Methoden: besturen van bedrijfsprocessen

Transcriptie

1 Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) Hoofdstuk 12 Methoden: besturen van bedrijfsprocessen Het personeelsbestand van ESS is aan het vergrijzen; op niet al te lange termijn zal een groot deel van de medewerkers de pensioengerechtigde leeftijd bereiken. Instroom van jonge medewerkers is hard nodig, alleen al om het vertrek van de ouderen op te vangen. Eigenlijk moet die instroom nog groter zijn dan dat, want ESS heeft ook nog eens groeivoornemens. Maar de instroom van jongeren verloopt niet vlot. Ten eerste trekt het werken in de techniek minder jongeren dan vroeger dus minder jongeren volgen een technische opleiding. En degenen die een technische opleiding hebben gevolgd, hebben eerder de voorkeur voor een groot en bekend bedrijf, zoals Philips of Siemens, dan een bedrijf als ESS. Ze verwachten bij een grote werkgever meer interessant werk, doorgroeimogelijkheden en kansen op internationale ervaring. ESS kan daar wel iets tegenover stellen: een salariëring die gemiddeld net iets hoger ligt dan het bedrijfstakgemiddelde en een groeiend bedrijf, wat betekent dat daar ook loopbaankansen ontstaan. Verder een bedrijf met een goede reputatie en zicht op continuïteit. Ten slotte is het voor nogal wat jongeren aantrekkelijk om werk te vinden in hun eigen regio, zodat ze in de buurt van hun familie en vrienden kunnen blijven wonen. Het is nu begin december. Het hoofd Personeelszaken wil een campagne starten die uiterlijk 1 april moet beginnen en gedurende zes maanden zal doorlopen, dus tot en met september, en bedoeld is ESS op het netvlies te krijgen bij technische schoolverlaters uit het mbo en afstudeerders uit het hbo. Het doel is om in die periode ongeveer twintig nieuwe jonge medewerkers binnen te halen. Als assistent van het hoofd Personeelszaken wordt u gevraagd de netwerkplanning van een onderdeel van dit (meeromvattende) project op te stellen. Het betreft het deelproject Pr/communicatiecampagne van ESS op websites van technische opleidingen in Nederland. Er zijn diverse mogelijkheden voor een bedrijf als ESS om pr/communicatie te koppelen aan websites van opleidingen. Om te beginnen is door de afdeling personeelszaken, in overleg met de afdeling marketing van ESS, gekozen voor een campagne via een ESS-banner die aan opleidingen zal worden aangeboden om op hun websites geplaatst te worden. Daarin komt een link naar een ESSpresentatiefilmpje via YouTube en een link naar de pagina Stage en Werk bij ESS op de ESSwebsite. Op Facebook wordt een volgersgroep voor ESS aangemaakt. Deelnemers daarin krijgen toegang tot een semibesloten deel van de ESS-website waar docenten, leerlingen en studenten informatie over vaktechniek, de ESS-producten en -diensten en beeldmateriaal kunnen downloaden voor lessen en werkstukken. Uiteraard is ESS bereid te betalen voor deze zichtbaarheid op de websites van opleidingen; het geld daarvoor komt uit het personeelswervingsbudget. Overige mogelijke acties richting opleidingen, zoals open dagen of excursies bij ESS of mogelijke Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H12 p. 1/5

2 gastdocentschappen vanuit ESS, vallen buiten dit deelproject, dat helemaal is toegespitst op het digitaal bereiken van de doelgroep. De voorbereiding van de campagne kan op zijn vroegst na de kerstperiode, op 1 januari dus, ter hand worden genomen. Dat betekent dat daarvoor 13 werkweken (1 januari -1 april) ofwel 5 x 13 = 65 werkdagen doorlooptijd beschikbaar is. Opdracht Betreft: Project instroom jonge technische medewerkers Deelproject: Pr/communicatiecampagne voor ESS via websites van technische opleidingen Maak een netwerkplanning voor het deelproject: (a) identificeer de benodigde projectactiviteiten; geef daarbij aan hoeveel tijd ze bij benadering zullen kosten en hoe ze samenhangen; (b) maak het relatiediagram en geef het kritieke pad aan; (c) zorg ervoor dat het kritieke pad niet groter is dan het beschikbare tijdvenster van 65 werkdagen. Uitwerking NB: het onderstaande is een voorbeeld. Andere varianten zijn ook mogelijk. (a) Benodigde projectactiviteiten Code Activiteit Kan starten na voltooien van activiteit Schatting doorlooptijd in werkdagen Omschrijving A Deelprojectplan - 5 Voorstel, gericht aan de directie inzake maken en goed doel, fasering en uitvoering van het laten keuren. deelproject. B Inventariseren A 16 Uitzoeken welke opleidingen voor ESS opleidingen. relevant zijn; bijbehorende websites en contactgegevens websitebeheerder. C Verkennen van B 8 Voorbeelden zoeken en bestuderen van mogelijkheden. ten minste twintig met ESS vergelijkbare bedrijven: hoe die de doelgroep jonge potentiële medewerkers digitaal benaderen. Tussentijdse mijlpaal Groen licht voor het deelproject. Opleidingen, websites, contactpersonen in kaart gebracht. Vergelijkingsmateriaal beschikbaar als referentie voor de testversie van het campagnemateriaal. Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H12 p. 2/5

3 Code Activiteit Kan starten na voltooien van activiteit Schatting doorlooptijd in werkdagen Omschrijving D Externe A 12 Drie offertes aanvragen van externe ontwikkelaar pr/communicatiebureaus met ervaring in selecteren en het onderwijsveld; één selecteren en opdracht opdracht verlenen. verlenen. E Contact leggen B 20 Pr/communicatiemogelijkheden voor ESS met websitebeheerders. op de websites van opleidingen bespreken: bereidheid, technische, organisatorische en financiële aspecten verkennen. F Campagne C, D 20 Gericht op de doelgroep scholieren en ontwikkelen studenten die ESS wil binnenhalen. (testversie). G Externe E, F 12 Bij testpanels van leerlingen en studenten testronde. promotiemateriaal testen. H Campagne G 10 Gericht op doelgroep scholieren en ontwikkelen studenten. (definitieve versie). I Standaardovereenkomst E, F 3 Vorm, inhoud en algemene voorwaarden bepalen voor af te sluiten opstellen. overeenkomsten tussen ESS en opleidingen. J Overeenkomsten I 8 Met opleidingen die willen en kunnen meewerken aan de ESS-campagne een afsluiten. overeenkomst sluiten. K Campagne J, H 5 Bij de deelnemende opleidingen ESScampagne lanceren. op de websites plaatsen en activeren. Tussentijdse mijlpaal Externe ontwikkelaar gecontracteerd. Bekend welke opleidingen kunnen en willen meewerken ( potentiële partners ). Testversie gereed. Externe proefronde uitgevoerd. Definitieve versie van de campagne gereed. Standaardovereenkomst gereed. Overeenkomsten gesloten met opleidingen die mee willen doen. Campagne is van start gegaan. b) Het relatiediagram ziet er als volgt uit: A B C E I J K D F G H Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H12 p. 3/5

4 c) In het project zitten de volgende doorlooppaden met elk een bepaalde doorlooptijd: activiteiten -> A B C D E F G H I J K doorlooppaden tijd A-B-E-I-J-K < 65 dgn OK A-B-E-G-H-K > 65 dgn niet goed A-B-C-F-I-J-K < 65 dgn OK A-B-C-F-G-H-K >65 dgn niet goed / kritieke pad A-D-F-I-J-K < 65 dgn OK A-D-F-G-H-K < 65 dgn OK Het kritieke pad overschrijdt de maximale limiet van 65 werkdagen met 11 werkdagen; ook het één na langste pad overschrijdt deze limiet nog met 3 werkdagen. Gezocht moet worden welke activiteiten kunnen worden bekort in doorlooptijd of eventueel zelfs geschrapt. Besloten wordt in elk geval niet nu al te beknibbelen op de ontwikkel-, test- en lanceringsactiviteiten die essentieel zijn voor dit deelproject, dus de activiteiten F, G, H en K blijven buiten schot. Activiteit A is geheel een interne activiteit en kan enigszins worden ingekort door te zorgen voor snelle besluitvorming door de directie. In plaats van 5 dagen moet 3 dagen haalbaar zijn als het deelprojectvoorstel meteen op de agenda wordt gezet van de eerste directievergadering in de eerste week van het nieuwe jaar. Activiteit B (inventariseren van opleidingen) is noodzakelijk, maar is in te korten door de hulp in te roepen van de branchevereniging voor metaal- en elektrotechnische bedrijven waarvan ESS lid is. Zij blijken te beschikken over een actueel overzicht van alle relevante opleidingen in Nederland wat voor brancheleden gratis te verkrijgen is. Dat betekent dat deze activiteit tot de helft in doorlooptijd kan worden teruggebracht; dus activiteit B kan van 16 naar 8 dagen worden teruggebracht. Activiteit C is nuttig (kijken hoe ten minste 20 bedrijven die vergelijkbaar zijn met ESS een dergelijke campagne doen), maar die inventarisatie kan desnoods worden ingeperkt tot 10 voorbeelden. Dat levert een doorlooptijdwinst van naar schatting 3 dagen op, dus activiteit C gaat van 8 naar 5 dagen. Proberen activiteit D in te korten heeft geen zin, want deze activiteit zit niet op het kritieke pad of het andere pad dat ingekort moet worden. Voor activiteit E geldt dat het ook niet op het kritieke pad zit. Het zit wel op het andere pad dat moet worden ingekort, maar dat wordt al voldoende ingekort door de maatregelen die hiervoor staan; deze activiteit nog meer inkorten heeft geen zin. Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H12 p. 4/5

5 De activiteiten A, B en C worden dus ingekort met respectievelijk 2, 8 en 3 dagen, wat het onderstaande resultaat oplevert, waarbij het hele deelproject binnen het opgelegde tijdvenster van 65 dagen blijft: activiteiten -> A B C D E F G H I J K doorlooppaden tijden A-B-E-I-J-K < 65 dgn OK A-B-E-G-H-K < 65 dgn OK A-B-C-F-I-J-K < 65 dgn OK A-B-C-F-G-H-K < 65 dgn OK kritieke pad A-D-F-I-J-K < 65 dgn OK A-D-F-G-H-K < 65 dgn OK Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H12 p. 5/5