Uitnodiging tot Inschrijving Openbare Europese aanbesteding

Transcriptie

1 Uitnodiging tot Inschrijving Openbare Europese aanbesteding IT hardware Ten behoeve van Stichting VCO Oost-Nederland Stichting Consent Aanbestedingsnummer: Uti EA voor IT-Hardware november 2015, Ingenion Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit document mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur.

2 Inhoudsopgave DEFINITIES EN BEGRIPSBEPALING INLEIDING DOEL VAN DE AANBESTEDING... 6 Perceel 1: Stichting VCO Oost-Nederland... 6 Perceel 2: Stichting Consent Raamovereenkomsten Wachtkamerovereenkomst LEESWIJZER PERCELENVERDELING AANBESTEDENDE DIENST Stichting VCO Oost-Nederland Stichting Consent Informatie op het internet Adresgegevens AARD EN OMVANG VAN DE OPDRACHT HUIDIGE SITUATIE GEWENSTE SITUATIE OMVANG VAN DE OPDRACHT PROCEDURE DIGITAAL AANBESTEDEN PLANNING PUBLICATIE NOTA( S) VAN INLICHTINGEN TOEPASSELIJKHEID NOTA( S) VAN INLICHTINGEN COMBINATIE ONDERAANNEMING INSCHRIJVING Contactpersoon Aanbestedende Dienst Vormvereisten Inschrijving Prijsopgave OPENEN VAN DE INSCHRIJVINGEN BEOORDELEN INSCHRIJVINGEN Algemeen Aan te leveren informatie bij combinatie Aan te leveren informatie bij onderaanneming Controle Selectieprocedure Gunningcriterium EMVI Toetsing aan het Programma van Eisen Accorderen overige eisen via TenderNed Beoordeling aan de hand van subgunningcriterium prijs Beoordeling aan de hand van het subgunningcriterium kwaliteit Vormvereisten beantwoording subgunningcriterium kwaliteit Beoordelingscommissie Werkwijze (totaal)beoordeling Voornemen tot gunning en afwijzing ALGEMENE BEPALINGEN KOSTEN DEELNAME PROCEDURE REGELGEVING ALGEMENE VOORWAARDEN EN BEPALINGEN AKKOORDVERKLARING JURIDISCHE VOLGORDE DOCUMENTEN Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 2 van 51

3 4.6. (INTELLECTUEEL) EIGENDOM GEHEIMHOUDING VOORBEHOUDEN ONVOLKOMENHEDEN KLACHTEN BIJLAGE 1. CHECKLIST BIJLAGE 2. EIGEN VERKLARING BIJLAGE 3. FINANCIEEL ECONOMISCHE BEKWAAMHEID BIJLAGE 4. REFERENTIES BIJLAGE 5. PROGRAMMA VAN EISEN BIJLAGE 6. REKENBLAD BIJLAGE 7. CONCEPT RAAMOVEREENKOMSTEN BIJLAGE 8. CONCEPT WACHTKAMEROVEREENKOMST BIJLAGE 9. VOORWAARDEN ARBIT BIJLAGE 10. GARTNER MAGIC QUADRANT BIJLAGE 11. LOCATIES EN ADRESSEN BIJLAGE 12. BROCHURE TENDERNED Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 3 van 51

4 DEFINITIES EN BEGRIPSBEPALING Begrippen en definities kunnen zowel in enkelvoud als meervoud worden gehanteerd. Aanbestedende Dienst Stichting VCO Oost-Nederland (VCO) en Stichting Consent (Consent). AW Aanbestedingswet Bijlage Een bijlage bij één van de aanbestedingsdocumenten. Diensten De aan onderhavige opdracht gerelateerde diensten zoals beschreven in paragraaf 2.2. DOA Dead On Arrival. De Hardware blijkt na installatie volledig of gedeeltelijk defect te zijn. In het laatste geval kan door het defect de Hardware niet meer worden gebruikt voor het doel waarvoor zij is aangeschaft. Firmware Software die in de Hardware is geprogrammeerd. Hardware Laptop, desktop, monitor, toebehoren zoals (maar niet beperkt tot) toetsenbord en muis, reserveonderdelen en alle overige zaken die gerelateerd zijn in de in dit document gevraagde goederen. Inschrijver Een geselecteerde natuurlijke- of rechtspersoon (marktpartij of een combinatie van marktpartijen) die een Inschrijving indient. Inschrijving Een offerte van een Inschrijver uitgebracht aan Aanbestedende Dienst gebaseerd op de eisen en wensen van Aanbestedende Dienst zoals beschreven in deze Uitnodiging tot Inschrijving. Kantooruren De uren op Werkdagen tussen 08:00 uur tot 17:00 uur, Nederlandse tijd. Locatie Een vestiging van de Aanbestedende Dienst. Nota van Inlichtingen Document waarin vragen van de Inschrijvers en de antwoorden daarop zijn opgenomen, evenals eventuele wijzigingen in de Uitnodiging tot Inschrijving en/of in de daaraan gerelateerde aanbestedingsdocumenten. Opdrachtgever Indien een Raamovereenkomst is gesloten met een Inschrijver: de Aanbestedende Dienst. Opdrachtnemer De Inschrijver aan wie op basis van deze aanbesteding een Raamovereenkomst tot stand komt. Raamovereenkomst Zie Raamovereenkomst Raamovereenkomst Een Raamovereenkomst tussen de Aanbestedende Dienst en de Inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft ingediend. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 4 van 51

5 Programma van Eisen Het hoofdstuk van de Uitnodiging tot Inschrijving waarin de inhoud van de gevraagde producten c.q. dienstverlening en de eisen gesteld aan de Inschrijving, de Inschrijver en de te leveren producten c.q. te verrichten diensten is vastgelegd. Uitnodiging tot Inschrijving ---- Het onderhavige document waarin Aanbestedende Dienst zijn eisen en wensen heeft verwoord en waarop de Inschrijver zijn Inschrijving dient te baseren. Eventuele Bijlagen maken integraal onderdeel uit van de Uitnodiging tot Inschrijving. Werkdag Een kalenderdag, niet zijnde een zaterdag of zondag een algemeen erkende feestdag in Nederland of het equivalent van een algemeen erkende feestdag ingevolge artikel 3 van de Algemene Termijnenwet. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 5 van 51

6 1. INLEIDING Voor u ligt de Uitnodiging tot Inschrijving met aanbestedingsnummer Uti EA voor IT-Hardware t.b.v. de stichtingen VCO Oost-Nederland en Consent. De aanbesteding zal worden gehouden conform de procedure Europese openbare aanbesteding en worden uitgevoerd conform de Aanbestedingswet Doel van de aanbesteding Doel van deze aanbesteding is het aangaan van een Raamovereenkomst met één partij (per perceel) voor de levering IT Hardware zoals desktops / thin cliënts, beeldschermen, computertoebehoren enz. De aanbesteding bestaat uit twee percelen te weten: Perceel 1: Stichting VCO Oost-Nederland Perceel 2: Stichting Consent Nadrukkelijk geen onderdeel van deze aanbesteding is hardware met betrekking tot Wi-Fi. De twee Stichtingen zijn voor de levering van bovenstaande op zoek naar een dealer of fabrikant die kan voorzien in de levering van een totaalpakket aan IT Hardware en volledig kan voldoen aan de eisen/wensen uit deze Uitnodiging tot Inschrijving en die tevens bekend is met het leveren van apparatuur ten behoeve van (specifiek) het primair onderwijs. De Opdrachtnemer dient te beschikken over een sterke klantgerichte houding, zeer uitgebreide productkennis, uitstekende logistieke voorzieningen met in achtneming van vigerende wet- en regelgeving. Dit alles in verhouding tot de aard van de opdracht Raamovereenkomsten Het streven is om per 1 maart 2016 de Raamovereenkomsten voor beide percelen in werking te laten treden. De af te sluiten Raamovereenkomsten zullen worden gebaseerd op het Programma van Eisen, de ARBIT 2014 voorwaarden, de concept Raamovereenkomst en de Inschrijving van de Opdrachtnemer. De duur van de Raamovereenkomst is voor alle percelen gelijk: en wordt derhalve gesteld op één (1) jaar plus de optie om de Raamovereenkomst drie (3) keer te verlengen voor een periode van één (1) jaar Wachtkamerovereenkomst Met de best scorende Inschrijver(s) wordt een Raamovereenkomst gesloten. De nummer 2 in rangorde (van het desbetreffende perceel) neemt plaats in de wachtkamer zonder dat daar een financiële vergoeding vanuit de Aanbestedende Dienst tegenover staat. Hiertoe wordt een zogenaamde wachtkamerovereenkomst afgesloten (BIJLAGE 8). Deze wachtkamerovereenkomst wordt relevant als de best scorende Inschrijver (van een perceel) niet in staat is/is gebleken de gevraagde dienstverlening overeenkomstig de Raamovereenkomst, de aanbestedingsstukken en de bijbehorende stukken te leveren, dan wel niet (deugdelijk) nakomt. In dat geval krijgt de best scorende Inschrijver (Opdrachtnemer) na ingebrekestelling nog maximaal 6 weken de tijd om de Raamovereenkomst alsnog conform de gestelde eisen uit te voeren. Indien de uitvoering hierna nog steeds niet voldoet, kan de Aanbestedende dienst (Opdrachtgever) de Raamovereenkomst beëindigen. In dat geval wordt, als de Aanbestedende Dienst dat wenst, voor de resterende duur van de (beëindigde) Raamovereenkomst gebruik gemaakt van de met de een-na-hoogst geëindigde Inschrijver gesloten Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 6 van 51

7 Wachtkamerovereenkomst. De Wachtkamerovereenkomst kan ook worden gebruik in het geval dat de Raamovereenkomst om andere redenen tussentijds wordt ontbonden. Door in te schrijven op de aanbesteding verklaren Inschrijvers in te stemmen met bovengenoemde constructie. Zij verklaren tevens dat ze binnen een termijn van 1 maand na kennisgeving door de Opdrachtgever de uitvoering van de Wachtkamerovereenkomst/Raamovereenkomst op zich zullen nemen tot datum expiratie. N.B.: De prijslijst en opslag bij Inschrijving van de één-na-hoogst scorende Inschrijver wordt bevroren. De looptijd(en) van de Wachtkamerovereenkomst is/zijn gelijk aan de looptijd(en) van de Raamovereenkomst(en) met de Inschrijver(s) waaraan de Opdracht is gegund Leeswijzer Deze leeswijzer bevat een korte weergave van de opbouw van deze uitnodiging tot Inschrijving. Hoofdstuk 1 verschaft informatie over de Aanbestedende Dienst, het doel en onderwerp van deze aanbesteding en een beknopte toelichting op de procedure. Hoofdstuk 2 gaat in op de aard en omvang van de opdracht. Hoofdstuk 3 geeft een beschrijving van de te volgen procedure en de wijze van beoordelen. Hoofdstuk 4 heeft betrekking op algemene bepalingen en (juridische) voorwaarden. In de bijlagen zitten de benodigde formulieren voor Inschrijving, een rekenblad, een adressenlijst, een concept Raamovereenkomst en de voorwaarden ARBIT Percelenverdeling Deze aanbesteding wordt opgesplitst in 2 percelen. Elk perceel vertegenwoordigt de levering aan 1 onderwijsorganisatie. Inschrijvers die op één perceel inschrijven hoeven naast alle algemene gegevens en verklaringen alleen specifieke gegevens (prijzen en beantwoording kwaliteitscriteria) voor het betreffende perceel aan te leveren. Voor Inschrijvers die op beide percelen inschrijven geldt dat zij de algemene gegevens en verklaringen die voor beide percelen gelden slechts één keer hoeven in te dienen. Over het indienen van gegevens kunt u meer lezen in paragraaf Aanbestedende Dienst De Aanbestedende dienst is een samenwerkingsverband tussen twee onderwijsorganisaties die op het gebied van inkoop bij deze aanbesteding samen wensen te werken. Beide stichtingen wensen een eigen Raamovereenkomst af te sluiten. Dit gegeven in aanmerking nemende, mede bezien in het licht van de Aanbestedingswet 2012 waarbij Inschrijvers de kans wordt geboden om per perceel een Inschrijving uit te brengen, is besloten de aanbesteding te verdelen over twee percelen Stichting VCO Oost-Nederland VCO Oost-Nederland is een organisatie voor onderwijs én opvang. Met 16 scholen voor christelijk basisonderwijs en 2 kindcentra in Twente en de Achterhoek werken we aan kwaliteit vanuit 4 kernwaarden: identiteit, aandacht, innovatie en professionaliteit Stichting Consent Stichting Consent beheert alle openbare basisscholen in de gemeenten Enschede, Oldenzaal, Losser en Dinkelland. Dit zijn 33 veelkleurige scholen voor (speciaal) basisonderwijs met een eigen lokale kleur en daarbinnen een gecertificeerd aanbod van Montessori-, Dalton-, Freinet-, Jenaplanonderwijs en een Internationale school. Zo is er voor ieder kind en iedere ouder een Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 7 van 51

8 ruime keus voor Openbaar Onderwijs naar eigen wens. Ruim 7200 leerlingen volgen onderwijs op één van onze scholen, als basis voor een goede toekomst Informatie op het internet Meer informatie over deze onderwijsinstellingen kunt u vinden op de volgende internetadressen: Adresgegevens Een compleet overzicht met locaties en adressen treft u aan in BIJLAGE 11. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 8 van 51

9 2. AARD EN OMVANG VAN DE OPDRACHT 2.1. Huidige situatie De Aanbestedende Dienst heeft in 2013 een aanbesteding gehouden om tot een vaste IT Hardware leverancier te komen. De Raamovereenkomst met de winnaar van de vorige aanbesteding is recentelijk beëindigd. De Aanbestedende Dienst koopt haar IT Hardware vanaf de beëindiging van de Raamovereenkomst in bij meerdere partijen. Zij wenst hiervoor een vaste leverancier te selecteren, waarbij tegen een vaste prijs en op gestandaardiseerde wijze apparatuur verkregen kan worden Gewenste situatie De Aanbestedende Dienst is op zoek naar een leverancier of groothandel die tegen een marktconforme prijs, producten van goede kwaliteit levert. De logistiek en condities zijn afgestemd op de behoefte. De behoefte voor de twee onderwijsorganisaties laat zich qua aantallen op voorhand moeilijk voorspellen. De onderwijsorganisaties hebben behoefte aan een snelle en zekere levering van producten. Om een snelle levering/opschaling dient de leverancier te garanderen dat de producten binnen 10 werkdagen kunnen worden geleverd. Bij end of life van aangeboden modellen / types apparatuur zorgt Opdrachtnemer voor een alternatief met minimaal dezelfde specificaties als uitgevraagd in deze Uitnodiging tot Inschrijving. Dit alternatief mag niet meer dan 5% in prijs verschillen van het type waarmee de Inschrijver heeft ingeschreven. Behalve levering van apparatuur draagt de Opdrachtnemer zorg voor alle benodigde werkzaamheden (bijvoorbeeld instellen BIOS, plaatsen van een image, taggen van de apparatuur enz.) zodat de apparatuur storingsvrij en in het netwerk kan worden (bij)geplaatst. Opdrachtnemer garandeert tevens ongestoorde werking door binnen één werkdag niet functionerende apparatuur te vervangen. Daarna kan de reparatie van de disfunctionerende apparatuur worden verricht. Indien onverhoopt toch een verstoring optreedt en hierbij aanspraak kan worden gemaakt op garantie neemt de Opdrachtnemer alle werkzaamheden op zich totdat de klacht, voor zover deze onder de garantie valt, is opgelost. Opdrachtnemer dient Opdrachtgever zoveel mogelijk te ontzorgen Omvang van de opdracht De Aanbestedende dienst wenst een Raamovereenkomst af te sluiten voor de duur 1 jaar met de eenzijdige optie om de Raamovereenkomst 3 maal met een periode 1 jaar te verlengen. De omvang van deze opdracht is uitgesplitst naar twee percelen. In Tabel 1 is de afname verwachting over 2013 en 2014 beknopt weergegeven. Een gedetailleerd overzicht van de te beleveren Locaties is bijgevoegd in BIJLAGE 11. De aantallen uit deze tabellen dienen uitsluitend ten behoeve van de beeldvorming van de Inschrijvers. Uit de tabellen kunnen geen conclusies worden getrokken, noch rechten of afnamegaranties worden ontleend. Zoals gezegd laat de toekomstige behoefte qua aantal benodigde producten zich op voorhand moeilijk voorspellen. Het is mogelijk dat meerdere scholen hun Apparatuur binnen een korte tijdsperiode wensen te laten vervangen, maar het is tevens mogelijk dat over een langere periode geen grote aantallen Apparatuur wordt afgenomen. De scholen zijn namelijk zelf leidend (en budgettair verantwoordelijk) bij de beslissing om hun Apparatuur te vervangen. De onderwijsinstellingen faciliteren als koepelorganisatie bij de aanschaf van Apparatuur, maar de afzonderlijke scholen bepalen. Aanbestedende Dienst merkt dit nadrukkelijk op om eventuele teleurstelling bij leverancier over de afname van Apparatuur en fluctuaties daarin te voorkomen. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 9 van 51

10 Tabel 1: Omvang opdracht Perceel 1 Stichting VCO 2013 Desktop Laptop SFF i-pad Andriod tablet Chromebook Desktop Laptop SFF i-pad Andriod tablet 3 9 Chromebook Perceel 2 Stichting Consent N.B.: De toename van de afname van het aantal desktops en laptops in 2014 kan mogelijk worden verklaard wegens het stopzetten van de ondersteuning van Windows XP door Microsoft. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 10 van 51

11 3. PROCEDURE 3.1. Digitaal aanbesteden De aanbesteding zal volledig digitaal worden doorlopen. Dit betekent voor de Inschrijver dat bedrijfsgegevens, bewijsstukken en offertes in dit geval via TenderNed digitaal en online moeten worden ingediend. Op papier aanbesteden is een ander proces dan digitaal aanbesteden. Een inschrijver dient een account te hebben om zaken te downloaden en in te dienen. Hiertoe dient de Inschrijver zich te registreren bij TenderNed. Meer informatie over digitaal aanbesteden voor Inschrijvers vindt u in BIJLAGE 12. Aanbestedende Dienst raadt Inschrijvers met klem aan zo snel mogelijk grondig kennis te nemen van de werkwijze van digitaal aanbesteden via TenderNed. Op TenderNed is ook een hulpfunctie beschikbaar: De egids biedt online ondersteuning. De gids is op de website altijd rechts bovenin via de knop Help beschikbaar. De egids weet op welk scherm u zich in TenderNed bevindt en biedt zo direct relevante informatie. Naast de egids is de servicedesk bereikbaar op werkdagen van 08:30 tot 18:00 uur via 0800-TenderNed ( ) Planning In onderstaande planning (Tabel 2) zijn de activiteiten benoemd die onderdeel uitmaken van deze procedure. De gehanteerde tijden zijn Nederlandse tijden. De data en tijden in deze planning zijn tot en met het openen van de Inschrijvingen definitief vastgesteld. Indien hierin een wijziging optreedt, ontvangen alle Inschrijvers hiervan schriftelijk bericht. De planning is indicatief. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor data en tijden te wijzigen, met inachtneming van de minimumtermijnen in de AW Aan deze planning kunnen geen rechten worden ontleend. Tabel 2: Planning Europese aanbesteding IT Hardware Omschrijving activiteiten Datum Tijd Toelichting Publicatie n.v.t. Sluiting 1e schriftelijke vragenronde :00 uur Toezending 1e Nota van Inlichtingen Sluiting evt. 2e schriftelijke vragenronde :00 uur Toezending evt. 2e Nota van Inlichtingen Sluiting indiening van Inschrijving :00 uur 3.9. Openen Inschrijvingen :15 uur 3.9. Gunning voorlopig :00 uur Definitieve gunning n.v.t. Ingangsdatum Raamovereenkomst Start Implementatie Publicatie Publicatie van alle aanbestedingsstukken van de zijde van Aanbestedende Dienst zal plaatsvinden via TenderNed. TenderNed is het online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid. Met de invoering van de Aanbestedingswet 2012 in april 2013 is het gebruik van TenderNed voor publicaties van Europese aanbestedingen bij wet verplicht voor aanbestedingsplichtige instanties. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 11 van 51

12 3.4. Nota( s) van Inlichtingen Alleen vragen en/of opmerkingen over deze Uitnodiging tot Inschrijving kunnen, uitsluitend digitaal via het speciaal daarvoor beschikbare middel (vragen over de aanbesteding) in TenderNed en gesteld in de Nederlandse taal. Hiervoor dient Inschrijver op TenderNed deze aanbesteding te hebben toegevoegd aan haar overzicht van aanbestedingen ( Mijn Aanbestedingen ). Het is nadrukkelijk niet toegestaan, op straffe van uitsluiting van verdere deelname in dit aanbestedingstraject, om andere functionarissen van de Aanbestedende Dienst dan voornoemd rechtstreeks te benaderen met vragen over deze aanbestedingsprocedure. Het is verder nadrukkelijk niet de bedoeling vragen in te dienen via de mailservice van TenderNed. Te laat of per mail ingediende vragen worden in principe niet beantwoord. Dit is enkel anders indien Aanbestedende dienst van mening is dat de vraag dermate essentieel is dat deze beantwoording noodzakelijk is voor alle Inschrijvers. Alle ingediende vragen en bijbehorende antwoorden worden conform planning geanonimiseerd gepubliceerd als Nota van Inlichtingen via TenderNed. Indien de Aanbestedende Dienst besluit om een 2 e vragenronde in te lassen, biedt deze vragenronde de Inschrijver uitsluitend de mogelijkheid om vragen te stellen naar aanleiding van de 1 e Nota van Inlichtingen Toepasselijkheid Nota( s) van inlichtingen Door de Aanbestedende Dienst verstrekte informatie en inlichtingen zijn alleen bindend voor zover deze zijn vastgelegd in een Nota van Inlichtingen. Aan eventuele mondelinge mededelingen kunnen geen rechten worden ontleend. Een Nota van Inlichtingen wordt opgesteld met daarin opgenomen de geanonimiseerde vragen van Inschrijvers en de antwoorden van de Aanbestedende Dienst, evenals eventuele wijzigingen van de Uitnodiging tot Inschrijving en/of de overige aanbestedingsdocumenten. Alle Nota s van Inlichtingen (één of meer) maken integraal onderdeel uit van de af te sluiten Raamovereenkomst voortvloeiende uit deze Uitnodiging tot Inschrijving (en worden naar inzicht van Aanbestedende Dienst in de Raamovereenkomst verwerkt). Wijzigingen en/of aanvullingen in de Nota van Inlichtingen prevaleren boven het overige deel van de Uitnodiging tot Inschrijving. Middels een Nota van Inlichtingen kan de Aanbestedende Dienst tot uiterlijk 6 dagen voor het verstrijken van de termijn voor het inleveren van de Inschrijving, punten in de Uitnodiging tot Inschrijving en aanvullende stukken wijzigen Combinatie Indien meerdere partijen gezamenlijk, als combinatie, een Inschrijving willen indienen, dienen deze partijen zich vóór de datum van ondertekening van de Raamovereenkomst of, indien deze ondertekening plaatsvindt na de start van de werkzaamheden die voortvloeien uit deze Raamovereenkomst, vóór de startdatum van de werkzaamheden die voortvloeien uit de Raamovereenkomst als één rechtspersoon (combinatie) te organiseren, zijnde een vennootschap naar Nederlands recht. Deze rechtspersoon fungeert dan als contractpartij en dient als geheel in staat te zijn aan de gestelde selectie- en gunningcriteria te voldoen. Voor combinaties geldt dat alle combinanten na voorlopige gunning hoofdelijke aansprakelijkheid moeten aanvaarden voor de opdracht en voor de volledige en correcte nakoming van alle verbintenissen jegens de Aanbestedende Dienst voortvloeiende uit de Raamovereenkomst. Bij de uitvoering van de opdracht vindt in dergelijke gevallen uitsluitend communicatie en bedrijfsuiting (bijvoorbeeld facturatie, managementinformatie, informatiebrochures en logo s op bedrijfskleding/-outillage) namens de combinatie plaats. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 12 van 51

13 3.7. Onderaanneming Naast het vormen van een combinatie is een constructie van hoofd-/onderaanneming toegestaan, onder voorwaarde dat de hoofdaannemer als Inschrijver en uiteindelijke contractpartij fungeert. Bij de uitvoering van de opdracht vindt in dergelijke gevallen ook uitsluitend communicatie en bedrijfsuiting (bijvoorbeeld facturatie, managementinformatie, informatiebrochures en logo s op bedrijfskleding/-outillage) vanuit de hoofdaannemer plaats. De hoofdaannemer treedt op als Raamovereenkomst- en contactpartij voor de Aanbestedende Dienst en is en blijft verantwoordelijk en aansprakelijk voor de in onderaanneming uitgevoerde diensten. De hoofdaannemer dient in haar Inschrijving op te sommen welke werkzaamheden zij bij welke partij in onderaanneming laat uitvoeren. Combinatievorming (t.b.v. het omvormen van een hoofd-/onderaannemerschap constructie die heeft ingeschreven op onderhavige aanbesteding) of onderaanneming is na gunning slechts mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Dienst. In geval van combinatie of hoofd-/onderaannemerschap dient iedere deelnemer (combinatielid/ hoofd- /onderaannemer) álle selectiegegevens te overleggen als ware zij een zelfstandige Inschrijver en dient iedere deelnemer daarbij te voldoen aan de gestelde selectieeisen. In enkele gevallen (financieel economische draagkracht en technische-/ beroepsbekwaamheid) kunnen Inschrijvers zich daarbij beroepen op andere natuurlijke- of rechtspersonen, mits men aantoont daadwerkelijk bij de uitvoering van onderhavige Raamovereenkomst over de draagkracht en/of de bekwaamheid van deze derde te beschikken. Deze gevallen zijn expliciet en limitatief in de selectiecriteria benoemd Inschrijving Alleen Inschrijvingen, welke met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden, worden in behandeling genomen Contactpersoon Aanbestedende Dienst Gedurende deze aanbesteding dient alle communicatie per te verlopen via TenderNed: Ter attentie van de heer R. Janssen. Het is nadrukkelijk niet toegestaan, op straffe van uitsluiting van verdere deelname in dit aanbestedingstraject, om andere functionarissen van de Aanbestedende Dienst dan voornoemd rechtstreeks te benaderen met vragen over deze aanbestedingsprocedure Vormvereisten Inschrijving Alleen Inschrijvingen, welke met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden, worden in behandeling genomen. i. Deze aanbestedingsprocedure verloopt digitaal via TenderNed. ii. De Inschrijving heeft een geldigheidsduur van 90 dagen gerekend vanaf de dag na sluiting van de inschrijftermijn. iii. iv. De Inschrijving is tijdens de geldigheidsduur onherroepelijk; De Inschrijving is, in het geval dat de voorgenomen gunning aanhangig wordt gemaakt bij een civiel of arbitraal kortgeding, geldig tot in ieder geval 30 dagen na de uitspraak in het kortgeding; v. De Inschrijving is opgesteld in de Nederlandse taal; vi. Op de Inschrijving staat duidelijk de naam, het adres en telefoonnummer van een contactpersoon en diens plaatsvervanger. Deze personen zijn gedurende de gehele aanbestedingsprocedure het aanspreekpunt van de Inschrijver. Zij zijn volledig beslissingsbevoegd en gemachtigd om namens de Inschrijver te handelen, dit blijkt uit Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 13 van 51

14 het ingediende uittreksel van het beroeps- of handelsregister uit het land van vestiging van de Inschrijver. vii. De Inschrijver garandeert dat de Inschrijving rechtsgeldig is ondertekend. Indien de tekenbevoegdheid in gezamenlijkheid is belegd bij meer dan 1 persoon, dan dienen alle betrokken tekenbevoegden te ondertekenen. Tekenbevoegdheid blijkt uit het ingediende uittreksel van het beroeps- of handelsregister uit het land van vestiging van de Inschrijver. Bij de ondertekening/totstandkoming van de definitieve Raamovereenkomst zullen alle pagina s van Inschrijving door de Opdrachtnemer worden geparafeerd. viii. De Inschrijving is opgebouwd conform checklist (zie BIJLAGE 1); ix. De bij de Inschrijving gebruikte formulieren zijn opgemaakt conform de standaardformulieren in de Bijlagen; x. Teksten zijn opgemaakt in MS Word of open document format; xi. xii. xiii. Rekenbladen zijn opgemaakt in MS Excel of open document format; De Inschrijving moet volledig en geldig zijn. Volledig betekent dat alle stukken die ingediend moeten worden ook daadwerkelijk en compleet worden ingediend. Geldig betekent dat de ingediende stukken, waar gevraagd, rechtsgeldig zijn ondertekend en voldoen aan de overige eisen die eraan zijn gesteld. Daartoe dienen de standaardverklaringen in de Bijlagen op de gevraagde manier te worden ingevuld en ondertekend. De Gegadigde is zelf verantwoordelijk voor de volledigheid van de Inschrijving. Indien een Inschrijver gevraagde informatie niet juist heeft aangeleverd kan dat leiden tot uitsluiting van deelneming. Onder niet juist wordt mede verstaan het wijzigen van informatie die door de Aanbestedende Dienst in deze Uitnodiging tot Inschrijving en/of in Bijlage(n) aan Inschrijver is verschaft Prijsopgave i. Prijzen worden opgegeven middels het Excel rekenblad dat deel uit maakt van deze Inschrijving (BIJLAGE 6). Voor een toelichting op het rekenmodel; zie eerdergenoemd rekenblad. ii. De op te geven prijzen zijn exclusief btw. Alle bedragen dienen te worden opgegeven in Euro s. iii. De Aanbestedende Dienst voert geen onderhandelingen. Dat betekent dat de ingediende prijzen door de Inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt, ongewijzigd blijven. iv. Inschrijver geeft de prijs op conform het gevraagde in BIJLAGE 6. Hierbij geeft Inschrijver een inkoopprijs op, en een netto prijs. Het verschil daartussen, de opslag, is van toepassing op alle eventueel toekomstig af te nemen producten in die betreffende artikelgroep. Ook wat betreft deze prijzen is de opslag van toepassing voor de gehele looptijd van de Raamovereenkomst. Het totaal van de netto prijzen na weging, is de prijs die wordt beoordeeld Wijze van aanbieden i. De Inschrijving wordt digitaal aangeleverd via TenderNed. De Inschrijving dient ondertekend te zijn door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de Inschrijver; ii. Inschrijvingen die niet voor de sluitingstermijn, zoals weergegeven in de planning uit Tabel 2., in de digitale kluis zijn ingediend, worden uitgesloten van deelname 1. 1 Wij adviseren Inschrijver ruim voor het verstrijken van de deadline de documenten gereed te hebben voor het uploaden. De Inschrijver is en blijft zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen van zijn Inschrijving. Hierbij dient Inschrijver zich te realiseren dat er zich een technische storing kan voordoen of het uploaden van documenten van de Inschrijver naar TenderNed meer tijd in beslag neemt dan verwacht. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 14 van 51

15 iii. Niet tijdig ingediende Inschrijvingen en/of per fax of per dan wel persoonlijk ingediende Inschrijvingen worden geacht niet te zijn gedaan en worden terzijde gelegd. iv. Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor tijdige indiening van de complete en volledige Inschrijving. v. Het risico van te late of verkeerde bezorging berust in zijn geheel bij de Inschrijver. vi. Om een digitale Inschrijving via TenderNed te kunnen indienen, dient Inschrijver te zijn geregistreerd op TenderNed. Na registratie kan uw account worden ingericht en beheert. Ook dient u de onderhavige aanbesteding toe te voegen aan Mijn aanbesteding. vii. Als uw Inschrijving gereed is kunt u deze plaatsen in de digitale kluis. Na ontvangst en invulling van de sms-transactiecode die u ontvangt op uw mobiele telefoon wordt uw Inschrijving in de digitale kluis geplaatst. viii. Na plaatsing in de kluis ontvangt u via TenderNed een automatische bevestiging welke geldt als ontvangstbewijs. Voor meer informatie over het gebruik van TenderNed en digitaal inschrijven kunt u gebruik maken van de egids van TenderNed. De gids is op de website altijd rechts bovenin via de knop Help ( op te vragen. Het document In zes stappen digitaal inschrijven op overheidsopdrachten via TenderNed is opgenomen als BIJLAGE Openen van de Inschrijvingen De opening van de kluis met Inschrijvingen vindt plaats conform de planning uit Tabel 2. De opening geschiedt niet openbaar. Van de opening wordt een proces verbaal gemaakt. Hierin wordt vermeld welke Inschrijvers een Inschrijving hebben ingediend evenals eventuele andere feitelijke zaken die bij de opening worden vastgesteld. Dit proces verbaal wordt via TenderNed verstuurd aan de Inschrijvers Beoordelen Inschrijvingen Algemeen Iedere Inschrijver dient de algemene gegevens (1.1 t/m 1.4) van de Uniforme Eigen Verklaring in te vullen. In de volgende paragrafen wordt aangegeven welke informatie een Inschrijver dient in te leveren ten behoeve van de beoordeling op grond van: a. Uitsluitingsgronden (zie Tabel 5); b. Geschiktheidseisen (zie Tabel 6); c. Gunningcriteria (zie ). De gevraagde informatie dient volledig te worden ingediend. Indien niet alle gevraagde informatie wordt ingediend kan de Inschrijving terzijde worden gelegd Aan te leveren informatie bij combinatie Als u inschrijft als combinatie dan is de navolgende informatie voor u van belang. Schrijft u niet in als combinatie dan kunt verder lezen bij paragraaf In geval van Inschrijving door een combinatie dient elke Inschrijver uit deze combinatie de gevraagde gegevens m.b.t. de uitsluitingsgronden aan te leveren (uit Tabel 5, eis 1). Ten aanzien van geschiktheidseisen uit Tabel 6, eis 1 t/m 3, geldt dat de combinanten gezamenlijk voor 100% moeten voldoen. Voor de geschiktheidseisen 4 en 5 uit Tabel 6 geldt dat elke combinant gegevens dient te overleggen die betrekking hebben op zijn gedeelte van de opdracht. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 15 van 51

16 Tabel 3: Aan te leveren gegevens bij combinatie Elke combinant individueel Alle combinanten gezamenlijk Uitsluitingsgronden: Tabel 5, eis 1 Geschiktheidseisen: Tabel 6, eis 1,2 en 3 Uitsluitend voor het deel dat betrekking heeft op zijn gedeelte van de opdracht: Geschiktheidseisen: Tabel 6, eis 4 en 5 Indien u inschrijft als combinatie dient u de hierboven gevraagde gegevens op de Eigen Verklaring (BIJLAGE 2) bij 1.5, 1.6 en 8.1 in te vullen Aan te leveren informatie bij onderaanneming Als u inschrijft als met een onderaannemer dan is de navolgende informatie voor u van belang. Schrijft u niet in als combinatie dan kunt verder lezen bij paragraaf Voor wat betreft de inzet van onderaannemers geldt dat een hoofdaannemer alle gegevens dient te verstrekken omtrent uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Daarnaast dienen de hoofdaannemers te kunnen aantonen dat de onderaannemers voldoen aan uitsluitingsgronden (Tabel 5, eis 1). De geschiktheidseisen 1, 2 en 3 uit Tabel 6, zijn eisen waar hoofd-, en onderaannemers in gezamenlijkheid aan moeten voldoen. Voor wat betreft de individuele geschiktheidseisen (Tabel 6, eis 4 en 5) dienen onderaannemers gegevens aan te leveren over dat gedeelte van de opdracht dat zij in onderaanneming zullen gaan uitvoeren. Tabel 4: Aan te leveren gegevens bij onderaanneming Hoofdaannemer individueel Onderaannemer individueel Uitsluitingsgronden: Tabel 5, eis 1 Uitsluitingsgronden: Tabel 5, eis 1 Uitsluitend voor het deel dat betrekking heeft op zijn gedeelte van de opdracht: Geschiktheidseisen: Tabel 6, eis 4 en 5 Hoofdaannemer en onderaannemers gezamenlijk Geschiktheidseisen: Tabel 6, eis 1,2 en 3 Indien u gebruikt maakt van onderaannemers dient u de hierboven gevraagde gegevens op de Eigen Verklaring (BIJLAGE 2) in te vullen bij Controle i. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om in het kader van deze aanbesteding te allen tijde de verstrekte gegevens op juistheid, waarheid en volledigheid te controleren. Indien hierbij wordt geconstateerd dat de verstrekte gegevens onjuist, onwaar of onvolledig zijn, heeft Aanbestedende Dienst het recht om de Inschrijver uit te sluiten van deelname aan deze aanbesteding dan wel het recht om de gesloten Raamovereenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden. ii. De Inschrijver is alsdan schadeplichtig. Alle te maken kosten om tot een (nieuwe) gunning of Europese aanbesteding te komen zullen worden verhaald, onverminderd alle overige rechten. Met het uitbrengen van een Inschrijving stemt de Inschrijver hier expliciet mee in Selectieprocedure i. Alle Inschrijvingen worden getoetst aan de hand van de vormvereisten als benoemd in 3.6. en BIJLAGE 1. Indien een Inschrijving niet voldoet aan de vormvereisten of niet volledig is, wordt deze terzijde gelegd. ii. De volgende stap is het beoordelen van de Inschrijver op grond van kwalitatieve selectiecriteria. Deze zijn gebaseerd op uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 16 van 51

17 Indien een Inschrijver niet wenst of niet kan voldoen aan de hieronder gestelde eisen volgt uitsluiting of afwijzing. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 17 van 51

18 Tabel 5: Uitsluitingsgronden Nr. Uitsluitingsgrond Bewijsvoering Beoordeling 1. Ingevulde en rechtsgeldige ondertekende Uniforme Eigen Verklaring [BIJ INSCHRIJVING] Akkoord met deze eis (Eis: Uniforme Eigen Verklaring) via de digitale omgeving in TenderNed; Een compleet ingevulde (daar waar gevraagd) en rechtsgeldig ondertekende Uniforme Eigen Verklaring. BIJ INSCHRIJVING: Akkoord met de eis (Eis: Uniforme Eigen Verklaring) via de digitale omgeving in TenderNed; Een rechtsgeldig ondertekende Uniforme Eigen Verklaring toegevoegd als bijlage bij de eis in TenderNed. [BIJ VOORLOPIGE GUNNING] Bewijs van betaling van sociale zekerheidspremies (op verzoek) én Bewijs van betaling van belastingen (op verzoek) én Gedragsverklaring aanbesteden (op verzoek) én Afschrift van het bewijs van Inschrijving in het Beroeps- en Handelsregister Alle bewijzen zijn op het moment van aanleveren niet ouder dan 6 maanden gerekend vanaf het tijdstip van het indienen van de inschrijving. Zowel een origineel als een gewaarmerkte kopie is toegestaan. BIJ VOORLOPIGE GUNNING: Na het voorlopige gunningsbesluit zal de Inschrijver aan wie de voorlopige gunning verleend is op eerste verzoek van de Aanbestedende Dienst en : a. een verklaring van de belastingdienst overleggen dat op het tijdstip van het indienen van de inschrijving niet ouder is dan zes maanden; b. het bewijs van Inschrijving in het Beroeps- en Handelsregister overleggen dat op het tijdstip van het indienen van de Inschrijving niet ouder is dan zes maanden; c. een Gedragsverklaring aanbesteden overleggen. Indien dan niet binnen 7 Werkdagen aangeleverd volgt alsnog uitsluiting. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 18 van 51

19 Tabel 6: Geschiktheidseisen Nr. Geschiktheidseis Bewijsvoering Beoordeling 1. Financieel Economische bekwaamheid 2 Inschrijver heeft over de boekjaren 2013 en 2014: Een current-ratio van gemiddeld 1,20 of hoger 2 ; Solvabiliteit van minimaal gemiddeld 20% 2 ; 2. Verzekerde som Verzekerde som wettelijke aansprakelijkheid is minimaal ,- per aanspraak. De hoogte van deze verzekerde som dient gedurende de duur van de Raamovereenkomst gehandhaafd te blijven. 3. Referenties Inschrijver dient drie tevreden referenties per perceel op te geven. De referenten nemen dezelfde diensten af als gesteld in deze Uitnodiging tot Inschrijving ( 2.2.); Minimaal 2 referenten komen uit het primair onderwijs; Met de referenties/referenten dient de inschrijver aan te tonen dat hij beschikt over de volgende drie kerncompetenties: levering van producten en diensten zoals beschreven in dit document aan een instelling in het primair onderwijs, realisering van een besparing voor een onderwijsinstelling door advies op maat en [BIJ INSCHRIJVING] Akkoord met deze eis (Eis: Financieel economische bekwaamheid) via de digitale omgeving in TenderNed. Artikel 5.1 van de Uniforme Eigen Verklaring (BIJLAGE 2) Toelichting (BIJLAGE 3) [BIJ INSCHRIJVING] Akkoord met deze eis (Eis: Verzekering) via de digitale omgeving in TenderNed. [BIJ VOORLOPIGE GUNNING] Afschrift van de polis waaruit blijkt dat Inschrijver is verzekerd (niet ouder dan 1 jaar). [BIJ INSCHRIJVING] Ingevuld schema conform BIJLAGE 4 Per referent moet minimaal 1 kerncompetentie worden aangetoond. Akkoord met de eis (Eis: Financieel economische bekwaamheid) in TenderNed. Het niet accorderen van de eis leidt tot afwijzing. Niet ingevulde toelichting leidt tot afwijzing Onderschrijding van de gevraagde ratio s leidt tot afwijzing. Akkoord met de eis (Eis: Verzekering) in TenderNed. Het niet accorderen van de eis leidt tot afwijzing. Na de voorlopige gunning dient de Gegadigde op eerste verzoek aan te tonen dat zij over de gevraagde polis beschikt. Indien dan blijkt dat er een lagere verzekerde som is en/of de polis ouder dan één jaar en/of de polis geheel ontbreekt leidt dit alsnog tot afwijzing. Minder dan 3 referenties en/of het niet voldoen aan de gestelde minimumeisen voor referenties leidt tot afwijzing. 2 Een toelichting voor het berekenen van gevraagde kengetallen staat in Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 19 van 51

20 Nr. Geschiktheidseis Bewijsvoering Beoordeling levering aan een opdrachtgever met minimaal 20 verschillende geografische locaties. 4. Personeelsbeleid De Inschrijver verklaart dat: Zij medewerkers ruimte biedt voor ontwikkeling; Haar medewerkers alle mogelijkheden biedt om te werken in een omgeving die voldoet aan geldende ARBO-normering; Haar werknemers in het bezit zijn van de voor de uitvoering van hun werkzaamheden benodigde diploma s en certificaten. 5. Kwaliteitsborgingsysteem De Inschrijver verklaart dat hij: beschikt over een kwaliteitsborgingsysteem ISO 9001 of gelijkwaardig, geldig voor Een kwaliteitsborgingsysteem genoemd als hierboven zal worden gehandhaafd gedurende de looptijdtijd van de Raamovereenkomst; De kosten voor het handhaven hiervan volledig voor rekening van Opdrachtnemer zullen zijn. [BIJ INSCHRIJVING] Akkoord met deze eis (Eis: Personeelsbeleid) via de digitale omgeving in TenderNed. [BIJ INSCHRIJVING] Akkoord met deze eis (Eis: Kwaliteitsborgingsysteem) via de digitale omgeving in TenderNed. Akkoord met de eis (Eis: Personeelsbeleid) in TenderNed. Het niet accorderen van de eis leidt tot afwijzing. Akkoord met de eis (Eis: Kwaliteitsborgingsysteem) in TenderNed. Het niet accorderen van de eis leidt tot afwijzing. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 20 van 51

21 Gunningcriterium EMVI Inschrijvingen die toetsing en controle op voorgaande selectie-eisen met goed gevolg hebben doorlopen, worden vervolgens beoordeeld aan de hand van het gunningcriterium de economisch meest voordelige inschrijving. Dit gebeurt per perceel. Deze beoordeling valt in de volgende onderdelen uiteen. 1. Toetsing aan het Programma van Eisen; 2. Accorderen overige eisen via TenderNed; 3. Beoordeling aan de hand van het gunningscriterium de economisch meest voordelige inschrijving, bestaande uit prijs en kwaliteit. De verhouding prijs/kwaliteit is 70/30. Waarbij prijs meetelt in de beoordeling voor 70% en kwaliteit voor 30% Toetsing aan het Programma van Eisen Bij dit onderdeel van de beoordeling wordt eerst getoetst of de Inschrijving voldoet aan alle in het Programma van Eisen (PvE) gestelde eisen. Om aan te geven dat zij, zonder enig voorbehoud en met volledige instemming, akkoord gaat met de eisen uit het PvE, dient de Inschrijver eis (Eis: Instemming met het Programma van Eisen) te accorderen via de digitale omgeving in TenderNed. Enkel de Inschrijver die de eis in TenderNed accordeert en op die wijze volledig en zonder voorbehoud instemt met de gestelde eisen uit het PvE komt voor verdere beoordeling in aanmerking Accorderen overige eisen via TenderNed Hierbij wordt gecontroleerd of de Inschrijver zich heeft geconformeerd aan de overige eisen via TenderNed. Dit zijn de volgende eisen. - Eis: Instemming met de Algemene Inkoopvoorwaarden van Aanbestedende Dienst (zie Tenderned); - Eis: Gestanddoening Rekenblad (BIJLAGE 6) - Eis: Instemming met de Raamovereenkomst (BIJLAGE 7) Beoordeling aan de hand van subgunningcriterium prijs De prijsbeoordeling wordt gedaan aan de hand van de totaalprijs per perceel. De beoordelingssystematiek is voor beide percelen gelijk. De totaal prijs bestaat uit de volgende componenten: Component Weging Zie eis(en) Beeldscherm 0% T1 t/m T9 SFF i3 11% T10 t/m T23 Desktop i3 23% T25 t/m T38 Desktop i5 10% T39 t/m T52 Standaard Laptop i3 15,6 inch 10% T53 t/m T66 Standaard Laptop i5 15,6 inch 6% T67 t/m T80 Chromebook 18% T81 t/m T106 Standaard 9,7 tablet ios 11% T107 t/m T123 Standaard 10 tablet Android 11% T124 t/m T143 De prijsbeoordeling wordt gedaan aan de hand van de totaalprijs per perceel. De beoordelingssystematiek is voor beide percelen gelijk. De totaalprijs bestaat uit de hierboven beschreven componenten. Na het invullen van alle afzonderlijke componenten ontstaat een gewogen totaalprijs. Voor een andere toelichting zie het rekenblad (BIJLAGE 6). Het maximaal aantal te behalen punten is 70. Indien de inschrijver met een lagere gewogen totaalprijs inschrijft, dan blijft het maximaal aantal te behalen punten 70. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 21 van 51

22 De maximumprijs staat gelijk aan 0 punten. Indien de gewogen totaalprijs van inschrijver hoger is dan de maximumprijs, dan wordt de inschrijving van inschrijver ter zijde gelegd en komt dus niet meer voor verdere beoordeling in aanmerking. De gewogen totaalprijs van de Inschrijver wordt beoordeeld op de schaal tussen deze prijzen. Hierna treft u een voorbeeld om deze beoordelingswijze te verduidelijken. Tabel 7: Voorbeeld van inschrijvingen Perceel 1 Perceel 2 Inschrijver A 265,35 Inschrijver B 545,98 Inschrijver C 561,80 561,80 Bij de beoordeling van de prijs wordt gewerkt met de volgende gegevens: Perceel 1 Minimumprijs (= X) 265,35 Maximumprijs (= Y) 353,80 Verschil tussen de maximumprijs en 88,45 minimumprijs (= M) Maximaal aantal te behalen punten is 70 (= N) 70 Prijs inschrijver (= Z) Bij de berekening van de punten verdeling wordt de volgende formule gehanteerd: (Y-Z)/M*N In dit voorbeeld leidt dit tot de volgende puntenverdeling: Tabel 8: Voorbeeld score op prijs Perceel 1 Perceel 2 Prijs Punten Prijs Punten Inschrijver A , ,75 Inschrijver B , ,96 Inschrijver C 350 3, ,88 De beoordeling van de prijzen wordt pas na beoordeling van de kwaliteit aan de leden van de beoordelingscommissie bekend gemaakt Beoordeling aan de hand van het subgunningcriterium kwaliteit De uitwerking van de wensen, zoals omschreven in Tabel 10, geschiedt volledig anoniem, d.w.z. zonder enige vermelding van bedrijfsnaam, logo of andere uiting waaruit de bedrijfsnaam te herleiden is. De uitwerking wordt aangeleverd in grijstinten. De score op kwaliteit is per perceel maximaal 30 punten. De 30 punten zijn verdeeld over 5 criteria, waaraan een subweging is toegekend. Deze 5 criteria staan vermeld in Tabel 10. Beoordeling van de criteria kwaliteit geschiedt door een beoordelingscommissie. De beoordeling vindt plaats aan de hand van de deelaspecten. Bij de beoordeling van de selectiecriteria wordt onderstaande scoretabel toegepast. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 22 van 51

23 Tabel 9: Scoretabel Score Oordeel Toelichting 0 punten Geen Indien geen antwoord wordt gegeven ontvangt de Inschrijver hiervoor geen punten 2 punten Onvoldoende Onvoldoende inzicht in en aandacht voor het gevraagde. Geen of nauwelijks bekendheid met (klant-specifieke wensen van) de Opdrachtgever. 5 punten Voldoende Voldoende inzicht in en aandacht voor het gevraagde. Enige bekendheid met (klant-specifieke wensen van) de Opdrachtgever. 7 punten Goed Goed inzicht in en aandacht voor het gevraagde. Bekend met (klantspecifieke wensen van) de Opdrachtgever. 9 punten Uitstekend Optimaal inzicht in en aandacht voor het gevraagde. Zeer goed bekend met de (klant-specifieke wensen van) de Opdrachtgever. De beoordeling op het subgunningcriterium kwaliteit is voor alle percelen gelijk. Een Inschrijver dient, ongeacht voor hoeveel percelen hij een Inschrijving doet, alle subgunningcriteria ten aanzien van kwaliteit te beantwoorden en aan te leveren. Tabel 10: Subgunningcriterium kwaliteit Nr. Subgunningcriterium Subweging 1. Levering Format voorschriften: open document of Word format, volledig geanonimiseerd 3, maximaal tekens excl. spaties voor alle deelaspecten van dit criterium samen. Binnen welke termijn wordt de Apparatuur (na bestelling door Opdrachtgever) geleverd? Welke afspraken worden gemaakt met afzonderlijke scholen over de feitelijke levering en installatie van Apparatuur en hoe worden deze gemaakt? Waar kunnen afzonderlijke scholen voor vragen terecht over de levering en hoe worden deze beantwoord? Hoe gaat de Inschrijver om met spoedbestellingen? Op welke wijze ondersteunt Opdrachtnemer de Opdrachtgever met het realiseren van een reële levertijd van alle bestellingen (projectmatig en incidenteel)? 2. Advisering en ondersteuning Format voorschriften: open document of Word format, volledig 15% geanonimiseerd, maximaal tekens excl. spaties voor alle deelaspecten van dit criterium samen. Deelaspecten Deelaspecten Welke adviestaken neemt Opdrachtgever op zich en hoe wordt aan deze taken uitvoering gegeven? Wordt Opdrachtgever ondersteund bij het plaatsen van bestellingen en zo ja, op welke wijze? Op welke wijze houdt Opdrachtgever rekening met de behoeften van een afzonderlijke school? Hoe wordt omgegaan met een melding over niet-functionerende apparatuur? 40% 3 Anoniem wil zeggen: zonder enige vermelding van bedrijfsnaam, logo of andere uiting waaruit de bedrijfsnaam te herleiden is. Het gebruik van kleuren is niet toegestaan. De beantwoording dient in grijstinten te worden aangeboden. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 23 van 51

24 3. Communicatie en Service Format voorschriften: open document of Word format, volledig geanonimiseerd, maximaal tekens excl. spaties voor alle deelaspecten van dit criterium samen. Deelaspecten Op welke wijze informeert u de afzonderlijke scholen over (de uitvoering van) leveringen? Wat doet u als een bestelling niet tijdig kan worden uitgeleverd? Op welke manier(en) kunnen klachten gemeld worden en hoe worden deze behandeld? Is het mogelijk om management rapportages te verkrijgen en welke informatie wordt hierin getoond? Hoe gaat Inschrijver om met apparaten die DOA zijn? Op welke wijze wordt de school ontzorgd bij disfunctioneren van de apparatuur. Zowel binnen als buiten de garantieperiode. 4. Duurzaamheid Format voorschriften: open document of Word format, volledig geanonimiseerd, maximaal tekens excl. spaties voor alle deelaspecten van dit criterium samen. Hoe krijgt Maatschappelijk Verantwoord Onderneming vorm binnen uw bedrijfskolom en uw organisatie? Op welke wijze wordt uitvoering gegeven aan de drie P s (People, Planet, Profit)? 5. Algemeen Format voorschriften: open document of Word format, volledig geanonimiseerd, maximaal tekens excl. spaties voor alle deelaspecten van dit criterium samen. Deelaspecten Deelaspecten Hoe zorgt Inschrijver ervoor dat de Apparatuur met veel verschillende gebruikers goed blijft functioneren? Welke meerwaarde kan de Inschrijver de Aanbestedende Dienst bieden in het kader van deze opdracht? 25% 10% 10% Een Inschrijver die voor meerdere percelen een Inschrijving doet, dient slechts eenmaal alle subgunningcriteria te beantwoorden en aan te leveren. De verkregen score wordt per perceel omgezet in een puntentotaal. Denkt u aan het accorderen van de bijbehorende eis op TenderNed? Bij Vraag 1: Communicatie kunnen maximaal 12 punten (30 punten maal 40%) worden verdiend. Deze maximale score wordt behaald als alle beoordelaars op elk punt de maximale score uit Tabel 9 hebben toegekend. De maximale score is derhalve 324 (= 6 vragen x 6 beoordelaars x maximaal 9). Deze maximale score staat gelijk aan 12 punten. Uti EA voor IT-Hardware v.1.2 Pagina 24 van 51