Office 2010 heeft vele mogelijkheden om documenten,

Transcriptie

1 Documenten opmaken Handmatig: zoals we gewend zijn Otto Slijkhuis Office 2010 heeft vele mogelijkheden om documenten, rekenbladen en presentaties te verfraaien. In dit artikel sta ik stil bij de diverse opmaakmogelijkheden van documenten met Word 2010, maar ook in Excel en Powerpoint 2010 zijn de meeste van die mogelijkheden beschikbaar. Onder het opmaken van een document kun je eigenlijk alles verstaan wat te maken heeft met het uiterlijk van een document zoals de marges, kleuren, kopjes, illustraties enzovoorts. In Word 2010 heb je allerlei mogelijkheden om documenten op te maken. Ik maak onderscheid tussen de handmatige manier en de efficiënte methode. Bij die laatste methode maak je gebruik van stijlen en thema's, waarmee je een document snel een ander aanzien kunt geven. Voor een uitleg hiervan verwijs ik naar een afzonderlijk artikel in deze Computer Express. Direct opmaken of achteraf? Je kunt direct vanaf het moment dat je aan een document begint de opmaak verzorgen. Persoonlijk ben ik van mening dat dit je afleidt van de inhoud. Zelf schrijf ik altijd eerst mijn teksten helemaal uit, ga vervolgens taal en spelling controleren (natuurlijk ook met hulp van Word) en als laatste ga ik het document pas opmaken. Wat verstaan we onder handmatige opmaak? Het aanzien van een document wordt bepaald door verschillende onderdelen. Niet alleen de marges/bladspiegel, maar ook het gebruikte lettertype, de alinea-indeling en gebruikte illustraties zijn bepalend voor de opmaak. Je kunt teksten opmaken door te kiezen voor een lettertype, -grootte, -kleur, uitlijning enzovoorts. Daarna tik je de teksten in met de gekozen opmaakinstellingen. Ga je achteraf de opmaak doen of wil je eerder gemaakte opmaak wijzigen dan moet je het tekstdeel eerst selecteren en daarna kiezen voor de gewenste opmaak. Je kunt selecteren met muis of met sneltoetsen. Wanneer je de linkermuisknop ingedrukt houdt en vervolgens over de tekst met de muis sleept kun je een tekstpassage selecteren. Maar er zijn nog snellere selectiemethoden. Zo zal een dubbele klik met de linkermuisknop in een woord dat hele woord selecteren. Driemaal met de linker muisknop klikken, levert een volledig geselecteerde alinea op. Een hele regel selecteer je door de <CTRL>-toets ingedrukt te houden en met de linker muisknop te klikken. Persoonlijk selecteer ik liever met toetsencombinaties. Omdat je met tekstverwerken toch veel met je toetsenbord bezig bent is dat in principe sneller én kun je op die manier je pols ook minder belasten. In het kader Tekstselecties maken met toetsen zie je de meest gebruikte selecties met toetsen. Tekstselecties maken met toetsen Selectie Eén teken naar rechts Eén teken naar links Een woord van het begin tot het einde Een woord van het einde tot het begin Een regel van het begin tot het einde Een regel van het einde tot het begin Eén regel omlaag Eén regel omhoog Een alinea van het begin tot het einde Een alinea van het einde tot het begin Een document van het einde tot het begin Een document van het begin tot het einde Het gehele document Een verticaal tekstblok Handeling <SHIFT+PIJL-RECHTS> <SHIFT+PIJL-LINKS> Zet cursor aan het begin van het woord en druk <CTRL+SHIFT+PIJL-RECHTS> Zet cursor aan het einde van het woord en druk <CTRL+SHIFT+PIJL-LINKS> <HOME> en daarna <SHIFT+END> <END> en daarna <SHIFT+HOME> <END> en daarna <SHIFT+PIJL-OMLAAG> <HOME> en daarna <SHIFT+PIJL-OMHOOG> Zet cursor aan begin van alinea en druk <CTRL+SHIFT+PIJL-OMLAAG> Zet cursor aan einde van alinea en druk <CTRL+SHIFT+PIJL-OMHOOG> Zet cursor aan einde van het document en druk <CTRL+SHIFT+HOME> Zet cursor aan het begin van het document en druk <CTRL+SHIFT+END> <CTRL+A> <CTRL+SHIFT+F8> en gebruik vervolgens de pijltoetsen. Druk <ESC> om de selectiemodus uit te schakelen. 2 Uit de Computerexpress (een uitgave van de PvCF)

2 Handmatige opmaak Lettertype Lettergrootte Lettertype vergroten Lettertype verkleinen Opmaak kopiëren en plakken Hoofdletters/kleine letters Alle opmaak wissen Tekstkleur Dialoogvenster Lettertype Vet Cursief Onderstreept Subscript Doorhalen Superscript Tekstmarkeringskleur Teksteffecten (alleen Word 2007/2010 documenten) In de groep Klembord vinden we de opdracht Opmaak kopiëren/plakken. Met deze opdracht kun je de opmaak van een tekst kopiëren en op een andere tekst toepassen. Voer daarvoor de volgende handelingen uit: Opsommingstekens Links uitlijnen Nummering Lijst met niveaus Inspringing verkleinen Inspringing vergroten Sorteren Alle opmaaksymbolen tonen 1. Selecteer de tekst waarvan je de opmaak wilt kopiëren. 2. Klik vervolgens op de knop Opmaak kopiëren/ plakken 3. De cursor verandert in een kwast. Selecteer daarna de tekst door met ingedrukte linker muisknop in de doeltekst te slepen. Centreren Randlijn Rechts uitlijnen Tekst uitvullen Regelafstand Arceren Dialoogvenster Alinea Het Lint In het lint vinden we onder het tabblad Start de meest gebruikte opmaakopties. Deze zijn verdeeld in twee groepen: opmaak van het lettertype en opmaak van een alinea. Dat is niet veel veranderd in vergelijking met vorige versie van Office. In de groep Lettertype vind je de verschillende opties om het lettertype te wijzigen. Je kunt het lettertype zelf, de grootte (in punten) wijzigen en kiezen voor vet/cursief/onderstreept/doorstreept/subscript/superscript. Verder kun je hier de tekstkleur of een markeringskleur instellen. Verkeerd gebruik van hoofd- en kleine letters kun je corrigeren door de juiste optie te kiezen bij het pictogram met de kleine en grote A. Wil je alle opmaak van een tekst verwijderen zodat er platte tekst ontstaat dan kun je het meest rechtse pictogram op de bovenste lijn van de groep Lettertype gebruiken. Wil je het 'vertrouwde' dialoogvenster Lettertype zien dan klik je op het symbool met het pijltje naar beneden in de groep Lettertype. Je hebt daar meer opmaakmogelijkheden voor lettertypes dan in het lint wordt weergegeven. Word 2010 kent ook bijzondere teksteffecten. Deze zijn echter alleen te gebruiken wanneer je een document gebruikt in de bestandsindeling van Word 2010 of Word 2007 (.docx). Rechts onderaan in de groep Lettertypen staat een hoofdletter A met een blauwe gloed. Wanneer deze blauwe gloed zichtbaar is kun je de effecten toepassen anders niet. Sla je het document echter op in een ander bestandsformaat dan raak je deze (en ook andere voor Office 2010 specifieke) opmaak kwijt. Met deze bewuste functie kun je schaduwen, gloed en weerspiegelingen op teksten toepassen. In het traditionele venster Lettertypen kun je overigens wel bepaalde teksteffecten zoals reliëf, schaduw, contour en omtrek vinden en toepassen. In plaats van tekenopmaak met de muis kun je ook enkele opmaakvormen met sneltoetsen realiseren. Persoonlijk ben ik daar een warm voorstander van omdat dit je snelheid te goede komt en een muisarm kan voorkomen. In de tabel Gebruik Sneltoetsen op de volgende pagina zie je enkele sneltoetsen staan. Uit de Computerexpress (een uitgave van de PvCF) 3

3 Accenten toevoegen Deze toets + deze toets = ' (apostrof) C Ç ' (apostrof) e, y, u, i, o, a é, ý, ú, í, ó, á " (aanhalingstekens) e, u, i, o, a ë, ü, ï, ö, ä ` (accent grave) e, u, i, o è, ù, ì, ò ~ (tilde) o, n õ, ñ ^ (caret) e, u, i, o, a ê, û, î, ô, â vind je de verschillen tussen de diverse bestandsformaten en de daarmee beschikbare functies. Je kunt natuurlijk ook het bekende dialoogvenster voor lettertype opmaak in beeld brengen om opmaakwijzigingen door te voeren. Hierin vinden we meer opmaakmogelijkheden dan in het lint weergegeven. Compatibiliteitsmodus Accenten toevoegen Niet alleen in Word maar ook bij tekstinvoer in andere Windowsapplicaties kun je accenten zoals een accent grave op dezelfde wijze invoeren. Je moet wel zorgen dat je als invoertaal voor het toetsenbord hebt gekozen voor Nederlands en als toetsenbordindeling Verenigde Staten (Internationaal) hebt geselecteerd. Controleer dat in Windows bij Start Configuratiescherm Land en taal Toetsenborden en talen. Wanneer dit goed is ingesteld dan kun je bijvoorbeeld een e met een trema (ë) maken door eerst de toets voor de aanhalingstekens in te drukken en vervolgens de e. Voor alle accenten en te gebruiken toetsen zie de tabel op deze pagina. Bij Start Info Converteren kun je overigens een bestand naar de Office 2010 indeling omzetten. In de titelbalk van een bestand zie je overigens altijd achter de bestandsnaam of het in de Compatibiliteitsmodus is geopend of niet. Alinea-opmaak Een alinea is één of meer zinnen. Je kunt een nieuwe Gebruik sneltoetsen!!tip De belangrijkste eigenschap van een grafisch besturingssysteem zoals Windows is dat je alles met de muis kunt bedienen. Vooral bij toepassingen zoals tekstverwerken is het zoveel mogelijk gebruiken van sneltoetsen aan te bevelen. Het heeft als voordelen dat dit sneller werkt en je een muisarm of -pols kunt voorkomen. Sneltoetsen zijn combinaties van toetsen die je tegelijk indrukt. Wanneer je bijvoorbeeld de toetsen Ctrl en b tegelijk indrukt zal de tekstopmaak vet worden. Hieronder een lijstje met sneltoetsen voor de lettertype opmaak: Ctrl b vet Ctrl i cursief Crlt u onderstreept Ctrl > lettertype vergroten Ctrl < lettertype verkleinen Ctrl Shift f lettertype wijzigen Ctrl Shift p grootte wijzigen Ctrl Shift = subscript Ctrl Shift + superscript alinea herkennen, doordat de tekst op een nieuwe regel begint (soms met een inspringing) en vaak worden alinea s gescheiden door een witregel. Eigenlijk is alles tussen twee Enters incl. het laatste Enter-teken een alinea voor Word! Compatibiliteitsmodus Zoals hiervoor weergegeven zijn niet alle opmaak en bijzondere functies altijd te gebruiken in een document. De zogeheten Compatibiliteitsmodus bepaalt namelijk welke je kunt gebruiken. Wanneer je een document in het voor Office 2010 standaardformaat opent zijn alle functies te gebruiken. Gaat het om een Office 2007-document dan zijn de meeste functies te gebruiken en bij oudere bestandsformaten veel minder. In het kader op deze pagina In het lint onder het tabblad Start vinden we de groep Alinea met functies waarmee je de opmaak van een alinea kunt bepalen. Ook hier geldt dat wanneer je op het pijltje naar beneden rechtsonder in deze groep klikt het traditionele dialoogvenster verschijnt. Hier kun je de verschillende opmaakfuncties selecteren en toepassen en bovendien meer dan in het lint staan. In de groep Alinea bevinden zich verschillende pictogrammen. Zo kun je hier kiezen voor een alinea met opsom- 4 Uit de Computerexpress (een uitgave van de PvCF)

4 Ander standaard lettertype Zodra je in Word en een nieuw document opent zal Word een standaard lettertype (Calibri) gebruiken. Wil je dat niet en wil je steeds met een ander lettertype starten, dan kun je dat als volgt instellen. Klik in het lint op het pijltje rechtsonder in de groep Lettertype. In het daarop verschijnende dialoogvenster kies je het gewenste lettertype en eventueel de gewenste standaardgrootte en -opmaak en klik vervolgens op Als standaard instellen. In het daarop volgende venster selecteer je Alle documenten op de sjabloon Normal. dotm en klik je tenslotte op OK. mingstekens, een genummerde lijst of een alinea met meerdere niveaus. Bij elk van deze opmaakopties is een pijltje naar benden opgenomen. Als je daar op klikt zie je een vervolglijst met nadere mogelijkheden voor de betreffende functie. Zo kun je wanneer je op dat pijltje voor een genummerde lijst klikt kiezen voor verschillende soorten nummeringen. kleur voorzien. In de groep Alinea bevindt zich ook een functie om een lijn aan te brengen. Wanneer je op het pijltje naast dit pictogram klikt zie je welke mogelijkheden je hebt om een lijn of meerdere lijnen aan te brengen. Vooral bij tabellen is dit een veel gebruikte functie. Het laatste nog niet besproken pictogram is het alinea-teken. Wanneer je dit selecteert zie je alle opmaaksymbolen (zoals alineamarkeringen, tabs, spaties etc.) in het document staan. Meer opmaak buiten het lint Net als bij de groep Lettertype geldt bij de groep Alinea ook dat wanneer je op het pijltje rechts beneden in deze groep klikt je een dialoogvenster te zien krijgt. Je vindt in dit venster ook opmaakfuncties die niet in het lint zijn opgenomen, zoals het instellen van tabs en het bij elkaar houden van regels in een alinea. Wijzigen van de gekozen opmaak doe je door weer in het lint de gewenste verandering te selecteren of met een snelmenu onder de rechter muistoets. Op het gebruik van deze laatste methode kom ik later nog terug. In de groep vinden we ook de functies om alinea s uit te lijnen: links, gecentreerd, rechts en uitgevuld. Daarnaast kun je hier de inspringing verkleinen/vergroten en de regelafstand wijzigen. Word bevat ook een mogelijkheid om te sorteren. Dat doe je met het pictogram AZ. Zodra je deze functie activeert zal een vervolgvenster verschijnen waarin je kunt aangeven op welke onderdelen moet worden gesorteerd. Bij gewone tekst is dat op alinea's en bij een tabel op kolom. Nu kun je tabs bijvoorbeeld ook op andere manieren instellen, maar het is een eigenschap van Office dat je vele functies op verschillende wijzen kunt uitvoeren. Zo kun je de tabs ook zelf plaatsen door in het liniaal op de gewenste positie te klikken. Wanneer je dubbelklikt met de linker muistoets op een tab onder het liniaal krijg je hetzelfde dialoogvenster te zien als wanneer je op de knop Tabs... klikt in het dialoogvenster Alinea. Met het vulemmertje kun je een arceringskleur kiezen en aanbrengen. Ook hier geldt dat wanneer je cursor in een alinea staat deze kleur achter de alineatekst wordt geplaatst en bij een tabel wordt de actieve cel of meerdere geselecteerde cellen van een Uit de Computerexpress (een uitgave van de PvCF) 5

5 Opmaak wijzigen met rechter muistoets Office 2010 kent uitgebreidere snelmenu s wanneer je met de rechter muistoets klikt. Deze worden gevuld met opties afhankelijk van waar de cursor staat of welk object je geselecteerd hebt. We noemen dit context afhankelijke menu s. Wanneer je cursor zich bevindt in een tabel en je klikt met de rechter muistoets dan krijg je enkele, specifiek voor tabellen geschikte, functies in het snelmenu te zien. Datzelfde geldt wanneer je in een gewoon tekstblok staat. Het grote voordeel van het gebruik van snelmenu s met de rechter muistoets is dat je niet via het lint naar andere tabs hoeft te gaan en snel relevante functies kunt kiezen. Natuurlijk worden niet alle functies m.b.t. de context getoond maar alleen de meest gebruikte functies. Enkele functies worden in bijna elk snelmenu getoond zoals onder andere de opmaak van lettertypes, knippen, kopiëren, pagina in te stellen. Zo vind je in de groep Pagina-instelling opdrachten om de marges van de pagina in te stellen, de afdrukstand (staand/liggend), het paginaformaat en het aantal kolommen. Verder kun je hier eindemarkeringen invoegen om naar een volgende pagina, kolom of sectie te springen. De functie Thema's werkt nauw samen met Stijlen en zal in een afzonderlijk artikel worden besproken. Verder kun je watermerken op de achtergrond plaatsen, een andere paginakleur kiezen of randen aan pagina's toevoegen. Ook de groep Pagina-instelling bevat een symbool rechtsonder waarmee je het traditionele dialoogvenster kunt openen. Hier zie je het snelmenu dat verschijnt wanneer je met de rechter muistoets in een gewoon tekstblok klikt. Hier zie je het snelmenu dat verschijnt wanneer je met de rechter muistoets in een cel van een tabel klikt. plakken, synoniemen en vertalen. Snelle opmaak met thema s en stijlen Er zijn snellere en efficiëntere methoden om alinea s, pagina s of zelfs volledige documenten een ander aanzien te geven. Dat kan onder meer met thema s (vanaf Office 2007) en stijlen. We zullen dat in een afzonderlijk artikel gaan behandelen. Pagina s opmaken Ook voor de indeling en verdere opmaak van een pagina biedt Word veel mogelijkheden. In het lint vinden we onder het tabblad Pagina-indeling allerlei functies om het uiterlijk van een 6 Uit de Computerexpress (een uitgave van de PvCF)