Wijzigingen bijhouden

Transcriptie

1 Versie Word van Office 2010 In dit Recept zijn drie hoofdstukken: Wijzigingen bijhouden Wijzigingen accepteren en negeren Opmerkingen Onderaan staan mijn contactgegevens, als er iets nog niet duidelijk is. Wijzigingen bijhouden Als je een tekst hebt aangeboden om te redigeren, plaats ik die in Office Als eerste zet ik dan Wijzigingen Bijhouden [Track Changes] aan. Het is ook mijn gewoonte om een nieuw document te maken door 'vc' aan de documentnaam toe te voegen. [Mijn versie is in het Engels; tussen vierkante haken zet ik steeds de Engelse termen.] Ga daarvoor naar Controleren [Review] en kies onder Wijzingen Bijhouden [Track Changes] opnieuw Wijzigingen Bijhouden [Track Changes]. De knop in je balk wordt dan geel. Vanaf dat moment laat Word alles zien wat je verandert met een kleur. Als je toch in Controleren [Review] zit, kijk dan even helemaal links op die balk: 1

2 Controleer je spelling en grammatica voor je je document definitief maakt. Overigens garandeert dit niet dat er geen fouten meer in je tekst zitten, maar daarover een andere keer. Wijzigingen zien of niet. Verwijder je tekst, dan schrapt Word het door. Daardoor wordt je tekst minder goed leesbaar. In Office 2010 is dat heel mooi op te lossen. Er zijn vier mogelijkheden. 1. Definitief: markeringen weergeven [Final: Show Markup] 2. Definitief [Final] 3. Origineel: markeringen weergeven [Original: Show Markup] 4. Origineel [Original] Die kun je hier kiezen: Het verschil tussen markeringen weergeven [Show Markup] voor Definitief en Origineel is het perspectief. In de definitieve versie staat de oude verwijderde tekst in een ballon in de rechter kantlijn. In de tekst zelf staat de toegevoegde tekst in kleur. In de originele versie staat de nieuwe toegevoegde tekst in een ballon in de kantlijn en de oude, verwijderde tekst doorgestreept en in kleur in de tekst zelf. Definitief [Final] Definitief [Final] geeft het document weer na verandering. Daar werk ik meestal in. Het is schoon en ik kan geen fouten maken met dubbele spaties of punten, wat door alle pijlen en lijnen bij markeringen weergeven wel gebeurt. Als je in deze modus een pdf van het document maakt, krijg je geen wijzigingen te zien. Origineel [Original] Origineel [Original] laat het document zien zoals het aanvankelijk is geschreven. Soms wil je even terugkijken: wat stond er ook alweer? Zo kun je leren van mijn verbeteringen, of mij terecht wijzen als ik iets verkeerd begrepen heb. Als je in deze modus een pdf van het document maakt, zie je het origineel. Markeringen weergeven [Show Markup] Markeringen weergeven [Show Markup] laat precies zien wat er is veranderd. Soms gaat een document heen en weer en werken er zelfs meer dan twee mensen aan. Ieder krijgt van Word een eigen kleur: 2

3 Als je met je muis op de veranderde tekst gaat staan, vertelt Word je precies wie wanneer wat heeft gedaan. Tot op de seconde: Als je in deze modus een pdf van het document maakt, zie je de markeringen. Kopieer je de tekst naar je website in WordPress, dan is daar alleen de definitieve tekst te zien, vanuit elke modus. Wijzigingen accepteren en negeren Bepaal zelf of je het met de wijziging eens bent. Je kunt in één keer alles accepteren, je kunt dit stuk voor stuk beoordelen en elke wijziging accepteren of negeren of alles in één keer negeren. Aangezien ik een nieuw document maak met 'vc' in de titel, kun je ook gewoon je originele document gebruiken. Alles in één keer accepteren Naast de mogelijkheid om te kiezen voor Definitief of Origineel staan twee grote knoppen met Accepteren [Accept] en Negeren [Reject]. Klik op de onderste mogelijkheid bij Accepteren: Accepteer alle veranderingen in het document [Accept All Changes in Document]. De bijgehouden wijzigingen zijn nu verdwenen. Hetzelfde geldt voor alles in één keer negeren (eigenlijk afwijzen, vertaalfout van Office)[Reject]. Kiezen wat je accepteert en wat niet Maar je hebt zelf natuurlijk ook nog een mening. Dus je wilt de ene verandering accepteren en de andere niet. Ga dan naar de eerste verandering, die je het gemakkelijkst vind in de modus Markeringen weergeven [Show Markup]. Klik op de wijziging. Kies dan voor Accepteren en naar volgende gaan [Accept and Move to Next] 3

4 Of uiteraard Negeren en naar volgende gaan [Reject and Move to Next]: Opmerkingen [Comments] Als ik niet iets wil wijzigen, maar iets wil opmerken over de tekst, doe ik dat in Opmerkingen [Comments]. Vaak heb ik vragen en soms leg ik uit waarom ik bepaalde veranderingen heb doorgevoerd. Bij de opmerking staat automatisch je initialen zoals je die ooit bij de installatie van je computer hebt ingevoerd. Opmerkingen zien Als ik echt mijn best heb gedaan, zijn er zoveel wijzigingen, dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Word plaatst alles onder elkaar en je vindt de opmerkingen niet meer. Maar ook daar is een oplossing voor! 4

5 Onder je keuze voor Definitief of Origineel staat Markeringen weergeven [Show Markup]. Als je daarop klikt, krijg je een aantal mogelijkheden om aan te vinken. Ik gebruik alleen Opmerkingen [Comments] en Toevoegingen en verwijderingen [Insertions and Deletions]. Als je het vinkje voor Toevoegingen en verwijderingen [Insertions and Deletions] verwijdert en zorgt dat die voor Opmerkingen [Comments] aan staat, zie je alleen de opmerkingen. Dat moet overzichtelijk genoeg zijn. Opmerkingen maken en verwijderen Als je zelf een opmerking wilt plaatsen, ga je eerst naar de plek waar je die wilt plaatsen. Je kunt ook een tekstdeel markeren om de opmerking aan bijvoorbeeld een hele alinea te koppelen Klik dan op Nieuwe Opmerking [New Comment]: En je kunt je opmerking maken achter jouw initialen en een nummering: 5

6 De meeste shortcuts van Word werken precies zo in het opmerkingenveld. Ga op een opmerking staan en klik op Verwijderen [Delete] om de opmerking te verwijderen. Let op, dit is niet de gewone Delete-knop, maar Verwijderen [Delete] in het menu Controleren [Review] bij het geeltje met een rood kruis erdoor: Met Vorige [Previous] en Volgende [Next] uit dit rijtje ga je zoals verwacht naar de vorige, respectievelijk de volgende opmerking. Printen met opmerkingen Vroeger (Word 2003 geloof ik) lukte mij dit wel, maar tegenwoordig is het een zooitje. Word bepaalt zelf wel hoe het de opmerkingen in print laat zien, en dat betekent vaak de hele rataplan onderaan je tekst, inclusief verwijderde teksten als je niet uitkijkt. Voor je het weet heb je 20 pagina's geprint. Wat ook kan, is dat de tekst zelf ineens naar 80% wordt verkleind en de opmerkingen in de marge staan, net zoals in bovenstaand plaatje met rode opmerking. Probeer dit dus even uit. Mogelijk verschilt het zelfs per printer. Print dubbelzijdig om papier te besparen! Duidelijk? Is het helemaal duidelijk? Heb je nog vragen? Wil je graag dat ik een tekst van je redigeer, nu je eindelijk snapt hoe het werkt? Mail naar en ik vertel je alles wat je wilt weten. C line Communicatie online Caroline D. van Wijk Dit staat deels ook beschreven voor andere versies van Word in een duidelijk document van Scribbr. 6