Matrix referentieprofiel Local Compliance Officer. Local Compliance Officer B Functiegroep 9. Local Compliance Officer A

Transcriptie

1 Local Compliance Officer A Local Compliance Officer B Functiegroep 9 Functiegroep 10 Indelingsadvies Komt regulier voor bij lokale banken met bankschaal tot en met C1 Komt regulier voor bij lokale banken met bankschaal C2, C3, C3+ Kwantitatieve gegevens van de eenheid Context De LCO-functie is een volwaardige functie. Dit betekent dat de functie in de meeste gevallen voltijds of bijna voltijds wordt ingevuld. In een inrichtingsadvies wordt hierop nader ingegaan. Indien gewenst kan e.e.a. gespecificeerd worden door middel van het verkorte profiel. Werken bij de Rabobank Groep vraagt bijzondere competenties van de individuele medewerker, die, sterker dan bij vergelijkbare grote (dienstverlenende-) ondernemingen, een natuurlijke oriëntatie dient te hebben op samenwerking met klanten, leden en collega s, teneinde gemeenschappelijke professionele resultaten te bereiken. De meerwaarde uit zich door een permanente wederzijdse samenwerking van lokale banken, Rabobank Nederland en binnen- en buitenlandse groepsonderdelen. Dit vraagt van medewerkers een persoonlijkheid die herkenbaar actief gericht is op de ander. De Gedragscode Rabobank Groep vormt het kader voor het handelen binnen de gehele Rabobank Groep. Iedere bank is op grond van de Wet op het Financieel Toezicht (WFT) en het bijbehorende Besluit Prudentiële Regels WFT (BPR) verplicht een compliancefunctie te hebben. Elke lokale Rabobank moet op grond van de Regeling Organisatie en Beheersing een eigen compliancefunctie hebben. Deze compliancefunctie is bij de lokale banken vormgegeven met de Local Compliance Officer (LCO). De LCO valt binnen de lokale bank hiërarchisch en functioneel onder de statutair directeur Bedrijfsmanagement of de directievoorzitter. Daarnaast vindt functionele aansturing plaats door Rabobank Nederland. Dit betekent ook dat Rabobank Nederland betrokkenheid heeft bij onder meer benoeming en ontslag van de LCO, input geeft voor de planning, beoordeling, opleiding en permanente educatie van de LCO voorschrijft. 1

2 De LCO is de invulling van de lokale compliancefunctie als beschermer van de integere bedrijfsvoering van de specifieke lokale bank, maar is daarmee ook onderdeel van de compliancefunctie die waakt over de integere bedrijfsvoering van het collectief van lokale banken en Rabobank Nederland. De LCO voert zijn taken onafhankelijk in optreden en attitude uit ten opzichte van de eigen lokale bank. Tegelijkertijd wordt de LCO voor een goede uitvoering van zijn taken ondersteund door een goede samenwerking met onder meer business- en procescontrollers. De LCO voert een compliancewerkprogramma uit dat deels uit een instructie bestaat vanuit Rabobank Nederland (centraal vastgestelde onderwerpen en beoordelingskaders). De LCO neemt tevens eigen initiatief om belangrijke risico s voor zijn bank te signaleren en te adresseren. Daarom levert de LCO input voor de risicoanalyse ten behoeve van het dynamische controleplan van de lokale bank. Hij moet bij het uitvoeren van het compliancewerkprogramma steunen op de eerste en tweede lijn binnen de lokale bank maar moet wel vaststellen dat deze voldoende kwaliteit heeft om op te steunen. De LCO stelt de compliancerapportage op zonder tussenkomst van anderen. De compliancerapportage wordt elk kwartaal geagendeerd voor de vergadering van de directie en de raad van commissarissen. De directie en de LCO zijn bij de bespreking daarvan aanwezig om reactie respectievelijk toelichting te geven. Bij Rabobank Nederland is de afdeling Toezicht en Compliance Nederland (TCNL), onderdeel van het Directoraat Toezicht, de ontvanger van de compliancerapportage van de LCO. De LCO heeft vanuit zijn functie binnen de lokale bank directe contacten met onder meer managers, de leden van de directie en (de voorzitter van) de raad van commissarissen. Doelstelling Het doel van de LCO is een onafhankelijk en objectief oordeel te geven en te rapporteren over de stand van zaken op het gebied van naleving van wet- en regelgeving en van interne regels. Deels door te oordelen op basis van de uitgevoerde eerste- en tweedelijnscontroles en deels door zelf aanvullend controleactiviteiten uit te voeren. Tevens is het doel van de LCO de beheersing van compliancerisico s binnen zijn bank te bevorderen. Enerzijds door toe te zien of deze beheersing goed is ingericht, anderzijds door proactief initiatieven te nemen om de beheersing van compliancerisico s te versterken. Het identificeren, beoordelen en beheersen/mitigeren van de compliancerisico s is de verantwoordelijkheid van het lijnmanagement. Vrijheden 1. Zelfstandigheid De LCO houdt onafhankelijk en zelfstandig toezicht en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan raad van commissarissen, directie, management en medewerkers en is in staat om daarbij de rug recht te houden. Dit geschiedt met een ruime mate van zelfstandigheid voor zover het vragen/problemen betreft waar sprake is van meer uitgekristalliseerde regelgeving; in deze gevallen is er sprake van zelfstandige verantwoordelijkheid voor het initiëren van en verder afhandelen van overleg met de dossiereigenaar van regelgeving, de lokale controlorganisatie en desgewenst het betreffende lijnmanagement. 2. Rapportage De LCO stelt onafhankelijk en zelfstandig de compliancerapportage op over de lokale bank (elk kwartaal). Deze is gericht aan de raad van commissarissen, de directie en Rabobank Nederland (TCNL). 1. Zelfstandigheid Geeft onafhankelijk en volledig zelfstandig invulling aan de LCO functie. Heeft een grote zichtbare verantwoordelijkheid. Weet op basis van senioriteit/vakvolwassenheid expertise op het juiste moment in de cyclus te escaleren. 2. Rapportage 2

3 3. Afstemming Neemt vanuit de compliance expertise deel aan operationeel overleg binnen de lokale bank om te bewaken dat de compliance in de dagelijkse gang van zaken wordt geborgd. Complexere zaken, alsmede nieuwe zaken, worden afgestemd met enerzijds de betreffende dossiereigenaar en anderzijds het verantwoordelijk directielid. Daarnaast bestaat de mogelijkheid voor het klankborden met professionals van DT in lastige/complexe gevallen, second opinion, etc. De LCO bespreekt zelfstandig de rapportage met (de afzonderlijke leden van) de directie en de raad van commissarissen. 3. Afstemming Neemt vanuit de compliance expertise deel aan het reguliere Directieteam/Managementteam overleg binnen de lokale bank om te bewaken dat compliance op de lange termijn wordt geborgd. 4. Kaders en regelgeving Externe wet- en regelgeving inzake toezicht en compliance, alsmede de interne regelgeving waarin deze zijn geïntegreerd, gelden als de relevante kaders waarbinnen wordt geopereerd. 4. Kaders en regelgeving Resultaat gebieden 1. Compliancecyclus Opzetten, uitvoeren van de compliancecyclus, bestaande uit onder meer een risicoanalyse, planning, uitvoering monitoringprogramma, issuehandling en reporting. De LCO is leidend in het primaire compliance proces. Adviseren over en aanjagen van acties in het kader van compliance. 2. Regelgeving en beleid Bijhouden, analyseren en signaleren binnen de eigen bank en richting Rabobank Nederland van ontwikkelingen in het vakgebied (best practices) en de wet- en regelgeving. Betrokkenheid bij het vormen van een visie op deze ontwikkelingen door Rabobank Nederland en het zelf vormen van een beeld over wat een en ander betekent voor de eigen lokale bank. Vertalen van deze ontwikkelingen op basis van de instructies en guidance van Rabobank Nederland naar acties voor de onderdelen van en/of het verantwoordelijke lijnmanagement van de eigen lokale bank. Verzorgen van kwalitatief hoogwaardig advies (zowel gevraagd als ongevraagd) aan het directieteam aangaande de interpretatie van beleid en regelgeving. 1. Compliancecyclus Processturing; aansturen, organiseren en delegeren van activiteiten. Heeft een grote zichtbare verantwoordelijkheid. Weet op basis van senioriteit complexe problemen op te lossen en op het juiste moment te escaleren in de cyclus. Afhankelijk van de lokale inrichting kan de LCO taken delegeren aan C&F medewerkers, compliance medewerkers en proces controllers. In het laatste geval is afstemming met Bedrijfsmanagement vereist en moet vooraf een eenduidige onderzoeksopdracht worden geformuleerd. 2. Regelgeving en beleid Kennis hebben van en ervaring met best practices op het gebied van compliance en vanuit de senioriteit expertise, d.w.z. diepgaande vakbeheersing en conceptueel denkvermogen, invulling geven aan het verhogen van het kennisniveau van lijnmanagement en stafmanagement en het uitdragen van bestaande procedures en richtlijnen om de compliance-awareness te vergroten binnen de lokale bank. 3

4 Ondersteunen in het implementeren van gedragsregels en beleid in het kader van (nieuwe) wet- en regelgeving en zorgdragen voor het beheer hiervan op basis van guidance van Rabobank Nederland. Geheel zelfstandig planmatig doorlichten van processen en beleid van de lokale bank en adviseren over verbeteringen. 3. Implementatie en borgen Directie en/of management op een adequate manier adviseren bij het implementeren van beleid en gedragsregels, zonder daarbij operationeel betrokken te zijn. Aanjagen en bewaken van een consistente implementatie en interpretatie van beleid en gedragsregels. Toezicht houden op een tijdige en kwalitatief goede implementatie van maatregelen waarmee compliancerisico s binnen de lokale bank moeten worden beheerst en het signaleren richting dossiereigenaar/management indien dat nodig is. Toezicht houden op de werking van de geimplementeerde maatregelen en signaleren indien die werking onvoldoende is; het geven van een eerste oorzaakanalyse, daarvoor het stimuleren van en adviseren over de oorzaakanalyse die het lijnmanagement vervolgens dient uit te voeren en het toezicht houden op de effectiviteit van de acties daaruitvolgend. Distribueren van kennis over compliance (standaard presentaties, trainingen en e-learnings); ook om te stimuleren en te ondersteunen dat het verantwoordelijke lijnmanagement, dat verantwoordelijk is voor implementatie van wet- en regelgeving, de medewerkers op een adequate wijze informeert en traint. Participeren in projecten om zorg te dragen voor verdere professionalisering op het vakgebied van compliance. Het zijn van sparringpartner voor het management over soft controls met betrekking tot toezicht en compliance. 4. Toetsing/informatieverzameling Monitoren van het risicoprofiel ten aanzien van compliancerisico s en de kwaliteit van de beheersmaatregelen ter beheersing van de compliancerisico s, alsmede de daarvoor bepalende aspecten als houding en gedrag van de leidinggevenden en medewerkers. Uitvoeren van een risicoanalyse over compliance en integriteit op basis van de risicoanalyse van Rabobank Nederland en de eigen geconstateerde risico s van de lokale bank. Deze risicoanalyse wordt voorgelegd aan Rabobank Nederland en vormt input voor de BBRA van de bank. De directie stelt de BBRA vast. 3. Implementatie en borgen Advies met betrekking tot compliance en toezicht komt tot stand vanuit een totaaloverzicht, een helicopterview en deskundigheid en heeft een grotere impact op de actie van de beslisser. 4. Toetsing/ informatieverzameling Uitvoeren van de risicoanalyse over compliance en integriteit binnen de lokale bank en stelt trendanalyse op. Ontwikkelingen/veranderingen kunnen vertalen in scenario s en daar het gesprek over aangaan met het management. 4

5 Op basis van de risicoanalyse en BBRA input geven op de door de directie vast te stellen en door de afdeling Control uit te voeren controleplanning van de bank. Op basis van de instructie van Rabobank Nederland, de risicoanalyse en de controleplanning opstellen van het jaarlijkse compliancewerkprogramma en gedurende het jaar (per kwartaal) zonodig bijstellen. Uitvoering geven aan het compliancewerkprogramma. Dit zal onder meer omvatten: - Risicogebaseerd hertoetsen van de onderzoeken uitgevoerd door de tweede en de eerste lijn. - Uitvoeren van bijzondere onderzoeken op verzoek van Rabobank Nederland. - Onderzoeken in het kader van de onderwerpen van de LCO zelf (bestuurderskredieten, etc) De kwaliteit van de eerste en/of tweede lijns controle bepaalt de mate waarin de LCO zelf het primaire proces toetst. In alle gevallen vormt de LCO zijn eigen oordeel. Op frequente basis spreken met commerciële en niet-commerciële managers, businesscontrollers en directeuren; bijwonen van overleggen van onder meer managementteams en de kredietcommissie. De LCO heeft toegang tot alle stukken en kan daarover te allen tijde navraag doen bij medewerkers, managers en directie. 5. Netwerken Deelnemen aan een netwerk van LCO s van lokale banken. Participatie in intern en extern overleg over wet- en regelgeving alsmede toepassing daarvan in generieke situaties en voor specifieke constructies op verzoek van een dossiereigenaar, de directie of Rabobank Nederland. Onderhouden van een eigen intern netwerk binnen de lokale bank op alle niveaus. 6. Oordeelsvorming, Informatievoorziening en Rapportage Elk kwartaal opstellen van de compliancerapportage ten behoeve van de directie en de raad van commissarissen van de lokale bank en Rabobank Nederland en het hiertoe uitzetten van de werkstromen in Color. Bespreken van de compliancerapportage met de verantwoordelijke vakdirecteuren, directeur Bedrijfsmanagement en directievoorzitter en in het directieteam. Bespreken van de compliancerapportage met de raad van 5. Netwerken Deelt kennis/expertise en profileert zich als senior professional binnen en buiten de Rabobank, bouwt netwerken op met relevante externe partijen. Ondersteunt Directoraat Toezicht bij beleidsontwikkeling in klankbordfunctie en levert hiertoe de benodigde input. 6. Oordeelsvorming, Informatievoorziening en Rapportage, plus In staat om boven eigen kennisdomein uit te stijgen en de verbinding te maken met de business (opereren als business partner). 5

6 commissarissen met en zonder aanwezigheid van de directie. Bespreken van de compliancerapportage met een vertegenwoordiger van Rabobank Nederland. Ad hoc bespreken van complexere problemen en waar nodig overtuigend escaleren van compliance issues/problemen in beheersing van compliance en integriteitrisico s met de directievoorzitter, andere leden van de directie en/of de voorzitter van de raad van commissarissen. Signaleren van incidenten, intern opvolging bewaken en communiceren naar Rabobank Nederland. Inhoudelijk afstemmen van de bevindingen ten behoeve van de compliancerapportage met collega-lco s en Rabobank Nederland om consistentie te bevorderen. Signaleren van mogelijke bankspecifieke of bredere complianceissues richting Rabobank Nederland. Denk en werkniveau Vereiste ervaring/ Aanvullende kenniseisen 7. Overige werkzaamheden Een aantal onderdelen van het compliancewerkprogramma betreft werkzaamheden die de LCO zelf periodiek uitvoert: Controles en advies in het kader van de Regeling Privé-transacties (indien van toepassing), de Regeling Bestuurderskredieten, de Regeling Giften en de Regeling Nevenfuncties en ongerechtvaardigde bevoordeling. Verzorgen van de (verplichte) meldingen aan Rabobank Nederland ten behoeve van de AFM. Deelname aan de klanttafel in het kader van klantintegriteit. 8. Coaching/begeleiding/training Geven van training en voorlichting. Stimuleren van deskundigheid bij collega s op de lokale bank. HBO 5-10 jaar ervaring WO 3-5 jaar ervaring Afgeronde opleiding: - Rabobank Compliance Opleiding of - NCI leergang Compliance Officer of - vergelijkbare opleiding Daarnaast zal permanente educatie verplicht worden gesteld. Mogelijk wordt op termijn certificering verplicht. 7. Overige werkzaamheden 8. Coaching/begeleiding/training HBO jaar ervaring WO 5-10 jaar ervaring Afgeronde opleiding: - Rabobank Compliance Opleiding of - NCI leergang Compliance Professional of - NIBE-SVV Certified Compliance Officer of - vergelijkbare opleiding Daarnaast zal permanente educatie verplicht worden gesteld. Mogelijk wordt op termijn certificering verplicht. 6

7 Competenties Zie Rabo Kern Profiel; door de directeur specifiek te maken in samenspraak met de medewerker. Objectcode (Sapiens) Relevante competenties: Klantfocus Samenwerken Omgevingsgerichtheid Oordeelsvorming Stijlflexibiliteit Impact Organiseren en monitoren Kwaliteitsgerichtheid Overtuigingskracht Relevante competenties: Veerkracht Organisatiesensitiviteit Coachen LB LB 7