Administratief-financieel deskundige contracten (m/v)

Transcriptie

1 Het Agentschap Wegen en Verkeer werft aan in contractueel dienstverband (contract onbepaalde duur): Administratief-financieel deskundige contracten (m/v) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Wegen en Verkeer Antwerpen Mobiliteit en Openbare Werken B Deskundige Anna Bijns-gebouw (VAC Antwerpen) Lange Kievitstraat Antwerpen (vlakbij station Antwerpen-Centraal) Vacaturenummer: FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid wil het verkeer veilig, vlot, leefbaar en betaalbaar houden. Het Agentschap Wegen en Verkeer staat in voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de Vlaamse gewest- en autosnelwegen. Het Agentschap is ook bevoegd voor de veiligheid en het comfort van de weggebruikers. Zij zorgt tevens voor de grootst mogelijke mobiliteit, rekening houdend met ruimtelijke ordening, economische en ecologische aspecten. Wegen en Verkeer Antwerpen is één van de territoriale afdelingen binnen het Agentschap Wegen en Verkeer. De afdeling is verantwoordelijk voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de gewestwegen en autosnelwegen in de provincie Antwerpen. Voor een groot deel van haar taken doet de afdeling beroep op derden (aannemers) om de werken, leveringen of diensten uit te voeren. Daartoe dienen allerlei contracten te worden afgesloten. Deze contracten zijn, gelet op het feit dat we een administratieve overheid zijn, onderworpen aan de wetgeving inzake overheidsopdrachten en aan nog een aantal andere wettelijke bepalingen. Je wordt tewerkgesteld binnen het team Contracten. Dit team staat in voor het afsluiten van de verschillende contracten en het opvolgen van de correcte uitvoering ervan. JE TAKENPAKKET 1. GEGEVENSVERZAMELING Je verzamelt, vervolledigt en verwerkt gegevens administratief-financieel teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Ontbrekende gegevens opzoeken Functiebeschrijving/Selectiereglement administratief financieel deskundige contracten (25039) - Pagina 1 van 7

2 Bijhouden van het systeem edelta van betalingen en verrekeningen per dossier Mee opvolgen verloop dossiers van goedgekeurd programma in Historia en dit up-to-date houden Register dossiernummers en besteknummers bijhouden met het oog op administratieve opvolging van de programma s Samenstellen van dossiers 2. CONTROLE VAN GEGEVENS Je verifieert en controleert documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren Vaststellen van fouten en voorstellen doen voor correctie Nakijken van dossiers op volledigheid Vermijden van verwijlinteresten 3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS Je voert de voorziene stappen binnen het dossier uit en bewerkt gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Opstellen van ramingsstaat teneinde meerjarige contracten op te volgen met betrekking tot het doorgeven van informatie in verband met begin en einde contracten Analyseren van basisdocumenten en indien nodig inwinnen van bijkomende inlichtingen Opvolgen van de aanbestedingsprocedure Bijwonen van elektronische aanbestedingszittingen Publicaties doen van bestekken op de betreffende platformen Opstellen van aanvangsbevel, betalingsvoorstellen, verrekeningen en ramingsstaten Nazien van borgtocht en verzekeringspolis Opstellen van registers volgende betaling Opstellen van allerhande briefwisseling i.v.m. de uitvoering van werken op basis van gegevens aangebracht door de ingenieur (proeven, verplaatsen van leidingen, ) PV s opstellen aan de hand van gegevens aangebracht door de ingenieur Keuringen opstellen Opstellen van bijaktes op basis van gegevens aangebracht door de ingenieur Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden Opmaken van overzichten en rapporten Bijhouden van het systeem edelta van betalingen en verrekeningen per dossier. Opvolgen van de gegevensdatabank i.v.m. dossierdoorstroming Bijhouden van de boekhoudkundige toestand per dossier Controleren van de kwaliteit van de vastleggingsdossiers betreffende aanvullende opdracht en verrekeningen Bewaken van correcte toepassing van reglementaire bepalingen, normen, Erop toezien dat wet en regelgeving wordt gerespecteerd. 4. INFORMATIE-UITWISSELING Je wisselt informatie uit en beantwoordt diverse vragen teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Toelichting geven bij toepassingen bijzondere besteksvoorschriften Uitleg geven aan collega s met betrekking tot het VTG (voorstel tot gunning), bestekken Fungeren als aanspreekpunt voor verkoop en aankoop bestekken Beantwoorden van specifieke vragen over de reglementering, betwistingen, klachten, Informatie verstrekken aan leveranciers Rapporteren over de stand van zaken Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Functiebeschrijving/Selectiereglement administratief financieel deskundige contracten (25039) - Pagina 2 van 7

3 Bespreken van dossiers met collega s Fungeren van aanspreekpunt voor klanten Het zoeken naar correcte en klantvriendelijke oplossingen voor probleemdossiers 5. WERKRELATIES Je onderhoudt werkrelaties met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Contacten onderhouden met betrokken instanties Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier Relevante informatie delen met collega s Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Samenwerken aan verbeterprojecten Opbouwen en onderhouden van netwerken De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan werkgroepen, vergaderingen, infosessies Evalueren van klanttevredenheid. 6. ADVIESVERLENING Zowel op vraag als pro-actief adviseer je interne klanten vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Fungeren als aanspreekpunt voor programma, begroting, e-delta Pro-actief knelpunten signaleren Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Inspelen op specifieke vragen van de directie Bijstand verlenen bij problemen met het programma e-delta. Bijstand verlenen aan het programma en de begroting rekening hoiudend met de te verwachten aanbestedingen; Behoeften en opportuniteiten bespreken met leidinggevenden Uitvoeren van probleemanalysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je hebt een bachelordiploma, bij voorkeur in een financieel/juridische richting. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je kan goed met cijfers werken en doet dit ook graag. Je kan vlot werken met PC en de courante softwarepakketten (MS Office). Kennis van Wetgeving Overheidsopdrachten, de PC-applicaties Delta/e-Delta en Historia of de bereidheid deze op korte termijn te verwerven Kennis en kunde in verband met e-procurement is een pluspunt JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Functiebeschrijving/Selectiereglement administratief financieel deskundige contracten (25039) - Pagina 3 van 7

4 Niveau II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau II. Helpt anderen en pleegt overleg. - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Niveau II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Functiebeschrijving/Selectiereglement administratief financieel deskundige contracten (25039) - Pagina 4 van 7

5 Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Niveau II. Levert met oog voor detail correct werk af - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Niveau I. Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Niveau II. Legt verbanden en ziet oorzaken. - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 9 augustus 2015 Je CV en motivatiebrief stuur je, met vermelding van het vacaturenummer (25039), bij voorkeur per mail naar jobs@mow.vlaanderen.be of per post ter attentie van Team HRM, Personeel en Organisatie, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Houders van een buitenlands diploma of getuigschrift dienen bij kandidaatstelling een gelijkwaardigheidattest voor te leggen. Functiebeschrijving/Selectiereglement administratief financieel deskundige contracten (25039) - Pagina 5 van 7

6 Selectieprocedure 1 - Screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden - Fase 1: Screening op basis van CV, motivatie en relevantie ervaring eliminerend (week 10 augustus 2015 onder voorbehoud) - Fase 2: Verkennende gesprekken indien meer als 7 kandidaten weerhouden op basis van CV (20 augustus 2015 onder voorbehoud) - Fase 3: een selectiegesprek met vaktechnische case (bestaande uit een functiegericht, inhoudelijk gedeelte en een competentiegericht luik) met de jury en een persoonlijkheidsvragenlijst eliminerend ( 28 augustus 2015 onder voorbehoud) De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap. We voorzien redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie. ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning betreft. Je eerste 9 maanden vormen een inwerkperiode met een vormingsprogramma. Wij bieden je 35 dagen vakantie per jaar (vrij op te nemen in overleg met de dienst). Daarnaast ben je vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar (ter compensatie van feestdagen die in het weekend vallen). Je kan een aantal dagen per maand telewerken (max. 4 dagen), van thuis uit of in een satellietkantoor van de Vlaamse overheid. Je werkt in een systeem van glijdende werktijden voor een optimale combinatie van werk en privé. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal 2235,68 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index zonder ervaring), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Relevante privé-ervaring of als zelfstandige kan onder bepaalde voorwaarden verloond worden (tot maximum 20 jaar). Je ontvangt bovendien vakantiegeld en een eindejaarstoelage. Op de website kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je krijgt elektronische maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. De werkgever betaalt 5,91 euro; 1,09 euro draag je zelf bij via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt vergoed door de werkgever. Doe je dit traject of een deel ervan met de fiets, dan kan je een fietsvergoeding aanvragen van 0.21/ km. Je krijgt een gratis basishospitalisatieverzekering. Je kan deze upgraden of gezinsleden aansluiten tegen een gunstig tarief. Je kan via de Sociale Dienst aanspraak maken op een aantal bijkomende voordelen zoals korting voor pretparken en culturele evenementen, een Sinterklaasgeschenk voor je kinderen, Jaarlijks kan je je inschrijven voor een gratis griepvaccinatie. In de hoofdkantoren van de Vlaamse overheid zijn restaurants, waar personeelsleden tegen democratische prijzen kunnen eten. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Meer informatie over deze financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website 1 Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie. Conform het VPS kan het principe van het niet-nodeloos hertesten worden toegepast in de selectieprocedure. Functiebeschrijving/Selectiereglement administratief financieel deskundige contracten (25039) - Pagina 6 van 7

7 MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Roel Bruyninckx, roel.bruyninckx@mow.vlaanderen.be, directeur Administratie Lange Kievitstraat bus 41, 2018 Antwerpen, tel Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kan je terecht op de website of kun je contact opnemen met Elisabeth Rossie, elisabeth.rossie@mow.vlaanderen.be, personeelsverantwoordelijke, Lange Kievitstraat bus 41, 2018 Antwerpen, tel Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Michiel Smekens, michiel.smekens@mow.vlaanderen.be, intern consultant HRM Adres : Koning Albert II - laan 20, 1000 Brussel Tel. : 02/ Wil je op de hoogte blijven van de vacatures bij Mobiliteit en Openbare Werken? Surf naar Voor inhoudelijke informatie over onze activiteiten kan je terecht op Functiebeschrijving/Selectiereglement administratief financieel deskundige contracten (25039) - Pagina 7 van 7