Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 1 van 1

Transcriptie

1 Post UIT Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 1 van 1 Verzonten Op'. 06/04/2016 Dofpsstraët 1, 9551 AB Sellinjen telefoon (0599) info@vlajtwedde.nl c/ postadres postbtls 14, 9550 AA Sellinjen internet vlagtwedde.nl g e m e e n t e Vlagtwedde e eenteraad Postbus Ah SELLINGEN ons kenmerk: doorkesnlmer: uw brief van: uw kenmerk bijhgen: onde-e : daolrn: 5 april 2016 ZA /DU (0599) KPI agenlijst en jaa erslag 2015 verslag en verantwoording archie eheer 2015 i.h.kv. het Interbestuurlijk Toezicht Geachte leden van de gemeenteraad, Per 1 oktober is de Wet Redtalisering Generiek Toezicht (RGT) van kracht geworden. Het speci eke toezicht door de prodnciale archie nspecteur is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archieieten op basis van de Gemeentewet. Het sturend toezicht vooraf is ve angen door een meer terughoudend toezicht achteraf Dit noemt men horizontale verantwoording'. Het College van Burgemeester en Wethouders dienen zich voor de uiwoering van taken in de eerste plaats te verantwoorden aan de gemeenteraad. Dit is een verplichting die ook voorwloeit uit de Archie&erordening. Om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform te Archie et te ondersteunen, heeft de VNG een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) ont Weld. Dit op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden door de archie etgeving. Via de antwoorden van de daarbij horende vragen wordt inzichtelijk of de gemeente al dan niet aan de eisen van de Archie et voldoet. Tevens brengen de archief KPl's een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. De archief KPI's bieden een kapstok voor het opmaken van een jaa erslag dat het College van Burgemeester en Wethouders aan de gemeenteraad dient uit te brengen. Als bijlage treû u een gecombineerd verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archieèewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer aan. Namens het College van Burgemeester en Wethouders..... vlagtwedde, op één na.

2 *ZEA1B8FA35E* Zaaknummer: ZA /DN Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

3 Verslag en verantwoording over 2014 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Inleiding De Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT) is in werking getreden per 1 oktober Hierdoor is de gemeente naast het toezicht op de zorg voor (digitale) archieven ook verantwoordelijk voor het toezicht op het (informatie)beheer. De informatiehuishouding van de gemeente Vlagtwedde is door de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) getoetst aan het model-archiefkader van de VNG door middel van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). Deze KPI s zijn afgeleid van de voor de gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Beantwoording van deze KPI s zijn niet vrijblijvend, maar verplicht. Deze archief-kpi s zijn leidraad geweest voor het opmaken van het jaarverslag dat het college van burgemeester en wethouders als archiefzorgdrager ex artikel 30 van de Archiefwet aan de gemeenteraad dient te overleggen. De archiefinspecteur in de provincie Groningen heeft aangegeven dat met nadruk gekeken zal worden naar vier onderwerpen nl.: - kwaliteitseisen; - goede-, geordende- en toegankelijke staat; - vernietiging, openbaarheid; - duurzame beheeromgeving. Uit de toetsing aan de KPI vragenlijst zijn een aantal verbeterpunten naar voren gekomen waarop actie dient te worden ondernomen. De meest belangrijke daarvan zijn in dit jaarverslag genoemd. Het doel is om genoemde actiepunten tot uitvoering te brengen en daarmee te voldoen aan de genoemde KPI s. Daarvoor zal een planning van uit te voeren werkzaamheden worden opgesteld. 1. Lokale regelgeving Regelgeving De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn de basis op welke wijze onze gemeente de Archiefwet vorm geeft. De archiefverordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen worden gevormd, het beheer, de mensen en de daarvoor beschikbare middelen. De archiefverordening van gemeente Vlagtwedde is op 24 september 2013 vastgesteld door de gemeenteraad. Mededeling van vaststelling van de verordening aan het college van Gedupeerde Staten heeft plaatsgevonden op 31 oktober Het Besluit Informatiebeheer beschrijft in onze gemeente de voorwaarden waaraan het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Het Besluit Informatiebeheer is na de herinrichting van de archiefbewaarplaats, die heeft plaatsgevonden in nauw overleg met de Provinciaal Archiefinspecteur, vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 18 november Het informatiebeheer is organisatorisch ondergebracht bij de Bestuursdienst en dan met name de afdeling Facilitaire Zaken

4 onderdeel Documentaire informatievoorziening (DIV). De medewerkers daarvan dragen zorg voor de uitvoering van het integrale archiefbeheer. Toezicht Als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht is een nieuw model Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer beschikbaar gekomen. De bepalingen met betrekking tot het toezicht van de gemeentesecretaris op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden zijn daaruit gehaald. Wanneer binnen de gemeentelijke organisatie een gemeentelijke archivaris is aangesteld, is deze verantwoordelijk voor het toezicht op de zorg van niet overgebrachte gemeentelijke archiefbescheiden en het beheer van de archiefbescheiden na overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Deze gemeente heeft geen archivaris aangesteld, waardoor wettelijk gezien de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het toezicht. De gemeentesecretaris dient zich voor het uitoefenen van het toezicht te laten bijstaan door kwalitatief bevoegde personen. Het uitoefenen van het toezicht kan op verschillende manieren geregeld worden. Bijvoorbeeld door het aanwijzen van een gekwalificeerde interne- of externe toezichthouder en/of in samenwerking met andere gemeenten. De mogelijkheden waarop het toezicht vorm kan worden gegeven zullen nader worden onderzocht. Wijzigingen in taken en organisatie Vanaf medio november 2013 voert de Omgevingsdienst Groningen (OGD) voor onze gemeente taken uit. De omgevingsdienst verzorgt de vergunningverlening en toezichten handhavingstaken. In een dienstverleningsovereenkomst is onder andere vastgelegd hoe wordt omgegaan met de opmaak, verzending en archivering van documenten. De gemeente blijft verantwoordelijk voor de taakuitvoering en dus ook voor de archivering. Om te voorkomen dat zich met betrekking tot de archivering bij bovengenoemde organen ongewenste ontwikkelingen voordoen, zal er op worden toegezien dat de afspraken op correcte wijze worden uitgevoerd. Uitvoering van deze taken brengt met zich mee dat de schriftelijke (en digitale) neerslag daarvan, in casu de archivering van documenten, decentraal plaatsvindt. In het kader van deze samenwerking zijn de milieudossiers inmiddels gedigitaliseerd en beschikbaar gesteld aan de medewerkers van de OGD. Integratie van de digitale milieudossiers in DECOS zou plaatsvinden in 2015 en wel zodanig dat op object (adres) alle documenten die betrekking hebben op het milieu in één oogopslag terug te vinden zijn. Dit is niet gelukt en de integratie zal nu plaatsvinden in Op 26 mei 2015 heeft het college van B en W de gemeenteraad voorgesteld een krediet beschikbaar te stellen voor het digitaliseren van de bouwdossiers. De gemeenteraad heeft het krediet beschikbaar gesteld in haar vergadering 22 september Het project zal worden uitgevoerd in Interne kwaliteitszorg en toezicht Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B&W ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden (digitaal en fysiek) voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden en procedures die nodig zijn voor de kwaliteitszorg en -controle. Een kwaliteitssysteem geeft weer hoe een correcte uitvoering van vastgestelde procedures en protocollen plaatsvindt.

5 Er zijn door de gemeente een beperkt aantal regelingen en/of protocollen vastgesteld, die onderdeel kunnen zijn van een op te stellen kwaliteitssysteem. Vaak wordt echter gehandeld op basis van gewoonten en informele afspraken. Deze ongeschreven gedragsregels dienen formeel te worden vastgesteld en kunnen bijeen worden gebracht in een handboek. Het college van B en W heeft op 1 december 2015 de handreiking Kwaliteitshandboek Beheer Archiefbescheiden vastgesteld. Deze handreiking is een basisdocument om te komen tot procedures die de kwaliteit van de informatie waarborgen. Zonder een kwaliteitssysteem kan onvoldoende worden gestuurd op kwaliteit, bewaking en de juiste uitvoering van de procedures. Een algemeen landelijk kwaliteitssysteem is nog niet ontwikkeld. Als begin 2016 de nieuwe versie van DECOS is geïmplementeerd gaan we hiermee aan de slag. Verslaglegging toezicht - Op grond van artikel 8 van de archiefverordening dient het college jaarlijks verslag uit te brengen aan de raad van de zorg voor het archief en de informatiehuishouding ter uitvoering van artikel 30 van de archiefwet. - Op grond van artikel 7 van het besluit informatiebeheer brengt de gemeentesecretaris elk jaar verslag uit over het gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Documentair structuurplan Op grond van artikel 18 van de archiefregeling dient de gemeente te beschikken over een documentair structuurplan (DSP). Een DSP is een actueel-, compleet- en logisch samenhangend overzicht van de bij de gemeente berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het DSP is met name van belang voor digitale documenten en databestanden. Het DSP geeft inzicht in: - welke taken of werkprocessen de gemeente uitvoert; - welke applicaties daarvoor worden gebruikt; - welke archiefdocumenten (digitaal of fysiek) of data daaruit voortvloeien; - of documenten permanent dan wel op termijn voor vernietiging in aanmerking komen; - waar en in welke vorm documenten worden bewaard; - met welke applicaties permanent te bewaren documenten/data ze blijvend geraadpleegd kunnen worden. Het hebben van een overzicht is belangrijk, omdat daarmee vastgesteld kan worden of documenten c.q. data - die voor bewaring in aanmerking komen - op andere locaties worden bewaard dan in het centrale archief. Zonder zo n overzicht bestaat de kans dat informatie ten onrechte wordt vernietigd of door niet tijdige conversie op termijn niet meer te raadplegen is. De gemeente Vlagtwedde werkt op basis van een model DSP/Inavigator, waarin alle processen die in de gemeente uitgevoerd worden zijn opgenomen. Via dit systeem worden de documenten aan het juiste proces gekoppeld. Een overzicht, zoals hiervoor genoemd is echter (nog) niet op- en vastgesteld. De verdere invulling van het DSP zal worden gerealiseerd.

6 Authenticiteit, context en toegankelijkheid archiefbescheiden De fysieke archieven zijn in goede-, geordende- en toegankelijke staat. De archieven van de rechtsvoorgangers van de gemeente Vlagtwedde zijn geplaatst in de gemeentelijke archief-bewaarplaats. De authenticiteit en context zijn goed te herleiden uit de fysieke zaakdossiers. De archieven zijn goed toegankelijk door middel van archiefinventarissen, welke zowel in fysieke vorm als in digitale vorm aanwezig zijn. Het dynamisch archief is rechtstreeks toegankelijk. De dossiers zijn geordend op basis van de Basis Archiefcode (BAC). Het digitale archief is in opbouw. Hoewel een aantal voorwaarden voor digitaal- en zaakgericht werken aanwezig zijn, kan nog niet vertrouwd worden op de volledigheid van de digitale zaakdossiers. Er worden nog steeds documenten buiten het zaaksysteem om opgemaakt. Daarom worden de permanent te bewaren documenten - en het merendeel van de op termijn te vernietigen documenten - nog fysiek gearchiveerd. Duurzaamheid De gemeente maakt voor de bewaring van fysieke archiefbescheiden gebruik van duurzame verpakkingsmaterialen. De oudere archiefbestanden, die zich in de archiefbewaarplaats en deels in de archiefruimte bevinden, zijn nog niet allemaal bewerkt en omgepakt. Voor het bewerken van de geplaatste archieven in de archiefbewaarplaats is een krediet beschikbaar gesteld bij de behandeling van de begroting Het gaat hierbij om het archief van de voormalige Dienst Gemeentewerken, het tienjarenblok (secretarie) en diverse kleinere archieven (in totaal 194 strekkende meter). Uitvoering vindt plaats in Voordat tot volledige digitale archivering kan worden overgegaan, zal voorzien moeten worden in een duurzame wijze van opslag van documenten en gegevens (edepot). 4. Digitale documenten en bestanden Alle inkomende documenten worden op een zaakgerichte wijze in het zaaksysteem Decos geregistreerd. Het zaaksysteem wordt gebruikt voor digitale afhandeling. Reactie- en vervolgdocumenten worden bij correct gebruik van het zaaksysteem toegevoegd aan het zaakdossier. Documenten die voor bestuurlijke besluitvorming zijn geagendeerd, worden na besluitvorming gescand in pdf-format en toegevoegd aan het zaakdossier. Voor uitgaande brieven, opgemaakt in het zaaksysteem geldt met ingang van 1 april 2014, dat deze worden verzonden door medewerkers van DIV. Het grote voordeel is dat de uitgaande documenten op deze wijze bij verzending toegevoegd worden aan het zaakdossier in pdf-format. Er is nog geen voorziening of protocol voor de wijze waarop omgegaan wordt met ondertekening van uitgaande brieven. Voordat wordt overgegaan tot digitale archivering zal hiervoor een voorziening moeten worden getroffen. Hybride situatie Om de overgang naar digitaal werken en digitaal archiveren mogelijk te maken, dient aan een groot aantal randvoorwaarden te worden voldaan. Intern dient er de discipline te zijn om het zaaksysteem als leidend te beschouwen en dus alle documenten - die van belang zijn - daarin op te slaan. Voorgaande kan alleen worden bereikt als het digitaal- en zaakgericht werken tot standaard wordt verheven en gestopt wordt met fysiek archiveren.

7 Het vaststellen van een protocol voor digitale zaakafhandeling kan daarbij uitkomst bieden. Het management dient vervolgens te sturen op het correct gebruik van het zaaksysteem. Daarnaast dienen er maatregelen genomen te worden ter verantwoording van het niet meer fysiek archiveren. Het opstellen van een handboek digitale vervanging archiefbescheiden is daarvoor een goed instrument. Doel van het handboek vervanging is het vastleggen van een beschrijving van de procesmatige- en technische inrichting van de voorgenomen vervanging. 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Vernietiging De voor vernietiging in aanmerking komende fysieke archiefbescheiden worden jaarlijks vernietigd. Vernietiging vindt plaats op basis van de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen sinds 1 januari 1996 (en actualisaties daarvan). Verklaringen van vernietiging, inclusief een specificatie van vernietigde documenten, worden opgemaakt en in het archief bewaard. Sinds de invoering van het digitaal- en zaakgericht werken in 2008 worden digitale documenten in het zaaksysteem Decos opgenomen. Vernietiging van daarvoor in aanmerking komende documenten heeft nog niet plaatsgevonden. Documenten worden geregistreerd op basis van het model DSP/I-navigator. Na afsluiting van een zaak worden weliswaar V-termijnen toegekend, maar er wordt nog niet daadwerkelijk vernietigd. Er wordt nog geen gebruik gemaakt van de mogelijkheden voor (resultaatafhankelijke) waardering van bewaar- of vernietigingscriteria. Om over te kunnen gaan naar digitaal archiveren zal daarvoor een voorziening getroffen moeten worden. Dit kan in de vorm van het toevoegen van vernietigingstermijnen aan de zaken in het model DSP/I-navigator. Om alle documenten die worden geregistreerd (ingekomen post), die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, niet meer fysiek te hoeven archiveren is de keuze gemaakt om deze in een numerieke serie te bewaren. Hieraan is een vernietigingstermijn gekoppeld van 7 jaar. Het voorgaande geldt eveneens voor de numerieke serie uitgaande post. Vervanging Permanent te bewaren archiefbescheiden, evenals ook de meeste op termijn te vernietigen bescheiden, worden op traditionele wijze en in papieren vorm gearchiveerd. Daarnaast worden gescande/digitale documenten in Decos als zaakdossier opgeslagen. Het fysieke archief is daarbij nog leidend. Er worden nog geen papieren archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties (substitutie). Omgekeerde substitutie komt wel voor. Zo worden alle digitaal opgemaakte of ontvangen documenten, die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, uitgeprint en in fysieke vorm gearchiveerd. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats In de openbare archiefbewaarplaats zijn de archieven van de voormalige gemeenten Bourtange en Vlagtwedde van geplaatst en overgebracht. Ook zijn diverse archieven van verenigingen, stichtingen, scholen en particulieren geplaatst en overgebracht. Deze archieven zijn in de praktijk openbaar en kosteloos te raadplegen.

8 Indien van toepassing zijn beperkende bepalingen ten aanzien van de openbaarheid gesteld. In 2015 is één archief geplaatst en overgebracht naar de archiefbewaarplaats t.w.: Het archief voetbalvereniging Westerwolde ( ) (1 mtr.). 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De gemeentelijke archiefbewaarplaats is gevestigd in het gemeentehuis. De archiefbewaarplaats is in 2014 grondig gerenoveerd. Het één en ander is in nauwe samenwerking met de Provinciale Archiefinspecteur gerealiseerd. De bewaarplaats voldoet nu weer aan alle daaraan gestelde eisen opgenomen in de archiefregeling In het verleden gaf de Provinciale Archiefinspectie, na controle, een goedkeuringsbesluit af. Sinds de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT) per 1 oktober 2012 wordt deze niet meer afgegeven. Archiefruimten Naast/bij de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) op de eerste verdieping is een archiefruimte in gebruik. Deze ruimte is officieel niet goedgekeurd maar is door de jaren heen door de archiefinspectie gedoogd, omdat de gemeente geen alternatief voorhanden heeft daar waar het gaat om het plaatsen van archiefbescheiden. In deze ruimte worden zowel te bewaren (semi-statisch vanaf 2001), milieu- en bouwarchief als op termijn te vernietigen bescheiden opgeslagen. De verwachting is dat er binnen 5 jaar volledig digitaal gewerkt zal worden. Het milieuarchief is al digitaal. De bouwdossiers worden in 2016 gedigitaliseerd. Gelet op voorgaande betekent het dat deze archiefruimte in 2020 overbodig is. Daarom wordt het niet nodig geacht hier in te investeren. E-depot De definitie van een e-depot is: met het e-depot, ook wel digitaal depot genoemd, wordt bedoeld het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee in staat is digitale objecten en metadata in te nemen en te garanderen deze op lange termijn te beheren en beschikbaar te kunnen houden. De gemeentelijke archiefbewaarplaats, bestemd voor de berging van fysieke archiefbescheiden, dient te voldoen aan de eisen van de archiefregeling De opslag van digitale documenten en data vindt plaats op servers. Op het moment dat overgegaan wordt tot digitale archivering van permanent te bewaren archiefbescheiden, zal ook voorzien moeten worden in een e-depot. Onderdeel van het e-depot is ook de fysieke ruimte waarin dataopslag plaatsvindt. Een serverruimte dient ook aan de eisen, gesteld in de Archiefregeling 2010, te voldoen. Tevens zal er een beheeromgeving gecreëerd moeten worden, zodat aan de in de definitie genoemde voorwaarden kan worden voldaan. 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. Tijdens de openingstijden van het gemeentehuis zijn openbare- en originele archiefbescheiden - ouder dan twintig jaar - kosteloos te raadplegen door derden. De gemeente beschikt over een vastgesteld bezoekersreglement, waarin de voorwaarden voor het raadplegen van de archieven worden vastgelegd. Op 9 december 2014 is door het college de instructie met betrekking tot een handboek dienstverlening archiefbezoek en archiefonderzoek vastgesteld. Onderdeel van deze instructie is het uitbesteden van archieftaken. Het bezoekersreglement is, samen met andere informatie over het raadplegen van

9 archieven, geplaatst op de gemeentelijke website. Veel geraadpleegde bestanden - zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters - zijn gratis te raadplegen door de burgers (bestand microfiches). De akten van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters, evenals de persoonskaarten zijn gedigitaliseerd en zijn digitaal te raadplegen door de medewerkers van de afdeling Publiekszaken. Tegen betaling van kosten kunnen afschriften worden verkregen. Naast fysiek bezoek aan het gemeentehuis is het ook mogelijk om digitaal (voor)onderzoek te doen, genealogische gegevens en fotocollecties te raadplegen. Daarvoor is de gemeente aangesloten bij het GroningerArchiefNet en de Beeldbank Groningen. Toekomstige archivering digitale archiefbescheiden Bij het creëren van een e-depot voor de opslag van digitale documenten dient nagedacht te worden over het vervroegen van de overbrengingstermijn. Het is niet raadzaam om digitale documenten pas na 20 jaar over te brengen naar een andere beheeromgeving (e-depot). 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente heeft een calamiteitenplan voor het archief, vastgesteld in december Tevens wordt gesproken over vervangende archiefruimte, waarmee aangegeven wordt dat noodopvang geregeld dient te zijn. Voor zover bekend heeft actualisering van het plan niet plaatsgevonden. Wel is de gemeente aangesloten bij de Documentenwacht. In geval van calamiteiten (bijvoorbeeld bij waterschade of schimmel-explosies) kan de hulp van de Documentenwacht worden ingeroepen. Voorgeschreven is dat het calamiteitenplan eens per twee jaar geactualiseerd dient te worden. Daarom is het calamiteitenplan in 2015 geactualiseerd (inclusief een ontruimingsplan). 10. Middelen en mensen Om de wettelijke archieftaak te kunnen uitvoeren worden jaarlijks structurele middelen geraamd. Onder de wettelijke taak wordt verstaan het in goede-, geordendeen toegankelijke staat brengen en houden van archiefbescheiden, het beschikbaar stellen van informatie en onderzoek mogelijk maken van openbare archieven. Tot 2008 werd nog (volledig) gewerkt in een papieren beheeromgeving. De werkzaamheden, die tot het vakgebied van post- en archiefzaken behoorden, konden met de beschikbare formatie naar behoren worden uitgevoerd. Met het invoeren van digitaal- en zaakgericht werken wordt, zowel in kwalitatieve- als in kwantitatieve zin meer gevraagd van de medewerkers belast met post- en archiefzaken. Niet alleen wordt, anders dan voorheen, een veelvoud van documenten op een zaakgerichte manier geregistreerd. Daarnaast vergt ondersteuning in het gebruik en het doorontwikkelen van het digitaal werken de nodige kennis en inspanning. Een landelijk gegeven is dat zolang ongestructureerde informatie (vastgelegd in documenten, , etc.) handmatig moet worden omgezet naar gestructureerde informatie (vastleggen van metadata) in formatieve zin alle zeilen moeten worden bijgezet. Als gevolg van het digitaal werken wordt wel enig voordeel behaald, doordat de op korte termijn te vernietigen fysieke documenten op een eenvoudige wijze in een numerieke serie worden gearchiveerd. Permanent te bewaren archiefbescheiden worden echter ook nog fysiek gearchiveerd. Een hybride situatie, zoals ook beschreven onder punt 4, is niet wenselijk.

10 Achterstanden In 2015 waren er geen achterstanden bij het archiveren van het fysieke dynamische archief. Wel is er een achterstand bij het digitaal archiveren. In 2016 zal een plan van aanpak komen voor het wegwerken van die achterstanden. Mede gelet op de ontwikkelingen ten aanzien van de bestuurlijke organisatie in de provincie Groningen - en de bijna zekere gemeentelijke herindeling per 1 januari is het gewenst om de fysieke bestanden in goede en geordende staat te brengen. Door het digitaliseren van het bouwarchief en het bewerken van de reeds geplaatste archieven in de archiefbewaarplaats zijn wij wat dat betreft klaar voor de herindeling. Over met name het zaakgericht en digitaal werken (primaire proces) zal waarschijnlijk nog veel overleg nodig zijn. Vooral ook omdat de gemeente Vlagtwedde veel verder is dan de gemeente Bellingwedde. Een stap terug is geen optie en het is zaak om de collega s van de gemeente Bellingwedde op een goede manier mee te krijgen zonder dat ze het gevoel hebben dat hen een systeem in de maag gesplitst is. Daarom is het van belang om zo vroeg mogelijk (in 2016) afspraken te maken over hoe en in welk systeem de gemeente Westerwolde ingaande 1 januari 2018 haar documenten gaat registreren.

11 *ZEA1B8B78E6* Zaaknummer: ZA /DN Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Vlagtwedde Rapportage KPI-meting 2015

12 KPI s: toetsingsresultaten De toetsingsresultaten zijn in kleur aangegeven. Normonderdelen waaraan niet wordt voldaan worden aangegeven in rood; er worden één of meerdere acties voorgesteld. Normonderdelen waaraan deels wordt voldaan worden aangegeven in oranje; een toelichting wordt gegeven op het toets oordeel per norm. Normonderdelen waaraan wordt voldaan worden aangegeven in groen; aan deze normen is in een aantal gevallen een toelichting toegevoegd. Van een aantal normonderdelen is geen waardering in kleur aangegeven. Het betreft hier met name onderdelen, die betrekking hebben op de digitale beheeromgeving en (nog) niet van toepassing zijn. Bewijsstukken/bijlagen Van diverse regelingen, afspraken, protocollen etc. zijn bewijsstukken als bijlagen aan de PKI vragenlijst toegevoegd. Dit om te voorkomen dat bij actualisering van de PKI vragenlijst opnieuw naar documenten in het archief moet worden gezocht.

13 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 a Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Als het antwoord ja is: 24 september wanneer is de archiefverordening vastgesteld?: Besteedt deze aandacht aan (het zorg dragen Art 7. voor) het laten vaststellen van beheervoorschriften? het aanwijzen van beheerders? Art 3. de aanstelling van voldoende deskundig Art 4. personeel? de beschikbaarstelling van voldoende middelen Art 6. de vervaardiging en bewaring van de Art 5. archiefbescheiden (nader uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer)? de aanwijzing van de archiefbewaarplaats? Art 2. de periodieke verslaglegging aan de raad over de Art 8. uitvoering van de zorg? Ja. De huidige archiefverordening is vastgesteld op 24 september De modelverordening van de LOPAI is hiervoor gebruikt. De verordening voldoet aan de vigerende wet -en regelgeving. (zie bijlage 1.1.a).

14 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 b Verordening archiefzorg Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Ja. Mededeling van de archiefverordening vastgesteld d.d. 24 september 2013 heeft plaats gevonden bij brief van 31 oktober 2013 (zie bijlage 1.1.b) 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.2 a Verordening toezicht archiefbeheer Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Nee. In het nieuwe model archiefverordening voor gemeenten zonder benoemde archivaris wordt niets geregeld t.a.v. het toezicht op de zorg. De artikelen 9-12 zijn daaruit gehaald. Toezicht regelen. In de archiefverordening of in het besluit informatiebeheer kan een artikel worden opgenomen over een regeling m.b.t. het toezicht op het informatiebeheer en de archiefbewaarplaats. Het toezicht kan worden uitgevoerd door: - aanwijzing van een (interne) toezichthouder, al dan niet door meerdere gemeenten - aanwijzing van een auditdienst/ commercieel expertise (archief)bureau. Als het antwoord ja is: wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Besteedt deze aandacht aan het zorg dragen voor het aanwijzen van de toezichthouder? de informatieverstrekking van beheerders aan de toezichthouder? - - -

15 de informatieverstrekking door de toezichthouder aan de beheerder? de informatieverstrekking door de toezichthouder aan het college? LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.2 b Verordening toezicht archiefbeheer Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Ja. Zie antwoord bij 1.1.b. en 1.2.a. 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.3. Besluit informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Ja. Het huidige Besluit Informatiebeheer is vastgesteld door het College van BenW op 18 november Het Besluit Informatiebeheer is aangepast op basis van het modelbesluit van 2012 i.v.m. wijzigingen interbestuurlijk toezicht. (zie bijlage 1.3). Beheer van de archiefbewaarplaats Als het antwoord ja is: wanneer is het besluit vastgesteld? besteedt dit besluit aandacht aan de dagelijkse leiding, indien relevant, ook in relatie tot de functie van gemeentearchivaris? het laten vaststellen van beheervoorschriften? 18 november Art 8-9.

16 de overbrenging van archiefbescheiden en Art 29. indien relevant de verwerving van archieven, collecties en andere documenten? de bewaring en het beheer van Art archiefbescheiden? de beveiliging van archiefbescheiden tegen Art calamiteiten, diefstal e.d.? de raadpleging en het gebruik van Art 6, archiefbescheiden? het onderzoek in de archiefbescheiden? Art 5-6. het beschikbaar stellen van de Art 23. archiefbescheiden? de periodieke verslaglegging aan het college Art 7. betreffende de uitvoering van het beheer? 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden Als het antwoord ja is: wanneer is het besluit vastgesteld? 18 november Besteedt dit besluit aandacht aan: het toekennen Art 8-9. van bevoegdheden en het beleggen van de taken en de verantwoordelijkheden ten aanzien van het informatiebeheer? de organisatorische inrichting van de - informatiebeheerfunctie? het vaststellen van beheervoorschriften? - (het waarborgen van) de ordening, Art duurzaamheid, de authenticiteit en de

17 integriteit en toegankelijkheid van de informatie? de informatiebeveiliging? Art de (ver)bouw, inrichting en het beheer van de Art 2-6 en archiefruimte? de vervanging van informatie? - de overdracht, ter beschikking stelling en Art 26. vervreemding van informatie? de bewaartermijnen van informatie? Art de vernietiging van informatie? Art de overbrenging van informatie naar de Art 29. archiefbewaarplaats? 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.4 Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Ja. In voorkomende gevallen zijn of worden afspraken vastgelegd en bij overdracht van dossiers worden verklaringen van vervreemding c.q. ter beschikkingstelling, officiële ontvangstbewijzen enz. opgemaakt. Toekomstige ontwikkelingen blijven volgen. Denk aan de overdracht van taken aan de Veiligheidsregio en de RUD/ODG. Systeem ontwikkelen waarbij gesignaleerd kan worden dat archiefbescheiden die (tijdelijk) zijn overgedragen, na afloop van de termijn terug worden gehaald/geplaatst. Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden?: Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Nee. -

18 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.5. a Gemeenschappelijke regelingen Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Ja. In gemeenschappelijke regelingen worden bepalingen t.b.v. archiefvoorzieningen opgenomen. De gemeente is echter voor geen enkele regeling aangewezen als centrumgemeente. Toekomstige ontwikkelingen blijven volgen. Overdracht van taken bijvoorbeeld onder gemeenschappelijke regeling: - Veiligheidsregio; - RUD/OGD. Heeft er in de laatste 5 jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? Zo ja, welke voorziening(en) is/zijn getroffen Neemt de gemeente in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen bepalingen op over het archiefbeheer? Nee. n.v.t. Onbekend. In voorkomende gevallen hier rekening mee houden. Met juridische zaken overleggen hoe dit in de organisatie, bij opstellen van samenwerkingsovereenkomsten, kenbaar kan worden gemaakt. 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.5. b Gemeenschappelijke regelingen Houdt de zorgdrager een register bij van gemeenschappelijke regelingen? Ja. Er wordt een register ex artikel 27 Wet gemeenschappelijke regelingen bijgehouden; de laatste versie dateert van 5 maart (zie bijlage 1.5.b). In het register opnemen welke gemeente voor een regeling centrumgemeente is. Dit onder andere i.v.m. toezicht en veilig stellen van archieven.

19 Bevat het register per gemeenschappelijke regeling in ieder geval de deelnemers? de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst? de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen? het adres en de plaats van vestiging? of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld? Ja. Nee. Nee. Ja. Ja. Overleg met afdeling juridische zaken of e.e.a. wenselijk is. Overleg met afdeling juridische zaken of e.e.a. wenselijk is. 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke n.v.t. voorschriften voor dergelijke regelingen? Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden n.v.t. Niet van toepassing. Er heeft geen mandatering plaatsgevonden voor het nemen van besluiten op het gebied van de archiefzorg (zie bijlage 1.6). In het besluit informatiebeheer wordt als beheerseenheid aangemerkt de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV), onderdeel uitmakend van de Bestuursdienst.

20 de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren? 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten, waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Deels. Er worden/zijn geen (aspecten van) het archiefbeheer en archiefbeheerstaken uitbesteed. Jaarlijks komt DOXsupport in het kader van Nazorg (5 dagen per jaar) ons ondersteunen. Werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de gemeentelijke organisatie. De data vanuit Decos wordt opgeslagen op gezamenlijke servers met de gemeente Stadskanaal. Er is dus geen sprake van uitbesteding. - Hosting website De website van de gemeente Vlagtwedde draait niet op servers binnen het gemeentehuis. Er wordt niets gedaan aan het archiveren van de website om deze permanent te bewaren. Bij wijziging van een webpagina gaat de voorgaande verloren. Wel wordt de content bewaard binnen het CMS. - Uitvoering belastingen/woz Uitvoering wordt gedaan door een externe partij. Alle documenten van deze processen zijn beschikbaar binnen Decos. Onderzoek doen naar het bewaren van de website op grond van de archiefwet.

21 - Ruimtelijke plannen worden opgeslagen in de landelijke database, maar worden ook op papier gearchiveerd. - BPR gegevens - Opnamen raadsvergaderingen Landelijke ontwikkelingen volgen. De BPR gegevens worden opgeslagen conform de wettelijke eisen die aan de opslag en beveiliging worden gesteld. Volgens de selectielijst komt alleen de besluitenlijst van de raadsvergaderingen voor permanente bewaring in aanmerking. Uit historisch oogpunt is het aan te bevelen de (beeld- en) geluidsopnamen te bewaren. Per geval: Is er een dienstverleningsovereenkomst? Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Zijn er maatregelen getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen? - n.v.t. n.v.t. 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.1. a Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als archiefzorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor Nee. Er is 2013 begonnen met het verbeteren van de kwaliteit van de informatiehuishouding Het college heeft op 12 maart 2013 de beleidsnotitie Informatiebeleid Vlagtwedde In kaart brengen van alle componenten die tot een kwaliteitssysteem gerekend kunnen worden en of die gebruikt worden en van toepassing zijn op het archiefbeheer.

22 toetsbare eisen zijn geformuleerd? vastgesteld Dit is op strategisch niveau. Het Informatiebeleid moet worden geactualiseerd en verder uitgewerkt naar het operationeel niveau. Er is een aanzet gegeven kwaliteitseisen vast te stellen. Wel zijn er een aantal documenten vastgesteld die onderdeel (kunnen) zijn van een kwaliteitssysteem, zoals: - Archiefverordening; - Besluit informatiebeheer; - Beleidsnotitie Informatiebeleid Vlagtwedde Aanwijzing archiefbewaarplaats; - Bezoekersreglement; - Overzicht gemeenschappelijke regelingen; - Model DSP/I-navigator; - DMS/RMA (Decos); - Werkinstructie Taakveld Documentaire Informatievoorziening (DIV) (zie bijlage 2.1a); - Informatie op gemeentelijke website over raadpleging van de gemeentelijke archieven. -In 2015 is de handreiking Kwaliteitshandboek Beheer Archiefbescheiden vastgesteld (?? november 2015) Vaststellen in welke vorm een kwaliteitssysteem ontwikkeld kan worden. Het kwaliteitssysteem geeft weer hoe een correcte uitvoering van vastgestelde procedures/protocollen plaatsvindt. Risico: Bij het ontbreken van een kwaliteitssysteem kan niet gestuurd worden op kwaliteit, bewaking en op het feit of de procedures nog correct gevolgd worden.

23 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.1. b - Zie actie bij 2.1.a. Kwaliteitssysteem archiefbeheer Zo ja, welk systeem? Besteedt het systeem aandacht aan de volgende punten, en zo ja, hoe uitgebreid? de organisatie van het informatiebeheer (strategisch, tactisch en operationeel) in relatie tot (het informatiebeleid van) de totale organisatie, haar werkprocessen, en (externe) ontwikkelingen die het informatiebeheer raken? de periodieke toetsing van de stand van zaken van het informatiebeheer en verbeterplannen? het beleggen en vastleggen van bevoegdheden inclusief (onder)mandatering, verantwoordelijkheden en taken op het terrein van informatiebeheer? vastgelegde procedures voor informatiebeheer, zoals voor documentenbehandeling, dossiervorming, en vernietiging of overbrenging er zijn procedures vastgelegd m.b.t. postbehandeling en archivering? voldoende geschoolde mensen en middelen om het informatiebeheer uit te voeren? een correcte uitvoering van het informatiebeheer conform procedures? - Op basis van incidenten worden maatregelen genomen/acties uitgevoerd ter verbetering van tekortkomingen

24 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? het bijhouden van een actueel, compleet en Nee (zie 3.1). Zie actie onder 3.1 logisch samenhangend overzicht van de informatie, met een beschrijving van die informatie, de relatie met de werkprocessen waarop de informatie betrekking heeft, de vindplaats of de applicatie waarin de informatie is opgeslagen, de onderlinge relatie(s) Denk aan dossiervorming of de relatie tussen analoge en digitale informatie die op eenzelfde zaak betrekking heeft, de bewaartermijn en andere metadata noodzakelijk voor het beheer op de lange(re) termijn? de duurzaamheid, zorg voor authenticiteit en beveiliging van de informatie? Nee. 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.1. c Kwaliteitssysteem archiefbeheer voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Nee. Er is geen kwaliteitssysteem. Is het interne toezicht op het informatiebeheer geregeld? Zo ja, hoe? Ja.

25 In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften? Welke functionarissen/vakdisciplines zijn bij het interne toezicht betrokken? Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats? In 2014 is de werkinstructie taakveld DIV vastgesteld. Hierin is opgenomen de werkwijze inkomende post, werkwijze uitgaande post en werkwijze bij het archiveren. Praktisch gezien worden tekortkomingen m.b.t. informatievoorziening/archiefbeheer gesignaleerd door de medewerkers DIV en zo nodig wordt de werkwijze aangepast (de aanpassing wordt vervolgens weer opgenomen in de werkinstructie. Nee. Er worden wel knelpunten gesignaleerd en op basis daarvan maatregelen genomen. Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken? In voorkomende gevallen wordt daar ad hoc op gereageerd. In 2014 is de werkinstructie taakveld DIV vastgesteld. 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.2. a Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel overgebrachte? Niet van toepassing. Er is geen gemeentelijke archivaris benoemd. Overeenkomstig de archiefwet en de op grond daarvan vastgestelde archiefverordening, wordt de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheerd door burgemeester en wethouders.

26 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.2. b Gekwalificeerde gemeentearchivaris Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? n.v.t. Deelvraag: Zo nee, is deze in opleiding? Hoe ver gevorderd? n.v.t. 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.3. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Ja. Over verslagjaar 2013 is in het kader van de horizontale verantwoording voor het eerst een KPI-meting en een jaarverslag opgesteld. Het jaarverslag over 2014 is vastgesteld door het college van BenW op 14 april 2015 samen met de rapportage KPI-meting Van het verslag en rapportage heeft de gemeenteraad tijdens de besluitvormende raad van 26 mei 2015 kennisgenomen waarna het verslag en rapportage alsmede de verbeterpunten verzonden is naar de Archiefinspectie op 28 mei 2015.

27 De gemeente Vlagtwedde voldoet hiermee aan de bepaling in de archiefverordening, dat het college van B&W jaarlijks verslag uitbrengt van toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden. Zo ja, op welke facetten en hoe diep wordt op de materie ingegaan? Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen? Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht? De KPI vragenlijst wordt daarbij als uitgangspunt genomen. Jaarverslag werd d.m.v. een collegevoorstel aan het college en daarna aan de raad aangeboden. Een actielijst van uit te voeren werkzaamheden maakt daar deel van uit. Ja M.i.v wordt in het kader van het horizontale toezicht jaarlijks verslag gedaan van het gevoerde archiefbeheer. De KPI vragenlijst wordt daarbij als uitgangspunt genomen. M.i.v wordt jaarlijks de KPI vragenlijst actueel gehouden. Een actielijst van uit te voeren werkzaamheden maakt daar deel van uit. Op basis van de KPI vragenlijst zal een jaarverslag worden opgemaakt en door tussenkomst van het college worden aangeboden aan de gemeenteraad. M.i.v zal voldaan worden aan de jaarlijkse verslaglegging 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.4. Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het beheer van naar de Ja. De gemeente Vlagtwedde beschikt niet over een gemeentearchivaris maar in het jaarverslag 2013 is aandacht besteedt aan het beheer archiefbewaarplaats. Dit gebeurt m.i.v. 2013

28 archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? jaarlijks. Zo ja, op welke facetten en hoe diep wordt op de materie ingegaan? Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen? Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht? De KPI vragenlijst wordt daarbij als uitgangspunt genomen. Jaarverslag werd d.m.v. een collegevoorstel aan het college en daarna aan de raad aangeboden. Een actielijst van uit te voeren werkzaamheden maakt daar deel van uit.. Ja.

29 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.1. Geordend overzicht Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Deels. Deze vraag duidt op het hebben van een Documentair Structuurplan (DSP). De gemeente beschikt over een model DSP/I-navigator. Het DSP geeft antwoord op de vraag: - welke taken voort de gemeente uit? - welke informatie (data/documenten) vloeien daaruit voort? - worden die fysiek of digitaal bewaard? - waar en hoe wordt het bewaard? - met welke applicaties zijn gegevens/data/documenten leesbaar? etc. Ontbreken van een DSP kan: - bedrijfsvoering schaden - gevaar van onvolledige informatie - ten onrechte vernietigen / onleesbaar maken / onvindbaar zijn van documenten en data. De gemeente Vlagtwedde gebruikt de I-navigator, waarin alle (gemeentelijke) processen beschreven staan. De I-navigator is gekoppeld aan het zaaksysteem Decos, DSP verder vorm geven.

30 waardoor bij het inboeken van de post het juiste proces kan worden gelinkt aan het document. Er is (nog) geen overzicht van datgene wat hiervoor bij de omschrijving van een DSPstaat beschreven (zoals: welke informatie wordt gegenereerd, wordt dit fysiek of digitaal bewaard, waar en hoe bewaard en via welke applicaties is deze informatie leesbaar? (zie bijlage 3.1). De huidige versie van de I-navigator is nog gebaseerd op werkprocessen. Met de invoering van de nieuwe versie van DECOS (Join) en de invoering van de nieuwe Selectielijst per 1 januari 2017 zal dit veranderen. De sturing van de zaken zal plaatsvinden op basis van procesen zaaktypen. Gaat het om één overzicht of meer overzichten? - In dat laatste geval, om hoeveel overzichten gaat - het? Op welk niveau (documenten, dossiers, - bedrijfssystemen, databases etc.) worden ze bijgehouden? Bestaan er relaties tussen de overzichten. - Zo ja, welke? Welke soorten metadata worden geregistreerd - in welke overzichten(en)?

31 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.2. Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk van de ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: Deels. De gemeente registreert alle ingekomen en uitgaande documenten in het zaaksysteem Decos. Stukken die voor bewaring in aanmerking komen, worden daarnaast fysiek gearchiveerd. Stukken die bestemd zijn om op termijn te worden vernietigd, worden in een numerieke serie opgeborgen. Van de geregistreerde stukken worden de metagegevens vastgelegd. Er is geen gemeente specifiek metagegevens schema vastgesteld. De metadata uit het Model-DSP/I-navigator wordt gebruikt. Het zaaksysteem Decos wordt gebruikt voor digitale afhandeling en digitale archivering. (voor zover documenten niet buiten het systeem worden opgemaakt) In Decos worden relaties gelegd tussen stukken betreffende een zaak. Voor de te bewaren stukken is het fysieke (papieren) archief (nog) leidend. Binnen de organisatie werkt in principe iedereen met het zaaksysteem Decos. Het werken met Decos vergt een bepaalde mate van discipline. Om stukken richting het archief aan Zorgdragen voor een verdere digitalisering van de informatiestroom. Voordat over gegaan wordt tot digitaal archiveren een metagegevensschema vast laten stellen.