Jaarverantwoording 2012

Transcriptie

1 Jaarverantwoording 2012 Zorg- en dienstverlening van A tot Z

2 ASVZ Postbus AC Sliedrecht tel Jaarverantwoording 2012 ASVZ Zorg- en dienstverlening van A tot Z

3 Inhoudsopgave Maatschappelijk verslag 1. Uitgangspunten van de verslaglegging Verantwoording Voorwoord 7 2. Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van ASVZ Juridische structuur Besturingsmodel Organisatorische structuur De medezeggenschapstructuur Toelatingen 9 Organogrammen Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Werkgebieden Samenwerkingsrelaties Bestuur en toezicht Normen voor goed bestuur Raad van bestuur Raad van toezicht Cliëntenraad Organisatie van de medezeggenschap Informatie Personele en financiële middelen Samenstelling CCR Samenstelling SCRv en SCRc Instemmings- en adviesverzoeken Ongevraagd advies Diverse overlegsituaties Speerpunten voor Ondernemingsraad Taken en werkwijze OR Samenstelling OR Onderwerpen OR Overzicht besprekingen OR met andere personen Overzicht trainingen OR Beleid Meerjarenbeleid Missie Visie Meerjarenbeleid Financieel beleid Huisvestingsbeleid ICT beleid Kwaliteitsbeleid Veiligheidsmanagement Integraal risicomanagement P&O beleid Samenleving en belanghebbenden Duurzame ontwikkelingen & maatschappelijk verantwoord ondernemen Samenwerkingsrelaties 51 2

4 5. Verslaggeving Sterke binding tussen het beleid en de dagelijkse praktijk op de werkvloer Verbetering en borging van de kwaliteit van zorg en organisatie Innovatief zorgaanbod Gezonde financiële positie Gedrevenheid en ontwikkeling van medewerkers De betrokkenheid van ouders en verwanten versterken Efficiënte werkprocessen Kwaliteitskader resultaten Klachten cliënten Tevredenheid cliënten Klachten medewerkers Tevredenheid medewerkers 70 Lijst met afkortingen Jaarrekening Verbouwde woning Lena Blok-Woutsstraat in Rotterdam Nieuwe woning Koningshof, Lepelaarplantsoen in Maassluis 3

5 Maatschappelijk Verslag 4

6 1. Uitgangspunten van de verslaglegging 1.1 Verantwoording In dit jaardocument legt ASVZ verantwoording af over de besteding van de haar toegekende middelen, om haar doelstelling te realiseren. ASVZ is een organisatie die zorg- en dienstverlening biedt aan ruim 5100 mensen met een verstandelijke beperking. Haar activiteiten zijn te onderscheiden in verblijf, verblijf met behandeling en extramurale activiteiten (o.a. dagbesteding, ambulante dienstverlening). ASVZ is vanaf 2006 volledig HKZ gecertificeerd als één van de eerste gehandicaptenzorg organisaties. In 2009 is deze certificering opnieuw verleend. In september 2012 vond een positieve hercertificatie-audit plaats, voor certificering vanaf In dit jaardocument vindt u een beschrijving en analyse van de doelstellingen, de missie/visie en het strategisch beleid van de organisatie. De kwaliteit en veiligheid van cliënten en medewerkers, maar ook van financiën en vastgoed worden beschreven. Vanzelfsprekend vindt u een overzicht van de governance structuur. ASVZ maakt gebruik van een terugkerende jaarcyclus. De jaarcyclus start bij de teamleidersconferenties in juni. Daar wordt aan teamleiders gevraagd mee te denken over de jaarplandoelen van het komende jaar. De jaarplandoelen worden besproken in de stuurgroep kwaliteit. Daarna worden ze door de raad van bestuur vastgesteld. De teamleiders ontvangen de jaarplanpunten waarmee ze aan de slag gaan voor hun locatie. Elke teamleider registreert de resultaten en legt daarover per kwartaal verantwoording af in zijn lokale managementbeoordeling. De sectormanager bespreekt de verschillende jaarplannen van de teams en maakt eventuele aanvullende afspraken voor de sector. De sectormanager registreert deze aanvullingen en de resultaten van de metingen en legt daarover per kwartaal verantwoording af in de sectorale managementbeoordeling. Ook de managers van de ondersteunende diensten en drie organisatiebrede commissies (MIP, M&M en infectiepreventie) stellen voor hun dienst of afdeling een jaarplan op. Op organisatieniveau wordt door de raad van bestuur het jaarplan ASVZ gemaakt, aan de hand van de uitgangspunten, de sectorjaarplannen en de jaarplannen van de ondersteunende diensten In het overzicht verbeteracties van de sectoren en in die van de teams wordt vastgelegd hoe de uitvoering van het jaarplan vordert, welke resultaten zijn gehaald, welke prioriteiten er zijn gesteld. Daarnaast worden verbeteracties naar aanleiding van MIP meldingen, interne audits etc. hierin geregistreerd. De afhandeling hiervan wordt elk kwartaal middels een management samenvatting door de sectormanagers beoordeeld. Deze kwartaalbeoordeling wordt geagendeerd voor het maandelijks individueel werkoverleg van de bestuurder met de sectormanager. Ook evalueren de sectoren en de teams de voortgang van het eigen jaarplan. Eénmaal per jaar, in juli, verwerkt de kwaliteitsmanager de sectorale managementbeoordelingen in een beoordeling voor de gehele organisatie. Aan het eind van het jaar maken teamleiders, sectormanagers en hoofden ondersteunende diensten een jaarverslag. Deze jaarverslagen worden als basis gebruikt voor het organisatiebrede jaarverslag. Daarnaast wordt er een algemeen beeldjaarverslag gemaakt met een meer globaal karakter. Dit verslag is bedoeld voor brede PR-verspreiding. Door de aanpassing van de Regeling Verslaggeving WTZi geldt voor zorginstellingen wettelijk gezien geen verplichting meer om een jaarverslag op te stellen en te publiceren. In overleg met de externe accountant is besloten dit jaarverslag, ondanks de gewijzigde wet- en regelgeving, op dezelfde wijze vorm te geven als voorgaande jaren. De externe accountant heeft het jaarverslag gelezen. 5

7 De bevindingen en aanbevelingen van diverse externe partijen zijn meegenomen en waar mogelijk is de verslaglegging aangepast ter verbetering van de transparantie en de verbindingen van de aspecten van de diverse onderdelen. We hopen u hiermee een goed beeld te geven van onze organisatie. 6

8 1.2 Voorwoord Het jaar 2012 kenmerkte zich door enkele arbeidsintensieve trajecten. Ten eerste is vol ingezet op het tot stand brengen van een zo volledig mogelijk op de toekomst toegesneden business case ten behoeve van de financiering van het (zorg)vastgoed. Aansluitend op de strategische doelen van de organisatie is gekozen voor een aantal duurzame uitgangspunten voor de exploitatie van zorg en de daarbij benodigde voorzieningen van wonen, dagbesteding en behandeling. In de business case is een meerjaren-exploitatieprognose opgenomen waarin diverse scenario s zijn uitgewerkt. Na bekendmaking van het zogenaamde Kunduz-akkoord is nog een extra scenario toegevoegd, gebaseerd op doorvoering van scheiden van wonen en zorg van cliënten met een ZZP3. De ambulante dienstverleningstak van de organisatie bereidde zich intensief voor op de Wmo en heeft haar werkwijze inmiddels aangepast op het zogenaamde wijkgericht werken. In een aantal gemeenten werkt ASVZ mee aan de eerste pilots die in het kader van de Wmo worden gestart. Door de inhoudelijke staf is gewerkt aan de voorbereiding en presentatie van diverse inleidingen op het driejarige wereldcongres voor wetenschappelijk onderzoek op het terrein van de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking. Op dit congres heeft één van de cliënten ook haar eigen succeservaringen met het orthopedagogisch behandelmodel Triple C met de aanwezigen gedeeld. De teamleider van de ASVZ-artsen heeft verslag gedaan van haar promotieonderzoek. De ABC poli, met daarin de AVG poli, leverde veel (multidisciplinaire) zorg aan externe cliënten. Deze poli biedt deskundigheid aan ter ondersteuning van cliënten en hun ouders/verzorgers in de regio s waar ASVZ actief is. Gedurende het verslagjaar is gewerkt aan verdere professionalisering van de bedrijfsvoering, onder andere gericht op inkoop en invoering van papierloos werken in de ambulante dienstverlening. Op het gebied van systeemkwaliteit is gewerkt aan de laatste loodjes voor de invoering van een integraal dashboard in Iedere dag is er enthousiasme, mens tot mens contact en betrokkenheid en deskundigheid van alle medewerkers in de cliëntenzorg en de ondersteunende diensten geweest. Het origineel is ondertekend door: drs. W.J. Kos, voorzitter raad van bestuur drs. P.M. Mertens, raad van bestuur 7

9 2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende persoon ASVZ Adres Postbus 121 Postcode 3360 AC Plaats Sliedrecht Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres Internetpagina Structuur van ASVZ Juridische structuur ASVZ is een juridisch zelfstandige stichting. ASVZ is aangesloten bij Carante Groep. Carante Groep is een landelijk samenwerkingsverband van zelfstandige zorgaanbieders. Zij biedt de aangesloten organisaties uitgebreide ondersteuning op maat bij de bedrijfsvoering op het gebied van Financiën en Informatisering, Personeel en Organisatie, Huisvesting en Zorgondersteuning. De bij Carante Groep aangesloten leden zijn en blijven autonome stichtingen. Er is wel onderlinge samenwerking, maar er is geen sprake van onderlinge (financiële) risico's Besturingsmodel Het besturingsmodel bestaat uit een raad van bestuur en een raad van toezicht. De raad van bestuur bestaat uit twee leden; één van de leden is door de raad van toezicht benoemd tot voorzitter Organisatorische structuur De organisatorische structuur is hierna weergegeven in een organigram. Bij ASVZ zijn drie managementniveaus te onderscheiden: raad van bestuur, sectormanager en teamleider. Bij een te hiërarchische structuur worden procedures trager en besluitvorming dus vertraagd. Een ander risico is verwijdering tussen management en werkvloer. De teamleiders hebben derhalve allen een meewerkende functie. Het streven van de organisatie is gericht op de kwaliteit van leven van de cliënten. Het belang daarvan is groter dan van normalisatie en bureaucratisering. Ook is bij een platte structuur integraal management mogelijk. Bevoegdheden en besluitvorming moeten zo dicht mogelijk liggen bij de plek waar het werk gebeurt. Verantwoordelijkheden liggen bij de lijnfunctionarissen. Voor de aansturing van het primaire proces zijn er 21 sectormanagers wonen (waarvan 8 managers voor intensieve zorggroepen), 4 sectormanagers dagactiviteiten en 3 sectormanagers ambulante zorgen dienstverlening. Er zijn ruim 330 meewerkend teamleiders, die de teams aansturen van de verschillende woonvoorzieningen, dagactiviteitengroepen en ambulante medewerkers. Daarnaast zijn er 6 ondersteunende diensten: Facilitair Bedrijf, Financiën en Informatisering, Huisvesting, Kwaliteit, Personeel en Organisatie, Zorgondersteuning en Zorgontwikkeling. De managers van deze diensten hebben maandelijks werkoverleg met de raad van bestuur. 8

10 2.2.4 De medezeggenschapstructuur De raad van bestuur heeft maandelijks overleg met de ondernemingsraad en vijf à zes keer per jaar met de centrale cliëntenraad. Tijdens deze bijeenkomsten informeert de raad van bestuur deze medezeggenschapsorganen over de interne en externe ontwikkelingen. Conform de Wet op de Ondernemingsraden en de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz) worden beleidsnotities en relevante besluiten op organisatieniveau ter instemming c.q. advisering voorgelegd aan deze interne toezichtorganen. De ondernemingsraad bestaat uit 21 leden (eind 2012 waren er 3 vacatures), is centraal geregeld en fungeert als formeel aanspreekpunt voor de belangenbehartiging van de medewerkers. De centrale cliëntenraad bestaat uit 6 leden (eind 2012 waren er 2 vacatures), is eveneens centraal geregeld en fungeert als formeel aanspreekpunt voor de belangenbehartiging van de cliënten. Ook bestaan er sectorale cliëntenraden, die zijn samengesteld per sector of in een combinatie van sectoren. Lokale cliëntenraden zijn samengesteld per (woon)voorziening. Daarnaast zijn er nog de Oudervereniging Merwebolder/Lingebolder en Buitenvoorzieningen en de Familie Vereniging Vincentius. Deze beide verenigingen hebben geen positie in de formele medezeggenschapsstructuur Toelatingen 745 De Merwebolder verblijf met behandeling 744 De Wielewaal verblijf met behandeling 762 ASVZ regio Midden-Brabant verblijf + verblijf met behandeling 8007 ASVZ regio Waardenland verblijf 8239 ASVZ regio Rotterdam verblijf 8008 ASVZ regio Midden-Holland verblijf + verblijf met behandeling 7176 ASVZ regio West-Brabant verblijf + verblijf met behandeling 7177 ASVZ regio Zuid-Hollandse eilanden verblijf 4425 ASVZ regio Nieuwe Waterweg Noord verblijf Samen werken 9

11 Organigram A raad van toezicht - bestuurssecretaris - secretariaat rvb - PR en communicatie raad van bestuur centrale cliëntenraad ondernemingsraad - maatschappelijk werk - pastoraal werk - zorgbemiddeling - vertrouwenspersonen sectormanagers wonen sectormanagers ambulante zorg en dienstverlening sectormanagers dagbesteding manager zorgondersteuning en ontwikkeling manager personeel en organisatie manager facilitair bedrijf manager financiën en informatisering manager kwaliteit manager huisvesting 10

12 Organigram B sectormanagers wonen sectormanagers ambulante zorg en dienstverlening sectormanagers dagbesteding sectormanagers verblijf sectormanagers verblijf met behandeling teamleider woning A teamleider woning A teamleiders logeren teamleider groep A teamleider woning B teamleider woning B teamleiders gezinshuizen logeergezinnen teamleider groep B teamleiders mobile etc etc. teamleiders trainingshuizen etc. teamleiders buitenschoolse opvang teamleider recreatie teamleiders gezinsondersteuning teamleider beweging teamleiders begeleid zelfstandig wonen teamleider muziek 11

13 12 Organigram C Manager Zorgondersteuning en Zorgontwikkeling Manager Personeel en Organisatie Manager Facilitair bedrijf Manager Financiën en Informatisering Hoofd behandeling coaches Medisch Tandarts/ Mondhygienist Gebouw beheer Catering Personeels Functionarissen Opleiding Financiële administratie Cliënten administratie Pedagogen/ psychologen Paramedisch Service & logistiek Technish onderhoud Loopbaan Advies Centrum Arbo Salaris administratie Automatisering BI Psychotherapeuten sociaal Kwaliteits medewerkers Veiligheids- Zaken Juridische afdeling Secretariaat Secretariaat Pedagogisch medewerkers Secretariaat Manager Kwaliteit Kwaliteitsfunctionarissen Middelen en maatregelen registratie Manager Huisvesting Adviseur Huisvesting Senior Projectleider Huisvesting Projectleider Huisvesting Secretariaat Huisvesting

14 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering ASVZ biedt zorg- en dienstverlening aan mensen met een verstandelijke beperking en ondersteunt hun ouders/verwanten daar in voorkomende gevallen bij. De AWBZ-gelden vormen de basis voor de inkomsten van de organisatie. Het belangrijkste deel wordt geleverd als zorg in natura. Een relatief klein deel via Persoonsgebonden Budget (PGB). ASVZ is toegelaten voor de functies huishoudelijke verzorging, persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling en verblijf op grond van de AWBZ. ASVZ biedt zorg aan de doelgroepen VG, (SG)LVG en GGZ Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens gehandicaptenzorg Kerngegeven Aantal/bedrag Cliënten per einde verslagjaar Aantal Aantal cliënten in instelling op basis van een zzp met dagbesteding cliënten Aantal cliënten in instelling op basis van een zzp zonder dagbesteding 805 cliënten Aantal cliënten op basis van volledig pakket thuis (VPT) 7 cliënten Aantal extramurale cliënten (inclusief cliënten met begeleiding of cliënten dagbesteding (op basis van de functies BGI en/of BGG) voor zover niet opgenomen in een instelling) Capaciteit Aantal Aantal beschikbare plaatsen met verblijfszorg per einde verslagjaar, inclusief plaatsen vroegere gezinsvervangende tehuizen Productie gedurende het verslagjaar Aantal Aantal dagen zorg met verblijf en dagbesteding dagen Aantal dagen zorg met verblijf zonder dagbesteding dagen Aantal dagen zorg op basis van volledig pakket thuis (VPT) 519 dagen Aantal dagdelen dagbesteding (op basis van de functie Begeleiding in dagdelen groepsverband (BGG) Aantal uren extramurale productie (exclusief dagbesteding op basis van de uren functie Begeleiding in groepsverband (BGG) en Wmo-zorg Personeel Aantal Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar personen Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 3.469,55 fte Bedrijfsopbrengsten Bedrag in euro's Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro's) in verslagjaar euro Waarvan wettelijk budget voor AWBZ/Zvw-zorg, exclusief subsidies euro Waarvan overige bedrijfsopbrengsten euro Werkgebieden ASVZ is werkzaam in de volgende zorgkantoorregio s: Rotterdam Nieuwe Waterweg Noord Midden-Holland Waardenland Zuid-Hollandse eilanden West-Brabant Midden-Brabant 13

15 2.4 Samenwerkingsrelaties ASVZ heeft voor haar productieafspraken voor AWBZ-zorg en financiering te maken met de zorgkantoren in haar verzorgingsgebieden. ASVZ heeft afspraken met een zevental zorgregio s / zorgkantoren (zie hierboven bij werkgebieden). Met Zorgkantoor Rotterdam is een contract afgesloten voor paramedische zorg. Voor de afrekening / nacalculatie heeft ASVZ te maken met de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) en voor de bankzaken met betrekking tot de AWBZ-gelden met de BNG bank. De zaken op het gebied van cliëntgelden lopen via de Stichting Cliëntengelden Support (SCG Support) bij de Rabobank. Als belanghebbende namens cliënt of samenleving heeft ASVZ te maken met de Inspectie voor de Volksgezondheid en de Arbeidsinspectie. Om goed te kunnen inspelen op de uiteenlopende dienstverleningsvragen is ASVZ voor haar kernactiviteiten met verschillende (zorg)organisaties een specifieke samenwerkingsrelatie aangegaan, in de vorm van een overeenkomst, een convenant of andere afspraken. Deze (zorg)organisaties zijn: Amarant (dagbesteding) Autismenetwerk Zuid-Holland Zuid (delen van kennis op het gebied van autisme) Autismenetwerk Midden-Brabant (delen van kennis op het gebied van autisme) De Banjaard (uitwisseling van kennis en ervaring op het gebied van jeugdige licht-verstandelijk beperkte mensen met psychiatrische problemen) Bouman GGZ (samenwerking met verslavingszorg) Carante Groep (landelijk samenwerkingsverband) CBT Rijnmond (tandheelkundige zorg) Chapeau Woonkring Uden (raam-/zorghuurovereenkomst) Eigenstandig Wonen (zorgvisie) Flexibel Wonen (huisvesten bijzondere doelgroepen) Gehandicaptensport Nederland (programma Zo kan het ook ) GGZ Midden-Brabant (mensen met een verstandelijke beperking en ernstige psychiatrische stoornissen en/of gedragsproblemen) s Heeren Loo Auriga (bundeling van kennis en informatie, ketenvorming en een grotere differentiatie van producten en diensten) Horizon (bundeling van kennis en informatie, ketenvorming en een grotere differentiatie van producten en diensten) Ipse de Bruggen (logeren en dagbesteding) Kijvelanden (forensisch psychiatrisch centrum) Laurentius (wonen voor ouderen) MEE Zuid-Holland Zuid, Rotterdam, Brabant Noord en Midden-Holland (ambulante dienstverlening en psychodiagnostiek) NAH Zuid-Holland Zuid en Midden-Brabant (afstemming en ontwikkeling) Netwerk Autisme Midden-Brabant (delen van kennis op het gebied van autisme) Pact van Bleskensgraaf (wonen, welzijn en zorg) Pameijer (dagbesteding) Platform VG (verbetering ziekenzorg voor mensen met een verstandelijke beperking) Prisma (samenwerking AVG-artsen) Sociale werkvoorziening WML Waalwijk (dagbesteding) SPON (onderwijs met een bijzondere hulpvraag) Stichting Drechtzorg (continuïteit, samenhang en doelmatigheid in de patiëntenzorg) Stichting Het Punt (huisvesting en zorg) Stichting Gewoon Wonen Breda (ouderinitiatief voor nieuwbouw woningen) Stichting Jeugdzorg (intensieve gezinsbegeleiding) Stichting Mees (dagopvang gehandicapten) Stichting Olivier Moergestel (ouderinitiatief voor wonen) Stichting Ouderinitiatief Z.E.S. (realisatie ouderinitiatief) Stichting de Parel Bodegraven (ouderinitiatief voor nieuwbouw woningen) Stichting Terp (ouderinitiatief huisvesting mensen met schizofrenie) Stichting Voorschot (ouderinitiatief) Stichting Vroeghulp (informatie, onderzoek en hulp bij ontwikkelingsproblemen) 14

16 Stichting WISH, Wonen in SamenHang Poortugaal (ouderinitiatief voor nieuwbouw woningen) Stichting Woonvoorzieningen Gehandicapten Nederlek (ouderinitiatief voor nieuwbouw woningen) Stigesu Suriname (detachering dagbesteding) Syndion (ontwikkelingsstimulering en dagbesteding) Tolk- en vertaalcentrum Vilans (project weten, vergeten en begeleiden) Werkvoorziening Drechtwerk (dagbesteding) Woonbron (huisvesting en begeleiding bijzondere doelgroepen) De samenwerkingsrelaties in het kader van meer algemene activiteiten op het gebied van maatschappelijk ondernemen komen in hoofdstuk 4.9 Samenleving en belanghebbenden aan de orde. Schilderijen gemaakt door cliënten 15

17 3. Bestuur en toezicht 3.1 Normen voor goed bestuur ASVZ hanteert de Zorgbrede Governance Code van 2010 als leidraad voor de corporate governance. De raad van bestuur legt verantwoording af aan de raad van toezicht inzake de realisatie van de doelstellingen zoals verwoord in de statuten, het behartigen van de belangen van zowel cliënten als werknemers, het beheersen van risico s. Een klokkenluidersregeling is in 2011 vastgesteld en gecommuniceerd. Aan belangrijke artikelen uit de Governance Code wordt voldaan. Naast de statuten zijn er het Reglement raad van bestuur en het Reglement raad van toezicht, waarin taken, verantwoordelijkheden en werkwijzen van beide gremia staan beschreven. Aan ondernemingsraad, centrale cliëntenraad en raad van toezicht wordt door de raad van bestuur structureel verantwoording afgelegd over besluiten die vanwege in- en externe ontwikkelingen zijn genomen. In dit Jaardocument wordt hiervan verslag gedaan. Het recht van enquête van de centrale cliëntenraad is vastgelegd in de statuten. De raad van bestuur is betrokken bij organisatiebrede activiteiten en heeft daarin een stimulerende, sturende en besluitvormende rol. Interne overlegvormen raad van bestuur: 1. Er is maandelijks individueel werkoverleg met de 28 sectormanagers primaire zorg en de 6 managers van de ondersteunende diensten. 2. Jaarlijks vinden bijeenkomsten plaats met alle teamleiders primaire zorg (ca. 330) in driedaagse sessies. Ingebrachte aandachtspunten van de teamleiders worden, waar mogelijk, omgezet in organisatiebrede acties. 3. Maandelijks vindt een overleg met de ondernemingsraad plaats. 4. Minimaal vijfmaal per jaar wordt overlegd met de centrale cliëntenraad en minimaal éénmaal per jaar met de voorzitters van de sectorale cliëntenraden. Tevens vindt er periodiek overleg plaats met de (dagelijks) besturen van beide gremia. 5. Er is jaarlijks een bijeenkomst met zowel de oudervereniging Merwebolder, Lingebolder en buitenvoorzieningen als met de familievereniging Vincentius. 6. De raad van bestuur neemt deel aan diverse overlegvormen zoals: - de stuurgroep kwaliteit - de stuurgroep verzuim - de stuurgroep vastgoedmanagement - de werkgroep treasury 7. De raad van bestuur heeft jaarlijks overleg met de (voorzitter van) de klachtencommissies cliënten en medewerkers. 8. Voorts heeft de raad van bestuur jaarlijks een gesprek met de cliëntvertrouwenspersonen medewerkers en met de cliëntvertrouwenspersonen cliënten. Ook hier worden aandachtspunten geformuleerd die in al dan niet organisatiebrede acties worden omgezet. Externe overlegvormen raad van bestuur: 1. Extern vindt jaarlijks overleg plaats met de zorgkantoren van de zeven regio s waar ASVZ actief is, over productie en kwaliteit van zorg. Over het algemeen hebben de zorgkantoren over dit laatste punt ook overleg met de centrale cliëntenraad, al dan niet in aanwezigheid van de raad van bestuur. Bij de gesprekken over de productie is ook de manager financiën en informatisering aanwezig. 2. Met de accountant vindt jaarlijks overleg plaats over de jaarrekening en over de begroting. Hierbij zijn ook de manager financiën en informatisering en de leden van de financiële commissie van de raad van toezicht aanwezig. 3. De raad van bestuur is lid van de Adviescommissie Planning en Bouw van de VGN en bezoekt de bijeenkomsten van de VGN. 4. Waar nodig vindt overleg plaats met VWS, gemeenten, collega-zorginstellingen, cliëntenplatformen, etc. 16

18 3.2 Raad van bestuur Samenstelling en verantwoording De raad van bestuur bestaat uit twee leden, van wie één lid door de raad van toezicht is benoemd tot voorzitter. Binnen de wettelijke en statutaire bestuurlijke verantwoordelijkheden van elk lid afzonderlijk heeft de raad van bestuur een verdeling gemaakt van taken en aandachtsgebieden. De leden van de raad van bestuur zijn tezamen en afzonderlijk verantwoording verschuldigd aan de raad van toezicht voor de hele organisatie. Zij legt verantwoording af in het overleg van de raad van bestuur, alsmede in het overleg met de raad van toezicht. Van beide overleggen wordt verslaglegging gedaan. De taken en verantwoordelijkheden staan beschreven in het Reglement raad van bestuur. Aandachtsgebieden De sectormanagers primaire zorg zijn evenredig verdeeld over de leden van de raad van bestuur. De stafleden zijn als volgt verdeeld: Financiën en informatisering, huisvesting, zorgondersteuning en zorgontwikkeling en kwaliteit vallen onder voorzitter van de raad van bestuur. Personeel & organisatie en facilitair bedrijf vallen onder het andere lid van de raad van bestuur. Nevenfuncties Drs. W.J. Kos, voorzitter: Voorzitter raad van bestuur Carante Groep Voorzitter raad van toezicht Inovum (tot ) Lid Adviescommissie Planning en Bouw van de VGN Arbiter Stichting Scheidsgerecht Gezondheidszorg Lid adviesraad zorgkantoor Nieuwe Waterweg Noord Drs. P.M. Mertens: Bestuurslid Stichting Vroeghulp Rotterdam Lid bestuurdersoverleg Carante Groep Secretaris VVI (Vroeg, Voortdurend en Integraal) Rotterdam Lid raad van advies Achmea regio Rotterdam Lid raad van advies Zorgkantoor Waardenland Als er twijfel bestaat over het aanvaarden van een nevenfunctie wordt dit aan de raad van toezicht voorgelegd. Bij goedkeuring van het Jaardocument worden de nevenfuncties ook goedgekeurd. Functioneren/bezoldiging De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leden van de raad van bestuur zijn vastgelegd in de statuten. De spelregels voor het functioneren zijn vastgelegd in het Reglement raad van bestuur. De remuneratiecommissie van de raad van toezicht voert jaarlijks een beoordelingsgesprek over het functioneren van de leden van de raad van bestuur. In dit gesprek wordt eveneens de bezoldiging van de leden van de raad van bestuur vastgesteld. De arbeidsvoorwaarden en bezoldiging zijn bepaald op basis van de adviesregeling Arbeidsvoorwaarden raden van bestuur NVZD die golden ten tijde van benoeming. Sinds 2009 is de Beloningscode Bestuurders in de Zorg (BBZ) van toepassing. De honorering bevindt zich binnen de normen van deze code. Het advies van de NVZD inzake indexering is opgevolgd. Het verslag van deze bespreking wordt vastgesteld in de vergadering van de raad van toezicht. Te gelegener tijd zal bij benoeming van nieuwe leden in de raad van bestuur de dan vigerende beloningscode worden toegepast. De bezoldiging van de leden van de raad van bestuur is opgenomen in de jaarrekening Raad van toezicht De raad van toezicht bestond tot 1 juli 2012 uit zeven personen; de heer Goeman is per die datum afgetreden, conform het rooster van aftreden. Door natuurlijk verloop zal naar een eindsituatie van 5 personen worden gestreefd. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de raad van toezicht en de verhouding met de raad van bestuur zijn vastgelegd in de statuten. De werkwijze van de raad van toezicht is 17

19 vastgelegd in het Reglement raad van toezicht. Uitgangspunt voor het functioneren van de raad van toezicht is de Zorgbrede Governance Code De raad van toezicht heeft in het verslagjaar vijfmaal vergaderd in aanwezigheid van de raad van bestuur. Daarnaast heeft de raad van toezicht eenmaal vergaderd in aanwezigheid van een adviseur. In deze zogenaamde reflectiebijeenkomst is gesproken over de invulling van de rol van de raad van toezicht en het eigen functioneren. Tussentijds was er op gezette tijden contact tussen de voorzitter van de raad van toezicht en de voorzitter van de raad van bestuur. In 2012 is de commissie kwaliteit en veiligheid ingesteld. Tevens is het informatieprotocol vastgesteld, waarmee de bestaande werkwijze van de raad van toezicht geformaliseerd en aangescherpt is. Ten aanzien van de bezoldiging van de toezichthouders in relatie tot de Wet Normering Topinkomens is een advies gevraagd aan PWC, omdat ook wettelijk is vastgelegd dat er een relatie ligt tussen het salaris van de bestuurder en dat van de toezichthouder. PWC heeft geconstateerd dat in 2009 de adviesregeling van de NVTZ al toegepast werd en dat eind 2012 besloten is de indexering van 2012 terugwerkend toe te passen naar 1 januari 2012, conform de adviesregeling. SAMENSTELLING RAAD VAN TOEZICHT EN RELEVANTE NEVENFUNCTIES: Bij de samenstelling van de raad van toezicht is gestreefd en zal altijd gestreefd worden naar een evenwichtige mix van kennis, ervaring, maar ook van sekse en politieke kleur. De heer Tuk heeft op voordracht van de ondernemingsraad zitting in de raad van toezicht. Mevrouw Overwater heeft op voordracht van de centrale cliëntenraad zitting in de raad van toezicht. Alle leden voeren hun taak van onafhankelijk toezicht uit zonder last of ruggespraak en zonder enig belang bij de stichting ASVZ, of personen die daar werkzaam zijn. Naam Beroep Nevenfuncties dhr. mr. G.P. Jongeneel, MBA (voorzitter) dhr. H.Th.C. Hodes (vice voorzitter) dhr. drs. G.J. van Egmond advocaat n.v.t. algemeen directeur a.i. De Lindenhorst algemeen directeur Almata a.i. vice voorzitter rvt Carante Groep voorzitter Prinsen Geerligs Stichting voorzitter scholengemeenschap Griendencollege voorzitter rvt serviceresidentie Drechtstreek bestuurslid werkgevers Drechtsteden Bestuurslid Kamer van Koophandel Rotterdam vice president Europees Economisch Samenwerkingsverband IASW voorzitter Stichting Karel Bornkamp voorzitter Stichting Vakantieweken Rotterdam vice voorzitter Stichting Ontspanning en Recreatie (SOR) Rijswijk lid Fonds Bijzondere Noden secr. Vincentius Rotterdam lid beroepscommissie AWB inz. personele aangelegenheden Min. Veiligheid & Justitie lid College van Toezicht NVO dhr. ing. Th. Goeman (rvt-lid tot ) mevr. drs. E.J. van der Jagt KAM-coördinator Rijkswaterstaat, dienst Zuid- Holland, dir. Water, Scheepvaart en Realisatie Infrastructuur hoofd scholing Nederlands Huisartsen Genootschap 18 n.v.t. n.v.t.

20 mevr. A.C.J. Overwater MSc dhr. P.J. Tuk RA universitair hoofddocent Universiteit Utrecht, fac. Geneeskunde/huisartsen opleiding zelfstandig gevestigd supervisor/adviseur bureau Keijzer en Van der Jagt beleidsadviseur cultuur en cultureel erfgoed gemeente Goeree-Overflakkee financieel directeur Koninklijke Doeksen B.V. lid dagelijks bestuur CDA provincie Zeeland voorzitter cliëntenraad verpleeghuis van Allévo lid centrale cliëntenraad Allévo lid klachtencie. Emergis secretaris stichting Made in Zeeland lid raad van toezicht Carante Groep voorzitter Vereniging Nederlandsch Binnenvaartbureau voorzitter Diaconie Hervormde Gemeente s-gravendeel en lid van het moderamen penningmeester Historische Vereniging s-gravendeel bestuurder Stichting NBB 75 jaar (ANBI instelling) Deskundigheid van de leden van de raad van toezicht: Bij de samenstelling van de raad van toezicht wordt gestreefd naar uiteenlopende achtergronden en kennisgebieden (financieel, juridisch, bestuurlijk, gezondheidszorg, identiteit, overheden, bedrijfsleven). Naam Mr. G.P. Jongeneel dhr. H.Th.C. Hodes drs. G.J. v. Egmond ing. Th. Goeman (tot ) mevr. drs E.J. v.d. Jagt mevr. A.C.J. Overwater P.J. Tuk, RA deskundigheid juridisch, bestuurlijke ervaring Inhoudelijk op gebied van gemeentelijke overheid bestuurlijke ervaring inhoudelijk op gebied van overheidsinstellingen, financieel bestuurlijke ervaring inhoudelijk op gebied van identiteit bestuurlijke ervaring inhoudelijk op gebied van gezondheidszorg bestuurlijke ervaring inhoudelijk op gebied van cliëntzeggenschap, identiteit en bestuurlijke ervaring financieel bestuurlijke ervaring 19

21 Tijdens het verslagjaar is de heer Goeman afgetreden als lid van de raad van toezicht. De heer Jongeneel is in het verslagjaar met unanieme stemmen herbenoemd voor een volgende periode van vier jaar. Rooster van aftreden raad van toezicht Naam Herbenoeming Aftreden T. Goeman C. Hodes L. v.d. Jagt G. van Egmond G. Jongeneel A. Overwater J. Tuk COMMISSIES RAAD VAN TOEZICHT: Financiële commissie De heren Tuk en Van Egmond vormen de financiële commissie. Deze commissie heeft tot taak de rol van de raad van toezicht inzake financiële aangelegenheden en de financiële verantwoordelijkheid te ondersteunen. De commissie heeft in 2012 viermaal overleg gevoerd met de raad van bestuur, waarvan één maal in aanwezigheid van de accountant bij de voorbespreking van de jaarrekening De overige bijeenkomsten waren gewijd aan de trimestercijfers en de begroting Van alle bijeenkomsten is verslag gedaan in de eerstvolgende vergadering van de raad van toezicht. De financiële commissie heeft de volgende onderwerpen besproken met de raad van bestuur: 1. Business case In 2012 is veel aandacht besteed aan de realisatie van een business case ten behoeve van financiering door de BNG van voorgenomen vastgoedontwikkelingen. Deze business case zou tevens dienen voor de borgstelling door het Waarborgfonds voor Zorginstellingen (WfZ) ten behoeve van deze vastgoedontwikkelingen. In alle vergaderingen is dit onderwerp aan de orde geweest. In de vergadering van de raad van toezicht van februari is uitgebreid gesproken over het strategisch vastgoedbeleid aan de hand van een daartoe opgesteld beleidsplan. In dit beleidsdocument zijn alle risico s op vastgoedgebied benoemd en zijn de acties ter voorkoming of minimalisering van deze risico s aangegeven. Daarnaast is gesproken over de trendanalyse van TNO waarin de ontwikkelingen van de zorgvraag in de diverse regio s zijn geschetst. Deze twee notities hebben de basis gevormd voor de uiteindelijke business case. Vervolgens is in april gesproken over de quick scan van alle panden (huur- en eigendomspanden), waarbij alle ontwikkelingen en risico s op het gebied van de NHC alsmede op het gebied van zorgontwikkeling zijn doorberekend. Er is een overzicht gemaakt van de eenheden die in aanmerking komen voor impairment. In de vergadering van oktober is een uitgebreide toelichting gegeven op de business case door de manager financiën en informatisering, waarna deze is goedgekeurd door de raad van toezicht. In december is de definitieve business case toegestuurd aan het WfZ en de BNG. Begin 2013 heeft het WfZ toegezegd akkoord te zijn met een borging van maximaal ,--, in 2 tranches, uitgaande van de bouwplannen zoals die in de business case gepresenteerd zijn. 2. Jaarrekening 2011 en Accountantsverslag 2011 Er is gesproken over de essentiële onderdelen van de jaarrekening en het accountantsverslag. Er is tevens, in een open sfeer, gesproken over de werkzaamheden van de financiële afdeling die in het verslagjaar veel aandacht heeft moeten besteden aan het impairment, alsmede over de kennisoverdracht tussen de afdelingen financiën en huisvesting in dit kader. Extra aandacht is besteed aan IT en IT-risicobeheersing, mede in relatie tot de aanstaande certificering informatiebeveiliging NEN Treasury Periodiek worden de treasurypunten intern besproken en enkele keren per jaar in aanwezigheid van de accountant. Overwogen wordt in het kader van risicomanagement de rol van de raad van toezicht (al dan niet via de financiële commissie) groter te maken als het om dit onderwerp gaat 20

22 en om de financiële commissie in ieder geval één keer per jaar met de externe adviseur bijeen te laten komen. 4. Begroting 2013 Aan de hand van de bijbehorende kaderbrief en in relatie tot het jaarplan 2013 is de inhoud van de begroting besproken. De raad van toezicht is vervolgens geadviseerd de begroting goed te keuren. 5. Trimestercijfers Tijdens de bespreking van de trimestercijfers is de analyse van de (financiële) mee- en tegenvallers besproken en is in een open sfeer met elkaar gediscussieerd over de jaarafsluiting, het treffen van voorzieningen, het vrijvallen van voorzieningen en de relatie en rol van de accountant daarbij. 6. Toekomst Gesproken is over de ontwikkelingen en risico s rondom de Wet maatschappelijke ontwikkeling (Wmo) en de verwachtingen en acties van de organisatie op dit gebied. Commissie kwaliteit en veiligheid In het verslagjaar is de commissie kwaliteit en veiligheid ingesteld. In dit kader is tevens een informatieprotocol gemaakt. ASVZ is HKZ gecertificeerd en voldoet derhalve aan kwaliteits- en veiligheidseisen die in dat kader worden gesteld. De diverse aspecten op het gebied van kwaliteit en veiligheid zijn tijdens de vergaderingen van de raad van toezicht aan de orde geweest, alsmede de risico s op deze gebieden. De verbeterpunten die uit interne en externe audits naar voren komen, worden in het jaarplan verwoord dan wel gedurende het jaar uitgezet. Tijdens de bespreking van het jaarplan is de raad van toezicht hierover geïnformeerd. De raad van toezicht ontvangt per kwartaal de overzichten van de afdeling huisvesting waarin alle nieuwbouw- en verbouwprojecten staan vermeld met de daaraan gerelateerde kosten en tijdsplanning. De klachten die door de klachtencommissie zijn ontvangen, zijn aan de aandachtsfunctionaris toegestuurd, conform de bestaande werkwijze. De raad van bestuur heeft de raad van toezicht ingelicht over situaties van seksueel misbruik. Daarnaast is melding gedaan van drie door een extern bureau uitgevoerde onderzoeken naar meldingen van fraude. Op basis van de uitkomsten zijn op twee locaties medewerkers ontslagen c.q. heeft een medewerker een officiële waarschuwing ontvangen. Op de derde locatie bleek geen bewijs van fraude. De geconstateerde fraudezaken gingen om relatief kleine geldbedragen. Afgesproken wordt voor 2013 een vergaderschema te maken voor tussentijds overleg tussen de commissie en de raad van bestuur, conform de werkwijze met de financiële commissie en de remuneratiecommissie. Remuneratiecommissie De remuneratiecommissie bestaat uit de heren Jongeneel en Tuk en heeft in 2012 een beoordelingsgesprek gevoerd over het functioneren van de raad van bestuur. Vastgesteld is dat het functioneren van de raad van bestuur als positief en opbouwend wordt beschouwd. Dit geldt tevens voor de structuur van de organisatie. De relatie met de OR en de CCR is goed. Daarnaast is over de bezoldiging van de raad van bestuur gesproken. Besloten is de contractueel vastgelegde index te volgen. Geconstateerd is dat de salarissen van de bestuurders boven de norm zitten, maar binnen de bandbreedte van 1-30%. Dit is op grond van de per 1 januari 2013 in werking getreden Wet Normering Topinkomens nog vier jaar toegestaan, waarna het gedeelte boven de norm in drie jaar zal worden afgebouwd. De raad van toezicht heeft dit besluit in haar vergadering van december goedgekeurd met unanieme stemmen. Commissie functioneren raad van toezicht Ter toetsing van het eigen functioneren heeft de raad van toezicht begin december een bijeenkomst gehouden onder begeleiding van een extern adviseur. Hierin zijn enkele aandachtspunten geformuleerd, die volgend jaar zullen worden geïmplementeerd. Onder andere is besloten voortaan een vooroverleg te houden van de raad van toezicht, voorafgaand aan de bijeenkomst met de raad van bestuur. Daarnaast is gesproken over de eigen inbreng in de ontmoetingen met de OR en de CCR. 21

23 Informatie en besluiten: De raad van toezicht is gedurende het jaar geïnformeerd over relevante interne en externe ontwikkelingen. De raad van toezicht is geïnformeerd over drie trajecten die met PWC Advisory zijn aangegaan, te weten: risicomanagement, gezamenlijke inkoop en papierloos/kantoorloos werken binnen de ambulante dienstverlening. Er is gesproken over de migratie van Novell naar Microsoft. De organisaties aangesloten bij Carante Groep zullen gezamenlijk overgaan naar Microsoft, uiterlijk in Daarnaast is de raad van toezicht geïnformeerd over het traject Electronisch Cliënten Dossier (ECD). Voor alle organisaties, aangesloten bij Carante Groep, wordt één ECD opgesteld. De raad van toezicht is geïnformeerd over drie bezoeken van de Inspectie voor de Gezondheidszorg, één in het kader van systeemtoezicht en twee in het kader van gefaseerd toezicht. Door omstandigheden hebben de jaarlijkse ontmoetingen met de CCR en de OR dit jaar niet plaatsgevonden. Wel heeft mevrouw Overwater de jaarvergadering van de oudervereniging Merwebolder/Lingebolder bijgewoond, alsmede een themabijeenkomst van de CCR en SCR en. Onderwerpen waren de toekomst van de AWBZ en de ontwikkelingen rondom de Wmo. De raad van toezicht is geïnformeerd over de regelgeving rondom hypotheekstelling. Er is een rondleiding gegeven aan de leden van de raad van toezicht, langs de nieuwe woningen op het terrein van de locatie Merwebolder. Diverse woonvoorzieningen zijn bezocht, waardoor de raad van toezicht een kijkje in de dagelijkse praktijk heeft gekregen en de gelegenheid had om met medewerkers en cliënten te spreken. De raad van toezicht is geïnformeerd over de deelname van ASVZ aan het wereldcongres voor gehandicapten, het IASSID in Halifax. Onderwerp was de begeleiding aan cliënten met gedragsproblemen, waarvoor ASVZ het behandelmodel Triple-C heeft ontwikkeld. Bijzonder dit jaar waren het verhaal en de ervaringen van één van de cliënten van ASVZ met dit behandelmodel. Ontwikkelingen rondom bouwplannen zijn de revue gepasseerd. De heer Goeman heeft een thema avond over identiteit bijgewoond, georganiseerd door de identiteitscommissie ASVZ. Gesproken is over nieuwe ontwikkelingen ten aanzien van BTW verplichting voor leden raad van toezicht, honorering/indexering van raad van toezichtleden en de nieuwe regelgeving over beperking van het aantal commissariaten. De raad van toezicht is geïnformeerd over personele wisselingen in het management. Mevrouw Overwater heeft een presentatie voor de raad van toezicht gegeven over haar opleiding aan de Tias Nimbas Business School (Tilburg University) met betrekking tot het invitational programma Toezicht en Verantwoording Maatschappelijke Ondernemingen. Goedkeuring: Aan de volgende documenten is in het verslagjaar door de raad van toezicht goedkeuring verleend: De jaarrekening 2011; Het maatschappelijk jaarverslag 2011; De begroting 2013; Het jaarplan Cliëntenraad Organisatie van de medezeggenschap De medezeggenschap is vormgegeven op drie niveaus parallel aan de organisatiestructuur: lokaal, sectoraal en centraal. CCR (Centrale cliëntenraad) Centraal is er een raad bestaande uit vertegenwoordigers van cliënten (CCR). De CCR overlegt met de raad van bestuur over het beleid dat de hele organisatie aangaat, zoals kwaliteitsbeleid, financieel beleid, veiligheidsbeleid, enz. SCR (Sectorale cliëntenraad) Sectoraal (per manager) zijn er zowel raden met cliëntvertegenwoordigers (SCRv) als raden met cliënten (SCRc). Een SCRv kan meerdere sectoren vertegenwoordigen. Een SCRc is zoveel mogelijk 22

24 aan één sector verbonden. De sectorale raden overleggen met de manager en geven advies over zaken die de sector aangaan, zoals het betrekken van cliënten bij hun zorgplan, de gevolgen van ziekteverzuim in de sector, vrijetijdsbesteding, enz. LCR (Lokale cliëntenraad) Lokaal (op woning-/dagbestedingniveau) bestaan de raden uit cliënten. Zij overleggen met de teamleider en geven advies over zaken die de woning of dagbesteding aangaan. Men kan hierbij denken aan aankleding van de maaltijd, schoonmaak, vermaak, werkplek, enz. Er zijn 14 SCRc en en 8 SCRv en. Er is één CCR (zie overzicht pag. 24 en 25). Bijna alle sectoren worden vertegenwoordigd door een SCRv. Meer dan de helft van de managers heeft een SCRc. In diverse documenten zijn zaken vastgelegd betreffende de organisatie van de medezeggenschap. Bijvoorbeeld wie lid kan worden, de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende raden. Ook de randvoorwaarden zijn geformuleerd. Deze documenten zijn te vinden in de handboeken van de CCR, SCRv en SCRc Informatie Het is van belang dat de raadsleden informatie krijgen, zodat zij mee kunnen denken en beslissen. De raden kunnen de beleidsontwikkelingen en uitvoering volgen aan de hand van management- en sectoroverleg verslagen. Alle vertegenwoordigers van de medezeggenschapsorganen hebben toegang tot intranet. Op deze wijze kan een lid zowel de algemene informatie als de actuele beleidsdocumenten inzien en downloaden. De raden hebben toegang tot alle informatie die binnen het kader van hun taakuitoefening nodig is. CCR Periodiek is de CCR op de hoogte gehouden van de resultaten van de toezichtbezoeken van de Inspectie en de daaruit voortvloeiende acties. Verder ontvangt de CCR interne informatie via het OR infoblad, het managementoverleg, de MIP rapportage, het kwartaaloverzicht huisvestingsbeleid, het overzicht van de verbeterplannen, het jaarplan/-verslag en de begroting van ASVZ. Het landelijke nieuws komt binnen via de digitale nieuwsbrief van het LSR, de nieuwsbrief van de VGN, de Klik-nieuwsbrief en het Carante Kennisnet. SCRv Ook in de SCRv worden de MIP meldingen, de notulen van het zorgoverleg, de resultaten van de tevredenheidgesprekken, de jaarplannen/-verslagen, de begroting en de beoordelingsverslagen van het management van de sector besproken Personele en financiële middelen De medezeggenschapsorganen met verwantenraadsleden op centraal en sectoraal niveau beschikken over een door ASVZ gefaciliteerd eigen budget en een eigen secretariaat. De CCR wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris en iedere SCRv wordt ondersteund door een secretarieel medewerker. In het streven naar vereenvoudiging van de organisatie is een vaste vergoeding bepaald voor de leden van de CCR en SCR, welke de administratie-, reis- en aanwezigheidskosten moet dekken. De SCRc en krijgen ondersteuning van een coach. Dit is een medewerker van één van de andere voorzieningen uit de sector. In het sectorbudget is ruimte voor vergoeding van vervoerskosten van cliënten en het inhuren van een deskundige en/of scholing van coaches/leden, congreskosten etc. 23

25 3.4.4 Samenstelling CCR per Naam lid bestuursfunctie portefeuille/ aandachtsgebied dhr. Peter Brandenburg voorzitter Externe contacten Organisatie en (bedrijfs)cultuur Huisvesting dhr. Gert Kranenburg vice-voorzitter Cliëntzorg/doelgroepenbeleid Huisvesting dhr. Ton van der Dries lid Interne organisatie Participatie cliënten dhr. Rob Redert penningmeester kwaliteitszetel Financieel en investeringsbeleid vacature kwaliteitszetel Wet- en regelgeving / juridische aspecten Huisvesting vacature lid Informatie over medezeggenschap Introductie nieuwe medewerkers Samenstelling SCRv en SCRc per Naam voorzitter SCR Naam SCRv Aantal SCRc dhr. A Horrevorts SCR Midden Holland SCRc 2 dhr. H. Bax SCR Waardenland 2 SCRc 3 dhr. R Simons SCR intensieve zorg Merwebolder SCRc 1 dhr. W. van Keulen SCR A. Hanegraaf, Lingebolder/Merwebolder/ Dac. SCRc 0 dhr. W. Dijkhuizen SCR Groot Rotterdam Gecombineerde raad van cliënten en verwanten dhr. E. Kortland SCR H. de Kreek SCRc 1 mw. N. Koornneef regio Midden-Holland, Rotterdam Oost Merwebolder Sliedrecht Dordrecht, Gorinchem, Nieuwe Waterweg Noord Merwebolder Sliedrecht Merwebolder en Lingebolder Sliedrecht/Leerdam Rotterdam e.o. Maassluis e.o. Udenhout e.o. 24

26 SCR Vincentius SCRc 3 dhr. P. van Weenen SCR Rotterdam Zuid SCRc 1 geen SCRv SCRc 1 Dagbesteding Noord-Midden Brabant, Udenhout e.o. Rotterdam e.o. Voornl. gericht op DAC Maassluis en KDC Lombardijen Ambulante dienstverlening Organisatiebreed Instemmings- en adviesverzoeken 2012 CCR De CCR heeft op verzoek van de raad van bestuur over de volgende onderwerpen advies gegeven: De begroting ASVZ 2012 Beleidsnotitie van zeggenschap tot medezeggenschap Jaarplan ASVZ 2012 Cliëntversie Nota Seksueel Misbruik Cliënttevredenheidsonderzoek (verbeterpunten) Nota Route naar Zorg Regeling bewakingscamera s Aangepaste Klachtenregeling Cliënten Overzicht Verbeterplannen ASVZ Memo werkwijze cliëntadministratie Top 10 duurzaamheid Nota cliëntvertrouwenspersoon Overzicht Hygiënerichtlijnen Geneesmiddelen distributie protocol Productenboek ASVZ Meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld (verblijf/behandeling en verblijf) Herziene zorg- en dienstverleningsovereenkomst (ZEDO) Verzoek om onderzoek pijnbeleving cliënten met syndroom van Down Gedragscode internet en computergebruik Tussentijdse rapportage Huis van de Toekomst en ASVZ-TV Tussentijdse rapportage bewegen Tussentijdse rapportage Stimuleren extern netwerk Beleidsdocument Samenwerken in multiproblem gezinnen Beleidsdocument Gewoon oud worden bij ASVZ Beleidsdocument Vervoer Dagactiviteiten Hepatitis B beleid Aangepaste versie werkinstructie Zwemmen met cliënten Door te belasten kosten Activiteitenprogramma LVG Aan bovenstaande verzoeken is instemming verleend. Opmerkingen en adviezen die door de CCR op de diverse beleidsstukken zijn gegeven, zijn door de raad van bestuur grotendeels meegenomen in de definitieve versies. De CCR heeft ook aan cliënt(mede)zeggenschap advies gegeven over: Cliëntversie Aanzet Folder Gewoon samen De CCR heeft van de raad van bestuur informatie ontvangen over: Overzicht bewakingscamera s Kwartaaloverzichten MIP cijfers Onderzoeksresultaten implementatie Triple-C Hier zijn soms vragen over gesteld. 25

27 SCRv De SCRv heeft meegedacht, deelgenomen aan en gekeken naar: Sollicitatiegesprekken teamleiders Relatie tussen cliënt, medewerker en ouders/verwanten Sociaal contact en betrokkenheid bij de samenleving Gezond leven, met voldoende beweging en gezonde maaltijden Het terugdringen van vrijheidsbeperkende maatregelen Zinvolle vrijetijdsbesteding, met name in de weekenden De rol van de SCRv bij veranderingen in de AWBZ en overgang naar Wmo Hygiëne Communicatie rond het Individueel Plan Inwerken nieuw personeel Jaarplannen Woningen 2012 en de uitvoering daarvan Communicatie met de achterban Zicht krijgen op en zorg dragen voor kwaliteit van wonen en werken Een mogelijke scheiding op het terrein tussen oud-bewoners en nieuwe bewoners met andere zorgvragen Problemen met hangjongeren op het terrein Vrijwilligersbeleid Vernieuwing reanimatiebeleid Evaluatie (vergaderingen) SCRv Werving nieuwe leden t.b.v. de raad Sociale netwerken Werkzaamheden van de nachtdiensten Dementie en Ouderenzorg Zorgbemiddeling en Maatschappelijk Werk Adviesrecht Bespreking van het IP Het uitluistersysteem ZZP foto van de sector Ongevraagd advies De CCR kan ook ongevraagd advies geven. Zij heeft dit gedaan ten aanzien van de volgende onderwerpen: Verzoek om nota Zeggenschap en financiën naar aanleiding van toegezonden aangepaste werkinstructie Post en financiën Verzoek aan raad van bestuur om toezending van de aangepaste versie Visie op veiligheid Brieven van CCR aan raad van bestuur Vragen naar aanleiding van eigen overleg en/of MO/OR notulen. Een verzoek om Jaarverslag 2011 en jaarplan 2012, cliënt vertrouwenspersonen Het gebruik van de inwerkmap n.a.v. vragen van SCRv Midden Holland Een verzoek van de SCRv Groot Rotterdam om een cursus social media voor cliënten en begeleiders De Website Wmo, om verduidelijking en meer informatie aan de achterban Handreiking M&M voor behandelaars met name de gevolgde procedure Een verzoek om verandering adres cliënt(mede)zeggenschap Brieven aan CCR Door dhr. W. Plooij over activiteiten voor LVG cliënten Door dhr. P. van Weenen over oprichting van coachingsbureau MELSON Door dhr. Kalkman over brandveiligheid, met name over de aanschaf van brandwerende gordijnen Door dhr. H. Bax over code oranje gebouwen en eisen aan nieuwbouw Door dhr. J van Dam over toezegging heftruckcursus 26

28 Er is ongevraagd advies aan een manager gegeven over de uitvoering van het rookbeleid binnen de sector. Naar aanleiding van onduidelijkheid met betrekking tot het rookbeleid is hierover informatie gevraagd bij de sectormanagers. Met betrekking tot de Handreiking M&M, een handvat voor psychologen en orthopedagogen, werd ongevraagd advies gegeven aan de CCR. Advies SCRv aan CCR De SCRv heeft aan de CCR advies gegeven over: Geneesmiddelen distributie protocol Vervoer Advies SCRc aan CCR De SCRc heeft aan de CCR advies gegeven over: Cliëntversie nota Seksueel misbruik Folder Gewoon samen Diverse overlegsituaties CCR Naast het reguliere CCR overleg en het periodieke overleg met de raad van bestuur heeft in het vooren najaar een afstemmingsoverleg plaats tussen de leden van de CCR en de voorzitters van de SCRv. De cliëntvertrouwenspersonen en leden van de klachtencommissie komen één keer per jaar hun jaarverslag toelichten ter vergadering. In het jaarlijks overleg met de raad van toezicht is afgesproken dat de portefeuillehouder medezeggenschap informatie uit de vergaderingen van de CCR ontvangt. Ook is zij uitgenodigd om het overleg van de CCR met de voorzitters van de SCRv en bij te wonen. De ambtelijk secretaris van de CCR heeft om de drie weken overleg met de medewerkster cliëntzeggenschap. Afgesproken is dat er per half jaar overleg plaats vindt tussen alle betrokkenen rond medezeggenschap. Daarnaast heeft de voorzitter van de CCR zitting in het dagelijks bestuur van de Goudagroep. De Goudagroep biedt CCR leden van grotere zorgorganisaties uit het hele land de mogelijkheid om kennis en ervaring te delen. Zij komen twee keer per jaar samen. Er vindt jaarlijks formeel overleg plaats met de zorgkantoren Waardenland, Midden-Holland, Midden- Brabant, Rotterdam en Nieuwe Waterweg Noord. De voorzitter gaat daarnaast regelmatig naar bijeenkomsten van het LSR, KansPlus, SIEN, Platform VG, enz. SCRv De SCRv-leden bezoeken regelmatig woonvoorzieningen/dagbesteding of bijzondere locaties zoals een uitluisterruimte in hun sector. Zo krijgen zij een beter beeld van de doelgroep en van wat er speelt. Daarnaast raken zij zelf beter bekend bij de achterban. De SCRv promoot zichzelf op familiedagen en evenementen. Men houdt de achterban op de hoogte van de werkzaamheden via nieuwsbrieven. Daar waar een SCRc in de sector aanwezig is, wordt met de SCRv afspraken gemaakt over hoe men elkaar informeert. De notulen van de SCRv worden bijvoorbeeld aangepast. Jaarlijks organiseert één van de sectorale raden een ontmoetingsdag c.q. een barbecue, voor alle raadsleden van de SCRc/SCRv en CCR. Hier staan zowel inhoud maar vooral onderlinge contacten centraal. Waar gewenst wordt een deskundige uitgenodigd om specifieke onderwerpen toe te lichten. Dat is het afgelopen jaar gebeurd rond de volgende onderwerpen: - Nota seksualiteit en de methode Triple-C door orthopedagoge Maaike Mares. - De ZZP- foto en Verbeterplan communicatie door teamleidster Nel Kraayeveld. 27

29 - Het Jaarplan 2013 van de woning door teamleidster Jeannette van Gils. - Plancare en Sectorale Management Beoordeling door Jeff Kortum, lid team kwaliteit. - De SCRc, uitleg door coach Astrid Kok Speerpunten voor 2013 CCR De CCR volgt het beleid van ASVZ en adviseert daarover. Zij heeft tevens haar eigen speerpunten voor 2013, te weten; 1. De bekendheid van de CCR bij de achterban en medewerkers vergroten. 2. De samenwerking tussen de SCRc en SCRv borgen. 3. (Mede)zeggenschap van cliënten op financieel gebied bevorderen. 4. Meedenken over de integratie van nieuwe cliënten in woonvoorzieningen waar sprake is van samengaan van cliënten met uiteenlopende zorgvragen. 5. Aandacht voor de ouder wordende cliënt en zorgverlening in de laatste levensfase. 6. De ontwikkelingen in de AWBZ en Wmo en de gevolgen daarvan voor de cliënten van ASVZ nauwlettend in de gaten houden. SCRv Een speerpunt voor 2013 voor de SCRv is en blijft belangenbehartiging. Daarnaast wordt er in het bijzonder gekeken naar: 1. Jaarplannen 2. Begrotingen 3. Sociale netwerken van de bewoners 4. Kwaliteitszorg 5. Nachtdiensten 6. Bouwzaken 7. Informatie m.b.t. zorg en dienstverlening 8. Overleg sectormanagers 9. Bezoeken van voorzieningen binnen de sector Vrijwilligers in touw 28

30 3.5 Ondernemingsraad Taken en werkwijze ondernemingsraad Tabel: Taken en werkwijze ondernemingsraad Is binnen de verslagleggende organisatie een COR of OR ingesteld? Is de taakverdeling en werkwijze van de OR vastgelegd in een reglement? Beschikt de OR over een budget binnen de begroting? ja, een OR ja ja Samenstelling ondernemingsraad Tabel: Samenstelling ondernemingsraad ASVZ Naam lid mw H. Clydesdale mw. T. Cruijssen mw. G.A. van Gestel dhr. P. de Groen mw. A. de Haan (tot sept. 2012) mw. T. Huppertz mw. C. Ippel dhr. V. Kloens mw S. Kloppers mw. A. Kok dhr P. Noordzij (tot maart 2012) mw. C. Rutten mw. L. van de Sande mw. W. Schuijer mw S. Soekhoe dhr M. Stout dhr T. Strik dhr. L. Turner mw. L. Vos mw. M. de Weerd ondersteuning OR (geen lid): mw M. Bakker mw H. Zorg Aandachtsgebied of rol binnen COR sociaal beleid sociaal beleid, provinciaal overleg OR en Brabant, werkgroep contactpersonen sociaal beleid financiën, provinciaal overleg OR en Zuid-Holland en ondernemingsradennetwerk Carante Groep sociaal beleid, klachtencommissie medewerkers VGWM, werkgroep contactpersonen VGWM, public relations sociaal beleid, public relations sociaal beleid, werkgroep contactpersonen sociaal beleid, public relations, werkgroep contactpersonen VGWM, financiën VGWM, financiën, dagelijks bestuur, klachtencommissie medewerkers (vanaf september 2012) VGWM, public relations VGWM, financiën VGWM sociaal beleid sociaal beleid VGWM, financiën, dagelijks bestuur, provinciaal overleg OR en Brabant VGWM, public relations, werkgroep contactpersonen sociaal beleid ambtelijk secretaris, public relations, dagelijks bestuur, provinciaal overleg ambt.secr. OR en Zuid-Holland secretaresse 29

31 3.5.3 Onderwerpen ondernemingsraad In 2012 heeft de ondernemingsraad van ASVZ de volgende onderwerpen besproken : januari - Adviesaanvraag Aansturing zorgbemiddeling/maatschappelijk werk. - Adviesaanvraag Conceptbegroting ASVZ Adviesaanvraag Staffunctionaris ARBO. februari maart april mei juni juli - Instemmingsverzoek Sociale kaders personele gevolgen invoering Wmo. - Initiatiefvoorstel Commissie Sociaal Beleid m.b.t. werkoverleg. - Instemmingsverzoek Vervroegde oproep bij verzuim. - Efficiënt roosteren. - Instemmingsverzoek Regeling PBL. - Instemmingsverzoek Regeling opname en spreiding van vakantie. - Instemmingsverzoek Regeling thuiswerkplek. - Jaarverslag informatiebeveiliging. - Instemmingsverzoek Wijziging werktijden dagbesteding regio Rotterdam. - Instemmingsverzoek Procesbeschrijving meldcode huiselijk geweld en (kinder)mishandeling. - Instemmingsverzoek Doorwerken na pensioengerechtigde leeftijd. - Adviesaanvraag Artsenteam. - Instemmingsverzoek Beleidsdocument opvang en nazorg bij schokkende ervaringen voor medewerkers. - Procedure binnen maatschappelijk werk. - Instemmingsverzoek Gedragscode internet en computergebruik. augustus - Naar aanleiding van revisie HKZ documenten: * Beleidsdocument Vertrouwenspersoon voor medewerkers. * Beleidsdocument Functionerings- en loopbaangesprek. * Beleidsdocument Opvang en nazorg bij schokkende ervaringen voor medewerkers. * Beleidsdocument Duurzame inzetbaarheid medewerkers. * Beleidsdocument Hepatitis B beleid. - Instemmingsverzoek Gedragscode internet en computergebruik. - Instemmingsverzoek Beleidsplan Bedrijfshulpverlening. - Instemmingsverzoek Verzuimbeleid. - Instemmingsverzoek Aangepaste Notitie Verpleegkundig Steunpunt ASVZ. - Adviesaanvraag Nieuwe functie preventiefunctionaris incidenten. - Instemmingsverzoek Beleidsdocument Samen werken in multiproblemgezinnen. september - Instemmingsverzoek Tijdelijke aanstellingen. - Instemmingsverzoek Arbeidstijdenbeleid. 30

32 oktober - Instemmingsverzoek Wijziging regeling studiefaciliteiten. november - Instemmingsverzoek Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling Verblijf/Verblijf met Behandeling. december - Instemmingsverzoek Maaltijdvergoeding. - Instemmingsverzoek Gedragscode internet en computergebruik voor medewerkers. Alle instemmingsverzoeken, al dan niet na enkele op verzoek van de ondernemingsraad aangebrachte wijzigingen, zijn gehonoreerd Overzicht besprekingen OR met andere personen januari - bijeenkomst met contactpersonen OR - regulier overleg met mediator in commissie sociaal beleid - regulier overleg met arbofunctionaris in VGWM-commissie - informeel overleg met Johan Tuk, het door de OR afgevaardigde lid in de raad van toezicht - tweedaagse training commissie sociaal beleid - introductie nieuwe medewerkers - bespreking dagelijks bestuur OR met OR-leden s Heerenloo over medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) - contactpersonenbijeenkomst februari - regulier overleg tussen dagelijks bestuur OR en CCR - teambezoek OR aan therapeuten maart - regulier overleg met de preventiemedewerker in VGWM-commissie - provinciaal overleg ondernemingsraden - provinciaal overleg ambtelijk secretarissen april - informeel overleg met de raad van bestuur - sollicitatiegesprek arbofunctionaris - regulier overleg met manager P&O in commissie sociaal beleid - themadag ORN Carante Groep - regionaal overleg OR en West en Midden Brabant mei - regulier overleg met hoofd opleiden en leren in commissie sociaal beleid - regulier overleg met de preventiemedewerker in VGWM-commissie - regulier overleg met de bedrijfsarts in VGWM-commissie juni - regulier overleg met manager P&O in OR-vergadering - regulier overleg met vertrouwenspersoon in commissie sociaal beleid - regulier overleg met veiligheidsfunctionaris in VGWM-commissie - provinciaal overleg ondernemingsraden - bijeenkomst PGGM augustus - regulier overleg met de preventiemedewerker in VGWM-commissie september - voorbereiding training OR met trainer CursOR - regulier overleg met manager P&O in commissie sociaal beleid - regulier overleg met de bedrijfsarts in VGWM-commmissie - bijeenkomst klachtencommissie oktober - regulier overleg met de arbofunctionaris in VGWM-commissie - vooroverleg met trainer workshops Het Nieuwe Werken (HNW) 31

33 - regionaal overleg OR - provinciaal overleg ondernemingsraden november - informeel overleg met Johan Tuk, het door de OR afgevaardigde lid in de raad van toezicht - informeel overleg met de raad van bestuur - regulier overleg met hoofd opleiden en leren in commissie sociaal beleid - regulier overleg met de preventiemedewerker in VGWM-commissie - themabijeenkomst ORN december - regulier overleg met manager P&O in OR-vergadering - bijeenkomst klachtencommissie Overzicht trainingen OR januari - tweedaagse cursus commissie sociaal beleid maart - eendaagse training inzake verkiezingen OR - conferentie langer doorwerken in de zorg juni - kennismiddag SBI oktober - tweedaagse cursus gehele ondernemingsraad november - tweedaagse cursus VGWM-commissie - eerste workshop Het Nieuwe Werken (HNW) december - tweede workshop Het Nieuwe Werken (met afgevaardigde raad van bestuur, manager P&O en de arbofunctionaris) Barbecue met cliënten 32

34 4. Beleid 4.1 Meerjarenbeleid Missie Mensen met een verstandelijke beperking kunnen op diverse terreinen behoefte hebben aan zorg en ondersteuning. Het is de opdracht van ASVZ om de best mogelijke betaalbare zorg voor haar cliënten te leveren. Daarbij willen we antwoord geven op uiteenlopende vragen van cliënten. Dit betekent dat we op maat ondersteuning bieden die overeenkomt met de wensen en behoeften van cliënten. Dit alles binnen de wettelijke en financiële kaders Visie De relatie en dialoog met de cliënt staat hierbij centraal. De gehele zorg- en dienstverlening binnen ASVZ is daarop gericht. De zorg- en dienstverlening is veelzijdig, persoonlijk, gevarieerd, multidisciplinair en altijd afgestemd op de afzonderlijke hulpvragen van de cliënt. Bij de invulling van het bovenstaande gaat ASVZ niet alleen maar voor de meest voor de hand liggende oplossing. Door nog beter te luisteren naar de individuele cliënt ontstaan ook werkvormen die experimenteel en nieuw zijn. Een aantal belangrijke uitgangspunten die een inspiratiebron zijn bij onze zorg en dienstverlening hebben we verwoord in onze zorgvisie: Samen met de cliënt bepalen we wat we gaan doen en hoe we het gaan doen. Een cliënt willen leren kennen om een antwoord te kunnen geven op zijn/haar vraag. Actief zijn in het creëren van omstandigheden waarin mensen kunnen aangeven wat ze willen. Niet vóór cliënten beslissen maar met hen. Ruimte bieden aan de persoonlijke geloofs-/levensovertuiging van cliënten. Actief mee zoeken naar mogelijkheden voor cliënten om deel te nemen aan de maatschappij en het sociale leven in de eigen omgeving Aandacht voor medewerkers, hetgeen ook ten goede komt aan cliënten. ASVZ verleent deze zorg en dienstverlening binnen een complexe en dynamische maatschappelijke context. We willen flexibel zijn, zodat we snel kunnen reageren op veranderende zorgvragen van cliënten. Daarnaast maken wijzigingen in de wet- en regelgeving dat we als organisatie snel moeten kunnen inspelen op veranderende omstandigheden. De sectormanager is daarbij integraal verantwoordelijk voor een groep van locaties die hij met aandacht voor de menselijke maat en eigen professionaliteit van medewerkers aanstuurt Meerjarenbeleid Veel externe ontwikkelingen zijn van invloed op onze zorg en dienstverlening. In 2012 heeft ASVZ in het kader van strategisch risico management de strategische doelstellingen en kernwaarden herijkt. Dit resulteert in de onderstaande strategische doelstellingen 1. Passende betaalbare zorg, dienstverlening en behandeling bieden die aansluit op de wensen van individuele cliënten door een multidisciplinaire benadering. 2. Een structureel positief exploitatieresultaat. 3. Een positief of boven het landelijk benchmarkgemiddelde van cliënttevredenheid vasthouden. 4. Permanent functioneel geschikte, technisch van voldoende niveau en financieel haalbare passende huisvesting bieden aan individuele verblijfs- en dagactiviteiten cliënten. 5. Vasthouden van positie binnen beste 25% van eigen sector in landelijk medewerkerstevredenheidsonderzoek. 33

35 Om deze strategische doelstellingen te bereiken, zijn er een aantal succesfactoren die daaraan een belangrijke bijdrage leveren. De onderstaande figuur laat zien welke succesfactoren een belangrijke bijdrage leveren. Strategische doelstelling Succesfactoren Sterke verbinding beleid en dagelijkse praktijk X X X Verbeteren en borgen van de kwaliteit van zorg X X Innovatief zorgaanbod X X Behoudend financieel beleid X X Gedrevenheid en ontwikkeling van medewerkers X X X Betrokkenheid ouders en verwanten verstevigen X X Efficiënte werkprocessen X X 4.2 Financieel beleid Het vermogensbeleid van ASVZ is erop gericht voldoende buffer op te bouwen. De opbouw gebeurt zorgvuldig, zonder dat ingrepen in de zorg- en dienstverlening worden gedaan. Prudent financieel beleid van de afgelopen jaren heeft gezorgd voor een situatie waarin incidentele meevallers zorgen voor een positief effect op het resultaat en een klimaat waar grote (incidentele) tegenvallers vroegtijdig gesignaleerd en waar mogelijk geëlimineerd kunnen worden. Het exploitatiebudget wordt voor 98% besteed; de begroting wordt gesteld op het behalen van een groei van 2% op het eigen vermogen, tot een maximum van 25%. ASVZ volgt een voorzichtige gedragslijn door reserveringen te treffen op het moment dat mogelijke tegenvallers in het vizier komen, zodat de lopende gang van zaken hierdoor niet verstoord wordt. De structurele middelen zijn op geleide van de ASVZ-ZZP foto (maandelijkse rapportage over de stand van zaken met betrekking tot de inkomsten uit ZZP en EZZ) voor het zorggedeelte steeds direct toegevoegd als intern budget voor de primaire zorg. In de komende jaren wordt per jaar bezien met hoeveel procent het weerstandsvermogen moet groeien. Het bereiken / handhaven van een bepaald niveau zal nodig zijn om toekomstige investeringen voor bijvoorbeeld bouwprojecten te kunnen opvangen. Daarnaast wordt een bepaald minimum aan weerstandsvermogen vereist door diverse externe instanties als het Waarborgfonds, de bank en het Zorgkantoor. In onderstaande grafiek is de ontwikkeling van het eigen vermogen af te lezen. 34

36 De afgelopen jaren hebben we de uitzonderlijke situatie meegemaakt dat het aantrekken van kortlopende leningen goedkoper was dan het aantrekken van langlopende leningen. Deze (landelijke) situatie heeft ASVZ in de afgelopen jaren exploitatievoordeel opgeleverd. Het is echter niet het beleid van ASVZ om renterisico te lopen, conform het gestelde in ons treasurybeleid. ASVZ werkt tevens niet met derivaten. Wel streven we ernaar om zoveel als mogelijk van onze leningen onder borging van het WfZ te brengen. Binnen ASVZ staat het primair proces centraal. Door aansluiting bij Carante Groep wordt maximale aandacht voor het primair proces gekoppeld aan maximale aandacht voor professionele bedrijfsvoering. De omvang van Carante Groep maakt het mogelijk om met een relatief beperkte investering de professionele ontwikkeling op ondersteuningsgebieden als huisvesting, informatisering, personeel en zorgontwikkeling optimaal te houden. De laatste gemeten overhead van ASVZ bedroeg 12,8% (2011). Dit is voor een grote organisatie als ASVZ aanzienlijk onder het gemiddelde van de sector (14,3%; gemeten in 2009 door Berenschot). Het beperken van de overhead is mede mogelijk door sterk in te zetten op digitalisering van werkprocessen. Begin 2013 verwachten we een nieuwe (externe) meting. Landelijke ontwikkelingen Scheiden wonen-zorg Voor het jaar 2013 wordt de belangrijkste wijziging in de beleidsregels, die van de geleidelijke invoering van het scheiden wonen-zorg. Scheiden wonen-zorg betekent dat huisvesting van en dienstverlening aan de cliënt van elkaar losgekoppeld worden. Voor de nieuwe cliënten met indicaties 1VG en 2VG met ingang van het jaar Gedurende het jaar 2012 zijn diverse scenario s van mogelijk toekomstig overheidsbeleid voor diverse cliëntgroepen (extramuralisering, 3VG, 4VG) ook doorgerekend op financiële consequenties voor ASVZ. ASVZ heeft geconstateerd dat het regeringsbeleid zoals dat nu is ingezet, als eerste zichtbare gevolgen heeft voor cliënten met een indicatie 1VG tot en met 4VG. Dit betreft, als we een decennium terugkijken, voor een groot deel de cliënten die destijds in GVT's (gezinsvervangende tehuizen) woonden in de wijk. Deze cliënten hebben een verankering in de lokale samenleving. De managers / teamleiders die de zorg hebben over deze cliënten, zijn bezig met het profileren van deze locaties in de desbetreffende gemeenten. Wat zijn de gevolgen voor de cliënt? Voor de cliënten waarbij het regime scheiden wonen en zorg op van invloed is, zullen zelf de kosten moeten dragen voor alle huisvestingslasten. Dit zijn de huur of rente en aflossing, maar ook verbruik van energie en belastingen zullen voor rekening komen voor de cliënt. Hoe groot is het aandeel van cliënten die onder dit regime vallen? ZZP 1 t/m 2 7 % ZZP 1 t/m 3 26 % ZZP 1 t/m 4 38 % Percentage is t.o.v. het totaal aantal bij ASVZ wonende cliënten. Is de rekening wel voor de cliënt te betalen. De betaalbaarheid is sterk afhankelijk van de financiële situatie van de cliënt en de hoogte van de kosten voor huisvesting. Het is echter wel duidelijk dat de uitkering die een cliënt ontvangt in een groot deel van de situaties niet toereikend zal zijn. Met de toekomstige bouwplannen van ASVZ wordt hiermee rekening gehouden. De diversiteit van de vastgoedportefeuille wordt van groot belang. Huisvestingsaanbod in verschillende prijsklasses is hierbij een mogelijke oplossing om de betaalbaarheid voor de cliënt mogelijk te houden. WMO Grote delen van de ambulante zorg, zoals begeleiding (extramurale dagactiviteiten inbegrepen) zullen waarschijnlijk vanaf 2014 overgeheveld worden naar de Wmo. De financiële middelen gaan van de zorgverzekeraars naar de gemeenten en de gemeenten worden verantwoordelijk voor de inkoop van de zorg voor hun burgers. In 2013 wordt de zorg nog gefinancierd door de zorgverzekeraars. De 35

37 verwachting is dat in 2020 ruim mensen een beroep zullen doen op de gemeente tegenover mensen met een indicatie verblijf. ASVZ heeft nog geen definitieve beslissing genomen over het wel of niet willen opereren op de Wmo markt. Wanneer extramurale zorg vanuit de AWBZ naar de Wmo overgeheveld wordt, kan dit voor ASVZ betekenen dat zij onderdelen hiervan niet meer tot haar kernactiviteiten rekent. ASVZ bereidt zich voor op de transitie naar de Wmo. Het ambulante dienstenaanbod ten behoeve van cliënten is in het verslagjaar opnieuw vormgegeven vooruitlopend op de beweging naar wijkgerichte zorg. Desbetreffende sectormanagers en teamleiders participeren in veel gemeenten (en wijken daarbinnen) in transitie-pilots. Medewerkers worden ingezet voor de begeleiding van cliënten, zoveel mogelijk in het postcodegebied waar zij zelf woonachtig zijn. Op die manier worden reiskosten en reistijd tot het noodzakelijke beperkt en kan maximaal ingezet worden op het werken met andere contactpersonen of ketenpartners in de wijk. In het regeerakkoord dat in de tweede helft van 2012 werd bekendgemaakt, wordt tevens aangegeven dat de zorg voor cliënten met ZZP 1 t/m 4 meegenomen wordt in de transitie Wmo. Ook locaties waar desbetreffende cliënten wonen, worden in het transitietraject, dat per 1 januari 2013 start, meegenomen. Vervoer Een andere landelijke wijziging van enige financiële omvang die plaatsvindt in 2013, is dat de totale last van de vervoerskosten bij de zorgaanbieder komt te liggen, waar voorheen nog een bepaalde mate van nacalculatie mogelijk was. ASVZ heeft in de afgelopen jaren gekeken waar vervoersbewegingen geoptimaliseerd zouden kunnen worden. De extra lasten van deze landelijke maatregel zijn eind 2012 verwerkt in de begroting NHC en impairment De productiegebonden normatieve vergoeding voor nieuwbouw en instandhouding (NHC) wordt geleidelijk ingevoerd vanaf Instellingen zouden met deze jaarlijks geïndexeerde bijdrage voldoende dekking moeten hebben om rente, afschrijvings- en instandhoudingsuitgaven te bekostigen. Een gefaseerde opbouw van de NHC-vergoeding en een gelijk oplopende afbouw van de nacalculatie zijn in de overgangsregeling een feit. Vanaf 2018 vormt de NHC-vergoeding samen met het ZZP-budget het integraal tarief voor de cliënt. ASVZ gebruikt al jaren een investeringsbeslissingmodel voor bedrijfseconomische vragen omtrent huisvesting. Op basis van dit model zijn in de afgelopen jaren keuzes gemaakt over het al dan niet investeren in en aantrekken van vastgoed. Natuurlijk is en blijft de financiële berekening slechts een hulpmiddel voor de raad van bestuur om te komen tot haar beslissing. Andere op het eerste gezicht minder financieel harde factoren kunnen voor ASVZ ook een rol spelen. We noemen in dit geval een positieve cliënttevredenheid, alsmede specifiek regionale afwegingen en/of regionale spreiding om ondanks tot nu toe blijvende wachtlijsten voor wonen op beschutte terreinen (i.c. op de middellange termijn spreiding nastreven, passend bij de toekomstige vraag naar aanbod in de buurt waar cliënt woont); één en ander natuurlijk binnen sluitende financiële kaders op organisatieniveau. Goede huisvesting zorgt namelijk ook voor een minimalisatie van het risico op leegstand. De financiële impact van leegstand wordt met de geleidelijke invoering van de NHC steeds groter. Waar in 2012 nog slechts 10% voor eigen risico komt, loopt met ingang van 2018 de stichting het volledige risico. Bepaalde (aanpalende) kapitaallasten blijven dan in de kosten doorlopen, terwijl er geen inkomsten meer tegenover staan. Met de landelijke invoering van de NHC per 2012 is in 2011 een nieuw model opgesteld. Dit nieuwe model is gebaseerd op NHC én ZZP. Begin 2012 is ten behoeve van de correcte verwerking in de jaarrekening een integrale doorrekening gemaakt van zowel de huisvestingslasten als de zorglasten in combinatie met de te verwachten opbrengsten gedurende de exploitatietermijn van het vastgoed. Deze (bedrijfswaarde)berekeningen op niveau van de kleinste kasstroomgenererende eenheid, hebben geleid tot het verwerken van impairment in de jaarrekening De informatie die volgt uit de bedrijfswaardeberekeningen is gedurende het jaar 2012 gebruikt om te sturen op de exploitatie van het vastgoed. Ten behoeve van de jaarrekening 2012 is volgens dezelfde principes wederom een totale doorrekening gemaakt en 36

38 verwerkt. De totale bedrijfswaarde van het vastgoed steeg ultimo 2012 in totaal met 30%, ondanks dat er op enkele panden wederom impairment is toegepast. In de maandelijkse gesprekken met de primaire zorgmanagers komt de impact van leegstand en bijbehorende onderproductie expliciet aan de orde. Ook wordt deze in samenhang met andere kengetallen in het integrale maandelijkse overzicht ten behoeve van de raad van bestuur gepresenteerd. 4.3 Huisvestingsbeleid Zorginstellingen, zo ook ASVZ, bevinden zich in een veranderende omgeving. Er is in de afgelopen jaren al veel veranderd en er staan nog voldoende veranderingen op stapel. De kansen en risico s nemen toe. Dat vraagt om een verdere professionalisering Nieuwe wet- en regelgeving rond de AWBZ leidt tot nieuwe impulsen (scheiden wonen-zorg, NHC). Tegenover de kosten van huisvesting staan niet meer vanzelfsprekend dekkende inkomsten. Dat noodzaakt tot een bedrijfsmatige benadering van huisvestingsvraagstukken; vastgoed wordt een actief bedrijfsmiddel dat minimaal kostendekkend hoort te zijn en bij moet dragen aan de kwaliteit van zorgverlening. Variatie, flexibiliteit, kwaliteit en rendement zijn de sleutelwoorden in het huisvestingsbeleid van ASVZ. Variatie ASVZ wil voldoende variatie in huisvesting garanderen door te letten op: Locatiekeuze; voldoende spreiding over het werkgebied, dicht bij de vertrouwde omgeving van cliënten, balans tussen groot- en kleinschalig. Woonconcept; locatie, schaalgrootte, balans tussen groepswonen en individueel wonen Dagactiviteiten; locatie, schaalgrootte, voorzieningenniveau. Flexibiliteit Om met de vastgoedportefeuille voldoende te kunnen inspelen op wijzigingen in de aard en omvang zijn bepaalde vormen van flexibiliteit van belang: Multifunctionaliteit: de ruimten voor verschillende doeleinden kunnen vastzetten. Indeel/aanpasbaarheid. In een woning waar zes cliënten verblijven, is de zevende ruimte als inlooppunt gebruikt. Afstootbaarheid. Financiële flexibiliteit; een gezonde balans tussen eigendom en huur. Kwaliteit Een woning is een huis vóór, en het thuis ván de cliënt. Uitgangspunt is dat het gedrag van mensen mede bepaald wordt door de omstandigheden waarin ze leven. Een normale menswaardige omgeving nodigt uit tot normaal menselijk gedrag. Huisvesting moet invulling geven aan de persoonlijke vragen van cliënten en medewerkers en beantwoorden aan de kwaliteitseisen van de organisatie. In het huisvestingskader heeft ASVZ concepten en programma s van eisen vastgelegd die de fysieke kwaliteit van huisvesting garanderen. Daarbij worden drie woonconcepten gehanteerd; groepswonen, studio s en appartementen. Rendement Vastgoed moet in principe, met het veranderend overheidsbeleid, op zichzelf renderen. Waardemanagement doet zijn intrede. De waardeontwikkeling van vastgoed in de tijd en het rendement in de exploitatie van vastgoed gedurende de gebruiksperiode zijn belangrijke parameters 37

39 om op te sturen. Daarnaast is de commerciële waarde, de sociale waarde en de innovatieve waarde van vastgoed belangrijk. Het huisvestingsbeleid zal in toenemende mate gericht zijn op het in balans houden en aansturen van de genoemde waarde-elementen. Verschuivingen in activiteiten In een omgeving waarin kapitaalslasten gegarandeerd zijn, ligt het accent op projectmanagement (ervoor zorgen dat projecten binnen de afgegeven budgetten, kwaliteitseisen en planningen daadwerkelijk worden gerealiseerd) en op beheer en onderhoud (ervoor zorgen dat onderhoudsklachten worden verholpen en het uitvoeren van gewenste aanpassingen). De garantie van de kapitaalslasten is er niet meer. De organisatie zal in de komende periode steeds meer zelf verantwoordelijk worden voor de risico s van haar vastgoedportefeuille. Door bovenstaande verschuiving van risico s is in de huidige tijd het niet meer voldoende om ons alleen te richten op projectmanagement en beheer en onderhoud er komen meer aspecten kijken bij het exploiteren van onze vastgoed portefeuille. Ontwikkeling van huisvesting is dan ook niet meer een zaak van de afdeling huisvesting alleen. Het is een zaak die meerdere disciplines binnen de organisatie aangaat. De samenwerking tussen deze afdelingen heeft in 2012 verder gestalte gekregen. Er is een stuurgroep vastgoedmanagement opgestart waarin naast de raad van bestuur ook een afvaardiging van de zorg, F&I, facilitair bedrijf en huisvesting een plaats heeft gekregen. Voor de afdeling huisvesting is het jaar 2012 een jaar van veranderingen. Van een bijna volledige projectgerichte afdeling vindt er een kanteling plaats naar een vastgoedmanagement afdeling waar ook projecten worden gerealiseerd. Het onderwerp vastgoedinformatie krijgt een steeds belangrijkere positie. Deze informatie helpt de organisatie bij het nemen van de juiste vastgoedbeslissingen. Gerealiseerde projecten 2012 In 2012 zijn 24 projecten afgesloten. Het resultaat is dat voor 226 cliënten de woonomgeving is verbeterd door renovatie of nieuwbouw. Tevens zijn er activiteiten afgesloten voor 93 dagbestedingsplaatsen. Totaal is er voor 17 miljoen aan gerealiseerde projecten afgesloten. Tevens is er veel voorbereidend werk uitgevoerd voor de realisatie van projecten in 2013, met als resultaat dat ook in dit jaar een aantal projecten kunnen worden gerealiseerd. In 2013 zal een start gemaakt worden met de realisatie van nieuwe huisvesting voor bewoners in Udenhout, Dordrecht en Sliedrecht. Hierbij kan gemeld worden dat in Sliedrecht op het terrein Merwebolder renovatie- of nieuwbouwactiviteiten zullen gaan plaatsvinden voor de dagbesteding. Vastgoedmanagement Het thema vastgoedmanagement is een continu proces van formuleren van doelstellingen, uitvoeren van gevormd beleid en evalueren van de dan geldende situatie. Dit proces heeft een sterk interdisciplinair karakter waarbij disciplines als financiën, onderhoud (facilitair bedrijf), huisvesting en de zorg samen informatie moeten delen om te komen tot juiste investeringsbeslissingen. Dit proces vindt plaats op drie verschillende niveaus van de organisatie. Op strategisch niveau vindt de vaststelling plaats van de doelstellingen en het portefeuillebeleid. Op tactisch niveau vindt de analyse plaats tussen het beleid van de organisatie en het aanwezige vastgoed. Op operationeel niveau zal de uitvoering van plannen plaatsvinden. Door dit proces elk jaar weer te herhalen, zal er een verbinding blijven tussen de organisatiedoelstellingen en de vastgoedportefeuille. In 2013 gaan we verder met het inrichten van een systeem waarbij de verbinding tussen de zorg en de vastgoedportefeuille inzichtelijk en bewaakt wordt op verschillende niveaus in de organisatie. 38

40 4.4 ICT beleid ASVZ is één van de 11 samenwerkende organisaties die met elkaar Carante Groep vormen. Binnen Carante Groep is een meerjarenbeleidsplan ICT opgesteld waarin alle aangesloten stichtingen hun inbreng hebben gehad. Op basis van het meerjarenbeleidsplan is een ICT jaarplan 2011 opgesteld. Binnen ASVZ is standaardisatie en harmonisatie van ICT middelen het uitgangspunt. Daar waar mogelijk doen we dit met de andere bij Carante Groep aangesloten organisaties. Om dit te kunnen bewerkstelligen, kent Carante Groep een stuurgroep informatievoorziening waarin ook ASVZ zitting in heeft. De stuurgroep informatievoorziening bevordert en bewaakt de voortgang en resultaten op het gebied van de informatievoorziening, zoals is neergelegd in het meerjarenbeleidplan. Binnen dat kader bereidt de stuurgroep besluitvorming in het bestuurdersoverleg van Carante Groep voor. Het ICT meerjarenbeleidplan, het jaarplan en eventuele projecten legt de stuurgroep voor aan het bestuurdersoverleg. Ter ondersteuning van de stuurgroep is er een gebruikersplatform informatievoorziening, die de vraagkant ten aanzien van de functionaliteiten in beeld brengt en de stuurgroep adviseert over applicatieoplossingen en het ICT meerjarenbeleidplan. In dit gebruikersplatform zijn alle informatieverantwoordelijken van de organisaties, dus ook ASVZ, vertegenwoordigd. Naast het gebruikersplatform adviseert het ondersteunersplatform de stuurgroep informatievoorziening. Het ondersteunersplatform volgt de interne en externe ontwikkelingen met betrekking tot de technische infrastructuur met als doel te komen tot afstemming en afspraken ten aanzien van standaardisatie op het gebied van de infrastructuur. Binnen ASVZ worden de ontwikkelingen en inbreng naar het gebruikersplatform, ondersteunersplatform en stuurgroep informatievoorziening besproken in het beleidsoverleg. De uitvoering van projecten op het gebied van ICT gebeurt binnen het samenwerkingsverband van Carante Groep. Eén of meerdere aangesloten organisaties zijn opdrachtgever. Het projectmanagement gebeurt volgens standaarden die binnen Carante Groep zijn afgesproken. Het ICT beleid van ASVZ kent een aantal strategische ambities, welke richtinggevend zijn in de dingen die we doen en gaan doen ten aanzien van ICT. Het betreft de onderstaande punten: ICT voor cliënten vergroten: toegang tot internet, eigen intranet, digitale cursussen, informatie inzien, ICT-hulpmiddelen in en om het huis, zorg op afstand etc. Op de gebruiker afgestemde informatie ter ondersteuning van het zorgproces. Gebruiksvriendelijke systemen, éénmalige invoer, toegang vanuit elke pc, persoonlijk portaal, flexibel etc. zijn daarbij kernwoorden. 39

41 Maximale efficiency van administratieve processen; het digitaliseren van processen, standaardisatie van processen, zowel binnen ASVZ als in samenwerking met Carante Groep stichtingen. Daarbij is het nodig om steeds meer verbindingen te leggen tussen de verschillende applicaties. Managementinformatie voor in- en externe verantwoording en sturing van de organisatie; het ontwikkelen van een integraal dashboard waarin zowel financiële, personele als ook zorginhoudelijke, huisvestings- en veiligheidsaspecten terug te vinden zijn. Veilige, betrouwbare, 7x24 uur beschikbare, ICT infrastructuur. Optimale communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden: het eenvoudig kunnen delen van documenten, één keer inloggen, eigen portaal en video-conferencing zijn hiervan de voorbeelden. Voor 2012 heeft ASVZ op diverse manieren invulling gegeven aan bovenstaande punten. Veel activiteiten worden beschreven in paragraaf 5.7 over efficiënte werkprocessen. Daarnaast hebben er nog een aantal ICT activiteiten plaatsgevonden die een andere invalshoek kennen, welke we niet onvermeld willen laten. Eén van deze activiteiten is het voorbereiden van de organisatie op de NEN7510 certificering, de norm op het gebied van informatiebeveiliging. Hiervoor is geïnvesteerd in bewustwording van medewerkers door publicatie van artikelen op intranet, in de Aanzet, even tijd voor veiligheid in teamoverleggen en de gedragscode internet- en computergebruik. Daarnaast is informatiebeveiliging geïntegreerd opgenomen in het kwaliteitssysteem. Dit betekent dat het onderdeel uitmaakt van de planning & control cyclus, het een onderwerp is op de kalender van de stuurgroep kwaliteit,er interne audits worden uitgevoerd, er in risicoanalyses informatiebeveiliging is opgenomen en er procedures zijn rondom informatiebeveiliging. Naast deze organisatorische maatregelen zijn er ICT technisch acties uitgezet in Er zijn risicoanalyses op de informatiesystemen gedaan. Aan de hand hiervan zijn extra beheersmaatregelen ingezet. Verschillende documentatie zoals een informatiebeveiligingsplan en een ICT continuïteitsplan zijn opgesteld. Dit alles heeft begin 2013 geresulteerd in het behalen van het NEN7510 certificaat, als eerste organisatie binnen de gehandicaptenzorg. In 2012 is het uitwijkcentrum deels in gebruik genomen. Hiermee is zijn de bedrijfskritische applicaties zoals PlanCareDossier (medische gegevens) en Unicare (uitluisteren) in geval van calamiteiten beschikbaar te maken voor de hoogstnoodzakelijke gebruikersgroep. In 2013 zal de netwerkinfrastructuur transparant aangesloten worden op de uitwijk waardoor ook andere doelgroepen ervan gebruik kunnen maken. 4.5 Kwaliteitsbeleid Het borgen en verbeteren van de kwaliteit van zorg is een continu proces. De zorgvisie van ASVZ maakt duidelijk dat we dit in dialoog met de cliënt willen doen. De interactie tussen de begeleider en de cliënt en/of zijn vertegenwoordiger is daarom de belangrijkste succesfactor voor het leveren van kwalitatief goede zorg. Om deze interactie op een kwalitatief goede manier te ondersteunen, hebben we een kwaliteitssysteem wat tot op het niveau van de locatie gebruikt wordt. Het kwaliteitsbeleid van ASVZ bouwt voort op de pijlers van integraal management en verbinding. Een belangrijke succesfactor is dan ook de betrokkenheid van het lijnmanagement (sectormanagers en teamleiders). Samen met managers, teamleiders en teamleiders kwaliteit organiseren we bijeenkomsten om het kwaliteitssysteem ondersteunend te laten blijven aan de uitvoering in de praktijk. De verbinding tussen het kwaliteitsbeleid en het lijnmanagement wordt daarnaast gelegd binnen de stuurgroep kwaliteit. Deze stuurgroep bestaat uit een aantal managers van het primair proces, de managers van de ondersteunende diensten P&O, zorgondersteuning en facilitair bedrijf. Daarnaast maken het team kwaliteit en de raad van bestuur deel uit van de stuurgroep. Overige ondersteunende commissies en afdelingen (zoals de MIP, M&M commissie en zorgbemiddeling) worden minimaal twee keer per jaar uitgenodigd om de voortgang te bespreken 40

42 Mede door deze verbindingen kunnen we concluderen dat de inhoud van het kwaliteitssysteem voldoet aan de wensen. Vooral de interne audits en de quick scans worden hoog gewaardeerd. Ten aanzien van de interne audits maken we onderscheid in de volgende audits: 1. Toetsingen ten aanzien van vrijheidsbeperkende maatregelen. 2. Reguliere interne audits waarbij veel voorkomende procedures worden geauditeerd. 3. Hygiëne en maaltijden. Hierbij wordt gekeken naar de mate waarin de locatie schoon is, hoe omgegaan wordt met hygiëne, maar ook de bereiding van maaltijden. Niet alleen de bereiding maar ook de manier van presenteren wordt daarbij meegenomen. 4. Veiligheid: audits ten aanzien van brandveiligheid, legionella en andere veiligheidsaspecten. Iedere woning/locatie heeft jaarlijks minimaal drie toetsmomenten (toetsing ten aanzien van vrijheidsbeperkende maatregelen; alleen indien van toepassing). Deze drie toetsmomenten hebben we voor 2012 op alle locaties ook kunnen realiseren. Het verbeteren van kwaliteit doen we vooral door op de locatie, daar waar de cliënt woont en werkt, te werken aan verbeteringen. De resultaten van de interne audits en quick scan worden teruggekoppeld aan de locatie en sectormanager. De verbeteringen rapporteren zij in de periodieke managementbeoordeling. Naast de interne audits heeft ASVZ ook quick scans die gedurende één dag door een manager worden uitgevoerd op een locatie/woning binnen een andere sector. Deze quick scans geven veel kwalitatieve informatie. Iedere manager bezoekt jaarlijks twee locaties buiten zijn eigen sector voor een quick scan. De quick scans hebben een duidelijke relatie met pijler 3 in het kwaliteitskader. De resultaten van pijler 1 van het kwaliteitskader; de organisatie kenmerken en pijler 2a; de zorginhoudelijke meting vindt u terug in paragraaf 5.8. HKZ certificaat ASVZ beschikt over een HKZ certificaat, welke is afgegeven voor de periode van januari 2010 t/m december In september 2012 bezocht de auditor van Dekra ASVZ voor de hercertificering. Deze is afgegeven voor de periode januari 2013 t/m december

43 4.6 Veiligheidsmanagement ASVZ ziet risico- en veiligheidsmanagement als een integraal onderdeel van kwaliteitsmanagement. Het bereiken van 100% veiligheid is een utopie, zorg blijft mensenwerk en risico s horen bij het leven. Het is echter wel onze verantwoordelijkheid om risico s tot een haalbaar minimum terug te brengen. Het inventariseren van deze risico s en het inzetten van mogelijke beheersmaatregelen wordt gedaan door middel van diverse risicoanalyses zoals beschreven in paragraaf 4.7, over integraal risicomanagement. Net als kwaliteit heeft ook veiligheid een objectieve en een subjectieve component. De objectieve component gaat over algemeen geldende richtlijnen zoals een badprotocol, brandveiligheid, het gebruik van medische hulpmiddelen etc. De subjectieve component gaat over de ervaren veiligheid, het gevoel van geborgenheid dat cliënten en medewerkers ervaren. ASVZ kent sinds een aantal jaren een integraal veiligheidsbeleid wat jaarlijkse geactualiseerd wordt. Elementen die hierin terugkomen zijn MIP, vrijheidsbeperkende maatregelen, veiligheid van gebouwen, risicoinventarisaties, bedrijfshulpverlening, ervaren veiligheid, arbo, RIE etc. Uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek van 2010 blijkt dat medewerkers goed op de hoogte zijn de veiligheidsvoorschriften (92,8%; het landelijk gemiddelde lag landelijk significant lager op 89,8%). We vinden het als ASVZ belangrijk om mensen bewust te houden van de veiligheidsaspecten van hun werk. In ieder teamoverleg staat daarom even tijd voor veiligheid geagendeerd. Maandelijks wordt er een thema aangereikt waar binnen het teamoverleg aandacht voor wordt gevraagd. In 2012 ging het onder meer over: onvoorziene situaties, bevoegd/bekwaam, hygiëne, veiligheid in en rond het gebouw, risicovolle handelingen en gevaarlijke stoffen. Het facilitair bedrijf voert jaarlijks een veiligheidsaudit uit op iedere locatie. Hierbij wordt gekeken naar aspecten als brandveiligheid, de veiligheid van het gebouw, legionella etc. De resultaten van deze audits worden gerapporteerd aan teamleider en manager. Deze resultaten worden ook besproken in de stuurgroep kwaliteit. In 2012 is een inhaalslag gemaakt ten aanzien van het afnemen van de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RIE). In 2012 is de RIE bij 13 sectoren afgenomen, waardoor er voor 75% van de organisatie een actuele RIE beschikbaar is. De overige 25% zal in 2013 afgenomen worden. Door een technische aanpassing van het systeem kunnen managers nu zelf digitaal hun plan van aanpak bijstellen en de vorderingen bijhouden. Hierdoor wordt er actiever gestuurd op verbeterpunten. Meldingen Incidenten ASVZ kent een actief beleid ten aanzien van het melden en registreren van incidenten. Meldingen zijn een belangrijke bron voor verbeteringen. De meldingsbereidheid is dan ook groot. Het digitaal meldsysteem maakt melden eenvoudig en laagdrempelig. De meldingen variëren van incidenten zonder enige vorm van schade tot opname in een ziekenhuis. Zowel teamleiders, sectormanagers als ook de MIP commissie zijn betrokken bij het analyseren van de meldingen en het komen tot structurele verbeteringen. In 2012 zijn er geen meldingen gedaan aan de inspectie SZW (voorheen arbeidsinspectie). Wel is er door de preventiemedewerker in drie gevallen uitgebreid onderzoek gedaan naar aanleiding van een incidentmelding. In alle drie de gevallen was het incident niet meldingsplichtig conform de voorwaarden die de inspectie hieraan stelt, maar is door de MIP commissie besloten dat nader onderzoek gewenst was. Aan de hand van de analyse zijn verbeterpunten opgesteld. In 2012 zijn er 17 meldingen gedaan aan de inspectie voor de gezondheidszorg (IGZ). Het betreft 5 meldingen incidenten en 12 meldingen rondom een vermoeden van seksueel misbruik. Voor deze incidenten is een onderzoeksanalyse gemaakt die ook is teruggekoppeld aan de inspectie. Daaruit volgen verbeteracties die in de stuurgroep kwaliteit worden gevolgd. 42

44 In 2012 werden incidenten gemeld (hierbij moet worden aangetekend dat dit voor een niet onbelangrijk deel het gevolg is van een steeds toenemende meldingsdiscipline). Het aantal incidentmeldingen neemt toe: in 2012 was het aantal meldingen 15% hoger dan in In 2011 steeg het aantal incidentmeldingen nog met 29% ten opzichte van Het aantal meldingen neemt dus minder sterk toe. Het totaal aantal cliënten bleef nagenoeg gelijk. Van de intramurale cliënten steeg het aantal cliënten in de hogere ZZP s en daalde het aantal cliënten in de lagere ZZP s. Eind 2012 waren er 100 cliënten meer in de categorie ZZP 6 en 7. De toename van het aantal incidentmeldingen is vooral toe te schrijven aan een toename van het aantal meldingen in de minst ernstige (A) categorie, zonder letsel. In onderstaande figuur is het verloop van het percentage incidentmeldingen per meldingscategorie weergegeven. Er waren gedurende 2011 en 2012 geen grote veranderingen in de verdeling van de incidentmeldingen over de ernstcategorieën. Verloop van het % incidentmeldingen per meldingscategorie in 2011 en 2012 Typen incidenten In de onderstaande figuur is het verloop en de verdeling van de incidentmeldingen over de verschillende typen incidenten weergegeven. Het grootste deel van de incidentmeldingen betreft incidenten met agressie. Dit percentage is de afgelopen jaren gelijk gebleven (In 2010, 2011 en 2012 respectievelijk 61%, 61% en 60% van de incidenten). Het percentage medicatiemeldingen is licht gestegen in de loop van 2011 en

45 Type incidenten van alle meldingen in 2011 en 2012 Categorie C en D en E meldingen 2012 In 2012 zijn 25 incidenten gemeld in de ernstigste categorie D en E: totaal 0,12% van alle incidentmeldingen. In 2011 was dit nog respectievelijk 8 en 38 (totaal 0,26%). Er was dus een afname van het aantal ernstige incidenten. Deze afname is statistisch significant. Het aantal meldingen in de categorie C (bezoek arts en/of verzuim) steeg van 373 in 2011 (2,1%) naar 496 incidenten in 2012 (2,4%). Deze stijging is niet statistisch significant. Vallen Voor alle cliënten is het risico op vallen geïnventariseerd in de cliëntveiligheidskaart. Voor cliënten met hoog of matig risico op vallen, wordt de valpreventie checklist ingevuld, welke daarna voorzien wordt van een advies van de fysiotherapeuten. De fysiotherapeuten ontvangen vanuit de MIP commissie een overzicht van cliënten met een hoog en matig risico op vallen. Deze lijst wordt bestudeerd en daar waar nodig worden vervolgstappen uitgezet. Er is dus veel aandacht voor het onderwerp, zeker nu ook een deel van onze cliëntendoelgroep ouder wordt. In 2012 waren er 888 valincidenten, ten opzichte van 699 in Dit is een toename van 27% en heeft zich al in het tweede kwartaal van 2011 ingezet. Deze stijging is hoger dan op basis van de toename in het aantal meldingen verwacht zou worden (15%). Het percentage valincidenten ten opzichte van het totaal aantal gemelde incidenten is toegenomen vanaf het tweede kwartaal Uit de V&V sector is bekend dat er een valfrequentie is van twee keer per cliënt per jaar. Als we de valfrequentie binnen ASVZ bepalen voor cliënten verblijf met behandeling (excl. de intensieve zorggroepen), dan heeft ASVZ een valfrequentie van 0,4. 44

46 Medicatie Vanaf begin 2011 neemt het percentage meldingen van incidenten met medicatie licht toe van 15% in het eerste kwartaal 2011 tot 19% in het vierde kwartaal van In het vierde kwartaal van 2012 steeg het aantal medicatiemeldingen van 870 naar 1023 (18%). Deze stijging is groter dan op basis van de stijging in het aantal gemelde incidenten verwacht zou worden (6,8%). De meeste incidenten met medicatie hebben te maken met het foutief toedienen (57% van de medicatiemeldingen). Dit is ook de belangrijkste oorzaak van de stijging van het aantal medicatiemeldingen. Binnen de oorzaak-categorie foutief toedienen valt ook het vergeten af te tekenen. Dit zorgt voor een groot aandeel van de meldingen. Bij de aanpassingen van het geneesmiddelen distributie protocol is afgesproken om alleen een incident te melden als ook echt sprake is van het niet of foutief toedienen van de medicatie. Bijna alle incidentmeldingen met medicatie hebben geen letsel tot gevolg (97% in 2012, 98% in 2011). Agressie Er waren in incidentmeldingen met agressie. In 2011 werden incidenten met agressie gemeld. Het aantal agressiemeldingen betreft zo n 60% van alle incidentmeldingen. In onderstaande figuur is te zien dat de toename in agressiemeldingen vooral wordt veroorzaakt door een toename van meldingen in de lichtere categorieën (A en B). Aantal incidentmeldingen met agressie totaal er per oorzaak in 2011 en

47 Verloop van het % incidentmeldingen met agressie per meldingscategorie in 2011 en 2012 Omschrijving categorie A t/m E agressie Agressie incident categorie A: Agressie incident categorie B: Agressie incident categorie C: Schelden, verbaal geweld. Wel letsel, maar behandeling door arts of verzuim niet noodzakelijk. Bijv. cliënt wordt agressief en slaat een medewerker, die hierbij blauwe plekken of een kneuzing oploopt. behandeling door arts of verzuim. Bijv. cliënt wordt agressief en bijt een medewerker, die hierbij een verwonding oploopt die gehecht moet worden. Of een medewerker die valt na een duw van cliënt en bijv. iets breekt. D: opname ziekenhuis: Cliënt wordt agressief naar andere cliënt. Er ontstaat een handgemeen waarbij een cliënt een medewerker dusdanig hard slaat bij de oogkas, dat deze beschadigd is. Medewerker moet hiervoor geopereerd worden. E: ernstiger dan andere: Cliënt of medewerker overlijdt aan gevolgen van een agressie incident. Hierboven staan voorbeelden van voorvallen tussen cliënt en medewerker, maar het kan ook zijn dat een cliënt naar een andere cliënt toe agressief wordt (komt wel minder vaak voor). 46

48 4.7 Integraal risicomanagement Risicomanagement borgt processen door systematisch bedrijfsrisico s te beoordelen en waar nodig aanvullende acties uit te zetten om deze risico s te beheersen of te verminderen. Daardoor verlopen processen binnen een voorspelde bandbreedte. ASVZ heeft een bewezen jarenlange staat van dienst als het gaat om risicomanagement op diverse onderdelen en op alle sectoren en afdelingen. ASVZ is al in 2006 voor de eerste maal HKZ gecertificeerd voor alle onderdelen van de organisatie. In 2011 heeft ASVZ een start gemaakt met het integreren van al deze zaken tot integraal risicomanagement. Door alleen die zaken te beschrijven, te managen en te beheersen die van belang zijn op organisatieniveau, kan het integraal risicomanagement beknopt en op hoofdzaken gericht blijven. De aanpak is gericht op zowel prestatie- als risicomanagement en gebaseerd op Best Practices op voornoemde gebieden. In 2012 zijn de belangrijkste bevindingen op het gebied van risicomanagement door de managers van primaire en ondersteunende diensten vastgesteld. In diverse meetings gedurende het jaar 2013 zal hieraan opvolging worden gegeven. De manager F&I is een verbindende schakel om het risicomanagement integraal en organisatiebreed te faciliteren. Het beleidsoverleg is daarbij een belangrijke ondersteunende overlegvorm. ASVZ onderscheidt diverse niveaus van risicomanagement. De uitkomsten van diverse risicoanalyses worden jaarlijks samengebracht in het beleidsoverleg, waarna beheersmaatregelen geaccordeerd worden. Op de deelgebieden fiscaliteit, treasury en huisvesting heeft ASVZ, ter aanvulling van reeds bestaande interne overlegstructuren, commissies met deskundigen van Carante Groep en externe deskundigen ingesteld. Dit om blijvend verzekerd te zijn van voldoende kwalitatieve input op hoofddossiers. 1. Risicomanagement op organisatie niveau. Het gaat hierbij om de bundeling van de diverse prospectieve risicoanalyses op deelonderwerpen alsook het prioriteren van de belangrijkste risico s organisatiebreed. Deze analyse is in november 2012, met een samenstelling van managers primair proces en managers ondersteunende diensten opgesteld. Verdere concretisering zal in 2013 plaatsvinden. Ook de toezichthoudende overlegorganen worden dan geïnformeerd over de uitkomsten. 2. Risicoanalyses op deelonderwerpen a. Risicoanalyse ten aanzien van financiën strekt zich uit over deelgebieden als budget, productie, forecasting en treasury. Met betrekking tot de eerste drie wordt gedetailleerde maandelijks overleg gevoerd tussen F&I adviseur en manager. De verzamelde gegevens worden samengevoegd, geanalyseerd en met de organisatiebrede informatie (o.a.) rondom treasury op maandelijkse basis met de raad van bestuur besproken. b. Risicoanalyse op bouwprojecten. Voor ieder bouwproject worden de risico s in kaart gebracht samen met de betrokkenen; samen met TNO is hiervoor een methode ontwikkeld. Deze methode is in 2012 verder uitgewerkt op basis van eerdere en huidige ervaringen. c. Risicoanalyse op projecten. Van de organisatiebrede projecten die ASVZ opstart, willen we dat risico s in kaart gebracht zijn. Dit onderdeel zal de komende jaren blijvend op de agenda staan. d. Risicoanalyse op processen. Bij het herijken van processen maakt een risico analyse standaard onderdeel uit van de werkwijze. We gebruiken daarbij een checklist om mogelijke risico s te detecteren. e. Risicoanalyse op informatie systemen. Vanuit informatiebeveiliging vindt periodiek een risicoanalyse op de informatiesystemen plaats. Dit gebeurt samen met de functioneel beheerder(s) en applicatie eigenaar. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de MAPGOOD methode 1. Deze risicoanalyses zijn uitgevonden en conform NEN7510 goed bevonden. 3. Risicoanalyse t.a.v. cliënten en doelgroepen a. Voor iedere cliënt wordt in overleg met cliënt en ouders bij het individueel plan de cliëntveiligheidskaart ingevuld. Risico s op gebied van agressie, epilepsie, weglopen, gebruik van gereedschappen etc. worden geïnventariseerd. Afspraken hierover worden in het individueel plan vastgelegd. We willen echter wel waken voor de situatie dat begeleiders te veel 1 MAPGOOD methode: Mensen, Apparatuur, Programmatuur, Gegevens, Organisatie, Omgeving, Diensten 47

49 in risico s denken. Het mag niet leiden tot handelingsverlegenheid, een beheersmatige cultuur of een gebrek aan ondernemerschap. b. Het uitgangspunt binnen ASVZ is de individuele cliënt. We willen onze zorg- en dienstverlening dan ook zo veel mogelijk op maat, voor iedere cliënt individueel inrichten. We zijn dan ook terughoudend in het maken van risicoanalyses ten behoeve van doelgroepen. Naast deze prospectieve risicoanalyses worden vanuit de MIP commissie meldingen incidenten personen geanalyseerd. Daarbij wordt gezocht naar verbanden en achtergronden van groepen incidenten. Mede aan de hand hiervan wordt gekeken waar risico s liggen en hoe we deze kunnen reduceren. Daarnaast onderzoekt de MIP commissie 10% van de C meldingen. Daarbij wordt een klein deel geanalyseerd volgens de PRISMA methode. 4.8 P&O beleid Medewerkers zijn van doorslaggevend belang voor de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening. Vanuit een ondersteunende positie adviseert P&O het primaire proces zo optimaal mogelijk. Om inhoud te kunnen geven aan deze rol werkt P&O met een koppelsysteem. P&O functionarissen, opleidingsfunctionarissen en verzuimfunctionarissen zijn gekoppeld aan een aantal managers. Om het P&O beleid en als afgeleide de rol van de afdeling P&O vorm te geven is in 2012 gestart met het voeren van rondetafelgesprekken met een selectie van managers. Voor 2013 wordt dit verder opgepakt en is het de ambitie om dit met alle sectormanagers te doen. Continuïteit van de zorg is belangrijk voor nu en in de toekomst. Daartoe ontplooit P&O activiteiten die er toe bijdragen dat er voldoende gekwalificeerd personeel beschikbaar is. Hieronder volgen een aantal kengetallen van het personeelsbeleid. Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal fte in loondienst per einde verslagjaar 3469,55 Instroom Uitstroom Verlooppercentage ,49% Verzuimpercentage 2012 (interne cijfers) 5,51% Verzuimpercentage 2012 (Vernet cijfers)* 5,76% Kengetallen personeelsbeleid * Opmerking: ASVZ hanteert voor zijn interne verzuimanalyses de cijfers zoals deze door het eigen managementinformatiesysteem worden weergegeven. In deze cijfers zijn alle medewerkers met een dienstverband meegenomen. Vernet is een organisatie die op landelijk niveau verzuimcijfers vanuit de branche (gezondheidszorg) verzameld en met elkaar vergelijkt. In deze cijfers worden bepaalde medewerkers uitgefilterd, zoals medewerkers met een 0-urencontract en/of medewerkers met een inkomen < 500,--. Hierdoor is het verzuimpercentage dat Vernet laat zien structureel enige tienden hoger dan het ASVZ-verzuimpercentage. Afgelopen jaren is steeds alleen het Vernet verzuimpercentage gepresenteerd in het jaardocument. In het volgende hoofdstuk Verslaglegging 2012 zijn de specifieke activiteiten van P&O voor het jaar 2012 terug te lezen. 48

50 4.9 Samenleving en belanghebbenden Duurzame ontwikkeling & maatschappelijk verantwoord ondernemen Om onze leefwereld ook voor de generaties na ons aantrekkelijk te houden, kunnen we niet anders dan investeren in duurzame ontwikkeling. Duurzaam ondernemen is ook binnen de zorg een aandachtspunt. Hoe zorgen we ervoor dat mensen die dit nodig hebben ook in de toekomst op onze zorg- en dienstverlening mogen rekenen? Hoe houden we de omgeving waarin we wonen en werken toekomstbestendig? ASVZ heeft het onderwerp duurzaamheid daarom als speerpunt voor zowel 2011 als 2012 benoemd. ASVZ legt bij het onderwerp duurzaamheid de nadruk op het in balans inzetten van medewerkers en overige hulpbronnen in relatie tot het leveren van goede zorg. Voorbeelden van hulpbronnen zijn de woon- en werklocaties, het materiaal, de financiële middelen maar ook relaties die we aangaan met bijvoorbeeld ouders, vrijwilligers of andere organisaties. Het bovenstaande is in het vakgebied van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen terug te vinden onder de drie P s; People, Planet en Profit. Het is de uitdaging om voor de komende jaren te zoeken naar een juiste balans in de inzet van onze medewerkers en hulpbronnen. Hoe we bijvoorbeeld met minder geld toch de continuïteit van onze zorg- en dienstverlening kunnen waarmaken. Voor cliënten is het hebben van een vaste kern van begeleiders erg belangrijk. Als organisatie zijn we verantwoordelijk voor een optimale inzet van personeel, vrijwilligers en andere relaties van de cliënt. Het is daarbij zoeken naar evenwicht tussen continuïteit enerzijds en flexibiliteit en loopbaanontwikkeling van medewerkers anderzijds. Duurzame ontwikkeling betekent dan ook dat we als organisatie kritisch kijken naar onze werkwijze (evalueren) om vervolgens de inzet van onze medewerkers en hulpbronnen nog beter te kunnen benutten. Naast bezinning betekent dit vooruitkijken en open staan voor nieuwe en verfrissende ideeën. Duurzame ontwikkeling binnen ASVZ kan worden samengevat aan de hand van onderstaande punten. Deze punten zijn terug te vinden in het gehele jaarverslag en zijn geïntegreerd in het meerjarenbeleid als ook in het beleid van 2011 en Duurzaamheid is dan ook niet iets wat we naast onze activiteiten doen, maar wat we zo veel mogelijk willen integreren in al onze werkzaamheden. 1. Bewustwording: De eerste stap tot verandering is bewustwording. Medewerkers, cliënten en verwanten inspireren en motiveren om te veranderen. Aandacht voor het onderwerp is er op intranet, op het teamoverleg, met de OR, op de teamleidersconferenties etc. Voor 2012 hebben we even tijd voor duurzaamheid ingevoegd bij het maandelijkse even tijd voor veiligheid, wat op alle teamoverleggen staat. Onderwerpen die in 2012 aan de orde zijn gekomen zijn: duurzame inzet van medewerkers, duurzaamheid en digitalisering, duurzaam gebruik van middelen en duurzamer samen met cliënten. In 2012 heeft er met enige regelmaat op intranet een artikel gestaan om mensen bewust te maken en te houden rondom het thema. Daarnaast zijn er vanuit cliënten leuke initiatieven ontstaan om duurzamer bezig te zijn. Zo verzamelen en scheiden cliënten afval, maken ze producten van afvalmateriaal, gaan ze zelf vaker op de fiets in plaats van met de bus etc. 2. Digitalisering: Het digitaliseren van processen moet bijdragen aan een vermindering van de registratiedruk, met name bij de primaire zorg. Daarnaast moet het een besparing in tijd én papier brengen. Zie ook paragraaf 5.7 voor een nadere toelichting op efficiënte werkprocessen. 3. Duurzame inzet van mensen: Onze medewerkers zijn onze belangrijkste hulpbron. Daar moeten we zuinig mee om gaan. Naast het voorkomen van verzuim is daarbij deskundigheidsbevordering belangrijk. Ook is het belangrijk 49

51 om de juiste medewerkers aan te nemen. Dit voorkomt latere uitval. Naast medewerkers zijn vrijwilligers een belangrijke hulpbron. Er is een nieuw vrijwilligersbeleid en de maatschappelijke stages zijn opgezet. Vrijwilligers worden meer geworven op basis van gezamenlijke interesses. Er wordt aansluiting gezocht bij bestaande verenigingen. Vrijwilligers beloond met een Koninklijke onderscheiding 4. Duurzaam bouwen en verbouwen: Bij huisvestingsvraagstukken richt duurzaamheid zich vooral op milieubelasting, energieverbruik, gebruikscomfort, rendement en afstootbaarheid. Bij het verwerven van nieuwe en het instandhouden en exploiteren van bestaande panden, wordt bewust gestuurd op deze onderdelen. Dat uit zich in afwegingen en keuzes ten aanzien van: o logistieke processen (geografische spreiding, vervoersbewegingen); o materialen en technieken (levensduur, gebruiksgemak, onderhoudsbehoefte); o technisch ontwerp, gericht op duurzame exploitatie (zoals voorkomen van tegelijkertijd verwarmen en koelen, verlichting en verwarming afstellen op daadwerkelijke behoefte); o functioneel ontwerp, gericht op een zo lang mogelijke gebruiksduur door een flexibele opzet; o bevorderen van duurzaam gebruik/gedrag (niet koelen als zonwering voldoende is, financiële prikkels voor gebruikers bij bijvoorbeeld energiebesparing); o intern middelen herschikken om het rendement van duurzaamheid te maximaliseren. Inventarisstukken die vrijkomen als gevolg van bijvoorbeeld verhuizingen worden centraal verzameld, zodat zij voor hergebruik kunnen worden ingezet. Hierbij kan gedacht worden aan meubels voor woningen, kantoren en dagbesteding. Waar het noodzakelijk is, worden deze eerst nagekeken en opgeknapt door ASVZ kringloopwinkels. Diverse materialen komen bij verbouwingen en renovaties vrij. Bijvoorbeeld kranen en hang- en sluitwerk. Deze materialen worden centraal verzameld, gecontroleerd en opnieuw ingezet in het reguliere onderhoud. Ook wordt bij het ontwerpen, verwerven of verbouwen steeds afgewogen of bouwkundige (statische), installatietechnische (dynamische) of gecombineerde maatregelen wenselijk zijn. Daarbij wordt afgewogen welke consequenties en belangen maatregelen hebben voor de (toekomstige) gebruikers van de huisvesting (comfort, gebruiksgemak) en voor de bedrijfsvoering van de organisatie (rendement, terugverdientijd, afstootbaarheid e.d.). In 2011 is er een beleid duurzaamheid opgesteld vanuit huisvesting. Voor 2012 hebben we vijf renovatieprojecten opgeleverd die opgehoogd zijn qua energielabel. Bij nieuwbouw kiezen we voor de GPR-gebouw methode. Dit is een instrument dat inzicht geeft in de duurzaamheid van een gebouw. Het kan ingezet worden bij beleid, ontwerpproces en realisatie. 50

52 5. Kostenbesparingen: De centrale printers staan binnen ASVZ standaard op zwart-wit, de mogelijkheden voor dubbelzijdig printen, meer digitaal versturen, energiezuinige apparatuur, minder dienstreizen, meer telefonisch vergaderen, geen eten weggooien, verwarming uitzetten, plastic bekers verzamelen e.d. worden regelmatig onder de aandacht gebracht. Het lijken allemaal kleine bijdrages, maar als hier gezamenlijk bewust mee omgegaan wordt, kan het zeker een verschil maken. Bij vervanging van verlichting (armaturen, lampen) wordt direct overgeschakeld op energiezuinige varianten. Daarnaast worden panden ook afzonderlijk onderzocht op mogelijkheden om over te stappen op energiezuinige verlichtingsvarianten. Een aantal grote locaties (kantoren, dagbesteding) zijn in 2012 in projectvorm aangepast. Dit wordt voortgezet in Om het reizen tussen de ASVZ locaties te beperken, is in 2012 op een aantal grotere locaties gestart met een pilot videoconferencing. Met dit middel kan een reductie op het vervoer van medewerkers worden bereikt. Bij succes zal dit project voortgezet worden. Tevens wordt in de algemene gebouwen gewerkt aan het optimaliseren van het gebruik van de ruimten. De toewijzing van ruimten gebeurt op basis van de geplande aanwezigheid of het verwachte gebruik. Op de andere dagen zijn deze ruimten voor andere doeleinden beschikbaar. De kantoorruimten worden enkel in de vorm van grote, gemeenschappelijke ruimten ingericht. In verschillende gebouwen zijn flexplekken gemaakt. Maatschappelijk verantwoord ondernemen Onze doelstellingen met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn sterk verbonden met onze missie en visie. We zoeken samen met de cliënt actief naar mogelijkheden om deel te nemen aan de maatschappij. Dit is goed zichtbaar bij de locaties van ASVZ, deze staan veelal midden in de samenleving. We richten ons daarbij niet alleen op onze cliënten, ook de samenleving heeft een rol als het gaat om integratie van mensen met een verstandelijke beperking. Door buren, vrijwilligers, maatschappelijke organisaties, woningbouw, winkeliers, sportverenigingen, bedrijven en gemeentes actief te betrekken bij onze zorg- en dienstverlening willen we laten zien hoe waardevol hun bijdrage hierbij kan zijn. Suriname Niet alleen binnen Nederland is ASVZ actief. Sinds 1997 heeft ASVZ een medewerker gedetacheerd in Suriname bij stichting Stigesu. Stigesu is een stichting voor mensen met een ernstige verstandelijke beperking in Suriname. In Paramaribo is een dagactiviteitencentrum gevestigd, waar cliënten van 7.30 uur tot uur terechtkunnen. Zij worden begeleid in verschillende activiteitengroepen: twee snoezelgroepen, twee zelfredzaamheidsgroepen, een tuingroep en een huishoudgroep. Daarnaast reizen deskundigen af naar Suriname om voor een korte periode hun expertise in te zetten. De volgende onderwerpen komen daarbij aan bod: training op het gebied van ADHD, autisme, vergroten van de fysiotherapeutische kennis, het inrichten van een snoezelruimte etc. Deze werkbezoeken worden mede mogelijk gemaakt dankzij diverse giften. Kennisuitwisseling Een bijdrage leveren in de vorm van het uitwisselen van expertise doen we niet alleen in Suriname maar ook binnen Carante Groep. Professionals van ASVZ nemen actief deel aan expertisegroepen en hebben in deze initiatieven vaak een voortrekkersrol. De gedachte dat kennis delen, verspreiden en verder ontwikkelen ten goede komt aan een optimale ondersteuning van cliënten, maakt deel uit van de (organisatie)cultuur van ASVZ Samenwerkingsrelaties In het kader van meer algemene activiteiten op het gebied van maatschappelijk ondernemen onderhoudt ASVZ contacten met de volgende organisaties en overlegvormen: LOAR (Landelijk Overleg Autisme Residentieel) Pact van Bleskensgraaf (ouderen en mensen met een ernstige lichamelijke, verstandelijke, psychosociale of psychiatrische handicap) 51

53 Pact van Savelberg (levensloopbestendig wonen) RCG (Regionale Commissie Gezondheidszorg Nieuwe Waterweg Noord; participatie bestuur) Regionaal Intersectoraal Autisme Netwerk Midden-Holland ROC Midden-Brabant (regionaal opleidingscentrum) ROAR (Regionaal Overleg Autisme Rijnmond) SPON (onderwijs voor (zeer) moeilijk lerende kinderen) Stichting Vroeghulp Rotterdam (begeleiden en adviseren ouders van jonge kinderen, 0-6 jaar; participatie bestuur) TSO Midden-Brabant (arbeidsmarkt- en opleidingsbeleid) Universiteit Gent (project Ouder en Kind) Universiteit Leiden (onderzoek autisme) Vilans (verbetertraject slimme werkprocessen) Visio De Blauwe Kamer (oogheelkundig screenen en adviseren cliënten) Vroeghulp Kind- en Jeugdzorg Midden-Brabant (zorg- en dienstverlening aan jonge kinderen, 0 5 jaar, en hun ouders) Zorgberaad Zuid-Holland Zuid (overleg tussen zorgaanbieders) Bouwen aan teams 52

54 5. VERSLAGGEVING 2012 Samen doen was de titel van het jaarplan Samen doen is ook de titel van de zorgvisie van ASVZ. Samen met cliënten, ouders/ verwanten, vrijwilligers en collega s zijn we dagelijks bezig om de zorg aan onze cliënten zo goed mogelijk te laten verlopen. De zorgvisie van ASVZ geeft aan waar wij als organisatie voor staan en wat dat vraagt van medewerkers. Samen doen is ook een belangrijke kernwaarde binnen ASVZ. Samen betekent dat we verbinding zoeken met cliënten, ouders, vrijwilligers, collega s, externe partijen om de dienstverlening zo optimaal mogelijk vorm te geven. Doen betekent ook dat we een organisatie zijn die aan de slag gaat, ondernemend is, niet afwacht. Op deze manier kunnen we flexibel inspelen op een veranderende omgeving. Gekoppeld aan de strategische doelstellingen zijn de succesfactoren gedefinieerd. Hieronder wordt weergegeven hoe de activiteiten uit het jaarplan invulling geven aan deze succesfactoren. Er wordt benoemd welke activiteiten zijn gerealiseerd en wat het perspectief is voor het jaar Sterke verbinding tussen het beleid en de dagelijkse praktijk op de werkvloer Platte organisatiestructuur: ASVZ kent drie managementniveaus: raad van bestuur, sectormanager en teamleider. De ruim 330 teamleiders hebben allen een meewerkende functie. Om overzicht te houden in een sterk groeiende decentrale structuur en de verbindingen te leggen, zijn de stuurgroep kwaliteit, de stuurgroep vastgoedmanagement, de budgetkringen, de M&M commissie, de MIP commissie en de infectiepreventie commissie belangrijke dwarsverbanden. De jaarlijkse teamleidersconferenties waarbij de raad van bestuur met teamleiders en sectormanagers in gesprek gaat over toekomstige ontwikkelingen en gezamenlijke ideeën geformuleerd worden. Integrale verantwoordelijkheid voor sectormanagers. Stuurinformatie meer integraal presenteren. Er wordt toegewerkt naar een situatie waarin het middelenmanagement via het Business Intelligence Systeem integraal inzicht geeft in zowel financiële, personele als kwaliteitskengetallen. 5.2 Verbetering en borging van de kwaliteit van zorg en organisatie 90% van de individuele plannen zijn actueel, ondertekend en vastgelegd in het elektronisch cliëntendossier. Eind 2012 was 75% compleet vastgelegd in het elektronisch cliëntendossier. 90% van de individuele plannen van cliënten zijn tijdig, multidisciplinair geëvalueerd op doelen. Evalueren was een speerpunt voor Dit doel hebben we niet geheel behaald. Vooral de tijdigheid is daarbij een verbeterpunt. Eind 2012 was 70% zowel tijdig als multidisciplinair geëvalueerd. Doel was om 70% van de doelen uit het individueel plan volgens plan te laten lopen of te behalen. Dit doel is behaald, namelijk 71% van de doelen liepen volgens plan of zijn behaald. 70% van de cliënten beweegt een half uur per dag. Uit steekproefmetingen blijkt dat we dit doel behaald hebben. Voor 2013 wordt bewegen voor alle cliënten gemeten in het individueel plan. Volledige afbouw van vrijheidsbeperkende maatregelen onder dwang met hulpmiddelen. Dit doelen is in zijn geheel gerealiseerd. 53

55 Een reductie van 15% van de vrijheidsbeperkende maatregelen (zonder dwang) die de bewegingsvrijheid van cliënten beperken. De reductie van vrijheidsbeperkende maatregelen is met 19 % teruggebracht. Evaluatie van de afbouw van de band in het periodieke zorgoverleg. ASVZ had in 2008 nog 60 cliënten met een band. Nu is er nog één cliënt met een band. Van deze 60 cliënten heeft een evaluatie plaatsgevonden waarbij aandacht is geweest voor eventuele alternatieve vrijheidsbeperkende maatregelen. Voor alle cliënten is het sociaal netwerk door middel van de sociaal netwerk kaart in het individueel plan in kaart gebracht. Dit doel is behaald. De sociale netwerk kaart is voor alle cliënten ingevuld. Voor 90% van de cliënten is in het individueel plan één doel opgenomen rondom het vergroten of in stand houden van het sociaal netwerk. Dit doel is niet behaald. Uit een meting blijkt dat veel cliënten geen doel rondom dit onderwerp wensen. Wel staan vaak afspraken rondom contacten met het sociaal netwerk vermeld in het plan. In 2012 heeft ASVZ drie bezoeken gehad van de inspectie. Eén bezoek vond plaats op de Merwebolder en betrof het thematisch toezicht omtrent vrijheidsbeperking. Eén bezoek rondom gefaseerd toezicht vond plaats op de locatie Vincentius. Daarin werd de kwaliteit van het personeel en de organisatie, de uitvoering van de visie, de cliëntgerichtheid en de veiligheid als sterke punten benoemd. Verbeterpunten waren er ook. De rol van de BOPZ arts was niet altijd duidelijk en de samenhang en overdracht in relatie tot het zorgdossier was niet altijd goed zichtbaar. Het derde bezoek van de inspectie had te maken met een pilot systeemtoezicht die de inspectie heeft uitgezet, ASVZ was daarvoor geselecteerd. Hierbij kijkt de inspectie hoe we voldoen aan wet en regelgeving en hoe dit geborgd is binnen de organisatie. In september 2012 heeft de hercertificerings audit plaatsgevonden. De auditor complimenteerde ons met de de volgende sterke punten: o Cliënt staat echt centraal; medezeggenschap o Enthousiasme en professionaliteit medewerkers o De kwaliteitscirkel is overal goed zichtbaar o Gebruik digitale systemen: inzicht o Aandacht voor ouders o Afbouw van de middelen en maatregelen Naast deze sterke punten zijn de onderstaande tekortkomingen: o Bevoegd/ bekwaam o IP in PCD o Tillen: tilliften o Voedselhygiëne: koelkast registratie en stickeren voedsel 5.3 Innovatief zorgaanbod Ontwikkeling en implementatie van Social Media/interactief intranet. In 2011 is ASVZ gestart met media on demand, later omgedoopt in ASVZTV. Met deze oplossing krijgen cliënten de mogelijkheid op eenvoudige wijze contact op te nemen met ouders en vrienden, maar ook om foto's en filmpjes te bekijken en muziek te draaien. In 2012 zijn meerdere pilotgroepen aangesloten op ASVZTV. Technisch gezien zijn de nodige hobbels genomen om ASVZTV zo eenvoudig mogelijk te kunnen aanbieden op verschillende soorten apparaten, zoals televisie, pc, laptop en in de nabije toekomst op een tablet. De pilotresultaten moeten uiteindelijk in 2013 leiden naar een advies richting de raad van bestuur of ASVZTV een vaste dienst zal worden. Voor wat betreft het project Huis van de Toekomst zijn in 2012 vorderingen gemaakt met het concept, waarbij het uitgangspunt "zoveel mogelijk over dezelfde infrastructuur (IP-gebaseerd)", reeds op meerdere plaatsen is doorgevoerd. Medio 2013 zullen de pilots definitief worden afgerond en zal er een advies richting raad van bestuur 54

56 volgen. Binnen de ambulante dienstverlening is een experiment gestart met zorg op afstand via beeldbellen. Deze wordt in 2013 geëvalueerd. ASVZTV Op basis van de ervaring en deskundigheid en de marktontwikkelingen handhaaft ASVZ de focus op de zorgintensievere doelgroepen. Dat is waar de organisatie goed in is, waarvoor markt is en blijft. In 2012 steeg het aandeel cliënten met een ZZP 7 met circa 15%. Er was een afname te zien van cliënten met een ZZP 1,2 en 4. Huisvesting is een belangrijk onderdeel van het zorgaanbod. De landelijke ontwikkelingen maken dat flexibiliteit en creativiteit gewenst is. De flexibiliteit van de vastgoedportefeuille komt op diverse manieren tot uiting Variatie van huisvesting binnen ASVZ, zowel voor wat betreft locatie, woonconcept, als ook huur versus koop. Flexibiliteit van de huisvesting. Binnen ASVZ zijn er verschillende vormen van flexibiliteit die worden ingezet om met de vastgoedportefeuille zo goed mogelijk te kunnen inspelen op de veranderende zorgvragen. Het gaat dan om multifunctionaliteit van gebouwen, het kunnen veranderen van een indeling van een woning, eenvoudig kunnen uitbreiden of inkrimpen van kantoorgebouwen, het kunnen afstoten van locaties. Onderzoek; binnen ASVZ wordt er op diverse terreinen gewerkt aan onderzoek en ontwikkeling van het zorgaanbod. Hieronder een aantal voorbeelden die in 2012 zijn afgerond. o o o In 2012 is een AVG arts gepromoveerd op het proefschrift Bon e Quality in Children with severe Neurological Impairment and Intellectual Disability. Op het wereldcongres in Halifax was ASVZ vertegenwoordigd met 9 presentaties. Het eerste effectonderzoek Triple-C is afgerond. Een artikel over het onderzoek verschijnt in maart 2013 in het NTZ. Ook komt er een handleiding Index Triple-C om eenduidig met de meetinstrumenten te kunnen werken. o Paramedici hebben in N=1 onderzoeken gedaan. Het onderzoek van de logopedisten in Rotterdam (effecten borsteltechniek en diepe druk) zal gepubliceerd worden in het NTZ. 55

57 Spelvormen. In 2012 is het spel Weten, vergeten en begeleiden uitgegeven. Dit is een spelvorm rondom dementie bij mensen met een verstandelijke beperking.. In 2012 zijn er spelkoffers gemaakt over medezeggenschap. Elke koffer bevat een spel voor begeleiders, één voor cliënten en één voor dagactiviteiten. Gehandicaptenzorgprijs Het boek Triple-C Gewoon is anders, dat in 2011 is uitgekomen, heeft de Gehandicaptenzorgprijs 2012 gewonnen voor het beste praktijkproduct. Het boek van Triple C verkoopt goed. Medio 2012 is er ook een Engelstalige versie beschikbaar gekomen. Triple-C Gehandicaptenzorgprijs, beste praktijkproduct Hans van Wouwe en Dick van de Weerd Naast het doen van onderzoek is ASVZ actief binnen de expertisegroepen van Carante Groep. Binnen deze expertise groepen wordt actief expertise uitgewisseld; professionals van ASVZ nemen actief deel aan expertisegroepen en hebben in deze initiatieven vaak een voortrekkersrol. De gedachte dat kennis delen, verspreiden en verder ontwikkelen ten goede komt aan een optimale ondersteuning van cliënten, maakt deel uit van de (organisatie)cultuur van ASVZ. Ontsluiting van deze kennis gebeurt door publicatie van artikelen en best practices op Kennisnet Carante Groep. ASVZ levert aan de invulling en verdere ontwikkeling van Kennisnet een belangrijke bijdrage. 5.4 Gezonde financiële positie Financieel resultaat 2012 Het financieel resultaat van het huidig boekjaar is, zoals onze accountant dit stelt in zijn accountantsverslag, als zeer goed te kwalificeren in vergelijking tot branchegenoten. ASVZ sluit het jaar 2012 af met een positief resultaat van 15,0 miljoen. Dit resultaat maakt dat de resultaatratio 2 in 2012 verbetert van 5,2% in het jaar 2011 naar 6,0% in In de begroting houdt ASVZ voorzichtigheidshalve een resultaatratio van 2,0% aan. Het Eigen Vermogen komt met het behaalde resultaat ultimo 2012 uit op 76,1 miljoen en de vermogensratio 3 groeit daardoor naar 30,3% (26,3% in 2011). Het kasstroomoverzicht uit de jaarrekening laat een toename van de beschikbare liquide middelen zien. Liquiditeit geeft de mate aan waarin de kortlopende schulden afgelost kunnen worden met de vlottende activa. De sterk positieve operationele kasstroom wordt met name veroorzaakt door een ontvangst uit hoofde van het wettelijk budget. De investeringskasstroom is afgenomen doordat minder 2 resultaatratio = resultaat boekjaar / totale opbrengsten 3 vermogensratio = eigen vermogen / totale opbrengsten 56

58 investeringen hebben plaatsgevonden in afwachting van het verkrijgen van borging door het WfZ. Er is een negatieve financieringskasstroom door het aflossen van kortlopend krediet. De solvabiliteit van ASVZ is toegenomen van 29,2% in 2011 naar 38,8% in Dit is ook een goede ontwikkeling; de solvabiliteit geeft de mate aan waarin ASVZ ook op langere termijn aan haar betalingsverplichtingen kan voldoen. Gelet op de externe ontwikkelingen in zowel de landelijke politiek als in de AWBZ in het bijzonder, en de financiële risico s die hiermee gepaard gaan, wordt al enige jaren op jaarbasis bezien óf en welke jaarlijkse vermogensstijging nagestreefd moet worden. Gezien voortdurende landelijke onzekerheden en die van de AWBZ in het bijzonder, is een hard percentage voor de lange termijn op dit moment niet vast te stellen. Toekomstige investeringen zullen voornamelijk huisvestingszaken betreffen. Voor de financiering van deze investeringen is in 2011 een integrale business case gemaakt, welke in 2012 naar het WfZ en de huisbankier is gestuurd. Het WfZ heeft begin 2013 positief gereageerd door borging te willen verlenen voor in eerste instantie maximaal 25 miljoen kasgeldleningen, behorend bij investeringen die zijn opgenomen in het investeringsplan Daarnaast geeft het WfZ aan dat de gepresenteerde business case naar hun huidige zienswijze voldoende vertrouwenwekkend is voor een totale afgifte van 50 miljoen aan nieuwe garanties. ASVZ start in 2013 als eerste met de vervangende nieuwbouw op het terrein van Vincentius, direct daarna gevolgd door bouw in Dordrecht en vervanging van dagbesteding op locatie Merwebolder. De in het jaar 2012 beschikbaar gekomen intensiveringsmiddelen worden ondanks eerdere toezegging van de overheid, in 2013 niet gecontinueerd als permanent budget. Wel zijn in 2012 de beschikbare gelden die nog niet zijn uitgegeven maar waar al wel contracten voor zijn aangegaan in het jaar 2012, doorgeschoven worden naar De landelijke contracteerruimte is gemaximeerd. Dit betekent concreet dat nieuwe initiatieven (uitbreidingen) uit de regionaal beschikbare ruimte van een zorgkantoor moeten komen. Begroting 2013 De begroting voor 2013 is, conform bestendige gedragslijn van ASVZ, opnieuw behoudend. De structurele kosten zijn lager dan de structureel verwachte inkomsten. De begroting sluit, in lijn met eerdere begrotingen, met een voordelig exploitatieresultaat van 2% oftewel 4,6 miljoen. Dit verwachte resultaat zal aan het eind van het boekjaar worden toegevoegd aan het Eigen Vermogen, teneinde het huidige percentage te consolideren. De begroting 2013 kent een uitgebreide toelichting waarin de uitgangspunten van de begroting, de landelijke en regionale externe ontwikkelingen alsmede de interne ontwikkelingen beschreven staan. Het algemene begrotingsbeleid wordt toegelicht en de specifieke wijzigingen op de verschillende delen van de begroting ten opzichte van die van Als laatste onderdeel is een uitgebreide risicoparagraaf opgenomen die ingaat op financiële risico s op de inkomsten en uitgaven gedurende het jaar 2013 en een doorkijk geeft naar de risico s van verdere jaren. Weerstandsvermogen In de komende jaren wordt, mede afhankelijk van (landelijk) extern wijzigende omgevingsfactoren, per jaar bezien of het weerstandsvermogen van voldoende omvang is voor de toekomstige investeringen van ASVZ. Op basis van de realisatie van 2012 gaat het weerstandsvermogen van ASVZ over het in eerdere jaren genoemde maximale percentage van 25% heen. Van eventuele (incidentele) positieve effecten die zich voordoen gedurende het jaar 2012 en die het resultaat positiever maken dan begroot, beslist de raad van bestuur over de aanwending. Tevens kan de raad van bestuur per jaar beslissen of (een gedeelte van) het percentage dat boven de 25% uitkomt, besteed wordt aan incidentele kwaliteitsverhogende investeringen in de woon- en werkomgeving van cliënten. De raad van bestuur zal over besteding advies inwinnen van diverse ondersteunende organen als CCR en ouderverenigingen. 57

59 Planning en Control De Planning en Controlcyclus is in het jaar 2012 verder geprofessionaliseerd door de maandelijkse rapportage inzake ZZP-mix op te nemen in de maandelijkse managementrapportage van de sectormanagers primair. Als uitvloeisel hiervan wordt stuurinformatie gegeven over de totale benutting van de contracteerruimte in de zorgkantoorregio s waar de manager actief is. Dit laatste gegeven werd daarvoor al jaren gebruikt als stuurinformatie richting primaire zorg door de raad van bestuur; beslist werd op basis van mogelijkheden tot substitutie van diverse zorgproducten en de mate van risico dat gelopen werd op overproductie. De maandelijkse managementrapportage van de sectormanagers primaire zorg, tonen onder andere de relatie tussen productieopbrengsten en voortbrengingskosten, de initiële begroting en uitnutting daarvan op alle onderdelen, de personeelsinzet en het ziekteverzuimverloop. In detail worden deze gegevens op maandbasis met de managers doorgesproken, waarna een schriftelijk verslag hiervan richting raad van bestuur gestuurd wordt. Tot 2012 zijn deze sectorrapportages steeds besproken in de diverse budgetkringen (driemaal per jaar voor alle managers primaire zorg) en in het begrotingsoverleg. Vanaf begin 2012 is gecomprimeerde informatie op zowel zorgkantoor- als op budgetkringniveau op maandbasis beschikbaar. Zowel op totaal ASVZ niveau als op de kleinste stuureenheid (kostenplaats) is samenhangende informatie tot op het detail wanneer nodig beschikbaar en up-to-date. De informatie is overal en altijd benaderbaar voor geautoriseerde personeelsleden binnen het al jaren in gebruik zijnde en doorontwikkelde BIsysteem. De concept-managementrapportage wordt in al haar facetten op een maandelijkse basis doorgenomen tussen de aan de manager toegewezen financieel adviseur van de afdeling F&I en de manager zelf. In het maandelijks werkoverleg van de individuele sectormanagers met de raad van bestuur komt voornoemde rapportage aan de orde als onderdeel en in samenhang met andere taakgebieden van de manager als zorginhoud, personeel, huisvesting en HKZ. In 2012 is de zogenaamde ZZP-foto tot in het detail van de opbrengsten per onderliggende categorie (verblijf dagbesteding- behandeling) zoals de overheid deze nu hanteert, uitgewerkt. De ZZP-foto laat de gerealiseerde productie-opbrengst zien in combinatie met een forecast op basis van de meest recent aanwezige ZZP s. De (verwachte) kosten worden tevens meegenomen, waardoor diverse scenario s berekend kunnen worden. Deze informatie is beschikbaar op elk gewenst moment en voor elke sturingslaag binnen ASVZ, van kostenplaats tot op organisatieniveau voor de raad van bestuur. Begin 2013 verwachten we de ZZP-foto te kunnen toevoegen aan het reeds in gebruik zijnde financiële dashboard en om daarna in de verschillende dashboards te kunnen integreren tot één BIdashboard. Het risico van het ontstaan van zowel een te grote onderproductie als te grote overproductie wordt op bovenstaande wijze gemonitord, niet alleen in euro s maar ook in aantallen en niet alleen op ASVZ totaal niveau maar ook per zorgkantoor. De rapportage neemt een prominente rol in op de agenda van de raad van bestuur die deze gebruikt als sturingsmechanisme met managers primaire zorg. Vanaf begin 2012 maken de controllers een maandelijks overzicht voor de raad van bestuur over (de samenhang van) de belangrijkste (financiële) feiten. Dit overzicht bestaat uit grafieken met trendcijfers en bijbehorende achtergrondinformatie. Begin 2012 is ten behoeve van de correcte verwerking in de jaarrekening een integrale doorrekening gemaakt van zowel de huisvestingslasten als de zorglasten in combinatie met de te verwachten opbrengsten gedurende de exploitatietermijn van het vastgoed. Deze (bedrijfswaarde)berekeningen op niveau van de kleinste kasstroomgenererende eenheid, hebben geleid tot het verwerken van impairment in de jaarrekening De informatie die volgt uit de bedrijfswaardeberekeningen is in het jaar 2012 gebruikt om te sturen op de exploitatie van het vastgoed. Ten behoeve van de jaarrekening 2012 is volgens dezelfde principes wederom een totale doorrekening gemaakt en verwerkt. De totale bedrijfswaarde van het vastgoed steeg ultimo 2012 in totaal met 30%, ondanks dat er op enkele panden wederom impairment is toegepast. De Planning en Controlcyclus is tevens beschreven en vastgelegd in de concernbrede procesplaat, opgezet conform het VGN-model en aangepast naar de eigen organisatiestructuur. Controle op fraude Gedurende het jaar 2012 zijn naar aanleiding van de periodieke kascontroles in combinatie met andere (financiële) signalen uit de organisatie, op drie locaties onderzoeken uitgevoerd door een extern bureau. Op basis van de uitkomsten van de onderzoeken, zijn twee medewerkers ontslagen. Op de derde locatie bleek de kas niet op orde, maar was verder geen bewijs van fraude. De 58

60 desbetreffende medewerker is overgeplaatst naar een andere locatie. Voor de goede orde vermelden we hier de geconstateerde fraudezaken gingen om relatief geringe bedragen. ASVZ toetst intern periodiek op naleving van procedures en toetst elk jaar of de functiescheiding met bijbehorende technische autorisaties van de medewerkers ten aanzien van cruciale functies (mutaties stamgegevens crediteuren, autoriseren facturen, betalen facturen en verwerken bankafschriften) nog voldoende waarborg bieden om mogelijkheid tot fraude tot een minimum te beperken. 5.5 Gedrevenheid en ontwikkeling van medewerkers Na bezoeken van inspectie, externe auditoren vanuit HKZ, zorgkantoren of andere externe partijen is er altijd één punt wat iedereen terugkoppelt; de professionaliteit en het enthousiasme van onze medewerkers. Dit ervaren we elke keer weer als een groot compliment. De gedrevenheid en ontwikkeling van onze medewerkers is dan ook een belangrijke succesfactor. Dit bereiken we door veel aandacht te geven aan scholing. De medewerkersraadpleging van 2010 onderstreept het actieve scholingsbeleid van ASVZ, we scoren significant hoger op het onderdeel ontwikkelingsmogelijkheden dan het gemiddelde van de sector. De afgelopen jaren hebben in het teken gestaan van de scholingen gewone dialoog en weerbaarheid. Daarnaast heeft ASVZ de extra financiële middelen (zgn. Agema-gelden) die door de vorige regering beschikbaar zijn gesteld, geïnvesteerd in het extra investeren in het opleiden en ontwikkelen van medewerkers. Er is een vijfdaags instroomtraject opgezet voor nieuwe medewerkers, er zijn samen met de ROC s leergangen ontwikkeld om medewerkers te laten doorstromen naar een hoger functieniveau. Daarnaast zijn er specialistische leergangen opgezet waarmee medewerkers zich verder konden specialiseren. Gedurende het jaar werd echter bekend dat een deel van de toegezegde gelden werd teruggedraaid, waardoor alleen nog in 2012 gebruik kon worden gemaakt van deze extra financiële middelen. Voor trajecten die in 2012 zijn gestart en die een doorlooptijd hebben tot in 2013 kan ASVZ echter aanspraak blijven maken op de toegezegde gelden waardoor ook in 2013 nog opleidings- en ontwikkeltrajecten lopen die vanuit deze middelen zijn gefinancierd. Om toch veel te kunnen blijven investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers willen we de leeromgeving efficiënter en effectiever vorm geven door middel van ondersteuning van een digitale leeromgeving. Dit wordt in samenwerking met Carante Groep verder opgepakt. Daarnaast wordt binnen ASVZ wordt veelvuldig gebruik gemaakt van coaches en coachingstrajecten. In 2012 is door de afdeling opleiden en leren structuur opgezet om effectief en efficiënt coachingstrajecten aan te kunnen bieden. ASVZ besteedt veel aandacht aan scholing. Naast een aantal structurele scholingsactiviteiten, hebben de jaren in het teken gestaan van de scholingen "gewone dialoog" en "weerbaarheid". De scholing weerbaarheid kent twee varianten; de variant voor medewerkers van reguliere groepen en de variant voor medewerkers van intensieve begeleidingsgroepen. De interactie tussen de cliënt en medewerker staat in deze scholing centraal. Een goede kwaliteit van zorg wordt voor een groot deel bepaald door deze relatie. Eind 2011 zijn we tot een afronding gekomen van dit traject. Zowel de scholing "gewone dialoog" als de scholing "weerbaarheid" krijgen met ingang van 2012 een structureel karakter door de scholingen in aangepaste vorm te integreren in een vijfdaags introductieprogramma, wat gezien kan worden als een instroomtraject. Op deze manier borgen we dat nieuwe medewerkers binnen een relatief snelle periode na indiensttreding over de benodigde kennis en vaardigheden met betrekking tot deze onderwerpen beschikken en hiermee sneller en beter voorbereid zijn op hun taak. Daarnaast is er de mogelijkheid scholingen te organiseren om vaardigheden te onderhouden. Niet alleen door middel van scholing stimuleren we de continue ontwikkeling en gedrevenheid. ASVZ hecht veel waarde aan de persoonlijke organisatie, in de vorm van overleggen en gesprekken. Het accent ligt sterk op de relatie, het creëren van een goede, open, informele sfeer waarin geleerd mag worden. Dit zien we terug in de scores op onderdelen als tevredenheid (7,7) betrokkenheid (7,7), 59

61 motivatie (7,4) en loyaliteit (7,8) van het medewerkertevredenheidsonderzoek. Daarop scoort ASVZ aanmerkelijk beter dan het gemiddelde in de gehandicaptenzorg. Deze cultuur wordt gestimuleerd en is terug te vinden in alle delen van de organisatie. De onderstaande elementen leveren hier een belangrijke bijdrage aan: Jaarlijks gaat de raad van bestuur om de tafel met teamleiders. Belangrijke ontwikkelingen en prestaties worden besproken. Teamleiders leveren mede input voor de ontwikkelrichting van de organisatie, zowel op lange termijn als op kortere termijn. Sinds 2010 voeren sectormanagers minimaal twee keer per jaar ronde tafel gesprekken met medewerkers. Teamleiders zijn hierbij niet aanwezig. Iedere voorziening laat telkens een andere medewerker naar dit gesprek gaan. Het stimuleren van ondernemerschap en eigen initiatief. Het uitwerken van ideeën op papier is daarbij geen belangrijk vereiste, we leggen veel meer nadruk op het uitvoeren en uitproberen van nieuwe ideeën. ASVZ hecht aan het intern opleiden van medewerkers. Veel medewerkers groeien door van stagiair/ leerling tot vaste medewerker. Meewerkend leidinggevenden. Onze meewerkend teamleiders en sectormanagers hebben allemaal ervaring op de werkvloer. Dit maakt de betrokkenheid op de organisatiedoelen groot. De start voor goede en gedreven medewerkers ligt bij een goed aannamebeleid. De website werkenbijasvz.nl en de bijbehorende arbeidsmarktcampagne zijn daarbij erg belangrijk. In 2012 hebben we op deze website 1½ miljoen hits gehad. Er hebben bijna kandidaten gesolliciteerd. Begin 2012 zijn specifiek voor de werving van nieuwe medewerkers intensieve begeleidingsgroepen informatie- en speeddatebijeenkomsten georganiseerd. De vraag naar nieuwe medewerkers was op dat moment nog groot. Deze speeddates zijn erg succesvol gebleken om in korte tijd een groot aantal kandidaten te zien. De speeddates zelf zijn ingezet ter ondersteuning van de briefselectie en als een eerste korte selectiemogelijkheid. Na de speeddates kregen de geselecteerde kandidaten de reguliere selectiegesprekken met een sollicitatiecommissie. In april 2012 is gestart met het inzetten van online assessments ter ondersteuning van het selecteren van kandidaten voor de functie van assistent begeleider. Tot 31 december 2012 zijn zo n 549 assessments verstuurd aan kandidaten. Begin 2013 zal een evaluatie plaatsvinden. Om gedreven en gemotiveerde medewerkers te houden is continuïteit erg belangrijk. Daarom heeft ASVZ voor het jaarplan 2012 als doelstelling gesteld dat het verzuimpercentage naar 5,5% (over de laatste 12 maanden) teruggedrongen moet worden (berekend vanuit de interne verzuimcijfers). Vanaf september 2012 is deze doelstelling gerealiseerd en heeft het verzuimcijfer zich op 5,5% verzuim over de laatste 12 maanden gestabiliseerd. In juni 2012 is begonnen met het oproepen van verzuimende medewerkers op de achtste dag van hun verzuim. Eind 2012 is dit beleid geëvalueerd. Naar aanleiding van de evaluatie is besloten het beleid enigszins te wijzigen. Medewerkers zullen niet meer door een verzuimcoach van de arbodienst worden opgeroepen voor een afspraak maar zullen telefonisch worden benaderd door een verzuimfunctionaris. In het telefoongesprek zal nog steeds de aard en oorzaak van verzuim worden geïnventariseerd, om zo snel en vroegtijdig te kunnen interveniëren. Fietstocht met dagbesteding 60

62 5.6 De betrokkenheid van ouders en verwanten versterken De betrokkenheid van ouders en verwanten is belangrijk, zowel voor de cliënt als ook voor ASVZ als organisatie. ASVZ vindt de dialoog met ouders en verwanten erg belangrijk. We investeren hier veel in. Zo kent ASVZ een centrale cliëntenraad, acht sectorale cliëntenraden verwanten en twee ouder- /familieverenigingen. De sectorale cliëntenraden verwanten behartigen vanuit het wettelijk kader, de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen, de belangen voor cliënten en ouders/verwanten. Deze sectorale cliëntenraden maken concrete afspraken met en brengen advies uit aan sectormanagers. Daarnaast kent ASVZ van oudsher twee ouder-/familieverenigingen welke we een warm hart toedragen. Zij dragen zorg voor de belangenbehartiging van ouders en verwanten. Twee keer per jaar hebben ze overleg met de raad van bestuur. Tevens leveren ze een belangrijke bijdrage aan informele ontmoetingen. Deze organen zijn belangrijk voor de betrokkenheid van ouders en verwanten. Maar vooral hechten we als ASVZ veel waarde aan de directe dialoog met ouders en verwanten. Zij zijn immers een continue factor in het leven van de cliënt. Op diverse locaties vinden periodiek bijeenkomsten voor ouders en verwanten plaats. Een barbecue, het samen opknappen van de tuin of een uitje met cliënten. Ook bij het betrekken van ouders geldt dat het de kleine dingen zijn die het doen. Informele contacten met ouders en verwanten zijn belangrijk. Het versturen van verjaardagskaarten aan ouders, een kop koffie bij bezoek aan de woning, een uitnodiging om mee te eten etc. Voor 2012 hebben we rondom dit onderwerp de volgende doelstellingen gehad, waarvan de resultaten in onderstaande tabel terug te lezen zijn. Daarnaast hebben locaties veel lokale initiatieven ontplooid als het samen koken met ouders, een jaarlijkse klusdag, het inschakelen van ouders, familie bij uitstapjes, een brainstorm avond voor ouders etc. Doelstelling 2012 Resultaat Toelichting Vooruitblik 2013 Herijken van wat ouders en cliënten verblijf van ASVZ mogen verwachten ten aanzien van de zorg- en dienstverlening Teamleider heeft jaarlijks een informeel tevredenheidsgesprek met ouders en cliënten. De teamleiders van de ambulante zorg voeren met 25% van de cliënten een eenvoudig tevredenheidsgesprek. Gerealiseerd Deels gerealiseerd Er is een overzicht gemaakt van wat ouders kunnen en mogen verwachten van ASVZ. Dit is o.a. terug te lezen op internet. Er zijn diverse ouderbijeenkomsten geweest waar gesproken is over de verwachtingen en de toekomstige ontwikkelingen. Er is een eenvoudig format gemaakt waarmee locaties snel een locatie nieuwsbrief kunnen maken. Binnen ambulant is de doelstelling gerealiseerd. Binnen wonen is de doelstelling niet in alle sectoren behaald. We zien dat het in sommige sectoren lastig is om contact met ouders te onderhouden. Er weinig betrokkenheid of aanwezigheid is van familie. Dit blijft een speerpunt, zeker ook gezien de beleidsontwikkelingen. Daarbij wordt het betrekken van ouders, netwerk bij de zorg een belangrijk speerpunt. Dit is als speerpunt voor 2013 opgenomen in het jaarplan Dit punt blijft ook voor 2013 staan. Informatiemap vernieuwen Deels gerealiseerd De informatiemap verblijf is vernieuwd. De informatiemappen voor dagactiviteiten en ambulant zijn doorgeschoven naar 2013 In 2013 de informatiemappen ambulant en dagactiviteiten vernieuwen. 61

63 5.7 Efficiënte werkprocessen Binnen ASVZ staat het primair proces centraal. Door aansluiting bij Carante Groep wordt de maximale aandacht voor het primair proces gekoppeld aan maximale aandacht voor professionele bedrijfsvoering. De omvang van Carante Groep maakt het mogelijk om met een relatief beperkte investering de professionele ontwikkeling op vier ondersteuningsgebieden (personeel en organisatie, financiën en informatisering, huisvesting en zorgontwikkeling) optimaal te houden. De overhead van ASVZ bedroeg in ,8%, incl. de Carante Groep medewerkers (gemeten volgens de Berenschotnorm ). Het beperken van de overhead is mede mogelijk door sterk in te zetten op digitalisering van werkprocessen. Voor 2012 heeft ASVZ in dit kader de volgende activiteiten ontplooid. In het jaarplan van 2012 is als één van de speerpunten efficiënt roosteren opgenomen. P&O heeft in 2012 hiervoor een beleidsnotitie gemaakt, welke door de raad van bestuur is voorgelegd aan de ondernemingsraad. Vanwege de complexiteit hiervan is dit voorstel (inmiddels arbeidstijdenbeleid en roosteren genaamd) doorgeschoven naar Ten aanzien van verdere digitalisering van processen is in 2012 het verzuimvolgsysteem Raet Verzuim Manager verder geïmplementeerd, waarbij leidinggevenden getraind zijn in het gebruik ervan. Ook zijn de digitale P&O-processen in BPM (aanstellingen, mutaties personeelsbestand en werving en selectie) verder doorontwikkeld. Voor de implementatie van een digitale leeromgeving zijn de eerste activiteiten ontplooid. Vanuit Carante Groep is door alle aangesloten organisatie collectief gekozen voor de digitale leeromgeving van leverancier Conclusion. De eerste deelnemende organisaties zijn in 2012 begonnen met de implementatie. In 2013 zal ASVZ hiermee starten. In 2012 is het besluit genomen dat in 2013 een start gemaakt zal worden met het digitaliseren van personeelsdossiers. Voor 2012 was de doelstelling om sectormanagers een integrale rapportage kunnen aanreiken ten aanzien van de gebieden financiën, kwaliteit, huisvesting en P&O. Dit willen we doen door in Business Intelligence een dashboard te ontwikkelen met daarin alle bouwstenen. In 2012 zijn hiervoor de voorbereidingen per deelgebied gestart. De realisatie van het dashboard wordt niet in 2012 maar in 2013 behaald. Voor 2013 gaan we ook het integraal analyseren van al deze data tot een speerpunt maken. Binnen Carante Groep heeft een evaluatie van het gebruikte platform plaatsgevonden. Hierbij is door middel van een aantal bouwstenen een "Microsoft tenzij" scenario ontstaan. Ook ASVZ zal uiterlijk 31 december 2015 gemigreerd moeten zijn naar deze nieuwe standaard. Omdat een groot aantal bouwstenen al geïmplementeerd zijn bij ASVZ is de impact beperkt. Naast de keuze voor het Windows platform heeft ASVZ ook een positief besluit genomen over het aanschaffen van Sharepoint. Daarbij wordt gekozen voor een scenario waarbij in 2013 bestaande functionaliteiten als intranet en het documentsysteem over te zetten. Daaropvolgend eenvoudige workflows die reeds binnen ASVZ zijn gedigitaliseerd. In 2014 en 2015 wordt Sharepoint uitgerold met meer voor ASVZ vernieuwende functionaliteiten. Om dit gehele traject goed te begeleiden wordt er een stuurgroep opgericht met daaronder een aantal werkgroepen. Om dit proces goed te kunnen faciliteren heeft ASVZ de afdeling Ontwikkeling & Digitalisering van Carante Groep overgenomen. Naast het uitrollen van sharepoint hebben zij in 2012 diverse werkprocessen gedigitaliseerd en geoptimaliseerd. Per 1 januari 2012 is ASVZ zonder noemenswaardige problemen overgegaan op een nieuwe versie van het boekhoudprogramma Coda. Na nog wat nazorg is eind 2012 de voorbereiding voor een nieuwe upgrade van Coda gestart in verband met de implementatie van SEPA (IBAN bankrekening nummers). De ontwikkeling van een gezamenlijk elektronisch cliëntendossier binnen Carante Groep. Iedere organisatie heeft op dit moment nog zijn eigen elektronische cliënten dossier. ASVZ en 62

64 alle andere organisaties gebruiken wel dezelfde applicatie, maar de processen zijn anders ingericht. In 2011 is gestart om toe te werken naar een gezamenlijke inrichting van het elektronisch cliëntendossier. Daarvoor is een gezamenlijk programma van eisen opgesteld. In 2012 is dit programma van eisen besproken met de leverancier en is een ontwikkelkalender gemaakt. Besluiten over de inrichting van de beheersorganisatie zijn gedaan in Er zijn Carante Groep-brede werkgroepen gestart om te komen tot een definiëring van een gezamenlijke inrichting. Het uitgangspunt is dat we zoeken naar 80% gezamenlijkheid en 20% organisatiespecifieke inrichting. Binnen ASVZ is dit elektronisch cliëntendossier erg ver ontwikkeld. Alle disciplines, namelijk begeleiders, artsen, orthopedagogen, administratie en paramedici verwerken hun activiteiten in het elektronisch cliëntendossier. Eind 2012 waren alle cliëntendossiers gedigitaliseerd. Dit betekent dat alle nieuwe informatie digitaal gearchiveerd wordt. Meerdere disciplines kunnen werken vanuit dit ene digitale dossier. Naast het digitale dossier is in 2012 hard gewerkt aan het optimaliseren van het huidige individuele plan op basis van wensen van gebruikers, zorgkantoren, inspectie etc. Dit heeft geresulteerd in een pilot met positieve resultaten. In 2013 wordt deze vernieuwde versie uitgerold binnen de organisatie. Voordelen zijn het digitaal registreren van middelen en maatregelen, digitaal rapporteren, éénduidige formats voor evaluatie en dagrapportage, dagactiviteiten en wonen werken in één plan. In 2012 heeft de uitrol plaatsgevonden van 300 mobiele werkplekken ten behoeve van medewerkers uit de ambulante sector. Door het succes van de dienst is de mobiele werkplek op andere functies getest, welke in 2013 geëvalueerd worden. Daarnaast is de thuiswerkplek aangeboden na een grondige technische en procesmatige (functietoetsing, thuiswerkovereenkomst, enz.) voorbereiding. Ook deze dienst blijkt succesvol te zijn, gezien de grote mate van gebruik. Procesondersteuning heeft op verschillende vlakken plaatsgevonden. Naast procesbegeleiding en verdere ondersteuning bij het in kaart brengen van de processen is ook de Proces-plaat ASVZ 2012 uitgegeven. Middels BPM One zijn diverse nieuwe formulieren (extra uitgaven SCG, bewonersbestand, enz.) gedigitaliseerd maar ook bestaande formulieren verder uitgebreid (Werving&selectie, Mutatie dienstverband, enz.). Opening Zwembad Vlinderslag in Udenhout 63

65 5.8 Kwaliteitskader resultaten De scores van het kwaliteitskader kunt u teruglezen in het portaal van DigiMV. Hieronder volgt een toelichting op deze cijfers. Pijler 1: organisatie indicatoren ASVZ heeft op 12 van de 14 onderwerpen een 100% score. Het gaat daarbij om medezeggenschap, klachtenregeling cliënten, vertrouwenspersoon cliënten, cliënttevredenheid, zorg en ondersteuningsplan, vrijheidsbeperkende maatregelen, risico inventarisatie, (vermoeden van) seksueel misbruik, klachtenregeling medewerkers, vertrouwenspersoon medewerkers, kenmerken medewerkers en medewerkersonderzoek. Ten aanzien van het onderwerp registratie en evaluatie van incidenten hebben we een 80% score. We hebben beleid rondom incident meldingen, dit wordt getoetst. We maken zowel organisatiebrede als cliëntgerelateerde analyses van incidenten. Een systeem voor het voorkomen van incidenten is nog in ontwikkeling. Op het punt medicatieveiligheid hebben we als ASVZ veel geregeld. We hebben een score van 92,3% op dit onderwerp. Wat we nog verder moeten aanscherpen is op cliëntniveau vastleggen wie voor welke onderdelen ten aanzien van medicatie verantwoordelijk is. In 2013 heeft hiervoor reeds een aanpassing in het ondersteuningsplan plaatsgevonden, waardoor het vanaf dat moment mogelijk is om dit vast te leggen. Pijler 2a: Zorginhoudelijke indicatoren Zorgafspraken en ondersteuningsplan: ASVZ scoort 100% als het gaat om de aanwezigheid van een individueel plan welke is afgestemd met ouders en cliënt. We scoren 97% als het gaat om evalueren. Dit is een substantiële verbetering ten opzichte van Medicatie: In 100% van de situaties is de medicatie opgenomen in het individueel plan van de cliënt en is deze jaarlijks geëvalueerd door de arts en apotheek. Bij 15% van de cliënten heeft zich het afgelopen jaar een incident rondom medicatie voorgedaan. Dit is vergelijkbaar met de cijfers van vorig jaar. Voor meer informatie over de medicatie incidenten verwijzen we u naar paragraaf 4.6. Vrijheidsbeperking. ASVZ kent geen separeerruimtes of afzondering van cliënten. Binnen ASVZ zijn er 122 cliënten met een afgesproken fixatie in het kader van de wet BOPZ (met dwang). Daarnaast registreert ASVZ ook alle fixaties zonder dwang. Dit zijn gemiddeld 180 maatregelen. Naast fixaties die structureel en afgesproken zijn, komt het, zeker gezien de grote doelgroep van cliënten met een ZZP 7, voor dat in noodsituaties een fixatie nodig is. Dit zijn incidenten die wel geregistreerd worden in het elektronisch cliëntendossier, maar niet in het individueel plan van de cliënt worden vastgelegd als afspraak, omdat het immers een incident is. Dit verklaart tevens waarom de score laag is. Ten aanzien van het onderwerp fixatie liggen er daarnaast nog verbetermogelijkheden. We moeten de alternatieven van een vrijheidsbeperkende maatregel beter bespreken. Tevens moeten we goed kijken wat het effect is van de ingezette maatregel. Voor 2013 is er nog sterker ingezet, zowel voor wat betreft de inhoudelijke toetsing als ook voor een verbetering van registraties. Veiligheid: Op drie van de vijf kwaliteitsdimensies scoort ASVZ bovengemiddeld. Dit is een verbetering ten opzichte van vorig jaar. Op twee dimensies scoren we gelijk aan het branchegemiddelde. Bij dit onderwerp moet worden opgemerkt dat ASVZ meldingen seksueel geweld (vanuit dader of slachtoffer) niet meldt volgens het incident meldingen systeem (MIP). Hiervoor is een aparte werkwijze, dit om met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en expertise met deze meldingen en vermoedens om te gaan. Vandaar dus de slechte score op dit onderwerp. Verslaving zelf is niet gebruikelijk om te melden. Als het zich uit in bijvoorbeeld agressie, wordt het gemeld als een agressie incident. De informatie hierover wordt wel vastgelegd in het dossier van de cliënt, maar niet in het incidentmeldingen systeem, dit verklaart dan ook waarom begeleiders hier vaker negatief hebben beantwoord. Lichamelijke gezondheid: op vier van de vijf dimensies scoort ASVZ gelijk aan het gemiddelde. Op één item, namelijk epilepsie (score 28% rood), hebben we een lagere score dan gemiddeld. Ook dit is 64

66 een verbetering ten opzichte van de vorige meting. Voor epilepsie geldt dat we meer aandacht moeten besteden aan de evaluatie van de epilepsieregistratie. Borstkanker scoort gemiddeld binnen de sector (ondanks 39% rood). Het vastleggen van waarom mensen niet deelnemen aan het onderzoek in het individueel plan is hier debet aan. Als ASVZ vinden we dat we op moeten passen om niet alles te willen vastleggen in het individueel plan. Nu al is voor ouders, cliënten en ook zorgkantoren aangegeven dat de individuele plannen zo omvangrijk zijn. We willen graag terug naar eenvoud en minder bureaucratie. Conclusie De resultaten op de kwaliteitsdimensies van pijler 1 laten zien dat we als ASVZ veel zaken geregeld hebben. We zijn innovatief en pro-actief als het gaat om het inzetten van nieuwe ontwikkelingen. Verbeteringen zijn nog mogelijk ten aanzien van het evalueren van de fixaties en de epilepsieregistraties. De evaluatie van het individueel plan (zorgplan) is ten opzichte van vorig jaar substantieel verbeterd. Ook op het punt van veiligheid zien we verbeteringen ten opzichte van vorig jaar. De evaluatie van diabetes laat ook een betere score zien, ten aanzien van de evaluatie van epilepsie zijn verdere verbeteringen gewenst. De weergave van de zorginhoudelijke indicatoren binnen DigiMV maakt interpretatie van de informatie lastig. De kwaliteitsdimensies bestaan uit een combinatie van vragen welke in DigiMV niet worden toegelicht. Tevens ontbreekt een referentiekader in de vorm van een landelijk gemiddelde. 5.9 Klachten cliënten Iedere nieuwe cliënt die bij ASVZ komt, ontvangt de klachtenregeling cliënten in de info map. Er is een speciale versie voor cliënten gemaakt. Daarnaast komt het onderwerp terug in de cliëntenraden van locaties, sectoren en organisatie. In het informatieblad van ASVZ, de Aanzet, komt dit onderwerp ook met regelmaat terug. Medewerkers ontvangen de informatie rondom de klachtenregeling cliënten tijdens hun inwerkprogramma. In 2012 is er een nieuwe versie van de klachtenregeling voor cliënten gepubliceerd. De klachtencommissie ASVZ cliënten is ingesteld voor de behandeling van klachten, zowel op grond van de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector (WKCZ) als voor klachten op grond van de Wet Bijzondere Opnemingen Psychiatrische Ziekenhuizen (BOPZ), en verricht haar werkzaamheden conform het geïntegreerde klachtenreglement voor WKCZ BOPZ zaken. De klachtencommissie is onafhankelijk. Streven is om in eerste instantie algemene klachten te bespreken binnen de lijnorganisatie. Wanneer gesprekken met de medewerker, leidinggevende en/of manager naar het oordeel van de klager niet leidt tot een bevredigende oplossing dan staat het de klager te allen tijde vrij een klacht in te dienen bij de klachtencommissie. Onafhankelijkheid van de klachtencommissie is gewaarborgd omdat tenminste twee leden en één plaatsvervangend lid worden benoemd op voordracht van de cliëntenraad en de overige leden benoemd worden op voordracht van de raad van bestuur. De commissie bestaat uit vijf leden en heeft drie plaatsvervangende leden, waaronder een plaatsvervangend voorzitter. Van de commissie maken in ieder geval een jurist en een orthopedagoog deel uit. De voorzitter alsmede de plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn niet werkzaam voor of bij de organisatie. In 2012 zijn in totaal 31 klachten ingediend. In 2011 waren dit er 17. Van 3 klachten liep begin 2012 de behandeling nog. Deze zijn in de verdere uitleg daarom nog niet meegenomen. 65

67 Totaal aantal klachten, aantal bemiddelingen en aantal zittingen In onderstaand schema kunt u zien wat er met de 28 binnengekomen klachten in 2012 is gebeurd. In behandeling genomen: 15 Ter bemiddeling doorgestuurd: 13 Succesvol bemiddeld: 13 Ingekomen: 28 Direct zitting klachtencommissie: 2 Uitspraak 2 zittingen - gegrond: 1 - deels gegrond / de ongegrond: 1 Niet in behandeling genomen: 13 - niet doorgezet: 8 - niet ontvankelijk: 5 Overzicht van de klachten en de afhandeling De klachten betroffen de volgende onderwerpen: Medisch / behandel-inhoudelijke aspecten (13): geboden zorg, begeleiding, geboden begeleiding bij opleiding, bloedprikken, zorgen om veiligheid, verzoek om andere begeleider, geboden behandeling niet conform indicatie besluit, wel toezeggen maar niet aanbieden van structuur, niet eens met leiding woonvorm, onveilige situatie woonvorm. Relationele aspecten (5): bejegening, communicatie rond zorg, communicatie over CIZ indicatie. Privacy: omgaan met privé post. 66

68 Organisatorische aspecten (6): gang van zaken rond overplaatsing (reden waarom, geen communicatie over/toestemming van, tegen gemaakte afspraak in toch gebeurd), gang van zaken rond voedingsgeld, woonvorm, verzoek andere pb er, Overige (4): herrie van medebewoonster, onderhoud woning, onduidelijk, aansprakelijkheid na overdosering medicatie Tevredenheid cliënten In het najaar van 2010 heeft ASVZ een tevredenheidsmeting gehouden onder cliënten en ouders/verwanten. Dit onderzoek is uitgevoerd door Effectory, een onafhankelijk onderzoeksbureau. De resultaten zijn in februari 2011 gepresenteerd in het managementoverleg en de CCR. In maart en april vonden presentaties binnen de sectoren, teams en sectorale cliëntenraden plaats. In mei/juni 2011 hebben alle sectoren een aantal verbeterpunten ontvangen waar ze concreet mee aan de slag zijn gaan. Resultaten cliënttevredenheidsmeting 51% van de cliënten en 41% van de ouders/verwanten heeft meegewerkt aan het onderzoek. Cliënten geven ASVZ een 8,1 als het gaat om tevredenheid. Ook ouders zijn zeer tevreden, van hen kregen we een score van 7,7. Wat opvalt is dat met name op locaties, waar de nieuwbouwplannen zijn gerealiseerd, tevredenheid in veel sectoren boven de 8 stijgt. Trots zijn we vooral op de goede scores die ouders en cliënten geven aan de begeleiding. Ouders vinden dat begeleiding deskundig is en voldoende tijd voor de cliënt heeft. Cliënten geven de persoonlijk begeleiders een score van een 8,6! Deze mooie scores hebben we dus vooral te danken aan alle begeleiders die dagelijks onze cliënten ondersteunen. Naast de officiële meting door een onafhankelijk bureau meten teamleiders jaarlijks de tevredenheid bij ouders/ verwanten door middel van een informeel tevredenheidsgesprek. Doel hierbij is om in gesprek te raken met ouders op een informele wijze en zo de binding met ouders te verstevigen. Als afsluitende vraag wordt gevraag naar de tevredenheid. Hieronder vindt u de scores van deze vraag. Categorie Score 2012 Zeer tevreden 33% Tevreden 65% Ontevreden 3% Zeer ontevreden 0% De score ouders/verwanten naar aanleiding van informeel tevredenheidsgesprek ASVZ-breed kunnen we nog verbeteren als het gaat om het bespreekbaar maken van de verwachtingen die ouders van cliënten verblijf hebben, de maaltijden en het verbeteren van de sociale omgeving van de cliënt. Ten aanzien van deze punten wordt hieronder de stand van zaken vermeld. 67

69 Verbeterkans Acties 2012 Resultaat Vooruitblik 2013 Kwaliteit van de maaltijden verbeteren In 2012/2013 participeren we met 5 woningen in landelijk verbetertraject rondom gezondheid. Gerealiseerd Project eindigt in september bespreekbaar maken van de verwachtingen die ouders van cliënten verblijf hebben, Sinds 2011 gestart met een maaltijdwinkel. Dit loopt goed Het geven van kookworkshops om de begeleiders te ondersteunen bij het koken van gevarieerde en gezonde maaltijden. Dit loopt goed. Medewerkers voeren audits uit op gebied van maaltijden. In 2012 zijn we gestart om dit in combinatie met hygiëne te doen. Eind 2012 is gestart met het concretiseren van de beoordelingsnormen. In 2012 heeft iedere sector/locatie extra aandacht gehad voor communicatie met ouders door middel van het organiseren van bijeenkomsten. Er is een eenvoudig format ontwikkeld voor een locatie nieuwsbrief. Voor nieuwe cliënten (en ouders) die komen wonen bij ASVZ is er een informatie map Gerealiseerd Gerealiseerd 2013 Voedingsw aarden op de verpakking en vermelden. Direct kunnen bestellen en meenemen moet in 2013 volgen Koppeling met audits en beoordeling snormen Gerealiseerd In 2013 wordt rapportage verbeterd, beoordeling snormen specifieker maken en de terugkoppel ing opnemen in integrale manageme nt rapportage Gerealiseerd Deels Gerealiseerd Communic atie met ouders blijft een speerpunt. Voor verblijf en verblijf het verbeteren van de sociale aanwezig. Deze map willen we aanvullen waar nodig en deze informatie ook bij cliënten (en ouders) die reeds langer bij ASVZ wonen onder de aandacht brengen Tweede meting is uitgevoerd naar de mate waarin we zowel kwantitatief als kwalitatief Gerealiseerd met behandelin g gerealiseer d. Dagactivitei ten en ambulant volgen in 2013 Voor het jaarplan 68

70 omgeving van de cliënt. bezig zijn met het verbeteren van het sociaal netwerk van de cliënt. De resultaten laten nog te weinig progressie zien. Voor 2013 volgen hierop verbeteracties. Het sociaal netwerk maakt onderdeel uit van vijfdaagse scholing nieuwe medewerkers. Gerealiseerd 2013 is afgesproke n dat iedere locatie heeft tenminste 1 nieuwe activiteit uitgevoerd waarbij de omgeving betrokken is. Voor alle cliënten bespreekt zorgbemiddeling de rol die ouders, familie en omgeving kunnen spelen in relatie tot de zorg voor de cliënt. Gerealiseerd Vertaal een cultuur omslag maken richting locaties Klachten medewerkers In 2012 zijn er in totaal drie klachten aangaande de medewerkers ingediend bij de klachtencommissie. Twee klachten zijn middels een mediation succesvol bemiddeld. De klachtencommissie heeft één klacht in een zitting behandeld. Deze klacht is gegrond verklaard en er is een advies gegeven aan de raad van bestuur. Grafiek overzicht klachten Onderwerp klachten en aantal klachten per onderwerp. - Communicatie: 1 - Communicatie rond reiskosten vergoeding en veranderen van werklocatie: 1 - Relationele aspecten: 2 - Gang van zaken rond indelen contracturen: 1 - Seksuele intimidatie door collega: 1 69

71 5.12 Tevredenheid medewerkers In 2010 heeft een medewerkerraadpleging plaatsgevonden onder alle medewerkers van ASVZ. In 2011 zijn naar aanleiding hiervan acties uitgezet. Zo is binnen alle sectoren (zowel in het primaire proces als bij ondersteunende diensten) met alle leidinggevenden besproken welke aandachtspunten hieruit naar voren kwamen. Dit is vervolgens op teamniveau door de leidinggevende en manager besproken met het betreffende team zodat binnen alle lagen van de organisatie gezamenlijk verbeteracties konden worden opgesteld en hier betrokkenheid voor is vanuit alle partijen. In 2012 zijn de eventuele acties verder uitgezet. Hieronder zijn de behaalde scores op de hoofdonderwerpen van de vragenlijst en de score op de algemene tevredenheid zichtbaar. Op bijna alle onderwerpen scoren we boven het gemiddelde van andere gehandicaptenzorginstellingen. ASVZ eindigde zelfs op plek 20 in de categorie bedrijven en organisaties met meer dan 1000 werknemers. Algemene tevredenheid Werkzaamheden Arbeidsomstandigheden Directe collega's Direct leidinggevende Organisatie Ontwikkelingsmogelijkheden Beloning 7,7 7,2 7,5 7,3 6,4 6,6 7,7 7,8 7,3 7,1 7,4 6,9 6,6 6,3 5,4 5,4 ASVZ Benchmark VGN In het tweede half jaar van 2013 zal organisatiebreed een nieuwe meting gedaan worden. In 2012 heeft er een tussentijdse meting plaatsgevonden voor ambulante medewerkers. Daar was de tevredenheid nog hoger dan de meting in 2010, een score van 8,2 ten aanzien van tevredenheid. Ook op de onderliggende thema s waren de scores vaak hoger dan de landelijke gemiddeldes. Zo scoorde ambulant hoger op de thema s klantgerichtheid, efficiëntie, verzuimbestendigheid en organisatie. Er waren geen thema s waar ASVZ onder het landelijk gemiddelde scoorde. Erg mooie scores, zeker gezien de vele veranderingen die er nu spelen in de ambulante zorg. 70