Dit nieuwe reglement kwam tot stand in een werkgroep bestaande uit afgevaardigden van het verenigingsleven.

Transcriptie

1 Vergadering : GEMEENTERAAD ONTWERPBESLUIT 26/11/2015 Dienst Auteur /CUL/EV Naam document : INT/2015/4113 Classificatie : Subsidiereglement voor ondersteuning van het Onderwerp : socio-culturele gemeenschapsleven - goedkeuring De Gemeenteraad, MOTIVERING Feiten en context De gemeenteraad keurde op 26 januari 2006 het subsidiereglement socio-culturele verenigingen goed, en op 26 november 2009 het subsidiereglement voor vernieuwende en gemeenschapsvormende projecten. Het voorstel is om beide reglementen te vervangen door één nieuw reglement. Dit nieuwe reglement kwam tot stand in een werkgroep bestaande uit afgevaardigden van het verenigingsleven. Het reglement beschrijft de verdeling van de budgetten die voorheen werden verdeeld als Nominatieve subsidies voor de fanfares (3780 euro) Subsidies voor vernieuwende en gemeenschapsvormende projecten (3000 euro) Subsidies voor socio-culturele verenigingen ( euro) De nominatieve subsidies voor fanfares worden vervangen door de mogelijkheden voor de fanfares om via onderstaand reglement subsidies op basis van hun werking aan te vragen. De fanfares werkten mee aan het nieuwe reglement. Een deel van het totale subsidiebedrag staat nu ook open voor verenigingen buiten de sector cultuur. Juridische grond Artikel 42 en 43, 2, 2 van het gemeentedecreet bepalen dat de gemeenteraad bevoegd is voor het vaststellen van gemeentelijke reglementen en het bepalen van straffen en administratieve sancties op de overtreding van die reglementen; Het subsidiereglement socio-culturele verenigingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 26 januari 2006; Het subsidiereglement voor vernieuwende en gemeenschapsvormende projecten, goedgekeurd door de gemeenteraad op 26 november Advies Positief advies van de jeugdraad van 13/11/2015. Positief advies van de sportraad van 16/11/2015. De culturele raad gaf een unaniem positief advies in de zitting van 19/10/2015: De culturele raad bedankt de afgevaardigden van de verenigingen in de werkgroep voor het vele en goede werk. De culturele raad is blij met de nieuwe aanpak voor het verdelen van de subsidies volgens de door haar vooropgestelde uitgangspunten: Eenvoudiger in te dienen en te verwerken; Maatwerk mogelijk maken zonder transparantie te verliezen; Meer stimulerend voor projectmatige aanpak. De culturele raad realiseert zich haar verantwoordelijkheid in het aangaan van de dialoog met de aanvragers van subsidies om tot een beter maatwerk van ondersteuning te komen. O n t w e r p b e s l i s s i n g G e m e e n t e r a a d p a g i n a 1 v a n 7

2 Argumentatie Het nieuwe subsidiereglement werkt een aantal onduidelijkheden weg en geeft in overleg met vertegenwoordigers uit het veld op een hedendaagse manier ondersteuning voor het socioculturele gemeenschapsleven. Financiële Weerslag Het jaarlijkse budget voor dit reglement bedraagt euro en blijft ongewijzigd t.o.v. andere jaren, toen het werd uitgekeerd als: Nominatieve subsidies voor de fanfares (3.780 euro) Subsidies voor vernieuwende en gemeenschapsvormende projecten (3.000 euro) Subsidies voor socio-culturele verenigingen ( euro) De overgangsmaatregel betekent dat in 2016 zowel aanvragen voor het werkjaar januari 2015 t.e.m. december 2015 uitgekeerd worden, als voor het nieuwe werkjaar met de termijnen zoals beschreven in dit reglement. Het nodige budget daarvoor wordt voorzien. Actie: 1/4/6/2 Beleidsveld: Algemene rekening: Raming: euro (2016) euro (volgende jaren) Met eenparigheid van stemmen Besluit: Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Artikel 1 In dit reglement gelden volgende definities: - vereniging: een groep vrijwilligers die, zonder persoonlijk winstbejag, activiteiten organiseert voor een grotere groep mensen; het gaat zowel om verenigingen met rechtspersoon als feitelijke verenigingen; - erkende vereniging: een vereniging die door het gemeentebestuur van Beerse werd erkend en dus voldoet aan de voorwaarden in het gemeentelijke reglement voor het erkennen van verenigingen; - vereniging met een gevarieerd jaarprogramma: een vereniging die op regelmatige basis verschillende activiteiten per jaar organiseert voor haar eigen leden of voor een breder publiek; - evenementenvereniging: een vereniging die werd opgericht voor de jaarlijkse of eenmalige organisatie van één of meerdere evenementen of activiteiten voor een ruimer publiek, die plaatsvinden in Beerse en bijdragen aan het culturele gemeenschapsleven; - culturele vereniging: vereniging die volgens het gemeentelijke reglement voor het erkennen van verenigingen werd ingedeeld in de sector 'cultuur'. Artikel 2 Met dit subsidiereglement voorziet het gemeentebestuur de financiële ondersteuning van verenigingen en individuen die, zonder persoonlijk winstbejag, een eenmalige of regelmatige bijdrage leveren aan het culturele gemeenschapsleven op het grondgebied van de gemeente. De subsidies worden toegekend na advies van de cultuurraad en binnen de perken van de kredieten die het gemeentebestuur vastlegt in het meerjarenplan en het budget. De cultuurraad zelf ontvangt jaarlijks 1000 euro financiële ondersteuning voor haar eigen werking. Artikel 3 De financiële ondersteuning kan verschillende vormen aannemen, die in dit reglement worden beschreven: - projectondersteuning; - afdelingssubsidie; - ondersteuning voor starters; - investeringssubsidie; O n t w e r p b e s l i s s i n g G e m e e n t e r a a d p a g i n a 2 v a n 7

3 - bestaanssubsidie. Daarnaast kan het gemeentebestuur ook ondersteuning bieden op vlak van materiaal, logistiek en personeel, of in de vorm van kortingen. Artikel 4 Het gemeentebestuur focust bij het aanvragen en verkrijgen van ondersteuning op overleg, zeker voor grotere projecten. De cultuurraad is daarbij de gesprekspartner die in dialoog gaat met de aanvrager. Ze bekijkt hoe de aanvrager het beste ondersteund wordt, zowel door toepassing van dit reglement als door gebruik van haar netwerk en ervaring. Over de toepassing van dit reglement formuleert de cultuurraad na dialoog met de aanvrager telkens een advies aan het college van burgemeester en schepenen. Artikel 5 De aanvrager aanvaardt de controle van het gemeentebestuur en het advies van de cultuurraad in verband met de toepassing van dit reglement. Indien een aanvrager zich verzet tegen controle, wordt ze uitgesloten van toekomstige subsidiëring. Indien een subsidie werd toegekend op basis van onjuiste gegevens, kan het college van burgemeester en schepenen het uitgekeerde bedrag terugvorderen. Indien de subsidie nog niet werd uitgereikt op het moment van de vaststelling van onjuiste gegevens, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om het bedrag niet uit te keren. Artikel 6 Een vereniging kan geen subsidie ontvangen zolang ze schulden heeft ten opzichte van het gemeentebestuur. Artikel 7 Na advies van de cultuurraad kan het college van burgemeester en schepenen uitzonderingen op dit subsidiereglement toestaan. Hoofdstuk 2: Projectondersteuning Artikel 8 Alle erkende verenigingen en individuele initiatiefnemers die inwoner zijn van Beerse, komen in aanmerking voor projectondersteuning. Artikel 9 Met de projectondersteuning stimuleert het gemeentebestuur evenementen en activiteiten voor een ruim publiek, die voldoen aan volgende voorwaarden: - Het project bevordert de maatschappelijke participatie van volwassenen, kinderen of jongeren in onze gemeente; - Het project vindt plaats in Beerse; - Het project spreekt een ruim publiek aan; - Het project is financieel en praktisch haalbaar; - De eventuele winst van het project wordt niet persoonlijk uitgekeerd; - De initiatiefnemer maakt het project bekend via de website Uit in Beerse. - De initiatiefnemer vermeldt de ondersteuning van het gemeentebestuur in haar promotie en communicatie. - De initiatiefnemer doet inspanningen om het project toegankelijk te maken voor mensen in armoede en personen met een handicap; - De initiatiefnemer levert voldoende inspanningen om de veiligheid van de bezoekers te garanderen en voert de veiligheidsmaatregelen uit die het gemeentebestuur oplegt. De cultuurraad formuleert een advies aan het college van burgemeester en schepenen, waarin ze aftoetst of aan de voorwaarden is voldaan. Artikel 10 Het verlenen van projectondersteuning betekent niet dat het gemeentebestuur zelf aan de organisatie van het project deelneemt. Het gemeentebestuur kan dan ook niet aansprakelijk worden gesteld bij afgelasting, ongevallen, schade enzovoort. Artikel 11 O n t w e r p b e s l i s s i n g G e m e e n t e r a a d p a g i n a 3 v a n 7

4 Projecten vallen in één van volgende categorieën, waaraan telkens een bepaald ondersteuningsbedrag gekoppeld is. De initiatiefnemer van het project doet een voorstel om het project in te delen in één van de categorieën. De cultuurraad formuleert daarover een advies aan het college van burgemeester en schepenen, dat uiteindelijk de beslissing neemt over toekenning van de ondersteuning. a Standaard: behorende tot de normale werking van de vereniging, afhankelijk van de grootte van de inspanningen en betrokken mensen om het project tot een goed einde te brengen: o Small; ongeveer 10 manuren: 100 euro; o Medium; ongeveer 50 manuren: 200 euro; o Large; ongeveer 100 manuren: 300 euro. b Vernieuwend: 400 euro. Deze projecten gaan verder dan de normale werking van de vereniging; ze draaien bijvoorbeeld rond het jaarthema van het gemeenschapscentrum, gebruiken een vernieuwende aanpak of methode, focussen op een speciale doelgroep of een nieuwe samenwerking. c Uitstraling binnen Beerse: 800 euro. Deze projecten zijn van grote betekenis voor de inwoners van Beerse. d Uitstraling buiten Beerse: aan deze projecten is geen vast bedrag gekoppeld. Deze projecten zijn van grote betekenis voor de inwoners van Beerse en ook buiten de gemeente. Het zijn uitzonderlijke projecten die buiten het budget van dit subsidiereglement vallen. Het voorstel voor ondersteuning wordt besproken bij de budgetopmaak van het gemeentebestuur. Artikel 12 Aanvragen voor projecten in de categorieën a, b en c worden ingediend uiterlijk 30 juni voorafgaand aan het werkjaar (september augustus) waarin het project start. Aanvragen voor projecten in de categorie d worden ingediend uiterlijk 15 mei voorafgaand aan het jaar van de start van het project. Voor projecten in categorie a bezorgt de initiatiefnemer het jaarprogramma waarin de activiteiten zijn aangeduid waarvoor men ondersteuning vraagt. De initiatiefnemer vermeldt een voorstel voor de categorie waarin de activiteit valt, en een overzicht van de geschatte inkomsten en uitgaven. Voor projecten in categorieën b, c en d bezorgt de initiatiefnemer een inhoudelijk en een financieel plan voor het project. Artikel 13 De projectondersteuning voor projecten in categorieën a, b en c wordt toegekend en uitgekeerd uiterlijk 31 december volgend op de aanvraag. De projectondersteuning voor projecten in categorie d wordt toegekend en uitgekeerd in de loop van het kalenderjaar volgend op de aanvraag. Artikel 14 Voor projecten in categorie a bezorgt de initiatiefnemer na afloop van het werkjaar een jaarverslag waarin de ondersteunde activiteiten aan bod komen. Indien uit het jaarverslag blijkt dat bepaalde projecten niet hebben plaatsgevonden, wordt het toegekende bedrag afgetrokken van de subsidiebedragen van het daaropvolgende jaar. Voor projecten in categorieën b, c en d bezorgt de initiatiefnemer na afloop van het project een verslag en evaluatie van de activiteit. Indien geen verslag wordt bezorgd of indien blijkt dat de activiteit niet heeft plaatsgevonden, kan het gemeentebestuur het toegekende bedrag terugvorderen. Hoofdstuk 3: Afdelingssubsidie Artikel 15 Alle erkende culturele verenigingen met een gevarieerd jaarprogramma komen in aanmerking voor de afdelingssubsidie. Artikel 16 Met de afdelingssubsidie ondersteunt het gemeentebestuur verenigingen die extra tijd en middelen investeren in een bepaald segment van hun leden, die aparte noden hebben en om een aparte O n t w e r p b e s l i s s i n g G e m e e n t e r a a d p a g i n a 4 v a n 7

5 aanpak vragen. Op die manier stimuleert de vereniging deelname van die bepaalde doelgroep aan haar activiteiten. Bij twijfel of een bepaalde afdeling van een vereniging in aanmerking komt voor de afdelingssubsidie, formuleert de cultuurraad een advies aan het college van burgemeester en schepenen, dat beslist over de toekenning. Artikel 17 Om in aanmerking te komen voor een afdelingssubsidie, doet de vereniging een aanvraag uiterlijk 30 juni voorafgaand aan het werkjaar waarvoor de subsidie wordt gevraagd. Ze dient daarbij het jaarprogramma in dat weergeeft welke activiteiten specifiek voor de afdeling georganiseerd worden. De vereniging geeft aan in welke mate de afdeling een afzonderlijke werking heeft en welke inspanningen ze levert om deelname aan de afdeling te stimuleren. Artikel 18 Van het totale beschikbare subsidiebedrag wordt jaarlijks maximaal 1500 euro voorzien voor de afdelingssubsidie. Het voorziene bedrag voor de afdelingssubsidie wordt gelijk verdeeld over de verenigingen met een afdeling, met een maximumbedrag van 500 euro per vereniging. De subsidie wordt toegekend en uitgekeerd uiterlijk 31 december volgend op de aanvraag. Hoofdstuk 4: Ondersteuning voor starters Artikel 19 Alle erkende culturele verenigingen en losse groeperingen waarvan de meerderheid van de initiatiefnemers inwoner zijn van Beerse, komen in aanmerking voor de ondersteuning voor starters. Artikel 20 Met de ondersteuning voor starters biedt het gemeentebestuur een stimulans aan startende verenigingen of groeperingen, die een regelmatige bijdrage willen leveren aan het culturele gemeenschapsleven in de gemeente. Artikel 21 De vereniging of groepering stelt een plan op waarin haar voorgenomen initiatieven worden beschreven, samen met een financiële inschatting. Het plan moet voldoen aan volgende voorwaarden: - een duidelijke doelgroep hebben; - een duidelijk financieel kader hebben; - een duidelijke aansturing van de initiatieven hebben; - verankerd zijn in Beerse; - geen persoonlijk winstbejag beogen; - eventuele deelnamegelden beperken zodat ze geen drempel vormen voor deelname. De cultuurraad gaat in dialoog met de aanvrager en bespreekt daarin verschillende mogelijke vormen van ondersteuning, rekening houdend met het financiële plan en de mogelijke eigen inbreng van de initiatiefnemers. Naast financiële ondersteuning kan het gemeentebestuur immers ook ondersteuning bieden in de vorm van zaalhuur, uitleendienst of kopieerwerk. De cultuurraad formuleert een advies aan het college van burgemeester en schepenen, dat beslist over toekenning van de ondersteuning voor starters. Artikel 22 Van het totale beschikbare subsidiebedrag wordt jaarlijks maximaal 1500 euro voorzien voor de ondersteuning voor starters. Artikel 23 De initiatiefnemers moeten hun aanvraag voor ondersteuning voor starters minimum vier maanden vóór de start van de initiatieven indienen. Een vereniging of groepering kan slechts één keer een aanvraag doen voor ondersteuning voor starters. De ondersteuning geldt daarbij maximaal twee opeenvolgende jaren. Hoofdstuk 5: Investeringssubsidie Artikel 24 O n t w e r p b e s l i s s i n g G e m e e n t e r a a d p a g i n a 5 v a n 7

6 Alle erkende cultuurverenigingen komen in aanmerking voor de investeringssubsidie. Artikel 25 Met de investeringssubsidie steunt het gemeentebestuur de verenigingen bij het investeren en het maken van kosten die zij zelf niet (alleen) kunnen dragen. Het gaat daarbij om aankoop, onderhoud of herstelling van patrimonium of materialen. Artikel 26 Van het totale beschikbare subsidiebedrag wordt jaarlijks maximaal 6300 euro voorzien voor de investeringssubsidie. Artikel 27 Nadat een vereniging een aanvraag doet voor een investeringssubsidie, gaat ze daarover in dialoog met de cultuurraad. Bij de aanvraag legt ze een motivatie en financiële raming van de investering voor, samen met een beschrijving van de financiële draagkracht van de vereniging. In overleg wordt een voorstel op maat uitgewerkt. De cultuurraad formuleert daarover een advies aan het college van burgemeester en schepenen, dat beslist over toekenning van de investeringssubsidie. Artikel 28 Nadat ze door het college van burgemeester en schepenen werd toegekend, wordt de investeringssubsidie uitbetaald na voorlegging van kostenbewijzen voor het toegekende bedrag. In het advies van de cultuurraad en de beslissing van het college van burgemeester en schepenen kan voorzien zijn dat de investeringssubsidie over meerdere jaren wordt gespreid. Hoofdstuk 6: Bestaanssubsidie Artikel 29 Alle erkende culturele verenigingen komen in aanmerking voor de bestaanssubsidie. Artikel 30 Met de bestaanssubsidie geeft het gemeentebestuur financiële uitdrukking van haar appreciatie voor het werk van de vrijwilligers in hun vereniging. Artikel 31 Omdat het gemeentebestuur elke erkende vereniging gelijk apprecieert, is ook de bestaanssubsidie voor elke vereniging gelijk. Het bedrag ligt vast op 150 euro per erkende culturele vereniging. De voorwaarden zijn: - in het afgelopen werkjaar minstens 2 van de 3 jaarlijkse bijeenkomsten van het cultuurnetwerk bijgewoond hebben; - uiterlijk 30 juni het jaarprogramma van de vereniging indienen; - uiterlijk 30 juni de bestuursgegevens van de vereniging indienen; - voor het betreffende werkjaar geen nominatieve cultuursubsidie van het gemeentebestuur ontvangen. - uiterlijk 30 juni aantonen dat de vereniging voldoet aan de erkenningsvoorwaarden zoals beschreven in het gemeentelijke reglement voor het erkennen van verenigingen. Artikel 32 De subsidie wordt toegekend en uitgekeerd uiterlijk 31 december volgend op de aanvraag. Hoofdstuk 7: Verdeling van het eventuele restbedrag en werkwijze bij tekorten Artikel 33 Indien het bedrag dat in een bepaald jaar beschikbaar is voor subsidie niet volledig werd toegekend volgens de eerdere bepalingen in dit reglement, formuleert de cultuurraad een voorstel aan het schepencollege over de besteding van dat restbedrag. Na akkoord van het college wordt het bedrag dan toegekend aan de cultuurraad voor de uitvoering van het voorstel. Op die manier wil het gemeentebestuur de cultuurraad de kans geven om signalen van de culturele verenigingen om te zetten in duurzame projecten of investeringen die ten goede komen van het verenigingsleven. O n t w e r p b e s l i s s i n g G e m e e n t e r a a d p a g i n a 6 v a n 7

7 Artikel 34 Bij een eventueel tekort worden de vaste bedragen voor de bestaanssubsidies en projectsubsidies in categorieën a, b, c proportioneel verminderd. Hoofdstuk 8: Slotbepalingen Artikel 35 Het subsidiereglement socio-culturele verenigingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 26 januari 2006 en het subsidiereglement voor vernieuwende en gemeenschapsvormende projecten, goedgekeurd door de gemeenteraad op 26 november 2009, worden opgeheven vanaf 1 januari Artikel 36 Dit nieuwe reglement treedt in werking vanaf 1 januari Omdat de subsidieperiode verandert van een kalenderjaar naar een schooljaar, geldt volgende overgangsmaatregel: - Subsidieaanvragen voor het werkjaar januari 2015 t.e.m. december 2015 worden nog toegekend volgens het opgeheven reglement socio-culturele verenigingen. De aanvragen worden uiterlijk 31 maart 2016 ingediend samen met de aanvragen voor projectondersteuning en bestaanssubsidie voor de periode tussen 1 januari 2016 en 31 augustus De aanvragen voor projectondersteuning in de categorieën a (standaard) en b (vernieuwend) die plaatsvinden tussen 1 januari 2016 en 31 augustus 2016, worden uiterlijk 31 maart 2016 aangevraagd. - De aanvragen voor het werkjaar dat loopt van september 2016 t.e.m. augustus 2017 worden uiterlijk 30 juni 2016 ingediend. Voor kennisgeving en gevolg toegezonden aan: Financiën O n t w e r p b e s l i s s i n g G e m e e n t e r a a d p a g i n a 7 v a n 7