Van de mogelijkheid tot spreekrecht een halfuur vooraf aan de vergadering is geen gebruik gemaakt.

Transcriptie

1 Notulen: Van de mogelijkheid tot spreekrecht een halfuur vooraf aan de vergadering is geen gebruik gemaakt. 1. Opening door Jan van Muyden (voorzitter) van de Ledenraad (LR); Jan heet zes nieuwe leden van de LR welkom en vraagt welke gezichten bij de nieuwe namen horen? De nieuwe LR-leden zijn: Niek van Nunen, Tom Buijtelaar, Bram van Steen, Florian Bakels, Thomas Grégoire en Peter Kerkhoven. Tevens hebben zes LR-leden afscheid genomen; Karin Hubbeling, (Sport en wedstrijden), Anita Vermeulen (Recreatie), Rena Holthaus (Jeugd), Mariska Beentjes (Algemeen), Arthur Meerwaldt (Algemeen) en Peet Boeijink (Algemeen). - Vergaderafmeldingen zijn ontvangen van; Nanco Lekkerkerker, Josien Warris, Clemens van Blitterswijk, Mike van Engelen, Eva Beun, Noortje de Laat, Hans Stupers, Anne de Lannoy, Gert Huizinga, Toy Merx, Reina Pasma, Henk Peterse. Marina van de Bunt, geen LR lid maar voorzitter van de S&R-cie heeft zich ook afgemeld - Ingekomen stukken; PowerPointpresentatie van Mike van Engelen; Probleemstelling: statiegelden gebruiken ter financiering van een wedstrijdlocatie van het NSIJP. Dit wordt ter kennisneming aangenomen door het bestuur. Jan vm vraagt het Bestuur om over dit onderwerp een voorstel van aanname of afwijzing te maken. Stef van Doesburg geeft aan dat binnen twee maanden een reactie volgt op het voorstel van Mike. -Ingrid Weijers; Voor het 3 e jaar op rij doen 2 jonge ruiters/trainers namens het NSIJP mee aan een praktisch FEIF seminair op IJsland over het voorstellen van paarden op de keuring. Dit wordt gefinancierd uit een potje educatie/fokkerij. Jaap Groven: Dit voorstellen van fokkerij paarden door de jeugd is in het belang van Nederland - Inventarisatie punten voor de rondvraag; Lily Heijnen wil het functioneren van de LR aan de orde laten komen. Jan vm: Dit is een agendapunt staande de vergadering. Conclusie: Er zijn vandaag verder geen vragen voor de rondvraag. Jan vm stelt voor om de door Bestuur en LR opgestelde agenda met tijdsindicatie aan te houden. 2. Verslag 3e Ledenraadsvergadering van 23 november 2012 Opmerking: Pagina 2 bij agendapunt 6, alinea benoeming redactieleden, Hanneke Luik naam moet zijn; Hanneke Luitwieler. Pagina 6, alinea sponsorplan. Jaap Groven merkt op dat de vermelding van het bedrag dat hoofdsponsors aan vriendenpakketten ontvangen onjuist is. Verzoek het bedrag van 250,= te wijzigen in 2.500,=. Hierna zijn de notulen vastgesteld. Jaap G: Mededeling n.a.v. de notulen bij het onderwerp sponsorplan, Jamila Brummel i.p.v. Mike van Engelen is bij de werkgroep gekomen. De aanloop is zeer succesvol. Momenteel zijn er twee hoofdsponsors en meer dan 20 sponsorvrienden binnen en er is al ,= ( 10K) binnengehaald. Hoofdsponsors: Werkman Horse shoes en Aqua-Icelander. Nieuw LR-lid Niek van Nunen vraagt of de brief van Peter Kerkhoven op 23 november jl. voldoende is behandeld? Peter K.: De brief waarin het o.a. ging om het wedstrijdreglement, het uitblijven van de hengstenkeuring en de regels rondom inschrijving in het NSIJP is besproken in de vorige vergadering. Een aantal van deze zaken komen tevens in deze vergadering terug. 3. Verslag Kascommissie De Kascommissie; Lieke van Poucke en Roel Wijmenga, hebben samen met Ella Groothuis en Ettje Graafstra de kas gecontroleerd. Roel W: De club is gezond. Complimenten voor Penningmeester en Groenned. Het geeft een vertekend beeld, dat wij met 62K een gezonde buffer hebben maar daarvan is 30K van begrazingen. Marc Dusseau: Het is mooi dat het NSIJP zo zuinig is v.w.b. declaraties maar ik ben van mening dat alle zeer actieve leden zoals bestuurs- en commissieleden minimaal de eigen 4 e LR & Bestuur NSIJP vergadering, woensdag 27 maart 2013 Pagina 1 van 10

2 reiskosten zouden moeten kunnen declareren. Deze post staat namelijk voor een tamelijk laag bedrag vermeld. Stef van Doesburg geeft aan dat dit ook gebeurt. Martje Fentener van Vlissingen vraagt om een check van de fiscaliteit. Het algemene advies van de Kas-cie is per activiteit het bedrag uit te splitsen, daardoor wordt de contributiebesteding inzichtelijk. Een ander voorstel is om de vermelde percentages in geldbedragen uit te drukken. Peter Kerkhoven, het is een duidelijk verhaal, maar haal uit het verslag het deel van advies. Dien dat advies afzonderlijk bij het Bestuur in. Zo kan het verslag minus dat deel worden goedgekeurd. Verzoek aan de Kas-cie om het advies uit het Kas-cieverslag te halen. Jan vm: Wij geven de Penningmeester decharge op advies van de Kas-cie met dank aan de Kascommissie. Applaus klinkt voor Penningmeester en de leden van de Kascommissie. - Jan vm: De Kascommissie-benoeming is voor de duur van 4 jaar. Dus Roel en Lieke zijn nog één jaar Kas-cie. Jan vraagt of de commissie met een voorstel kan komen wie van de twee leden nog 2 jaar blijft zitten en wie nu plaats maakt voor vervanger. Dus alsjeblieft niet beiden volgende keer aftreden. - Stef vd vraagt de notuliste om de actiepunten als losse acties op een aparte bijlage van het verslag te vermelden voor betere overzichtelijkheid. Dat wordt afgesproken. 4. Jaarrekening 2012 Bestuursvoorzitter Stef vd neemt het woord. De observatie van Roel Wijmenga betreft de liquide middelen, is juist. Ella Groothuis (Penningmeester) licht de jaarrekening toe. Opbrengsten zijn lager door daling van het ledental. Kosten blijven binnen budget. Het Stamboekbureau werkt op kostprijs, dus minder handelingen geeft minder kosten. Extra voorzieningen zijn nodig voor het archiveren van oude zaken voor/door het Stamboekbureau, bijzondere activiteiten (zoals jubileum) en faciliteiten (statiegeld voorziening) bijvoorbeeld de aanleg van een baan. WorldFengur is een hoge kostenpost. De liquide middelen zijn gestegen met 23K, dat is een goed resultaat. Ella G: Vraagt of er nog vragen zijn? Niek vn: Heeft de LR invloed op de uitgaven van de organisatiegeldpot? Stef vd: De verenigingsleden gaan over het geld. Het Bestuur geeft verantwoording voor de gedane uitgaven. Roel W: De LR-goedkeuring van de jaarrekening 2012 geldt voor het budget. Het Bestuur is voor de voorzieningen. Gerda Casimir: De voorziening is voor de 5K. Sjaak Smeeing: Spreekt zijn zorg uit. Stef vd: Wij lichten toe waarvoor wij voorzieningen treffen. Stef vd: Vraagt de LR: Kunnen jullie met de voorzieningen systematiek uit de voeten? Sjaak S: Het geeft een zorg, daar het een voorstel van een LR-lid betreft. Stef vd: Activiteiten zijn verder teruggelopen. Roel W.: De meeste posten zijn strak begroot en een speelruimte van 5K is goed. Henk Hazelhorst: Verzoek tot een scherpere definitie van -> potje voorzieningen. Stef vd: Het Bestuur zal de voorziening faciliteiten scherper definiëren. Henk H: Lukt dat nu? Stef vd: Geeft aan dat dit in de rondvraag terugkomt. De andere optie is dat voorzieningen overgaan naar het eigen vermogen, de keuze is aan de leden volgens art 9.3 van het huishoudelijk reglement. Mark Timmerman: Wat is het doel van jaarcontributie bij verenigingsleven? Ella G: In het beleidsplan staat een eigen vermogen van ongeveer 50K en dat doel is behaald. Mark T: Begrazing is 30K, willen we dat consolideren? Stef vd: Goed idee dat we kunnen overnemen. Wellicht splitsen op de balans in een algemeen NSIJP deel en een begrazingsdeel, dat maakt het inzichtelijker. Roel W: Het is beter om dat bedrag in het eigen vermogen van de werkgroep begrazing te zetten, het is een onderdeel van het eigen vermogen van de vereniging. Stef vd: Er is 1 jaar contributie als vermogen, maar is dat in relatie tot wat er per jaar binnenkomt? Want wij zijn geen beleggingsclub, maar we weten wel wat er kan gebeuren als we als vereniging te weinig eigen vermogen hebben. Is het een idee om in de 4 e LR & Bestuur NSIJP vergadering, woensdag 27 maart 2013 Pagina 2 van 10

3 voorzieningenpot of het eigen vermogen een hoeveelheid werkkapitaal te hebben als marge om mee te kunnen werken? Attentie het statiegeld staat niet ter beschikking! Een marge van 20-30% van de contributie zou een goede buffer zijn. Roel W: Vraagt uitleg. Stef vd: Dit stond als percentage beschreven in het beleidsplan 2010 en dat percentage is bereikt. Dit wordt tevens vermeld in het nieuwe beleidsplan. Aly van der Veen: Staat het geld op een Spaar- of beleggingsrekening? Stef vd: Het staat bij Robeco als saldo i.v.m. het overbrengen naar een nieuw garantiepakket. Martje FvV: Wat zijn de kosten, die banken aan ons in rekening brengen? Ettje Graafsma: Het stamboek heeft meer girorekeningen maar daarvan kunnen drie rekeningen worden opgezegd. Stef vd: Vraagt goedkeuring voor de jaarrekening De LR geeft aan dat deze gepresenteerde jaarrekening 2012 is goedgekeurd. 5. Begroting 2013 Ella Groothuis: De begroting 2013 is opgesteld zoals vorig jaar, het is iets lager en naar verwachting zet die verlaging door. Er volgt een toevoeging bij nieuwe voorzieningen. Voorstel is geen tariefsverhoging maar wellicht een tariefsverlaging in te gaan voeren. Hierop wordt door het Bestuur teruggekomen. Sjaak S: Ik snap dat niet. Bij een minimaal resultaat, geeft 2012 een goed resultaat, omdat we het met dit geld kunnen redden. Maar suggereer je een verlaging van de kosten? Lieke vp.: Er is voorzichtig begroot met kosten en de te verwachtte kosten. Nu draait de vereniging break-even met genoeg kostenposten. Het resultaat is de laatste jaren beter dan voorheen werd verwacht in de begroting. Ella G: Deze zomer wordt gekeken wat moet worden aangepast. Roel W: Deze begroting zou moeten worden goedgekeurd. Dan moet een eventuele contributieaanpassing volgens deze begroting 2013, wellicht in 2014 pas plaatsvinden. Zien wij in het beleidsplan iets terug van deze overweging? Lily H: Stelt voor om als Bestuur te wachten met het bespreken tot agendapunt 11 (Beleid t.b.v. Recreatie). Jaap G: In de begroting staat nu 5K voor promotie en 3K voor faciliteiten. Vanuit welke gedachte is dat? Ella G: De 5K promotie is overgenomen uit het PR-plan. Stef vd: Het betreft nieuwe folders en het boek wordt verfrist, die kosten zijn meer dan 4K. De gelden voor de nieuwe folder zijn doorgezet naar deze begroting Stef vd: Dit moet in het beleidsplan t/m het jaar 2016 terugkomen als raamwerk met ruimte. Niek vn: Later in de vergadering komt het talentenplan aan bod, zij willen ook gelden, maar deze staan niet op begroting Ella G: Voorzichtigheid is geboden, als dit plan namelijk niet wordt goedgekeurd en toch op de begroting vermeld staat. Stef vd: Er is gekozen om deze kosten niet op voorhand in de begroting te plaatsen maar deze gelden zijn terug te vinden op de balans als voorzieningen. Het Bestuur heeft support nodig voor de draagkracht. Martje FvV: De chipreader moet weer in de begroting komen, want wij moeten over één beschikken. Ingrid Weijers: Wij hebben bij het Stamboekbureau een chipreader, die geleend kan worden. Het staat bij materieel vast actief. Stef vd: Zijn er andere vragen over de begroting 2013? Jan vm: De LR is akkoord en daarmee is de begroting 2013 bij dezen vastgesteld. -Besluitvormend agendapunt de subsidieaanvraag talentenplan (Begroting talentenplan). Stef vd: Vraagt meningen via de LR via een brede polsing. Het Bestuur heeft de stichting talentenplan een begroting gevraagd, via Florian Bakels. Deze zijn vooraf als bijlagen verzonden. Het Bestuur zegt toe om de stichting kernachtig samen te vatten op emeritus en bij te slijpen. Dit heeft het Bestuur in haar vergaderingen van januari en februari jl. besproken. Het definitieve lange termijn aanpakstuk komt nu ter voorlegging. Akkoord om een besluitvorming te vragen. Vooraf geven Florian Bakels en Annemieke Corstens een laatste toelichting. Jan vm: Meningsvorming heeft al plaatsgevonden. Roel W: Dus we mogen niet meer reageren maar krijgen wel een toelichting? 4 e LR & Bestuur NSIJP vergadering, woensdag 27 maart 2013 Pagina 3 van 10

4 Jan vm: Voorstel om toch eerst meningen te kunnen uiten, voorafgaand aan het stemmen. Stef vd: Akkoord, voorafgaand aan toelichting en stemming volgt het standpunt van het Bestuur. Marc Dusseau: De vraag is niet duidelijk op te maken uit de stukken. Er is een document over het talentenplan en er is een begroting van de stichting. Wat is nu de vraag aan de LR? Annemieke C: Geeft een toelichting, het is een meerjarenplan van 4 jaar. Een educatief project van ruiters, waarbij er maximaal 12 deelnemers (maximum leeftijd tot 26 jaar) geselecteerd kunnen worden. Het doel is in de toekomst beter te rijden o.a. door training van Bent Rune Skulevold. Dit seizoen kent vier trainingsmomenten en vorig jaar waren er twee. Daarnaast staat kennisdeling hoog in het vaandel als ander deel van het talentenplan. Het aanvraag bedrag is 3K per jaar. Gedurende vier jaar is dat 12K. Er is verwarring over de laatste brief. Daarin staat een bedrag van 5K. Nu blijkt dat die brief niet de laatste versie is. Het juiste bedrag wordt daarom nogmaals gegeven 3K per jaar voor de talentenplan ruiters. Stef vd: Wij hebben als Bestuur uitvoerig vergaderd om alle kanten te bezien. Gewogen factoren; kennis delen en het promotionele aspect met een stimulerend effect op ondersteuning van de volgende generatie ruiters. De eigen ruiterbijdrage bedraagt 80%. Bestuur steunt deze ingediende aanvraag voor de komende 4 jaar. Kanttekening: Dat het niet valt onder discriminatie, want de wens is niet alleen voor denkbeeldige elite. Discriminatie is niet aan de orde door een brede intake commissie, daardoor ontstaat geen bevooroordeling. Jan vm: Het Bestuur legt dit plan ter goedkeuring aan de LR voor. Roel W: Een paar dingen ter overweging. Wat is er voor onze jeugd beschikbaar? In het bijzonder omdat de volledige jeugd totaal 3K krijgt en de 12 ruiters van het talentenplan krijgen hetzelfde. Annemieke C: Het gaat over de verhouding en deze verdeling is moeilijk uit te leggen. Roel W: Het 2 e aspect de kennisdeling spreekt mij aan, maar dat is niet in het plan terug te zien. Voor wie is die kennisdeling bedoeld en is dat openbaar? Ten derde is mij de selectieprocedure in 2012 nog niet duidelijk. Vooral omdat in de bijlage bij de aanvraag staat; in 2012 is de selectieprocedure vastgelegd. Als vierde punt zou de vereniging invloed moeten hebben op de selectieprocedure en op de gang van zaken i.v.m. het geld. Florian Bakels reageert met excuus omdat er informatie ontbreekt in het beleidsplan. De selectieprocedure is al uitgevoerd. Stef vd: Invloed van de vereniging op de stichting, is niet wenselijk maar wel een afweging. Roel W: Dus over het te stemmen plan zijn die zaken daarin niet opgenomen? Sjaak S: Het is wenselijk dat het Bestuur geen invloed heeft op de stichting maar informatie krijgt over het geld net zoals bij de begrazing. Door gebrek aan invloed kan ik niet voorstemmen. Martje FvV: Het is een charmant initiatief en loopt parallel met jonge hengsten aan de hand. Bij vier tot vijf hengsten ontbreekt het aan geschikte trainers. De behoefte is het verkrijgen van goede voorbrengers voor de fokpaarden. Het is interessant als jonge talenten informatie geven (kennisdelen), maar juist gerenommeerde personen kunnen interessante informatie verstrekken. Jaap G: Info over de selectie; met een open sollicitatie en diverse aspecten voordat ze kunnen deelnemen aan selectie? Kennisdelen is belangrijk. In de begroting 2013, staan soortgelijke bedragen aan Sportteam psycholoog. De ruiters betalen hun eigen training. Maar het gevraagde subsidiebedrag is om kennis en ontwikkeling te ondersteunen. Belangrijk om na het verstrekken van de subsidie een evaluatie te geven. Het Bestuur zou zich niet met het beleid van de stichting moeten bemoeien. Maar alleen een verantwoording dienen te ontvangen over het verstrekte geld. Martje s informatie van de fokkerij, dit wordt door iemand betaald, maar dit talentenplan gaat via deze weg. Dat is typisch. Sjaak S: Je kunt het Bestuur aanspreken, maar wij kunnen niemand van het talentenplan aanspreken i.v.m. dit beleidsplan. Jaap G: Het is anders want dit is autonoom. Maar de selectieprocedure ter ondersteuning van het verhaal als openheid van deze selectie. Roel W: Hoe gaat de selectieprocedure? Jaap G: Schriftelijk solliciteren en het praktijkdeel bestaat uit rijden tonen voor Siggi Mar en Carla van Nunen, daarna volgt evaluatie van het rijden met de bestuursleden van de stichting. Daarbij is het besluit van Siggi en Carla 4 e LR & Bestuur NSIJP vergadering, woensdag 27 maart 2013 Pagina 4 van 10

5 doorslaggevend voor aanname tot de selectie. De oproep tot solliciteren heeft zowel in IJP als op de site gestaan. Jaap G: Ik stel alleen de faciliteit ter beschikking en heb geheel geen belang met de subsidie. Marc D: Als het geld van het stamboek komt, dan zou je er ook iets over moeten kunnen zeggen. Peter Kerkhoven: Is het geldbedrag nu in plaats van 5K veranderd in 4 jaar x 3K? En zijn er controle momenten? Jan vm: Vraagt de LR => Staat u achter het doel op zich, met het steunen door 3K subsidie. Uitslag stemming: Voor 15x, tegen 7x en tweemaal een onthouding. Roel W: Mogen belanghebbende nu wel meestemmen? Wat is nu de regel? Jan vm: Geeft aan dat deze regel voor de zuiverheid in de statuten staat. Sjaak S: Het verschil tussen het financiële belang van het individuele bedrag is marginaal. Daarom is deze regel niet van toepassing. Jan vm: Uitzondering, in dit geval mogen belanghebbenden wel meestemmen. Jan vm: Wilt u dit talentenplan steunen voor de duur van één jaar en wilt u het talentenplan vervolgens in de najaarsvergadering, weer terugzien? Uitslag stemming: voor 17x. Stemming voor de totale 4 jaren: 2x voor en er zijn 4 onthoudingen. Jan vm: Als u vóór stemde, wilt u dan een zelfstandig stichtingsbestuur of moet ons Bestuur evalueren om formeel invloed uit te oefenen op het stichtingsbestuur? Jan vm: Het is een onafhankelijke stichting. Stef vd: Dit Bestuur is gekozen door de leden, maar wij zullen geen invloed hebben op het stichtingsbestuur. Daarentegen willen wij wel controle op de gelden, die van de vereniging naar de stichting gaan. Jan vm: Bestuur controleert achteraf of de gelden voor de bedoelde doelen door de stichting zijn besteed. Jaap G: Vraagt nuance bij invloed of evalueren? Stef vd: We zullen evalueren in het najaar na een jaar. Peter K. en Stef vd geven aan dat de vraag over invloed op de stichting een ingewikkelde vraag is. Een stichting is namelijk een juridisch orgaan. Martje FvV: Je kunt geld geven met daaraan gekoppelde voorwaarde(n). 6. Jaarverslagen Bestuur (samenvatting), commissies & werkgroepen - Ter kennisname - Tussentijdse evaluatie LR & verbeterpunten. T.b.v. dit punt zal de Voorzitter van het Bestuur een korte presentatie geven m.b.t. Verslag evaluatiegesprek tussen LR en Bestuur dat februari heeft plaatsgevonden. Attentie: Verzoek om in ieder jaarverslag tevens de namen van de commissieleden te vermelden. Stef vd: N.a.v. de vergadering van 23 november jl. is door de oorspronkelijke structuurcommissie waaruit de LR is voort gekomen, gekeken wat er goed loopt en wat verbetering behoeft. De informatie staat gebundeld in deze PowerPointpresentatie. De commentaren en observaties worden gedeeld. Samenhang, zoeken tussen Bestuur en de LR. In de vergadering wordt op het onderwerp communicatie teruggekomen. In welke fora worden belangrijke onderwerpen gedeeld? Meningsvorming tijdig en ordentelijk bij de leden. Bijvoorbeeld: Onduidelijkheid betreft individuele invulling. De LR is geen boven-bestuur, het is wel een ledenafvaardiging. De vorm is onbevredigend. Er zijn verbeterpunten. De Bestuursvoorzitter: gaat over de inhoudelijke punten. De voorzitter van de LR gaat over procedurele punten. Deze nieuwe opzet is al in gang gezet en gebruik een vaste tijdsindeling. Verbetering behoeven: Communicatie, stemmingen en uitnodigingen voor themavergaderingen. Een aparte besloten Facebookpagina-groep NSIJP ledenraad bestaat al. De Bestuurssecretaris stuurt 2 weken vooraf een samenvatting van agendapunten c.q. onderwerpen, die in de Bestuursvergaderingen zijn besproken. De agenda van de commissievergaderingen worden vooraf aan de LR gestuurd. Stef vd: Ter info wordt vooraf de bestuursagenda aan de LR verstuurd. Organiseer tijdig klankbord- en themabijeenkomsten. Ingrid W: Bij Facebook kun je anoniem een profiel aanmaken, maar geef dit profiel wel aan Ingrid W of Marc D door. Als LR leden en bestuursleden in deze groep zitten, is het eenvoudig om thema s te delen en te bespreken. Gerda Casimir, stukken (zoals het wedstrijdreglement) 4 e LR & Bestuur NSIJP vergadering, woensdag 27 maart 2013 Pagina 5 van 10

6 moeten vier weken vooraf worden ingediend. Tot uiterlijk 2 weken vooraf kunnen amendementen en toevoegingen aan worden gedragen. Dit alles om een sneller besluitvorming te krijgen. Jan vm: Daarvoor is Klankbordbijeenkomst Jaap G: Komt dit dan in de LR-rondvraag of nog beter neem contact op met de commissie. Henk H: Ik wil geen Facebook toegang. Ingrid W: Er staat niet meer informatie op dan je via de mail of NSIJP-site krijgt, het is en-en. Marc D: Je krijgt de mogelijkheid om als LR onderling vooraf te discussiëren. Stef vd: Het is niet het enige medium. Lily H: Communicatie tussen Bestuur en LR werkt mogelijk vertragend. Ik heb het gevoel heb dat de werkwijze met de ledenraad vertragend werkt op de activiteiten die het bestuur moet ontplooien. Oftewel ik heb het gevoel dat dingen naar de volgende ledenraadvergadering worden door geschoven. Sjaak S:. Dat gevoel heb ik ook. Stef vd: Vlot handelen, wordt een agendapunt in de volgende vergadering. Het is geen excuus maar het is de vorm van deze vergaderingen. De kern is beter met elkaar communiceren. Als actiepunten apart in een vergaderbijlage worden genoteerd, verbetert dat ook de communicatie. Ingrid W: Het Bestuur is altijd via mail, etc. te benaderen. Jan vm: Als LR zijn wij aanwezig namens de leden, maar het NSIJP Bestuur bestuurt de vereniging. De voorstellen van de voormalige Structuur-cie worden uitgewerkt door het Bestuur. Na uitwerking volgt terugkoppeling van het Bestuur aan de LR-leden. Maar dit verloopt niet via Facebook. Martje FvV: De verhouding tot onze achterban en voor discussies, is om proactief in grote kring als LR dingen voor te bereiden en als alles goed verloopt, kan er gestemd worden. 7. Beleidsplannen Bestuur, commissies en werkgroepen Het Bestuur laat weten dat in het weekeinde van 19 en 20 april 2013 in overleg met de NSIJP werkgroepen / commissies het gewenste beleid voor de komende jaren wordt geïnventariseerd en besproken. Aan de hand daarvan stelt het Bestuur een conceptmeerjarenbeleidsplan op ter bespreking en ter accordering voor de LR vergadering van 22 november a.s. Stef vd: Met de IJP redactie is overleg geweest. Na de zomer is het beleidsplan uitgeschreven. Jan vm: Vraagt een tijdsindicatie. Zal dat rondom 22 november a.s. of in het voorjaar 2014 zijn. Stef vd: Geeft aan dat als LR leden het beleidsplan eerder willen zien om daarover te kunnen discussiëren, dat kan. Jan vm: Daarvoor zijn thematische klankbordbijeenkomsten voorafgaand aan de LR vergadering. Ieder jaar zou er eenmaal een thematische klankbordvergadering moeten zijn. Hierbij kunnen ook niet LR-leden aanwezig zijn. Stef vd: Wens om vóór de zomer van 2013 een definiëring te hebben om november a.s. te kunnen tonen. Spreek elkaar aan op afgesproken tijdslijnen. Het hele beleidsplan wordt in november tijdens de ALV gepresenteerd. 8. Nieuw NWR Besluitvormend agendapunt: vaststelling NWR Korte toelichting door Bestuur. Onderwerp is al besproken tijdens LR vergadering van en tijdens de klankbordbijeenkomst van Gerda Casimir: Enkele zaken zijn naar het uitvoeringsreglement verschoven; de kwalificatie, de norm etc. Maartje de Haan namens de S&R-cie: Veel nieuwe regels zijn ter bescherming van de organisatoren. Roel W: Vraagt verduidelijking. Gerda C: Als organisator besluit je of je A of B proeven uitschrijft. Er bestaat ook veel animo om een breed open NK te hebben. Dat moet zo blijven. 4 e LR & Bestuur NSIJP vergadering, woensdag 27 maart 2013 Pagina 6 van 10

7 Maartje dh: Wel moet je met dezelfde combinatie je in een eerdere wedstrijd hebben laten zien om mee te kunnen dingen naar de titel. De NK is geen gelegenheidscombinatie (speelt meer bij lagere klasse), die kunnen verschijnen als combinatie op een klasse die ze niet rijden. Als incidentele ruiter kun je geen Nederlands Kampioen worden. Rijd je kwalificatiewedstrijden Sport A dan rijd je het NK ook in sport A. Martje FvV: Geldt dat tevens voor telgangproeven? Hierop komt geen antwoord. Mark T: Moet die eerdere wedstrijd ook in NL zijn gereden? Nee, dat hoeft niet. Roel W: De meeste dingen staan in het reglement en vroeger waren er heftige discussies over de selectieprocedure voor de WK. Marc D: De selectie is altijd ter vaststelling van het Bestuur en niet ter beoordeling van de ledenvergadering. Een andere vraag: Wat is de uiterlijke datum waarop de selectieprocedure wordt bekend gemaakt? Publiceer s.v.p. vóór 1 januari van het jaar waarop de WK wordt verreden! Gerda C: Mee eens. Marc D: Er is nog niet over een uitvoering reglement gesproken. Gerda C: Het uitvoeringsreglement is vóór de eerste selectiewedstrijd gereed. Jan vm: Nu volgt stemming over de vaststelling NWR. Met algemene stemmen wordt dit aangenomen. 9. Verkiezing Bestuursleden De stemcommissie bestaat uit: Marc Dusseau en Henk Hazelhorst. Aftredend en herkiesbaar als Stamboeksecretaris is Ingrid Weijers. De stemuitslag; 22x stemmen voor en 1x tegen. 10. Verkiezing Redactieleden Stemuitslag: Marja van Run: Stemmen voor 22x en 1 onthouding. Miriam van den Brand heeft dezelfde uitslag, 22x stemmen voor en 1 onthouding. Jan vm, geeft kort informatie over Miriam van den Brand. Zij is eigenaar van 5 IJslanders, haar sporttak is Endurance. Werk: Online persdienst-voorlichter. Marja en Miriam proficiat met de verkiezing. 11. Beleid t.b.v. recreatie Oriënterende bespreking n.a.v. ingekomen stuk; Lily Heijnen, Merijn de Jonge, Gwenda Kroon en Reina Pasma Concreet voorstel bestaat uit twee besluiten. Het voorstel is om besluit A te volgen concrete opdracht aan het Bestuur doen toekomen en LR verzoekt het Bestuur in de volgende LR vergadering een verslag van de vorderingen te geven. Verzoek om serieus naar het voorstel te kijken. Korte toelichting: Merendeel van onze leden zijn recreatieruiters en het idee is om meer voor hen te doen. Martje FvV: Dit zou als Klankbordvergadering onderwerp kunnen dienen. Want recreatieruiters, voelen zich meer betrokken, dan je denkt. Jan vm: Onderwerp in de Klankbordbijeenkomst Gerda C: Vraagt of de briefschrijvers betrokken willen zijn? Lily H: Ja ik wil graag op uitnodiging betrokken zijn. Gerda C: Vanuit FEIF kan een Nederlands recreatie-lid in de commissie. Stef vd: De commissie benaming is Sport & Recreatie, maar dat is wat ondergesneeuwd maar recreatie is wel een belangrijk onderdeel. Het Bestuur geeft info vóór de zomer 2013 over de bevinding van de S&R commissie. Roel W: Is daar een budget voor? Heel goed voorstel, maar dan moet er ook geld voor worden vrijgemaakt. Stef vd: Vind dat er financiële mogelijkheden zijn. Zowel Bestuur als de LR vindt het een goed voorstel. Jaap G: Is voorstander van het loskoppelen van sport en recreatie om recreatie een aparte functie te maken. 4 e LR & Bestuur NSIJP vergadering, woensdag 27 maart 2013 Pagina 7 van 10

8 Marc D: De naam S&R-cie is al heel oud en stamt uit de tijd dat het NSIJP zo n 300 leden had. Inmiddels is de situatie compleet anders en sneeuwt recreatie als aandachtsgebied onder in deze commissie. Jamila B: Ik heb aanvulling gevraagd aan Jeugdkadercommissie en hen gevraagd om mensen uit de LR aan te spreken. Er is grote belangstelling om input te geven vanuit binding. Vier jaar geleden zijn wij gestart met 40 leden en nu zijn er 150 leden. Het betreft faciliteren en committeren. Annemieke C: In Scandinavië is gestart met T.R.E.C. en in Frankrijk is een fokbeleid opgezet. Henk H: Is de rol van de regionale verenigingen ter sprake gekomen? Gerda C: Dat staat in de ingezonden brief en is een terecht punt. 12. Rondvraag Door inventarisatie aan het vergaderbegin, wordt hiervan geen gebruikgemaakt. Sluiting door Jan vm om uur. Graag in de agenda s noteren: Volgende vergaderdatum: Vrijdag 22 november e LR & Bestuur NSIJP vergadering, woensdag 27 maart 2013 Pagina 8 van 10

9 ACTIEPUNTENLIJST n.a.v. de LR vergadering van 27 maart 2013 Actiepunten Bestuur: Binnen twee maanden reactie op het voorstel van Mike van Engelen De omschrijving en de definitie van faciliteiten dienen goed beschreven te worden Check van de fiscaliteit In financiële verantwoording per activiteit het bedrag uitsplitsen, daardoor wordt de contributiebesteding inzichtelijk In financiële verantwoording de vermelde percentages in geldbedragen uitdrukken Verzoek tot een scherpere definitie van -> potje voorzieningen Op de balans begrazing en algemeen NSIJP deel splitsen Duidelijk maken wat tot het eigen vermogen van de werkgroep begrazing behoort en wat tot het algemene eigen vermogen NSIJP Zorgen voor spreiding van spaargelden NSIJP ivm garantiedeposito risico boven de 100K Aantal betaalrekeningen terugbrengen ivm kosten die banken rekenen Verhogen of verlagen tarieven 2014 toelichten In de begroting van volgend jaar terugkerende kosten opnemen van de NSIJP folder Achteraf controleren of de subsidie aan de stichting talentenplan verantwoord is besteed Communicatie tussen bestuur en LR blijven verbeteren. Moet ook telkens terugkomen op de agenda van vergaderingen. Adviezen van de voormalige structuur-cie meenemen Beleidsplannen bespreken met commissies en werkgroepen op 19 en 20 april Meerjaren beleidsplan bespreken ter accordering op vergadering met LR in november LR leden de mogelijkheid geven om nieuw beleidsplan z.s.m. te laten inzien Uitvoeringsreglement bij het nieuwe NWR zsm publiceren en in ieder geval voor de eerste selectiewedstrijd dit jaar Selectieprocedures uiterlijk publiceren in de laatste maand voorafgaand aan het jaar waarin een WK en/of Youth Cup plaatsvindt N.a.v. ingekomen stuk over recreatie: Bestuur volgt besluit A en geeft in volgende bijeenkomst in november de vorderingen aan. Het Bestuur geeft info vóór de zomer 2013 over de bevinding van de S &R-cie rondom het voorstel 4 e LR & Bestuur NSIJP vergadering, woensdag 27 maart 2013 Pagina 9 van 10

10 Actiepunten LR: Communicatie tussen bestuur en LR blijven verbeteren. Moet ook telkens terugkomen op de agenda van vergaderingen Bij reglementswijzigingen graag uiterlijk 2 weken vooraf aan de vergadering met amendementen en toevoegingen komen 4 e LR & Bestuur NSIJP vergadering, woensdag 27 maart 2013 Pagina 10 van 10