Digitaliseren bouwdossiers gemeente Amsterdam

Transcriptie

1 Stadsarchief Digitaliseren bouwdossiers gemeente Amsterdam presentatie voor SOD-collega s 24 juni 2014

2 Wat cijfers inwoners Amsterdam stadsdelen 7 gemeentelijke diensten 28 ambtenaren hectare nationaliteiten 178 burgemeesters 1 fietsen bomen electrische oplaadpunten 650 parken 40 trams 216 ponten 9 markten 32 bloemenmarkten 1 winkels 6073 antiekwinkels 165 diamantslijperijen 24 grachten 165 bruggen 1281 houten ophaalbruggen 8 magere brug 1 rondvaart- en salonboten 110 waterfietsen 120 woonboten e-eeuwse gebouwen 8863 Koninklijk Paleis 1 historische gevelstenen 654 standbeelden en sculpturen 302 windmolens 8 musea 75 galeries 141 schilderijen van Rembrandt 22 Nachtwacht 1 schuttersgalerijen 1 schilderijen van Van Gogh 207 wassen beelden bij Madame Tussauds 140 diersoorten in Artis 900 draaiorgels 4 carillons 9 historische kerkorgels 42 hotelbedden

3

4 Stadsarchief Amsterdam Archiefbewaarplaats van de gemeenten Amsterdam en Amstelveen 50 kilometer papier; aanwas ca. 700 meter p/jaar 38 TB digitale informatie; groei ca. 5 TB p/jaar bezoekers unieke webbezoekers

5 Bouwdossiers in Amsterdam Oorspronkelijk ca. 5 kilometer papieren bouwdossiers vanaf ca Beheer door stadsdelen en de (nu voormalige) Dienst Milieuen Bouwtoezicht (DMB) Veel geraadpleegd Veel belanghebbenden: - BWT (of VTH Vergunningen, Toezicht en Handhaving) - Gemeentebelastingen - Brondocumenten voor BAG - Burgers, politie en brandweer, makelaars, notarissen, projectontwikkelaars, architecten, bouwbedrijven, historici Bouwdossiers vertegenwoordigen een grote waarde; inhoudelijk en financieel. Vb: Aanleg Noord-Zuidlijn

6 Bouwdossiers in Amsterdam Sinds 2005 plannen voor digitalisering: Efficiënt voor vergunningverlening en handhaving Betere dienstverlening voor burgers en belanghebbenden Eenmalige opslag en meervoudig gebruik Minder risico op verlies van stukken. Kopiëren van gevraagde stukken wordt eenvoudiger en goedkoper In principe kan ook een digitale omgevingsvergunning worden gearchiveerd in het digitale bouwdossier De wettelijk verplichte overbrenging naar het Stadsarchief van de bouwdossiers in de vorm van metadata en scans,) kan gerealiseerd worden. Uitgangspunt is vervanging: ruimtebesparing in archiefbewaarplaats

7 Bouwdossiers in Amsterdam Aanbesteding scanopdrachten per kavel van een paar honderd (strekkende) meter bouwdossiers die binnen een bepaalde periode gescand moeten worden. Kavels zijn aan verschillende scanbedrijven (marktpartijen) gegund. De ervaringen zijn teleurstellend. Samengevat: - Scanbedrijven leveren niet de afgesproken kwaliteit. - Na sluiten overeenkomst proberen scanbedrijven afspraken over kwaliteit en prijs in hun voordeel aan te passen. - Het vergt veel energie en tijd om geleverd te krijgen hetgeen is afgesproken.

8 Bouwdossiers in Amsterdam - Er op vertrouwen dat het scanbedrijf de afgesproken kwaliteit levert is in de praktijk niet haalbaar. Om afgesproken kwaliteit geleverd te krijgen moeten de scans uitgebreid gecontroleerd worden. Dat is arbeidsintensief en kost geld. - Een boetebeding opnemen helpt, maar levert veel discussies met scanbedrijven op omdat deze onder de boete, per afgekeurde scan, proberen uit te komen.

9 Scanstraat Na opstellen businesscase heeft SAA besloten zelf een scanstraat in te richten. Leunt op de gedachte van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Project scanstraat is een reïntegratieproject en een samenwerkingsverband met DWI en Pantar (=sociale werkvoorziening) Convenant afgesloten met stadsdelen: zij brengen deze scanopdrachten onder bij de scanstraat Exploitatie (en dus kostprijs scans) is gebaseerd op projectduur van minimaal 3 en maximaal 5 jaar Verwachte besparing t.o.v. uitbesteding: ca. 1 miljoen

10 Scanstraat Het proces in hoofdlijnen: Voorbereiding (schonen, herinrichten, registreren, barcoderen) In scanstraat wordt het aanbod ingelezen in de software van het scanvolgsysteem, dat de kans op fouten marginaliseert Controle van de technische kwaliteit van scans is geautomatiseerd Visuele controle achteraf

11 Vragen voor dit moment