AR LEUVEN WERKINGSVERSLAG 2017 werkingsjaar 2016 ARBEIDSRECHTBANK LEUVEN WERKINGSVERSLAG 2017 WERKINGSJAAR 2016

Transcriptie

1 AR LEUVEN WERKINGSVERSLAG 2017 werkingsjaar 2016 ARBEIDSRECHTBANK LEUVEN WERKINGSVERSLAG 2017 WERKINGSJAAR 2016

2 ARBEIDSRECHTBANK LEUVEN WERKINGSVERSLAG 2017 (WERKINGSJAAR 2016) INLEIDING: STILSTAAN IS ACHTERUITGAAN Tot vorig jaar was de algemene vergadering van de arbeidsrechtbank voor de goedkeuring van het werkingsverslag samengesteld uit de beroepsmagistraten, de rechters in sociale zaken en de plaatsvervangende rechters. De wet van 3 mei 2016 (Potpourri III), in werking getreden op 23 mei 2016, heeft een wijziging aangebracht aan artikel 341 2, waardoor de rechters in sociale zaken en de plaatsvervangende rechters geen deel meer uitmaken van die vergadering in het geval bedoeld in art ,2 Ger. W., dat precies handelt over het opstellen van het werkingsverslag. Bij wijze van overgangsmaatregel heeft het directiecomité beslist om dit jaar de aloude formule te handhaven omdat de algemene vergadering een gelegenheid is om de rechters in sociale zaken op de hoogte te stellen van de werking van de arbeidsrechtbank, om hun vragen te beantwoorden en om met hen van gedachten te wisselen. We denken na over een andere formule voor volgend jaar. Suggesties zijn welkom. Het werkingsverslag van 2016 aangaande het werkingsjaar 2015 eindigde met drie doelstellingen voor het jaar 2015: 1. Ontleding en verbetering van de werkprocessen 2. Professionaliseren 3. Transparantie t.o.v. alle actoren en t.o.v. de rechtzoekende De eerste doelstelling werd zeer concreet gerealiseerd door LEAN-management toe te passen en door ons te laten begeleiden in Business Process Management. De voorzitter en de hoofdgriffier volgenden daartoe opleidingen bij het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding (IGO). De twee managementtools werden geconcretiseerd in concrete projecten in de werkgroep van de hoofdgriffiers van alle arbeidsrechtbanken en de voorzitters van alle arbeidsrechtbanken, al nemen de Nederlandstalige voorzitters daar wel het voortouw

3 De bedoeling is om voor alle arbeidsrechtbanken van het land alle werkprocessen in kaart te brengen en te uniformiseren. Dit is nodig om de werklast te kunnen meten, die dan weer een direct impact heeft op de interpretatie van cijfers en statistieken en in een later stadium op een eerlijke verdeling van mensen en middelen over de verschillende entiteiten. Concreet resulteerde deze samenwerking in een syllabus met 8 modellen van vonnissen aangaande de formulering en de manier van ondertekenen van de vonnissen, die - met het oog op eenvormige werkprocessen - binnen afzienbare tijd zullen geïmplementeerd worden in de ARTT-applicatie,. In de andere twee doelstellingen werd veel vooruitgang geboekt, maar deze doelstellingen zijn zo alles omvattend dat ze eerder als een work in progress dienen beschouwd te worden. Verder professionaliseren: Het Directiecomité werd verder uitgebouwd als beslissingsorgaan bij uitstek over het beleid en het beheer van onze arbeidsrechtbank. We hebben actief voortgewerkt om meer en beter te automatiseren via ARTT (het programma voor de arbeidsrechtbanken tribunaux du travail ), door enerzijds alle stappen in de procedurele behandeling in het systeem te implementeren en anderzijds de documenten hieraan verbonden (oproepingen, kennisgevingen, vonnissen, ) eenvoudiger en eenvormiger te maken. De magistraten hebben hiervoor opleidingen op maat gevolgd bij de ICT van de FOD Justitie en de medewerkers hebben een refresh -sessie ARTT bijgewoond. De voorzitters en de hoofdgriffiers van de 4 Nederlandstalige arbeidsrechtbanken trachten samen aan de hand van de artikelen van het gerechtelijk wetboek codes af te spreken die gebruikt zullen worden in het ARTT-systeem en gelinkt aan de titels op de vonnissen, bijvoorbeeld eindvonnis personen met een handicap. Er wordt naar gestreefd om de werkwijze en de benaming op vonnissen en documenten voor alle Nederlandstalige arbeidsrechtbanken eenvormig te maken. In de arbeidsrechtbank te Leuven werd bij de redactie van de vonnissen bijzonder veel aandacht besteed aan een moderne, leesbare lay-out met respect voor de BIN-normen (Belgisch Instituut voor Normalisatie) en aan een helder en actueel taalgebruik met respect voor de regels van het Groene Boekje en de Juridische verwijzingen en afkortingen. We hebben de statistieken uit SAS, gekoppeld aan ARTT, leren lezen en interpreteren en kennisgemaakt met Iudexnet, een sharepointtoepassing voor de rechtbanken, via opleidingen door statistisch analisten van het College van Hoven en Rechtbanken

4 Deze laatste twee toepassingen staan in onze rechtbank nog in de kinderschoenen, maar we zijn bereid om door opleidingen en try and error te groeien. Door onze kleine bezetting hebben wij niet echt specialisten ter beschikking om snel te gaan. Het streven naar (nog) meer transparantie uit zich o.m. door het ontwikkelen van een nationale website www. hovenenrechtbanken.be, waarop elke rechtbank haar eigen in te vullen pagina heeft. Op 17 maart 2016 werd deze website nationaal voorgesteld aan het publiek. Vele van de plannen die in het werkingsverslag van vorig jaar werden geopperd werden dus gerealiseerd. Op het einde van dit werkingsverslag wordt andermaal het goede voornemen gemaakt om verder te moderniseren en te professionaliseren op de zaken waar we vat op hebben. Dat blijft in eerste instantie op een kwaliteitsvolle wijze recht spreken. Dat is onze core business en daar werken we elke dag aan. Waar we echter geen vat op hebben is de input van de zaken. Zoals verder uit de cijfers zal blijken zet de dalende tendens van het aantal nieuwe zaken zich verder. Deze afnemende trend is merkbaar in alle arbeidsrechtbanken van het land, maar ook in de andere rechtbanken. De toegangsdrempel tot de rechtbank is verhoogd door de invoering van 21 % BTW op het ereloon van advocaten. Ook is er een trend om conflicten via andere kanalen op te lossen, bijvoorbeeld via bemiddeling. De relatief betere economische toestand heeft onmiddellijk gevolgen op het aantal werkloosheidsdossiers bijvoorbeeld. Tenslotte is in bepaalde materies de rechtspraak vast gevestigd, zodat er minder geschillen worden ingeleid. Het aantal vonnissen (de output) uitgesproken in 2016 zit bijna terug op het niveau van 2013 en 2014 en is met ongeveer 580 eenheden gestegen t.o.v. 2015, toen er een spectaculaire daling was. Die daling was eenmalig en te verklaren door de verlaagde input, maar ook en vooral door het feit dat de vonnissen inzake RSZ-bijdragen sinds september 2015 op een maand worden uitgesproken en niet meer op de pleitzitting op de banken. Gevolg daarvan is dat de zaken behandeld in september pas gevonnist werden in oktober en dat alle volgende vonnissen een maand opgeschoven werden. Dit gaf op het einde van het jaar een verschil in het aantal uitspraken op jaarbasis gelijk aan de normale output van één maand. Huidig werkingsverslag volgt een opgelegd stramien, opgesteld aan de hand van vragen, waarvan een aantal door de realiteit achterhaald is, bijvoorbeeld de vraag of elke medewerker over internet beschikt of dat de uitwisseling van bepaalde informatie tussen personen aan de hand van e- mail gemeengoed is voor alle personeelsleden

5 - 5 -

6 AR LEUVEN WERKINGSVERSLAG 2017 werkingsjaar 2016 HOOFDSTUK I : PERSONELE MIDDELEN 1. Vul onderstaande tabel in a) Personeelsformatie 1 Gemiddelde personeelsformatie Gemiddelde bezetting van de personeelsfor matie 2 Delegaties of externe opdrachten 3 Afwezigh eden om medische redenen 4 Afwezigheden om medische redenen die een weerslag hebben op de werking van het rechtscollege 5 T T T T T Opleidingen verstrekken Andere afwezigheden 6 Deelnemen aan commissies Opleidin -gen volgen Niet rechtsprekende taken evaluatie, beheer, enz. 7 Magistraten % (**) Toegevoegde magistraten Magistraten Art. 100 Ger. W De gegevens worden in voltijdse eenheden (V.T.E.) vermeld. 2 De gegevens worden in V.T.E. vermeld. De personeelsleden die deeltijdse prestaties verrichten worden in de berekening opgenomen a rato van hun aanwezigheidsgraad. De personeelsleden met opdracht en de personeelsleden die een aan het rechtscollege externe opdracht vervullen zonder dat er een machtiging tot vervanging is, worden niet in aanmerking genomen bij de berekening. 3 Personen die in het korps niet vervangen kunnen worden om budgettaire redenen. 4 Afwezigheden (in volledige en halve werkdagen) wegens medische redenen (ziekte, ongeval, bevallingsverlof, enz.). 5 Afwezigheden (in volledige en halve werkdagen) wegens medische redenen (ziekte, ongeval, bevallingsverlof, enz.) die een weerslag op de werking van het rechtscollege hebben. Bij voorbeeld : de afwezigheid heeft een vertraging in de behandeling van de zaak of van de uitspraak als gevolg; de zitting moet verzekerd worden door een collega; de zitting wordt uitgesteld, enz... 6 Afwezigheden in volledige en halve werkdagen die een weerslag op de werking van het rechtscollege hebben. Bij voorbeeld : de afwezigheid heeft een vertraging in de behandeling van de zaak tot gevolg; de zitting moet verzekerd worden door een collega, de zitting wordt uitgesteld, enz... 7 in % ingenomen tijd

7 Plaatsvervange nde raadsheren Plaatsvervange nde magistraten (art Ger.W.) Plaatsvervange nde rechters Raadsheren in sociale zaken Rechters in sociale zaken Rechters in handelszaken Referendarisse n (bij het Hof van cassatie) Referendarisse n Gemiddelde personeelsformatie Gemiddelde bezetting van de personeelsfor matie 2 Delegaties of externe opdrachten 3 Afwezigh eden om medische redenen 4 Afwezigheden om medische redenen die een weerslag hebben op de werking van het rechtscollege 5 T T T T T Opleidingen verstrekken Andere afwezigheden 6 Deelnemen aan commissies Opleidin -gen volgen Niet rechtsprekende taken evaluatie, beheer, enz % 44 34, % (***) - 7 -

8 Gemiddelde personeelsformatie Gemiddelde bezetting van de personeelsfor matie 2 Delegaties of externe opdrachten 3 Afwezigh eden om medische redenen 4 Afwezigheden om medische redenen die een weerslag hebben op de werking van het rechtscollege 5 T T T T T Opleidingen verstrekken Andere afwezigheden 6 Deelnemen aan commissies Opleidin -gen volgen Niet rechtsprekende taken evaluatie, beheer, enz. 7 Attachés Dient voor documentatie en overeenstemmi ng der teksten Griffiers % (****) Ander administratief personeel 9 9 (*) 7,27 (*) % (*) officieel kader is : 5 assistenten en 3 medewerkers + 1 medewerker in overtal (momenteel zijn er in totaal 3 assistenten en 5 medewerkers) Eén VTE-assistent werd benoemd op Eén cashflow-assistente was tewerkgesteld van tot vanaf werkt één assistent ook aan 80% (4/5). Gemiddelde formatie 2016: 9 + 0,37 = 9,37 (kader = overtal + 1 cashflow) Gemiddelde bezetting 2016: 2 (100%) + 3 (80%) + 1 overtal (80%) + 0,77 (1 assistent benoemd op ) + 0,93 (1 assistent aan 80% vanaf ) + 0,37 (1 cashflow vanaf tot ) = 7,27 (**) voorzitter 75% van werkzaamheden (***) algemene vergadering 8 Dat wil zeggen de personeelsleden die tot een van de volgende functies werden benoemd of deze met opdracht uitoefenen : hoofdgriffier, griffier en adjunct-griffier.. 9 Vermeld zowel de statutaire als de contractuele betrekkingen

9 (****) hoofdgriffier Opmerking: De bezettingsgraad 2016 van het gerechtspersoneel (hoofdgriffier, griffiers en personeelsleden) bedraagt 88,46 % (cashflow inbegrepen). Deze situatie zal in de loop van 2017 wijzigen door het wegvallen van de cashflow en omdat nog 2 personeelsleden en 1 griffier 4/5 zullen werken. Duiding bij bovenvermelde cijfers Hoe wordt de gemiddelde personeelsformatie berekend? Voorbeeld Op 01/01/T Op 15/09/T Op 01/12/T 45 kaderbetrekking (V.T.E.) 3 betrekkingen toegevoegd (V.T.E.) 1 betrekking geschrapt (V.T.E.) Berekening : aantal dagen tussen 15/09 en 31/12/T : 108 aantal dagen tussen 01/12 en 31/12/T : 31 Gemiddelde personeelsformatie in het jaar T : ,89 0,08 = 45,81 Of 45 +(3x(108/365)) (1x(31/365)) = 45,81 Hoe wordt de gemiddelde bezetting van de personeelsformatie berekend? Voorbeeld - op 01/01/T : voor een personeelsformatie van 45 personen (V.T.E.), werken voltijds, 2 halftijds en 4 à 4/5 prestaties (80%). Er zijn dus 2 betrekkingen van de personeelsformatie niet ingevuld; - op 01/06/T : hernemen 2 magistraten die 4/5 werkten hun job voltijds. Berekening 10 Van de 37 voltijdse personen is er b.v. 1 gedelegeerd of met zending (buiten het korps), maar deze werd vervangen gedurende het volledige jaar T. Bijgevolg blijft het totaal aantal voltijdse personen

10 De gemiddelde bezetting van de personeelsformatie in het jaar T : 41,20 + 0,23 = 41,43 d.w.z : 41,20 = 37 voltijdse + 2 halftijds + 4 à 4/5 prestaties, of ,20 : 37 = voltijdse personen ; 1 = 2 halftijds = 2 x (183/365) 3,20 = 4 à 4/5 prestaties = 4 x (292/365) 0,23 = 2 x (1/5 x (214/365)) want vanaf 1 maart tot 31 december T presteren zij voltijds. Hoe worden gemiddelde betrekkingen buiten personeelsformatie berekend? Voorbeeld Op 01/01/T 80 betrekkingen in de categorie «ander contractueel administratief personeel» Op 01/03/T worden 3 opstellers toegevoegd en 2 beambten geschrapt Berekening : aantal dagen tussen 01/03/T en 31/12/T : 305 Gemiddelde betrekkingen buiten«administratief personeel» in het jaar T : ,80 = 80,80 Of 80 +((3-2) x (305/365)) = 80,80 BIJKOMENDE OPMERKINGEN: I TIJDELIJKE EN GEDEELTELIJKE DELEGATIE NAAR ARBEIDSRECHTBANK BRUSSEL Bij bevelschrift en met zijn toestemming is één rechter gedurende heel het kalenderjaar 2016 tijdelijk en gedeeltelijk gedelegeerd naar de arbeidsrechtbank te Brussel om elke dinsdagvoormiddag te zetelen in de bediendenkamer. Deze rechter sprak in 2016 te Brussel 158 vonnissen uit

11 II NIET RECHTSPREKENDE TAKEN 1. De magistraten schoolden zich bij via volgende OPLEIDINGEN: - Rondetafelgesprek justitie en diversiteit, Brussel, 23 februari Website hoven en rechtbanken, Brussel, College van Hoven en Rechtbanken, 17 maart Contracten overheidssector Instituut voor Gerechtelijk Opleiding (IGO), 12 april 2016, 19 december Potpourri I, IGO, 19 april Kamer voor minnelijke schikking, IGO, 17, 24 en 31 mei Veranderingsmanagement, IGO, 20 mei Intervisie voor korpschefs, IGO, 1 juni 2016, september 2016, 6-7 december Cybercriminaliteit, Leuven, Balie, 8 juni Actualia ontslagrecht, Leuven, M&D Seminars, 6 juli Toelichting werking controledienst VDAB, Brussel, 11 oktober Performantiemanagement en Red Queeneffect, IGO, 28 oktober Inleiding tot de biologische basis van ons gedrag, UGent, 9, 16, 23 en 30 november 2016; 7 en 14 en 21 december Gevangenis en radicalisering, dag van de commissies van toezicht, Brussel, 24 november Uitwisseling van beroepservaringen tussen magistraten van de arbeidsgerechten: collectieve schuldenregeling, 19 december Uitwisseling beroepservaring magistraten OCMW (HALM-vergadering) 1 juni 2015 en 29 september Taalopleiding Frans, IGO, januari - mei 2016: 2 magistraten, 3 u/week

12 2. De magistraten zetelden in volgende WERKGROEPEN en COMMISSIES De magistraten van de arbeidsrechtbank Leuven engageren zich, naast hun core-business, zijnde recht spreken, ook in en voor het groter geheel van de organisatie (justitie) Twee magistraten zijn lid van de werkgroep HALM, informele groep magistraten van Hasselt, Antwerpen, Leuven, Mechelen die zetelen in de materies over OCMW en gehandicapten. Deze werkgroep vergaderde op 2 juni 2016 en op 15 november Twee magistraten zetelen in de Tuchtrechtbank voor magistraten van de zetel Een magistraat is Lid van de Commissie van Toezicht van de gevangenissen te Leuven (Leuven-Centraal en Leuven Hulp) De Commissie vergadert maandelijks (in de gevangenis, alternerend Leuven-Hulp en Leuven-Centraal) Ze neemt kennis van de klachten van de gevangenen (materiële leefomstandigheden, bejegening door personeel, tuchtstraffen, ), en heeft een bemiddelende rol tussen gevangene en directie. 3. De magistraten namen deel aan werkgroepen en denktanks 3.1. Twee magistraten denken en werken rond Collectieve Schuldenregeling en hebben daarover regelmatige contacten met de Balie en de schuldbemiddelaars bij de arbeidsrechtbank te Leuven De voorzitter pleegde overleg met de voorzitters van de Nederlandstalige arbeidsrechtbanken in de werkgroep BALG (Brussel, Antwerpen, Leuven, Gent (BALG) op 11 februari 2016, 7 juni 2016, 17 november 2016 en 16 december De voorzitter pleegde overleg met de voorzitters van de arbeidsrechtbanken van het Rijk in de werkgroep BARTT (Belgische Arbeidsrechtbanken Tribunaux du Travail) op 16 februari 2016, 10 mei 2016 en 6 juni De voorzitter pleegde overleg op ressortelijk niveau met de Eerste Voorzitter van het arbeidshof te Brussel en de voorzitters van de arbeidsrechtbanken van Brussel Nederlandstalig, Brussel Franstalig, Waals Brabant op 10 november 2016 en op 14 december De magistraten-korpschefs en hun hoofdgriffiers vergaderden over de invoering van een tijdsregistratie, Leuven, 10 november

13 4. De magistraten gaven opleiding en begeleidden studenten-stagiairs 4.1. Spreken op Justitie en Welzijn in het kader van Op.Recht.Mechelen over Toegankelijkheid van Justitie voor alle burgers, 21 oktober Begeleiding stage student 3 de bachelor rechtspraktijk (UC Leuven), van 29 februari 2016 t.e.m. 27 mei Begeleiding kijkstage 4 studenten 2 de master rechten (KULeuven), vakgroep sociale zekerheidsrecht, op 14 en 22 maart 2016 en op 5 en 18 april Begeleiding kijkstage 10 studenten 1 ste master rechten (KULeuven), vakgroep arbeidsrecht, op 26 en 28 maart Begeleiding van student 2 de master rechten (KULeuven) zomerstage van 12 t.e.m. 23 september Begeleiding van student 2 de bachelor rechten (KULeuven, Campus Brussel) bij week stage inzake discriminatie in het arbeidsrecht van 8 t.e.m. 12 december De hoofdgriffier, de griffiers en het gerechtspersoneel schoolden zich bij via volgende opleidingen - Samenwerken in team, Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (OFO), 12 februari Onthaal, OFO, op 25 en 26 april Groepsdynamica, OFO, op 3, 20 en 27 januari 2016, 3, 11, 17, 18, 25 februari 2016, 3 en 10 maart Business Process Management (BPM), IGO, 22 en 29 september 2016, op 13 en 20 oktober Infosessie arbeidstijdregeling griffiers, FOD Justitie, 15 december

14 HOOFDSTUK I BIS : SAMENSTELLING VAN HET DIRECTIECOMITÉ (ART. 185/2 4 GER. W.) NAAM EN FUNCTIE / GRAAD: HILDE LENS: ANNE DELVA: KRISTIN VANDEPUTTE: PATRICIA COOLS: SERGE DOBBELAERE: VOORZITTER RECHTER RECHTER RECHTER HOOFDGRIFFIER De Wet van 18 februari 2014 betreffende de invoering van een verzelfstandigd beheer voor de rechterlijke organisatie (BS 4 maart 2014) heeft een lokale beheersstructuur ingesteld. Elke hof, elke rechtbank en elk parket heeft een directiecomité. De korpschef is voorzitter. Het is verplicht samengesteld uit de voorzitter, de hoofdgriffier en twee magistraten. De korpschef kan zijn directiecomité ook uitbreiden met maximaal twee personen van zijn rechtscollege of parket waarvan hij vindt dat ze beheersbekwaamheid hebben. Het directiecomité staat de korpschef bij in de algemene leiding, de organisatie en het beheer van het rechtscollege of het parket. Het stelt het beheersplan op en staat in voor de uitvoering ervan. Het comité beslist bij consensus. Is die er niet, dan beslist de korpschef. Hij is immers de eindverantwoordelijke voor de werking van zijn rechtscollege en voor de besteding van het toegekende budget. Bron:

15 AR LEUVEN WERKINGSVERSLAG 2017 werkingsjaar 2016 HOOFDSTUK II : LOGISTIEKE MIDDELEN LOKALEN 1.1. Zijn de lokalen waarover het rechtscollege beschikt gepast voor de uitoefening van de justitie? Zijn de lokalen op een functionele wijze ingeplant voor personeel en publiek? Zijn ze gecentraliseerd in één gebouw/locatie of gedecentraliseerd over verschillende gebouwen/locaties)? Beschrijf de belangrijkste problemen die een vlotte werking hinderen (hou daarbij rekening met de mate van centralisatie van de lokalen, de vorm en de grootte ervan, de afstanden ertussen, etc ) en geef tevens aan of er al dan niet een afgrenzing bestaat tussen de lokalen bestemd voor het personeel en deze toegankelijk voor het publiek. 1. Wat is er verbeterd in 2016? - In oktober 2016 werd na jaren wachten - bewegwijzering aangebracht in het gebouw Vaartstraat 5. De zittingszalen in het oud gebouw werden hernummerd van 1 tot 10. De zittingszaal die de arbeidsrechtbank deelt met de rechtbank van koophandel kreeg nummer 8 (i.p.v. het vroegere nummer 55). Aan de griffies en aan de burelen van magistraten en griffiers werden duidelijke bordjes met naam en functie en het logo aangebracht. - Het algemeen onthaal in de hoofdingang van het historisch gerechtsgebouw, ingang Ferdinand Smoldersplein is verbeterd. Er is nu, al zeker in de voormiddag, permanent een onthaalbediende aanwezig. De arbeidsrechtbank heeft van januari t.e.m. juni 2016 ondersteuning geboden. Elke dinsdagvoormiddag bemande een personeelslid van de arbeidsrechtbank daar de onthaalbalie. 2. Nog te verbeteren punten - In 2015 werd een badgesysteem ingevoerd voor het oud gebouw, maar niet voor het bijgebouw aan de Vaartstraat 5, waar de griffies en de burelen van de arbeidsrechtbank gevestigd zijn. 11 Als het antwoord op een vraag ongewijzigd blijft ten opzichte van het jaar T-1, vermeldt u situatie ongewijzigd

16 De arbeidsrechtbank te Leuven is slecht en te klein behuisd en de lokalen liggen verspreid in een onlogische en ingewikkelde architecturale layout. De griffie en de burelen zijn gesitueerd in het bijgebouw van het gerechtshof te Leuven, Vaartstraat 5. De burelen van de voorzitter en van drie griffiers zijn gesitueerd op de derde verdieping van dat bijgebouw. De rechters hebben geen eigen bureauruimte. Drie rechters werken in de bibliotheek gesitueerd op dezelfde verdieping. Eén rechter heeft een bureel van het arbeidsauditoraat gesitueerd op de vierde verdieping ter beschikking gekregen. Het bureel van de hoofdgriffier en de griffie van de arbeidsrechtbank bevinden zich op de tweede verdieping van het bijgebouw. Ze is wegens plaatsgebrek de facto opgesplitst in twee griffies, de gewone griffie en de griffie van de collectieve schuldenregeling, gesitueerd in verschillende gangen. Dit is niet opportuun voor een vlotte interne werking en zeker niet voor de duidelijkheid en toegankelijkheid naar advocaten en publiek toe. Door acuut plaatsgebrek in het gebouw is er voorlopig echter geen andere mogelijkheid. De griffie collectieve schuldenregeling barst uit haar voegen. De burelen van de vijf personen die er werken staan op elkaar gepakt en de dossierkasten met de lopende dossiers staan in de gang. De hangende dossiers van de andere materies worden bewaard in kasten op de gewone griffie en de zaken waarin een rechtsdag is vastgesteld in de dossierkast in het bureau van elke griffier. Het dood archief, waaruit toch nog regelmatig dossiers moeten getrokken worden, wordt bewaard in verschillende kelders onder de nieuwbouw en het gerechtsgebouw zelf. De lokalen de bibliotheek, de burelen van magistraten, hoofdgriffier, griffiers en de griffies zelf - zijn dringend aan opfrissing toe. De zonnewering is nog steeds niet hersteld. De oude, donkere en vervallen zittingszaal met een abominabele akoestiek is gesitueerd in het oud gerechtsgebouw, ingang Ferdinand Smoldersplein 5, op de tweede verdieping, die overeenstemt met de derde verdieping van de nieuwbouw en bereikbaar is via een sas met hellend vlak tussen de beide gebouwen. Deze lay-out is moeilijk werkbaar en zeer onduidelijk voor buitenstaanders. Zowel de griffie als de zittingszaal zijn aldus moeilijk bereikbaar voor het publiek. Er is tijdens de kantooruren geen enkele afgrenzing tussen de lokalen bestemd voor het personeel en deze toegankelijk voor het publiek

17 Tenslotte zijn de sanitaire blokken, gevestigd aan de traphall van elke verdieping, hopeloos verouderd en onhygiënisch. Er zijn geen aparte toiletten voor personeel en publiek. Speciale sanitaire voorzieningen voor personen met een beperking zijn in de nieuwbouw niet aanwezig. In het historisch gebouw is dezelfde toiletruimte zowel voor mannen als vrouwen toegankelijk. Dit druist in tegen de bepalingen van de Welzijnswet. De verbetering en verfraaiing van de beschikbare lokalen zal een aandachtspunt blijven in de vergaderingen van de Commissie van de Gerechtsgebouwen. In de planning op de langere termijn is de verhuis van de arbeidsrechtbank naar het Luxemburgs College voorzien. Thans is dat gebouw binnen gestript en is de buitengevel gerestaureerd. De binnenwerken in dat historisch gebouw en de bouw van twee nieuwe zijvleugels zijn nog niet aangevat. De werken lopen steeds maar weer vertraging op. Volgens de laatste berichten zou met de uitvoering gestart worden in 2017, maar voorlopig beweegt er niets Wordt het publiek bij aankomst in het gebouw aan een balie ontvangen en verder geholpen? Is het onthaalpersoneel voor die functie geselecteerd en/of opgeleid? In de inkomhall van het oud gebouw, F. Smoldersplein 5, waar de zittingszaal gevestigd is, is er een onthaalbalie, waar de rechtzoekende wegwijs wordt gemaakt. In samenspraak met de andere magistraten-korpschefs heeft een personeelslid van de arbeidsrechtbank in de periode van januari tot en met juni 2016 elke dinsdagvoormiddag de onthaalfunctie aan de centrale onthaalbalie in het historisch gebouw waargenomen. Ook de andere korpsen droegen hun steentje bij. Twee assistenten van onze rechtbank hebben in 2016 een opleiding onthaal gevolgd, omdat zij rechtstreeks in contact komen met de burger aan de balie van beide griffies (gewone en CSR) van de arbeidsrechtbank. Aan de ingang langs de Vaartstraat 5, het bijgebouw waar de griffie van de arbeidsrechtbank is gevestigd, maar ook die van de rechtbank van koophandel en de burelen van het arbeidsauditoraat en van het parket van de procureur des Konings, is er geen receptie. Er hangt ook een nota met twee telefoonnummers van het Korps Toezicht en Beheer, die ter plaatse komen bij problemen van toegankelijkheid

18 Door de vermelding van het webadres en binnenkort de QR-code - op het briefpapier van de arbeidsrechtbank, wordt getracht de burger, via een klik op inlichtingen en onthaal en toegankelijkheid op voorhand wegwijs te maken Is de toegang tot de lokalen die niet toegankelijk zijn voor het publiek op een of andere manier beveiligd? Worden verschillende vormen van veiligheidsvoorzieningen gebruikt (fysiek, procedures, personeel)? Alle lokalen van de arbeidsrechtbank worden met sloten beveiligd en de bestaande procedure bestaat erin deze systematisch af te sluiten bij afwezigheid van een lid van de arbeidsrechtbank. Sinds de invoering van het badgesysteem (april 2015) zijn bepaalde zones van het historisch gerechtsgebouw aan het F. Smoldersplein, buiten de kantooruren, afgeschermd voor het publiek, en - afhankelijk van de functie voor groepen van het personeel. Tijdens de kantooruren is het quasi onmogelijk om de ruimten die al dan niet toegankelijk zijn voor het publiek te scheiden, precies door de vermenging van lokalen die noodzakelijk toegankelijk moeten zijn voor het publiek enerzijds en voor het personeel anderzijds. Het bijgebouw aan de Vaartstraat, waar de griffie en de burelen van de arbeidsrechtbank gevestigd zijn, is vrij toegankelijk voor iedereen, er is geen onthaal, laat staan een onthaalbediende, en er is geen badgesysteem. Iedereen, ook het publiek, kan vrij in- en uitlopen en zonder problemen de burelen van magistraten en griffiers bereiken. Via dit bijgebouw kan men langs binnen moeiteloos het oud gebouw bereiken, waar dan wel een badgesysteem voorzien is. Hierbij kunnen ernstige vragen gesteld worden naar veiligheid voor de mensen die in er werken. Toen terreurdreigingsniveau 4 was afgekondigd werd de ingang Vaartstraat 5 afgesloten. Eens dat niveau werd afgeblazen ging de inrijpoort en de ingang aan de Vaartstraat gewoon weer wagenwijd open. De beveiliging van het gebouw laat dus zeer te wensen over Zijn de lokalen in goede staat? Worden ze goed onderhouden? Cfr. sub 1. Het is een structureel probleem. Het dagelijks poetswerk wordt wel uitgevoerd

19 1.5. Zijn ze degelijk uitgerust (verlichting, meubilair, telefonie, informaticavoorzieningen) voor het vervullen van de dienst waarvoor ze gebruikt worden? De verlichting in de zittingszaal is ondermaats, in de griffies en de burelen voldoende. Het meubilair is relatief nieuw. De telefonie is in orde. De informaticavoorzieningen kunnen er nog net mee door, maar dreigen snel achterhaald te zijn. De magistraten werkten op laptops van 6 à 7 jaar oud. In maart 2017 start een inruiloperatie, waarbij deze oude laptops vervangen worden door nieuwere types DELL, waarop Windows 10 geïnstalleerd is Is er voldoende ruimte om te parkeren voor het personeel? Voor de arbeidsrechtbank zijn er in totaal 5 parkingplaatsen voorzien, twee ondergronds en drie bovengronds, waarvan één wordt gedeeld met de rechtbank van koophandel. De rechters in sociale zaken hebben geen parkingplaatsen. Dit is eigenlijk niet verantwoord. Deze lekenrechters, van wie verwacht wordt dat ze goed op tijd aanwezig zijn - komen een voormiddag zetelen voor een zittingspenning van 51 euro en moeten dan nog een parkeerplaats betalen ergens in de buurt. Griffiers en personeelsleden moeten parkingplaatsen op maandbasis huren in privé-parkings Is er voldoende ruimte om te parkeren voor de klant (advocaten, publiek, leverancier, etc)? Gaat het om een eigen parkeerterrein? Schets kort de voorzieningen op dat vlak. Zie vorig verslag situatie ongewijzigd. Er zijn geen parkeerplaatsen voorzien voor advocaten, publiek, leveranciers, Voor personen met een beperking is er één parkeerplaats voorzien in de Vaartstraat op de openbare weg Is de signalisatie in het gebouw (de gebouwen) of de site adequaat? Geef kort de toestand weer daarbij rekening houdend met zowel het personeel als de klant en de wettelijke verplichtingen dienaangaande? In oktober 2016 werd eindelijk (3 jaar na de bestelling) bewegwijzering aangebracht in het bijgebouw van het gerechtshof, Vaartstraat 5, waar zich de griffie en de burelen van de arbeidsrechtbank bevinden. Ook werden aan alle lokalen pancartes aangebracht, zodat duidelijk is waar elke dienst zich bevindt en door wie welk bureel wordt bezet

20 De signalisatie in het gebouw is dus verbeterd. Toch blijft het moeilijk voor de rechtszoekende om in het doolhof van het oud gerechtsgebouw en het bijgebouw, aan elkaar gehecht maar met niveauverschillen, de weg naar de arbeidsrechtbank op een vlotte wijze te vinden. Immers, de zittingszaal is gevestigd in het oud gebouw, de griffie in het bijgebouw. Aan de ingang van het bijgebouw is geen onthaal voorzien. De bewegwijzering heeft zeker verbetering gebracht, maar zonder een eerste persoonlijk contact met een medewerker aan de ingang, blijft het moeilijk voor iemand die voor de eerste keer het gebouw betreedt. Elke dag vangen onze medewerkers mensen op, die in gangen en traphallen, met hun dagvaarding of oproeping in de hand, naar de juiste locatie aan het zoeken zijn Zijn de gebouwen en lokalen toegankelijk voor personen met een handicap? Geef kort de toestand weer. De gebouwen en lokalen zijn - langs omwegen en met veel extra moeite - bijzonder moeilijk toegankelijk voor personen met een beperking. De inkomhall van het oud gerechtsgebouw, met ingang langs het F. Smoldersplein 5, waar de zittingszaal van de arbeidsrechtbank gevestigd is, is alleen bereikbaar via een brede arduinen buitentrap met twintig treden en een draaideur. Beneden is aan weerszijden van de trap een bel met het logo daar aan te bellen. aanwezig. Een rolstoelgebruiker of minder mobiel persoon wordt geacht Een personeelslid van het Korps Toezicht en Beheer begeleidt de betrokken persoon dan via het openbaar voetpad een hondertal meter verder tot aan de nieuwbouw, gelegen aan de Vaartstraat 5, waar liften gesitueerd zijn. Als de betrokken persoon in het oud gebouw moet zijn voor de zitting, volgt nog een tocht langs een hellend vlak en/of een liftplatform en enkele zware hoge deuren om uiteindelijk de zittingszaal te bereiken. Aan de ingang van de nieuwbouw aan de Vaartstraat 5 waar de griffie gevestigd is, bevindt zich geen onthaalbalie. Als een persoon met een beperking zich daar aandient, vindt hij beneden aan de ingangsdeur een nota met twee telefoonnummers van het Korps Toezicht en Beheer, dat na een oproep de betrokken persoon via de lift naar de griffie of naar de zittingszaal begeleidt. Ondanks alle inspanningen en bereidwilligheid van het Korps Toezicht en Beheer en van alle personeelsleden, is deze werkwijze onverantwoord en niet meer van de tijd in een maatschappij die verondersteld wordt (extra) aandacht te besteden aan diversiteit en sociaal zwakkeren

21 Het is onbegrijpelijk dat er door de FOD Justitie en/of de Regie van de Gebouwen, geen structurele oplossing geboden wordt voor de toegankelijkheid van een overheidsgebouw. De arbeidsrechtbank behandelt expliciet zaken m.b.t. personen met een beperking, slachtoffers van een arbeidsongeval, chronisch zieken, sociaal, mentaal en psychisch kwetsbare mensen, Deze mensen zouden de mogelijkheid moeten hebben om gemakkelijk en autonoom in de zittingszaal te geraken of op de griffie een verzoekschrift neer te leggen, hun dossier in te kijken, informatie te bekomen, Dat is niet het geval en werkelijk beschamend voor een openbare dienst en zeker voor een arbeidsrechtbank Wordt in ieder gebouw waar het rechtscollege gehuisvest is, de wetgeving over het welzijn op het werk nageleefd? Neen. Zonneweringen aan de buiten- en/of binnenkant van verschillende vensters moeten nog altijd geplaatst en/of hersteld worden. Er is geen refter of cafetaria voor het personeel. De sanitaire blokken in de nieuwbouw zijn verouderd en onhygiënisch. Er zijn geen aparte toiletten voor het personeel. Op de tweede verdieping van het historisch gebouw, waar onze zittingszaal gevestigd is, zijn er geen aparte toiletten man/vrouw. Evenmin is er een apart toilet voor personen met een beperking. Ook dit is beschamend voor een (arbeids-)rechtbank die welzijn op het werk onder haar bevoegdheid heeft. Noch bij de FOD Justitie, noch bij de Regie van de Gebouwen valt, ondanks herhaaldelijk aandringen, enige beweging te bespeuren

22 2. INFORMATICA 2.1. Heeft het rechtscollege intranet 12 en is elkeen (magistraten en griffiepersoneel) daarop aangesloten? Geef toelichting. - Wij hebben toegang tot en kunnen informatie opzoeken via INTRA-JUST, het algemene intranet van de FOD Justitie. Alle informatie van de Directie Gerechtelijke Orde (DGRO), enz. kunnen we op dit centraal Intranet van Justitie vinden. Via trefwoorden vermeld in het lint op het scherm bovenaan kunnen de leden van de rechterlijke orde en het gerechtspersoneel met een eenvoudige muisklik of via de zoekfunctie alle nuttige informatie o.m. betreffende hun statuut, hun sociale rechten en het beleid van de FOD vinden. Zo bijvoorbeeld een telefoonlijst van al het gerechtspersoneel, informatica, duurzame ontwikkeling. INTRA-JUST is een bron van informatie, die echter te weinig gekend is en gebruikt wordt door magistraten en personeel. Hoewel dit intranet relatief gebruiksvriendelijk is, is het toch nog vatbaar voor verbetering. Zo is de telefoonlijst onvolledig en niet bijgewerkt. In het lint wordt gebruik gemaakt van afkortingen, die niet behoren tot het dagelijks jargon van de meeste leden van onze organisatie en die niet worden uitgelegd in de eerste zin van de link, bijvoorbeeld: P&O (personeel en organisatie), BPM (business process management), PMO (project management ondersteuning), ICT (informatie- en communicatietechnologie), DGRP (directoraat-generaal rechterlijke orde), enz - De arbeidsrechtbank te Leuven werkt nog niet echt met een eigen intranet, maar heeft wel toegang tot Iudexnet, het intranet opgericht binnen de schoot van het College van Hoven en Rechtbanken. - We wisselen vooral informatie uit via en via de zogenaamde Z-schijf, in feite de sharepoint-applicatie van just.fgov, gecreëerd op de plaatselijke server. Deze Z-schijf biedt de mogelijkheid aan de actoren van de arbeidsrechtbank (magistraten, griffiers, personeel naargelang het geval) om werkdocumenten, modellen van PV s, oproepingsbrieven, vonnissen te plaatsen en te halen. Deze nieuwe virtuele werkomgeving wordt gebruikt door alle medewerkers van de arbeidsrechtbank van magistraat over (hoofd-)griffier, assistent tot medewerker, maar kan nog beter worden benut. 12 Intern informaticanetwerk dat informatie verstrekt, uitsluitend toegankelijk voor leden van de organisatie

23 - Er was voorgenomen om een interne werkgroep op te richten om een policy te ontwikkelen en een protocol op te stellen over welke informatie aan wie wordt aangeboden en op welke wijze en door wie dit aanbod zal worden beheerd. Dit plan is echter nog niet gerealiseerd. De basisidee en filosofie van het College van Hoven en rechtbanken (bijvoorbeeld in hun beheer van de website) en van de stuurgroep van Iudexnet zal worden gevolgd, i.e. de grootst mogelijke transparantie van en voor alle actoren aangaande alle informatie Welke informatie wordt via het intranet aan het personeel aangeboden? Op welke wijze en door wie wordt dit aanbod beheerd? Tot op heden wordt INTRA-JUST aangeboden aan magistraten, griffiers en personeel (cfr. supra). Ook Iudexnet wordt geraadpleegd. We gebruiken het echter nog niet om zelf informatie op te delen en te beheren. Daaraan zal volgend werkingsjaar meer aandacht besteed worden Is de uitwisseling van bepaalde informatie tussen personen aan de hand van gemeengoed voor alle personeelsleden? Schets bondig de toestand op dat vlak en geef daarbij aan voor welke informatieverstrekking het gebruikt wordt? Ja, de uitwisseling van alle nuttige informatie via is gemeengoed voor alle personeelsleden. Zo worden alle zakelijke mededelingen zoals dienstregeling, vakantieregeling, zittingssamenstelling, data en agenda van vergaderingen, via verspreid aan de deelgroep voor wie de kwestieuze informatie bestemd is en meteen ook op de Z-schijf geplaatst. Hangende het beraad kan het ook gebeuren dat de beroepsrechter bepaalde passages van een vonnis doormailt aan de rechters in sociale zaken van zijn kamer met een bijkomende vraag of opmerking. Met deze werkwijze wordt echter, in het belang van de discretie en van het geheim van het beraad, slechts zeer sporadisch en omzichtig omgesprongen. Bij een grondiger (her-)beraad worden de sociale rechters ter plaatse uitgenodigd. Projecten van vonnissen worden doorg d aan de zittingsgriffier om het te finaliseren (kop en staart). Standaardvonnissen (bijvoorbeeld aanstelling deskundigen, ) worden op het getouw gezet door de griffier en per verstuurd naar de beroepsrechter, die het vonnis dan verder finaliseert. Deze manier van werken is snel en efficiënt en verloopt vlekkeloos

24 Bovendien werd op de Z-schijf een map Rechters-griffiers gecreëerd, waarop elke rechter en zijn griffier modellen van vonnissen, voorbereidingen, rechtspraak in de door hen behandelde materie kan plaatsen Is internet voor ieder personeelslid beschikbaar? Beschrijf kort de toestand en geef daarbij aan voor welke informatievoorziening internet gebruikt wordt. Ja, internet is beschikbaar voor ieder personeelslid. De magistraten halen, via de website van Hoven en rechtbanken, veel informatie van JURIDAT, en kunnen via linken gemakkelijk toegang krijgen tot wetgeving, rechtsleer en rechtspraak, maar ook tot bibliotheken (cfr. infra sub DOCUMENTATIEDIENST, 1) Ingevolge een beslissing van de Minister van Justitie werden alle abonnementen (ook de digitale) met de uitgeverijen opgezegd worden met ingang van 1 januari 2016, teneinde nieuwe voorwaarden te negotiëren. Wij hebben hierover nog steeds geen nieuws ontvangen. De magistraten kunnen de databanken JURA van Kluwer en Stradalex van Larcier nog steeds raadplegen. Aan het papieren abonnement van het Rechtskundig Weekblad is een digitaal abonnement gekoppeld Heeft het rechtscollege een website? Zo ja, vermeld het adres. Ja, de arbeidsrechtbank Leuven heeft zijn lokale pagina op de website van Hoven en Rechtbanken, die op 17 maart 2016 door het College van Hoven en Rechtbanken werd voorgesteld. Deze nieuwe website vervangt alle andere plaatselijke websites. De basisinformatie voor de rechtszoekende is er op terug te vinden, o.a. de bereikbaarheid, het onthaal en de openingsuren van de griffie, de plaats en het aanvangsuur van de zittingen, de samenstelling van de zetel en van de griffie, het bijzonder reglement, Het webadres is vermeld op elke brief:

25 Deze plaatselijke pagina zal in de toekomst verder aangevuld, geactualiseerd en verbeterd worden. De arbeidsrechtbank te Leuven heeft ook een QR-code (zie titelbladzijde). Als daarop ingescand wordt via smartphone of tablet komt men terecht op de plaatselijke webpagina van de arbeidsrechtbank te Leuven. 3. DOCUMENTATIEDIENST 3.1. Is er een documentatiedienst (= dienst die documenten verzamelt en verspreidt, en op verzoek actief documenten opspoort)? Is er een bibliotheek? Preciseer duidelijk over wat voor dienst het gaat. In het oud gerechtsgebouw is er een gezamenlijke bibliotheek van de rechtbank van eerste aanleg en de balie, waar heel wat standaardrechtswerken te vinden zijn. De arbeidsrechtbank zelf heeft een meer gespecialiseerde (in sociaal recht) bibliotheek, die tevens dienst doet als rechterslokaal, wat zijn nadelen heeft zowel voor de rechters die vaak gestoord worden, als voor wie iets wil opzoeken. Door plaatsgebrek (cfr. supra) is het echter onmogelijk om zowel een apart rechterslokaal als een aparte bibliotheek in te richten. Sinds augustus 2014 zijn de boeken van de bibliotheek van de arbeidsrechtbank en van het arbeidsauditoraat geïnventariseerd in het systeem Biblio, terug te vinden door een klik op bibliotheken op de homepage van de website van Hoven en Rechtbanken. Zo kan snel opgezocht worden of een handboek al dan niet aanwezig is in de bibliotheek van de arbeidsrechtbank of van het arbeidsauditoraat te Leuven en in welk lokaal het zich bevindt. Het bevordert ook een efficiëntere aankooppolitiek. Wat reeds in de ene dienst voorhanden is, dient niet door andere aangekocht worden. Het is de bedoeling om op middellange termijn, d.w.z. zodra arbeidsrechtbank en het arbeidsauditoraat hun intrek genomen hebben in het Luxemburgs College (cfr. supra), een gemeenschappelijke bibliotheek voor sociaal recht uit te bouwen. Via Biblio kan ook nagegaan worden welke werken zich in andere bibliotheken van arbeidsrechtbanken en auditoraten bevinden, zodat ze kunnen ontleend worden. Onze bibliotheek kan eveneens werken uitlenen aan andere rechtbanken. Tot op heden is zulke vraag echter nog niet gesteld

26 Tijdens de gerechtelijke vakantie van 2016 hebben drie rechters van de arbeidsrechtbank de bibliotheek herschikt volgens de Universele Decimale Classificatie (UDC), die evenwel niet ver genoeg onderverdeeld is voor de zeer gespecialiseerde materie van het sociaal recht. Een verfijndere indeling, geïnspireerd op het classificatiesysteem van de arbedisrechtbank te Brussel, zal verder worden uitgewerkt en elk boek zal hernummerd en gemarkeerd worden. Het boekenbestand werd vergeleken met de oude excellijst en verouderde werken werden uit de rekken gehaald voor afvoering Is het één enkele documentatiedienst en/of bibliotheek voor het rechtscollege? Of gaat het om een documentatiedienst en/of bibliotheek die gedeeld wordt met andere organisatiedelen van de rechterlijke organisatie omdat deze bijvoorbeeld in hetzelfde gebouw zijn ondergebracht? Of bestaat er binnen het rechtscollege een opdeling in verschillende documentatiediensten en /of bibliotheken waar te nemen? Of gaat het om een combinatie hiervan? Beschrijf kort en bondig de situatie. Cfr. sub Wie beheert de documentatiedienst en/of bibliotheek? Leg kort uit. De arbeidsrechtbank te Leuven beschikt niet over een bibliothecaris of een documentalist. Eén medewerker brengt de werken in het systeem in, op advies van de magistraten en onder supervisie van de hoofdgriffier Hoe wordt de collectie van de bibliotheek bijgehouden/bijgewerkt? De collectie van de bibliotheek wordt sinds september 2014 bijgehouden en bijgewerkt in het Bibliosysteem op JURIDAT (cfr. sub 1)

27 5. Oefent een personeelslid of team de functie van documentalist uit? Welke kwalificatie (graad, diploma, opleiding) heeft dat personeelslid of hebben die personeelsleden? Er is geen documentalist. De medewerker die de bibliotheek beheert heeft geen specifieke opleiding genoten (cfr. supra, sub 3). De facto beheren de voorzitter en de magistraten de bibliotheek. 6. Wordt de wetgeving er continu bijgehouden? Zijn de wetgevingsdossiers volledig (bijvoorbeeld met de voorbereidende werken )? De wetgeving wordt niet meer op papier bijgehouden. Op de homepage van website Hoven en Rechtbanken is een link naar het Belgisch Staatsblad, waar alle edities digitaal kunnen geraadpleegd worden. Verder kan, via de link Belgische wetgeving op dezelfde website, gemakkelijk wetgeving worden opgezocht. Onder elke (actuele) wettekst, staat een link naar alle wetswijzigingen, naar de parlementaire werkzaamheden, de uitvoeringsbesluiten en de gearchiveerde versies. BUDGET 1. Hoe groot is het budget kleine onkosten dat aan het rechtscollege werd toegekend? De voorzitter beschikt over (vgl in 2015 en 1470 in 2014) en de hoofdgriffier over (vgl in 2015 en 1680 in 2014). 2. Voor welke uitgaven wordt dat budget aangewend? Het budget dat ter beschikking gesteld is aan de voorzitter wordt, in overleg met de magistraten, aangewend voor de aankoop van actuele juridische werken en handboeken voor de bibliotheek (cfr. supra sub documentatiedienst, 1). Ook de kosten van het inbinden van vonnissen en akten komen ten laste van dat budget

28 De hoofdgriffier gebruikt deze som voor de aankoop bij de firma LYRECO van alle noodzakelijk kleine bureaubenodigdheden en logistiek voor de personeelsleden, de griffiers en de magistraten. 3. Hoe werkt dat budget? Het krediet 2015 mag slechts aangewend worden ter betaling van de facturen of verbintenissen betreffende ditzelfde jaar. Uitgaven betreffende een ander jaar kunnen niet in mindering gebracht worden van dit jaargeld. De facturen worden ingebracht in het boekhoudprogramma CGAB en worden samen met een borderel naar de FOD Justitie gezonden die deze facturen betaalt. Tevens dienen alle facturen voor ontvangst ondertekend te zijn. De FOD Justitie, dienst Budget Rechterlijke Orde, maakt in het CGAB systeem melding van de stand van zaken van de lopende facturen (betaald, doorgestuurd naar de bevoegde dienst, ). Dit systeem laat toe om, in geval van rappel, na te kijken of de betaling al dan niet reeds gebeurde. Het budget van de hoofdgriffier (1.568 euro) wordt in het voorjaar door Justitie gestort op de postrekening van de griffie. De binnengekomen facturen worden onmiddellijk na verificatie door de hoofdgriffier door de bevoegde medewerker of hoofdgriffier betaald via de griffierekening met een overschrijving. Is dat budget toereikend? Leg uit Het budget kleine uitgaven is niet toereikend, maar de tering wordt naar de nering gezet. Vermits van dit budget ook juridische werken dienen aangekocht te worden, is het veel te beperkt, gelet op de hoge kostprijs van gespecialiseerde werken (sociaal recht). Het is afwegen welke aankopen het dringendst zijn. Het valt te betreuren dat met het budget geen software mag aangekocht worden. Een groot deel van het budget kleine uitgaven wordt besteed aan het inbinden van de vonnissen. Gezien de firma, waarmee de arbeidsrechtbank werkte, per boekdeel 13 extra aanrekent, bovenop de 25 betaald door de FOD Justitie, hebben we eind 2016 een andere firma gecontacteerd, wiens prijs de door Justitie gedragen kost van 25 niet overschrijdt

29 4. Hoe groot is het budget representatiekosten dat aan de voorzitter werd toegekend? 392 (vgl. 400 in 2015 en 420 in 2014) - Welke uitgaven worden door dat budget gedekt? Onder representatiekosten worden begrepen de uitgaven die beantwoorden aan de bepalingen van art. 53,8 van het Wetboek op Inkomstenbelastingen. Deze vergoeding wordt toegekend met de bedoeling de goede relaties en de samenwerking van de gerechtelijke diensten met personen en andere diensten aan te gaan, te benadrukken, te verbeteren en te bestendigen. Hoe werkt dat budget? De voorzitter betaalt zelf de facturen en vordert dit bedrag terug van de FOD Justitie door middel van een schuldvordering. De schuldvorderingen worden ingebracht in het boekhoudprogramma CGAB en worden samen met een borderel naar de FOD Justitie gezonden. Het bedrag wordt onmiddellijk van het budget afgetrokken. De representatiekosten dienen met de nodige stukken verantwoord te worden. Het is begrotingstechnisch verboden om een saldo van het ene jaar naar het volgende jaar over te hevelen. Er is geen zicht op de uitvoering van de effectieve betalingen door de FOD-Justitie. Het duurt maanden voor de door de voorzitter voorgeschoten kosten worden terugbetaald door de FOD Justitie, wat ten zeerste te betreuren valt. Is dat budget toereikend? Leg uit Neen. De tering wordt naar de nering gezet

30 Het budget is ontoereikend en wordt bijgepast met eigen penningen van de voorzitter. Het budget wordt o.m. gebruikt voor de nieuwjaarsreceptie samen met het arbeidsauditoraat (alternerend) en is aldus vaak in januari al meer dan gehalveerd. Nooit kan iets aangeboden worden aan externe gasten, de rechters in sociale zaken, enzovoort... Voor vergaderingen moet steeds een beroep gedaan worden op de gastvrijheid van een andere dienst, zoals het arbeidsauditoraat, het parket van de Procureur des Konings, het Huis van de Advocaat, Er is geen budget voor broodjes en drank tijdens een lunchvergadering met bijvoorbeeld collega-magistraten van andere rechtsinstanties en rechtsgebieden, geen budget om iets aan te bieden aan de rechters in sociale zaken op de algemene vergadering, geen budget voor een activiteit in het kader van teambuilding, enz. Zie verder hieronder. BIJKOMENDE OPMERKINGEN: Het budget is totaal ontoereikend voor de hierboven vermelde gelegenheden in een arbeidsrechtbank met 5 beroepsrechters, 44 rechters in sociale zaken, 2 plaatsvervangende rechters, 1 hoofdgriffier, 5 griffiers en 8 personeelsleden. Ingevolge de omzendbrief nr. 158 wordt de mogelijkheid geboden om het krediet kleine uitgaven te verminderen ten voordele van een budget werkvergaderingen bij middel van het formulier Budgetaanvraag voor de werkvergaderingen. Dit budget laat toe koffie, sandwiches, aan te kopen, maar gaat dan wel ten koste van de aankoop van boeken. Veel zou kunnen opgelost worden door het budget ter beschikking te stellen op een speciale rekening, zodat de verrichte leveringen onmiddellijk aan de plaatselijke handelaar kunnen betaald worden. De controle van de uitgaven zou dan achteraf kunnen gebeuren mits verantwoording met stukken en onder de financiële verantwoordelijkheid van de korpschef-magistraat en met de mogelijkheid voor Justitie om onterechte uitgaven terug te vorderen van de betrokken korpschef. Het boekhoudprogramma CGAB in verband met de betaling van de facturen Kleine Uitgaven en Representatiekosten is een pluspunt en werkt vlot. De betaling van de facturen kan beter opgevolgd worden. Het huidige systeem voor de betaling van de facturen Griffiekosten is zeer klantvriendelijk en werkt goed omdat de betaling van de facturen snel gebeurt