Desgevallend ook opgave van de handelsbenaming (die dient te zijn opgenomen in de statuten i.g.v. een vennootschap).

Transcriptie

1 Versie van 04/2004 MODELSCHEMA VOOR REGISTRATIEDOSSIER Inleiding Hierna volgt het overzicht van de inlichtingen die een wisselkantoor, met toepassing van artikel 3, eerste lid, van het Koninklijk Besluit van 27 december 1994 (Belgisch Staatsblad van 18 januari 1995) betreffende de wisselkantoren en de valutahandel, bij zijn verzoek om registratie aan de Commissie voor het Bank-, Financie- en Assurantiewezen moet verstrekken. Het schema is niet exhaustief : krachtens artikel 3, tweede lid van het Besluit, kan de Commissie om mededeling verzoeken van andere inlichtingen die voor de beoordeling van het verzoek tot registratie noodzakelijk zijn. Voor sommige te verstrekken gegevens wordt verwezen naar een bijgevoegd, verplicht te gebruiken standaarddocument. Het verzoek om registratie moet samen met het registratiedossier in twee exemplaren, bij de Commissie voor het Bank-, Financie- en Assurantiewezen ingediend worden bij aangetekende brief of brief met ontvangstbewijs. A. Naam van het wisselkantoor Desgevallend ook opgave van de handelsbenaming (die dient te zijn opgenomen in de statuten i.g.v. een vennootschap). B. Formeel verzoek om registratie Gedateerd en ondertekend door een bevoegd persoon, wiens hoedanigheid moet vermeld worden. C. Identificatie van de aanvrager 1) Natuurlijke persoon a- Naam ; b- Gelieve het standaardformulier in bijlage 1 in te vullen ; c- Bij het dossier een bewijs voegen van goed zedelijk gedrag, maximum 3 maanden oud. 2) Vennootschap a- Naam ; b- Gelieve het standaardformulier in bijlage 2 in te vullen. D. Identiteit van de feitelijke leiding a- Naam (namen) ; b- Voor elke persoon belast met de feitelijke leiding dient het standaardformulier (bijlage 1) ingevuld te worden en moet een bewijs van goed zedelijk gedrag van maximum drie maanden oud meegestuurd te worden.

2 E. Identiteit van de persoon of personen verantwoordelijk voor de toepassing van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van net financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van het terrorisme a- Naam (namen) ; b- Opgave van naam en functie binnen de organisatie van het wisselkantoor. Voor zover voor deze persoon, met toepassing van de reeds vermelde richtlijnen, nog geen nadere gegevens verstrekt werden, dient eveneens het formulier van bijlage 1 ingevuld te worden. Een bewijs van goed zedelijk gedrag, maximum drie maanden oud, dient alsdan ook meegestuurd te worden. F. Beschrijving van de activiteit 1. Algemene Organisatie Een algemene beschrijving van de (geplande) deviezenactiviteit, waarbij de volgende elementen moeten aan bod komen : a- Voor zover nog niet elders vermeld : eventuele groepsstructuur, met aangifte van de aard en het belang van alle verbonden ondernemingen. b- De exploitatiepunten en hun aantal personeelsleden. Indien mobiele kantoren gebruikt worden moet dit vermeld worden. c- Zo men werkt met tussenpersonen of met gevolmachtigde agenten, moet hun naam en juist statuut worden opgegeven ; desgevallend moet een model van agentencontract meegestuurd worden. d- Eventuele formele of informele samenwerkingsakkoorden of soortgelijke verbanden met derden, al dan niet het statuut van wisselkantoor. e- Welke andere activiteiten heeft het wisselkantoor? Geef een omstandige toelichting (aard, belang...). 2. Wisselactiviteit a- Gedetailleerde omschrijving van de aard van de wisselactiviteiten per exploitatiepunt : 1- toeristisch centrum/zakentransacties 2- voor Belgische of buitenlandse cliënten (in %) 3- voor particulieren, beroepsbeoefenaars of institutionelen (in %) 4- in contanten, met cheques, met krediet- of betaalkaarten (in %) b- Wie zijn, in het kader van het voorraadbeheer (verkoop van overtollige deviezen, aankoop van de nodige deviezen) uw tegenpartijen? Zo er verschillende zijn, geef hun respectievelijke belang op.

3 3. Geldoverdrachten 1 1- Een volledige beschrijving van de wijze waarop de geldoverdrachten zijn georganiseerd. 2- Welke is de voorziene termijn voor de uitbetaling in het buitenland van de in België aanvaarde fondsen? 3- Welke zijn de tegenpartijen die de uitbetaling in het buitenland zullen uitvoeren (verzenden van geld)? Via welke tegenpartijen worden in België gelden uitbetaald (ontvangst van geld)? Werden er samenwerkingsakkoorden afgesloten met deze tegenpartijen? (cfr. ook punt g.) 4- Welke maatregelen zijn voorzien indien de door een klant verstuurde fondsen niet (kunnen) worden uitbetaald? 5- Ingestelde limieten voor het ontvangen/verzenden van gelden (bv. per maand/per klant/per begunstigde) 6- Landen van bestemming (met % opgave van beoogd volume per land) 7- Landen van waaruit men gelden zal ontvangen (met % opgave van volume per land) 8- Kan/zal een geldoverdracht gepaard gaan met een wisselverrichting? zo ja, welke deviezen zullen worden aanvaard? G. Beschrijving van de boekhoudkundige en administratieve organisatie van de wissel- en/of de transfertactiviteit 1) Organogram met functiebeschrijvingen en bevoegdheidsregeling 1- Organogram van het wisselkantoor met aanduiding van het aantal en het adres van de exploitatiepunten. 2- Functiebeschrijving en bevoegdheidsregeling. a- Aantal personeelsleden (totaal en per exploitatiepunt), werken zij full-time? b- Duidelijke functiebeschrijving van de personeelsleden. c- Omschrijving van de bevoegdheden (o.a. handtekeningsbevoegdheid). Zijn deze bevoegdheden formeel vastgelegd? d- Sociaal statuut van de medewerkers (loontrekkend/zelfstandig). e- Gedelegeerde agenten : algemene beleid, aanwervingprocedures, activiteitswijze, administratief en handelsbeleid. 1 Cfr. Artikel 3 van de wet van 3 mei 2002, wet tot wijziging van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en tot wijziging van de wet van 6 april 1995 inzake de secundaire markten, het statuut van en het toezicht op de beleggingsondernemingen, de bemiddelaars en beleggingsadviseurs, gepubliceerd in het B.S. van 29 juni 2002.

4 2) Beschrijving van de boekhoudkundige organisatie en de informatica 1- Beschikt u over een informaticastructuur? Ja - Neen Zo ja : a- Welk systeem b- Bestaat er een toegangsbeveiliging voor het systeem of voor bepaalde programma's? c- Bestaat er een beveiligingssysteem voor de gegevens en/of de programma's? 2- Welk boekhoudsysteem wordt thans gebruikt? a- Volledige boekhouding ; b- Vereenvoudigde boekhouding ; 3- Worden de uitgevoerde verrichtingen onmiddellijk geregistreerd? 4- Wordt dagelijks de kasvoorraad gecontroleerd op zijn overeenstemming met de boekhoudkundige gegevens? 5- Voor het geval men geldoverdrachten uitvoert : a- volledige beschrijving van de administratieve/boekhoudkundige verwerking van een transfert ; b- is er een systeemblokkering voorzien (cfr. punt F.3. 5 : limieten) ; c- op welke wijze worden inputgegevens beheerd (database) ; d- op welke wijze zullen de bevestigingen van uitbetaling in het buitenland worden beheerd? 6- Op welke wijze zal de maandelijkse rapportering aan de Commissie voor het Bank-, Financie- en Assurantiewezen worden gegenereerd ( of diskette)? 3) Model van wissel- en/of transfertborderel en beschrijving van het systeem van nummering, koersbepaling en provisies 1- Gelieve ons twee exemplaren van het/de door het wisselkantoor gebruikte borderel(len) te bezorgen. 2- Beschrijving van het systeem van nummering van de borderellen. Gebeurt deze nummering afzonderlijk per exploitatiepunt of niet? 3- Wordt toegezien op de naleving van de volgorde van nummering en, zo ja, door wie en volgens welke procedures? 4- Beschrijving van de koersbepaling voor de cliënteel (op welke basis wordt de koers vastgelegd? Toegepaste marges?), alsook vermelden van de eventueel toegepaste kosten en provisies.

5 4) Preventiemaatregelen in verband met de wet van 11 januari 1993 (en de aanpassingen) inzake witwassen van geld en interne controleprocedures ter zake 1- Welke zijn de maatregelen die genomen werden om de cliënten te identificeren, zoals vereist door de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van het terrorisme? 2- Welke zijn de maatregelen inzake gegevensbewaring om te voldoen aan artikel 7 van de voormelde wet van 11 januari 1993? 3- Preciseer de aard en de inhoud van de vormingssessie(s) die door u of uw medewerkers gevolgd werden inzake het witwassen van geld. Wie volgde deze sessie(s) en wanneer? 4- Beschrijf de procedures en de opsporingscriteria voor verdachte transacties in de zin van de witwaswetgeving. 5- Beschrijf de procedure voor de opstelling van en de afgifte aan de ter zake verantwoordelijke persoon, van het verslag, zoals bedoeld in het artikel 8 van de voormelde wet van 11 januari Toekomstige initiatieven. H. Financiële staten - Voor een bestaande vennootschap : Het registratiedossier moet de laatste neergelegde jaarrekening met haar toelichtingen omvatten alsook een financieel plan voor de eerste 3 jaren na het opstarten van de wissel en/of geldtransfertactiviteit waaruit de leefbaarheid van deze activiteit blijkt. - Voor een nieuw opgerichte vennootschap : Previsionele balans en resultatenrekening (financieel plan) voor de eerste 3 jaren, die o.a. de financiële leefbaarheid van de onderneming aantoont. I. Verklaring inzake volledigheid en juistheid van de gegevens De aanvrager dient de verklaring weergegeven in bijlage 3 na ondertekening mee te sturen.