Vereniging van Eigenaars van het complex VOC Cour

Transcriptie

1 VOC Cour Vereniging van Eigenaars van het complex VOC Cour Verslag Ledenvergadering VVE VOC Cour, Courhuys, 17 mei voortzetting beraadslaging 7 juni Opening / vaststelling aantal stemmen Leden Stemmen Aanwezig Afwezig 01 Bosschenhoven Morgenster/Pallas Brederode/Mercurius Zaaier/Barbesteyn Duyfken Hollandia Mauritius Dolfijn Ulysses Parkeergarage Transformatorruimte 0 21 Maximaal aantal stemmen: Aanwezig: (= 99,9%) Vertegenwoordiging 01 Marcus van der Kloet 02 Cora Baas 03 Wim Berkelder / Marco Meijer 04 Karel van den Hoven / Vincent Courtois 05 Maaike Hiemstra (machtiging) 06 Pouw Geuzebroek / Dennis IJzerman 07 Remco Weeber 08 Gert Jan Meijer 09 Maaike Hiemstra (machtiging) 10 Tony Hall 11? (afw. z.b.) Bestuur Voorzitter: Dick van der Vaart Secretaris: Joletta Bakker Penningmeester: Marcus van der Kloet Gast Frans Jansen vanwege cie. Toegangssystemen 02. Vaststellen agenda Brederode en Bosschenhoven hebben aanvullingen op punt 10 van de agenda met betrekking tot het gebruik van de cour. 03. Mededelingen Alle mededelingen zijn reeds vermeld in de tekst van de agenda. Actie: Versluis wordt herinnerd aan een verzoek om criteria voor belasting / wieldruk van het courdek. Actie: Bij FLB wordt geïnformeerd wanneer de verwijdering van groenaanslag op de cour plaats vindt. [Naschrift: wordt eind juni]. Actie: De verwijdering van fietswrakken en weesfietsen wordt opnieuw ter hand genomen. De ondersplitsingen informeren zonodig bewoners: een en ander gebeurt op uitdrukkelijk verzoek van de leden zelf; het uiten van klachten van bewoners in de richting van de huismeester, wordt niet op prijs gesteld. 04. Verslag vergadering 09/02/16 Brederode merkt op dat de tekst bij punt 3 niet volledig is. De kwestie of de VvE wel dan niet reserveert voor vervanging van de pompen blijft hierdoor onduidelijk. Actie: Het contract met Duijvelaar, noch het MJOP voorzien in een 1

2 vervangingsreserve. De problematiek komt bij punt 6.3 van de agenda aan de orde. Hollandia: In het verslag ontbreekt bij punt 8 een discussie die door hem is opgevat als besluit om de introductie van een nieuw sluitingssysteem voorlopig te beperken tot uitvoering van fase. Het bestuur van Hollandia heeft daarom alleen een mandaat voor de eerste fase, maar met een afwijkende formulering. Actie: Hollandia stuurt tekstvoorstel. 05. Financiën / Jaarstukken a. Exploitatierekening Zaaier maakt een voorbehoud vanwege het ontbreken van schriftelijk verslag van de kascommissie. Besluit: De grootst mogelijke meerderheid is akkoord. b. Verslag kascommissie De commissie licht haar positief advies mondeling toe. Een schriftelijke samenvatting wordt nagezonden. Besluit: De grootst mogelijke meerderheid is akkoord. c. Vaststelling servicekosten Het exploitatietekort wordt ten laste gebracht van de reserve. De servicekosten 2015 behoeven geen bijstelling. Besluit: De grootst mogelijke meerderheid is akkoord d. Begroting Enkele begrotingsposten zoals onderhoud en huisvesting hebben een zo ruime inhoud dat ze moeilijk beoordeelbaar zijn. Meer detaillering is gewenst. - De begroting voorziet niet in maatregelen om de sluitsystemen en toegangscontrole te verbeteren. - Het bijgestelde MJOP en de opmerkingen over achterstallig onderhoud, die enkele dagen geleden van Versluis zijn ontvangen, leidt tot extra uitgaven die worden verwerkt in de begroting Het leidt tot een verhoging van de servicebijdrage, mogelijk van wel 20%. Actie: Het bijgestelde MJOP en de opmerkingen over achterstallig onderhoud worden door de secretaris op het web geplaatst. Actie: De penningmeester overlegt met Versluis over de aard van het achterstallig onderhoud en over de manier waarop dit kan worden aangepakt. Besluit: De vergadering is unaniem akkoord. e. Servicekosten Besluit: de servicekosten worden vastgesteld conform de begroting. f. Bedrag volgens art. 41, lid 5: Besluit: De vergadering is unaniem akkoord. g. Het bestuur acht zich gedechargeerd. 06. Technisch beheer 1. De lijst met reparatieverzoeken is in vorige vergaderingen afdoende behandeld. 2. Storingen bellentableau. Herhaling van een eerder besluit: Reparaties die het intercomsysteem van het complex raken, mogen alleen worden uitgevoerd door het bedrijf All4Techniek. 3. Rapportage Versluis. De rapportage is in vorige vergaderingen afdoende behandeld. De kwestie van reservering voor vervanging van de pompen is nooit goed uitgewerkt. Duijvelaar erkent daar ook een aandeel in te hebben. De oplossing wordt op schrift gesteld en aan de leden gezonden. De consequenties zullen in de begroting van 2017 worden verwerkt. Actie: De vele storingen van de pompen hebben de aandacht van Duijvelaar, Versluis en de huismeester. Een voorstel voor verbetering van de situatie volgt, evenals een voorstel voor de opbouw van de vervangingsreserve. 4. Verzoek VVE PG om afsluiting stopcontacten op de cour. Besluit: De vergadering volgt het bestuur bij de afweging dat het ongemak voor dienstverleners zwaarder telt dan de beperking van hinder vanwege misbruik. 5. Verzoek VVE Zaaier om de manier van automatisch openen van de toegangen tot de cour te uniformeren. Besluit: Het voorstel wordt unaniem ondersteund. De noodzakelijke aanpassingen worden om budgettaire redenen opgenomen in de planning voor Vraag Zaaier over bestaan van hydrofoor bij Duyfken. Antwoord: De bouwhoogte van Duyfken is zoveel lager dan die van andere ondersplitsingen, dat er geen hydrafoor nodig is. 07. PM Dit agendapunt ontbreekt 2

3 08. Toegangssysteem cour Voor een beslissing over de omvang en de aard van maatregelen bestaat behoefte aan een integraal voorstel. Bovendien dient extern advies te worden ingewonnen, bijvoorbeeld bij de technisch beheerder. Een en ander zou niet moeten leiden tot vertraging. Om geen tijd te verliezen zal de werkgroep Toegangssystemen, met deelname van de voorzitters VVE PG en VVE VOC Cour, zoveel mogelijk beschikbare informatie samenvoegen in een notitie die zich leent voor gefaseerde besluitvorming op korte termijn. Besluit: Omdat de kwestie urgent is en de zomer nabij, wordt een bijgesteld voorstel binnen vier á vijf weken in een vervolgvergadering besproken. 08. Voortzetting beraadslaging Toegangssysteem cour op 7 juni 2016 Bij heropening van de vergadering zijn alle leden aanwezig met uitzondering van Mauritius, van wie geen bericht is ontvangen. De informatie van de vergaderingen van 9 februari en 17 mei is opnieuw geordend; bovendien is een summier advies van Versluis bijgevoegd. Zaaier geeft aan niet over een mandaat voor welk besluit dan ook te beschikken. Later in de vergadering stelt Zaaier bovendien alleen geïnteresseerd te zijn in een voorstel dat alle veiligheidscomponenten omvat, dus ook van camerabewaking, afsluiting fietsenstallingen, specifieke bevestigingen voor fietsen, etc. Hollandia beschikt niet over voldoende mandaat en kan derhalve om procedurele redenen niet instemmen. Alliantie heeft een mandaat afgegeven om met de meerderheid mee te stemmen. Stemverhouding: Dit betekent dat een meerderheid van 68,8% van de aanwezigen met het voorstel instemt. Overweging: Vanwege het gedegen voorbereidende werk van de werkgroep, de praktijkervaring bij het naburige complex, en de urgentie van de veiligheid, krijgt het voorstel het voordeel van de twijfel. Dat neemt niet weg dat men gaarne een uitgebreider advies van de technisch beheerder tegemoet ziet, met name waar hij wijst op goedkopere alternatieven. Een kort uitstel van de besluitvorming ter verkrijging van nadere informatie is daarom welkom. Bovendien stelt Hollandia dat, indien die extra informatie niet op doorslaggevende wijze leidt tot een andere uitkomst, hij bereid is het huidige voorstel in een schriftelijke ronde aan zijn leden voor te leggen. Dat kan ertoe leiden dat het percentage voorstemmers tot 90,2% van de aanwezigen oploopt. Procedure: De vergadering onderschrijft het uitgangspunt dat de steun voor het voorstel zo breed mogelijk zou moeten zijn. Gezien de opstelling van Zaaier resteert de wenselijkheid dat Hollandia zich alsnog uitspreekt, waarna de balans kan worden opgemaakt. Besluit: Het bestuur vraagt Versluis om nadere informatie over alternatieve toegangssystemen. Indien die informatie een wezenlijk ander licht werpt op de voorgestelde maatregelen, wordt de besluitvorming opgeschort. Zo neen, dan kan Hollandia op korte termijn alsnog zijn ledenvergadering sonderen, waarna het besluit door de hoofdsplitsing met twee derden meerderheid (of meer) kan worden uitgevoerd. Nota bene: Bij uitblijven van een besluit van de VOC Cour, zal de VVE PG in elk geval zelf het sluitsysteem voor auto s vervangen. In zo n situatie investeert 80% van alle eigenaren, in hun hoedanigheid als leden VVE PG, circa in functionaliteit die grotendeels een doublure zal blijken van een later te installeren sluitsysteem voor fietsers en voetgangers. 09. Stand van zaken Ruimte onder Dolfijn / Courhuys Nadat de VVE in december 2016, op basis van onderzoek bij het kadaster, heeft geconstateerd dat het recht waarop Mauritius zich beroept, niet bestaat, is geen reactie meer vernomen. Besluit: De grootst mogelijke meerderheid beschouwt de kwestie als afdoende behandeld. Ulysses/Duyfken heeft verzocht om de ruimte enkele uren per week te gebruiken als spreekkamer voor hun huismeester. Besluit: De vergadering volgt het bestuur bij de afweging dat het Courhuys niet bedoeld is voor structurele activiteiten van een enkel lid en dat er bezwaren zijn van praktische aard. 3

4 10. Inrichting Cour De commissie zal in de loop van het jaar enkele presentaties voor bewoners verzorgen, die begin 2017 resulteren in een voorstel. Er wordt in het najaar ook samenwerking gestart de opleiding Tuin, Park en Landschap van het Wellant College uit Aalsmeer. Besluit: Voor reis- en materiaalkosten kan de commissie in 2016 beschikken over maximaal Bosschenhoven en Brederode vragen aandacht voor het wangedrag van sommige bewoners en hun bezoekers bij het gebruik van de cour. Zij veroorzaken bij veel lawaai, zorgen moedwillig voor ernstige vervuiling, en tonen een gebrek aan fatsoen, wanneer zij op de regels worden gewezen. De indruk bestaat dat niet alle leden van de VVE VOC Cour hun verantwoordelijkheid voor het wooncomfort in het complex, en daarmee voor het gedrag van hun bewoners, voldoende serieus nemen. Die indruk bestaat al langere tijd en geeft aanleiding voor het overwegen van vergaande maatregelen, die vooralsnog als denkoefening ter vergadering naar voren worden gebracht. Zo is het denkbaar om in het HHR op te nemen dat het bestuur, op initiatief van en met bewijsvoering door de leden, naar aanleiding van wangedrag van bewoners, een forse boete van bijvoorbeeld oplegt aan het lid waarvan de bewoner(s) en/of bezoeker(s) ernstige en/of herhaalde overlast veroorzaakt. De boete dient ter compensatie van het verlies van wooncomfort en de kosten van extra schoonmaak. Die boete kan vervolgens op de eerstvolgende ledenvergadering bij eenvoudig meerderheid direct invorderbaar worden gesteld en bij herhaald wangedrag worden verhoogd. Behalve lawaai is ook sprake van vervuiling van de cour door het uitlaten van honden, het moedwillig storten van afval (naar verluid onder meer frituurvet!) en vergelijkbaar onfatsoenlijk gedrag. Een andere vorm van overlast ontstaat door het onjuist gebruik van de cour door voertuigen en apparatuur van dienstverleners. Naschrift: Op vrijdag 27 mei heeft de huismeester de cour ontdaan van uitwerpselen en recente vetplekken. Drie dagen later, op maandag 30 mei, trof hij op vijf plaatsen opnieuw hondenpoep aan en op twee plekken opnieuw vetvlekken. Het kan toch niet zo zijn dat onze vereniging een huismeester in dienst heeft om zo n 10% van zijn tijd te besteden aan het opruimen van vervuiling, die moedwillig door enkele bewoners wordt veroorzaakt. Besluit: Bosschenhoven, Brederode en Hollandia nemen het initiatief voor een overleg over het aanbrengen van relevante gebruiksregels van de cour op de toegangsdeuren en/of het prieel. De uitkomst kan bestaan uit pictogrammen, tekst of anderszins, met de bedoeling dat deze bewoners helpt bij het vestigen van aandacht op fatsoenlijk gebruik. Het resultaat behoeft de instemming van de vergadering, vertegenwoordigd door het bestuur. 11. Samenstelling bestuur De voorzitter, secretaris en penningmeester, treden in resp. voorjaar 2017, 2018 en 2019 af. Overigens is dit roulatieschema indicatief en conform de akte niet verplichtend. Mauritius stelt voor om de optie van professioneel bestuur en beheer te agenderen. Besluit: aldus wordt besloten. Opmerking bestuur: in het huidige bestuursmodel worden uitvoerende taken zoveel mogelijk uitbesteed. Sommige zaken, zoals het voorbereiden van notities worden door het bestuur of door werkgroepen gedaan, omdat zij over relevante informatie beschikken en overdracht daarvan aan derden alleen maar extra tijd kost. Andere taken, zoals verslaglegging of integraal VVE-beheer, zijn in het verleden al eens uitgevoerd door professionals. Het heeft geresulteerd in onduidelijke producten en hoge kosten. 12. Vergaderdata ALV in 2016 De vergaderdata van 20/09/16 en 22/11/16 zijn reservedata. 13. Zaken van afzonderlijke leden met gemeenschappelijk belang Hollandia kreeg na inspectie te horen dat er een valbescherming op het dak aanwezig moet zijn. Ook bij Morgenster is dit vereist. Daar was de beveiliging overigens bij de oplevering reeds aanwezig. 4

5 Bosschenhoven laat een lekdetectie uitvoeren omdat de afdichting van de muur niet in orde lijkt. Naschrift: Het onderzoek toont een serieus probleem met de waterafdichting bij Bosschenhoven, die ook gevolgen heeft voor de garage. Het probleem bestaat ook bij sommige andere torens. Het lijkt alsof de waterkering verkeerd is aangelegd, of dat het hoogte-niveau van verschillende torens niet volgens bouwtekening is. Versluis is op zoek naar de funderingstekening; Tony Hall (TC VVE PG) checkt het bouwbesluit op richtlijnen voor ventilatiegaten en waterkering. Lekrecherche heeft een redelijk praktische oplossing voorgesteld, die betaalbaar en op korte termijn uitvoerbaar lijkt. Actie: De penningmeester checkt bij Versluis of sprake is van een opleveringsfout. 14. Rondvraag Geen opmerkingen. *-*-* 5