1. Goedkeuring verslag bestuursvergadering d.d. 29 maart 2017 De Raad,

Transcriptie

1 Aanwezig: Liliane Lebon, voorzitter; Ivan Stevens, Jacques Van Alboom, Carine Plovie, Hildegard Van Rompu, Ben D Haene, Raymond Roels, Helena Verbeke, Sofie Daninck, Martinne Plets, Patrick Naessens, leden; Katrijn Mertens, secretaris Openbare zitting 1. Goedkeuring verslag bestuursvergadering d.d. 29 maart 2017 Artikel 181 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn Feiten: De secretaris woont de vergadering van de raad bij en maakt de notulen. Vragen en opmerkingen van raadsleden: Raadslid Roels brengt onder de aandacht dat vorige maand de notulen van de geheime zitting van de raadsvergadering van februari niet zijn goedgekeurd. Raadslid Roels wijst de secretaris op een tikfout, nl. zin in plaats van zijn op pg.4. Raadslid Roels dringt erop aan het verslag van een bestuursvergadering zo snel als mogelijk te krijgen. Artikel 1: De raad keurt het verslag van de raadsvergadering van 29 maart 2017 goed. Art.2: De notulen van de openbare zitting worden gepubliceerd op de website van OCMW Destelbergen. 2. Algemeen, leden managementteam: opleiding basisinzichten financieel management Fragment meerjarenplanning: We willen bij de leden van het managementteam de mate van betrokkenheid vergroten om zo een meer kritische opvolging van het budget te bekomen voor zowel de uitgaven als de ontvangsten in het beleidsveld. Dit zal de continuïteit van de nodige financiële verslaggeving versterken. Positief advies leden vast bureau d.d. 13 april

2 Verantwoording: Fragment meerjarenplanning: Actie: gepaste opleiding zoeken om de leden van het managementteam de beginselen van financieel inzicht bij te brengen. Financiële aspecten: Er zijn 2 offertes weerhouden: BDO Accountants Reporting, Axxe Business Park, Guldensporenpark 100 blok K in 9820 Merelbeke à 2 117,50, incl. BTW en Die Keure Opleidingen, Kleine Pathoekeweg 3 in 8000 Brugge à 2 420,00, incl. BTW. Enig artikel: De Raad keurt het voorstel van opleiding financieel management goed voor de leden van het managementteam à 2 117,50, incl. BTW, bij BDO Accountants Reporting, Axxe Business Park, Guldensporenpark 100 blok K in 9820 Merelbeke. financieel beheerder. 3. Campus Steenvoorde: digitale televisie Het analoge TV-signaal wordt door Telenet afgesloten van zodra onze vestigingen zijn omgeschakeld. Het betreft hier nog de serviceflats de Lijsterbes en het woonzorgcentrum Kouterhof. We zijn verplicht om over te schakelen naar digitale TV. In de raad van april 2016 is het raamcontract Zorgbedrijf Antwerpen voor digitale televisie goedgekeurd. Na analyse van de noodzakelijke aanpassingen om digitale TV mogelijk te maken, heeft Screen Services een offertevoorstel gemaakt. Volgende zaken zijn hierin opgenomen: Eenmalig in aankoop: Basic Training On-Site: standaard opleiding voor het bedienen van de gehuurde TV toestellen. Advanced Training On-Site: geavanceerde opleiding voor de meer technisch onderlegde personen in het woonzorgcentrum. Telenet coaxwerken: noodzakelijke werken om het BCC (BroadCastCenter) te koppelen op de Telenet hoofdingang connectie. Screen Services coaxwerken: koppeling voorzien naar de serviceflats en een update van de interne coaxbekabeling. De core- en slaveswitchen om binnen het woonzorgcentrum de TV s op IPTV (via een netwerkkabel) te koppelen. De eenmalige kostprijs voor de nodige patchkabels in de kamers voor de TV s van de bewoners en de koppeling in de patchkast is nog niet inbegrepen. 2

3 Maandelijks in HUUR: Telenet broadcastcenter 101 x 40 IP TV s (bewoners in het woonzorgcentrum) 4 x 55 IP TV s + kantelbare muursteun (3 in gemeenschappelijke ruimtes van de afdelingen Lotus, Lelie en Libelle en 1 voor de cafetaria) Interactieve portal Screen Services voorziet voor dit project een Omnium Service garantie in huur waarin alle werkuren, voorrijkosten en wisselstukken inbegrepen zijn. Behalve vandalisme, diefstal, overmacht door blikseminslag, brand en natuurelementen die niet te voorzien zijn (orkaan, ) is alles gedekt onder het servicecontract. Zowel een defect van de televisies, broadcastcenters, servers, set-top-boxen als van de afstandsbedieningen. Verbruiksmateriaal (batterijen en schoonmaakmiddelen) voor de schermen zijn eenmalig inbegrepen. Een servicecontract is inbegrepen bij het huurcontract maar kan afzonderlijk afgesloten worden voor Screen Services materiaal. Screen Services voorziet volgende zaken binnen het servicecontract om de diensten te garanderen: 24/7 actieve monitoring voor alle centrale systemen (broadcastcenters, servers) 24/7 helpdesk en on-site support voor het broadcastcenter (SLA van 8u); Helpdesk tijdens de kantooruren inzake televisie toestellen; 1 reservetoestel dat volledig geprogrammeerd is per 100 TV s wordt on-site voorzien, op trolley om een eenvoudige aansluiting (door niet IT-personeel) te garanderen. Het defecte TV toestel wordt opgehaald door Screen Services en hersteld terug gebracht; Voldoende reserve onderdelen in stock om defecten vlot op te vangen; Interventie on-site betreffende televisietoestellen binnen de 48u (kantoordagen) na melding; Updates en upgrades van alle software; Frequentiewijzigingen van de zenderlijsten; Tijdens de duur van het huurcontract kan 3 maal op afroep training verkregen worden om nieuw personeel vertrouwd te maken met het systeem; Jaarlijks on-site onderhoud. Na de afbetalingstermijn van 72 maanden kunnen de TV toestellen overgenomen worden voor een symbolische euro. Het maintenance contract op de TV toestellen vervalt dan. Er kan dan worden gekozen voor slechts een onderhoudscontract (prijs te bepalen afhankelijk van toestel, leeftijd, technologie). Er kan een nieuw toestel geplaatst worden (al dan niet aan dezelfde voorwaarden) of Screen Services kan de toestellen terugnemen. Bij onderzoek naar de huidige aansluitingen binnen de Lijsterbes zijn volgende resultaten naar boven gekomen: 10 bewoners moeten nog omschakelen naar digitale TV waarvan er 2 een nieuwe TV moeten aanschaffen om compatibel te zijn. 9 bewoners hebben reeds digitale TV van Telenet waarvan er blijkbaar nog 1 iemand een oude Digibox heeft waarbij de TV nog via de scartaansluiting kan aangesloten worden. 1 persoon heeft digitale TV van Proximus. 3

4 Van de 10 bewoners die momenteel reeds digitale TV hebben kunnen we via een infosessie meedelen dat wanneer zij geen interactieve TV gebruiken/wensen, zij een stuk goedkoper via het OCMW kunnen aansluiten. De digibox is reeds aanwezig waardoor ook deze eenmalige kost voor hen vervalt. Er kan maximum een heractivatiekost worden aangerekend (te onderhandelen met Telenet). De kans is vrij groot dat sommige bewoners die reeds digitale TV hebben mee zullen instappen in het aanbod. Telenet ondervindt grote vertragingen om de nodige werken op verschillende sites uit te voeren. Na de goedkeuring door de raad zal het zeker nog 2 à 3 maanden duren voor er kan worden gestart met de omschakeling. Vragen en opmerkingen van raadsleden: Raadslid Roels wijst erop dat bij de nieuwe prijssetting de huidige prijs per dag moet worden afgetrokken. Hij licht toe dat de televisie een medium is om bewoners collectief te bereiken met bijv. de weersvoorspellingen, het menu, verjaardagen, etc. Raadslid Plets informeert of de nieuwe manier van tv kijken voor elke bewoner van het woonzorgcentrum zal zijn. Raadslid Daninck informeert of de prijs incl. het ophangsysteem aan de muur is. Positief advies leden vast bureau d.d. 13 april 2017 Verantwoording + financiële aspecten: De bewoners van het woonzorgcentrum die momenteel een TV hebben, worden voorzien van een huur-tv die aangesloten wordt via de aanwezige netwerkbekabeling. Iedere kamer wordt voorzien van een TV, ongeacht of bewoners er al dan niet één wensen. Het is budgettair niet haalbaar om binnen dit concept onderscheid te maken tussen een kamer met of zonder TV. De kosten moeten immers gerecupereerd kunnen worden in elke situatie en elke kamer moet over dezelfde faciliteiten beschikken. Het bepalen van de huurprijs die kan/zal doorgerekend worden naar de gebruikers, moet bestuurlijk worden bepaald. De huidige kostprijs voor analoge TV in het woonzorgcentrum is 0,17/dag. De bewoners van de Lijsterbes kunnen de keuze maken om zelf een abonnement bij Telenet of andere provider aan te gaan ofwel, bij goedkeuring van het bestuur, via het woonzorgcentrum aangesloten te worden op het BCC. De aankoop van een digibox of digicorder is dan eenmalig door hen te voorzien. De huidige TV kan gebruikt worden mits deze voorzien is van een HDMI-ingang. Het OCMW is niet verplicht deze optie aan te bieden, maar het kan wel een meerwaarde bieden om de bewoners niet op kosten te jagen. De investeringskost hiervoor kan mee opgenomen worden binnen de aan te rekenen kost voor deze dienstverlening. Het OCMW kan de bewoners van de Lijsterbes niet verplichten mee te stappen in dit voorstel. Wanneer bewoners interactieve TV (films huren, uitgesteld kijken, andere dienstverleningen via het abonnement) wensen, voorzien ze zelf een aansluiting bij een provider naar keuze. Elke bewoner die enkel digitale TV wenst zonder extra opties, kan de keuze maken tussen een eenmalige aankoop van een digibox of digicorder. 4

5 Van zodra er 1 of meerdere bewoners van de serviceflats niet ingaa(t)(n) op het aanbod, wordt de investeringskost niet volledig gerecupereerd. Deze situatie is m.a.w. geen stabiel gegeven. Echter is de investeringskost om slechts 1 bewoner hiervan te voorzien even groot als mocht elke bewoner hierin mee stappen. Artikel 1: De Raad keurt het voorstel van aankoop goed voor: Basic Training On-Site: standaard opleiding voor het bedienen van de gehuurde TV toestellen à 450,00, excl. BTW; Advanced Training On-Site: geavanceerde opleiding voor de technisch onderlegde medewerkers van het woonzorgcentrum à 600,00, excl. BTW; Telenet coaxwerken: noodzakelijke werken om het broadcastcenter te koppelen op de Telenet hoofdingang connectie à 340,80, excl. BTW; Screen Services coaxwerken: koppeling voorzien naar de serviceflats en de update van de interne coaxbekabeling à 3 624,68, excl. BTW; De core- en slaveswitchen om binnen het woonzorgcentrum de TV s op IPTV (via een netwerkkabel) te koppelen à 4 566,21, excl. BTW; Art.2: De Raad keurt het voorstel van huur over 72 maanden goed voor: Telenet broadcastcenter à 183,94, excl. BTW; 101 x 40 IP TV s (bewoners in het woonzorgcentrum) à 1 088,78, excl. BTW; 4 x 55 IP TV s + kantelbare muursteun (3 in de gemeenschappelijke ruimtes van de afdelingen en 1 in de cafetaria) à 92,72, excl. BTW; Interactieve portal à 124,00, excl. BTW; Art.3: De Raad keurt de aankoop en de huur goed bij Screen Services NV, Huart Hamoirstraat 55 in 1030 Brussel. Art.4: De Raad keurt het streefdoel goed om 10 bewoners van de serviceflats te laten aansluiten. Wordt dit aantal niet bereikt, dan vervalt de investeringskost voor de serviceflats en voorzien de bewoners van de flats zelf in een digitale aansluiting. IT-coördinator, aan de directeur van het woonzorgcentrum en de flats en aan de financieel beheerder. 4. Campus Steenvoorde: gunning oproepsysteem Axio Mobility + Gold SLA Juridische grond: De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, meer bepaald artikel 26, 1, 1 f (de opdracht kan slechts door één bepaalde inschrijver worden uitgevoerd om redenen van technische aard) De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten 5

6 Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, meer bepaald artikel 5, 2 Het huidige oproepsysteem in het woonzorgcentrum met dect-technologie van de firma Televic, is niet meer toereikend gezien de koppeling met het digitale oproepsysteem van Televic in de nieuwe serviceflats geen terugspraak mogelijk maakt met de verouderde technologie. Opdat het oproepsysteem zou voldoen aan de huidige normen, is het noodzakelijk dat het vervangen en uitgebreid wordt. In het kader van de opdracht Vervangen/uitbreiden bestaand oproepsysteem Televic werd een bestek met nr. 2017/040 opgesteld. Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De huidige leverancier Televic Healthcare NV, Leo Bekaertlaan 1 in 8870 Izegem werd uitgenodigd om een offerte in te dienen. De offerte bedraagt ,15 excl. BTW of ,69 incl. BTW. Bij unboxing van een Spectralink toestel moet dit toestel een proces van ingebruikname (commissioning) doorlopen om zich te registreren op het WIFI netwerk (Service Set Identifier of kortweg SSID) en de SIP-server (Session Initiation Protocol). Deze commissioning is voorzien in de prijs van Televic voor de Spectralink toestellen. De PABX (Private Automatic Branch exchange, telefooncentrale) voorziet normaliter in een telefoonlijst, welke moet geplaatst worden op de Spectralink toestellen. Indien er geen telefoonlijst beschikbaar is wordt deze nieuw opgemaakt. Deze commissioning is voorzien in de prijs van Televic voor de Spectralink toestellen. De Axio Mobility 2.0 alarmserver wordt geïnstalleerd; dit omvat het type alarmen, groeperingen, profielen en cascades. De applicatie dient geïnstalleerd te worden op de Spectralink toestellen. Deze commissioning is voorzien in de prijs van Televic voor de Spectralink toestellen en de Axio Mobility 2.0 alarmserver. Televic Healthcare Solutions beschikt over een back- and forward distributiekanaal met Spectralink. In de praktijk wil dit zeggen dat indien er een toestel defect is, de ITdienst dit naar Televic mag opsturen (via een RMA formulier, return merchandise authorization) waarna het gerepareerde toestel opnieuw via Televic tot bij de IT-dienst komt. Indien gewenst kan ook een rechtstreeks contract met Spectralink aangegaan worden (jaarlijkse prijs ongeveer 40,00/toestel), dit betreft een omniumcontract. Na de indienststelling wordt opleiding gegeven over bovenstaande commissioning, zodanig dat dit in de toekomst door iemand van de organisatie kan worden uitgebreid. Binnen het onderhoudscontract is ook een Axio Academy beschikbaar met betrekking tot het Axio Mobility 2.0 platform. Indien de toestellen bij Televic worden aangekocht, wordt een full package aangeboden, dat werkend wordt afgeleverd, samen met de nodige opleiding om dit verder te onderhouden en uit te breiden. Vragen en opmerkingen van raadsleden: Raadslid Plets informeert naar de juistheid van de prijs. Raadslid Daninck weet dat er meer toestellen nodig zijn dan het aantal dat gelijktijdig in gebruik moet zijn omdat de oplaadtijd van de toestellen die niet in gebruik zijn moet worden ingecalculeerd. 6

7 Positief advies leden vast bureau d.d. 13 april 2017 Verantwoording: Deze overheidsopdracht wordt geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Artikel 1: De Raad keurt het bestek met nr. 2017/040 en de raming voor de opdracht Vervangen/uitbreiden bestaand oproepsysteem Televic goed. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt ,15 excl. BTW of ,69 incl. BTW. Art.2: Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Art.3: Deze opdracht wordt gegund aan Televic Healthcare NV, Leo Bekaertlaan 1 in 8870 Izegem, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,15 excl. BTW of ,69 incl. BTW. Art.4: De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2017/040. IT-coördinator, aan de directeur van het woonzorgcentrum en de flats en aan de financieel beheerder. Met de firma Televic NV wordt een overeenkomst gesloten, incl. een onderhoudscontract voor 5 jaren. 5. Campus Steenvoorde: raamovereenkomst zorgmeubilair via Creat Juridische grond: Toetreding tot de A-divisie van Farys/Creat, Stropstraat 1 in 9000 Gent in zitting van de raad d.d. 28 mei 2014 In de periode wensen het woonzorgcentrum en het dagverzorgingscentrum het meubilair in de leefruimtes te vervangen, i.c. tafels, stoelen, relaxzetels. Hiermee is rekening gehouden in de exploitatierekening. Creat bereidt een dossier voor om het aanbod uit te breiden met woonzorgmeubilair en kan dus voor OCMW Destelbergen optreden als aankoopcentrale. Zolang er geen raamcontract is kan Creat ook helpen met een project op maat, tegen kostprijs. Vragen en opmerkingen van raadsleden: 7

8 Raadslid Roels informeert naar de correctheid van de aangegeven leeftijd van het meubilair. Raadslid Stevens stelt voor dat als de groene stoelen die origineel uit het lokaal dienstencentrum komen, worden vervangen, deze te reserveren voor gebruik in De Bloesem. Voorzitter wijst erop dat de diensthoofden prioriteiten moeten aangeven, binnen het afgesproken budget. Raadslid Roels wenst op het einde van het behoeftenonderzoek een settingsplan te zien en een lijst met per item (stoel, tafel, zetel) hoeveel en tegen welk bedrag per jaar hiervan wordt aangekocht. Voorzitter wijst erop dat het meubilair moet voldoen aan de noden van de gebruikers, kwaliteitsvol en budgettair verantwoord moet zijn. Raadslid Van Rompu wenst dat het meubilair eerst wordt getest. Raadslid Stevens vraagt extra aandacht voor het compatibele karakter van meubelstukken onderling, i.c. de breedte en hoogte van de stoelen afgestemd op de afmetingen van de tafel. Raadslid Roels had graag meer motivering gelezen in het dossier. Verantwoording: Het meubilair in het woonzorgcentrum en in het dagverzorgingscentrum beantwoordt niet meer aan de noden van de doelgroep, bijv. 2 bewoners kunnen niet in de rolstoel naast elkaar aan een tafel zitten. Meubilair dat kapot gaat kan niet langer worden hersteld. Financiële aspecten: Er zijn maximumbedragen afgesproken in de meerjarenplanning Artikel 1: De Raad keurt goed dat voor de aankoop van nieuw zorgmeubilair beroep wordt gedaan op Creat, voor zover het gaat om gunstige voorwaarden binnen een raamovereenkomst. Art.2: De Raad gaat niet in op het voorstel van een project op maat. directeur van het woonzorgcentrum, aan de coördinator van het dagverzorgingscentrum en aan de financieel beheerder. 6. Woonzorgcentrum/keuken: smiley Juridische grond: 8

9 Gunning opdracht opmaken van een kwaliteitshandboek FAVV, HACCP-opleidingen, validatie/smiley voor de keuken van OCMW aan HACEP online BVBA, Oude Heirbaan 128 bus 1 in 9800 Deinze Destelbergen in zitting van de raad d.d. 23 maart 2016 In oktober 2017 vervalt het smiley-certificaat van het woonzorgcentrum. Een smiley kan enkel worden verkregen door bedrijven die behoren tot de sector van de distributie. Wie een smiley wil, moet in zijn inrichting een degelijk systeem invoeren om de veiligheid van de voedselketen te garanderen. Dat systeem noemt men een autocontrolesysteem. De invoering daarvan is sinds 2005 bij wet verplicht. Om de smiley te kunnen krijgen moet het autocontrolesysteem aan een aantal voorwaarden voldoen, nl. het moet zijn ingevoerd op grond van een specifieke autocontrolegids en het moet met gunstig gevolg een audit hebben ondergaan die is uitgevoerd door een voor de betreffende sector erkende certificerings-/keuringsinstelling. (bron: Toen werd gewerkt met een externe partner voor het keukenbeheer nam deze de opvolging van het smiley-certificaat voor zijn rekening. Sinds september 2016 wordt de keuken in eigen beheer uitgebaat. Vragen en opmerkingen van raadsleden: Voorzitter informeert naar de voorkeur voor Vinçotte en vraagt uit te zoeken of dit ook via Creat kan worden geïnitieerd. Raadslid Roels vraagt bij elk dossier de reflex te maken naar Creat. Positief advies leden vast bureau d.d. 13 april 2017 Verantwoording: Elk bedrijf met een smiley geniet van een belangrijke korting op de jaarlijkse heffing voor het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV). Het FAVV voert minder vaak controles uit omdat de inspanningen op het vlak van hygiëne reeds gecontroleerd zijn, en er dus minder risico is voor de voedselveiligheid. De smiley geeft een teken van vertrouwen voor de consument; een bedrijf kan zijn klanten zo garanderen dat de voedselveiligheid optimaal is. Financiële aspecten: Meerdere offertes werden vergeleken (Quality Partner, SGS, Vinçotte). Voorgesteld wordt met Vinçotte NV, Jan Olieslagerslaan 35 in 1800 Vilvoorde samen te werken gezien de positieve ervaring via Hacep NV. De jaarlijkse bijdrage aan het FAVV vermindert van 757,22 naar 189,31. Enig artikel: De Raad keurt de samenwerking goed voor de uitvoering van een certificeringsprogramma van het autocontrolesysteem volgens de gids autocontrolegids voor de sector van de grootkeukens en verzorgingsinstellingen door Vinçotte NV, Jan Olieslagerslaan 35 in 1800 Vilvoorde à 637,20, excl. BTW. directeur van het woonzorgcentrum en aan de financieel beheerder. 9

10 7. Sociaal tewerkstellingscentrum: vergroten kas kleine uitgaven Juridische grond: Artikel 164 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn Het bedrag van de provisie van het sociaal tewerkstellingscentrum, het Rak, is op vandaag 371,84. Dit is ontoereikend voor de maandelijkse kleine uitgaven. Positief advies leden vast bureau d.d. 13 april 2017 Verantwoording: De materiaalprijzen zijn de afgelopen 20 jaren fors gestegen. Vanuit het Rak worden goederen aangekocht voor panden van het sociaal verhuurkantoor en voor de technische werking van alle activiteitencentra. Financiële aspecten: De provisie wordt aangezuiverd tot 1 000,00. Artikel 1: De Raad stelt de provisie van het sociaal tewerkstellingscentrum, het Rak, vast op 1 000,00. Art.2: Annie Cooman, coördinator van het sociaal tewerkstellingscentrum, is de provisiehouder en vraagt maandelijks de aanzuivering van het provisiebedrag aan de financieel beheerder. Hiertoe bezorgt zij de bewijsstukken van uitgaven. coördinator van het sociaal tewerkstellingscentrum en aan de financieel beheerder. 8. Betaalbaar stellen van facturen In het dossier zitten de facturen die betaalbaar werden gesteld in april De raadsleden kunnen er kennis van nemen. 9. Mededelingen Bedankkaart familie De Lausnay Overzicht tarieven OCMW Destelbergen Aankondiging mantelzorgmoment dagverzorgingscentrum Brief Fedasil herbestemming naar niet begeleide minderjarige vreemdelingen 10