KNIGHT MOVES KNIGHT MOVES S E R V I C E D E S I G N

Transcriptie

1 KNIGHT MOVES KNIGHT MOVES S E R V I C E D E S I G N

2 Agentschap Informatie Vlaanderen GEBRUIKERSONDERZOEK SLIMME SUBSIDIES

3 Ik zie subsidies niet als een service van de overheid. Het is een middel om een gemeenschappelijk doel te bereiken ONDERNEMER

4 GEEN EENRICHTINGSVERKEER overheid organisaties

5 MAAR INTERACTIE overheid organisaties

6 subsidies zijn een SAMENWERKING

7 & doelstellingen van de overheid specialiteiten van het bedrijf

8 OVERHEID BEDRIJVEN ZIEN EEN PARTNER SPECIALITEITEN IN DE OVERHEID VAN HET BEDRIJF

9 Een goede samenwerking is

10 een goede samenwerking is TRANSPARANT

11 Bij subsidies word veel gerund door mensen die niets met ondernemerschap te maken hebben. ONDERNEMER

12 Gebrek aan transparantie veroorzaakt onduidelijkheid Vooraf kan men niet goed inschatten hoe het volledig verloop zal zijn Wie krijgt wat van subsidies. Hoe neemt men de beslissingen omtrent toekenning. Vooraf meegeven op wat men zal letten en hoe men toekent. Onduidelijkheid over Quoteringen.

13 BELEIDSDOELEN Waarom doen we dit? Het is voor de meeste ondernemers niet duidelijk welke beleidsdoelen achter een subsidie zitten. Het is daarom ook moeilijk om een aanvraag in lijn van die doelen te schrijven. Ondernemers geven aan dat ze graag zouden weten waarom de VO bepaalde subsidies uitgeeft

14 HET BEGIN De start is belangrijk Bij de start is niet altijd de info aanwezig om een project te laten slagen Bij de start is soms ook onduidelijk hoeveel overhead er is Niet altijd duidelijk of het zinvol is om voor een subsidie te gaan Men zou een eventuele conceptnota willen opmaken

15 DATABANK Alle subsidies op één plaats Ondernemers suggereren zelf een databank met alle subsidies Een databank maakt het mogelijk pro actief mensen te benaderen voor subsidies Er wordt aangeven dat ondernemers willen dat bepaalde gegevens gekoppeld worden Gekende data hergebruiken Overheid kan reageren op bepaalde data die binnenkomt

16 BESLISSINGSFASE Veel vragen bij de beslissingsfase Niet transparant Soms concurrenten aanwezig bij de beslissing Verschillende behandelaars geven verschillende uitkomsten Onvoldoende dialoog rond beslissing

17 INCREMENTEEL Stap voor stap Er is behoefte om grote aanvragen incrementeler aan te pakken Start met een kleine stap met de grote lijnen en weet vroeg of doorgaan zinvol is Daarna milestones. Per geslaagde milestone krijg je een deel van het totaal budget

18 een goede samenwerking is EENVOUDIG

19 SUBSIDIEAANVRAGEN SPECIALISTENWERK Niet voor iedereen evident Veel organisaties die werken op het uitbesteden van subsidie aanvragen Verwachting is, dat zelfs wanneer er administratieve vereenvoudiging doorgevoerd wordt, er nog altijd nood is voor consultants

20 EEN OVERHEID De gebruiker wil 1 overheid Idealiter zou de aanvrager door het hele process slechts één persoon van de overheid willen tegenkomen Verschillende agentschappen = verschillende regels, verschillende processen Soms worden organisatie s van agentschap naar agentschap doorverwezen. Ook al zijn er verschillende agentschappen, de ondernemer wil daar niets van merken

21 CONSISTENTIE Alle subsidies zouden een gelijke opbouw, structuur en eenzelfde rapporteringswijze Uniform inloggen over verschillende apparaten. Subsidie aanvragen volgen hetzelfde stramien Er mag geen significant verschil zijn tussen de aanpak van verschillende dossier behandelaars.

22 KLEINE OORZAAK GROOT GEVOLG Veel betalingen worden uitgevoerd met een onduidelijke vermelding. Betalingen zijn soms ook in ongelijke stukken met verschillende bedragen. De bestemming van de bedragen is dan lastig te achterhalen. Bij verschillende lokale overheden is 1 FTE in dienst om dit te ontwarren. Er is een duidelijke behoefte om zelf de mededeling te kunnen kiezen bij aanvraag.

23 2 STAPSPROCEDURE Krijg voor je indiening al een qualitycheck. Bijvoorbeeld een tweepersoons vzw die te ambitieus is moet vooraf al halt geroepen worden. Voor je de volledige procedure overloopt, je al een klein dossier indient waar men kan zien of dit zal voldoen. Verlaagt drempel en betere dossiers

24 een goede samenwerking is MENSELIJK

25 Ik krijg na afsluiting van een project liever direct de controle over de vloer, wanneer alles fris is. Geen jaren nadien.

26 CONTROLE Na afsluiting van project direct de controle wanneer alles fris is Laat een controle vroeg in het project toe. Dit geeft ruimte tot falen en verbetering. Moet bij een derde controle reeds gecontroleerde documenten herbekeken worden? Waarom moet de controller iemand anders zijn dan de dossierbehandelaar? De bewijslast moet in verhouding staan tot het uitgekeerd bedrag

27 RAPPORTERING Soms wordt rapportering gevraagd van indicatoren die niet gekend zijn. Rapporteren voelt vaak als een last zonder meerwaarde. Rapporteren zou een stoefmiddel kunnen zijn voor de overheid, het toont resultaat. Rapporteren moet een positief verhaal worden die men naar buiten kan brengen. Rapporteren wordt nu soms opzettelijk incorrect gedaan uit noodzaak om te voldoen aan stringente eisen Het loskoppelen van financiele & inhoudelijke rapportering wordt positief ervaren

28 BEREIDWILLIG - De Vlaamse overheid geeft soms voor ondernemers de indruk dat men niet bereidwillig is. - Men zoekt naar fouten ipv. oplossingen - Je zou de ondernemer/organisatie moeten ondersteunen. Niet in de weg staan. - Ambtenaren worden op pad gestuurd om geld binnen te brengen.

29 een goede samenwerking is FLEXIBEL

30 OVERLAPPENDE DOMEINEN Sommige organisatie s of projecten passen niet binnen één enkel beleidsdomein. Dit maakt een subsidieaanvraag lastig. Voor sommige projecten zouden organisaties vanuit verschillende beleidsdomeinen subsidies willen ontvangen.

31 EXPERIMENT Sommige subsidies geven ruimte aan bedrijven om dingen te proberen. Maar de omgeving waarin die subsidie zich in bevindt is te hard afgelijnd door de grote budgetten. Vooraf ruimte en budget geven om te experimenteren.

32 COMPROMISSEN Beter kiezen dan delen Soms is het beter om één onderneming volledig te subsidiëren en niet meerdere gedeeltelijk Gedeeltelijke budget uitbetalingen maken niets uit.

33 een goede samenwerking is VLOT

34 Bedrijven passen zich snel aan, de overheid heeft hiervoor 3 jaar nodig. ONDERNEMER

35 KORT OP DE BAL Moeten doorlooptijden zo lang zijn? De markt verandert in 3-4 jaar heel snel Moeten de controles 3 jaar na afloop van het project? Bepaalde personen van de start zijn er niet meer bij. Project neemt andere vormen na verloop van tijd. Voor organisaties zou een doorlooptijd minder dan zes maanden moeten zijn.

36 PRO-ACTIEF Wanneer iemand aan bepaalde voorwaarden voldoet, zou men pro-actief subsidie suggesties krijgen Wanneer de juiste parameters aanwezig zijn kan de overheid ondersteuning bieden. Bij burgers die voldoen aan bepaalde eisen kan een subsidie automatisch toegekend worden.

37 DIGITALISEREN BESPAREN Digitaliseren mag geen bespaar oefening zijn. Het moet het makkelijker maken om subsidies aan te vragen. Maar moet niet ten koste van menselijke interactie gaan. Betere ondersteuning bieden

38 mogelijke OPLOSSINGEN

39 CHATBOX Veel content aanwezig Je kan doorheen je aanvraag vragen stellen over dingen die onduidelijk zijn. Vooraf kan je inlichtingen opvragen via een chatkanaal. In de chatbox is een expert aanwezig die je info kan geven op maat Deze behoefte werd meermaals uitgesproken

40 CHATBOT Via een chatbot zou je ook je weg moeten kunnen vinden doorheen alle subsidies Je praat met een chatbot die jou vragen stelt. Aan de hand van die vragen stelt de Chatbot jouw eigen dossier samen. Voor je het weet, heb je al bijna een aanvraag voldaan

41 OPENBARE SUBSIDIES Een loket in delhaize die je informatie verstrekt over de subsidies en kansen Reclame op je belastingen dat je voor bepaalde inspanningen subsidies krijgt Bij de bank voor woningkrediet, krijg proactief info over subsidies omtrent verbouwingen

42 Met dank aan de vele DEELNEMERS

43 de activiteiten die tot deze inzichten leidden 4 Burger interviews 8 Organistie interviews 4 Workshops Studenten

44 W W W. K N I G H T M O V E S. B E