UITVOERINGSOVEREENKOMST STICHTING OPENBARE BIBLIOTHEEK LEIDEN BESLUITEN

Transcriptie

1 Behoudens advies van de commissie WOWZ Aanbiedingsformulier nderwerp UITVOERINGSOVEREENKOMST STICHTING OPENBARE BIBLIOTHEEK LEIDEN In te vullen door Bestuurssecretariaat Ontwerper Parafanten Directeuren Portefeuilleh. B&W Nr: Dienst : C&E C&E VOCS Agenda Sector : C+S Openbaar: ja Naam : B. Kienjet R.V.: nee Tst.nr : 5335 Datum B&W vergadering: Datum : BESLUITEN de getekende uitvoeringsovereenkomst voor 2005 met de Openbare Bibliotheek Leiden ter kennis te brengen van de Commissie voor Onderwijs en Cultuur. Korte overwegingen Ter uitvoering van de nota beleidscyclus en de opdracht bij de begroting 2005 sluit de gemeente in 2005 voor het eerst met de Openbare Bibliotheek Leiden (OBL) een uitvoeringsovereenkomst af over de prestaties die voor de verstrekte subsidie worden geleverd. De belangrijkste productieafspraken met de OBL zijn: De openingstijden van de OBL bedragen gemiddeld tenminste 142,78 uur per week, waarvan tenminste 38,67 uur per week voor de centrale bibliotheek. De uren van de zondagopenstelling in de centrale bibliotheek zijn hierbij inbegrepen. Voor de abonnementen en het uitlenen van materialen hanteert de Openbare Bibliotheek Leiden in 2005 de tarieven zoals die zijn opgenomen in de bijlage 2 bij de uitvoeringsovereenkomst. De OBL biedt in haar centrale vestiging en in de filialen Noord, Merenwijk en Stevenshof internetfaciliteiten aan met totaal tenminste 43 operationele internet- PC s. De OBL rapporteert maandelijks over het aantal leden, bezoekers en uitleningen, uitgesplitst naar de verschillende filialen en uitleenposten, alsmede het aantal inlichtingenvragen, websitebezoeken, en internetgebruik. Formatieve consequenties Geen Begrotingsconsequenties Geen Communicatie Openbaar: B&W- besluitenlijst Samenvatting

2 De gemeente Leiden en de OBL sluiten in 2005 voor het eerst een uitvoeringsovereenkomst af. De overeenkomst regelt welke produkten de OBL tegen welke subsidie levert. Aanpak verdere communicatie Geen

3 Uitvoeringsovereenkomst 2005 gemeente Leiden stichting Openbare Bibliotheek Leiden ONDERGETEKENDEN: De gemeente Leiden, overeenkomstig het gestelde in het mandatenschema dat op is vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders en overeenkomstig artikel 171 van de Gemeentewet, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur van de dienst Cultuur en Educatie, mw. drs. L.F. Schepman-de Puij, hierna te noemen de gemeente en stichting Openbare Bibliotheek Leiden, op basis van de statuten ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur van de Openbare Bibliotheek Leiden, de heer P.W.J. Duijvestein, hierna te noemen de OBL OVERWEGENDE DAT: De gemeente de hoofddoelstellingen voor openbaar bibliotheekwerk heeft vertaald in speerpunten en resultaatverwachtingen De stichting Openbare Bibliotheek Leiden ten doel heeft "Door het laagdrempelig ter beschikking stellen van en toegang bieden tot kennis en cultuur en het bevorderen van het vrije verkeer van informatie voor iedereen wil de OBL een bijdrage leveren aan het democratisch functioneren van de samenleving. Zij is gebaseerd op de beginselen van vrijheid, gelijkheid en universele vorming en is gelijk aan die van alle openbare bibliotheken (Unesco-statuut voor het bibliotheekwerk)." De gemeente op grond van de Algemene Subsidieverordening vastgesteld d.d. 17 februari 1998 subsidie kan verlenen voor: de bevordering van de algemene en culturele ontwikkeling van de bevolking van Leiden en omstreken het stimuleren van lezen en de verspreiding van andere moderne vormen van informatieoverdracht. het aanbieden van ICT-faciliteiten. De voorliggende overeenkomst past binnen de kaders van de subsidiebeschikking 2005 aan de OBL en de status heeft van een nadere specificatie van die beschikking. De OBL, handelend vanuit haar statutaire doelstelling als opdrachtnemer, en de gemeente, als beleidsverantwoordelijk opdrachtgever, binnen de kaders van de Awb, de vigerende subsidieverordening van de gemeente Leiden, en de Bundel voorwaarden Productsubidiëring Leiden (juni 2004), invulling geven aan een zakelijke en professionele subsidierelatie. KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN:

4 Duur van de overeenkomst De voorliggende overeenkomst loopt vanaf 1 januari 2005 tot en met 31 december Productie-afspraken De OBL zal conform de offerte d.d. 22 juli 2004 de activiteiten uitvoeren en daarmee ten minste de navolgende aantallen eenheden van de verschillende productsoorten leveren. De openingstijden van de OBL bedragen gemiddeld tenminste 142,78 uur per week, waarvan tenminste 38,67 uur per week voor de centrale bibliotheek. De uren van de zondagopenstelling in de centrale bibliotheek zijn hierbij inbegrepen. Voor de abonnementen en het uitlenen van materialen hanteert de Openbare Bibliotheek Leiden in 2005 de tarieven zoals die zijn opgenomen in de bijlage 2 bij deze uitvoeringsovereenkomst. De OBL biedt in haar centrale vestiging en in de filialen Noord, Merenwijk en Stevenshof internetfaciliteiten aan met totaal tenminste 43 operationele internet- PC s. De OBL rapporteert maandelijks over het aantal leden, bezoekers en uitleningen, uitgesplitst naar de verschillende filialen en uitleenposten, alsmede het aantal inlichtingenvragen, websitebezoeken, en internetgebruik. Op de productieafspraken zijn de flexibiliteitsbepalingen van toepassing zoals opgenomen in de Bundel voorwaarden Productsubidiëring Leiden. Ten aanzien van eventuele aanvullende projecten op het gebied van ICT zullen alleen dan nadere afspraken gemaakt worden indien daarvoor ook aanvullende budgetten vanuit het Grote Steden Beleid beschikbaar komen. Resultaatverwachtingen In de prestatie-aanvraag en de offerte zijn resultaatverwachtingen benoemd, door de OBL aangeduid als prognoses. De resultaatverwachtingen zijn bedoeld om de bijdrage van de betreffende activiteit(en) aan de gemeentelijke speerpunten te waarborgen. Op basis van de voortgangsrapportages van de OBL zullen de gemeente en de OBL de resultaatverwachtingen bespreken met het oog op optimalisering van de bijdrage aan de gemeentelijke speerpunten. Kwaliteit De OBL borgt de kwaliteit van de uitvoering van de activiteiten die in de offerte zijn weergegeven. Deze borging geeft de OBL concreet vorm door de voldoen aan de normen van de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) en te functioneren als basisbibliotheek volgens de definitie van de stuurgroep Meijer. Met het oog op de kwaliteit van de dienstverlening en optimalisatie van de inzet van subsidiemiddelen hechten de OBL en de gemeente aan samenwerking met andere organisaties die op het terrein van welzijn, wonen, educatie, zorg en cultuur actief zijn. Offertetraject 2006 De gemeente zal ervoor zorgdragen dat de vraag aan de OBL betreffende de werkzaamheden voor 2006 uiterlijk 1 mei 2005 in de vorm van een prestatieaanvraag aan de stichting zal worden voorgelegd. De OBL zal ervoor zorgdragen dat uiterlijk 15 augustus 2005 een prestatievoorstel/de offerte, voorzien van een uitwerking in termen van te leveren eenheden van soorten producten en daaraan gerelateerde prijzen, zoals beschreven in de Bundel voorwaarden Productsubidiëring Leiden, bij de gemeente is ingediend. Bij het prestatievoorstel/de

5 offerte is tevens de totale stichtingsbegroting voor 2006 op basis van reguliere bedrijfseconomische beginselen toegevoegd. De gemeente wil in 2005 de mogelijkheden onderzoeken een meerjarige uitvoeringsovereenkomst af te sluiten voor de periode 2006 tot en met Informatievoorziening en besluitvorming Twee maal per jaar te weten begin juni en begin oktober vindt er een formele voortgangsbespreking plaats tussen de OBL en de gemeente over de stand van zaken betreffende de lopende uitvoeringsovereenkomst. Leidraad voor de bespreking vormen twee voortgangsrapportages van de OBL, waarin belangrijke inhoudelijke en financiële afwijkingen (>10%) ten opzichte van de offerte worden gemeld, geanalyseerd en waar nodig voorzien van voorstellen voor oplossingen. De voortgangsrapportage over de eerste vier maanden dient uiterlijk 1 juni beschikbaar te zijn, die over de eerste acht maanden dient uiterlijk 1 oktober beschikbaar te zijn. Daarnaast zal de stichting in de rapportages kort melding maken van actuele ontwikkelingen die van belang zijn voor de lopende en/of toekomstige overeenkomst met de gemeente De OBL rapporteert uiterlijk vóór 1 mei van het jaar volgend op het jaar, waarop de voorliggende overeenkomst betrekking heeft, aan de gemeente. Deze rapportage bestaat uit: een productieverslag, bestaande uit een overzicht van de omvang van de geleverde prestaties in termen van eenheden producten. Het productieverslag voorzien van een verklaring van de accountant van de stichting, die verklaart dat het verslag voldoet aan de eraan te stellen eisen (conform protocol); een overzicht van bereikte inhoudelijke resultaten (conform vastgestelde resultaatverwachtingen) de exploitatierekening, balans en toelichting daarop (te samen: de formele jaarrekening) alsmede gegevens over de omvang van een eventueel overschot, c.q. tekort ten opzichte van de toegekende subsidies inzicht in de inkomsten van derden en in diensten die door de OBL aan derden worden verleend en de daarbij behorende inkomsten. De jaarrekening zie boven is voorzien van een accountantsverklaring in de zin van een getrouw beeld-verklaring (dus niet een samenstellings- of een beoordelingsverklaring), afgegeven door een RA of een tot certificeren bevoegde AA. Het niet nakomen van deze verplichtingen kan korting op of stopzetting van de bevoorschotting tot gevolg hebben c.q. leiden tot een lagere subsidie bij de definitieve vaststelling. Voor een overzicht van de planning van de wederzijdse afspraken wordt verwezen naar het spoorboekje in bijlage 1. Subsidievaststelling De gemeente zal de subsidie vaststellen aan de hand van de hierboven beschreven rapportage. Beoordeling geschiedt aan de hand van hetgeen in deze overeenkomst is vastgelegd. De gemeente stelt de subsidie uiterlijk drie maanden na indiening van het jaarverslag vast. Indien de OBL de activiteiten heeft gerealiseerd conform de offerte en dit door de gemeente als zodanig is vastgesteld maar het toegekende subsidiebedrag niet geheel heeft besteed, kan het surplus aan de reserve worden toegevoegd. De omvang van de

6 reserve zal door de gemeente betrokken worden bij prijsonderhandelingen over toekomstige uitvoeringsovereenkomsten. Eventuele tekorten zullen met de aanwezige reserve moeten worden verrekend. Bij een negatief saldo zal de OBL een dekkingsplan opstellen, waarin wordt aangegeven welke maatregelen genomen zullen worden om de ontstane tekorten weg te werken. Inbreekmogelijkheden Tussentijdse (eenzijdige) wijzigingen van de afspraken in de overeenkomst zijn niet toegestaan. Uitzonderingen hierop vormen: niet voorzienbare calamiteiten, die niet vallen onder de algemeen aanvaardbare en hanteerbare (bedrijfs)risico s en die direct invloed hebben op de gemaakte productafspraken; ingrijpende wijzigingen in wet- en regelgeving die direct van invloed zijn op de prestatie-afspraken in het lopende contractjaar. Vrijheidsgraden van de instelling De gemeente stelt geen voorwaarden aan niet gesubsidieerde activiteiten van de instelling, behalve dat niet gesubsidieerde activiteiten moeten passen binnen de doelstelling(en) van de OBL en de wel door de gemeente gesubsidieerde activiteiten niet op negatieve wijze beïnvloeden dan wel daarvoor een risico vormen. Deze activiteiten staan verder volledig los van de afspraken, die uit de voorliggende overeenkomst voortvloeien. Wel vraagt de gemeente de instelling een overzicht bij te voegen van de activiteiten die voor derden worden. Deze regel geldt ook voor (ontwikkeling van) commerciële activiteiten en door andere overheden gesubsidieerde activiteiten, waarbij uitgegaan wordt van volledig kostendekkende activiteiten, die aantoonbaar geen direct of indirect beslag leggen op Leidse subsidies. Ook kosten, bijvoorbeeld overheadkosten, ten behoeve van nietgesubsidieerde activiteiten mogen niet ten laste gebracht worden van de subsidie. Aan de OBL worden verder geen voorwaarden opgelegd ten aanzien van de uitvoering van management en beheer. Uitbesteden van werk aan derden valt binnen de eigen beleidsvrijheid. Leiden, 3 januari 2005 mw. drs. L.F. Schepman-de Puij, directeur dienst Cultuur en Educatie Leiden van de Gemeente Leiden. dhr. P.W.J. Duijvestein directeur Openbare Bibliotheek

7 Bijlage 1: Spoorboekje OBL gemeente Leiden Januari Februari Maart April Uiterlijk 1 mei, prestatie-aanvraag gemeente gereed Uiterlijk 1 mei jaarrekening jj-1 beschikbaar en inhoudelijk jaarverslag jj- 1 beschikbaar Mei Uiterlijk 1 juni, eerste viermaands voortgangsrapportage jj gereed Juni Bespreking eerste voortgangsrapportage Uiterlijk 1 juli vaststelling subsidie jj- 1 Juli Augustus Uiterlijk 15 augustus, prestatieaanbod OBL gereed September Uiterlijk 1 oktober, 2 e viermaands voortgangsrapportage jj gereed Oktober Bespreking tweede voortgangsrapportage Uiterlijk 1 november UVOK jj+1 gereed November December Uiterlijk 31 december, beschikking gereed en verzonden met UVOK jj+1

8 Bijlage 2. Tarieven OBL 2005 basis standaard plus super leengeld volw. boeken 0,50 leengeld volw. boeken 0,25 geen leengeld geen leengeld + gratis reserveren + dubbele uitleentermijn jeugd t/m 17 jr n.v.t. 0,00 8,50 n.v.t. 21 t/m 64 jr 13,50 26,50 35,00 46,50 18 t/m 20 jr / 65+ 8,00 16,00 23,50 37,00 uitleenposten 13,50 duplicaat-pas 2,60 dagpas 2,60