Organisatie. Thuis als je een plek bereikt, om je heen kijkt en weet dat je thuis bent

Transcriptie

1 22 Organisatie Thuis als je een plek bereikt, om je heen kijkt en weet dat je thuis bent

2 23 Profiel van de organisatie Algemene gegevens ASVZ Postbus AC Sliedrecht Telefoonnummer: Kamer van koophandel: adres: Internet: ASVZ biedt zorg- en dienstverlening aan mensen met een verstandelijke beperking en ondersteunt hun ouders/verwanten daar in voorkomende gevallen bij. De AWBZ-gelden vormen de basis voor de inkomsten van de organisatie. Het belangrijkste deel wordt geleverd als zorg in natura. Een relatief klein deel via Persoonsgebonden Budget (PGB). ASVZ is toegelaten voor de functies huishoudelijke verzorging, persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling en verblijf op grond van de AWBZ. ASVZ biedt zorg aan de doelgroepen VG, (SG)LVG en GGZ en is werkzaam in de zorgkantoorregio s Rotterdam, Nieuwe Waterweg Noord, Midden-Holland, Waardenland, Zuid-Hollandse eilanden, West-Brabant, Midden-Brabant en Noord-Oost-Brabant. Organisatiestructuur ASVZ is een juridisch zelfstandige stichting. ASVZ is aangesloten bij Carante Groep. Carante Groep is een landelijk samenwerkingsverband van zelfstandige zorgaanbieders. Zij biedt de samenwerkende organisaties uitgebreide ondersteuning op maat bij de bedrijfsvoering op het gebied van Financiën en Informatisering, Personeel en Organisatie, Huisvesting en Zorgondersteuning. De in Carante Groep samenwerkende organisaties zijn en blijven autonome stichtingen. Het besturingsmodel van ASVZ bestaat uit een raad van bestuur en een raad van toezicht. De raad van bestuur bestaat uit twee leden; één van de leden is door de raad van toezicht benoemd tot voorzitter. Bij ASVZ zijn drie niveaus van leidinggevenden te onderscheiden: raad van bestuur, sectormanager en teamleider. De teamleiders hebben allen een meewerkende functie. Het streven van de organisatie is gericht op de kwaliteit van leven van de cliënten. Bevoegdheden en besluitvorming moeten zo dicht mogelijk liggen bij de plek waar het werk gebeurt. Verantwoordelijkheden liggen bij de lijnfunctionarissen. Voor de aansturing van het primaire proces zijn er 19 sectormanagers wonen (waarvan 7 managers voor intensieve zorggroepen), 4 sectormanagers dagactiviteiten en één sectormanager ambulante zorg- en dienstverlening. Er zijn circa 350 meewerkend teamleiders, die de teams aansturen van de verschillende woonvoorzieningen, dagactiviteitengroepen en ambulante medewerkers én tegelijkertijd zo n 70% van hun tijd met de benen in de praktijk van de dagelijkse zorg staan. Daarnaast zijn er 6 ondersteunende diensten: Facilitair Bedrijf, Financiën en Informatisering, Huisvesting, Kwaliteit, PO&O, Zorgondersteuning en Zorgontwikkeling. De managers van deze diensten en de managers primaire zorg hebben maandelijks individueel werkoverleg met de raad van bestuur. Ook wordt er maandelijks een beleidsoverleg en een managementoverleg gehouden. Daarnaast vindt afstemming met verschillende disciplines plaats in de Stuurgroep Kwaliteit en Veiligheid, Stuurgroep Verzuim en Stuurgroep Vastgoedmanagement. De raad van bestuur heeft maandelijks overleg met de ondernemingsraad en vijf à zes keer per jaar met de centrale cliëntenraad. Tijdens deze bijeenkomsten informeert de raad van bestuur deze medezeggenschapsorganen over de interne en externe ontwikkelingen. Conform de Wet op de Ondernemingsraden en de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz) worden beleidsnotities en relevante besluiten op organisatieniveau ter instemming c.q. advisering voorgelegd aan de OR en CCR. De ondernemingsraad telt 22 zetels, welke op 31 december 2014 allen bezet waren. De raad is centraal geregeld en fungeert als formeel aanspreekpunt voor de belangenbehartiging van de medewerkers. De centrale cliëntenraad bestaat formeel uit vier leden (eind 2014 waren er twee vacatures), is eveneens centraal geregeld en fungeert als formeel aanspreekpunt voor de belangenbehartiging van de cliënten. Ook kent ASVZ sectorale cliëntenraden, die zijn samengesteld per sector of in een combinatie van sectoren. Lokale cliëntenraden zijn gekoppeld aan een (woon)voorziening. Verder kent ASVZ de Oudervereniging Merwebolder/Lingebolder en Buitenvoorzieningen en de Familie Vereniging Vincentius. Deze beide verenigingen hebben geen positie in de formele medezeggenschapsstructuur.

3 24 Kerngegevens Capaciteit Cliënten per einde verslagjaar cliënten in instelling op basis van een zzp met dagbesteding cliënten cliënten in instelling op basis van een zzp zonder dagbesteding 830 cliënten cliënten op basis van volledig pakket thuis (VPT) 11 cliënten extramurale cliënten (inclusief cliënten met begeleiding of dagbesteding (op basis van de cliënten functies BGI en/of BGG) voor zover niet opgenomen in een instelling) Capaciteit beschikbare plaatsen met verblijfszorg per einde verslagjaar, inclusief vroegere gezinsvervangende plaatsen tehuizen Productie gedurende het verslagjaar dagen zorg met verblijf en dagbesteding dagen dagen zorg met verblijf zonder dagbesteding dagen dagen zorg op basis van volledig pakket thuis (VPT) dagen dagdelen dagbesteding (op basis van de functie Begeleiding in groepsverband (BGG) dagdelen uren extramurale productie (exclusief dagbesteding op basis van de functie Begeleiding uren in groepsverband (BGG) en Wmo-zorg Personeel personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 4757 personen FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 3348 fte Bestuur en toezicht Normen voor goed bestuur ASVZ hanteert de Zorgbrede Governance Code van De raad van bestuur legt verantwoording af aan de raad van toezicht inzake de realisatie van de doelstellingen zoals verwoord in de statuten, het behartigen van de belangen van zowel cliënten als werknemers, het beheersen van risico s. Naast de statuten zijn er het Reglement raad van bestuur en Reglement raad van toezicht, waarin taken, verantwoordelijkheden en werkwijzen staan beschreven. Aan de ondernemingsraad, de centrale cliëntenraad en de raad van toezicht wordt door de raad van bestuur structureel verantwoording afgelegd over besluiten die vanwege in- en externe ontwikkelingen zijn genomen. De raad van bestuur is betrokken bij organisatiebrede activiteiten en heeft daarin een stimulerende, sturende en besluitvormende rol. Raad van bestuur Samenstelling en verantwoording De raad van bestuur bestaat uit twee leden, van wie één lid door de raad van toezicht is benoemd tot voorzitter. Binnen de wettelijke en statutaire bestuurlijke verantwoordelijkheden van elk lid afzonderlijk heeft de raad van bestuur een verdeling gemaakt van taken en aandachtsgebieden. De leden van de raad van bestuur zijn tezamen en afzonderlijk verantwoording verschuldigd aan de raad van toezicht voor de hele organisatie. Zij legt verantwoording af in het overleg van de raad van bestuur, alsmede in het overleg met de raad van toezicht. Van beide overleggen wordt verslaglegging gedaan. De taken en verantwoordelijkheden staan beschreven in het Reglement raad van bestuur. Functioneren/bezoldiging De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leden van de raad van bestuur zijn vastgelegd in de statuten. De spelregels voor het functioneren zijn vastgelegd in het Reglement raad van bestuur. De remuneratiecommissie van de raad van toezicht voert jaarlijks een beoordelingsgesprek over het functioneren van de leden van de raad van bestuur. In dit gesprek wordt eveneens de bezoldiging van de leden van de raad van bestuur vastgesteld. Het verslag van deze bespreking wordt vastgesteld in de vergadering van de raad van toezicht. De arbeidsvoorwaarden en bezoldiging zijn bepaald op basis van de adviesregeling Arbeidsvoorwaarden raden van bestuur NVZD die golden ten tijde van benoeming.

4 25 Sinds 2009 is de Beloningscode Bestuurders in de Zorg (BBZ) van toepassing. Per 1 januari 2013 is de WNT-1 van kracht geworden. De bezoldiging van de bestuurders overschrijdt het huidige bezoldigingsmaximum, zoals vastgelegd in de WNT-, maar valt onder het overgangsrecht, zoals in de WNT-1 wordt beschreven. Hierin staat dat de bezoldiging vanaf 2017 in drie jaar tijd afgebouwd moet worden naar het dan geldende bezoldigingsmaximum van de WNT. Vervolgens is per 24 december 2014 de WNT-2 van kracht geworden, waarvoor het Ministerie in 2015 nog een nadere uitwerking zal maken. De maximale bezoldiging WNT wordt gebaseerd op een klasse-indeling. Op grond van de daarvoor geldende criteria is ASVZ ingedeeld in klasse H. Te gelegener tijd zal bij benoeming van nieuwe leden in de raad van bestuur de dan vigerende beloningscode worden toegepast. De bezoldiging van de leden van de raad van bestuur is opgenomen in de jaarrekening Raad van toezicht De raad van toezicht bestond in 2014 uit 5 leden. Mevrouw Van der Jagt is per 31 december 2014 afgetreden, conform het rooster van aftreden. Mevrouw Rutgers is per januari 2015 aangesteld als lid van de raad van toezicht. De heer Tuk is in het verslagjaar met unanieme stemmen herbenoemd voor een volgende periode van 4 jaar. Met ingang van 1 januari 2014 is hij tevens benoemd tot vice voorzitter. Een overzicht van functies en nevenfuncties van de raad van toezicht-leden en het rooster van aftreden is te vinden op cliëntenraad zitting in de raad van toezicht. Alle leden voeren hun taak van onafhankelijk toezicht uit zonder last of ruggespraak en zonder enig belang bij de stichting ASVZ of personen die daar werkzaam zijn. De raad van toezicht heeft in het verslagjaar goedkeuring verleend aan de volgende voorgenomen besluiten: De jaarrekening 2013 Het jaarverslag 2013 De begroting 2015 Het jaarplan 2015 Cliëntenraad De centrale cliëntenraad is formeel het aanspreekpunt voor de belangenbehartiging van de cliënten in de gehele organisatie. Daarnaast fungeren sectorale cliëntenraden, die zijn samengesteld per sector en lokale cliëntenraden, die zijn samengesteld per (woon) voorziening. In diverse documenten zijn zaken vastgelegd betreffende de organisatie van de medezeggenschap. De raden kunnen de beleidsontwikkelingen en uitvoering volgen aan de hand van management-, sector- en teamoverleg verslagen. De medezeggenschapsorganen beschikken over een door ASVZ gefaciliteerd eigen budget en een coach, secretarieel ondersteuner of ambtelijk secretaris. Meer informatie over de medezeggenschap binnen ASVZ kunt u vinden op onder het kopje Over ons/organisatie/ medezeggenschap. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de raad van toezicht en de verhouding met de raad van bestuur zijn vastgelegd in de statuten. De werkwijze van de raad van toezicht is vastgelegd in het Reglement raad van toezicht. Uitgangspunt voor het functioneren van de raad van toezicht is de Zorgbrede Governance Code De raad van toezicht heeft in het verslagjaar vijfmaal vergaderd in aanwezigheid van de raad van bestuur. Voorafgaand aan deze vergaderingen houdt de raad van toezicht een overleg ter voorbereiding. De voorzitters raad van bestuur en raad van toezicht hebben voorafgaand aan de vergaderingen de agenda besproken. Waar nodig of gewenst was er tussentijds contact tussen de voorzitters. In het najaar van 2014 heeft de volledige raad van toezicht een incompany training gevolgd over de ontwikkeling van de governance van de raad van toezicht. Dit betrof twee bijeenkomsten, begeleid door de heer T. Schraven van de Governance University. Bij de samenstelling van de raad van toezicht is gestreefd en zal altijd gestreefd worden naar een evenwichtige mix van kennis, ervaring, maar ook van sekse en politieke kleur. De heer Tuk heeft op voordracht van de ondernemingsraad zitting in de raad van toezicht. Mevrouw Overwater heeft op voordracht van de centrale

5 26 Overzicht van besproken adviezen in 2014 Adviesvraag Rookbeleid (herzien) Adviesvraag Gedragscode internet en veilig computergebruik voor cliënten Adviesvraag Notitie werkwijze plegers grensoverschrijdend gedrag. Eenvoudige versie; Mijn gegevens en ASVZ en ASVZ huisartsenbeleid Adviesvraag Beleid ter voorkoming van MRSA bij ASVZ Adviesvraag Eenvoudige versies van verschillende documenten. Adviesvraag Meldcode huiselijk geweld en (kinder-) mishandeling Adviesvraag Administratiekosten SCG Support Adviesvraag Herzien document; Beleid Bescherming persoonsgegevens cliënten. Adviesvraag Beleid Nachtzorg, uitluisteren cliënten V en VB Adviesvraag Herziene Regeling Vervoer cliënten me met vervoermiddel medewerker Adviesvraag Vitaliteitsbeleid ASVZ Adviesvraag Mijn Plan (eenvoudige versie) Aanvraag toestemming onderzoek naar gebruik slaapmedicatie onder cliënten van ASVZ Adviesaanvraag RvB Beleid bevoegd en bekwaam t.b.v. risicovolle handelingen Adviesvraag Herzien geneesmiddelen distributie protocol Adviesaanvraag Beleid Toestemming foto s en film cliënten Adviesvraag Opzet A protocollen Adviesvraag; Nieuwe opzet Aanzet Jaarverantwoording en jaarrekening 2013 ASVZ Adviesvraag Palliatieve zorg binnen ASVZ Verzoek aan RvB om alternatief voor weggevallen SMR (ongevraagd advies) Adviesvraag verhoging waskosten, extra personeelskosten en internetkosten Adviesvraag Herzien beleid seksueel misbruik Adviesvraag Begroting ASVZ 2015 en kaderbrief Adviesvraag Herzien bad protocol Adviesvraag Notitie vrijwilligerswerk Speerpunten CCR De CCR let op waarborging van de kwaliteit van zorg. 2. De CCR kijkt mee met bezuiniging binnen ASVZ 3. De CCR volgt de overgang naar de Wmo van de cliënten van ASVZ nauwlettend. 4. De CCR herziet de structuur van de medezeggenschap en ruimt daarbij plaats in voor een CCRc. SCR verwanten In 2014 heeft de SCRv onder andere gesproken over communicatie en het vergroten van de bekendheid van de SCRv op de woningen en dagactiviteiten en bij familie en mantelzorgers, het werven van leden, gebruik van social media en vrijwilligerswerk. Er is ook nagedacht over de rol van de SCRv onder de nieuwe omstandigheden (veranderingen in AWBZ, PGB en decentralisatie van de zorg), optimalisatie van de samenwerking tussen medewerkers en ouders/ verwanten en hygiëne, bewegen en gezond eten. Tevens is er een themabijeenkomst Curator, bewindvoerder, mentor of mantelzorger georganiseerd. In 2015 wil de SCRv zich, naast bovengenoemde zaken, ook buigen over medicatiegebruik, veranderende rechten en plichten voor cliënten en verwanten en communicatie van dagbesteding. SCR cliënten In 2014 waren er 14 Sectorale Cliëntenraden-cliënten actief. Deze raden komen gemiddeld 1 x per 2 maanden bijeen en worden ondersteund door een coach. Onderwerpen van gesprek zijn o.a. de doelen uit het jaarplan ASVZ en wat verder vanuit de notulen van de huiskameroverleggen naar voren komt. Afgelopen jaar is in de raden onder andere aandacht besteed aan veiligheid (op de terreinen), huisregels, de Wmo, het cliënttevredenheidsonderzoek en het medewerkerstevredenheidsonderzoek.

6 27 Ondernemingsraad Taken en werkwijze ondernemingsraad Is binnen de verslagleggende organisatie een COR of OR ingesteld? Is de taakverdeling en werkwijze van de OR vastgelegd in een reglement? Beschikt de OR over een budget binnen de begroting? ja, een OR ja ja Tabel: Taken en werkwijze ondernemingsraad Samenstelling ondernemingsraad De ondernemingsraad heeft 22 zetels en bestond op 31 december 2014 uit 22 leden. De ondernemingsraad wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris en een secretaresse. Onderwerpen ondernemingsraad In 2014 heeft de ondernemingsraad de volgende onderwerpen besproken : instemmingsverzoek organisatieaanpassing Facilitair Bedrijf instemmingsverzoek terugdringing overcapaciteit en naar aanleiding daarvan de medewerkersbijeenkomsten tussentijdse OR verkiezingen in twee kiesgroepen instemmingsverzoek pilot wijzigingen verzuimbeleid instemmingsverzoek regeling verbetertrajecten en officiële waarschuwingen instemmingsverzoek regeling vervoer cliënten met eigen vervoermiddel van de medewerker instemmingsverzoek voorstel Integraal risico management instemmingsverzoek projectplan actualiseren functiegebouw instemmingsverzoek beleid bevoegd en bekwaam t.b.v. risicovolle handelingen instemmingsverzoek invoering flexibele schil instemmingsverzoek regeling persoonlijk budget levensfase (PBL) instemmingsverzoek PC-privé project ASVZ jaarrekening en jaarverantwoording ASVZ 2013 instemmingsverzoek verplichte overplaatsingen binnen het primair proces adviesaanvraag onderzoek maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) instemmingsverzoek demotiebeleid instemmingsverzoek A- en B-lijsten teambezoeken OR en werving contactpersonen instemmingsverzoek beleid alcohol, drugs en middelen (ADM-beleid) instemmingsverzoek procedure verplichte overplaatsingen instemmingsverzoek consequenties transities voor Zorgondersteuning & Ontwikkeling instemmingsverzoek sociale paragraaf De ondernemingsraad heeft alle instemmingsverzoeken en adviesaanvragen, al dan niet na enkele op verzoek van de ondernemingsraad aangebrachte wijzigingen, gehonoreerd. De ondernemingsraad heeft jaarlijks overleg met zowel interne als externe partijen. Zo is er intern regelmatig overleg met de manager PO&O. De door de ondernemingsraad ingestelde commissies voeren regelmatig intern overleg met diverse deskundigen over lopende zaken. Daarnaast is er eenmaal per jaar overleg met het dagelijks bestuur van de CCR, de manager F&I en de raad van toezicht. Gedurende het verslagjaar heeft de ondernemingsraad verschillende trainingen gevolgd.