1. Doel. 2. Toepassingsgebied/Definities. 2.1 Toepassingsgebied. Procedure Incidenten

Transcriptie

1 Procedure Incidenten 1. Doel Leercyclus bewerkstelligen (leren van incidenten zodat het veiligheidsmanagementsysteem bijgesteld kan worden en/of acties gestart kunnen worden). In kaart brengen van aard en omvang van incidenten; Directe oorzaken en de ernst van incidenten vaststellen; Aard en omvang schade aan de bedrijfsprocessen in kaart brengen; Beheersing van risico s vindt plaats door vooraf na te denken wat er mis kan gaan, wat de gevolgen hiervan zijn en welke beheersmaatregelen genomen moeten worden. Dit noemen we proactief handelen. Incidenten ontstaan doordat proactief handelen faalt. Het belang van registratie, onderzoek en analyse is wijzen op aard en omvang van tekortkomingen in de bedrijfsvoering en het veiligheidsmanagementsysteem (OHSAS). 2. Toepassingsgebied/Definities 2.1 Toepassingsgebied Alle incidenten* op het terrein van Noorderzijlvest of waar Noorderzijlvest opdrachtgever is, dienen volgens deze procedure te worden afgehandeld. *Onder incidenten verstaat Noorderzijlvest in principe alle ongewenste gebeurtenissen, inclusief (pers)leidingbreuken, doch exclusief milieuincidenten onder toezicht van Handhaving Status: Definitief Procedure Incidenten jan

2 2.2 Definities Cat Classificatie incident Toelichting / criterium A Ongeval met verzuim Ongeval waarna medewerker de volgende dag nog niet heeft hervat A Ernstig incident Incident dat de potentie heeft van een ongeval met zeer ernstig letsel of veroorzaakt is door agressie en geweld B Ongeval met eerste hulp Ongeval met letsel dat behandeling door arts of EHBO noodzakelijk maakte. Medewerker heeft aansluitend het werk hervat. B Incident Incident dat (ernstig) letsel of schade tot gevolg had kunnen hebben B Onveilig gedrag Waarneembare persoonlijke activiteit die niet overeenkomt met het door Noorderzijlvest gewenste gedrag. C Onveilige situatie Situatie waarin voorzieningen niet in orde zijn. C Vandalisme Incident met schade met opzet veroorzaakt door derden Toelichting Basis Risicofactoren (factoren die ten grondslag kunnen liggen aan het incident) 01 Procedures Duidelijke regelgeving/ procedures/richtlijnen/instructies/handleidingen 02 Training Voldoend opgeleid personeel / competent / juiste trainingen 03 Tegenstrijdige doelen Strijdigheid van verschillende doelstellingen, b.v. tussen tijd/productie/planning/economische belangen en veiligheid 04 Communicatie Communicatie tussen mensen 05 Organisatie Fouten in de organisatiestructuur (qua verantwoordelijkheden en bevoegdheden) 06 Ontwerp De mate waarin veiligheid in het ontwerp is meegenomen (om er goed mee te kunnen werken en onderhoud te kunnen plegen 07 Apparatuur, materialen De kwaliteit, de conditie en beschikbaarheid van apparatuur, materialen en hulpmiddelen Status: Definitief Procedure Incidenten jan

3 en hulpmiddelen 08 Onderhoud Kwaliteit van onderhoud (strategie/beleid/planning/uitvoering en vorm van onderhoud) 09 Orde en netheid Algemene orde en netheid, faciliteiten hebben voor schoonmaken en opruimen 10 Omgeving (omstandigheden waaronder mensen werken) De fysieke, psychische en sociale omstandigheden waaronder mensen werken 3. Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden Rol lijnfunctionarissen: (zie ook werkwijze) De procesmanager geeft volgens zijn/haar functiebeschrijving o.a. inhoud aan het vastgestelde VGW-beleid. Derhalve is hij/zij binnen zijn/haar proces in dit kader o.a. verantwoordelijk voor: Tijdig en correct melden van incidenten en inschakelen van deskundigen; Het eventueel (laten) uitvoeren van een nader (incident)onderzoek Aangifte doen bij Politie t.a.v. incidenten met betrekking tot agressie en geweld De conclusies van het (incident)onderzoek omzetten in verbetermaatregelen Het doorvoeren en bewaken van de voorgestelde verbetermaatregelen Bespreken van leerpunten van incidenten in het werkoverleg. Rol staffunctionarissen: (zie ook schema werkwijze) VGW-team: Draagt zorg voor een toegankelijk meldings-systeem Biedt ondersteuning van leidinggevenden Beheert incident-meldingsregister Status: Definitief Procedure Incidenten jan

4 4. Werkwijze Wie Verantwoordelijk voor Wat Opmerking Betrokkene Verplicht en tijdig melden Meedenken over oplossen en afhandelen Meldt incident z.s.m. aan direct leidinggevende middels incidentformulier (in ieder geval binnen 24 uur) Doet voorstellen voor verbetering aan leidinggevende Ernstige incidenten onmiddellijk melden aan (direct) leidinggevende, unitmanager en Direct leidinggevende (Deel)procesmanager Unitmanager Preventie- Melden en doormelden: binnen 24 uur nadat incident heeft plaatsgevonden Afhandelen en borgen van oplossing Melding aan Arbeidsinspectie Dagelijks functioneren van het Neemt melding in ontvangst; Stelt direct een onderzoek in door o.a. in overleg te gaan met betrokkene(n) Stelt eventueel samen met de betrokkenen maatregelen en schade vast; en vult de nodige onderdelen (verder) in van het incidentenformulier; Doet aangifte bij de Politie bij incidenten m.b.t. agressie en geweld Stuurt melding binnen 24 uur door aan via de mailbox: ; Bespreekt incidenten in het werkoverleg; Ziet toe op adequate melding Ziet toe op een objectief, tijdig en volledig onderzoek Ziet toe op kwalitatief goede en tijdige oplossingen die SMART worden gepland en bewaakt deze; Ziet toe op terugkoppeling aan leidinggevende van melder en de melder binnen 14 dagen (na overleg met inzake oplossingrichting) Toets of de incidentmelding voldoet aan de criteria van meldplicht* aan Inspectie SZW (voorheen Arbeidsinspectie) en draagt zorgt voor tijdige melding aan de Arbeidsinspectie *Meldingsplichtige ongevallen, die gemeld moeten worden aan de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW): - arbeidsongevallen die de dood tot gevolg hebben - ongevallen, waarna ziekenhuisopname plaats vind - ongevallen, waaruit mogelijk blijvend letsel aan wordt overgehouden Legt bij incidentmelding zo nodig zelf contact met teamleider / (deel)proceseigenaar, unitmanager en directie Melding moet binnen 24 uur bij proceseigenaar en VGWteam zijn Bij ernstig incident: direct melden aan proceseigenaar,, unitmanager en VGW cie Laat zich hierbij ondersteunen door Zorgt dat incident met opdrachtnemer wordt besproken; Stemt dit af met de Werkt nauw samen met teamleider / Status: Definitief Procedure Incidenten jan

5 medewerker systeem Beheert het incidentregister; Kan ondersteunen bij het incidentenonderzoek uit en de rapportage; Stelt in overleg of op eigen initiatief safety-flyers op en distribueert deze; Ziet toe op adequate meldingen (qua snelheid en volledigheid) Informeert procesmanager Calamiteitenzorg en directie bij ernstige incidenten Directeur HVK Eindverantwoordelijk Verantwoordelijk voor het systeem en kwaliteit analyses Treedt sturend op bij ernstige incidenten; Bespreekt ernstige incidenten in het Veiligheids-overleg Informeert het DT inzake ernstige incidenten Verantwoordelijk voor naleven VMS Toetst dmv directiebeoordeling (audits) Signaleert onvoldoende afhandeling (>3 maanden) en bespreekt dit met betrokkenen; Draagt zorg voor een functionerend systeem; Stelt in samenspraak met Preventiemedewerker analyses op Rapporteert inzake incidenten in vgw-jaarverslagen e.d. (deel)procesmanager en HVK-er Laat zich ondersteunen door en HVK-er Werkt nauw samen met 5. Prestatie-indicatoren Incidentmeldingen zijn binnen twee werkweken afgehandeld. Dit wil zeggen: voorzien van een passende maatregel en teruggekoppeld naar de melder. Indien de maatregel niet binnen 14 dagen kan worden ingevoerd, wordt deze SMART gepland en opgenomen in het incidentregister. Elk incident van categorie A dient nader onderzocht te worden (met een minimum van 1 nader onderzoek per half jaar) * Incidentenregister: zie K schijf: P_CZ / Rapportages 6. Relevante documenten Meldingsformulier voor incidenten Status: Definitief Procedure Incidenten jan