OVERGANG NAAR EEN APF

Transcriptie

1 OVERGANG NAAR EEN APF Vandena van der Meer- Montae Marga Schaap - Stap 13 september 2017

2 Agenda Inleiding (Vandena van der Meer) Overgang naar een Algemeen Pensioenfonds (Marga Schaap) Lessons learned (Marga Schaap) 2

3 Inleiding: succesfactoren Start Analyse huidige situatie Verdiepings onderzoek Formele en informele afstemming DNB Proces Implementatie Herverzekering arbeidsongeschikten Illiquide beleggingen Vermijd tijdsdruk om 1/1 te halen Hard doorwerken om op tijd klaar te zijn voor implementatie Oude elders verzekerde aanspraken met indexatie Verschillen in reglementen Voorkom dat vorige fase niet goed is afgerond 3

4 Overgang naar Algemeen Pensioenfonds Voor: 1) Werkgever met verzekerde regeling 2) Werkgever en pensioenfonds 3) Pensioenfonds Elke situatie is anders en vraagt een specifieke aanpak met een unieke oplossing. Er is wel een gemene deler qua proces 4

5 Wanneer begint de transitie? Is dat : 1. Bij de start van het denken over de toekomstbestendigheid van het fonds / de regeling 2. Bij het kiezen van de oplossing? 3. Bij het implementeren van de oplossing? 5

6 Drie fasen: Fase 1 Wel / geen toekomst: eindigt met besluit Fase 2 Vaststellen wat de nieuwe toekomst wordt Fase 3 Implementatie transitie Cruciaal: rond elke fase volledig af voordat de volgende begint! 6

7 Kenmerken per fase: Governance Communicatie Vermogen Regeling+ uitvoering Fase 1 Besluit Projectmanagement Stakeholder-management Probleemanalyse Timing Voorbereiding Strakke tijdlijn nog geen aandacht nog geen aandacht nog geen aandacht Fase 2 Oplossing Vaststellen criteria Verzamelen Stakeholder-management Besluiten (keuze) Sluiten (voor) overeenkomst Informeren stakeholders Voorbereiding implementatie is onderdeel besluit Voorbereiding implementatie is onderdeel besluit Fase 3 Implementatie Projectmanagement CWO Twee sporen: - De verandering - verplicht Behouden van marktexposure Beperken kosten Projectmanagement Doen! Niet perse 1-1 ; houdt rekening met verplaatsen (plan B) 7

8 Kenmerken fase 1 uitgelicht: Werkgever(s) OR/Vakbond Het bestuur bestuur VO/BO RVT DNB Eindigt met besluit wel/niet zelfstandig verder 1: irrationele processen kunnen het zicht op de feiten vertroebelen 2: het moment van besluitvorming bepalen 3: oplossingen werpen hun schaduw vooruit 8

9 Kenmerken Fase 2 uitgelicht: Inrichten van het besluitvormingsproces dat uit twee stappen bestaat: Wat wordt de oplossingsrichting? Welke partij binnen de gekozen richting? Van probleemanalyse via de waarden van het fonds / de werkgever naar de belangrijkste criteria Wat is de top 3 of top 5 van behoeften? Stakeholdermanagement 9

10 Fase 3 Implementatie en transitie Kenmerkend voor fase 3: Projectmanagement i.p.v. besturen Project bestaat uit vertegenwoordigers van APF en overdragende partij Doel 1: CWO Doel 2: geruisloze overdracht 10

11 Projectorganisatie Latend fonds Stuurgroep APF Projectmanager Governance Vermogensbeheer Pensioenbeheer Communicatie Werkgever Binnen korte termijn opleveren: projectplan 11

12 Project Governance Op te leveren: Overeenkomsten Reglementen Due diligence Ingericht Belanghebbendenorgaan CWO documenten Toetsing DNB BO duurt zo n 6 weken BO heeft instemmingsrechten voorafgaand aan CWO CWO duurt tenminste 3 maanden, langer is mogelijk Uitvoering ligt vooral bij apf Uitvoering vooral bij latend fonds 12

13 Project Vermogensbeheer Veel werk is al verricht in fase 2, nu concreet op te leveren: Volledige inrichting van het beleggingsplatform Klantenrapportages Cruciaal: Behoud marktexposure en kostenefficiency Uitvoering ligt vooral bij apf 13

14 Project pensioenbeheer Op te leveren: Volledige inrichting van de pensioenuitvoering ofwel een vlekkeloos lopend proces Cruciaal: doorlopen van de pensioenuitkeringen Uitvoering ligt vooral bij apf 14

15 Project Communicatie Veranderingscommunicatie Uitvoering ligt vooral bij latend fonds verplichte communicatie portal inrichten Uitvoering ligt vooral bij apf 15

16 Project Werkgever APF regelt: de communicatie met de deelnemers een eventuele bijdrage aan de communicatie met de OR/Vakbonden het inrichten van deelnemers en werkgeversportal de informatiestroom tussen werkgever en het APF het financieel proces 16

17 Lessons Learned 1: stakeholdermanagement Heldere rolverdeling Scheiding van verantwoordelijkheden 17

18 Lessons Learned 2: Mollen 18

19 Lessons Learned 3: Less is more KISS 19

20 Lessons Learned 4: Projectmanagement 20

21 Contact Vandena van der Meer Partner - Montae T: E: [email protected] Marga Schaap Bestuurder Stap T: E: [email protected] 21

22