Handreiking. Communicatie over de gemeentepolis. Bureau BS&F Dokter Klinkertweg 10c 8025 BS Zwolle. T I. E.

Transcriptie

1 Handreiking Communicatie over de gemeentepolis Bureau BS&F Dokter Klinkertweg 10c 8025 BS Zwolle T I. E. BS&F 2014

2 Inhoudsopgave 1 INLEIDING KEUZES RONDOM COMMUNICATIE OVER DE CZM Bepalen van ambitie Bepalen beschikbare middelen Bepalen doelgroep(en) Lokaliseren van de doelgroep(en) Welke communicatiemiddelen Start en afronding van de gerichte communicatie over de CZM VERVOLG Pagina 2 van 11 BS&F 2014

3 1 Inleiding Veel gemeenten hebben een Collectieve Zorgverzekering voor Minima (CZM) afgesloten. Hoe hoger de deelname aan de CZM hoe effectiever het instrument CZM is. Veel gemeenten kiezen er daarom voor om de deelname aan de CZM stimuleren. Dit kan enerzijds door bestuurlijke keuzes rondom de CZM te maken of heroverwegen. De keuze voor bijvoorbeeld een bijdrage in de premie of het uitbreiden van de omvang van het pakket van de aanvullende verzekering leidt ertoe dat de collectiviteit aantrekkelijker wordt. Dit kan de deelname aan de CZM verhogen. Deze en andere bestuurlijke keuzes worden in deze handreiking buiten beschouwing gelaten. BS&F heeft een separate aanpak ontwikkeld voor gemeenten die alle bestuurlijke keuzes rondom de CZM willen heroverwegen en kan dit proces faciliteren. Anderzijds kunnen gemeenten invulling geven aan hun rol om de deelname aan de CZM te stimuleren door te communiceren over de CZM. Doel van deze handreiking is gemeenten een denkkader aan te reiken bij de voorbereiding van communicatie over de CZM, door keuzes voor te leggen. De antwoorden hierop vormen de basis voor een vervolg, zoals het opstellen van een plan van aanpak gericht op het verhogen van de deelname aan de CZM. Pagina 3 van 11 BS&F 2014

4 2 Keuzes rondom communicatie over de CZM 2.1 Bepalen van ambitie De afweging om al dan niet met de doelgroep te communiceren over de CZM begint bij het bepalen van het ambitieniveau. Deze kan onder andere worden verwoord in de deelnamegraad die de gemeente nastreeft. Ruim 75% van de uitkeringsgerechtigden en ongeveer 20% van de overige minima hebben een CZM afgesloten. Gemiddeld bedraagt de deelname aan de CZM circa 40% van de minima in Nederland. Hierbij is het zinvol een ambitie te formuleren, waarbij een gewenste deelnamegraad over een aantal jaren wordt bepaald. Zo kan jaarlijks naar de gewenste deelnamegraad worden toegewerkt. Van belang hierbij is ook om te weten wat de verwachte omvang van de potentiële doelgroep minima in absolute aantallen is. - Wat is het ambitieniveau met betrekking tot de deelnamegraad aan de CZM? o Laag o Middel o Hoog - Binnen welke termijn dient deze ambitie verwezenlijkt te zijn? o 1 jaar o 3 jaar o 5 jaar 2.2 Bepalen beschikbare middelen Belangrijk is dat de omvang van de communicatie-uitingen aansluit op de ambitie. Hoe intensiever de communicatie, hoe meer kans op succes. Echter ook des te arbeidsintensiever de uitvoering ervan zal zijn en des te meer budget er benodigd is voor de CZM. - Is er voldoende capaciteit en budget om de ambitie te realiseren? Pagina 4 van 11 BS&F 2014

5 2.3 Bepalen doelgroep(en) Er kan communicatie plaatsvinden over de CZM naar de huidige deelnemers en naar potentiële deelnemers. Veel voorkomende motieven die gemeenten hebben om naar de huidige deelnemers te communiceren zijn: - Kwetsbare groepen helpen bij het heroverwegen van hun zorgverzekering; - De wens om de huidige deelnamegraad vast te houden; - Het minimabeleid actief uit te dragen. Huidige deelnemers ontvangen in ieder geval van de verzekeraar medio november een mailpack, waarin een brief, de nieuwe polis en een beschrijving van het pakket voor het komende jaar zijn opgenomen. Een optie is om de gemeentelijke communicatie af te stemmen of te combineren met de inhoud van deze mailpack. Potentiële deelnemers zijn lastiger te lokaliseren. Daarbij komt dat de situaties van potentiële deelnemers sterk van elkaar verschillen. Het is daarom aan te bevelen om doelgroep potentiële deelnemers nader te segmenteren. Gemeenten hanteren als doelgroep voor de CZM uitkeringsgerechtigden en mensen met een inkomen tot en met de in de gemeente geldende norm (overige minima). Relevante verschillen hiertussen zijn: Uitkeringsgerechtigden - Te lokaliseren via het uitkeringsbestand - Mogen altijd meedoen aan de CZM - Wel / niet verzekerd bij contractverzekeraar Overige minima - Komen deels of niet voor in verschillende gemeentelijke bestanden - Moeten worden getoetst of wordt voldaan aan de gestelde inkomens- en of vermogensnorm. - Wel / niet verzekerd bij contractverzekeraar Uitkeringsgerechtigden zijn vrij eenvoudig te signaleren en doordat ze uitkeringsgerechtigd zijn behoeven ze niet aanvullend te worden getoetst. Overige minima zijn lastiger te signaleren en de procedure van het vaststellen van het recht op deelname aan de CZM is doorgaans arbeidsintensiever. Een andere interessante invalshoek is de kennis over de verzekeringssituatie van de potentiële deelnemer. Zo kan uit een koppeling van bestanden tussen gemeenten en zorgverzekeraar een subgroep zichtbaar worden, bijvoorbeeld uitkeringsgerechtigden die zijn verzekerd bij de contractverzekeraar 1 maar nog niet meedoen aan de collectiviteit. Hierop kan vervolgens weer gerichte actie worden gezet. 1 Hiermee wordt de verzekeraar bedoeld, waarmee de gemeente een overeenkomst inzake een CZM heeft gesloten. Pagina 5 van 11 BS&F 2014

6 In totaal zijn 5 doelgroepen te benoemen die als volgt kunnen worden onderverdeeld: Minima Huidige deelnemers Potentiële deelnemers Uitkeringsgerechtigden Overige minima Verzekerd bij contractverzekeraar Elders verzekerd Verzekerd bij contractverzekeraar Elders verzekerd Figuur: 1 te segmenteren doelgroepen. - Welke doelgroepen worden onderscheiden, waarop de communicatiecampagne zich specifiek gaat richten? - Is het gewenst om hierbij bestandsvergelijkingen te laten plaatsvinden tussen bestanden van de gemeente en de verzekeraar? 2.4 Lokaliseren van de doelgroep(en) De deelnemers die een uitkering van de gemeente ontvangen, staan vermeld in het uitkeringsbestand. Deze voor de gemeente bekende minima kunnen relatief eenvoudig worden gelokaliseerd. De gemeente kan het uitkeringsbestand vergelijken met het verzekerdenbestand van de verzekeraar. Dit levert als resultaat op dat zichtbaar wordt welke uitkeringsgerechtigden deelnemen aan de CZM en welke niet. Doorgaans zijn verzekeraars bereid om een dergelijke bestandsvergelijking uit te voeren. Met verzekeraars wordt dan ten behoeve van deze bestandsvergelijking een privacyprotocol overeengekomen, zodat vertrouwelijk met persoonsgegevens wordt omgegaan. Overige minima komen voor een deel voor in gemeentelijke bestanden en voor een deel niet. De voor de gemeente onbekende minima komen voor een deel voor in bestanden van overige overheidsinstanties en voor een deel worden deze minima alleen gelokaliseerd nadat ze uit eigen beweging contact hebben opgenomen met de gemeente. Pagina 6 van 11 BS&F 2014

7 Enkele suggesties om minima te lokaliseren: Het lokaliseren van overige bekende minima kan plaatsvinden via (gemeentelijke bestanden): - Downloads van de GBA, van Sociale Zaken (bijstand, bijzondere bijstand, WMO, gesubsidieerd werk) - Kwijtscheldingen voor gemeentelijke heffingen - Overige lokale regelingen (participatiefonds en schuldhulpverlening, gemeentepas) Ook kunnen gemeenten intermediairs aanwenden om de onbekende minima te lokaliseren. Hierbij kan worden gedacht aan: - Zorginstellingen; - Huisartsenposten; - Consultatiebureaus; - Tandartsen; - Opticiens; - Kerken (diaconieën); - Humanitas; - Maatschappelijk werk; - Voedselbanken; - Bibliotheken; - (Kantines) sportverenigingen; - Zorgaanbieders; - Lokale maatschappelijke organisaties. - Tot slot kan de gemeente communiceren over de CZM via internet ( - Welke bestanden worden aangewend om de doelgroep te lokaliseren? - Is het wenselijk dat de bestanden worden gekoppeld met het verzekerdenbestand van de verzekeraar? - Is het gewenst om hierbij bestandsvergelijkingen te laten plaatsvinden tussen bestanden van de gemeente en overheidsinstanties? - Worden er externe partijen ingeschakeld om de doelgroep te lokaliseren? - Welke overige inspanningen worden verricht om minima te lokaliseren? Pagina 7 van 11 BS&F 2014

8 2.5 Welke communicatiemiddelen Nadat de doelgroepen zijn benoemd kan worden bepaald welke communicatiemiddelen worden ingezet en ontwikkeld. De bekende minima kunnen gericht worden benaderd via een brief. Gemeenten kunnen ook andere instrumenten inzetten voor de moeilijk te bereiken doelgroepen. Te denken valt aan: - Posters; - Flyers; - Folders; Gemeentelijke website; - Advertentie huis aan huisblad; - Gemeentepagina lokale kranten; - Aandacht op lokale radio; - Persberichten van gemeente; - Informatiepakket voor medewerkers van maatschappelijke organisaties (intermediairs). BS&F stelt ter inspiratie enkele voorbeeldbrieven beschikbaar, welke in samenwerking met een communicatiebureau speciaal voor de doelgroep zijn ontwikkeld. Hierbij is rekening gehouden met de laaggeletterdheid onder de doelgroep. Deze kunnen worden opgevraagd of zijn te downloaden op - Welke communicatiemiddelen worden ingezet? - Hoe en door wie worden deze communicatiemiddelen ontwikkeld? Pagina 8 van 11 BS&F 2014

9 2.6 Start en afronding van de gerichte communicatie over de CZM Het vierde kwartaal is een goed moment om te communiceren over de CZM, omdat alle zorgverzekeraars rond november hun pakket en premie voor het volgende jaar communiceren. Jaarlijks per 1 januari kan de zorgverzekering worden opgezegd. Elders verzekerden (die moeten overstappen om te kunnen deelnemen aan de CZM) kunnen gebruik maken van de opzegservice van verzekeraars, zodat het overstappen door de verzekerde kan worden geregeld met het zetten van een vinkje op een formulier. Echter dit moet dan wel tijdig zijn ingeleverd bij de zorgverzekeraar. Pagina 9 van 11 BS&F 2014

10 De stappen die in een globaal tijdspad gezet kunnen worden zijn: - Voorbereiding; - Communicatie naar doelgroep; - Reactietermijn; - Toetsing door gemeente; - Aanmelden bij verzekeraar (door gemeente of deelnemer via Het strekt tot aanbeveling om hierover afstemming te hebben met de verzekeraar. - Wanneer gaat de communicatiecampagne van start? - Tot wanneer kunnen deelnemers hierop reageren? - Kunnen burgers zich rechtstreeks aanmelden via Pagina 10 van 11 BS&F 2014

11 3 Vervolg Nadat de keuzes zijn gemaakt, zoals deze in hoofdstuk 2 aan de orde zijn gekomen kan een vervolg er als volgt uit zien: 1. Formeren van een projectgroep; 2. Overleg tussen de gemeente en de verzekeraar; 3. Vastleggen van de ambitie, de keuzes en afspraken met de verzekeraar in het plan van aanpak ; 4. Uitvoeren van het plan van aanpak; 5. Evalueren van de communicatie over de CZM. BS&F ondersteunt graag initiatieven die leiden tot een effectievere CZM. Desgewenst kan worden ondersteund bij het opstellen van een plan van aanpak om deelname aan de CZM te verhogen. Voor vragen en opmerkingen over deze handreiking of ondersteuning bij communicatie over de CZM kan contact worden opgenomen met BS&F. Pagina 11 van 11 BS&F 2014