december 2013 SWOM Drukwerk: Mondtotmond reclame Mill Publiciteit is de grootste kunstvorm uit de twintigste eeuw

Transcriptie

1 december 2013 SWOM Drukwerk: Mondtotmond reclame Mill Publiciteit is de grootste kunstvorm uit de twintigste eeuw Beleidsnota Communicatie SWOM december 2013

2 Beleidsnota Communicatie SWOM Mondtotmond reclame : Informatiemiddag en Digitaal jong blijv (Marshall McLuhan) Ontwerp en drukwerk: ember Donderdag 5 sept Mill - Publiciteit is de grootste kunstvorm uit de twintigste eeuw I Inleiding Communicatie als succesfactor nader bezien. De eerste beleidsnota Communicatie `Communicatie: dé succesfactor`dateert van februari Deze tweede nota wordt geschreven in een veranderde tijd qua communicatie en gebruikte media. De SWOM is weliswaar een vrijwilligersorganisatie die zich inzet voor senioren, maar dat houdt niet in dat de organisatie niet met haar tijd moet meegaan. De beleidslijn die is ingezet vanaf de eerste nota is een goede lijn gebleken, gedragen door een goed functionerende, maar onderbezette Werkgroep Communicatie. Een herijking en verdeling van taken binnen de werkgroep zal een eerste vereiste zijn, evenals uitbreiding van het aantal leden. jaargang 26 nummer 10 december 2013 d n Booi d n Booi is een uitgave van Stichting Welzijn Ouderen Mill (SWOM) in samenwerking met de KBO s van Mill, Langenboom, Sint Hubert en Wilbertoord Onze website en de Werkgroep Communicatie SWOM heeft een Werkgroep Communicatie. Dit is een actieve groep, die eenmaal per maand vergadert. De leden van deze werkgroep houden zich o.a. bezig met de publiciteit over het beleid en de activi teiten van de SWOM. Zo geeft de coördinator Elly Meijnders is Communicatie, die in het bestuur momenteel coördinator van de SWOM zit, persberichten Communicatie van de uit naar alle media, dus dag en SWOM, maar zoekt weekbladen, radio, tv, websites een opvolger en sociale media over het beleid dat het SWOM bestuur ontwikkelt. Of dat zich nu op het gebied van organisatie, financiën of activiteiten begeeft. social media gaan: van site naar Stilstaan of door Mill d, Locatie: Myllesweer uur 5 september 2013 van Datum: Donderdag liotheek Oss. Bib van l Spreker: Jan de Waa Opgave SWOM: tel of Biblioplus tel. 048 egang! Gratis to d n Booi De leden van de werkgroep vergaderen gewoonlijk een keer per maand, een week voor de redactievergadering van d n Booi. Ze bereiden dan als het ware het blad d n Booi voor, zowel in technische en organisatorische als inhoudelijke zin, inclusief afbeeldingen, c.q. foto s. Ook nemen ze interviews af om in het blad d n Booi te plaatsen. Als het blad verschijnt worden de berichten op de website ( en op de facebook pagina van de SWOM gezet. Ook krijgen de media deze berichten in de vorm van een persbericht. Zo wordt in brede zin alles wereldkundig gemaakt. De coördinator Communicatie is eindverantwoordelijk voor de inhoud van alle berichtgeving naar buiten en werkt nauw samen met de voorzitter van het bestuur. Succesfactor Het is evident dat de SWOM door haar beleid, werkzaamheden en communicatie daarover, inmiddels bekend staat als een grote, degelijke, zelfstandige en bijna professioneel werkende organisatie, die hard werken niet schuwt. Even evident is het dat het altijd verstandig en gezond is kritisch te blijven op eigen functioneren. Het zou dus zeker niet verstandig zijn om de titel van de vorige nota dat communicatie gezien moet worden als dé succesfactor, klakkeloos als leidraad te hanteren. Dat zal in het vervolg van deze nota duidelijk worden. In deze beleidsnota beperken wij ons echter tot essenties. Meer weten Als u meer wilt weten over de taken en de werkwijze van de werkgroep, kunt u kijken op onze website Klikt u op Service. De werkgroep kan nog collega s gebruiken. Indien u wat voelt voor deze vrijwilligers functie kunt u contact opnemen met interim voorzitter Rob Vloet, tel , robvloet@swomill.nl of met coördinator Communicatie Elly Meijnders, , ellymeijnders@swomill.nl Wat de redactie heeft gehoord: Er zijn zoveel activiteiten in onze gemeente, wij hebben meer senioren nodig... Vacatures in het bestuur van de SWOM Er zijn vacatures in het bestuur van de Stichting Welzijn Ouderen Mill (SWOM). De heer Rob Vloet is interim voorzitter van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur. Er zijn echter meerdere vacatures. Indien u er voor voelt in het bestuur van de SWOM plaats te nemen, wordt u verzocht zich te melden bij de heer Vloet, tel , mail robvloet@swomill.nl. Het dagelijks bestuur vergadert 1 maal per maand, het algemeen bestuur vergadert momenteel 4 maal per jaar. STICHTING WELZIJN OUDEREN MILL U kunt op onze website kijken voor informatie over de diverse functies. Rob Vloet is momenteel interim voorzitter van de SWOM 1 Beleidsnota Communicatie SWOM

3 II Evaluatie Daar ook vrijwilligers kritisch naar hun werk moeten blijven kijken, lijkt de tijd aangekomen om het communicatiebeleid van de SWOM te evalueren, even om te kijken naar drie jaar communicatie beleid. II.1. Doelstellingen Goed is te constateren dat de meeste doelstellingen in hoofdstuk II van de vorige nota zijn gehaald. Weliswaar niet allemaal voor 100% uitgewerkt. Dit is een lijn die voortdurend moet worden doorgezet. De doelstellingen uit de nota Communicatie dè Succesfactor van 2010 en de huidige resultaten zijn onderstaand op een rijtje gezet: a. De communicatie is erop gericht dat de diverse doelgroepen van ouderen weten wat het aanbod van diensten en activiteiten is en er zoveel mogelijk gebruik van maken. Reactie: Dit houdt voortdurend de aandacht van het bestuur, evenals van de coördinator en werkgroep Communicatie. Zeker in het kader van de bezuinigingen en de crisis, is het zaak de senioren voortdurend voor te houden dat het goed voor ze is om van de activiteiten en diensten van de SWOM gebruik te maken. Dit heeft ook geleid tot de actie om twee keer gratis mee te doen bij aanvang van een activiteit. b. De communicatie is erop gericht om het imago van SWOM te versterken. Reactie: Dit streven wordt uitgevoerd door met name de beleidsmatige stappen van het bestuur actief naar buiten te brengen. c. De vrijwilligers van de diverse werkgroepen werken actief mee om hun activiteiten en diensten beter over het voetlicht te krijgen. Reactie: Het is onmogelijk voor de leden van de werkgroep Communicatie om alle vergaderingen van alle werkgroepen bij te wonen. De coördinator Activiteiten brengt verslag uit in het dagelijks bestuur, zodat Communicatie op de hoogte is. Echter, de bijeenkomsten van de werkgroepen Infoblok en Website worden wel altijd bijgewoond, zodat daar ook inhoudelijk kan worden bijgedragen. Er bestaat een actieve houding t.o.v. communicatie vanuit de werkgroep Coördinatoren Activiteiten, die zich bezig houden met de gemeentelijke activiteiten. d. De diverse vormen van communicatie en informatievoorziening van SWOM zijn eind 2011 of eerder op elkaar afgestemd en zijn ondersteunend aan elkaar. Reactie: Deze doelstelling is volledig gehaald en wordt gecontinueerd. e. Eind 2011 of eerder weten de diverse samenwerkingspartners wat de activiteiten, diensten en beleid van SWOM inhouden en werken ook daadwerkelijk met SWOM samen. Reactie: De samenwerkingspartners zijn wel op de hoogte van het werk van de SWOM, doch de communicatie is niet tweezijdig. Zo maken de partners wel graag gebruik van de communicatiekanalen van de SWOM als bijv. d n Booi en de website, maar de wijze van communicatie vanuit de SWOM naar de achterban van de partners moet nog worden besproken en geregeld. f. De communicatie is ook gericht op de burgers van de gemeente Mill en Sint Hubert en de lokale en regionale media zodat zij weten wat het aanbod van diensten en activiteiten en het beleid van SWOM is. Reactie: Deze doelstelling is volledig gehaald en wordt gecontinueerd. II.2. Doelgroepen De doelgroep van de SWOM is de senioren vanaf 60 jaar en ouder. Daarnaast maken we onderscheid in drie groepen senioren: - De zelfredzame en vitale senioren - De kwetsbare senioren die zich zelf met hulp (nog) weten te redden - De afhankelijke hulp behoevende en kwetsbare senioren. Bovengenoemde doelgroepen maken allen op de een of andere manier van de diensten of activiteiten van de SWOM gebruik, of dat nu gymnastiek, computercursus of Tafeltje dek je is. De doelgroepbenadering is vrij consequent doorgezet. Duidelijk is daarbij geworden dat de jongere zelfredzame senioren zich het moeilijkst laten benaderen, evenals de mantelzorgers en familie van de ouderen. In de vooruitblik in deze nota komen we daarop terug. Binnen de secondaire doelgroepen blijft er wat dat betreft ook nog wat te wensen over. Voorbeelden van de secondaire doelgroepen: mantelzorgers en Steunpunt Mantelzorg familie van de (kwetsbare) senioren beroepskrachten en besturen/management van thuiszorgorganisaties of zorginstellingen onderwijsinstellingen cliëntenraden waaronder Wmo cliëntenraden en Burger participatieraad (BPR) gehandicapten organisaties en stichtingen zoals MEE buurtverenigingen en dorpsraden bibliotheek gemeentelijke- en regionale politiek Door het optimaal communiceren met secondaire doelgroepen zijn we beter in staat onze doelstellingen te realiseren. Laat onverlet dat hierbij het voortouw bij het bestuur van de SWOM moet liggen. Communicatie is meestal volgend aan beleid. 4 Beleidsnota Communicatie SWOM

4 II.3. Interne communicatie. Bijeenkomsten De interne communicatie is voortvarend opgepakt. Begonnen met de bijeenkomst van de coördinatoren op 21 januari 2010, zijn deze informatie bijeenkomsten met de vrijwilligers doorgezet. In de vorm van interviews die door de werkgroep Communicatie werden afgenomen bij vrijwilligers die op cruciale plaatsen binnen onze organisatie werken, werden de contacten tussen de werkgroepen versterkt. De Nieuwjaarsontbijt bijeenkomst en de jaarlijkse vrijwilligersbijeenkomst droegen daar ook in grote mate aan bij. Het koffiedrinken van de werkgroep met de chauffeurs van Tafeltje dek je en een vertegenwoordiger van de werkgroep Communicatie, bleek ook een uitstekend bindmiddel. In 2012 bleek, communicatief gezien, de Culturele Manifestatie in april, een goed middel om de SWOM als een actieve organisatie voor het voetlicht te brengen. Nieuwsbrief Tevens werd een enkele keer, indien de vrijwilligers nodig iets moesten weten, gebruik gemaakt van een digitale nieuwsbrief. Het grootste deel van de vrijwilligers beschikt over internet en maakt gebruik van . Door deelname aan een workshop OOVB adviseurs en accountants in het voorjaar van 2013, is gebleken dat het gebruik van berichten een zeer goed middel is om vrijwilligers, maar ook deelnemers aan de activiteiten en diensten van de SWOM te binden. De nieuwsbrief moet dan wel een eigen gezicht krijgen. Interviews In d n Booi werden veel vrijwilligers in het zonnetje gezet door ze te interviewen over hun werk als vrijwilliger. De bezuinigingen hebben roet in het eten gegooid, er was meestal geen plaats meer hiervoor in d n Booi. Incidenteel verschijnen dit soort vraaggesprekken nog, waarbij een begingedeelte in d n Booi wordt geplaatst en verder verwezen wordt naar de website. II.4. Communicatie middelen. Folders Er is veel inspanning gestoken in de communicatiemiddelen van de SWOM. Zo is het hele folderbestand over de activiteiten en diensten vernieuwd. Tevens is een registratiesysteem opgezet voor de verspreiding van de communicatiemiddelen. Hierdoor is een regelmatige evaluatie van de verspreiding en een richtlijn voor de uitgaven van de financiën mogelijk gemaakt. Huisstijl De nieuwe huisstijl van de SWOM is bij alle informatiedragers en communicatiemiddelen consequent doorgevoerd, hetgeen heeft geleid tot een verhoging van de herkenbaarheid. Flyers Bij de gemeentelijke en maandelijkse activiteiten zijn het met name de posters en flyers, persberichten, d n Booi en de website, die helpen bij de bekendmaking van deze activiteiten. De oplage van flyers voor verspreiding is uit tactische overwegingen omlaag gehaald. Het verschil in prijs tussen een oplage van 500 of is minimaal, maar het was niet goed voor het imago van SWOM om grote stapels overbodige flyers op sommige plaatsen te hebben liggen. Activiteiten Bij de wekelijkse activiteiten is d.m.v. interviews met deelnemers en vrijwilligers in d n Booi van de verschillende sectoren getracht een verhoging van het aantal deelnemers te bewerkstelligen. Thans kunnen deze activiteiten, wegens de bezuinigingen, minder via d n Booi en meer via de website en via persinformatie naar de media onder de aandacht worden gebracht. Informatieposter Een succesvol middel is de poster met achterop informatie van de SWOM gebleken. Deze is in het kader van het 25-jarig bestaan van de SWOM uitgegeven. Ook is er een Activiteiten magazine, tegelijk met d n Booi, uitgebracht. Deze is tevens verspreid over de (openbare) gebouwen, artsen, fysiotherapeuten etc. Manifesteren SWOM In de praktijk is gebleken dat het manifesteren van de SWOM bij alle gelegenheden die zich voordoen, niet mogelijk is. Hiervoor zou de menskracht nog vele malen groter moeten zijn. Laat staan dat er hiertoe initiatieven kunnen worden ontplooid. Zo zijn er nog geen bestuurlijke, structurele contacten met buurtverenigingen en dorpsraden. Dit blijft aanbevelenswaardig, daar deze organisaties dicht bij de buurtbewoners staan. II.4.a. d n Booi en de website. d n Booi In de nota Communicatie: dé succesfactor werd d n Booi het belangrijkste communicatiemiddel van de SWOM genoemd. De redactie van d n Booi heeft, na een evaluatieperiode, besloten over te gaan tot noodzakelijke bezuinigingen en de pagina s van de uitgaven te verminderen. Om toch te zorgen dat de senioren over de nodige informatie konden beschikken, werd meer en meer van de website gebruik gemaakt. Dat betekent wel enige ergernis over verwijzingen in d n Booi naar de website. Bovendien maken nog niet alle ouderen gebruik van internet. Helaas is dat een keuze, waar we niet onderuit kunnen. D n Booi wordt naar een groot bestand digitaal verspreid. Dit bestand bestaat uit diverse (professionele) organisaties. Vraag blijft hoe en aan welke doelgroepen we de digitale verspreiding kunnen uitbreiden. 6 Beleidsnota Communicatie SWOM

5 Website Van het begin af aan is de opzet en het gebruik van de website naast d n Booi een succesfactor geweest. Dat blijkt mede uit de metingen van het bezoekersaantal. Zoals boven genoemd, is er een wijziging opgetreden in het gebruik van d n Booi. Minder pagina s en meer verwijzingen naar de website, doch ook meerwerk door het aanleveren van input voor de website. Een voortdurende zorg daarbij is om de senioren constant op allerlei manieren op de website te blijven wijzen, om het bezoekersaantal hoog te houden. De website wordt regelmatig gemeten en wordt heel goed bezocht. Je ziet een stijging van het aantal bezoekers na het verschijnen van d n Booi of een persbericht in de media van de SWOM. Een groot pluspunt is het gebruik van beeldmateriaal op de website. De werkgroepen Website en Communicatie hebben de website geëvalueerd en wijzigingen en verbeteringen doorgevoerd. Hierdoor is nog aantrekkelijker en toegankelijker geworden. III Conclusies en vooruitblik III.1. Deelnemers. Uit het bovenstaande blijkt enige tevredenheid over de gang van zaken met betrekking tot het communicatiebeleid van de SWOM. Echter, zaken als bijvoorbeeld het teruglopend aantal deelnemers, nopen voortdurend tot actie. Zo loopt in 2013 de actie van de aanbieding van twee keer gratis meedoen bij wekelijkse activiteiten. Zo heeft enkele maanden de actie met de beloning van een cadeaubon gelopen om meer bezoekers op de website te krijgen. Zo is er de actie om via een prijsvraag en een beloning de bezoekers van de Culturele manifestatie te bewegen een naam voor de manifestatie te verzinnen (waar niemand aan mee heeft gedaan). Allemaal activiteiten die om publiciteit vragen in brede zin. III.2. Nieuwe activiteiten. De SWOM heeft in 2013 nieuwe maandelijkse activiteiten ontplooid, voortgekomen uit ideeën van een groep alleenstaanden. Allereerst dansmiddagen met levende muziek, vervolgens bijeenkomsten waarbij samen wordt gegeten. Beide bijeenkomsten worden gehouden in Café Royal in Mill. De werkgroep Gezondheid en Zorg nam in oktober het initiatief tot het vormen van gespreksgroepen over allerlei onderwerpen, genaamd Samen praten. Deze 3 activiteiten hebben met elkaar gemeen dat zij vaste data hebben voor een jaar. Dat maakt dat er flyers gemaakt kunnen worden voor de werving van deelnemers voor een heel jaar. Bovendien is het belangrijk, dat steeds in d n Booi en via website en persinformatie vooruit gekeken wordt naar de data van de bijeenkomsten. Daarmee is het mogelijk de interesse en de deelname levend te houden. III.3. Sociale media. De SWOM heeft de zorg om de doelgroepen mantelzorgers en familie van de ouderen te bereiken, evenals de jongere, zelfredzame senioren, die vinden dat zij de doelgroep niet zijn omdat zij nog niet oud genoeg zijn. De enige conclusie om dit te bewerkstelligen is voor het dagelijks bestuur van de SWOM en de werkgroep Communicatie om de sociale media bij het werk van de SWOM te betrekken. Hiervoor zijn de eerste stappen genomen. De SWOM is op facebook gegaan: SWOM. Er is samenwerking gezocht en gevonden met Biblioplus. Op 5 september is er een informatiemiddag in Myllesweerd georganiseerd over sociale media, die door 112 deelnemers werd bezocht. Voorts heeft Biblioplus 2 cursussen georganiseerd over enerzijds de Ipad en anderzijds Klik en Tik. Het Senioren Hobby Centrum heeft vanaf september een eigen cursus ontwikkeld, die op 5 september is toegelicht. Computer opleiding Om het bovenstaande voor een zo breed mogelijke doelgroep toegankelijk te maken, is de bestaande computer opleiding van de SWOM onontbeerlijk om voor zoveel mogelijk senioren, die nog nooit met een computer hebben gewerkt, de digitale weg te openen. Een koppeling met d n Booi, de website en de media lijkt logisch en vanzelfsprekend, maar moet consequent worden doorgevoerd, wil de inspanning die er in wordt gestoken, resultaat hebben. Samenwerking Het samenwerkingsverband met de KBO s is goed en het overleg met het Senioren Hobby Centrum (SHC) is hierbij ook van belang. Het gebruik maken van elkaars voorlichtingsmiddelen is nog niet ver genoeg doorgevoerd, dit moet bespreekbaar worden gemaakt. Tot nu toe wordt alleen maar van d n Booi en de SWOM website gebruik gemaakt. III.4. Mediabeleid De werkgroep Communicatie beschikt over een groot bestand van mailadressen van media, met name lokaal, maar zo nodig, ook regionaal. Er bestaat een goede relatie met de media en persinformatie van de SWOM wordt, zeker in de huis-aan-huisbladen, ongewijzigd opgenomen, dikwijls met foto s. De dagbladen zijn selectief en geneigd tot aantrekkingskracht naar sociale structuren in de berichtgeving. Het voeden van alle media zal echter prioriteit moeten blijven behouden. 8 Beleidsnota Communicatie SWOM

6 IV Doelstelling Prioriteit Doel Het gebruik van sociale media en het daardoor mogelijk beter bereiken van de doelgroepen mantelzorgers en familie van de ouderen zal met kracht worden aangepakt. Zie ook het projectplan toepassen social media van 20 maart Uitbreiding van de werkgroep Communicatie zal voortdurende aandacht krijgen, evenals de taakverdeling onderling Financiële bron Fonds Rabobank V Tot slot De kracht van communicatie zit in de herhaling. Dat betekent meer gebruik maken van diverse websites en facebook, naast de gebruikelijke media. De ingangen bij de laatste media zijn goed te noemen. Het vergt echter voortdurend inspanning om deze ook goed te houden. Dat betekent intensivering van het gebruik van de sociale media met verwijzingen in d n Booi, in de persinformatie en op de website. Er bestaat nog geen adressenbestand van websites waar de persinformatie naar toe wordt gezonden. Daar moet aan worden gewerkt. Wel wordt Inmill.nl steeds bij het werk en de activiteiten van de SWOM betrokken. Conclusie kan zijn dat deze moderne digitale tijd dan wel geld kan schelen, maar dat het van niet minder vrijwilligers inspanning en werk vraagt. 3. a. Koppeling van informatie van d n Booi > persinfo > website > facebook en v.v. consequent doorvoeren bij alle activiteiten SWOM b. Registratie lijst van externe websites maken t.b.v. verzending persinfo. oktober 2013 Werkgroep Communicatie Elly Meijnders, Ria Kuppen, Guus Fonteijn, Gerda Selten. 4. Het gebruik van de interne nieuwsbrief zal gericht worden ingezet. De nieuwsbrief moet dan ook een duidelijk gezicht krijgen. 5. Samenwerkingspartners via bestuur stimuleren tot gebruik van wederzijdse communicatiekanalen. 6. Digitale verspreiding d n Booi uitbreiden. Verspreiding wordt nu door ouderenwerker uitgevoerd. 7. Website een maal per jaar evalueren en noodzakelijke wijzigingen doorvoeren. 8. Data maandelijkse activiteiten blijvend publiceren om aandacht vast te houden 9. Nieuwe actie stimulering aantal deelnemers wekelijkse activiteiten p.m. 10 Beleidsnota Communicatie SWOM