9 e Vergadering van de Ledenraad met het Bestuur van NSIJP op 20 november 2015

Transcriptie

1 9 e Vergadering van de Ledenraad met het Bestuur van NSIJP op 20 november 2015 Aanwezig Raadsleden: Florian Bakels, Tom Buijtelaar, Marina van de Bunt, Aly van der Veen, Marc Dusseau, Thomas Grégoire, Jaap Groven, Henk Hazelhorst, Lily Heijnen, Jacqueline de Jong, Peter Kerkhoven, Gwenda Kroon, Anne de Lannoy, Nanco Lekkerkerker, Maria van Maurik, Marko Mazeland, Toy Merx, Jan van Muyden, Niek van Nunen, Henk Peterse, Sjaak Smeeing, Mark Timmerman, Marianne Timmerman, Bram van Steen Bestuur: Sytske Casimir, Eva Beun, Ada Kramer, Marij Marsden, Lieke van Poucke, Ingrid Weijers Overigen: Ettje Graafstra (Stamboekbureau), Gerda Casimir (notulist), Petra Bögemann, Saskia Hagen, Jacqueline Klijnsoon, Ben Colenbrander, Gerard Rike (toehoorders). Afwezig met kennisgeving: Martje Fentener van Vlissingen, Marjolein Leemhuis, Carla Kemme-Kroonsberg, Noortje de Laat, Tessa Nederend, Reina Pasma, Hans Stupers, Cocky Velu, Zwana de Vries Afwezig zonder kennisgeving: Sander Russche, Nienke Schaafsma, Roel Wijmenga. 1. Mogelijk spreekrecht leden Hiervan is geen gebruik gemaakt. 1. Opening Hoewel de stukken voor de vergadering drie dagen later dan de in de statuten genoemde termijn zijn uitgestuurd, stelt de voorzitter voor de vergadering toch door te laten gaan. De ledenraad stemt met dit voorstel in. 2. Vaststellen punten voor de rondvraag Vijf personen melden zich met punten voor de rondvraag: Marko Mazeland, Jaap Groven, Sjaak Smeeing, Thomas Grégoire en Toy Merx. 3. Verslag 27 maart 2015 Tekstueel: Marina van de Bunt was wel aanwezig en staat niet op de lijst. Wordt gecorrigeerd. Naar aanleiding van het verslag: Jaap Groven vraagt of er ontwikkelingen zijn ten aanzien van de relatie tussen NSIJP en VIT (de vereniging van trainers en instructeurs). Het bestuur meldt dat die er op dit moment niet zijn. Lily Heijnen informeert naar de instelling van een denktank inzake de website. Deze is nog niet bij elkaar geweest omdat er samen met de PR commissie eerst nagedacht wordt over de richting waar het bestuur en de PR commissie met de website heen wil. Komt terug bij het agendapunt bestuurssamenstelling. Actielijst Hieronder de actielijst van de vorige vergadering, aangevuld met de status die de punten op dit moment hebben. 1/10

2 Wat Vermelden dat raadsleden die niet aanwezig kunnen zijn hun standpunten tot 24 uur voorafgaand aan de Ledenraadsvergadering kunnen doorgeven aan de secretaris van de Ledenraad. Daarna via een van de andere leden. Wie verantwoordelijk Wanneer Secretaris Ledenraad Bij eerste convocatie Ledenraadsvergader ing Status Afgehandeld Aandenken wisselprijzen Sportcommissaris Voor 1 mei 2015 Afgehandeld Stimuleren tot het fokken van meer veulens Fokcommissie Voorstel in najaarsvergadering 2015 Op agenda Voorbrengen fokkerijpaarden WK door ervaren ruiter Opheffen overbodige bankrekeningen Stamboeksecretaris, fokcommissie Penningmeester Bij voorkeur vóór eerstkomende WK, indien niet voor WK 2017 Afgehandeld, is in WK selectieprocedure opgenomen In de loop van 2015 Loopt nog Voorstel gelden afstammingsbewijzen Penningmeester Voor najaarsvergadering 2015 Voorjaar 2016 Verzoek leden kascommissie Bestuur NSIJP Nieuwe begrotings- en administratiesystematiek Vormen steungroep teneinde een nieuwe voorzitter te vinden Stuk Speakeren tijdens wedstrijden naar wedstrijdorganisatoren Penningmeester Bestuur NSIJP Sportcommissaris Voor najaarsvergadering 2015 Afgehandeld, op agenda Op agenda Niet uitgevoerd ivm beschikbaarheid geschikte kandidaat Afgehandeld, is al mee gewerkt Publiceren nieuw Nederlands Wedstrijdreglement (na verwerking redactionele opmerkingen) Sportcommissaris Afgehandeld Vormen Recreatiecommissie: oproep voor deelname Bestuur NSIJP Afgehandeld Denktank website: benaderen PR commissie en uitschrijven eerste bijeenkomst Bestuur NSIJP Uitgesteld ivm eerst te vormen beleid inzake PR 2/10

3 Wat Wie verantwoordelijk Wanneer Status Ruimte creëren in agenda voor meer inhoudelijke discussie, onder meer door raadsleden vooraf te vragen commentaar te leveren op stukken die ter kennisgeving zijn. Voorzitter Ledenraad Voor najaarsvergadering 2015 Afgehandeld Reserveren ruimte voorjaarsvergadering 2016 Presidium LR, in overleg met bestuur Nog niet gebeurd 4. Vacatures bestuur a) Het bestuur stelt voor de huidige voorzitter a.i., Sytske Casimir, te benoemen als voorzitter van het bestuur Jaap Groven merkt op dat er een werkgroep gevormd zou worden die naar een nieuwe voorzitter zou zoeken. Dat is niet gebeurd, terwijl er nu toch een voordracht voor een voorzitter ligt. Los van de kwaliteiten van Sytske vindt hij dat je moet doen wat je afspreekt. Sjaak Smeeing, die het voorstel tot een groepje en niet een werkgroep had gedaan, heeft telefonisch contact met Sytske gehad en vond het niet nodig de groep te vormen nu er een goede kandidaat was. Marko Mazeland zou destijds niet voor een werkgroep geweest zijn als hij toen had geweten dat Sytske kandidaat was. Hij zit niet op een werkgroep te wachten en vindt dat we deze kans moeten grijpen. Lily Heijnen signaleert dat het hier vooral om communicatie gaat. Het was beter geweest dit eerder te melden en niet te wachten tot de stukken van de ledenraad. De voorzitter citeert uit de notulen dat de werkgroep ingesteld zou worden omdat het niet leek een nieuwe voorzitter te vinden. Nu dat wel bleek, hoefde er volgens hem ook geen groep te komen. Ingrid Weijers meldt dat de mededeling over het voorzitterschap al eerder naar het presidium van de ledenraad is gestuurd; die heeft er voor gekozen dit pas bij de stukken mee te sturen. Marc Dusseau: geeft aan dat deze ervoor gekozen heeft alle stukken in één keer te zenden. De vorige keer waren er voortdurend updates nodig en dat is ook verwarrend. Het belang van goede communicatie wordt nog eens benadrukt. Toy Merx onderschrijft dit. Marina van de Bunt vult aan dat het niet alleen gaat om de vermelding dat er een kandidaat is, maar ook om het feit dat in goed overleg is besloten geen werkgroep te vormen. De voorzitter geeft toe dat dit beter was geweest en benadrukt dat dergelijke informatie niet alleen naar de raadsleden moet, maar naar alle leden. Jaap Groven herhaalt dat hij het procedureel volstrekt onjuist vindt. Naar zijn mening wordt er veel te makkelijk overheen gestapt. Sjaak Smeeing benadrukt dat iedereen ook zelf verantwoordelijk is. Niemand heeft op dit punt contact gezocht, noch met hem, noch met het bestuur. Overigens wordt opgemerkt dat het punt in de actielijst stelliger geformuleerd is dan in de tekst van de notulen. De discussie wordt hiermee afgesloten. Er kan tot schriftelijke stemming worden overgegaan. De stemcommissie wordt gevormd door Marina van de Bunt en Anne de Lannoy. De uitslag is: 16 stemmen voor Sytske, 3 tegen, 4 onthoudingen. Statutair blijkt de categorie onthouding niet te bestaan. Deze stemmen worden dus geacht niet te zijn uitgebracht. Hiermee is Sytske Casimir de nieuwe voorzitter van het bestuur van het NSIJP. b) Bestuurssamenstelling In de bijlage is aangegeven dat het bestuur in de huidige samenstelling doorgaat en zoekt naar een nieuwe functionaris voor PR en interne communicatie die tevens de rol van secretaris van het NSIJP op zich zal nemen. 3/10

4 Sjaak Smeeing dringt erop aan naar een of meer mannen te zoeken, aangezien het bestuur nu uit alleen maar vrouwen bestaat. Dit wordt zeker meegenomen. Marc Dusseau vraagt zich af of het takenpakket van de nieuwe functionaris niet te zwaar wordt. De huidige bestuursleden menen dat het is, ook al omdat een aantal taken van de secretaris nu verdeeld zijn onder de andere bestuursleden, en dat kan zo blijven. Statutair moet er wel een secretaris zijn; de nieuwe functionaris krijgt formeel deze titel. 5. Benoeming redactie IJslandse Paarden (besluitvormend) Het bestuur stelt voor drie nieuwe redactieleden te benoemen. De uitslag van de schriftelijke stemming is als volgt: Vera Bax: 22 stemmen voor en 1 tegen Annette Pegels: 23 stemmen voor Elvira de Bruyn: 23 stemmen voor 6. Mededelingen van het Bestuur (ter kennisname) Herijking meerjaren beleidsplan Zie de bijlage voor details. De periode waarin een en ander moet gebeuren is januari Marina van de Bunt vraagt of de uitkomsten van de kaderbijeenkomst in oktober daarin meegenomen worden. Veel mensen hebben zich voor die bijeenkomst moeten afmelden. Zij vraagt het bestuur of die nog kunnen reageren op de vraagstellingen die zijn voorgelegd. Het bestuur neemt dit punt over. Mondelinge mededelingen - Kaderdag Bestuursvoorzitter Sytske Casimir: op 11 oktober is gebrainstormd over de toekomst van het NSIJP (tot2020). Daarin zijn vier thema s aan de orde gesteld: o Identiteit o Doelgroepen o Hoe willen we met elkaar omgaan o Ambities op verschillende terreinen Daar zijn ideeën uit voortgekomen, zoals o.a. de in de fokkerij-enquête genoemde matchingsday. - Evaluatie WK Het plan was deze ter vergadering in te brengen maar door verschillende omstandigheden in de persoonlijke sfeer is deze evaluatie nog niet afgerond kunnen worden. Thomas Grégoire vindt dat jammer, omdat die evaluatie invloed kan hebben op de begroting. De voorzitter merkt op dat pas in maart de definitieve begroting wordt vastgesteld, hetgeen meebrengt dat de uitkomsten van de evaluatie dan alsnog kunnen worden meegenomen. - Werkgroep Begrazingen Bestuursvoorzitter Sytske Casimir: niet vaak genoeg kan dank uitgaan naar Jacqueline van Groningen, die zich 15 jaar heeft ingezet voor de werkgroep, maar nu haar taak neerlegt. De administratieve taken zijn inmiddels overgedragen aan het Stamboekbureau, hiervoor is gekozen mede aangezien deze taken vrij eenvoudig kunnen worden gecombineerd met andere administratieve handelingen. 7. Klachtenprocedure (informerend) Het bestuur is voornemens de klachtenprocedure als in de bijlage is opgenomen vast te stellen. Formeel heeft de Ledenraad hier geen zeggenschap over, maar het bestuur hecht eraan de Ledenraad hierin te horen. 4/10

5 Lily Heijnen heeft schriftelijk een aantal tekstuele wijzigingen voorgesteld, met name in de volgorde van de teksten. Het bestuur heeft daarvan kennis genomen en zal deze wijzigingen in beginsel meenemen. Marko Mazeland stelt voor om een vaste commissie aan te stellen, die- als een soort van beroepscommissie gesteld is boven de commissie die een klacht in eerste instantie afhandelt, zodat mensen weten waar ze eventueel in tweede instantie terecht kunnen. Dat zou een NSIJP commissie kunnen zijn. Bij enkele zwaarwegende gevallen zou je naar de FEIF kunnen verwijzen. Marina van de Bunt acht het goed om van te voren vast te stellen wie op welke terreinen als deskundige beschouwd kunnen worden. De klachtencommissie zou een grote commissie kunnen zijn die afhankelijk van het onderwerp aanwijst wie optreedt, en daar zo nodig ook experts van buiten de vereniging bij kan aanwijzen. Het bestuur neemt bovenstaande suggesties mee bij de vaststelling van de definitieve procedure. 8. Presentatie resultaten enquête fokkerij (informerend) Stamboeksecretaris Ingrid Weijers presenteert achtergrond, opzet en resultaat van de fokkerij enquête die door 478 personen is ingevuld. Doel van de enquête was primair te achterhalen, waarom er de laatste jaren minder dan voorheen gefokt wordt. De opstellers wilden zo min sturen en hebben daarom vooral open vragen gesteld. Zij zijn blij dat zoveel mensen de moeite hebben genomen om hier heel serieus op te antwoorden. Gevolg daarvan was wel dat de verwerking veel tijd kostte. De resultaten worden gepubliceerd op de NSIJP website en op Facebook. De fokkerijcommissie gaat met de suggesties aan de gang, en zal deze verwerken in nieuw beleid dat in een klankbordbijeenkomst gepresenteerd gaat worden. Ook wordt gewerkt aan een informerend artikel voor IJslandse Paarden. Zorgelijk zijn opmerkingen als: keuring is niet objectief. Toy Merx vraagt of dit over keuringen aan de hand ging of keuringen onder het zadel. Omdat de enquête vooral op het laatste gericht was, sloeg de opmerking daar vermoedelijk op. Jan van Muyden vraagt of er een eenduidig antwoord op de centrale vraag is gekomen, namelijk waarom er weinig wordt gefokt. Het meest genoemd is dat mensen geen geschikte merrie hebben of geen nieuw paard nodig hebben. Ook dat nakomelingen slecht te verkopen zijn. Bovendien zijn er zoveel plaatsen waar je een goed paard kunt kopen, dat fokken niet loont. Peter Kerkhoven: is het om aan de hand van de resultaten een vast hoekje op de site in te richten over fokkerij/keuringen en dus niet alleen een eenmalig verslag. Ingrid Weijers vindt dit een goed idee en zal het voorstellen bij de herstructurering van de website. Jaap Groven vraagt of er opmerkingen over het voorbrengen zijn gemaakt. Meermalen is genoemd dat het een momentopname is. Ook is genoemd dat de keuring in hun huidige vorm niet helemaal datgene lijkt te beoordelen aan wat de leden willen weten, vaak werden daarbij zaken als karakter en, betrouwbaarheid en dergelijke genoemd. Een aantal repsondenten maakt zich zorgen dat er bij keuringen te veel wordt gevraagd van jonge paarden. Marko Mazeland merkt op dat er momenteel binnen de FEIF gewerkt wordt aan een ander soort keuring, waarin ook gekeken wordt naar de geschiktheid als recreatiepaard. In Frankrijk is hiervoor een test ontwikkeld (niet specifiek gericht op IJslandse paarden) en Zweden is bezig met de ontwikkeling van een FEIF test. Sjaak Smeeing vindt het jammer dat een paard geen goedkeuring kan krijgen op basis van zijn sportprestatie. Hij uit zijn zorg over de manier waarop paarden nu voor de keuring worden voorbereid, hetgeen in zijn beleving leidt tot vroegtijdige slijtage of andersoortige problemen. Marina van de Bunt waarschuwt voor het gebruik van de term futurity keuring, omdat deze verwarring kan opleveren met de futurity proeven in de sport. Aan de laatste kan alleen deelgenomen worden met paarden die maximaal zes jaar oud zijn, terwijl dat bij de keuring niet het geval is. De voorzitter sluit af met de opmerking dat hij blij is dat dit na de vorige ledenraadsvergadering zo voortvarend is opgepakt. Waarna applaus volgt. 5/10

6 9. Begroting 2016 a) voorlopige begroting 2016 b) toelichting op de voorlopige begroting Het betreft hier de voorlopige begroting 2016 en de toelichting daarop. Statutair wordt de begroting pas tijdens de voorjaarsvergadering in maart vastgesteld. In het najaar wordt een voorlopige begroting voorgelegd, zodat al betalingen gedaan kunnen worden. Deze is nu dus ter kennisname. Opmerkingen en vragen kunnen meegenomen worden in de definitieve begroting. Jaap Groven heeft een aantal vragen en opmerkingen: - Bij de verantwoording van de bestuurskosten wordt de huidige bestuurssamenstelling als argument aangevoerd. De penningmeester verklaart dat de huidige bestuursleden verspreid door het land wonen en daarom vergaderruimte moeten huren om op een gunstige locatie bijeen te komen. Voorheen werd in de woning van de vroegere voorzitter vergaderd. Verder had de vroegere voorzitter faciliteiten voor telefonisch vergaderen en die moeten nu ook betaald worden. - Er is sprake van een WK jaar Dat moet uiteraard 2017 zijn. - Het is toch niet de bedoeling dat juryleden hun NSIJP jurykleding privé dragen; Jaap constateert dat dit gebeurt. Hierover moeten afspraken gemaakt worden met het jurykader. De penningmeester geeft aan dat dit al een aandachtspunt is voor het bestuur. Met het jurykader worden hierover afspraken gemaakt. - Waarom wordt het punt deskundigheidsbevordering zo vaak opgevoerd? Het bestuur antwoordt dat verschillende commissies hier verzoeken toe hebben gedaan, onder meer voor het deelnemen aan activiteiten van de FEIF. - Bij de jeugd staan nu nog geen opbrengsten in de begroting, terwijl in de toelichting staat dat de activiteiten kostendekkend zijn. Hoe zit dat? Hier moeten kosten en bijdragen nog uitgesplitst worden. - Doorontwikkeling website: waarop is dit bedrag gebaseerd? Dat is op wat bestuursleden op basis van ervaringsgegevens weten. Er ligt nog geen concrete offerte. - Baan Exloo: is vorig jaar afgeboekt. Dit vind je niet terug in de winst- en verliesrekening, maar op de balans. Penningmeester: er liggen wel afspraken die Exloo moet nakomen, en dat gebeurt ook. Niek van Nunen: - Wat gebeurt er met het potje voor de banen als Exloo is afbetaald? Destijds ging het om de uitbreiding van het aantal accommodaties. Maar kan dit in de toekomst wellicht ook gebruikt worden voor onderhoud bestaande banen? Hierover moet nagedacht worden. Marina van de Bunt geeft aan dat zij van mening is dat het de bedoeling was om na deze cyclus weer een nieuwe cyclus ten behoeve van de ontwikkeling van wederom een nieuwe locatie te starten. In het huidige meerjarenbeleidsplan staat een en ander beschreven over bevordering en ontwikkeling van wedstrijd- en keuringslocaties. Daarvoor is toen deze voorziening getroffen. Op dit moment heeft het bestuur niet direct het door Marina beschreven beeld bij deze voorziening, dit zal ook afhangen van de visie in het meerjarenbeleidsplan. Na deze ronde wordt de begroting met algemene stemmen aanvaard. c) Memo van Niek van Nunen. Niek van Nunen heeft een aantal vragen gesteld naar aanleiding van de financiën. In antwoord daarop heeft het bestuur een memo aan de raadsleden gestuurd dat wordt toegevoegd aan de stukken voor de ledenraad op de website. Een centraal punt vormt de WK sport. Niek constateert dat veel leden meer invloed willen hebben op de selectieprocedure. Evalueren is één, een tweede is de inspraak van de leden op het beleid. Dit gaat ook over hoeveel geld aan de WK uitgegeven wordt. 6/10

7 Jaap Groven merkt op dat in de wandelgangen veel over kosten wordt gesproken. Het gaat om uitgaven ter grootte van 2500 per deelnemer. Sjaak Smeeing vindt dat hij hier niet over kan oordelen zonder een evaluatie van betrokkenen. De voorzitter is dankbaar dat het bestuur hier op zo n korte termijn zo uitgebreid op gereageerd heeft. De punten komen in maart terug als de evaluatie van de WK er ligt. Bestuursvoorzitter Sytske Casimir geeft aan dat er diverse inspraakavonden zijn geweest op grond waarvan de procedure voor uitzending naar de WK is vastgesteld. Dit leidde tot een kleinere equipe, terwijl er tegelijkertijd meer geld in de equipe werd gestoken. Deze twee processen zijn niet samen bekeken, en zo hebben we ons (LR en bestuur) wellicht niet goed genoeg gerealiseerd dat we meer geld uit zouden geven voor een (te verwachten) kleinere equipe. Het zou goed zijn in de toekomst de invloed van beide beslissingen samen te overwegen. 10. Tarieven 2016 (besluitvormend) Dit betreft de definitieve tarievenlijst 2016, ingaande op 1 januari. Abusievelijk is het tarief voor hengsten bij deelname aan de futurity keuring weggevallen. Dit is hetzelfde bedrag als voor merries: 80,-. Met deze opmerking wordt de tarievenlijst aangenomen. 11. Verkiezing lid kascommissie De kascommissie bestaat momenteel uit Roel Wijmenga en Henk Hazelhorst. Roel Wijmenga heeft te kennen gegeven de commissie te willen verlaten. Het werk houdt in controle van de administratie, vragen stellen en regelmatig doen van voorstellen voor verbetering. Aly van der Veen meldt zich aan als nieuw lid. Dit aanbod wordt met algemene stemmen aangenomen. 12. Tariefdifferentiatie (informerend) Het bestuur is voornemens een werkgroep in te stellen die eventuele tariefdifferentiatie gaat onderzoeken. Sjaak Smeeing vindt het een goed plan om deze werkgroep in te stellen, hoewel hij niet voor tariefdifferentiatie is. Anne de Lannoy geeft het bestuur mee om in de werkgroep zowel voorals tegenstanders van het idee op te nemen. De voorzitter merkt op dat het fijn is dat er nu met een begroting wordt gewerkt waarin de kosten en opbrengsten per product duidelijk zijn. Dit kan voor de werkgroep een goede basis vormen. Marina van de Bunt vindt de opdracht aan de commissie eigenlijk te beperkt. De echte vraag is volgens haar: Krijgen leden voldoende waar voor hun geld? De werkgroep zou ook andere alternatieven dan sleutelen aan tarieven moeten kunnen meenemen. 13. Ledenraadverkiezingen 2016 In de winter vindt weer de kandidaatstelling en verkiezing voor 10 openvallende plaatsen in de ledenraad plaats. De procedure is inmiddels volledig uitgewerkt door Henk Hazelhorst in samenwerking met het Stamboekbureau. Deze procedure is niet bij de stukken gevoegd. Het is de vraag hoe we de leden meer betrokken krijgen, zodat er ook meer leden gaan stemmen. Sjaak Smeeing: zolang er meer zetels zijn dan kandidaten valt er niets te kiezen en laten mensen dat ook voorbij gaan. Henk Hazelhorst: de eerste stap is dat meer mensen zich kandidaat stellen. De voorzitter: betrokkenheid blijft een punt. Het is zorgelijk dat er ook vandaag weer 12 mensen niet aanwezig zijn. Laat iedereen in eigen omgeving rondkijken naar e kandidaten. Regionale verenigingen worden uitdrukkelijk gevraagd hun leden aan te moedigen. 14. Rondvraag Marko Mazeland vraagt of de IJP-redactie beleid heeft inzake de vermelding van auteursnamen. Aanleiding was een artikel dat geplaatst was onder de naam van een organisatie (Isibless 7/10

8 Nederland) en niet van een persoon. De suggestie kan hiervan uitgaan dat het om een advertorial gaat. Of in ieder geval is een abstractie gecreëerd, waarvan niet duidelijk is wie daar achter zit. Lily Heijnen wil hier wel als redactie op reageren. De redactie heeft Thomas Grégoire gevraagd over de WK te schrijven. Maar omdat hij dat niet alleen heeft gedaan maar samen met een aantal enthousiaste vrijwilligers heeft hij om ook de anderen recht te doen verzocht zijn eigen naam weg te laten. Thomas voegt daaraan toe dat hij niet zo nodig op de voorgrond hoeft. Marko blijft bij zijn punt dat hij graag herkenbare auteurs ziet, die zich niet kunnen verschuilen achter een naam van een organisatie. Lily: het beleid is wel dat wij geen anonieme stukken plaatsen als we niet weten wie daar achter zit. Sjaak Smeeing stelt voor om in voorkomende gevallen toe te voegen: Auteur is bij de redactie bekend. Marko denkt er nog over na of hij dit punt voor een volgende keer wil agenderen. Naar aanleiding hiervan merkt Peter Kerkhoven op dat er kennelijk behoefte is om inhoudelijk te praten. De voorzitter onderschrijft dat, maar wil dat buiten de rondvraag houden. De leden kunnen van te voren punten inbrengen, dat juicht hij zeer toe. Liefst wel onderbouwd. Het is zelfs nog om aan het begin van de vergadering nog agendapunten toe te voegen. Jaap Groven vraagt hoe het is dat de voorzitter van de Sportcommissie, als lid van de wildcard-commissie een belangrijke stem heeft in de uitreiking van een wildcard voor het Nederlands WK-Team en tegelijkertijd team-leader is van een buitenlands team. Bestuursvoorzitter Sytske Casimir: op het moment van het benoemen van de leden van de wildcardcommissie was er geen sprake van belangenverstrengeling. Pas toen de commissie al aan het werk was, is een van de leden gevraagd om - niet voorafgaand aan, maar pas tijdens het WK - een functie bij een buitenlands team te vervullen. Het bestuur heeft dit punt overwogen en vastgesteld dat hier in hun ogen geen sprake was van belangenverstrengeling. Het heeft ervoor gekozen om dit niet te publiceren. Jaap vindt dit niet transparant en vindt het niet door de beugel kunnen. Henk Peterse meent dat we breder moeten kijken: er zijn wel meer situaties waarbij mensen met twee petten op zitten. Marko Mazeland meent dat je dergelijke situaties niet in regels kunt vangen; het gaat om een ethische afweging. Hij wil het bestuur meegeven om in de evaluatie aan te geven hoe ze er nu op terugkijken en hoe ze achteraf gezien hadden moeten handelen. Sjaak Smeeing vraagt wanneer gepland was het functioneren van de ledenraad te evalueren. De voorzitter zegt dat dit volgend jaar is. Er is duidelijk behoefte aan zo n evaluatie. Toy Merx brengt ook het functioneren van de ledenraad naar voren. Hij benadrukt dat er meer en beter gecommuniceerd moet worden; niet alleen veertien dagen voor de vergadering. Eva Beun vindt dat ook de ledenraadsleden hun verantwoordelijkheid moeten nemen. Het is jammer dat steeds dezelfde mensen de vragen stellen. Zij moedigt de leden aan om naar het bestuur te komen als je iets geagendeerd wilt hebben. Marij Marsden is erg geschrokken van de toon van de onderlinge communicatie. Het speelt voor haar mee bij de vraag of zij wel door wil gaan met haar bestuursfunctie. We moeten het toch samen doen. In dat verband wijst Eva op een zeer inspirerende lezing van voetbalscheidsrechter en ondernemer Björn Kuipers. Over het halen van doelstellingen. Zij stelt voor deze spreker bij gelegenheid een keer uit te nodigen. Thomas Grégoire vraagt of het is om gala te organiseren. Dat gaat nu in België plaatsvinden en is ook bekend uit Duitsland. Als de raad daarvoor is wil hij wel kijken of en hoe we dat ook in Nederland kunnen doen. Het bestuur en de ledenraad zien een concreet voorstel daartoe tegemoet. 8/10

9 15. Sluiting uur De voorzitter sluit af met het noemen van degenen die in 2016 aftreden. Hij dankt Henk Peterse, Marianne Timmerman, Reina Pasma, Anne de Lannoy, Henk Hazelhorst, Mark Timmerman, Marc Dusseau en Sjaak Smeeing voor hun inzet en dringt erop aan dat ze zich herkiesbaar stellen. Hij treedt zelf ook af en zal zich herkiesbaar stellen, maar is daarna niet meer beschikbaar voor de functie van voorzitter. Hij roept iedereen op vast na te denken over wie die rol zou passen. Voorstel vergaderdata 2016: Voorjaar: donderdag 24 maart 2016 (Let op: in verband met Goede Vrijdag afwijkende dag) Najaar: vrijdag 18 november /10

10 Actielijst Wat Wie verantwoordelijk Wanneer Beleid inzake PR en herstructurering website Bestuur met PR Commissie Voorstel in voorjaarsvergadering 2016 Invulling vacatures bestuur Bestuur; allen (meedenken) Voorstel in voorjaarsvergadering 2016 Herijken meerjaren beleidsplan; daarbij reacties op uitkomsten klankbordbijeenkomst aan afgemelden voorleggen Bestuur Januari 2016 Evaluatie WK 2015 Sportcommissaris ; op agenda voorjaarsvergadering 2016 Definitieve tekst klachtenprocedure Publicatie resultaten fokkerijenquête Verwerken resultaten fokkerijenquête in beleidsplan fokkerij Afspraken met jurykader over gebruik jurykleding Toevoegen memo naar aanleiding van financiële vragen van Niek van Nunen aan stukken ledenraad op website Publicatie definitieve tarievenlijst Instellen werkgroep tariefdifferentiatie (of: werkgroep waar voor je geld) Voorbereiden evaluatie Ledenraad Reserveren ruimte ledenraadsvergaderingen 2016 Bestuur Bestuur Stamboeksecretaris Sportcommissaris Secretaris Ledenraad ism Stamboekbureau? Penningmeester Bestuur ism Stamboekbureau Bestuur Statutair: het bestuur Presidium LR al dan niet in samenwerking met bestuur NSIJP Voorstel in voorjaarsvergadering /10