OPGESTELD: HSE Advisor W. Workum GECONTROLEERD: HSEW Back Office K. Kappelhof. GOEDGEKEURD: HSEW manager F.J. Jaspers

Transcriptie

1 Werkinstructie : HSEW Blz. : 1 van 9 INDEX 1 SCOPE 2 DOEL 3 ACTIVITEIT VERANTWOORDELIJK MATRIX 4 AANVULLENDE INSTRUCTIES (ALLE INCIDENTEN BEHALVE BEROEPSZIEKTE) 5 AANVULLENDE EISEN VOOR SORTIUM PARTNERS (ALLEEN BEROEPSZIEKTE) 6 RECORDS 7 REFERENTIE NAAM & HANDTEKENING DATUM OPGESTELD: HSE Advisor W. Workum GETROLEERD: HSEW Back Office K. Kappelhof GOEDGEKEURD: HSEW manager F.J. Jaspers WIJZIGING: Taak 4 toegevoegd dat bij TOPSET onderzoek one pager aan FOUNTAIN wordt toegevoegd

2 Werkinstructie : HSEW Blz. : 2 van 9 1 SCOPE De werkingssfeer van deze procedure is de rapportage, classificatie, onderzoek en follow-up van alle incidenten (met inbegrip van bijna-ongevallen en vermoedelijke overtredingen van de Life Saving Rules). Dit is inclusief incidenten van subcontractors, tijdens de uitvoer van activiteiten in opdracht van GLT PLUS. Follow-up houdt in kennisgeving, analyse, aanbevelingen, en de uitvoering van de acties die voortvloeien uit het onderzoek. 2 Doel Zeker stellen dat alle gemelde incidenten, bijna-ongevallen en gevaarlijke situaties adequaat worden onderzocht en geanalyseerd om te bepalen waar de barriers op het beheer hebben gefaald en om aanbevelingen te doen om deze te herstellen, danwel te verbeteren Waarborgen van een snelle verspreiding van de geleerde lessen en snelle acties om de situatie te corrigeren en herhaling te voorkomen zowel lokaal als op andere locaties.

3 Werkinstructie : HSEW Blz. : 3 van 9 3 ACTIVITEIT VERANTWOORDELIJK MATRIX Deze matrix toont het proces en wie verantwoordelijk is voor bepaalde activiteiten. Uitvoeren: verantwoordelijk om het te doen of het gedaan te krijgen APP Goedkeuren: verantwoording, moet de resultaten goedkeuren CHK Controleren: plus biedt ondersteuning aan de verantwoordelijke partij Geraadpleegd over: taak en resultaten; alleen voor zover nodig INF Geinformeerd: over taken en resultaten Procedure voor alle incidenten BEHALVE beroepsziekten: Taak Definitie SC/LVP AC/OTL Incident eigenaar EM/OM of MD/Contract Holder HSE Manager Onderzoeks team HSEW BackOffice 1 Initieer noodmaatregelen. Voer eerste onderzoek en verzamelen van de eerste feiten. INF 2 Voorlopige beoordeling van de ernst, risico s en incidenten classificatie. Identificeer de waarschijnlijke Incident Eigenaar. betrokken partijen op de hoogte. Registreer in Fountain database. 3 Accepteer rol als Incident Eigenaar. Bepaal niveau en type van onderzoek. Benoem onderzoeksteam INF INF 4 HSEW Backoffice voegt one pager aan Fountain toe bij TOPSET onderzoek De one pager wordt na afronding onderzoek bijgewerkt met leerspunten 5 Onderzoek incident. Analyseren en stel bevindingen op. Stel acties & verantwoordelijkheden vast. Identificeer lessen die gedeeld kunnen worden 6 Review / goedkeuren Incident onderzoek. Voer IRP uit indien nodig Update FountainInformeer alle betrokken partijen. Communiceer de bevindingen in de SAFcom. Organiseer een significant incident Review (SIR) voor significante en High Potential incidenten. Zorg voor een effectieve uitvoering van de overeengekomen acties. 10 Voorbereiden en follow-up rapport voor Significante en High Potential incidenten (binnen 12 maanden). CHK

4 Werkinstructie : HSEW Blz. : 4 van 9 Procedure voor beroepsziekten : Taak Definitie Werknem er Lijn Manager Partner Bedrijfsarts Partner A1a Zelf vermoeden van mogelijke beroepsziekte INF A1b Verwijzing door Lijn Manager in geval van mogelijke beroepsziekte INF A2 Identificeer mogelijke beroepsziekte. INF A3 Toestemming verlenen voor een volledig of beperkt onderzoek A4 A5a Voer voorlopige ziekte classificatie uit. Registreer in Fountain database. Houd relevante partijen op de hoogte Toestemming verleend door werknemer (in opdracht A3): onderzoek door AC volgens taken 2 tot 9 voor alle incidenten. INF INF A5B Toestemming niet toegekend door werknemer (in opdracht A3): Bedrijfsarts voert, voor zover als mogelijk, onderzoek uit

5 Werkinstructie : HSEW Blz. : 5 van 9 4 Aanvullende instructies (Alle incidenten BEHALVE beroepsziekte) Taak 1: SC en LVP dragen zorg dat de site veilig wordt gemaakt en initiëren noodhulp in overeenstemming met de lokale voorschriften. De SC informeert de AC en de LVP informeert de OTL zodra de omstandigheden van het incident dit toelaten (met inbegrip van wettelijke voorschriften). Voer een eerste onderzoek uit om erachter te komen wat er gebeurd is. Voor de meer ernstige incidenten waarbij een onafhankelijk onderzoeksteam nodig zal zijn, zet de ongevalslocatie af, verzamel ooggetuige verklaringen en maak zo nodig foto's / video. Taak 2: Gebruik de Risk Assessment Matrix om een voorlopige risicoclassificatie te bepalen op basis van de werkelijke ernst van het incident. Beschouw alle incidenten als werkgerelateerd, tot het tegendeel is bewezen. De OTL van de NAM registreert het incident binnen 24 uur in de Fountain Incident Management (FIM) database. Onveilige handelingen / gebeurtenissen worden gewoonlijk niet vermeld in FIM. Indien er echter sprake is van een schending van de Life Saving Rules of er sprake is van relevante leermomenten, dient het incident wel in FIM ingevoerd te worden (ter beoordeling lijnmanagement) Meld incident aan het lijnmanagement volgens de procedure melding van incidenten. Bij blijvend letsel, ziekenhuisopname en dood informeert GLT PLUS de Inspectie SZW. Alle overige meldingen aan externe partijen worden door de NAM gecoordineerd. Taak 3: De Incident eigenaar aanvaard zijn rol. Voor een significant incident, een hoog potentieel incident,, of een niet werkgerelateerd dodelijk ongeval, zijn de MD GLT PLUS en de Contract HOLDER NAM de eigenaar van het incident. Voor alle overige incidenten zijn dit de Execution Manager van GLT PLUS en de Operations Manager van de NAM. Een significant incident is een incident met een werkelijke ernst 4 of 5 volgens de RAM Een hoog potentieel incident is een incident met een potentieel risico rating in het rode gebied van de RAM. De diepgang van het vereiste onderzoek hangt af van de RAM-indeling van het incident. Stel het onderzoeksteam samen met behulp van de onderstaande tabel. De onderzoeksteamleider is van hetzelfde niveau in de organisatie als de Incident Eigenaar of 1 laag hieronder. Ongeacht de werkelijke of potentiële ernst, kan de Incident Eigenaar het onderzoek naar een hoger niveau escaleren in bijvoorbeeld de grootte, deskundigheid van het team of meer uitvoerige onderzoeks- en analysemethoden toe te passen. Voor de meer serieuze gele risico incidenten kan overwogen worden om een onafhankelijk teamleider aan te stellen en bij het onderzoek de assistentie van de HSEW afdeling in te roepen. Taak 4: De lijn zorgt ervoor dat een one-pager binnen 48 uur aan Fountain wordt toegevoegd, met de volgende informatie: Wat is gebeurd Waarom is het gebeurd Foto ( s) van het incident De HSEW Back Office zorgt ervoor dat de one-pager op de ipad komt. Als het onderzoek is afgerond worden de leerpunten aan de one pager toegevoegd. Deze versie wordt opgenomen in het WVO

6 Werkinstructie : HSEW Blz. : 6 van 9 Risico Licht Blauw of Incident Eigenaar Typische onderzoeksteam samenstelling Execution Manager GLT PLUS Site Coordinator/LVP HSE Focal Point (NAM/GLT PLUS) Vertegenwoordiger (sub)contractor Type Onderzoek Feitenrelaas Operations Manager NAM Geel Execution Manager GLT PLUS Operations Manager NAM Site Coordinator/LVP Lokale HSE Focal Point of HSE Advisor Vertegenwoordiger (sub)contractor Deskundige (indien gewenst) Eventueel afgevaardigde werknemer TOPSET HiPo (rood) of De werkelijke ernst van 4 of 5 Managing Director GLT PLUS Contract Holder NAM Senior Line Manager (NAM/GLT PLUS) HSE facilitator (NAM/GLT PLUS) Vertegenwoordiger (sub)contractor Onafhankelijke specialist(en) naar behoefte Tripod BETA analist (parttime) Eventueel afgevaardigde werknemer TRIPOD Taak 6: Beoordeel het incidentonderzoek op: Daag het onderzoeksteam uit om de kwaliteit van het onderzoek te garanderen en om zeker te stellen dat alle directe en achterliggende oorzaken worden geïdentificeerd. Stel vast of een Life Saving Rule is geschonden. Bevestig de risicoclassificatie op basis van de risicobeoordeling Matrix Bereik overeenstemming over acties, actiehouders en data. Stel de leermomenten voor de organisatie vast en de wijze waarop alle belanghebbende personen adequat worden geïnformeerd om herhaling te voorkomen Overweeg om een coördinator te benoemen om de voortgang te consolideren en acties af te sluiten onder de verantwoordelijkheid van de Incident Eigenaar. De aard van dit onderzoek is afhankelijk van de incident risico-beoordeling zoals samengevat in de onderstaande tabel De Incident eigenaar kan elk incident met een significante leermomenten voordragen aan het Incident Review Panel (IRP)

7 Werkinstructie : HSEW Blz. : 7 van 9 Gebieden Blauw Geen IRP-Lokale discussie tussen Incident Eigenaar en Onderzoek Andere personen kunnen naar het oordeel van Incident Eigenaar worden uitgenodigd Geel Formele IRP bijeenroepen, tenzij Asset Manager/Managing Director (of gelijkwaardig) beslist dat er geen verplichting is om dat te doen. In dat geval gelden de eisen voor het blauwe risicogebied HiPo of significant incident Formele IRP bijeenroepen waarin ook de verantwoordelijke directeur zitting heeft OPMERKING: De NAM Dir Forum heeft verzocht dat alle NL incident met een werkelijke ernst 3 of een P3 + (potentiële ernst 3 +) naar een formele IRP met een verantwoordelijke directeur gaan. Voor actuele 3 + incidenten zal de NAM directeur of zijn afgevaardigde aanwezig zijn.voor P3 + incidenten, moet de NAM directeur worden uitgenodigd, maar de werkelijke deelname kan worden gedelegeerd aan een lid van de Dir Forum. De Asset manager Groningen van de NAM (of zijn afgevaardigde) heeft het voorzitterschap van het IRP. Het panel kan bestaan uit Operations vertegenwoordiger NAM, Execution Manager GLT PLUS, relevante technische dienst en / of vakspecialist; vertegenwoordiger (sub)contractor en / of Contract Holder; vertegenwoordiger van een andere getroffen Asset of Functie, HSE manager GLT PLUS en Asset HSE Manager NAM. Bij de vorming van het panel, dient aandacht te worden besteed aan de mate van onafhankelijkheid van de panelleden van de werkzaamheden op het moment van het incident. De Onderzoeksteamleider presenteert de bevindingen van het onderzoek. De Incident Eigenaar (of aangewezen coördinator) Update FIM met de uitkomst van de IRP (taak 6) Monitoren van de status van de acties en zekerstellen dat alle acties binnen de overeengekomen tijdslimiet worden afgesloten en dat zij voldoen aan de intentie van de bevinding van het incident. Minimaal elk kwartaal met Incident Eigenaar de voortgang reviewen (zie taak 8)

8 Werkinstructie : HSEW Blz. : 8 van 9 Taak 7: Update het incident in de Fountain Incident Management (FIM) database. Zorg ervoor dat eventuele aanvullende acties die voortvloeien uit het IRP in FIM worden ingevoerd.. Informeer en bevestig met actiehouders over acties die hen zijn opgedragen. De lessen uit het incident worden in de Safcom ingebracht. Taak 8: Bereid voor Significante en Hoog Potentiele incidenten, een Significant Incident Review voor en bespreek deze met de Managing Director GLT PLUS. De incident eigenaar van de NAM verzorgt verdere communicatie binnen de NAM en geeft een terugkoppeling aan de Incident eigenaar van GLT PLUS. Taak 9: Zorg voor effectieve implementatie van de overeengekomen acties.de coördinator rapporteert minimaal elk kwartaal de voortgang aan de Incident Eigenaar en draagt zorg dat close out statements van acties van zowel het onderzoeksverslag als de incident evaluatie worden opgenomen in de Fountain Incident Management (FIM) database. Taak 10: Voor Significante en Hoog Potentieel incidenten, dient binnen 12 maanden, een follow up rapport te worden voorbereid en overhandigd aan de MD GLT PLUS en Contract Holder NAM. Hierin dienen de status van de acties en de resultaten van de beoordeling met betrekking tot de effectiviteit van de genomen maatregelen te zijn opgenomen. 5 aanvullende eisen voor consortium partners (Alleen beroepsziekte) Taak A1: Een werknemer heeft de plicht om een beoordeling aan te vragen bij de Bedrijfsarts van departner, als hij / zij denkt dat hij / zij een beroepsziekte zou kunnen hebben. Daarnaast heeft een lijnmanager van de partner, de plicht om een werknemer te verwijzen voor een beoordeling door de bedrijfsarts van de partner, als de manager vermoedt dat de werknemer een beroepsziekte zou kunnen hebben. Taak A2: De bedrijfsarts van de partner bepaalt of er sprake is van een mogelijke beroepsziekte Is er geen sprake van een mogelijke beroepsziekte, dan is geen verdere actie nodig. Taak A3: Als er de werknemer mogelijk een beroepsziekte heeft, vraagt de bedrijfsarts van de partner, de medewerker toestemming om de ziekte te onderzoeken.de medewerker dient hier schriftelijk toestemming toe te geven. Taak A4: De bedrijfsarts van de partner bepaalt of er sprake is van een beroepsziekte. Als de beroepsziekte onstaan kan zij tengevolge van werkzaamheden, uitgevoerd in opdracht van GLT PLUS, moet het incident in de Fountain Incident Management (FIM) database geregistreerd worden. Informeer de NAM en andere externe partijen zoals vereist door de lokale actoren Taak A5: Wanneer de toestemming werd gegeven in taak A3, dan wordt verder onderzoek van de ziekte uitgevoerd door de partnerorganisatie conform zijn interne procedures. Indien geen toestemming is gegeven in taakt A3, dan onderzoekt de Bedrijfsarts van de partnerorganisatie de ziekte voor zover dit mogelijk is en: Geeft de onderzoeksresultaten door aan de HSE manager GLT PLUS. Deze voert de onderzoek gegevens in de Fountain Incident Management (FIM) database in.

9 Werkinstructie : HSEW Blz. : 9 van 9 6 records De HSE afdeling bewaart de incidenten en beroepsziekten rapporten, de lessons learned en meldingen in overeenstemming met de lokale voorschriften en voor ten minste 10 jaar. 7 Referentie UIE-17.PR.04 EP Incident Reporting and Follow-up