Presentatie meldpunt integriteit en welzijn, van luisterend oor en meldkanaal tot beleidsinstrument

Transcriptie

1 Presentatie meldpunt integriteit en welzijn, van luisterend oor en meldkanaal tot beleidsinstrument (integriteitsevent 10 april 2014) Goedemorgen, mijn naam is Kristien Verbraeken, coördinator Integriteitszorg van de Vlaamse overheid en ik bijt vandaag de spits af met een verhaal over een project waar ik met veel andere collega s de voorbije twee jaar aan heb gewerkt: het meldpunt integriteit en welzijn van de Vlaamse overheid. Ik zal u vertellen hoe dat meldpunt niet alleen een luisterend oor biedt aan wie een vraag of melding heeft over welzijn en integriteit bij de Vlaamse overheid maar hoe het ook zorgt dat er met die vragen en meldingen aan de slag wordt gegaan en hoe het meldpunt ook een belangrijke bijdrage levert voor het verbeteren van het welzijns- en integriteitsbeleid van onze organisatie. Ik zal u dit verhaal vertellen aan de hand van twee mensen die vorig jaar gebruik hebben gemaakt van het meldpunt: IVO - Spreekbuis Ivo is 35 jaar, werkt als dossierbehandelaar bij het departement Onderwijs en Vorming en hij heeft onlangs een evaluatiegesprek gehad met zijn chef. Zonet ontving hij het verslag van dat gesprek. Het gesprek was niet erg vlot verlopen, maar Ivo vindt dat het verslag ook niet overeenstemt met de feiten. Hij vraagt zich af wat hij nu kan doen om duidelijk te maken dat hij het niet eens is met hoe het gesprek verliep en wat er in het verslag staat. Maar bij wie kan hij terecht voor informatie of advies? Onderweg naar het bedrijfsrestaurant komt hij de affiche van Spreekbuis tegen en hij besluit om een telefoontje te doen naar Spreekbuis. Ivo krijgt Antje aan de lijn. Antje is een van de medewerkers van Spreekbuis. Zij vangt Ivo op, noteert in detail zijn vraag, overloopt met Ivo of hij eventueel al stappen heeft gezet heeft hij zijn leidinggevende hierover al aangesproken of heeft hij misschien al info ingewonnen bij de MOD of zijn HR-verantwoordelijke? en Antje zal Ivo adviseren over welke stappen hij kan zetten of welke diensten hem kunnen helpen. Spreekbuis is er speciaal voor personeelsleden van de Vlaamse overheid die vragen of meldingen hebben over welzijn en integriteit op het werk. Je kan Spreekbuis gratis telefonisch of per mail bereiken, iedere werkdag tussen 9 en u. Spreekbuis garandeert de vertrouwelijkheid van de meldingen en de informatie die melders bezorgen. Spreekbuis bestaat al sinds 2002 bij de Vlaamse overheid, het startte als meldpunt voor ongewenst seksueel gedrag, groeide daarna uit tot welzijnsmeldpunt en vanaf 2012 wordt Spreekbuis ook ingezet als meldpunt voor integriteitskwesties. Ivo s vraag blijkt tot meerder aspecten te bevatten dan enkel de vraag over de jaarlijkse evaluatie en Antje zorgt dat de verschillende aspecten terecht komen bij de bevoegde diensten of actoren. Ze heeft daarvoor een gedetailleerd doorverwijsdiagram met een overzicht van iedereen die bij de

2 Vlaamse overheid professioneel betrokken is bij welzijn en integriteit en dat zijn er heel wat: zie infograph met de mannetjes. Hier ziet u grafisch weergegeven een overzicht van welke actoren er allemaal werk maken van welzijn en integriteit bij de Vlaamse overheid. De grootste groep zijn de HR-verantwoordelijken. Ivo kan bv met zijn vraag over de jaarlijkse evaluatie informatie en advies inwinnen bij z n HRverantwoordelijke maar hij kan ook rechtstreeks zijn leidinggevende aanspreken. (2 de grootste groep)- leidinggevenden zijn sowieso 1 e aanspreekpunt voor medewerkers voor welzijn en integriteitskwesties. Maar hij zou ook kunnen overleggen met zijn vertrouwenspersoon, alle entiteiten duiden vertrouwenspersonen aan en ondertussen hebben ook alle entiteiten een of meerdere contactpersonen integriteit. Bij de Vlaamse overheid werken ook maatschappelijk assistenten die medewerkers steunen bij problemen in de privésfeer. Er zijn verschillende preventieadviseurs psychosociaal welzijn, 3 daarvan werken bij de GDPB (gemeenschappelijke dienst voor preventie en bescherming op het werk). Bij audit Vlaanderen zij 5 forensisch auditoren aan de slag. En dan zijn er nog actoren als de coördinator Integriteitszorg of de Vlaamse Ombudsman. Bij de Ombudsman kunnen medewerkers sinds vorig jaar in tweede lijn terecht met klachten over personeelsaangelegenheden. Je ziet, een heel legertje aan diensten en actoren. Dus het is goed dat Antje Ivo de wegwijst en zorgt dat de vraag goed terechtkomt. Ivo was vorig jaar niet de enige collega die contact opnam met Spreekbuis. Spreekbuis heeft tal van vragen en meldingen ontvangen in En ik geef u vandaag in primeur een aantal cijfers mee van het afgelopen werkjaar. In 2013 opende Spreekbuis 93 dossiers, een flink pak meer dan de voorbije jaren. Zo ontving Spreekbuis in dossiers, dus meer dan een verdubbeling in het aantal dossiers in een jaar tijd. Betekent dit dat het dubbel zo slecht gaat met welzijn en integriteit in de Vlaamse overheid? Neen, wellicht niet. We mekten dat de campagne die we vorig jaar voerden om de vernieuwde dienstverlening van Spreekbuis bekend te maken, vruchten heeft afgeworpen. Na communicatie-initiatieven zoals de affiche campagne of artikels op de koepelsite of in 13 merkten we dat er meer contactopnamen waren. Verder werd de dienstverlening van Spreekbuis ook gratis aangeboden aan alle entiteiten van de Vlaamse overheid, waar voorheen het alleen ter beschikking stond van de entiteiten die lid waren van de GDPB. Dus meer mensen konden een beroep doen op Spreekbuis. Van de 93 dossiers waren er 13 infovragen (mensen die louter op zoek worden naar informatie) en 80 inhoudelijke dossiers. In één dossier kunnen wel meerdere meldingen zitten bv. Ivo had niet enkel een vraag over zijn jaarlijkse evaluatie maar vertelde Antje ook dat er regelmatig ruzies en conflicten zijn op zijn werk, dan noteerde Antje in het dossier van Ivo 2 meldingen. De 80 inhoudelijke dossiers bevatten samen 95 verschillende meldingen. Ivo nam contact op met Spreekbuis per telefoon. Er waren in het totaal 286 contactopnames in De meeste contactopnamen waren per mail, hoewel er geen groot verschil is in aantal met de contactopnamen per telefoon. We verwachten in de toekomst nog meer contacten per mail omdat steeds meer collega s werken in landschapsbureau. Maar deze hypothese kan fout zijn, want mensen doen meer en meer aan telewerken en kunnen wachten op hun telewerkdag om een vertrouwelijk telefoontje te doen.

3 60 % van mensen die contact opnamen met Spreekbuis, gaven aan dat Spreekbuis het eerste kanaal was dat ze contacteerden, ze hadden dus nog geen andere dienst of actor geraadpleegd. De 93 meldingen kunnen ingedeeld worden in 3 grote categorieën: veruit de meeste meldingen gingen over welzijn op het werk. Misschien ook logisch want Spreekbuis is al lang aan de slag als welzijnsmeldpunt en we merken dat mensen die zich niet goed voelen op het werk, de stap zetten om problematieken aan te kaarten. De twee categorie is meldingen over integriteit en ten slotte de meldingen over kwesties in de persoonlijke levenssfeer. De top 3 van mest gemelde problematieken bij Spreekbuis gaan over conflicten, pesten en jaarevaluatie (zoals de vraag van Ivo). Spreekbuis zorgt zoals gezegd voor de eerstelijnsopvang en advies maar als een dossier verder moet behandeld worden, zorgt Spreekbuis voor een correcte doorverwijzing naar de bevoegde diensten en actoren. De meeste meldingen gingen over welzijn, dan is het niet verwonderlijk dat Spreekbuis het vaakst doorverwees naar de preventieadviseurs psychosociaal welzijn en de vertrouwenspersonen. Op de derde plaats werd doorverwezen naar de leidinggevenden en op de vierde plaats naar Audit Vlaanderen als het ging om integriteitskwesties. Nieuw sinds vorig jaar is dat Spreekbuis de mensen die contact met hen opnemen, uitnodigt voor een korte tevredenheidsenquête. Die enquête bestaat uit 5 vragen en peilt naar hoe tevreden de oproepers waren over de snelheid waarmee Spreekbuis reageerde, de opvang en het advies dat ze kregen 21 mensen vulden de enquête in en gaven een gemiddelde tevredenheidscore van 4.02 op een schaal van 5. Niet alleen personeelsleden kunnen met vragen en meldingen terecht bij het meldpunt. Ook burgers, bedrijven en verenigingen kunnen bij ons aankloppen en dan doen ze via 1700, het centrale contactnummer van de Vlaamse overheid. Dat de Vlaamse overheid werk maakt van welzijn en integriteit mag geweten zijn en mensen die vragen hebben over ons beleid of het in de praktijk brengen daarvan, moeten dan ook bij ons terecht kunnen. We vinden het belangrijk dat we de vragen en meldingen die burgers, bedrijven en vereniging over deze thema s hebben, we kunnen samenwerken met Het is het gratis contactnummer van de Vlaamse overheid voor alle vragen over onze organisatie en daar hoort sinds afgelopen zomer ook integriteit bij. YVONNE Zo was er Yvonne, zij is zelfstandige en runt een boekhouderskantoor. Ze is 52 jaar maar ziet er veel jonger uit. In haar straat zijn al lang openbare werken aan de gang en haar klanten kunnen haar kantoor moeilijk bereiken. Ze heeft een dossier bij de Vlaamse overheid ingediend om een compensatie te vragen voor dit ongemak. Yvonne heeft al een paar keer de dienst die haar dossier behandelt, gecontacteerd maar ze heeft het gevoel dat ze met een kluitje in het riet wordt weggestuurd. Ze belt nu met 1700 om te vragen naar de voortgang van haar dossier. Yvonne krijgt een van de voorlichters van 1700 aan de lijn. Alle voorlichters van 1700 kregen vorige jaar een speciale opleiding over integriteit, zo weten ze welke signalen kunnen duiden op een integriteitskwestie. De voorlichter werkt op een gelijkaardige manier als Antje bij Spreekbuis: de voorlichter luistert aandachtig naar de vraag, noteert die gedetailleerd gaat na of Yvonne al bv. contact heeft opgenomen met de betrokken entiteiten en zal bekijken of de vraag/melding moet

4 worden doorverwezen naar een bepaalde bevoegde dienst of actor bv naar de klachtenmanager van de betrokken entiteit of bv naar de Ombudsdienst. Ook de cijfers van meldingen over welzijn en integriteit die 1700 in 2013 ontvingen hebben we op een rijtje gezet voor u: - In totaal ontving meldingen over integriteit en welzijn bij de overheid. Overheid gaat hier zowel over de Vlaamse, federale als lokale overheid. Burgers, bedrijven en verenigingen maken vaak niet het verschil tussen de diverse overheidsniveaus. Maar het merendeel ging wel over de Vlaamse overheid (27 meldingen waarvan 15 over integriteit en 8 over welzijn), 7 over de federale overheid (allemaal over integriteit) en 8 over lokale besturen (1 over welzijn en 7 over integriteit). Naast deze meldingen over situaties bij de overheid, ontving 1700 ook 142 meldingen over situaties op het werk en op school, vooral veel meldingen over pesten, geweld en ander grensoverschrijdend gedrag op school: 127 meldingen. Dat toont aan dat deze thema s leven in de maatschappij en dat mensen hiervoor ook contact opnemen met Het voorbije jaar kwam pesten op school regelmatig in de pers, dat merken de voorlichters van 1700 in het aantal contactopnamen. Veel groter welzijns- en integriteitsplaatje Spreekbuis en 1700 zijn maar twee puzzelstukjes uit een veel groter welzijns- en integriteitsplaatje. Het is belangrijk dat we ook de andere stukken er naast leggen om het groter plaatje te zien en een genuanceerd beeld te kunnen vormen. Zoals daarstraks gezien in het overzicht van de actoren, zijn er heel wat collega s aan de slag rond welzijn en integriteit. Hun bevindingen en ervaringen zijn ook belangrijk om mee op te nemen. Maar nog niet alles is in kaart gebracht, niet alle actoren doen aan registratie of niet iedereen verwijst op een gelijkaardige manier door. De cijfers die ik u bracht over Spreekbuis en 1700 zijn cijfers van een eerste werkjaar met nieuwe afspraken, registratiecategorieën en doorverwijsdiagrammen. We zijn nog volop hieruit aan het leren en zoeken naar hoe we nog beter kunnen doen. Dat betekent dat er in de toekomst nog heel wat werk en uitdagingen op de plank liggen: - We zijn op zoek naar relevante indicatoren om het integriteits- en welzijnsbeleid te meten en te evalueren en steeds te verbeteren. Bv. veel meldingen of vragen bij Spreekbuis betekent niet noodzakelijk dat er meer problemen zijn, het is mogelijk dat medewerkers sterk gesensibiliseerd zijn over de thema s en weten waar ze terecht kunnen en gebruikmaken van de kanalen. Het is dus ook belangrijk om correcte achtergrondinformatie te hebben om cijfers correct en genuanceerd te kunnen duiden. - Om correcte cijfers te hebben merken we dat de actoren een uniform registratie- en opvolgsysteem nodig hebben. We doen onderzoek om na te gaan of er toepassingen bestaat bij de Vlaamse overheid die ons een dergelijk systeem kunnen bieden. - Om het genuanceerd beeld te kunnen vormen hebben we input van verschillende actoren nodig. Zowel van de preventieadviseurs psychosociaal welzijn en de preventieadviseurs als van Audit Vlaanderen en van tal van andere actoren. - De globale cijfers en informatie delen is geen probleem maar entiteiten die aansluiten bij Spreekbuis vragen ook naar de resultaten voor hun entiteit: hoeveel meldingen waren er van hun medewerkers en waar gingen de meldingen over. Deze vraag is terecht, entiteiten willen

5 ook werk maken van hun welzijns- en integriteitsbeleid. Anderzijds moeten we zorgen dat de vertrouwelijkheid van de melders en hun meldingen gewaarborgd blijft. Daar zijn we nog op zoek op welke manier we kunnen terugkoppelen zonder het vertrouwen van de melders te schenden. - We merkten afgelopen jaar dat communicatie veel effect heeft. Daarom moeten we blijven inzetten op het bekendmaken van de kanalen waar mensen terecht kunnen met hun vragen en meldingen. - Ten slotte moeten we blijvend werken aan een opengesprekscultuur en een constructieve werksfeer waar medewerkers zich veilig weten om elkaar aan te spreken en om meldingen te doen. Hiermee wil ik ook meteen een oproep doen naar u allemaal om samen met ons verder te werken aan het uitbouwen en verbeteren van het meldpunt in samenwerking met de andere kanalen en om mee te zorgen voor een fijne en open werksfeer zodat de Vlaamse overheid een nog beter plek wordt om te werken en om mee samen te werken. Meer informatie vindt u op de integriteitswebsite waar een luik speciaal gewijd is aan het meldpunt. Daar komt na de paasvakantie nog meer cijfermateriaal en duiding op. U zal daarover nog een mail ontvangen. En in de toekomst zullen we daar verder blijven informeren over de resultaten van ons beleid Suggesties, feedback en vragen zijn steeds welkom. Dit kan op integriteit@vlaanderen.be. Als u nu vragen heeft, dan stelt u ze gerust