Herken de signalen Juni 2013 geactualiseerd

Transcriptie

1 Herken de signalen Juni 2013 geactualiseerd Hoe herkent u signalen van te hoog Mentaal Verzuim in uw organisatie? Direct waarneembare signalen Werkdruk en werkstress neemt toe Opbrengsten nemen af Kosten nemen toe Opdrachten kosten meer tijd Klanten verdwijnen Informatie stroomt minder vrij door Facadegedrag neemt toe Leverbetrouwbaarheid (in- en extern) neemt af Eigenbelangen overstijgen het gezamenlijke belang Communicatie vindt oppervlakkiger plaats Ongewenst verloop (Goede medewerkers gaan eerder weg) Indirect waarneembare signalen Deze kunt u op 5 verschillende niveaus in de organisatie merken: 1. Op het niveau van de Symptomen. 2. Op het niveau van Gedrag van mensen. 3. Op het niveau van de Energie/Bewegingen. 4. Op het niveau van Krachten/Verhoudingen. 5. Op het niveau waarop mensen hun Keuzes en hun Mindset bepalen. United Sense - Nederlands en Vlaams Kenniscentrum voor Organisatievitaliteit en Onbenut Vermogen 1

2 Toelichting op de 5 niveaus Onderstaand basisplaatje toont het volume van het totale productief vermogen van uw organisatie als we dat op een muur projecteren. Met daarin de mate en de verschillen van inzet(bereidheid) van mensen in de zaak. De tekstkadertjes lichten het verder toe. De Y-as is de lijn waarlangs naar boven toe de waarneembaarheid toeneemt van de signalen van het Mentaal Verzuim. Zichtbaarheidslijn: Ongeveer op de hoogte van de pijl worden symptomen en gedragingen concreter zichtbaar en benoembaar. Daaronder ontwikkeld zich veelal uit onmacht met situaties en omstandigheden - het meeste verzaken. Rechts verticaal (de zwarte balk) het volume ziekteverzuim. De X-as is de lijn waarlangs naar rechts toe het Mentaal Verzuim toe neemt. Links boven is de inzet en betrokkenheid zichtbaar en onzichtbaar het grootst. Rechts onderin is het verzaken van mensen onzichtbaar het grootst. De zichtbaarheid ervan neemt naar boven toe. De witte bandbreedte van linksonder naar rechtsboven wordt een bandbreedte zichtbaar waar de inzetbereid van mensen zich gaat irriteren aan het verzaken van andere mensen in de samenwerking. Dat is de zone waarin de meeste negatieve consequenties en effecten mensen en hun organisatie raken. De pijlen van linksonder naar linksboven geven de werkdrukopbouwende bewegingen weer voor de meest loyale mensen. Een consequentie van het verzaken van anderen waardoor het niet of het met fouten uitgevoerde werk door hen erbij en/of verbeterd moet worden gedaan. De afzonderlijke niveaus worden verderop toegelicht en zijn steeds gebaseerd op dit basisplaatje. United Sense - Nederlands en Vlaams Kenniscentrum voor Organisatievitaliteit en Onbenut Vermogen 2

3 Niveau 1: De Symptomen De symptomen bouwen zich van linksonder naar rechtsboven op. Van subtiel, niet concreet, onduidelijk en vrij onzichtbaar naar héél concreet en duidelijk. De symptomen ontstaan in een onwenselijke c.q. ongezonde wisselwerking tussen individuele medewerkers, het collectief van mensen (afdelingen/teams) en de organisatie als systeem. Tot aan het zichtbaarheidsniveau (de rode lijn) kan het zich nog vrij onzichtbaar manifesteren. De sensitiviteit van de organisatie voor deze signalen bepaalt de snelheid van handelen. In z n algemeenheid merken klanten vaak eerder deze signalen dan de organisatie zelf. United Sense - Nederlands en Vlaams Kenniscentrum voor Organisatievitaliteit en Onbenut Vermogen 3

4 Niveau 2: Gedragingen van mensen Het gedrag van mensen geeft ook voortdurend signalen af waaruit de omvang van Mentaal Verzuim kan worden afgeleid. Naarmate mensen zich in hun positie kwetsbaar voelen, bijvoorbeeld in reorganisaties, zullen zij hun gedrag meer maskeren. De meest concrete signalen bouwen zich ook hier weer op van vrij onzichtbaar naar duidelijk merkbaar. United Sense - Nederlands en Vlaams Kenniscentrum voor Organisatievitaliteit en Onbenut Vermogen 4

5 Het gedrag in 4 vormen en voorbeelden van verzaken Zacht verzaken: Zacht verzaken van taken, verantwoordelijkheden en afspraken in de vorm van passiviteit en desinteresse. Niet meer betrokken voelen en je van daaruit inhouden. Niet meer aanspreekbaar zijn op je eigen aandeel in voorvallen. Gelatenheid en afhaakgedrag. Onverschilligheid. Gedemotiveerd. Het vermijden van handelingen en zaken. Jezelf afsluiten en naar binnen keren. Daarmee jezelf afkerend van zaken. Niet meer participeren in besprekingen en daar niet meer actief in bijdragen. Klagen maar niet handelen. Toneel spelen. Niet meer je eigen aandeel nemen. Hard verzaken: Hard verzaken van taken, verantwoordelijkheden en afspraken in de vorm van Ja zeggen en nee doen. Nalatigheid, weerstanden, politiek en strategisch gedrag. Eigenbelang voorop stellen. Informatie vervormen en/of verkeerd betekenen om ergens makkelijker mee weg te komen. Informatie voor jezelf houden als dat jou beter uit komt. Niet tijdig handelen. Naar buiten of een andere kant opkijken als er werk gedaan moet worden. De verkeerde dingen doen. Niet reageren. Non-collegialiteit. Onbereikbaar zijn en houden. Tegen afspraken in je eigen ding blijven doen maar wel blijven wijzen naar anderen. Wetend disfunctioneren. Achter een façade opereren. Grof verzaken: Grof verzaken van taken, verantwoordelijkheden en afspraken in de vorm van je onttrekken aan het werk dat gedaan moet worden. Onveilig werken. Negeren of bagatelliseren van belangrijke signalen. Actief destructief kritisch opstellen. Al met je eigen zaak bezig zijn. Anderen het werk laten doen. De boel in het honderd laten lopen door passieve en actieve sabotage uit onvrede. Willens en wetens onttrekken aan het werk. Ziek verzaken: Ziek verzaken in de vorm van naar binnen keren vanuit onvoldoende weerstand tegen overmatige/aanhoudende druk. Feitelijk in een State of Mind komen die primair gericht is op zelfbescherming in omstandigheden waar je je onvoldoende tegen opgewassen voelt. Een soort van zelfbeveiliging dus. Dit is ongeveer het laatste stadium van Mentaal Verzuim waarin dit ook wel De kraamkamer van het vermijdbare deel van ziekteverzuim wordt genoemd. Deze 4 e vorm van Mentaal Verzuim heeft alle overeenkomsten met wat Presenteïsme wordt genoemd. United Sense - Nederlands en Vlaams Kenniscentrum voor Organisatievitaliteit en Onbenut Vermogen 5

6 Niveau 3: De energie en bewegingen In de wit/grijze bandbreedte die van linksonder naar rechtsboven loopt wordt bepaalt in welke mate aan mensen energie wordt gegeven of in welke mate aan mensen energie wordt onttrokken (verspilt). Die bandbreedte is de brede scheidslijn tussen mensen die zich (linksboven daarvan) nog optimaal (tot flow aan toe) kunnen, willen en durven inzetten en zij die zich (rechtsonder daarvan) uit veelal onmacht met situaties/omstandigheden in een mate van afwachtende gelatenheid hebben overgegeven. Hoe die bewegingen en krachten op elkaar inwerken laat het volgende niveau (plaatje) zien. In die bandbreedte ontstaat veel misunderstanding en daardoor veel misinformatie en miscommunicatie over en weer. In die bandbreedte zien we individueel Mentaal Verzuim een dusdanige negatieve invloed krijgen op het Collectief dat de algehele norm van inzet en productiviteit in de volle breedte terug kan lopen. Helemaal wanneer teruglopende omzet en toenemende reorganisatie gaat spelen. United Sense - Nederlands en Vlaams Kenniscentrum voor Organisatievitaliteit en Onbenut Vermogen 6

7 Niveau 4: De Krachten en Verhoudingen Tegengesteld werkende krachten: Dit is het krachtenveld dat onder de organisatie de bewegingen en gedragingen van mensen voortdurend beïnvloedt. In deze visualisatie hebben we in gedachten rechts bovenin de doelen en wensen van de organisatie geprojecteerd. De verhoudingen van de goedgerichte duw- en trekbewegingen bepalen in welke mate en hoe snel doelen en wensen gerealiseerd kunnen worden (of ook weer onderwijl afgebroken kunnen worden). Al met al bepaalt de mate van gezondheid van de wisselwerking tussen gewenst organisatiegedrag en gewenst persoonlijk gedrag welke keuzes mensen maken en met welke Mindset zij in hun werk en in relaties tot de zaak en de daarin werkende collega s staan. Zie volgende keuzematrix. Dit krachtenveld bepaalt dus de mate van gezondheid en effectiviteit van de wisselwerking tussen organisatiegedrag en persoonlijk gedrag. United Sense - Nederlands en Vlaams Kenniscentrum voor Organisatievitaliteit en Onbenut Vermogen 7

8 Niveau 5: De Keuzes en Mindset van mensen Afhankelijk van de situaties van en de signalen uit voorgaande niveaus maken mensen voortdurend hun Mind op. Als het lekker en goed voelt en mensen zich voldoende gestimuleerd, gefaciliteerd en gesteund weten én zij kunnen geloven in de koers van de zaak weten zij bij zichzelf en elkaar vechtlust te mobiliseren. Vóór de zaak! Maar als zij teveel strijdige signalen oppikken (horen, zien, merken, voelen) gaan zij zich overgeven aan één van de vier onderliggende Inzet-Mindsets. De dan meest veilige en voor de hand liggende is gewoon volgen en aanpassen aan hoe het nu eenmaal is en gaat. En dáármee gaan organisaties het onvoldoende redden om zich uit de crisis te kunnen werken t.a.v. de wel door hen te beïnvloeden interne factoren. Voor meer informatie kunt u vrijblijvend contact opnemen. Telefoon: Birkstraat 79, 3768 HC Soest United Sense - Nederlands en Vlaams Kenniscentrum voor Organisatievitaliteit en Onbenut Vermogen 8