Managed Document Services

Transcriptie

1 Brochure Managed Document Services Het Toshiba-effect n Transparante kosten n Optimale processen n Efficiency voordelen n Duurzaam ondernemen Networking Documents.

2 Maak kosten zichtbaar en optimaliseer uw documentbeheer Ons doel: uw succes Elk jaar geven organisaties meer uit aan printen en documentbeheer dan ze beseffen. Waarom? Omdat het hun ontbreekt aan een professioneel print- en documentbeheersysteem. Terwijl zo n systeem juist veel kosten kan besparen. Hoe zit het proces van documentverwerking eigenlijk in elkaar? De kosten van documentbeheer gaan verder dan alleen investeringen in systemen, verbruiksartikelen en onderhoud. Achter de zichtbare uitgaven gaan verborgen kosten schuil. Denk aan administratiekosten, energieverbruik en ondersteuning door een helpdesk. Veel organisaties kunnen de totale kosten van hun documentverwerking niet in kaart brengen. Ze weten vaak niet hoeveel en welke systemen ze geïnstalleerd hebben. Laat staan dat ze belangrijke sturingsinformatie hebben over zaken zoals bezettingsgraad, gebruikersgedrag, printvolumes en het doel van elke individuele printopdracht. Precies op deze terreinen gaat Toshiba Managed Document Services u het ontbrekende inzicht verschaffen. Een helder beeld van alle kosten Met Toshiba Managed Document Services (MDS) optimaliseert u een belangrijk bedrijfsproces dat tot nu toe vaak onderbelicht was. Hoe gaan we daarin te werk? In het uitgebreide Toshiba onderzoek leggen wij elk aspect van uw documentverwerking onder een vergrootglas. Dankzij onze diagnose krijgt u een helder beeld van alle directe en indirecte kosten. De ideale basis om vervolgens samen structurele verbeteringen aan te brengen in uw documentverwerkingsproces en kosten te besparen. Toshiba Managed Document Services is een allesomvattende oplossing voor transparant documentbeheer. Met doelgerichte stappen voeren we uw organisatie naar geoptimaliseerde processen en lagere kosten. Tegelijkertijd waken wij ervoor dat bij elke stap uw dagelijkse bedrijfsvoering niet wordt verstoord. Onze Managed Document Services zijn een verzameling diensten waaruit u een oplossing op maat voor uw organisatie kunt samenstellen. Graag bekijken we samen met u welke diensten het best passen bij uw organisatie en welke combinatie ervan het hoogste rendement oplevert. Eén ding is zeker: het geheel is groter dan de optelsom der delen en deze meerwaarde groeit door naarmate u meer diensten toevoegt. Dat noemen we het Toshiba-effect. Het resultaat is steeds lagere kosten voor printen en documentverwerking. De AIM-methode Wilt u duurzaam van het Toshiba-effect profiteren? Onze AIM-methode helpt u daarbij. Met deze methode brengen wij ons serviceproces optimaal voor u in stelling. A voor analyseren I voor implementeren M voor managen AIM houdt altijd úw doelstellingen voor ogen: n lagere printkosten n perfect documentbeheer n optimale processen n duurzaam ondernemen

3 Van het kleinste detail tot het grote geheel Toshiba MDS telt drie bouwstenen, die u veel voordeel opleveren. Helpdesk en ondersteuning Of het nu gaat om hardware- storingen of softwareproblemen, Toshiba MDS rekent er snel mee uw situatie zijn afgestemd en vrijwel onmiddellijk in gebruik kunnen worden genomen. We nemen dan meteen de verwijdering en verwerking van oude of overbodige systemen voor onze rekening. Dat geldt ook voor alle verpakkingsmaterialen. Flexibel inspelen op verandering Documentbeheer is geen statisch, maar een dynamisch proces. Daarom bewaken we uw printomgeving met softwaretools waarmee we onze dienstverlening flexibel kunnen aanpassen aan uw veranderende wensen en doelstellingen. af. Onze experts staan permanent tot uw beschikking. Indien gewenst kan onze helpdesk zelfs worden geïntegreerd in uw beheersysteem. Documentatie en rapportage U ontvangt met regelmaat uitvoerige rapportages met cijfers, gegevens en feiten. Na evaluatie vormen deze de basis voor Analyseren We beginnen met het in kaart brengen van uw huidige printerpark en de aanverwante informatiestructuren en processen. Daar hoort een analyse van uw totale printernetwerk bij. Zo krijgen we een helder en nauwgezet beeld van alle systemen in het netwerk en de manier waarop ze elke dag worden ingezet. Vervolgens krijgt ieder systeem een fysieke inspectie en bepalen we in gesprekken met het management en de medewerkers hoe ze deze systemen gebruiken in hun dagelijkse werkzaamheden. Op basis van deze kennis stellen we samen met u de verwachte printvolumes en het gemiddelde gebruik per systeem vast. Deze cijfers zijn op hun beurt het fundament voor verbetermaatregelen, die uiteraard zijn afgestemd op uw specifieke situatie. Optimaliseren Vervolgens doen we aanbevelingen voor de manieren waarop u uw documentbeheer kunt optimaliseren. Daarbij richten we ons op kostenbesparingen en efficiencyverbeteringen. Onze voorstellen kunnen uiteenlopen van eenvoudige tips (bijvoorbeeld op het gebied van inkoopbeleid en systeemgebruik) tot adviezen die leiden tot de herinrichting van complete werkstromen door uw hele organisatie heen. Coördinatie en training Na analyse en optimalisatie is uw MDS-oplossing klaar voor implementatie. We formuleren in overleg met u een projectplan en definiëren onze prioriteiten. Vervolgens stellen we de verantwoordelijkheden en deadlines vast. Onze projectmanager is de centrale coördinator en is verantwoordelijk voor de volledige implementatie en inventariseert de trainingsbehoeften. Technologie en preconfiguratie Als u van plan bent om in nieuwe systemen te investeren, kunnen we u voorzien van voorgeconfigureerde oplossingen die op Indien noodzakelijk is één van onze servicespecialisten gedeeltelijk of volledig werkzaam bij u op locatie. Dat verhoogt ons begrip van uw organisatie, verkort de communicatielijnen en verhoogt de productiviteit van de systemen, maar past ook in een collegiale samenwerking. Inkoop en installatie We dragen zorg voor uw totale printomgeving: van printers en MFP s tot verbruiksmaterialen. Omdat we verder kijken dan anderen, houden we niet alleen uw systemen en uw voorraden verbruiksmaterialen bij, maar leveren we ook service op uw software. Reparatie en onderhoud Van diagnose op afstand tot reparatie of vervanging op locatie, vanzelfsprekend bieden we merkonafhankelijke service, die altijd is gericht op een optimale beschikbaarheid. Zodat uw medewerkers niet worden afgeleid van hun kerntaken. verdere optimalisering van uw documentverwerkingsproces.

4 Het milieu ontzien én kosten besparen De volgende stap in Managed Document Services Met het oog op de toekomst Wat tot nu toe waardeloos alle computers en Toshiba- Bij Toshiba investeren we oud papier was, is zo nuttig MFP s in een netwerk beheren. voortdurend in onderzoek en en herbruikbaar geworden. Bijvoorbeeld door centraal ontwikkeling. Dit is gericht Deze unieke technologie is te beslissen welke systemen op nieuwe technologieën om nu beschikbaar. Klanten met wanneer actief moeten zijn onnodig papierverbruik en deze systemen besparen tot of in de slaapstand kunnen energieverspilling tegen te gaan. 80 procent op de kosten van staan. Dit resulteert in een hun papierverbruik. En dragen energiebesparing die kan Veel van de documenten die we bovendien tastbaar bij aan de oplopen tot 60 procent. dagelijks in de kantooromgeving strijd tegen het broeikaseffect. Bovendien levert dit een printen, hebben een zeer korte significante besparing op van levensduur. Iedereen maakt de CO 2 -voetafdruk van uw wel eens een afdruk waarvan je Minder energie, beter voor organisatie. Daarnaast kan weet dat het document na het het milieu de Energy Manager software- lezen meteen in de prullenbak Net zo belangrijk - voor updates en -onderhoud of papierversnipperaar uw portemonnee en het buiten werktijd inplannen, dus verdwijnt. Denk aan s, milieu - is het tegengaan zonder dat de productiviteit vergaderstukken en notulen. van energieverspilling. Een eronder lijdt. Handig is ook dat belangrijke bijdrage daaraan computers s ochtends op vaste Tot nu toe was er vaak levert onze softwareoplossing tijden uit de slaapstand kunnen geen andere keus. Talloze werkzaamheden en processen Toshiba Energy Manager. Met Toshiba Energy Manager worden gehaald, zodat de gebruikers bij aankomst direct Toshiba Eco-MDS: minder is beter in een organisatie vragen nu eenmaal toch om de informatie óók op papier te hebben. Om vervolgens - direct of na een paar dagen - op de stapel oud kunt u het energieverbruik van aan de slag kunnen. Steeds meer organisaties voeren een duurzaamheidsbeleid waarin kostenbesparingen en milieudoelstellingen hand-in-hand gaan. Op beide fronten boekt u met onze systemen in één keer aantoonbaar resultaat. Minder kosten en minder milieubelasting door minder papier- en minder energieverbruik: wij maken het waar! papier te belanden. Maar is dat gebruikte papier echt niks meer waard en afgeschreven? Wat als Het beste moment om met ons over de toekomst te praten, is nu. dit papier weer hergebruikt kan worden? Toshiba heeft zich over deze vraag gebogen. Het Toshiba s Eco dashboard: van bewustwording naar gedragsverandering revolutionaire resultaat ervan zijn printsystemen waarmee u papier vijf keer of vaker kunt hergebruiken. Simpelweg door de afdruk telkens te wissen. Te weinig mensen in organisaties zijn zich bewust van hun printgedrag, laat staan van de gevolgen ervan voor de kosten en het milieu. Daarom ontwikkelden wij het Eco dashboard, een app die meet, inzicht geeft en werknemers op een speelse wijze inspireert en aanzet om bewuster met de printer om te gaan. Het resultaat? Gemiddeld 25 procent minder afdrukken.

5 We werken graag met u samen Toshiba: een partner met expertise Toshiba is één van de grootste leveranciers van print- en documentoplossingen ter wereld. Daardoor beschikken we over kennis op elk terrein van documentverwerking, van printers en MFP s tot service, onderhoud en software. Zo kunnen we u altijd een optimaal dienstenpakket leveren, met flexibele financieringsmogelijkheden. Hoe uw oplossing er uiteindelijk ook uitziet, van één ding bent u verzekerd: het Toshiba-effect werkt óók voor u. Toshiba MDS: een werkende oplossing Toshiba Managed Document Services heeft zich bewezen in organisaties over de hele wereld: van universiteiten tot winkelketens, van multinationals tot middelgrote bedrijven. Klant na klant is te spreken over de geoptimaliseerde workflow, de lagere kosten, de milieuvoordelen en de verbeterde gegevensbeveiliging. Om tafel? Graag gaan we met u om tafel om te bespreken hoe u profijt kunt hebben van een langdurige zakelijke relatie met Toshiba. Eén telefoontje is genoeg voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Technische specificaties kunnen zonder kennisgeving worden gewijzigd. Alle merk- en/of productnamen zijn handelsmerken van de respectievelijke bedrijven in hun markten en/of landen. Niets van dit document mag op welke wijze ook zonder toestemming worden gebruikt of gereproduceerd. Alle rechten voorbehouden. Specificaties kunnen in de tijd tussen de productie en de verspreiding van deze documentatie veranderen. Copyright 2014 TOSHIBA TEC. TOSHIBA TEC NETHERLANDS DUWBOOT CD HOUTEN POSTBUS GH HOUTEN TEL. +31(0) FAX +31(0) WEBSITE: