde fouten, om herhaling te voorkomen. Er worden aan alle groepsleiders en invalkrachten medicatietrainingen gegeven. Deze trainingen worden gegeven door de medische dienst en de apotheker en gaan onder andere in op het verstrekken van medicatie. Ook is er een medicatiereader en zal er e-learning worden gestart. De Voorde heeft met verschillende andere partijen een samenwerkingsverband. Zo is er een contract met Zon & Schild (onderdeel van GGZ Centraal, voorheen Symfora Groep) over de farmaceutische verzorging. Het contract met de op het terrein gelegen apotheek van GGZ Centraal is nader uitgewerkt in werkafspraken. In deze documenten is de dienstverlening van de apotheek beschreven en zijn de verantwoordelijkheden vastgelegd. Ook zijn er contracten met het lab, Saltro Diagnostic and Meclical Services (SDMS) en de Forensische Medische Maatschappij Utrecht (FMMU), voor de eerstelijnszorg. Ten slotte beschikt De Voorde over een overdrachtsprotocol, zodat de juiste informatie over de patiënt beschikbaar is indien deze tijdelijk onder de zorg van een externe partij vallen, zoals bijvoorbeeld een ziekenhuis. Pagina 9 van 14

10 3.5 Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten Norm Oordeel Samenwerkingsafspraken over medicatiebeoordeling tussen voorschrijvers en apothekers zijn vastgelegd, Niet van toepassing Voorschrijvers en apothekers voeren medicatiebeoordelingen uit bij patiënten die voldoen aan de selectiecriteria op basis van de richtlijn Polyfarmacie bij ouderen. In ieder geval alle patiënten van 75 en ouder, die 7 of meer geneesmiddelen chronisch gebruiken en een verminderde nierfunctie (egfr < 50 ml/min/ 1,73m2) hebben krijgen een medicatiebeoordeling. 1 jaar Niet van toepassing Zorgverleners voeren systematisch en aantoonbaar medicatiebeoordelingen uit. Niet van toepassing Het minimum aantal medicatiebeoordelingen dat zorgverleners jaarlijks uitvoeren is gebaseerd op het gedefinieerde groeimodel voor de jaren Niet van toepassing Toelichting Ten tijde van het bezoek waren er geen patiënten die ouder waren dan 65 jaar en waarbij sprake was van polyfarmacie. Hierdoor kon medicatiebeoordeling bij de beoogde doelgroep niet worden getoetst. Medicatiebeoordelingen De Voorde heeft geen ouderen in behandeling die meer dan 7 geneesmiddelen gebruiken. Wel zijn er verschillende patiënten die meerdere geneesmiddelen gebruiken. In het contract met de apotheek is vastgelegd dat de apotheker, psychiater en groepsleiding de medicatie van iedere patiënt minimaal eenmaal per jaar doornemen. De uitkomst van deze review wordt vastgelegd in de decursus, ter inzage van de apotheek en de huisarts. Dit is terug te vinden in het EDP. Uit het contract is op te maken dat de psychiater de regie heeft. Het proces wordt door de medische dienst begeleid en de reviews worden een jaar van te voren ingepland. Ook wordt er jaarlijks een langverblijfscreening uitgevoerd door de verpleegkundige, waarbij patiënten die langer dan een jaar zijn opgenomen een vragenlijst over hun gezondheid invullen en er een uitgebreid labonderzoek wordt uitgevoerd. De uitkomsten worden door de huisarts beoordeeld. De IGZ heeft bij het opstellen van de toetsingsnorm in overleg met veldpartijen gebruik gemaakt van aangescherpte patiëntselectie criteria (o.a. leeftijd 75 i.p.v. 65 jaar) die resulteren in een reductie van de populatie patiënten met polyfarmacie die in aanmerking komen voor een medicatiebeoordeling. Voor het onderzoek binnen de FPC s is de oorspronkelijke leeftijdsnorm van 65 jaar uit de richtlijn gehanteerd, gezien het gering aantal ouderen dat in FPC s verblijft. Pagina 10 van 14

11 Daarnaast is er maandelijks een overleg tussen het hoofd van de medische dienst, de psychiater en de apotheker over het medicatieproces, de medicatiefoutmeldingen en het voorschrijven. Dit overleg is ten behoeve van verbetering van de farmaceutische zorg aan patiënten. De huisarts wordt door de medische dienst op de hoogte gebracht van de ontwikkelingen. Pagina 11 van 14

12 4 Conclusies 4.1 Hoofdconcl usie: randvoorwaarden voor verantwoord voorschrijven medicatie vrijwel volledig op orde De inspectie is van oordeel dat de Van der Hoevenkliniek, locatie De Voorde, vrijwel volledig voldoet aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. De medicatie wordt evidence-based voorgeschreven op basis van de indicatie en het actuele patiëntendossier. De inspectie ziet op de getoetste normen geen risico s op onverantwoorde zorg en de medicatieveiligheid is op deze punten gewaarborgd voor de patiënt. 4.2 Elektronisch voorschrijfsysteem operationeel en geïntegreerd, prospectieve risicoanalyse ontbreekt De Voorde maakt gebruik van een elektronisch voorschrijfsysteem dat is geïntegreerd in het elektronisch patiëntendossier. Het systeem, in combinatie met de wijze waarop deze door de gebruikers samen met de applicatiebeheerder nader is ingericht en wordt gebruikt, dragen bij aan het tijdig signaleren van onveilige situaties tijdens het voorschrijven. Er is geen prospectieve risicoanalyse uitgevoerd, waardoor eventuele risico s van het gebruik van het elektronisch voorschrijfsysteem mogelijk onvoldoende in beeld zijn. Er zijn wel ontwikkelingen gaande om eventuele risico s met betrekking tot het gebruik van het systeem te verkleinen. Deze ontwikkelingen zijn terug te zien in de aandacht voor het onderwerp in een projectgroep, een evaluatie van het systeem en een iso-certificering. 4.3 Medicatieoverdracht op orde Op het moment van voorschrijven is van elke patiënt een actueel medicatieoverzicht beschikbaar. Medicatiegegevens worden elektronisch uitgewisseld met de apotheek en afspraken over het actueel houden van de overzichten zijn geborgd. Hierdoor zijn risico s met betrekking tot het actueel houden van het medicatieoverzicht gering. De apotheker wordt daarnaast in staat gesteld om adequate medicatiebewaking uit te voeren. Afwijkende nierfuncties worden onder de aandacht gebracht van de apotheker en de apotheker heeft inzagerecht in de labuitslagen. Daarnaast is in het systeem geborgd dat de voorschrijver bij de meest toegepaste geneesmiddelen de reden van voorschrijven op recept meegeeft, zoals bedoeld in artikel 6.11 van de geneesmiddelenwet. 4.4 Verantwoordelijkheden duidelijk belegd en geborgd in de Organisatie Binnen de organisatie is het duidelijk wie er verantwoordelijk is voor het voorschrijven van de medicatie. Deze informatie is ook voor de patiënt voldoende bekend. De verantwoordelijkheden en werkwijze op het gebied van medicatie zijn binnen de setting van de zorgaanbieder én met verschillende externe partijen vastgelegd. Hiermee schept de organisatie duidelijkheid over de in- en externe afspraken en borgt de afspraken binnen de Organisatie. Pagina 12 van 14

13 4.5 Medicatiebeoordeling bij kwetsbare ouderen met polyfarmacie niet getoetst, wel periodieke evaluaties met apotheker Tijdens het bezoek kon niet worden getoetst of De Voorde voldoet aan de norm medicatiebeoordeling bij kwetsbare oudere patiënten met polyfarmacie, omdat deze doelgroep ten tijde van het bezoek niet binnen de instelling verbleef. Om deze reden was deze norm ten tijde van het bezoek niet van toepassing voor De Voorde. Wel is er tijdens het bezoek in algemene zin gekeken naar medicatiebeoordelingen van patiënten met polyfarmacie. De beoordelingssystematiek die De Voorde toepast voor het evalueren van het geneesmiddelengebruik van alle patiënten, geeft vertrouwen in de wijze waarop medicatiebeoordelingen bij kwetsbare ouderen met polyfarmacie zullen worden opgepakt, indien deze categorie patiënten wel bij deze instelling zou verblijven. De risico s op medicatie-onveiligheid worden beheerst door het medicatiegebruik van iedere patiënt binnen De Voorde jaarlijks op individueel niveau samen met de apotheker te bespreken. Pagina 13 van 14

14 welke risico s het EVS heeft en hoe deze risico s worden beheerst. Maak een (prospectieve) risicoanalyse waarmee inzichtelijk wordt gemaakt 1 oktober 2016) de volgende maatregelen te treffen: De inspectie verzoekt u binnen een termijn van zes maanden (i.c. gerealiseerd per Pagina 14 van 14 inspectie bezoek. toezicht worden getoetst door middel van een aangekondigd of een onaangekondigd kwaliteit en veiligheid van uw medicatiebeleid kan wel zo nodig tijdens regulier De inspectie ziet geen aanleiding nadere handhavingmaatregelen te treffen. De bieden voor het vormgeven van de verbetermaatregelen. De inspectie gaat ervan uit dat de bevindingen en conclusies voldoende handvatten 5 Handhaving