Sponsors werven voor de Kenya Classic

Transcriptie

1 Sponsors werven voor de Kenya Classic Sponsorwerven is leuk, als je de smaak eenmaal te pakken hebt. Voornaamste middel: je eigen enthousiasme. Laat bij elk verzoek om een sponsorbijdrage je persoonlijke bevlogenheid doorklinken. Hier vind je alle informatie, tips en tools die je nodig hebt. Succes! Heb je zelf zinnige tips en ervaringen? Bel of deel ze met andere deelnemers 1. De principes 2. Stappenplan 3. Tips voor acties die geld opleveren 4. Tips voor extra publiciteit

2 1. Principes Persoonlijk contact is de allerbeste manier Niets is zo overtuigend als een persoonlijk gesprek met je (potentiële) sponsors. Probeer dus zoveel mogelijk mensen live te spreken. Als dat niet lukt: probeer in je communicatie zo persoonlijk mogelijk te zijn. Dus liever een telefoontje dan een mail, liever een mail dan een standaard nieuwsbrief. Liever een persoonlijk sms'je dan een berichtje via Twitter. Het allerbest werken al deze methoden door en naast elkaar, en dan steeds met een heel persoonlijke toon. Jouw enthousiasme doet het werk Sponsorwerven is niet moeilijk, als je het maar met je hart doet. Ben je zelf enthousiast over de Kenya Classic en het werk van Amref Flying Doctors? Straal dat uit en de sponsors zullen zich aangesproken voelen. Sponsoren is niet hetzelfde als gewoon geld aan een goed doel geven Sponsoren is een heel speciale manier om een goed doel te steunen. Je sponsors zijn vrienden, collega s en familieleden van je. Zij willen in de eerste plaats jou helpen omdat ze jouw lef waarderen. De combinatie van jou steunen én iets doen voor Amref Flying Doctors maakt het sponsoren van de Kenya Classic zo uniek. Laat steeds heel goed merken aan je (potentiële) sponsors dat JIJ een superprestatie gaat leveren. Het zal beslist niet gemakkelijk zijn in Kenia en JIJ neemt die bijzondere uitdaging aan. JOUW inzet gecombineerd met het steunen van Amref zal sponsors over de streep trekken. Je vraagt geen geld voor jezelf! Je vraagt geen sponsors voor je eigen portemonnee. Je betaalt immers je reis en verblijfkosten in Kenia zelf? Jouw sponsors gaan zeker niet jouw vakantie bekostigen. Je vraagt om geld voor anderen: Kenianen, die maar al te vaak geen toegang hebben tot goede dokters en ziekenhuizen. Dát zijn de mensen voor wie jij het doet! Gewoon vragen of mensen je willen sponsoren, en vooral niet aarzelen. Vertel over het werk van Amref Flying Doctors Om je sponsors enthousiast te maken, moet je ze iets vertellen over het werk van Amref Flying Doctors. Bombardeer ze niet met complete jaarverslagen, maar zorg wel dat je de hoofdzaken op een rijtje hebt. Amref is een fantastische, resultaatgerichte organisatie en dat moet je overbrengen.

3 Wat maakt Amref Flying Doctors bijzonder? Bijna alle Amref medewerkers zijn Afrikaanse artsen, verpleegkundigen en vroedvrouwen. Dat zijn de mensen die de landen en regio s waar ze werken heel goed kennen. Amref heeft ruim 55 jaar ervaring in Afrika. Naast alle Afrikaanse experts beschikt Amref over een netwerk in Europese en Noord Amerikaanse landen. Amref richt zich vooral op jonge moeders en hun kinderen. Wanneer het goed gaat met de moeders, gaat het goed met de kinderen en uiteindelijk gaat het beter met de hele bevolking. Daarom besteedt Amref vooral aandacht aan zorg en voorlichting voor zwangere vrouwen, begeleiding bij bevallingen en zorg voor baby s. Ook alles wat met het vormen van een gezin, seksualiteit, voorbehoedmiddelen en een gezonde zwangerschap te maken heeft, krijgt veel aandacht. Amref werkt ook aan een betere scholing van de bevolking, variërend van basisscholen tot trainingen en opleidingen van artsen. Een van de educatie projecten zijn de voorlichtingen aan ondermeer de Masai jongeren over hygiëne en seksualiteit. Tijdens de Kenya Classic bezoeken we zo n educatieproject. Amref brengt gezondheidszorg naar en traint lokale artsen in de meest afgelegen gebieden. Waar geen klinieken zijn en nauwelijks dokters, komt regelmatig een vliegtuig met artsen en medicijnen. Het Outreach programma (vliegtuigjes naar alle uithoeken van Afrika sturen) is een mooi voorbeeld van de praktische en resultaatgerichte aanpak van Amref. Leuk: jij gaat, als deelnemer, zélf op bezoek bij Amref posten en kunt daarna je sponsors zelf vertellen hoe het werk in de praktijk wordt uitgevoerd. Kijk voor feiten en inspiratie op

4 2. Stappenplan 1. Maak een planning Doe je individueel mee aan de Kenya Classic of samen met een groep vrienden? In beide gevallen bereid je je goed voor. Succesvolle sponsorwerving begint met een plan. Je maakt je plan alleen of met je team. In het plan inventariseer hoeveel tijd je hebt en hoeveel geld je bij elkaar wilt krijgen. Als je met een team gaat sponsorwerven, verdeel je te taken. Belangrijk: begin vroeg, dan heb je vlak voor de Kenya Classic geen stress meer of je het sponsorbedrag wel bij elkaar krijgt. Geeft ook meer tijd op éxtra sponsors te werven en het totale bedrag nog verder omhoog te krijgen. 2. Maak een lijst van al je potentiële sponsors Inventariseer al je vrienden, familieleden, buren en collega s. Begin met de meest dichtbije mensen en maak de kring steeds wijder. Dat levert een hele reeks namen op. Als je met een groep bent, ontstaat er helemaal een enorme lijst! Denk aan: partnerfamilievriendenkennissenburencollega sschool en clubjes van eventuele kinderensportclub/fitnessberoepsnetwerken, verenigingenfavoriete cafés en restaurants werkgever(s) zakelijke relaties/klanten/opdrachtgeversbakker, slager, winkel op de hoek, supermarktetc. etc. etc. 3. Bedenk bij elk persoon of groep hoe je ze gaat benaderen Sommige zie je elke dag, sommigen heb je een jaar niet meer gesproken. Dat vraagt om een verschillende aanpak. Bedenk wie je gaat spreken, bellen, mailen, een brief sturen, etc. Werk je in een team aan het sponsorwerven? Bedenk bij elke potentiële sponsor wie van jullie team de meeste kans heeft op een persoonlijk contact.

5 4. Gebruik het web! Maak optimaal gebruik van je pagina op Zet foto s, berichtjes en filmpjes op je eigen (team)pagina. Op deze site vind je regelmatig leuk materiaal. Sommige bikers maken hun eigen nieuwsbrief of website. Natuurlijk zet je ook alle social networks in: vertel het verhaal van de Kenya Classic op zoveel mogelijk plaatsen (Instagram, Facebook, LinkedIn, Twitter, etc.) Laat overal duidelijk merken dat je meedoet aan de Kenya Classic. 5. Vraag duidelijk, vraag regelmatig Houd bij wie je al gevraagd hebt om sponsor te worden. Begin bijvoorbeeld met een reeks persoonlijke gesprekken. Stuur meteen daarna een leuke herinneringsmail en blijf daarna in contact met je sponsors. Na een tijdje nogmaals vragen is aan te raden: veel mensen leggen je mail of verzoek even naast zich neer en vergeten het dan. Het is verstandig om duidelijk om een bepaald bedrag te vragen. Veel sponsors vinden dat prettig. Durf te vragen: als je 5 euro vraagt, zul je zelden 500 euro krijgen. 6. Noem gerust een bedrag Veel sponsors vinden het prettig om een concreet bedrag te horen. Natuurlijk zijn ze vrij om net zoveel te geven als ze zelf willen, maar een concreet bedrag helpt sponsors wel over de streep. Noem een bedrag dat past bij de bewuste persoon of organisatie en rond dit naar boven af. Als je lage bedragen vraagt, zult je minder sponsorgeld krijgen. Wees realistisch: voor de één is 5 euro een flink bedrag, terwijl de ander misschien wel 250 euro kan en wil geven. Wél vragen dus, maar niet doordrammen of opdringerig worden. 7. Blijf steeds in contact met je (potentiële) sponsors Laat regelmatig iets horen (een nieuwsbriefje, een mailtje, een smsje, een berichtje op Facebook), dat vinden ze zeker leuk! Hoe gaat het met de training voor de Kenya Classic? Ook mensen die (nog) niet gesponsord hebben, stuur je af en toe een berichtje. Misschien bedenken ze zich nog! Je meest betrokken sponsors willen misschien vlak voor de Kenya Classic nóg wel een keer sponsoren? Het hangt er helemaal van af hoe enthousiast je zelf bent. 8. Bedanken móet! Open deur? Helaas: veel mensen die geld geven aan een goed doel horen nooit een bedankje. Laat jou dat niet gebeuren! Bedank je sponsors meteen: het liefst persoonlijk, maar natuurlijk ook per mail, telefoon, etc. Vraag ze ook om ideeën om nog meer geld bij elkaar te brengen: elke sponsor heeft weer een eigen netwerk en via via komen er misschien meer sponsors binnen. Of leuke ideeën voor acties die geld opbrengen.

6 9. Schakel het bedrijfsleven in Meestal begin je met de mensen in je omgeving, maar zet vooral ook alle mogelijke bedrijfssponsors in je plan. Allereerst je eigen werkgever, maar vergeet ook ander bedrijven niet. In de buurt, in je stad, in de regio: bedenk hoe je ze kunt benaderen. Bedrijven zijn uitstekende sponsors als je er een ingang hebt. Ken je iemand bij een bepaald bedrijf? Probeer op die manier binnen te komen. Bedrijfssponsors willen graag iets terug voor hun sponsorbijdrage. Bedenk een tegenprestatie: een vermelding op website/persoonlijke of teampagina/nieuwsbrief. Ook leuk: een enthousiaste presentatie bij een bedrijf, waarin je vertelt over Amref Flying Doctors en de Kenya Classic. Ook (lokale of regionale) publiciteit is meestal interessant voor een bedrijfssponsor. 10. Verzin originele acties! De meeste sponsors zullen personen of bedrijven (of afdelingen van een bedrijf) zijn. Wanneer die sponsorwerving eenmaal lekker loopt, is het tijd voor speciale acties. Daarbij werf je misschien ook nog wel sponsors, maar je brengt (soms met kleine bedragjes) geld bij elkaar voor de Kenya Classic. Alles is mogelijk, ga lekker brainstormen met teamgenoten of vrienden en organiseer een Kenya Classic event!

7 3. Tips voor leuke acties Vraag als cadeau een sponsorbijdrage! Organiseer een buurtfeest/barbecue/borrel/wijnproeverij/kookworkshop. De opbrengst gaat naar de Kenya Classic. Laat je eventueel sponsoren door de lokale traiteur, slijterij, slager, groentewinkel. Leuk in de meivakantie (als het goed weer is): een buurtontbijt, lunch in de buitenlucht met collega s, etc. Maak halverwege een rondje met wat sponsorformulieren. Organiseer een Kenya Classic lunch of borrel op het werk. Afrikaanse hapjes zijn natuurlijk het meest toepasselijk. De opbrengst is voor de Kenya Classic. Haak aan bij belangrijke data en evenementen: een Paasmarkt, een Koningsdagactie of verkoping, een Avondvierdaagse actie, etc. Alles ten bate van de Kenya Classic. Altijd populair op alle zomerse evenementen: standup comedy, mini Voice of Holland, karikatuurtekenen, schminken. Schakel kinderen in! Je eigen kinderen of neefjes, nichtjes of buurkinderen: ze zullen het prachtig vinden om te helpen sponsorgeld binnen te krijgen. Denk aan: een project op school over Kenia en het werk van Amref Flying Doctors. De ouders die komen kijken, geven natuurlijk een sponsorbijdrage. Een speciale oproep in mei (vakantiegeldmaand!) onder vrienden en collega s: geef 5% van je vakantiegeld aan de Kenya Classic en steun zo Amref Flying Doctors! Is er een Afrikaans restaurant in je stad of buurt? Dan is dat een ideale partner voor een leuke actie: een collectebus op tafel, een poster aan de muur en natuurlijk een speciaal Kenya Classic menu! Prima bedrijfssponsor: je fietsspecialist. Houd bijvoorbeeld een presentatie over de Kenya Classic voor andere fietsliefhebbers. Zij worden natuurlijk sponsor en de fietswinkel ook. Ook leuk: een toertocht/fietsclinic met start en finish bij je fietsspeciaalzaak. Verkoop Keniaanse hapjes en Afrikaanse drankjes op een borrel of buurtfeest. Pannenkoeken bakken kan natuurlijk ook! Organiseer een concert met Afrikaanse muziek. Live is mooi, maar een creatieve DJ is ook prima. Organiseer een karaoke avond of een pop of andere pubquiz in je favoriete café. Hou een mini Kenya Classic: nodig vrienden en bekenden uit voor een pittige fietstocht (het liefst met warm weer!) en vertel over de Kenya Classic en Amref Flying Doctors. Ruim je zolder, schuur of garage op (en maak een rondje langs familie en vrienden) en verkoop de inhoud: Antiek en Curiosa voor Amref Flying Doctors! Organiseer een kinderkleding/speelgoedactie: verkoop alles dat niet meer nodig is aan andere ouders. Schrijf een boekje voor kinderen over wat je precies gaat doen met als titel: mama/papa/oma/opa fietst naar Afrika!

8 4. Tips voor extra publiciteit Denk digitaal Gebruik internet op zoveel mogelijk manieren. Zorg voor filmpjes, foto s en leuke, inspirerende quotes en verhalen en houd je persoonlijke/teampagina bij. Verder: alle social media waarop jijzelf en je sponsors actief zijn. Denk dichtbij Waar zitten je sponsors? Waar ga je sponsors zoeken? Welke lokale media lezen deze mensen? Als je alle buren gaat benaderen, is een leuk stukje in het buurtblad een prima ondersteuning. Denk dus vooral aan: Huis aan Huis bladen, lokale radio en tv zenders, agenda s in regionale bladen, etc. Denk aan bedrijfsmedia Intranet, een intern blad, een nieuwsbrief voor werknemers: in je eigen werkomgeving zijn media die goed gelezen en bekeken worden. Voordeel: je kent de doelgroep en de redactie meestal ook. Creëer nieuws Je hebt meer kans op aandacht als er een nieuws insteek is. Dat nieuws moet je met een korreltje zout nemen. De eerste training, voorvallen tijdens het sponsorwerven, een hartveroverende actie van je dochtertje: alles kan een mooie insteek zijn voor human interest nieuws. Ook dingen als: teamlid X doet mee aan de Kenya Classic terwijl hij een jaar geleden nog aan de chemotherapie was; teamlid Y heeft een adoptiekind uit Kenia en doet daarom mee. Persoonlijke verhalen, leuke anekdotes: van alles is nieuws te maken. Ook een spectaculaire fietsclinic, fundraise dinner of buurtbrunch kunnen nieuws zijn! Lever wat het medium nodig heeft Huis aan Huis bladen hebben vaak een gebrek aan materiaal. Maak eerst contact en lever dan snel daarna (ook als je geen toezegging hebt dat ze er iets mee gaan doen) een goede basistekst aan. Plus een paar mooie foto s. Vooral lokale media zijn vaak blij als iemand anders het werk al vast gedaan heeft. Professionele journalisten zullen zelf een item willen maken op basis van jouw materiaal. Spreek/schrijf uit het hart en maak de afstand tussen jou en de lezer/kijker zo klein mogelijk. Let wel: de redactie (ook van het kleinste blaadje of lokale zendertje) bepaalt zélf wat ze met je input doen.

9 Ken de feiten, bereid je voor Enthousiasme en human interest zijn het belangrijkst, maar vergeet een grondige voorbereiding niet als je contact maakt met de pers (van welk medium dan ook). Zorg dat je het verhaal over Amref Flying Doctors paraat hebt, alle info vind je op de Kenya Classic web site en op Wees ook voorbereid op eventuele kritische vragen en opmerkingen door journalisten en publiek: komt dit geld wel terecht waar het nodig is? Kijk hier voor een tekst. Dé vraag: waarom doen jullie dit? Feiten en cijfers horen erbij, maar het allerbelangrijkste om de media te halen is persoonlijke motivatie. Wat drijft jou/jullie? Vertel je verhaal, schrijf het op, stuur foto s van teamleden, etc. etc. Tips voor een persbericht Zet het echte nieuws (namen, data, locatie) in de eerste alinea. Daar staat antwoord op de vragen: Wie? Wat? Waar? Waarom? Wanneer? Bedenk dat nieuws een relatief begrip is. Voor een lokaal blad is het feit dat plaatsgenoten meedoen al nieuws. Maak een duidelijke, lekker leesbare kop. Zet een duidelijke tussenkop boven elk tekstblokje. Zorg voor een persoonlijke en bijzondere aanleiding: waarom doe je mee? Is het een jubileum, eerste grote activiteit na een moeilijke periode, auto ongeluk, zijn jullie erg jong/oud/vaders en zonen/bijzonder? Zorg dat er een paar citaten in het persbericht staan. Zorg dat de basisfeiten over Amref Flying Doctors kort en duidelijk in de tekst staan. Verwijs naar teampagina, eigen website, Kenya Classic website. Bied altijd aan dat je extra informatie/interview wilt geven, geef een telefoonnummer. Voeg een leuke foto bij van het team/het trainen/wandelen in de nacht/blaren etc. Maximum lengte: 1 A4tje. Het persbericht kan g d/gefaxt/gestuurd worden. Adresseer het bericht aan iemand die je kent bij een blad of krant of omroep.