Jaardocument Maatschappelijk verslag

Transcriptie

1 Jaardocument 2013 Maatschappelijk verslag 19 maart 2014

2 Inhoudsopgave 1 Uitgangspunten van de verslaggeving Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Kerngegevens en nadere typering Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Samenwerkingsrelaties Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur De raad van bestuur De raad van toezicht Samenstelling raad van toezicht Rooster van aftreden en vacatures Werkzaamheden en commissies Besluiten Overige zaken Waardering door de raad van toezicht Bedrijfsvoering Inrichting en belangrijkste risico s en onzekerheden Toelichting op enkele onderwerpen door de raad van bestuur De centrale cliëntenraad De ondernemingsraad Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Zorggemeenschap Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit van zorg Klachten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid Bevlogenheidsonderzoek Kwaliteit van het werk Financieel beleid Een analyse van het resultaat Enkele opmerkingen m.b.t. het gevoerde beleid en beheer op financieel gebied... 42

3 1 Uitgangspunten van de verslaggeving Met het jaardocument verantwoordt Zonnehuisgroep Noord zich over haar functioneren en haar resultaten in 2013 aan belanghebbenden. Het jaardocument bestaat uit drie delen: het maatschappelijk verslag, dat vooral beschrijvend van aard is; de jaarrekening; het DigiMV profiel, dat vooral kengetallen en andere kwantitatieve gegevens bevat. Het maatschappelijk verslag is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de raad van bestuur, met uitzondering van paragraaf 3.3, het gedeelte over de raad van toezicht. Het maatschappelijk verslag (jaarverslag) is opgesteld in overeenstemming met de voorschriften van art. 2:391 BW en richtlijn 400 met betrekking tot het Jaarverslag. Zonnehuisgroep Noord profileert zich in de provincie Groningen mede door middel van onze vier regio s. In het jaardocument verwijzen we daarom regelmatig naar de regio s. De regio s hebben geen onderliggende juridische structuur en kennen geen resultaatverantwoordelijkheid. Er vindt daarom geen segmentatie plaats naar regio. H. Duijst raad van bestuur Zonnehuisgroep Noord 1

4 2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Zonnehuisgroep Noord Adres Izarstraat 1 Postcode Plaats 9801 VH Zuidhorn Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres KvK Noord-Nederland info@zonnehuisgroepnoord.nl Internetpagina Structuur van het concern De juridische structuur Stichting Zonnehuisgroep Noord is opgericht op 1 januari Onder het concern vallen geen andere rechtspersonen. De organisatorische structuur Zonnehuisgroep Noord kent een raad van toezicht en een raad van bestuur. De raad van bestuur wordt geadviseerd door de centrale cliëntenraad en de ondernemingsraad. Zonnehuisgroep Noord werkt met vier regio s: Appingedam - Delfzijl Ommeland WierdenWold Zuidhorn Zonnehuisgroep Noord speelt met de regio s in op de eigenheid van elk gebied. Elke regio heeft een eigen adherentiegebied. In elke regio wordt thuiszorg geboden en eerstelijns medische en paramedische dienstverlening, naast andere activiteiten als dagbesteding. In de regio s Appingedam - Delfzijl en Zuidhorn zijn grote verpleeghuizen. De regio s Appingedam - Delfzijl, Ommeland en WierdenWold hebben daarnaast elk meerdere verzorgingshuizen. Kleinschalig wonen in Woonhavens wordt aangeboden in de regio s Appingedam - Delfzijl, WierdenWold en Zuidhorn. De regio wordt aangestuurd door de regiomanager, die verantwoordelijk is voor het complete aanbod van zorg- en dienstverlening in de regio. Op centraal niveau functioneren de raad van bestuur en de stafdiensten: Zonnehuis Experts, het facilitair bedrijf, de economische en administratieve dienst (EAD), personeel, organisatie & opleiding (PO&O) en het bestuursbureau. Het managementteam bestaat uit de raad van bestuur, de vier regiomanagers, de managers van Zonnehuis Experts, facilitair bedrijf, EAD en PO&O en de bestuurssecretaris. 2

5 raad van toezicht centrale cliëntenraad raad van bestuur ondernemingsraad Zonnehuis Experts economische en administratieve dienst facilitair bedrijf personeel, organisatie & opleiding bestuursbureau regio Appingedam-Delfzijl regio Ommeland regio WierdenWold regio Zuidhorn Figuur 1 organogram Toelatingen Zonnehuisgroep Noord heeft de volgende Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) toelatingen: huishoudelijke verzorging, persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding en behandeling met verblijf. De medezeggenschap op hoofdlijnen In 2013 functioneerde er per locatie een cliëntenraad. Stichtingsbreed is er sinds 2012 een centrale cliëntenraad. De structuur beoogt dat alle 17 cliëntenraden een zetel hebben in de centrale cliëntenraad. Onderzocht wordt hoe voor de thuiszorg een cliëntenraad opgericht kan worden. De centrale cliëntenraad heeft een extern, onafhankelijke voorzitter en een ambtelijk secretaris. Voor de centrale cliëntenraad is een reglement vastgesteld, na advies van de gezamenlijke cliëntenraden. Voor medewerkers is er de ondernemingsraad. De ondernemingsraad overlegt met de raad van bestuur. Elke regio heeft een regionale onderdeelcommissie, die op regionaal niveau overlegt met de regiomanager. 3

6 2.3 Kerngegevens Kerngegevens en nadere typering Zonnehuisgroep Noord heeft 26 locaties in het westelijk- en noordoostelijke deel van de provincie Groningen. Bij de organisatie werken medewerkers, samen fte. Zonnehuisgroep Noord biedt verzorging, verpleging en thuiszorg aan ouderen en langdurig zieken. Verder ontplooit Zonnehuisgroep Noord tal van activiteiten die hiermee verband houden, zoals dagopvang, activiteiten, eerstelijns medische en paramedische zorg (met Zonnehuis Experts), restaurantvoorzieningen & tafeltje dekje en verhuur van aanleunwoningen. Het grootste deel van de activiteiten wordt vanuit de AWBZ gefinancierd. Ook worden activiteiten vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) gefinancierd. Een beperkt deel van de activiteiten wordt privaat gefinancierd, zoals tafeltje dekje en de verhuur van aanleunwoningen. Ten slotte wordt een klein deel van de activiteiten, zoals geriatrische revalidatiezorg (GRZ) gefinancierd vanuit de Zorgverzekeringswet (Zvw). De activiteiten van Zonnehuisgroep Noord worden onder de naam van de regio s aangeboden. De verdeling van de gemeenten over de regio s is: De regio Appingedam - Delfzijl omvat de gemeenten Appingedam en Delfzijl. De regio Ommeland omvat de gemeenten Bedum, Eemsmond, Hoogezand- Sappemeer, Loppersum, Menterwolde, Pekela, Slochteren, Veendam en Winsum. De regio WierdenWold omvat de gemeenten De Marne, Grootegast, Leek en Marum. De regio Zuidhorn omvat de gemeente Zuidhorn. Regio Appingedam - Delfzijl Tot de regio behoren de locaties: Bruggenhoofd in Appingedam, 18 aanleunwoningen; Dagopvang voor niet-geïndiceerde ouderen in Appingedam; Dagopvang voor niet-geïndiceerde ouderen in Delfzijl; Dagverzorging Pertemuan Akrab in Appingedam; Woonhaven BetingeStaete in Delfzijl met 28 plaatsen verpleging; Zonnehuis BetingeStaete in Delfzijl met 55 plaatsen verzorging, 28 plaatsen verpleging en 107 aanleunwoningen; Zonnehuis Luingaborg in Bierum met 56 plaatsen; Zonnehuis Menterne in Wagenborgen met 72 plaatsen en 46 aanleunwoningen; Zonnehuis Solwerd in Appingedam met 144 plaatsen. De regio biedt thuiszorg aan onder de naam Zonnehuis Thuis. Dagbehandeling en Dagverzorging worden vanuit verschillende locaties geleverd. 4

7 Regio Ommeland Tot de regio behoren de locaties: Dagopvang voor niet-geïndiceerde ouderen in Loppersum; Dagverzorging De Brug in Loppersum; Dagverzorging Muntendam in Muntendam; Dagverzorging D n Oetkomst in Sappemeer; Dagverzorging Zorgboerderij Schildmeer in Overschild; Zonnehuis Gockingaheem in Noordbroek met 52 plaatsen en 36 aanleunwoningen; Zonnehuis Hippolytushoes in Middelstum met 62 plaatsen en 24 aanleunwoningen; Zonnehuis Olderloug in Slochteren met 64 plaatsen en 40 aanleunwoningen; Zonnehuis St Jozef met 80 plaatsen en 45 aanleunwoningen; Zonnehuis Ufkenshuis in Siddeburen met 76 plaatsen; Zonnehuis Wiemersheerd in Loppersum met 62 plaatsen en 125 aanleunwoningen; Muntendam 35 aanleunwoningen. Alliance en Internos in Sappemeer met 169 aanleunwoningen. De regio biedt thuiszorg aan onder de naam Zonnehuis Thuis. Dagbehandeling en dagverzorging worden vanuit verschillende locaties geleverd. Regio WierdenWold Tot de regio behoren de locaties: Woonhaven Grootegast met 10 plaatsen; Woonhaven Leek met 10 plaatsen; Woonhaven Marum met 12 plaatsen; Woonhaven Zuidhorn met 10 plaatsen; Zonnehuis de Hoorn in Marum met 87 plaatsen; Zonnehuis de Marne in Leens met 41 plaatsen; Zonnehuis de Wierde in Grijpskerk met 59 plaatsen en 27 aanleunwoningen. Zonnehuis Olde Heem in Kloosterburen met 62 plaatsen; Zonnehuis Wilhelmina Rustoord in Opende met 32 plaatsen; De Borgstee in Ulrum met 18 aanleunwoningen; Doctor K.L. van der Veenlaan in Niekerk, 24 aanleunwoningen. De regio biedt thuiszorg onder de naam Zonnehuis Thuis. Dagbehandeling en dagverzorging worden vanuit verschillende locaties geleverd. Regio Zuidhorn Zonnehuis Oostergast in Zuidhorn met 290 plaatsen en 22 appartementen. De regio biedt thuiszorg aan onder de naam Zonnehuis Thuis. Ook dagverzorging en dagbehandeling wordt hier geleverd. Naast de zorg voor reguliere revaliderende doelgroepen biedt Zonnehuis Oostergast diverse specialistische zorgfuncties op bovenregionaal en landelijk niveau. Dit betreft Niet Aangeboren Hersenletsel, CVArevalidatie, orthopedische revalidatie, cliënten met complexe chronische beademing, cliënten in reactivering na coma en cliënten met gerontopsychiatrische problematiek. Alle regio s Met Zonnehuis Experts bieden we medisch specialistische zorg in onze verpleeghuizen, in de thuissituatie en in verzorgingshuizen. Het gaat daarbij om diagnostiek, behandeling, begeleiding en advies. Per 1 januari 2014 wordt dit onder de nieuwe naam Zonnehuis Experts uitgerold en voor het voetlicht gebracht van verwijzers en potentiële klanten. 5

8 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens VVT, Zonnehuisgroep Noord Cliënten einde verslagjaar Met zorg en verblijf, met ZZP Dagactiviteiten Extramurale cliënten (excl. Dagactiviteiten en Wmo) Capaciteit einde verslagjaar Bedden/plaatsen met verblijfszorg Productie in verslagjaar ZZP-dagen met zorg en verblijf Dagdelen dagactiviteiten Uren extramurale productie (excl. Dagactiviteiten en Wmo) Personeel einde verslagjaar Personeelsleden in loondienst, N en fte Kosten ingehuurd personeel niet in loondienst en zelfstandigen personen fte personen fte dienstverbanden fte dienstverbanden fte dienstverbanden fte Bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Totaal Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten Per 2012 registeren we hier het daadwerkelijke aantal medewerkers, maar tot en met 2011 betreffen de cijfers het aantal dienstverbanden. Een medewerker kan meerdere dienstverbanden hebben in een jaar, bijvoorbeeld een oproepcontract voor Zonnehuis Thuis en een min-max contract voor een locatie. Ter vergelijking: het aantal dienstverbanden in 2012 was 2.964, verdeeld over medewerkers. 6

9 2.4 Samenwerkingsrelaties We geven hieronder een overzicht van de samenwerkingsrelaties van Zonnehuisgroep Noord en de belangrijkste onderwerpen van samenwerking. Samenwerkingspartners zorg en welzijn Relatie Onderwerp s Heeren Loo Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta ASWA Burgemeester van Julsinghatehuis Centrum voor Thuisbeademing Groningen De Noorderbrug De Zijlen Het Hooge Heem Kinghorn, de Brede Boerderij Lentis - Dignis Martini Ziekenhuis MultiMaat Nij Smellinghe NOVO Ommelander Ziekenhuis Groep Philadelphia SintJan SW&D welzijn in Appingedam, dagopvang voor niet-geïndiceerde ouderen, Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta regionale samenwerking rond chronische beademing samenwerking rond zorg en welzijn, Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta afnemer van nachtzorg bij Zonnehuis Oostergast, medische advisering, ketenzorg voor mensen met verstandelijke beperkingen, Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta aanvullende verpleeghuiszorg, dienstverlening diverse disciplines Zonnehuis Experts, huurder complex Niekerk samenwerking rond dagbesteding ketenzorg dementie, consultatie, Woonen Leefbaarheidsplan Eemsdelta ketenzorg rond revalidatie CVA patiënten, Collum Care project en Joint Care project, Geriatrisch Adviescentrum, consultatie en infectiepreventie, Geriatrische Revalidatie Zorg dienstverlening inzet specialisten ouderengeneeskunde Geriatrische Revalidatie Zorg ketenzorg voor mensen met een beperking, Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta ketenzorg rond CVA project en Kortdurende Revalidatie Orthopedie en Chirurgie, Geriatrische Revalidatie Zorg Deelnemer samenwerkingsverband Kloosterburen met SintJan Deelnemer samenwerkingsverband Kloosterburen met Philadelphia welzijn in Delfzijl, Slochteren en Loppersum, tafeltje dekje, dagopvang voor niet-geïndiceerde ouderen, Woonen Leefbaarheidsplan Eemsdelta 7

10 TSN Relatie Universitair Medisch Centrum Groningen Vereniging Samenwerkingsverband Chronische Ademhalingsondersteuning (VCSA) Vredewold Zonnehuis Groep Zorgboerderij de R. Rienkesheerd Onderwerp ketenzorg, achterwacht medisch technisch handelen in Thuiszorg AWBZ, Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta ketenzorg: patiënten met chronische beademingsproblematiek, consultatie longziekten en geriatrie; stageplaatsen medisch studenten en artsen in opleiding; revalidatieketens; Geriatrische Revalidatie Zorg; deelname aan UNO-UMCG universitair netwerk ouderenzorg landelijke samenwerking rond chronische beademing aanvullende verpleeghuiszorg en behandeling t.b.v. de PG-verpleegunit, dienstverlening diverse disciplines Zonnehuis Experts landelijk samenwerkingsverband van zes regionaal werkzame zorginstellingen. Samenwerking en kennisuitwisseling draagt zo bij aan een vitaal kennisnetwerk ontwikkelen van aanbod VPT voor mensen met dementie die in de Lijwiekstee wonen Overheden Relatie Provincie Groningen gemeente Appingedam gemeente Bedum gemeente De Marne gemeente Delfzijl gemeente Eemsmond gemeente Grootegast gemeente Hoogezand-Sappemeer Onderwerp afstemming rond wonen, zorg en welzijn, huisvestingsplannen, Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta afstemming en overleg over welzijn en locaties, gunning Hulp bij het Huishouden, project Meedoen, dagopvang voor niet-geïndiceerde ouderen, Woonen Leefbaarheidsplan Eemsdelta gunning Hulp bij het Huishouden afstemming en overleg over welzijn en locaties, gunning Hulp bij het Huishouden, project Meedoen, Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta afstemming en overleg over welzijn en locaties, gunning Hulp bij het Huishouden, project Meedoen, dagopvang voor niet-geïndiceerde ouderen, Woonen Leefbaarheidsplan Eemsdelta gunning Hulp bij het Huishouden, Woonen Leefbaarheidsplan Eemsdelta afstemming en overleg over welzijn en locaties, gunning Hulp bij het Huishouden gunning Hulp bij het Huishouden 8

11 Relatie gemeente Leek gemeente Loppersum gemeente Marum gemeente Menterwolde gemeente Pekela gemeente Slochteren gemeente Veendam gemeente Winsum gemeente Zuidhorn Onderwerp afstemming en overleg over welzijn en locaties, gunning Hulp bij het Huishouden afstemming en overleg over welzijn en locaties, gunning Hulp bij het Huishouden, project Meedoen, dagopvang voor niet-geïndiceerde ouderen, Woonen Leefbaarheidsplan Eemsdelta centrumplan Marum, afstemming en overleg over welzijn en locaties, gunning Hulp bij het Huishouden gunning Hulp bij het Huishouden gunning Hulp bij het Huishouden afstemming en overleg over welzijn en locaties, gunning Hulp bij het Huishouden, project Meedoen gunning Hulp bij het Huishouden gunning Hulp bij het Huishouden afstemming en overleg over welzijn en locaties, gunning Hulp bij het Huishouden, project Meedoen Zorggemeenschap Relatie Zonnehuisgroep IJssel-Vecht Zonnehuisgroep Vlaardingen Zorggroep Apeldoorn en omstreken Onderwerp ontwikkelen zorggemeenschap ontwikkelen zorggemeenschap ontwikkelen zorggemeenschap Onderaannemers Hulp bij het Huishouden, Wmo Relatie t Gerack Beter Thuis Wonen De Hoven Onderwerp onderaannemer Hulp bij het Huishouden, gemeente Eemsmond, Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta onderaannemer Hulp bij het Huishouden, diverse gemeenten onderaannemer Hulp bij het Huishouden, diverse gemeenten, Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta 9

12 Opleidinginstellingen Alfa College Calibris Drenthe College ECABO Relatie Hanzehogeschool Groningen Kenwerk Menso Alting Noorderpoort Regionaal Actieplan Jeugdwerkloosheid Groningen Rijksuniversiteit Groningen stagemakelaar.nl Vrije Universiteit Onderwerp Regionaal OpleidingsCentrum, diverse opleidingen helpende en verzorgende (BBL en BOL) kenniscentrum opleidingen in de zorg, betrokken bij Zonnehuisgroep Noord Gilde Regionaal OpleidingsCentrum, diverse opleidingen, diverse stages kenniscentrum opleidingen administratief HBO instelling, zeer diverse stages, tevens onderzoeken kenniscentrum opleidingen facilitair Regionaal Opleidingscentrum, diverse opleidingen helpende en verzorgende (BBL en BOL) Regionaal OpleidingsCentrum, diverse opleidingen helpende en verzorgende (BBL en BOL), betrokken bij het Zonnehuisgroep Noord Gilde betrokken bij het Zonnehuisgroep Noord Gilde opleiding gezondheidszorgpsycholoog bemiddelaar tussen scholen en stagebieders rond maatschappelijke stages opleiding specialisten ouderengeneeskunde Woningcorporaties Relatie Acantus Groninger Huis Steelande wonen Stichting De Delthe Stichting Huisvesting Vredewold Stichting Uithuizer Woningbouw Stichting Woningbouw Slochteren Vestia Onderwerp ontwikkeling concepten in Delfzijl, verhuurder, Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta, ontwikkeling concepten obv scheiden van wonen en zorg in Wagenborgen ontwikkeling woonzorgzone in Hoogezand-Sappemeer, verhuurder Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta verhuurder Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta wooncomplexen in Harkstede en Siddeburen, ontwikkelen visie tav Wlz in Hoogezand-Sappemeer verhuurder 10

13 Relatie Wierden & Borgen Wold & Waard Woongroep Marenland Woonzorg Nederland Onderwerp samenwerking in Leens rond De Marren, Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta samenwerking in Zonnehuis Oostergast, verhuurder, samenwerking rond centrumplan Marum met nieuwbouw Zonnehuis de Hoorn ontwikkeling van woonzorg concepten Appingedam, Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta, ontwikkeling Woonhaven Opwierde in Appingedam ontwikkeling concepten obv scheiden van wonen en zorg in de regio, verhuurder, Woon- en Leefbaarheidsplan Eemsdelta Cliëntenorganisaties Relatie Landelijke Organisatie Cliëntenraden Zorgbelang Groningen Onderwerp inbreng cliëntenorganisaties inbreng cliënten Kapitaalverschaffers Relatie Onderwerp ABN AMRO Nederlandse Waterschapsbank Waarborgfonds voor de Zorgsector leningen leningen borging leningen met rentevoordeel Zorgkantoor en zorgverzekeraars Relatie Onderwerp Menzis Zorgkantoor Groningen contractpartner Zvw gefinancierde zorg contractpartner AWBZ gefinancierde zorg Toezichthouder Relatie Inspectie voor de Gezondheidszorg kwaliteit van zorg Onderwerp 11

14 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur In de statuten zijn de meest recente vereisten van wet- en regelgeving toegepast. De raad van toezicht en de raad van bestuur hebben de Zorgbrede Governance Code van toepassing verklaard. De reglementen van de raad van bestuur en raad van toezicht zijn gebaseerd op voorbeeldreglementen van de Vereniging van bestuurders in de zorg (NVZD). In het reglement van de raad van toezicht is geregeld dat de raad drie commissies heeft: de auditcommissie financiën en vastgoed, belast met het toezicht op de interne beheersing, financiële verslaggeving en de naleving van de regelgeving; de commissie Zorg en HRM, belast met het toezicht op het zorg- en HRM-beleid; de remuneratiecommissie, belast met de beoordeling van de raad van bestuur, het houden van functioneringsgesprekken met de raad van bestuur en de remuneratie van de raad van bestuur. De functie en werkwijze van de commissies zijn in uitvoeringsreglementen vastgelegd. Het functioneren van de commissies laat de integrale verantwoordelijkheid van de raad van toezicht onverlet. In de statuten is vastgelegd dat de raad van toezicht eens per jaar het functioneren van raad van toezicht en de raad van bestuur beoordeelt. De raad van bestuur is hierbij niet aanwezig. 3.2 De raad van bestuur De raad van bestuur binnen Zonnehuisgroep Noord bestaat uit één persoon. In april 2011 is de heer H. Duijst benoemd als eenhoofdige voorzitter raad van bestuur. De bestuurder wordt ondersteund door de secretaris raad van bestuur. Over het vermijden van belangverstrengeling is een paragraaf opgenomen in het reglement van de raad van bestuur. De raad van bestuur verplicht zich onder andere tot openheid over nevenfuncties en voorafgaande toestemming van de raad van toezicht bij het aanvaarden van nevenfuncties. In het reglement van de raad van bestuur zijn normen gesteld over de informatievoorziening aan de raad van toezicht. De raad van bestuur verstrekt de raad van toezicht periodiek informatie over de realisatie van de afspraken uit het strategisch beleidsplan en het jaarplan. Onderwerpen daarbij zijn ondermeer geweest: de kwaliteit van zorg, de doelmatigheid en continuïteit van de organisatie en de bedrijfsvoering, het innovatievermogen, de toegankelijkheid, de cliëntgerichtheid en de cliënt- en medewerkertevredenheid. Verder zijn enkele zaken specifiek benoemd, zoals problemen of conflicten van enige betekenis, calamiteiten met een meldingsplicht, kwesties met publicitaire gevolgen en de inhoud van de managementletter. In 2013 heeft geen overschrijding van de norm van de Wet Normering Topinkomens (WNT) voor de bestuurder plaatsgevonden. Samenstelling raad van bestuur Naam Functie Nevenfuncties De heer H. Duijst raad van bestuur voorzitter van de Stichting Vrienden van NOVO voorzitter a.i. Stichting Ilmarinen 12

15 3.3 De raad van toezicht Samenstelling raad van toezicht Vanaf 1 januari 2012 is een gedeeltelijk nieuwe raad van toezicht aangetreden. Tevens is per die datum het lid de heer P.M. de Bruijne benoemd tot voorzitter raad van toezicht. De raad van toezicht bestaat sinds september 2012 uit 6 personen. Samenstelling raad van toezicht Naam Functie Nevenfuncties De heer P.M. de Bruijne De heer E.A. de Boer Mevrouw S. Bouman De heer W. Cnossen Mevrouw H. te Riet De heer S. Woltjer voorzitter lid lid (kwaliteitszetel centrale cliëntenraad) lid lid (kwaliteitszetel ondernemingsraad) vicevoorzitter Eigenaar PIM DE BRUIJNE Procesbegeleiding Voorzitter Raad van Toezicht Noorderpoort Lid Raad van Commissarissen Groninger Huis Voorzitter gemeenschappelijke regeling Meerstad Voorzitter Cliëntenraad Academische Ziekenhuizen Voorzitter Stichting Oude Groninger Kerken Voorzitter Stichting Urgente Noden Groningen Director Risk Services B.V., Financial Risk Management Deloitte Lid Raad van Commissarissen van Nijestee Lid van diverse interbancaire groepen vanuit de Nederlandse Vereniging van Banken (kapitaalmarkten, riskmanagement) Gastdocent en spreker tijdens diverse congressen (change management, risk management) Programmamanager Frieslab Lid Raad van Toezicht Caleidoscoop Eigenaar van Teset Advies Directeur/bestuurder Elker Lid Raad van Advies Hanzehogeschool Lectoraat Integraal jeugdbeleid Lid Raad van Toezicht Marketing Groningen Lid Bestuur Gronings Jeugd Sportfonds Eigenaar Indi-go Training Coaching en Advies Gastspreker over verandermanagement in de zorg Lid raad van toezicht Groninger Landschap Penningmeester Stichting Kronkels door Fivelingo Gids rondleidingen Hervormde Kerk Loppersum Vrijwilliger SC Loppersum Lid redactie Nijsberichten Liudgerstichting 13

16 3.3.2 Rooster van aftreden en vacatures In 2013 hebben zich geen mutaties voorgedaan in relatie tot de raad van toezicht. De raad heeft het gehele jaar in de huidige samenstelling gefunctioneerd. In onderstaande tabel is het rooster van aftreden weergegeven. Het lidmaatschap van de raad van toezicht eindigt exact vier jaar na de datum van de benoeming. Het vigerende reglement raad van toezicht biedt na afloop van de eerste zittingsperiode een eenmalige mogelijkheid tot herbenoeming van opnieuw vier jaar. Rooster van aftreden raad van toezicht Naam 1 e benoeming De heer S. Woltjer 1988 XX XX XX XX Mevrouw H. te Riet X XX XX XX XX De heer P.M. de X X X XX XX XX XX - Bruijne De heer E.A. de Boer X X X X XX XX XX XX De heer W. Cnossen X X X X XX XX XX XX Mevrouw S. Bouman X X X X XX XX XX XX X lopende benoemingstermijn XX uiterlijk laatste benoemingstermijn - niet meer benoembaar Werkzaamheden en commissies De raad van toezicht heeft in 2013 zes keer vergaderd in aanwezigheid van de raad van bestuur. In februari 2013 is de managementletter van de huisaccountant besproken en is er een presentatie geweest over de stand van zaken met betrekking tot zorggemeenschap. Een verslag van de commissie zorg & HRM stond eveneens op de agenda. In april 2013 is de raad van toezicht geïnformeerd over de uitkomsten van het cliënttevredenheidsonderzoek en de bevindingen van de commissie financiën & vastgoed. De remuneratiecommissie heeft verslag gedaan en het rooster van aftreden is vastgesteld. In mei 2013 zijn de jaarrekening en de managementletter van de accountant besproken en toegelicht door de manager EAD. De raad van toezicht heeft de jaarrekening van Zonnehuisgroep Noord en het maatschappelijk jaardocument Zonnehuisgroep Noord goedgekeurd. Daarnaast is de businesscase nieuwbouw Zonnehuis de Hoorn besproken en besloten tot verdere concretisering van het plan met betrekking tot de wens tot nieuwbouw. In september 2013 heeft de raad van toezicht werkbezoeken gebracht aan Zonnehuis Menterne, zorgboerderij Schildmeer en het nieuwe Zonnehuis de Marne. De middag werd vervolgd door een reguliere raad van toezicht vergadering. In deze vergadering is door de leden van het managementteam een korte presentatie verzorgd van de stand van zaken in de betreffende regio of dienst. De commissie zorg & HRM deed verslag van haar tweede bijeenkomst in

17 In oktober 2013 stond de financiële tussenrapportage ultimo 2013 op de agenda, gevolgd door een presentatie van de uitkomsten van het medewerkers bevlogenheid onderzoek. De auditcommissie financiën & vastgoed deed verslag van een tussentijdse bijeenkomst. Het onderwerp strategische verkenningen met betrekking tot Zonnehuis Noord stond eveneens geagendeerd. Het voorstel van de remuneratiecommissie voor de beoordelingsprocedure van de bestuurder werd besproken en vastgesteld. In december 2013 werd de begroting 2014 toegelicht door de manager EAD. De raad van toezicht besprak de begroting en keurde deze goed. De ruwe uitkomsten van het Masterplan Transitie zijn aan de raad gepresenteerd. Besloten werd de definitieve uitkomsten begin februari 2014 te presenteren. De commissie zorg & HRM deed verslag van haar derde bijeenkomst. Het verslag en voorstel van de remuneratiecommissie voor een positieve beoordeling van de bestuurder werd besproken en conform vastgesteld. De raad van toezicht sprak haar waardering uit voor het functioneren van de bestuurder in het afgelopen jaar. Voor de prestatieafspraken 2014 met de bestuurder werd een procedure vastgesteld. Ook heeft de raad van toezicht besloten over te gaan tot de volgende fase van de nieuwbouw van Zonnehuis de Hoorn in Marum. Naast geagendeerde punten werd per vergadering steeds de actuele stand van zaken besproken aan de hand van diverse informatiememo s van de raad van bestuur. Ook de voortgang in de diverse bouwtrajecten en de totstandkoming en de voortgang van het Masterplan Transitie is regelmatig geagendeerd geweest. Een delegatie van de raad van toezicht heeft in april en november 2013 regulier informatief overleg gehad met de ondernemingsraad in de Overlegvergadering Algemene Zaken. Met de centrale cliëntenraad heeft een delegatie van de raad van toezicht informatief overleg gevoerd in oktober Afgesproken is dit overleg jaarlijks te herhalen. Commissies De raad van toezicht heeft drie commissies: de commissie zorg & HRM, de auditcommissie financiën & vastgoed en de remuneratiecommissie. Elke commissie heeft een reglement. De commissies hebben mondeling en schriftelijk gerapporteerd over hun werkzaamheden aan de voltallige raad van toezicht. In 2013 hebben zich geen wijzigingen in de samenstelling van de commissies voorgedaan. Commissie zorg en HRM mevrouw H. te Riet (voorzitter) mevrouw S. Bouman de heer W. Cnossen Auditcommissie financiën & vastgoed de heer S. Woltjer (voorzitter) de heer E. de Boer Remuneratiecommissie de heer P. de Bruijne (voorzitter) de heer S. Woltjer 15

18 3.3.4 Besluiten De belangrijkste besluiten van de raad van toezicht uit 2013 zijn: Goedkeuring jaarrekening 2012 Goedkeuring maatschappelijk verslag 2012 Vaststellen managementletter accountant Rooster van aan- en aftreden vaststellen Voortgangsbesluiten voor mogelijke nieuwbouw te Marum Vaststellen beoordelingscriteria en beoordeling bestuurder Vaststellen begroting en jaarplan Overige zaken De honorering van de raad van toezicht vond ook in 2013 plaats op basis van de regeling van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ). De wijzingen in wet- en regelgeving hiervoor zijn enigszins gewijzigd; deze wijzigingen zijn ook binnen Zonnehuisgroep Noord aangepast en doorgevoerd Waardering door de raad van toezicht In 2013 is Zonnehuisgroep Noord geconfronteerd met het feit dat de overheid grote wijzigingen wil doorvoeren in de langdurige zorg. Die wijzigingen zullen veel impact hebben op de sector en de organisatie. Het perspectief van de organisatie verandert nu de uitgangspunten danig verschuiven, zonder dat daarbij het nieuwe wettelijk kader volledig bekend is. Dit betekent ook het een en ander voor de rol van de raad van toezicht als toezichthouder. De raad is tijdig geïnformeerd over deze ontwikkelingen en hoe de organisatie zich voorbereid op deze ontwikkelingen. Ook voor de medewerkers betekent dit veel: de sector is alleen maar gegroeid de afgelopen jaren en deze wijzigingen brengen onzekerheid met zich mee, waarbij krimp van het aantal personeelsleden onvermijdelijk lijkt. Dit vraagt het nodige van de raad van bestuur, het managementteam, de medezeggenschap en niet op de laatste plaats de medewerkers zelf. Met waardering heeft de raad van toezicht gezien hoe op alle niveaus medewerkers, ondanks toekomstige onzekerheden, met volle inzet hebben gewerkt aan het aan het gemeenschappelijke belang: goede zorg- en dienstverlening leveren aan de cliënten. De raad van toezicht waardeert de wijze waarop raad van bestuur en management die onzekerheden bespreekbaar maken en vooruit denken in mogelijke scenario s. Waar mogelijk wordt nu al geanticipeerd op toekomstige maatregelen. Daarbij zoekt Zonnehuisgroep Noord nadrukkelijk naar samenwerking met collega zorgaanbieders, woningcorporaties en gemeenten. 16

19 3.4 Bedrijfsvoering Inrichting en belangrijkste risico s en onzekerheden Sturingssysteem Zonnehuisgroep Noord heeft een planning- en control cyclus. De verschillende onderdelen van deze cyclus vormen het belangrijkste risicobeheersing-, verantwoordingen controlesysteem van de organisatie. Planning en control De planning- en control cyclus gaat uit van het volgende model, dat in 2011 is vastgesteld. De cyclus begint met het vaststellen van de tweejaarlijkse kaderbrief. De managers stellen jaarlijks het werkplan op, dat aansluit bij de doelen zoals vermeld in de kaderbrief. De begroting is gebaseerd op de kaders en richtlijnen uit de kaderbrief, landelijke ontwikkelingen en de productieafspraken. Op basis van de werkplannen maakt de manager afspraken met de raad van bestuur. Met de kwartaalrapportage rapporteert de manager periodiek aan de bestuurder over de voortgang van het werkplan. De planning- en control cyclus wordt afgesloten met een jaarrekening en een jaarverslag. Ondersteunend aan de planning- en control cyclus wordt periodiek onderzoek uitgevoerd naar de tevredenheid van cliënten en medewerkers. Ten slotte vinden jaarlijks interne en externe audits plaats op het gebied van beleid en kwaliteit. Directiebeoordeling De raad van bestuur beoordeelt jaarlijks het kwaliteitsmanagement systeem met de directiebeoordeling. Het doel van deze beoordeling is na te gaan of het kwaliteitssysteem goed functioneert, of er mogelijke verbeteringen te signaleren zijn, of de zorg- en dienstverlening wordt uitgevoerd conform de afspraken en of het kwaliteitssysteem voldoende geborgd is. De directiebeoordeling is besproken in het managementteam en met de ondernemingsraad. Verbeteracties zijn vastgesteld en uitgevoerd. Bedrijfsvoeringverklaring Zonnehuisgroep Noord werkt niet met een zogenaamde bedrijfsvoeringverklaring, maar laat door een externe accountant beoordelen of zij voldoet aan de eisen over personeelsbeleid en Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC). De uitkomsten van deze beoordeling is dat Zonnehuisgroep Noord voldoet aan de gestelde wettelijke eisen. 17

20 Risico s en onzekerheden Aandachtsveld Toelichting Uitwerking strategie stip op de horizon afstemming strategie op nieuw wettelijk kader do, make or buy in primair proces zorgpaden ontwikkelen eerste en anderhalfslijns ketensamenwerking en ketendienstverlening afstemming van de strategie op het nieuwe wettelijk kader. wat zijn je USP's, wat besteed je uit hoe gaan we het gat vullen tussen de 1 e en 2e lijns zorg? welk behandelaanbod ontwikkelt Zonnehuis Experts? operationeel processen afstemmen op elkaar operational exellence belangrijk systemen moeten klantwens kunnen volgen klantgerichtheid in uitvoering toewerken naar operational excellence, afstemmen en integreren van processen, werkwijzen in het primair proces en de backofficesystemen financieel invoering DBC-systematiek grotere variëteit aan geldstromen budgetten fors lager overproductie wordt niet vergoed eisen aan financiële reserve worden zwaarder realiseren van financieel rendement de backoffice moet robuuster ingericht en geschikt worden gemaakt voor diverse geldstromen. de financiële zekerheden worden minder, de organisatie moet daar op inspelen door beter inkomsten & uitgaven te voorspellen interne rendementseis realiseren financiële verslaglegging wettelijk kader geïntegreerde managementsrapportage over financiën en kwaliteit begeleiding van AWBZ naar Wmo AWBZ wordt beëindigd, gaat over in Wlz, Zvw en Wmo wettelijk kader WLZ en Wmo 2015 nog niet bekrachtigd als wet snelle beschikbaarheid van juiste en volledige geïntegreerde managementsrapportage strategisch en langdurig partnership met gemeenten majeure impact op verzorgingshuizen en leefbaarheid scenario's ontwikkelen gebaseerd op eerste verkenningen met nieuwste ontwikkelingen beleid overheden 18

21 3.4.2 Toelichting op enkele onderwerpen door de raad van bestuur Managementteam In het managementteam zijn twee mutaties geweest in het verslagjaar. De heer N. den Hollander is benoemd tot regiomanager Appingedam-Delfzijl per 1 december In de regio Zuidhorn is mevrouw A. Schaafsma benoemd tot regiomanager per 1 januari Daarmee zijn alle posities in het managementteam bezet. Maatschappelijke ontwikkelingen Belangrijke en ingrijpende keuzes vanuit de politieke arena vragen eenzelfde soort keuzes van Zonnehuisgroep Noord. Met onze keus voor zorggemeenschap lopen we prima in pas met het rijksbeleid: de participatiemaatschappij van het kabinet Rutte II en de zorggemeenschap lijken sterk op elkaar. De komende periode moeten er ingrijpende keuzes gemaakt worden. Zonnehuisgroep Noord zal kritisch kijken naar de vraag en behoeften van onze cliënten, de landelijke en regionale ontwikkelingen, onze locaties, de diensten/producten die we leveren en geleverd worden en hoe het werk organiseren. In 2013 hebben we gewerkt aan het Masterplan Transitie Hierin nemen we vier aspecten van de bedrijfsvoering mee: geld in de meerjarenbegroting medewerkers in het strategisch personeelsplan huisvesting in het strategisch huisvestingsplan en kansen in het platform innovatie. In een samenhangend geheel hebben we deze vier aspecten meegenomen in een integraal plan hoe in Zonnehuisgroep Noord zich optimaal kan voorbereiden op de toekomst aan de hand van verschillende scenario s, inclusief een worst case scenario in In de tweede week van januari 2014 is dit plan vastgesteld. Vervolgens is het aan de centrale cliëntenraad en ondernemingsraad voor advies voorgelegd. Decentralisaties en wijzigingen in de AWBZ Om de houdbaarheid van de zorg op de lange termijn te garanderen heeft de regering de afgelopen jaren belangrijke keuzes gemaakt. Voor de lichtere ZZP s wordt de functie verblijf stapsgewijs geschrapt. Dit begon per voor de ZZP s 1 VV en 2 VV en is per gevolgd voor ZZP 3 VV. De AWBZ wordt beperkt tot een voorziening voor langdurige zorg met verblijf. Dit wordt in de Wet langdurige zorg (Wlz) vormgegeven. De thuiszorg-awbz en de nieuwe aanspraak wijkverpleging wordt ondergebracht in de Zorgverzekeringswet per De geriatrische revalidatiezorg is sinds in de Zvw ondergebracht. De functie begeleiding gaat van de AWBZ naar de Wmo per Dit gaat gepaard met een budgetkorting van 25%. De Hulp bij het Huishouden, onderdeel van de Wmo wordt per met 40% gekort. Bij alle overgangen van AWBZ naar de Wmo geldt dat er dan ook sprake is van een verschuiving van een aanspraak in de AWBZ naar compensatieplicht door de gemeente in de Wmo. 19

22 Thuiszorg/AWBZ Ook in 2013 heeft de groei van dit onderdeel van de thuiszorg doorgezet conform onze strategie om gecontroleerd te groeien in deze markt. Deze groei past binnen een landelijke trend naar extramuralisatie van de ouderenzorg als gevolg van veranderende wet- en regelgeving vanuit de rijksoverheid. De thuiszorg wordt volledig overgeheveld naar de Zvw per De aangekondigde knip tussen persoonlijke verzorging (in eerdere plannen naar de Wmo) en verpleging is daarmee van de baan. De budgetkorting van 15% op de persoonlijke verzorging blijft gehandhaafd. De nieuwe aanspraak wijkverpleging valt ook onder de Zvw. Dit lijkt mooie kansen te bieden om de wijkverpleging nog beter te positioneren in de eerstelijnszorg en de zorg dicht bij mensen te organiseren op een wijze die past bij de lokale omstandigheden. Thuiszorg/Hulp bij het Huishouden In 2009 is Hulp bij het Huishouden aanbesteed en gegund. De uitvoering verloopt naar wens en het volume neemt gestaag toe. We zijn voor gemeenten een betrouwbare en relevante gesprekspartner op dit product. In alle gemeenten waar we in 2013 Hulp bij het Huishouden leverden liep de overeenkomst ten einde op De gemeenten hebben een aanbesteding gedaan en soms het contract anderszins opnieuw afgesloten. Zonnehuisgroep Noord heeft besloten om de Hulp bij het Huishouden in onze 11 kerngemeenten te blijven leveren in 2014, maar te stoppen met het aanbieden van Hulp bij het Huishouden in de gemeenten Bedum, Eemsmond, Pekela, Veendam en Winsum wordt een jaar waarin aanbieders en gemeenten plannen kunnen maken om zich voor te bereiden op de nieuwe Wmo De budgetkorting van 40% en de kansen die de decentralisaties biedt, kunnen helpen om tot een herinrichting van dit product te komen. Zonnehuisgroep Noord denkt daarin actief mee met de gemeenten en stelt zich als een betrouwbare partner op in dat traject. 20

23 3.5 De centrale cliëntenraad Medezeggenschap Een goed functionerende medezeggenschap is voor de cliënten van Zonnehuisgroep Noord van groot belang. Hiervoor vormt de wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) het kader. De centrale cliëntenraad (CCR) is eind 2011 geïnstalleerd. De CCR heeft in 2012 een onafhankelijk voorzitter benoemd en heeft secretariële ondersteuning van een ambtelijk secretaris. De afzonderlijke lokale cliëntenraden zijn autonoom. De medezeggenschap van Zonnehuis Thuis wordt tijdelijk waargenomen door de CCR. In de CCR komen de ontwikkelingen en de thema s aan de orde die voor de hele organisatie relevant zijn. In de lokale cliëntenraden komen vooral zaken aan de orde die betrekking hebben op de locatie. Centrale Cliëntenraad De leden van de CCR zijn gekozen vertegenwoordigers uit de afzonderlijke lokale cliëntenraden. Per locatie is er één afgevaardigde en één vervanger. De CCR heeft in totaal negen keer vergaderd, waarvan vier overlegvergaderingen met de raad van bestuur. Binnen de CCR zijn twee commissies. De Financiële commissie De financiële commissie wordt gevormd door mevrouw T. Geuze, de heer A.G.H. Peters en de heer H. Noordhof. De Waskostencommissie Ook in 2013 heeft een waskostencommissie gefunctioneerd. Deze bestaat uit mevrouw A. Oosting, mevrouw L. van der Streek, de heer M.H.J. Halsema en de heer A.G.H. Peters. Deze commissie heeft een aantal keren overleg gehad in de projectgroep waskosten met medewerkers van het facilitair bedrijf over verlenging van het contract met de huidige leverancier en over een enquête met betrekking tot de wasvoorziening. Informeel overleg Het Dagelijks Bestuur (DB) heeft voorafgaand aan de overlegvergadering een gesprek met de raad van bestuur. 21

24 Activiteiten De CCR is in 2013 gevraagd en ongevraagd actief betrokken geweest bij het beleid van Zonnehuisgroep Noord en beïnvloedde zo de beleidsvoorstellen en besluitvorming. De raad van bestuur informeerde de CCR bij elke overlegvergadering met een memo over de belangrijkste ontwikkelingen binnen de organisatie. Adviezen In 2013 is aan de CCR advies gevraagd over: het strategisch huisvestingsplan de benoeming cliëntvertrouwenspersoon (verzwaard advies) het hernieuwd reanimatiebeleid het privacybeleid het camerabeleid het beleid rond automatische incasso de begroting De CCR heeft positieve advies gegeven over: benoeming cliëntvertrouwenspersoon het hernieuwd reanimatiebeleid het privacybeleid het camerabeleid (met opmerkingen) het beleid rond automatische incasso. De CCR heeft geen advies gegeven over het strategisch huisvestingplan. Veel zaken moeten nog worden uitgewerkt. Pas bij uitvoering is dit plan adviesplichtig voor de CCR. Verder is in 2013 in de CCR een grote diversiteit aan onderwerpen besproken zoals: het waarborgen van de medezeggenschap van de cliënten van alle locaties de medezeggenschap van thuiszorgcliënten veranderingen in het kader van scheiden van wonen en zorg communicatie tussen zeggenschap en medezeggenschap het zorggemeenschapsmodel de collectieve verzekeringen het wasbeleid en de wasenquête het pedicurebeleid het tarievenboek huisregels rond aanname en oplevering appartement internet op locatie de collectieve verzekeringen het jaarverslag 2012 cliëntvertrouwenspersoon het cliënttevredenheidsonderzoek de intensiveringgelden beleid rond preventie en behandeling cliënten bij influenza het uitbraakplan infectieziekten medisch beleid verpleeghuis en verzorgingshuis verslagen cliëntvertrouwenspersoon het maatschappelijk jaardocument 2012 de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) het bevlogenheidsonderzoek het lidmaatschap van het LOC de begroting

25 Voor 2014 zijn een aantal agendapunten blijven staan: de meldcode huiselijk geweld de medezeggenschap thuiszorg het dashboard kwaliteit de informatie over medezeggenschap van cliënten op de website van Zonnehuisgroep Noord. Andere activiteiten in 2013 waren: Het DB van de CCR is aanwezig geweest bij de middenkaderdag en bij een vergadering van het managementteam. In maart is er gesproken met de relatiebeheerder van het LOC over het lidmaatschap van de CCR en de lokale raden. Het DB heeft een kennismakingsbezoek gebracht aan de cliëntenraad van Zonnehuis St Josef en een overleg gehad met de portefeuillehouder en hoofden Thuiszorg. In het kader van het wel of niet verlengen van het wascontract met Rentex heeft de CCR een enquête gehouden onder de cliënten. In het kader van de zorggemeenschap heeft het DB gebrainstormd met de bestuurder en de projectmanager zorggemeenschap. Op 11 juni zijn de leden van de CCR met elkaar een dag op stap geweest. Dit om elkaar ook buiten de vergaderingen beter te leren kennen. Op 7 oktober heeft het DB een cliëntenradendag georganiseerd voor alle leden van de lokale cliëntenraden. Naast onderlinge contacten heeft de bestuurder iedereen bijgepraat over de ontwikkelingen in de zorg en de gevolgen hiervan voor de organisatie. De raad van toezicht In het kader van de toezichthoudende taak van de raad van toezicht brachten voorzitter de heer P. de Bruine en mevrouw S. Bouman een bezoek aan het DB van de CCR op 5 november Daarbij vond een uitgebreide gedachtewisseling plaats over de medezeggenschap van de cliënten binnen Zonnehuisgroep Noord in deze tijd van veranderingen als gevolg van het beleid van de overheid. Ontwikkelingen medezeggenschap De lokale cliëntenraden en centrale cliëntenraad zorgen er voor dat het kennisniveau van hun leden op peil blijft voor een goede kwaliteit van het overleg. De CCR is verheugd dat ook de organisatie energie steekt in het kennisniveau van haar medewerkers die namens de organisatie deelnemen aan het overleg met de medezeggenschapsorganen. 23

26 3.6 De ondernemingsraad Doelstelling ondernemingsraad Een ondernemingsraad (OR) is een inspraak- en medezeggenschapsorgaan binnen een bedrijf. De OR bestaat uit medewerkers die namens het personeel overleg voeren met de bestuurder over het ondernemingsbeleid en de personeelsbelangen. Elk bedrijf in Nederland met 50 of meer medewerkers is verplicht een OR te hebben. De omvang en samenstelling kan per bedrijf verschillen. In de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) zijn de rechten en plichten van de OR vastgelegd. De OR streeft er naar om een kritische gesprekspartner te zijn voor de Raad van Bestuur. Zowel de OR als de bestuurder heeft zich te houden aan de WOR. De belangrijkste artikelen van de WOR zijn: artikel 27 Instemmingsrecht, artikel 25 Adviesrecht, artikel 31 Informatierecht en artikel 23 Initiatiefrecht. Soms komen de OR en de bestuurder er samen niet uit en dan is er een beroepsrecht voor de OR. Hiervoor bestaat sinds 1 juli 2010 de commissie Markt II. Dit is een commissie voor de zorg met leden benoemd uit de brancheorganisaties en werknemersorganisaties, representatief voor de zorg. De OR heeft tot nu toe geen gebruik hoeven maken van deze beroepsmogelijkheid. Individuele vragen van de achterban De OR is er vooral voor de belangen van groepen medewerkers en in principe niet voor individuele belangenbehartiging van medewerkers. Bij persoonlijke vragen of problemen kan de medewerker zich tot de direct leidinggevende wenden of tot iemand van de afdeling PO&O. Ook de vakbond kan zich daarvoor inzetten. Samenstelling van de medezeggenschap De medezeggenschap van Zonnehuisgroep Noord volgt het organogram van de organisatie en bestaat uit OR van 13 leden en vier regiocommissies (RC). De vier regiocommissies zijn: regiocommissie Appingedam-Delfzijl regiocommissie Ommeland regiocommissie WierdenWold regiocommissie Zuidhorn Door de fusie met Huize Sint Joseph in 2012 is tijdelijk een zetel aan de OR toegevoegd. Hiermee komt het totaal aantal zetels op 14. Bij de verkiezingen in 2014 wordt het aantal zetels teruggebracht naar de oorspronkelijke 13. Acht leden van de OR hebben ook zitting in deze regiocommissies. De overige vijf leden van de OR vertegenwoordigen de ondersteunende diensten. Overleg met de betreffende managers vindt op regelmatige basis plaats. In de RC worden zaken besproken die de medewerkers in de zorg aangaan, zowel intraals extramuraal. Omdat de OR heel graag in contact wil blijven met de medewerkers en daarmee op de hoogte wil blijven van wat er in elke regio gebeurt, stelt de OR het op prijs als medewerkers de regiocommissie op de hoogte brengen als er iets gebeurt op hun locatie waarvan ze denken dat de OR dit zouden moeten weten. De OR is bevoegd om besluiten te nemen, al dan niet op advies van de regiocommissies. 24

27 Vergaderingen OR en regiocommissies De OR heeft elke twee weken een hele dag vergadering. De OR heeft de bestuurder als aanspreekpunt. Met de bestuurder wordt eenmaal in de zes weken vergaderd. De RC vergadert om de zes weken in een eigen vergadering, waaronder een vergadering met de regiomanager. De leden van de RC houden contact met de achterban, hebben zelf input middels hun eigen signaalfunctie en krijgen stukken aangeleverd door de OR. Gasten kunnen uitgenodigd worden naar eigen inzicht, werkoverleggen kunnen bijgewoond worden en er kunnen contactpersonen worden bezocht op locaties die niet in de OR of RC vertegenwoordigd zijn. Elke RC bespreekt altijd een agendapunt facilitaire zaken, gezien de grote overlap van deze dienst met alle regio s. Waar nodig kan een ORlid dat zitting heeft namens de ondersteunende diensten deelnemen aan een RC vergadering. Regiocommissies brengen gevraagd en ongevraagd advies uit aan de OR. De OR heeft een Financiële commissie die vier keer per jaar vergadert. De komende veranderingen in de organisatie zullen veel impact hebben op de (medewerkers van) het facilitair bedrijf. Om deze groep medewerkers beter te kunnen vertegenwoordigen heeft de OR eind 2013 in overleg met de raad van bestuur en de manager facilitair bedrijf een begin gemaakt met het installeren van een Facilitaire commissie van de OR. Behandelde onderwerpen in 2013 Adviesaanvragen Reorganisatie afdeling opleidingen Een direct gevolg van het advies van de OR was dat de tijdsdruk van het reorganisatie traject is gehaald. Ook is een werkgroep opgericht om de kennis en ervaring van de praktijkopleiders te benutten. Het advies van de OR om een communicatieadviseur aan te stellen is inmiddels opgevolgd. Daarnaast is het proces rond het voeren van de belangstellingsregistratiegesprekken aangepast. Aansluiting Externe Klachtencommissie medewerkers De OR heeft deze aanvraag niet in behandeling genomen omdat het proces van aansluiting bij een externe commissie met Vanboeijen, De Zijlen, De Noorderbrug en NOVO al in een gevorderd stadium was. Organisatiewijziging Eetkamer van Oranje De OR heeft geadviseerd extra aandacht te geven aan het voorkomen van overbelasting bij de twee overgebleven gastheren tengevolge van de taakverzwaring. Reorganisatie zorgondersteuning Zonnehuis Solwerd De OR vond dit een goed onderbouwd plan en heeft daarbij aandacht gevraagd voor medewerkers bij wie knelpunten rond contracten kunnen voorkomen. Ontwikkelplan facilitair bedrijf De manager facilitair bedrijf heeft dit plan uitgebreid toegelicht bij de OR. Hernieuwd beleid reanimatie Doorwerken na de AOW-gerechtigde leeftijd Omdat het om aannamebeleid gaat (WOR artikel 27 lid 1 e), is de OR van mening dat dit onder het instemmingsrecht valt. De OR heeft geen opmerkingen bij deze notitie. Richtlijn Verplaatsen medewerker voor reorganisatie De OR heeft hierover in 2013 nog geen advies uitgebracht, maar verwacht dat in 2014 te doen. 25

28 Instemmingsaanvragen Regeling beroepsvereniging en vakbond De OR heeft niet ingestemd met deze aanvraag omdat het een verslechtering betreft ten opzichte van de aanvraag van 2012 waarmee destijds wel is ingestemd. Aanwezigheidsdienst Op advies van de OR is aangepast dat niet alleen het aantal cliënten maar ook de zorgzwaarte een rol speelt bij het bepalen van de inzet van medewerkers voor een nachtdienst. Camerabeleid Jaargesprekken en teamgesprekken Project Vitaliteit/ Verzuimmanagement Grieppreventie De OR heeft de opmerking gemaakt dat deelname niet gestimuleerd wordt door de vaccinatie op slechts een beperkt aantal locaties te faciliteren. Bevlogenheidsonderzoek medewerkers De OR heeft het belang benadrukt om medewerkers goed te informeren over de anonimiteit van het onderzoek en over wat er met de uitkomsten van het onderzoek wordt gedaan. Beleid fysieke belasting De OR heeft geluiden opgevangen dat niet overal met ergotherapeuten gewerkt gaat worden, maar dat men met een fysiotherapeut blijft werken. Verder maakt de OR zich zorgen over de werkbelasting van de ergocoach. Contractenbeleid De OR heeft ingestemd in met dit beleid voor de duur van één jaar, tot 29 oktober Verplichting kwaliteitsregister Dit is nog in behandeling bij de OR, in 2014 volgt besluitvorming. Ter informatie zijn stukken ontvangen en besproken over: Privacybeleid Dit stuk is ter kennisgeving aangenomen. strategisch huisvestingsplan In overleg met de bestuurder wordt de adviesaanvraag strategisch huisvestingsplan van november 2012 niet als zodanig behandeld maar als informatiestuk gezien. De OR stelt de uitgebreide informatie zeer op prijs en vraagt de bestuurder de OR op de hoogte te houden van eventuele wijzigingen. Overige zaken RI&E (Risico Inventarisatie en Evaluatie) De OR heeft goedkeuring verleend aan het uitvoeren van een RI&E in Zonnehuis de Marne. De OR verwacht dat te zijner tijd een instemmingsaanvraag volgt voor de uitrol van de RI&E voor de rest van de organisatie. Personele ontwikkelingen: Zonnehuis de Wierde, de woonzorgappartementen van Zonnehuis Oostergast en de praktijkopleiders De OR heeft veelvuldig gesproken over ontwikkelingen in de organisatie waarbij medewerkers heel direct betrokken waren (of nog zijn). Ook al heeft de OR soms formeel geen rol in bepaalde processen, toch zien de leden van de OR het als een belangrijk onderdeel van hun taak om signalen uit de organisatie op te pikken en in sommige gevallen ook te bespreken met de bestuurder of een manager. Voor hen kan de OR daarbij als klankbord fungeren. Om zich goed te laten informeren nodigt de OR soms medewerkers uit om tijdens een OR-vergadering hun ervaringen en ideeën te vertellen. Het gaat dan niet om individuele belangenbehartiging van medewerkers, maar om een groep medewerkers of een hele afdeling. 26

29 Het afgelopen jaar heeft de OR meermaals naar de bestuurder haar zorgen geuit rond het uitvoeren van veranderingsprocessen in de organisatie. Onderstaand fragment uit een adviesbrief geeft de visie van de OR weer op dit soort processen: De ondernemingsraad adviseert om uitgebreid aandacht te hebben voor de manier waarop een veranderde werkwijze wordt ingevoerd, zoals het scheiden van wonen en zorg. Naar de mening van de ondernemingsraad start het invoeren van een andere manier van werken in de organisatie met een visie waarin de relatie tussen cliënt en medewerker centraal zou moeten staan. In een dialoog met medewerkers tijdens de planvorming wordt meer draagvlak gecreëerd voor veranderingen. Heldere communicatie naar de medewerkers toe is daarbij essentieel. Scholing en begeleiding van medewerkers en leidinggevenden is in dit proces van groot belang. De verantwoordelijkheid voor het goed verlopen van dit proces ligt in eerste instantie bij de leidinggevenden. De komende tijd zal de OR deze visie in samenspraak met de bestuurder verder uitwerken wordt een belangrijk jaar voor de zorg en dus ook voor de OR. De OR zal zich blijven inzetten voor de belangen van de medewerkers en de organisatie waarbij de relatie cliënt - medewerker en meer autonomie voor de medewerker centraal staan. 27

30 4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid Het strategisch beleidsplan is door Zonnehuisgroep Noord geformuleerd in de notitie Kompas. Deze is medio 2012 vastgesteld en wordt, mede door de snelle ontwikkelingen, gebruikt voor een periode van drie jaar. Visie Zonnehuisgroep Noord belicht haar visie op chronische zorg en ouderenzorg, die berust op de drie pijlers welzijn, wonen en zorg, als volgt. Welzijn, wonen en zorg zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden in de chronische zorg. Zonnehuisgroep Noord zet in op deze drie pijlers vanuit betrokkenheid, met oog voor de menselijke maat en op basis van wederzijds vertrouwen. Wij zien de cliënt in samenhang met zijn netwerk, interesses en voorkeuren. We bieden die zorg- en dienstverlening waarbij zij zo lang mogelijk zelfstandig kan functioneren. De beroepszorg vormt een aanvulling op de zelf- en mantelzorg. Onze cliënten maken hun eigen keuzes en wij zorgen ervoor dat er ook wat te kiezen is. Wij noemen dat zorggemeenschap. Welzijn De cliënt kan welzijn alleen zelf ervaren. Hij heeft een eigen verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het leven (zelfzorg), een keuzevrijheid om het leven op eigen wijze in te richten en de dingen te blijven doen die hij belangrijk vindt. Ons streven is om hierbij ondersteunend en adviserend op te treden, zodanig dat de cliënt zich prettig voelt en door ons erkend, gehoord en gezien wordt. Wij geven pas goede zorg als we ons echt verdiepen in de persoonlijke wensen en ervaringen van de cliënt. De belangen van onze cliënten zijn ook onze belangen. Wonen Daar waar de cliënt niet meer thuis kan wonen, bieden onze zonnehuizen een goed alternatief. Dichtbij wonen in een vertrouwde omgeving, waar de cliënt zich thuis, vrij en veilig voelt, dat is ons streven. Zo zelfstandig mogelijk wonen met zorg binnen handbereik. We gaan met respect om met wensen op het gebied van autonomie en privacy, met de woon- en leefgewoonten zoals de cliënt die wenst. We zorgen voor een aantrekkelijke woonsfeer die het contact met de andere bewoners, partner, familie, vrienden en bezoekers stimuleert en het welzijn bevordert. Wij staan borg voor een warm woonklimaat waarin we de cliënt hartelijk welkom heten. Zorg We ondersteunen dat wat de cliënt zelf kan. Hij richt zijn eigen leven in, ook dat deel waarvoor zorg wordt gevraagd. In het zorgproces heeft de cliënt een actieve en bepalende rol. Onze zorg- en dienstverlening, en de daarbij behorende professionele behandeling, is gericht op het ondersteunen en adviseren. Ondersteunen voor zover de cliënt dat wenst en nodig heeft. Wij leveren zorg op maat. Daarbij is een goede samenwerking met mantelzorgers, familie en vrienden van de cliënt onmisbaar. Wij beseffen hoe waardevol het persoonlijke contact is, vooral in een periode van afhankelijkheid en kwetsbaarheid. Daarom zal een vaste zorgcoördinator de cliënt en zijn naasten ondersteunen. Wij verbinden betekenisvol en bieden dialoog gestuurde zorg in een menslievende omgeving. We leveren de zorg vertrouwd dichtbij, thuis of in één van onze nabij gelegen woonzorgcentra. 28

31 Kernwaarden Zonnehuisgroep Noord heeft vier kernwaarden, die de basis zijn waarop wij onze zorg en dienstverlening willen aanbieden. Vertrouwd dichtbij We hebben een aanbod van zorg- en dienstverlening dicht bij onze zorgvragers. We zijn professioneel in ons handelen. We zijn respectvol en nemen elkaar serieus. We hebben vertrouwen in elkaar en zijn transparant in ons handelen. We zijn eerlijk en integer. We creëren een aanbod dicht bij de cliënt, in overleg met de cliënt en zijn duidelijk in wat we wel en wat we niet kunnen bieden. Gewoontegetrouw We zijn oprecht geïnteresseerd in de gewoontes en belevingen van onze cliënten. We proberen waar mogelijk recht te doen aan deze gewoontes en geven daarmee inhoud aan een belevingsgerichte dienstverlening. We geven het netwerk dat de cliënt heeft met zijn omgeving (familie, vrienden, buren) een belangrijke plaats bij onze zorg- en dienstverlening. Deskundig en verantwoordelijk We doen wat we zeggen, zeggen wat we doen en zijn wat we zeggen. We nemen verantwoordelijkheid en tonen initiatief. We leggen graag verantwoording af aan onze omgeving. We zijn verantwoordelijk voor onze professie en ons team. We staan voor ons vak. Daarom werken we steeds aan verbetering en professionaliseren we (elkaar) voortdurend. We staan open voor feedback en geven feedback. We leveren een bijdrage aan de maatschappij en zijn financieel gezond. Samenwerkingsgericht We accepteren dat we niet alles zelf kunnen en zijn bereid te investeren in een (samenwerkings)relatie. We maken optimaal gebruik van onze kracht, deskundigheid en uitstraling van onze organisatie, onze locaties en bedrijfsonderdelen. We zijn bereikbaar en in staat onbedreigd verbinding te maken en die in stand te houden Zorggemeenschap Er is een omvangrijke transitie nodig om de organisatie in te richten voor de toekomst: ouderenzorg moet meer maatschappelijk ingebed worden, de kwaliteit van leven moet meer voorop staan en de ouderenzorg moet financieel houdbaar zijn ondanks de vergrijzing. Met behulp van zorggemeenschap wordt Zonnehuisgroep Noord toekomstbestendig gemaakt. De uitwerking en implementatie van zorggemeenschap is een visiegestuurde organisatieverandering. Er wordt dus niet zoals bij projecten het geval is gewerkt vanuit een blauwdruk op basis waarvan een marsroute wordt uitgezet. Een visie is per definitie globaal en heeft een zekere mate van onzekerheid. Werken aan realisatie van die visie is als een reis naar een onbekend land: je kan pas echt weten hoe het er is als je er eenmaal bent. Dat betekent dat werken aan zorggemeenschap een programma is Zorggemeenschap is een visie op toekomstbestendige ouderenzorg met als kenmerken: eigen regievoering en verantwoordelijkheid van de cliënten; de participatie van familie en vrijwilligers; de houdingsverandering bij personeel van zorgen voor naar zorgen dát. Zorggemeenschap is daarbij onderscheidend vanwege de integrale benadering. Met zorggemeenschap willen we invulling geven aan het idee dat het welzijn van cliënten niet alleen bepaald wordt door professionele zorg maar in grote mate beïnvloed wordt door de sociale context. 29

32 Het geheel van familie, het eigen netwerk van de cliënt, vrijwilligers en professionele zorgverleners vormt samen de gemeenschap waarvan de cliënt het middelpunt is. Voor de organisaties is het een uitdaging de context van de cliënt zoveel mogelijk intact te laten en te betrekken bij de zorg, ongeacht waar die geboden wordt. Het woord gemeenschap heeft betrekking op de gemeenschap waarvan de cliënt deel is, maar evenzeer op die van de organisatie die zich wil ontwikkelen tot een gemeenschap waarbinnen de cliënt zich thuis kan voelen. Door zorggemeenschap zal de organisatie werkelijk veranderen, mogelijk zelfs de governance. Er zal meer informele zorg geleverd worden, daar waar wij nu nog professionele zorg inzetten. Ook zal de informele zorg meer te zeggen willen hebben en de gang van zaken meer willen beïnvloeden. Medewerkers zullen meer ondersteuning gaan bieden bij zelfzorgvragen en minder de zelfzorg overnemen. Centraal staat het eigen leven en de keuzes die de cliënt hierin wil maken. Hiermee sluit zorggemeenschap goed aan op landelijke ontwikkelingen wat betreft de Wet langdurige zorg en de participatiemaatschappij. Zorggemeenschap is het leidende thema voor Zonnehuisgroep Noord: voor alle locaties en diensten. Voortgang Fase 1 Verkenning begrip en consequenties van zorggemeenschap In 2009 is er voor het eerst in het strategisch beleidsplan Kompas sprake van zorggemeenschap als e onze nieuwe visie. Het begrip werd gelanceerd bij het managementteam, de raad van toezicht, de centrale cliëntenraad, de ondernemingsraad, cliënten, medewerkers, vrijwilligers en stakeholders. Dit was een fase van improvisatie: laat 1000 bloemen bloeien. Fase 2 Uitvoering geven aan concretisering van zorggemeenschap 2012 Het programma kwam goed op gang. De hoofden zorg en welzijn en thuiszorg zijn actief en enthousiast bezig met het verwerkelijken van zorggemeenschap en maken daarbij gebruik van de inmiddels ontstane winkel van tools. Veel locaties zijn bezig met extern; buiten naar binnen halen. Het opleidingsprogramma biedt opleidingen over zorggemeenschap voor het merendeel van de medewerkers. Daarbij worden de hoofden gecoacht in het realiseren van de doelen van zorggemeenschap. Fase 3 Borging van de resultaten en start van proeftuinen in 2013 en 2014 Zorggemeenschap is begonnen als kwaliteitsimpuls. Met het veranderde overheidsbeleid (met name afbouw van verzorgingshuizen) komt de impuls van financiële houdbaarheid erbij. Zorggemeenschap legt de regie en verantwoordelijkheid meer bij de cliënt en zijn omgeving en betrekt meer informele zorg en werken we aan de bijbehorende houdingsverandering van het personeel. Zo moet het mogelijk zijn om met behoud van kwaliteit meer te doen met minder geld. Dit wordt sterk gevoeld in de dorpen, waar we de verzorgingshuizen om willen vormen tot plaatsen waar kwetsbare burgers kunnen blijven wonen ondermeer door de inzet van meer informele zorg (de proeftuinen ). De borging van het veranderproces komt verder tot stand door de implementatie van de toolbox met instrumenten. Zo kunnen managers en middenkader continue bezig met de verdere verwerkelijking van zorggemeenschap. 30

33 4.2 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Zonnehuisgroep Noord wil goede zorg- en dienstverlening bieden aan haar cliënten. Dit is een continu proces dat op alle geledingen en niveaus en bij de cliënten merkbaar moet zijn. Daarbij gaat het niet alleen om de zorg, maar om alle sectoren, diensten en medewerkers van Zonnehuisgroep Noord. Kwaliteitssysteem Zonnehuisgroep Noord werkt sinds 2006 met een erkend kwaliteitsysteem gebaseerd op de HKZ-normen. De kwaliteitsindicatoren zoals IGZ-indicatoren en de indicatoren afgeleid van de Norm Verantwoorde Zorg zijn opgenomen in de werkprocessen. Het kwaliteitssysteem wordt continu getoetst naar aanleiding (of op geleide van) van de audits en tevredenheidonderzoeken onder cliënten, medewerkers en vrijwilligers. Er zijn commissies actief rond thema s als de wet Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg, transfers, valpreventie, medicatie, Arbo, Vitaliteit, infectiepreventie, zorgleefplan en scheiden van wonen en zorg. In 2013 is ons kwaliteitsmanagementsysteem getoetst door een externe, onafhankelijke organisatie. Er is getoetst tegen de normen ISO: 9001 en HKZ VV&T De conclusie is dat wij een werkend kwaliteitsysteem hebben en de normen verantwoorde zorg succesvol toepassen. Een dergelijke toetsing laten we in 2014 ook weer uitvoeren. We werken aan het ontwikkelen van een gedigitaliseerd documentenkwaliteitssysteem dat op intranet voor medewerkers beschikbaar is. Audits De audits zijn in 2013 op verschillende locaties en bij Zonnehuis Thuis uitgevoerd door een onafhankelijke organisatie, conform de HKZ-systematiek. Daarbij wordt informatie verzameld over de werking en doeltreffendheid van het gedocumenteerde kwaliteitssysteem. Getoetst is of wij een werkend kwaliteitsysteem hebben en of er gewerkt wordt zoals we hebben afgesproken. Gebleken is dat de uitkomsten van de zorg en dienstverlening worden geanalyseerd door het management. Medewerkers op de locaties zijn zich bewust van hun invloed op de prestaties op deze normen Verantwoorde Zorg. Sterke punten zijn de zorgleefplannen en de manier waarop de individuele risicosignaleringen worden gebruikt. De tijdens de audit geconstateerde tekortkomingen hebben geleid tot een plan van aanpak, dat wordt uitgevoerd. De Inspectie voor de Gezondheidszorg De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) heeft in 2013 de Woonhaven Grootegast bezocht. Doel was te beoordelen of er hier randvoorwaarden, praktijken en processen aangaande de infectiepreventie en hygiënemaatregelen zijn die risicovol zijn voor de veiligheid, effectiviteit of de cliëntgerichtheid van de zorg. De IGZ is van oordeel dat op de Woonhaven een goede balans is gevonden tussen aandacht voor kleinschalig en huiselijk wonen en aandacht en zorg voor infectiepreventie en hygiëne. Met betrekking tot medicatieveiligheid moeten er nog enkele puntjes op de i worden gezet, maar in grote lijnen zijn de randvoorwaarden en deskundigheid voldoende aanwezig. Naar aanleiding van de rapportage van de IGZ zijn in de hele organisatie enkele maatregelen genomen zoals het aan de muur hangen van schoonmaaktrekkers, worden interne audits t.a.v. hygiëne uitgevoerd en zijn beschermende schorten met lange mouwen aanwezig. Zonnehuisgroep Noord heeft in 2013 twee calamiteiten waaraan een zorgfout ten grondslag lag, gemeld aan de IGZ. De beide meldingen zijn naar tevredenheid van de IGZ afgewikkeld. 31

34 4.2.1 Kwaliteit van zorg We zien de cliënt als een actieve deelnemer bij de zorg- en dienstverlening. We hechten grote waarde aan de eigen regie en de wensen en ideeën van de cliënt, familie en mantelzorgers. We nemen deze ervaringsdeskundigen en hun ideeën en wensen serieus in relatie tot onze dienstverlening. Cliënttevredenheidsonderzoeken Bij de Thuiszorg Hulp bij het Huishouden en bij de dagverzorging en dagbehandeling zijn in 2013 cliënttevredenheidsonderzoeken uitgevoerd onder cliënten door een onafhankelijk geaccrediteerd bureau. De uitkomst hiervan was ruim voldoende. De verbetervoorstellen n.a.v. de onderzoeken zijn verwerkt in de plannen van aanpak. Het gemiddelde cijfer dat de cliënten geven voor de thuiszorg hulp bij het Huishouden is een 8,5. In dat onderzoek is niet gevraagd naar een cijfer voor de organisatie. De gemiddelde cijfers voor de dagverzorging en dagbehandeling zijn in de tabel hieronder weergegeven. Cliënten van de Thuiszorg Hulp bij het Huishouden zijn tevreden over de wachttijd voordat de Hulp bij het Huishouden van start ging, bejegening en privacy zoals aandacht, beleefdheid, zorgvuldig omgaan met spullen en vertrouwelijkheid. De ondersteuning die men voelt in het voeren van de huishouding en de ervaren ondersteuning. Verbeterpunten zijn afspraken en overleg met de zorgaanbieder, informatie die men ontvangt, de kennismaking en meebeslissen over de medewerker die hulp levert. Cliënten van dagverzorging en dagbehandeling zijn tevreden over de deskundigheid en beschikbaarheid van de medewerkers, de maaltijden en over de ondersteuning die men ontvangt van de medewerkers rond het geestelijk welbevinden. Veiligheid en informatieverstrekking is een verbeterpunt. De verbetervoorstellen n.a.v. de onderzoeken zijn verwerkt in de plannen van aanpak. De meeste verbetervoorstellen zijn uitgevoerd. Locatie Dagverzorging D n Oetkomst Gemiddelde cijfer dagverzorging /dagbehandeling Gemiddeld cijfer medewerkers 8,7 8,7 Dagverzorging De Brug 8,6 8,8 Dagverzorging Muntendam 8,5 8,8 Zonnehuis Oostergast 7,8 8,1 Zonnehuis Solwerd 8,3 8,4 Totaal 8,3 8,5 32

35 Zorg voor Kwaliteit Zonnehuisgroep Noord doet elk jaar mee aan de meting van de zorginhoudelijke indicatoren ten behoeve van het Kwaliteitskader verantwoorde zorg VVT. In 2013 is dit in november geweest. Zorginhoudelijke indicatoren De uitkomsten van de meting zijn geanalyseerd en besproken met de leidinggevenden in samenspraak met de lokale cliëntenraden. Daar waar de uitkomsten aanleiding geven tot verbeteringen, nemen we dit mee in de reguliere systematiek van werkplannen. We leveren deze gegevens aan de desbetreffende stakeholders, waarmee wij tevens voldoen aan de verplichte verantwoording. Cliëntveiligheid Cliëntveiligheid is een speerpunt van Zonnehuisgroep Noord. Om de veiligheid voor cliënten te monitoren en waar mogelijk te verbeteren, registreren we incidenten, afwijkingen bij de zorg- en dienstverlening en voeren we risicosignaleringen uit. Dit is opgenomen in de Zorgleefplan systematiek. De meeste meldingen betreffen valincidenten, gevolgd door medicatie-incidenten. De meldingsdiscipline is verbeterd Klachten We hebben een professionele cliëntvertrouwenspersoon in dienst die zich toelegt op de klachtenopvang en klachtenbemiddeling. Daarnaast zijn er 15 vrijwillige cliëntvertrouwenspersonen die op een groot aantal locaties op een laagdrempelige wijze, de opvang van klachten van cliënten verzorgen. In totaal zijn er in wensen, ideeën en klachten ingediend. Daarvan gingen 65 klachten over taxivervoer van de dagbehandeling en 80 klachten over bejegening. Dagelijks werken we aan goede zorg voor onze cliënten. Toch kan het voorkomen dat het resultaat van de zorg- of dienstverlening anders is dan de cliënt verwacht of dat is afgesproken. Cliënten kunnen gebruik maken van de klachtenprocedure, wanneer een gesprek niet voldoende heeft opgeleverd of wanneer ze een klacht hebben. Wij willen leren van de mening van de cliënt, zodat wij onze zorg- en dienstverlening kunnen verbeteren. Zonnehuisgroep Noord is aangesloten bij de onafhankelijke Klachtencommissie Zorg in de provincie Groningen. De klachtenregeling van Zonnehuisgroep Noord voldoet aan de eisen van ActiZ. In het verslagjaar 2013 zijn er geen klachten ingediend over Zonnehuisgroep Noord bij de Klachtencommissie Zorg in de provincie Groningen. 33

36 4.3 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid In 2013 is vooral veel energie gestoken in de analyse en scenario-ontwikkeling van onze strategische personeelsplanning op de lange, middellange en korte termijn. Dit heeft geleid tot een heldere kijk op wat ons als organisatie de komende jaren te doen staat en de wijze waarop ook Zonnehuisgroep Noord als organisatie geraakt wordt door het overheidsbeleid, de krimp en verlies van werkgelegenheid. Een ander belangrijke topic was het bevlogenheidsonderzoek onder medewerkers. Met succes is sterk ingezet op daling van ziekteverzuim en is een start gemaakt het hele middenkader te scholen op verandermanagement om met toekomstige situaties om te gaan. Op de thema s uit 2012 is in 2013 verder voortgebouwd. Vitaliteit, duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Het streven om als zorgorganisatie gezond te zijn vraagt om vitale medewerkers en daarmee medewerkers en managers die hier de focus op blijven houden. Met een verzuim van 6,7% werd 2011 afgesloten. Doelstelling voor 2012 was het verlagen van het ziekteverzuim tot maximaal 6,0%. Dit is gerealiseerd, het verzuim over 2012 was 5,9%. De doelstelling voor 2013 was een ziekteverzuim van maximaal 5,0%. Ook dit doel is gehaald, met een realisatie van 5,0%. In samenwerking met Van Campen Consulting is een pilot in de regio Zuidhorn uitgevoerd om verlaging van het ziekteverzuim te realiseren en vitaliteit bevorderende activiteiten op te zetten. Dit krijgt in 2014 een vervolg in de regio Appingedam-Delfzijl. Arbeidsmarktmanagement, de behoefte aan strategische personeelsplanning. Door de combinatie van de overheidsmaatregelen, het zorgakkoord en toenemende krimp- en vergrijzingproblematiek zal de zorg anders ingericht worden in de nabije toekomst. Dit vraagt om transparante scenario s van waaruit we gaan werken. Dit om te komen tot een goede strategische inrichting binnen ons personeelsbestand om aan de cliëntvraag te kunnen blijven voldoen met een kwalitatief hoogwaardig niveau. Dit heeft vorm en inhoud gekregen vanuit het project Masterplan Transitie Doel hiervan is om zowel het strategisch huisvestingsplan, de meerjarenbegroting en het strategisch personeelsplan voor de periode in samenhang op te leveren. Dit is gerealiseerd. Verandermanagement, het op niveau brengen van ons middenkader aangaande veranderingen die zich op verschillende niveaus voordoen. Een trainingsblok verandermanagement is in eigen beheer ontwikkeld door een werkgroep van leidinggevenden en medewerkers van PO&O. De training omvat drie dagen en wordt vanaf eind 2013 uitgerold onder het middenkader. Het is een onderdeel van de voorbereiding op de reorganisatie De trainingen hebben vooral als doel leidinggevenden voor te bereiden op de reorganisatie, vanuit hun verantwoordelijkheid medewerkers hierin goed te begeleiden. Zorggemeenschap In 2013 is de training Anders denken, anders doen, onderdeel van de zorggemeenschap, uitgevoerd op acht locaties ( locaties). In deze training reflecteren medewerkers op het eigen handelen en maken verder kennis met het vormgeven van het concept zorggemeenschap binnen hun eigen locatie, team en/of gemeente. 34

37 Zonnehuisacademie Er is grote behoefte aan het professionaliseren van opleidingen binnen onze organisatie. We willen van een leerhuis komen tot een zogeheten Zonnehuisacademie. Leren en ontwikkelen heeft in de Zonnehuisacademie een strategische rol en we besteden aandacht aan leerlingen en deskundigheidsbevordering van medewerkers en leidinggevenden zelf. Met de implementatie van het Kwaliteitsregister Verpleegkundigen & Verzorgenden in 2013 is hier mede invulling aan gegeven. Ultimo 2013 was 59% van de doelgroep ingeschreven. Het verder professionaliseren van het leerhuis wordt in 2014 gecontinueerd. Andere belangrijke ontwikkelingen waren: Verzuimsignaal Met Verzuimsignaal is een nieuw verzuimsysteem geïmplementeerd. Dit vervangt Humannet van VCD. Doel is het verzuim beter inzichtelijk te krijgen voor de hele organisatie en hierop te kunnen sturen en begeleiden door het middenkader. In 2013 is de implementatie verder uitgerold. Afstemming met de medezeggenschapsorganen is sterk verbeterd. In verband met de strategische personeelsplanning zijn medezeggenschapsorganen als de ondernemingsraad en de vakorganisaties meegenomen in de scenario-ontwikkeling. Regelmatig vond afstemming en overleg plaats om vanuit een gezamenlijk gedragen visie vorm en inhoud te geven aan de te zetten stappen in 2014 en jaren daarna. Reorganisatie van de afdeling opleidingen In verband met de dalende inzet op leerlingenbegeleiding vanuit de centrale dienstverlening en dalende instroom van leerlingen is de afdeling opleiding gereorganiseerd. Kwaliteitsverbetering personeelsadministratie en salarisadministratie In 2013 zijn beide afdelingen doorgelicht op kwalitatieve verbetermogelijkheden door AAG, een externe partij. Vanuit deze analyse zijn keuzes gemaakt die geleid hebben tot verbeteringen in werkprocessen. Een voorbeeld is het verkorten van de doorlooptijd voor interne mutaties bij de personeelsadministratie van 17 naar vijf werkdagen. Om de efficiency te vergroten binnen de beide administraties is vakinhoudelijke scholing op persoonsniveau noodzakelijk. Tevens moet worden geïnvesteerd in digitalisering van processen zoals werving en selectie, salarisstroken, reiskostendeclaraties en mutatiestromen. In 2013 is hiertoe een projectgroep gestart, die in 2014 het project uitvoert. 35

38 4.3.2 Bevlogenheidsonderzoek In 2013 heeft Zonnehuisgroep Noord meegedaan aan het Nationaal Bevlogenheidsonderzoek Hart van de zorg van FunctieMediair en Schouten & Nelissen. Voorheen voerde Zonnehuisgroep Noord medewerkerstevredenheidsonderzoeken uit. De reden om te kiezen voor het bevlogenheidsonderzoek zijn de extra aspecten. Het bevlogenheidsonderzoek zegt net iets meer over de mate van enthousiasme waarmee medewerkers de dagelijkse werkzaamheden verrichten en actief zijn op het gebied van zorg- en dienstverlening. De verschillen tussen bevlogenheid en tevredenheid zijn in onderstand overzicht samengevat. Bevlogenheid Actief Going the extra mile Proactief Leren en ontwikkelen Opwaartse spiraal Goede prestaties Tevredenheid Passief Enough is enough Reactief Opbouwen van ervaring Blijft op hetzelfde niveau Redelijke prestatie Aan het bevlogenheidsonderzoek heeft 56% van alle medewerkers deelgenomen. Uit het bevlogenheidsonderzoek blijkt voor Zonnehuisgroep Noord dat: onze medewerkers een stapje extra zetten, zelfs in tijden van ingrijpende overheidsmaatregelen; de 2600 medewerkers zijn vol energie, passie, toewijding en overgave aan het werk; onze medewerkers het beste uit zichzelf halen en met plezier naar hun werk gaan; de betrokkenheid, enthousiasme en voldoening van medewerkers ten aanzien van het werk en de organisatie groot is. In de grafieken de respons en de uitkomsten van Zonnehuisgroep Noord. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Responsoverzicht Norm Figuur 2 respons bevlogenheidsonderzoek per bedrijfsonderdeel 36