Inzicht in print- en kopieeractiviteit met Managed

Transcriptie

1 WHITE PAPER Inzicht in print- en kopieeractiviteit met Managed Print Services 1. Konica Minolta: The essentials of imaging Konica Minolta investeert wereldwijd in innovatieve oplossingen die ertoe bijdragen dat essentiële bedrijfsinformatie breder, sneller en efficiënter toegankelijk is. Technologische kennis en innovatief vermogen heeft Konica Minolta gemaakt tot een topspeler in alle marktsegmenten waarin het actief is. Het Konica Minolta van vandaag is met ruim medewerkers actief in 154 vestigingen verspreid over 34 landen en genereerde in het vorige fiscale jaar een netto omzet van ruim 7.5 miljard euro. De missie van Konica Minolta is duidelijk: Een betrouwbaar, innoverend bedrijf zijn met een streven naar baanbrekende producten en vooruitstrevende diensten op het gebied van beeldverwerking. De divisie Business Solutions van Konica Minolta heeft bijzondere aandacht voor documentoplossingen in de gezondheidszorg, de educatieve markt en transport/logistiek. Hardware in de vorm van professionele multifunctionals, aanvullende software & diensten, vormen de portfolio van Konica Minolta Business Solutions. 2. Samenvatting In de continu evoluerende maatschappij van vandaag willen ziekenhuizen zich alsmaar meer toeleggen op hun kernactiviteit. Ze streven naar efficiëntie en transparantie in elke schakel van de primaire en ondersteunende processen. Een optimale werking en een professionele ondersteuning van de IT-infrastructuur is daarom belangrijker dan ooit. Vele ziekenhuizen kiezen ervoor hun IT-infrastructuur ten minste ten dele uit te besteden. Ze volgen daarin de trend in de industrie. Uit onderzoek van Aberdeen Group (2006) bleek dat 67% van de ondervraagde bedrijven hun IT gedeeltelijk uitbesteedden en 16% volledig. 9% plande een uitbesteding binnen de 12 maanden. Om de print- en kopieerinfrastructuur te optimaliseren schakelen met name kleine organisaties steeds meer over op Managed Print Services, waarbij het beheer en de optimalisatie van het printpark uitbesteed wordt. Dit blijkt uit het MPS Market Size, Share, and Forecast Report van Photizo Group (2010).

2 MPS BECOMES PREDOMINANT BUSINESS MODEL IN OUR MARKET Sources : Photizo Group 2010 MPS Market Size, Share and Forecast Report. MPS revenue included HW, supplies, Services, Management & Solutions THE MARKET IS MOVING TO SMALL AND MEDIUM BUSINESSES BY END OF 2013, MANAGED PRINT SERVICES WILL CONSTITUTE 50% OF THE TOTAL PRINTING REVENUE Source: Photizo Group 2010 MPS Market Size, Share and Forecast Report. MPS revenue includes HW, supplies, Services, Management & Solutions OPS FOR PARTNERS Source: Photizo Group 2010 MPS Market Size, Share and Forecast Report Uit MPS het revenue onderzoek includes HW, supplies, van Photizo Services, Management Group blijkt & Solutions dat Managed Print Services tegen 2013 goed zullen zijn voor 50% van de totale inkomsten van de print- en kopieerindustrie. Uit het onderzoek blijkt OPS FOR PARTNERS ook dat vooral kleine en middelgrote bedrijven steeds meer gebruikmaken van Managed Print Services. De belangrijkste redenen om naar een MPS model over te stappen zijn kostengerelateerd. Maar al snel daarna volgen printgedrag van de gebruikers veranderen en document flows in de organisatie optimaliseren. Onderstaande tabel geeft de voornaamste overwegingen weer waarom organisaties een MPS strategie willen invoeren (Bron IDC s European MPS Survey 2010). Uitbreiding van een van onze andere service contracten Behoefte om de beveiliging te verbeteren Behoefte aan een duurzame/groene omgeving Stroomlijning van bedrijfsprocesdocumentstromen Rationalisering van verspreide afdrukapparatuur/consolidatie van leveranciers Behoefte om kosten te besparen op de korte termijn (6-12 maanden) Veranderen van afdrukgedrag/reductie van volume Structurele behoefte om kosten te reduceren Deze white paper behandelt de manieren waarop een organisatie de printinfrastructuur en het beheer ervan kan uitbesteden en welke voordelen dit biedt. 2

3 3. Kiezen voor multivendorstrategie Vele organisaties, ook in de zorgsector, implementeren een multivendor uitbestedingsstrategie, waarbij ze hun budget verdelen over een consortium van leveranciers. Verschillende providers leveren een print- en kopieertoestel aangepast aan de noden van de organisatie op dat bepaald moment en op die bepaalde plaats. Op het eerste zicht lijkt multivendor sourcing erg interessant. U bent vrij in uw keuze en kunt kostenreducties doorvoeren door prijzen te vergelijken en voor elke nood te kiezen voor het meest aantrekkelijke financiële voorstel, de beste dienstverlening of de nieuwste technologie. U kiest uit de kerncompetenties van elke leverancier en profiteert zo van de voordelen van de zogenaamde best of breed aanpak. Maar toch overschaduwen de nadelen van deze benadering de voordelen ervan. 3.1 Nadelen van multivendorstrategie Na verloop van tijd wordt het beheer van deze multivendoromgeving erg complex en zult u te kampen hebben met volgende uitdagingen: Het onderhoud van de toestellen is in handen van verschillende providers. Bij technische problemen moet u op zoek naar de contactgegevens van het technical support team dat instaat voor dat specifieke toestel. Elk toestel heeft een andere interface, waardoor gebruikers zich telkens moeten aanpassen. Dit vergt tijd en geld, brengt de gebruiksvriendelijkheid in het gedrang en resulteert in een dalende efficiëntie van de interne processen. Verschillende providers brengen verschillende projecten met zich mee. De tijd en energie die opgaan in deze verschillende projecten kunnen aanzienlijk oplopen. Er is geen centraal beheersysteem. U heeft geen overzicht van de totale print- en kopieerkost, kent de kost per pagina en per gebruiker niet en verliest zo elke vorm van controle over de documentstroom en -kosten. 3

4 4. Voordelen van singlevendorstrategie Hoe meer leveranciers, hoe meer tijd en geld een organisatie stopt in opvolging en coördinatie. Door te kiezen voor de best of suite in plaats van de best of breed strategie, kunt u de efficiëntie van uw organisatie verhogen en de total cost of ownership reduceren. De samenwerking met één provider van print- en kopieerdiensten biedt de volgende voordelen: De provider kent uw organisatie, medewerkers en interne processen door en door en weet de noden in te schatten en in te vullen. De provider wordt als het ware een echte partner, die de nodige tools aanreikt voor een optimalisatie van de printinfrastructuur en dankzij zijn deskundigheid onmiddellijk kan reageren op nieuwe situaties binnen uw organisatie en op de markt. Bij technische problemen staat één supportteam ter beschikking. Er is één adres en één telefoonnummer, waardoor de coördinatie bij problemen minder tijd en energie vergt. Volgens een onderzoek van Simon Bragg (2004) bij een aantal communications service providers zijn de supportkosten van bedrijven in een singlevendoromgeving 57% lager dan bedrijven met een multivendorstrategie. De print- en kopieertoestellen zijn gestandaardiseerd en hebben dezelfde interface, waardoor gebruikers efficiënt en snel kunnen werken. Bovendien kent u dankzij deze uniforme toestellen de exacte printkost per pagina. Een inzicht in de documentkosten vereenvoudigt het totale documentbeheer en laat niet alleen toe efficiënt te printen, maar ook kosten te drukken. Volgens het marktonderzoeksbureau International Data Corporation (IDC) geven Europese organisaties 1 tot 3 procent van hun omzet uit aan printkosten. Een aanzienlijk deel daarvan blijft echter verborgen. Door ook deze kosten in kaart te brengen en over te schakelen op Managed Print Services, kan een organisatie de totale printkosten verlagen met 30 procent. 4

5 5. Managed Print Services in de praktijk Het beheer van printen is meestal geen kerncompetentie. De keuze voor Managed Print Services ligt dan voor de hand. Door te kiezen voor MPS profiteert u van de volgende voordelen: Optimalisering van de infrastructuur Een eerste stap in de Managed Print Services is de optimalisering van de printinfrastructuur. Na een grondige printaudit, waarbij de huidige printfaciliteiten, documentstromen en kosten in kaart worden gebracht, biedt de provider het juiste toestel op de juiste plaats. Gestandaardiseerde toestellen en het gebruik van één Universele Print Driver (UPD) verhogen de gebruiksvriendelijkheid en de werkefficiëntie. Documentbeheer Verschillende softwareapplicaties bieden een eenvoudig en overzichtelijk documentbeheer en helpen u de status, beschikbaarheid en prestatie van elke copier op te volgen. U heeft de controle over de documentstroom en -kosten volledig in handen. Verbetering workflow Specifieke softwareapplicaties laten u toe de werkstroom nog te optimaliseren. De verschillende softwarepakketten, zoals voor documentarchivering, beheer van gebruikersrechten en follow-me printen, worden aangeboden volgens de behoefte van elke organisatie. Efficiëntie Dankzij MPS heeft u totale controle over de printkost en kunt u deze bijsturen waar nodig. Dit minimaliseert de total cost of ownership. Via opvolgingsaudits evalueren we het totale verbruik en kosten, zodat u altijd zicht heeft op de werkelijke kostenreductie en efficiëntiewinst. Besparing en kostenreductie Uiteindelijk resulteert een Managed Print Services strategie in een algemene kostenreductie. Dankzij een optimalisatie van de printinfrastructuur en beheer kunt u de werkefficiëntie verhogen en de totale kost per pagina opvolgen en reduceren. 6. Konica Minolta: Optimized Print Services Optimized Print Services (OPS) is het Managed Print Services aanbod van Konica Minolta en biedt diensten en oplossingen op maat, om zo tot een optimale printinfrastructuur te komen. Een combinatie van consultancy, hardware, software en organisatie worden aangeboden als een compleet dienstenpakket. OPS is een flexibel plan dat ruimte biedt voor optimalisatie en staat garant voor kostenreductie en probleemloze print- en kopieerprocessen. De verschillende multifunctionele kleur- of zwart-witsystemen uit de bizhubreeks van Konica Minolta combineren geavanceerde technologie, veelzijdigheid en absolute betrouwbaarheid en vullen uw dagelijkse behoeften aan documentproductie in. De toestellen zijn uitgerust met de meest up-to-date softwareoplossingen en hebben alle dezelfde interface, wat de gebruiksvriendelijkheid en de efficiëntie van uw bedrijfsprocessen optimaliseert. Bovendien dragen ze dankzij geavanceerde technologieën en Konica Minolta s Simitri HD polymeertoner hun steentje bij aan milieuvriendelijkheid. 7. Meer info? Wilt u meer informatie over de Optimized Print Services van Konica Minolta? Bezoek onze website of contacteer ons: 02/ Over Konica Minolta België Konica Minolta België is een onderdeel van Konica Minolta Business Technologies Inc, een dynamische en innovatieve wereldspeler op het vlak van multifunctionals, printers en faxen en leider in kleurtechnologie. De onderneming neemt alle facetten van het printproces voor zijn rekening: productie, documentbeheer en softwareoplossingen alsook after-sales voor zowel kantoor als production printing omgevingen. Het Optimized Print Services concept (OPS), een totaalconcept van oplossingen dat consultancy, hardware, software, implementatie en organisatie combineert, leidt tot de optimalisatie en kostenbeheersing van de document- en afdrukinfrastructuur van een maatschappij. Konica Minolta Business Solutions (België) NV/SA, Excelsiorlaan 10, B-1930 Zaventem Tel Fax