Onderwerp: vervanging couverteermachine postkamer

Transcriptie

1 gemeen te Overbetuwe B&W ADVIES Kenmerk: 14bwũ00553 Datum ambtelijk voorstel: 11 december 2014 Onderwerp: vervanging couverteermachine postkamer Nr. Te besluiten: 1. Akkoord te gaan met de aanschaf van een nieuwe couverteermachine t.b.v. de postkamer. 2. de financiële consequenties in overeenstemming met hoofdstuk 5 van dit voorstel achteraf te regelen in een administratieve wijziging. Team/ behandelend ambtenaar: TBV1 A.R.M. Driessen Portefeuillehouder: gezieny J ĮĻĄ W.H. Hol Ingewonnen advies andere teams: *Ky team Advies Status advies: openbaar Datum b&w-vergadering: 23 december 2014 In voorbereidende vergadering: N.v.t. Ingewonnen advies/informatie extern: N.v.t. Ingewonnen advies adviseurs: Financieel Burgemeester J.A.M. van Baal W.H. Hol R.van Hoeven B.A. Ross Gemeentesecretaris I.A.N.M. van Riel TM Akkoorc Bespreken Opmerkingen Cy w s ~ u T In raadsvergadering: N.v.t. Regelgeving, delegatie of mandaat: N.v.t. Kwaliteitstoets: N.v.t. Besluit b&w Bijlagen: offerte Neopost

2 Toelichting 1. Aanleiding I Probleemstelling Op de postkamer is een couverteermachine in gebruik. Met deze machine is het mogelijk grote mailings, machinaal in te pakken. Het apparaat is inmiddels 10 jaar oud en heeft de laatste tijd steeds vaker storingen. Vervangende onderdelen zijn niet meer voorradig. Het apparaat is onmisbaar. Vervanging is dus noodzakelijk. 2. Doelstelling en beoogd effect Uitval en het oplossen van storingen kost veel tijd. Door aanschaf van een nieuwe machine is storingsvrij werken weer mogelijk. 3. Ingewonnen adviezen/informatie A. Vakteams: team Advies B. Extern: n.v.t. C. Adviseurs: 1. Financieel D. Kwaliteitstoets regelgeving: n.v.t. 4. Ambtelijk advies aan het college Voor de grote hoeveelheid mailings is een goedwerkende couverteermachine Y\ ŬOL\ 2 Unoodakelijk. Met de aanschaf van een nieuw apparaat is het weer mogelijk ongestoord te t "werken" Er zijn verschillende opties voor aanschaf van een ander apparaat. Lease en huur zijn uiteindelijk duurder dan koop. De prijs voor een nieuwe machine bedraagt C Voor de oude machine krijgen we een inruilprijs/korting van C Netto aanschafprijs is C excl. BTW, C incl. (deels) niet compensabele BTW. De kapitaallasten kunnen worden gedekt binnen de bestaande budgetten. Een all-in service contract bedraagt C per jaar, excl. BTW. Voorde oude machine is ook een onderhoudscontract afgesloten. Voor het onderhoud zijn geen aanvullende middelen nodig. 5. Middelen a. Communicatie Is er een communicatieplan over dit onderwerp? Nee Zo nee, waarom niet? Bedrijfsvoering Heeft er al communicatie plaatsgevonden? Nee Zo ja, welke communicatie heeft er al plaatsgevonden? N.v.t. Welke in- en externe doelgroepen worden er over het besluit geïnformeerd? n.v.t. Hoe wordt het voorstel gecommuniceerd? n.v.t. b. Juridisch Wie is het bevoegde bestuursorgaan? College Is er een beslistermijn van toepassing? Nee Zo ja, voor welke datum moet het besluit bekend worden gemaakt? N.v.t. Is bekendmaking van het besluit verplicht? Nee Zo ja, hoe wordt het besluit (te zijner tijd) bekendgemaakt? N.v.t. Is mededeling van het besluit verplicht? nee Zo ja, hoe wordt het besluit (te zijner tijd) meegedeeld?

3 nee c. Financieel I. Structurele lasten a. Investering (exclusief compensabele B TW of inclusief niet-comp. BTW) Soort investering: Maatschappelijk nut Afschrijvingstermijn Bedrag 10 jaar b. Uitsplitsing investering naar kostensoorten: - Interne ordernummer: (nieuw nummer) Kostensoort Omschrijving Bedrag BTW-code Aanschaf couverteerapparatuur C BCF M4 Totale investering C c. Structurele lasten en dekking: - Kostenplaats: kantoormachines Kostensoort Omschrijving Bedrag 461 Kapitaallasten investering bij 4,5 0 7o rente C Overige structurele lasten: Geen BTW-code Totale structurele lasten É d. Dekking ten laste van: / Kopieerkosten Ê Totale structurele dekking É III. Toelichting BTW (in telegramstijl) Investering t.b.v. bedrijfsvoering IV. Besluitvormingsprocedure: Collegebesluit: X - collegebesluit/administratieve wijziging (vaststelling door raad achteraf)

4 neoposb i

5 neopostź 1 Neopost B.V. Palmpolstraat 1327 CA ALMERE-STAD Tel.: T.a.v. de heer A.Driessen Dorpsstraat EH ELST Onze ref Į Almere, 26 september 2014 Voorstel: optimalisering uitgaande postverwerking Geachte heer Driessen, Naar aanleiding van mijn bezoek op 25 september jl. ontvangt u hierbij mijn voorstel ter optimalisatie van uw uitgaande postverwerking. Het voorstel bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Wat u van Neopost kunt verwachten 2. Huidige situatie 3. Uitgangspunten 4. Advies 5. Samenstelling en prijsinformatie 6. Service, aflevering, installatie 8t instructie 7. Voorwaarden Ik vertrouw erop dat het voorstel u aanspreekt en neem binnenkort contact met u op om het met u te bespreken. Met vriendelijke groet, Neopost BV Friso Schulte Key Accountmanager Production 8i Solutions Deze offerte heeft een geldigheidsduur van 30 dagen

6 1. Wat u van Neopost kunt verwachten Efficiënt en effectief maatwerk Postverwerking lijkt arbeidsintensief, maar de couverteer en frankeermachines, de machines van Neopost nemen u al het werk uit handen. Neopost is pionier én marktleider op het terrein van high tech oplossingen voor postverwerking. Onze oplossingen werken gemakkelijk en snel, zijn kostenbesparend en dus financieel voordelig. In het belang van u als klant. Uiteraard maakt uw bedrijf gebruik van de diverse technische hoogstandjes van het digitale tijdperk. Dat neemt niet weg dat papieren post gewoon blijft bestaan. Ook binnen uw bedrijf. Voor interne post of voor externe mailingen naar klanten. Voor offertes, facturen en voor informatiemateriaal. Voor post die er toe doet. Persoonlijk en betrouwbaar De Neopost groep is Europees marktleider voor de productie en verkoop van postverwerkingsapparaten. De Neopost groep neemt wereldwijd een toonaangevende tweede positie in. Het hoofdkantoor is gevestigd in Parijs en heeft diverse verkoop en productievestigingen verspreid over de hele wereld. Neopost Nederland bestaat uit Neopost BV, het marketing en nationale verkoopkantoor in Almere en Neopost Technologies in Drachten met productie en R&D afdelingen. circa 1 miljoen klanten El meer dan 80 jaar expertise 13 omzet van ruim 1 miljard Euro Ēā circa werknemers El eigen vestigingen in 13 landen ^ V * " \ ^ ' MGVT SYS ICT 'ULlEU E3 verkoop en servicepunten in circa 100 landen '~,1 " 11' El innovatie en productontwikkeling ; : R&D in Nederland, Frankrijk en USA KI productielijnen in Nederland, Frankrijk en China wereld marktleider couverteersystemen El Europees marktleider frankeersystemen El ISO 9001 certificaat voor productie en R&D afdelingen El ISO voor alle vestigingen wereldwijd El OHSAS Neopost BV RoHS certificaat El Neopost BV waarborgt een verantwoorde verwerking van alle apparatuur die door haar is geleverd El Neopost BV waarborgt dat alle apparaten die sinds 01 juli 2006 op de Europese markt zijn gebracht vrij zijn van gevaarlijke stoffen ("RoHS compliance") NEOPOST VESTIGINGEN EUROPA N00R0 AMERIKA 1*1 li ii

7 2. Huidige situatie E Onderhoudscontract All-In contract op SI-76, expiratie : Neopost stopt met het onderhoud op deze machine per 1/1/2015. El Tellerstand per : SI Bij iedere verzending zitten 1 tot 2 brieven en soms een retour envelop. El Variabele is de bijlage EI Gladde flyer zal worden verwerkt op een special feeder. 3. Uitgangspunten Om voor de komende jaren de continuïteit van uw uitgaande postverwerking zeker te stellen bent u op zoek naar een couverteersysteem. U verwacht het volgende van uw leverancier: E U wilt, voor zowel hardware, software en services, een relatie aangaan met één leverancier. El U wilt een leverancier met een proactieve houding die u informeert/adviseert over ontwikkelingen in de markt EJ Een betrouwbare (regionale) servicedienst is voor u, gezien de noodzakelijke continuïteit van uw organisatie, van groot belang. E U zoekt voor de langere termijn samenwerking met uw leverancier en u wilt daarom een oplossing met een hoge mate van flexibiliteit ten aanzien van toekomstige nieuwe wensen en eisen. U hebt de volgende eisen met betrekking tot de couverteermachine: E Minimaal 3 multifunctionele (vouwende) toevoerstations. E De gebruiksvriendelijkheid is van groot belang. Het voorstel is afgestemd op de hierboven geformuleerde uitgangspunten.

8 4. Neopost Advies Wij adviseren u de volgende oplossing voor uw postverwerking: Een Neopost DS-75 Special OLS couverteermachine op basis van lease of koop. 1. VOORDELEN EN EIGENSCHAPPEN DS-75 COUVERTEERMACHINE Tijdens ons onderhoud hebben wij besproken hoe de voordelen van de Neopost DS-75 Mailer ingezet kunnen worden en zullen bijdragen aan uw organisatiedoelstellingen.» optimale bedieningsvriendelijkheid en toegankelijkheid (weinig toetsen, touchscreen en "Load'N Go") «optimale toegankelijkheid van het gehele systeem» laag geluidsniveau «optimale betrouwbaarheid en veiligheid van de documentenstroom «grote vulcapaciteit van de document- en envelopfeeders «flexibiliteit: "FlexFeed" feeders kunnen alle formaten documenten verwerken «compactheid» 3 feeders «tijdbesparende handelingen door automatische instellingen «snelle verwerking van uw post» verwerking van geniete documenten» Snellere en betere service dankzij Online Services bij all-in contract

9 5. Samenstelling en prijsinformatie SAMENSTELLING EN PRIJSINFORMATIE OP BASIS VAN FMS Vaste Prijs Garantie Neopost Finance bv levert met haar Flexible Mail Solutions, een unieke all-in-one lease overeenkomst. De overeenkomst biedt variabele betalingstermijnen welke geheel zijn toegesneden op uw persoonlijke situatie. Gebruikmaken van ons Flexible Mail Solutions betekent één oplossing voor een combinatie van hardware, software, randapparatuur, ALL-IN service en volledige garantie. Dus ook: eenvoudiger te administreren. Vanaf uw eerste betaling tot en met uw laatste betaling zal het bedrag telkens hetzelfde zijn. Waarom FMS van Neopost? Neopost is ervaren en heeft alle kennis en kunde met betrekking tot de bedrijfsmiddelen die zij financiert. Speciaal voor deze activiteiten hebben wij Neopost Finance opgericht. Dit betekent niet alleen korte lijnen maar ook flexibele oplossingen. Omdat wij zelf alles in eigen beheer hebben kunnen wij ook zorgen voor gunstige voorwaarden bij een eventuele wijziging in uw volume en omwisseling van de apparatuur. FMS van Neopost geeft u alleen maar voordelen; tenslotte levert het gebruik van de apparatuur u besparing op, en niet het bezit ervan. Aantal Omschrijving 1 Neopost DS-75 3-stations Special OLS couverteersysteem met een opvangbak voor de opvang van de gevulde enveloppen Lease tarief o.b.v. deze offerte Kosten per maand, inclusief All-in service, korting, aflevering, installatie en gebruikersinstructie: C 347,18 p/m met een looptijd van 60 maanden. Koop tarief Prijs DS-75 zoals hierboven omschreven C ,00 Korting f inruil oude machine -/- C 2.985,00 Netto prijs G ,00

10 6. Services, aflevering, installatie en instructie Huur Flexible Mail Solutions is inclusief de all-in serviceverlening op de Neopost apparatuur. Couverteren Het servicepakket omvat het preventief onderhouden van de apparatuur, het verhelpen van storingen (on-site respons binnen 8 kantooruren en off-site binnen 4 kantooruren), inclusief alle manuren, voorrijkosten en het leveren van alle benodigde onderdelen gedurende de looptijd. Op basis van couverteringen per jaar. Meercouverteringen C 0,0044 per couvertering Tenslotte kunnen er optioneel nieuwe jobs op afstand in uw couverteersysteem worden geladen, bijvoorbeeld wanneer u een nieuwe toepassing wilt draaien (via OLS). Bij koop bedraagt de all-in service C 1.039,07 per jaar. Het all-in onderhoudscontract heeft een looptijd van 5 jaar en is gebaseerd op een jaarvolume van couverteringen. Meercouverteringen C 0,0044 per couvertering Break opties Na 24 of 36 maanden kan een break plaatsvinden op onderstaande condities; «De service in het jaar van opzegging wordt volledig doorberekend voor dat jaar. Daarna kwijtschelding betreffende overige contractduur (36 of 24 maanden). «De restwaarde op de hardware wordt voor de resterende looptijd afgekocht. «Alles op basis van 60 maanden looptijd. Na installatie van de Neopost apparatuur volgt aansluitend een instructie voor één tot drie personen.

11 7. Voorwaarden Algemene Huurvoorwaarden Levering: Inclusief afleveren, installatie, en instructie Levertijd: ca. 4 tot 5 weken Betalingstermijn: per kwartaal vooraf Betalingswijze: automatische incasso Alle bedragen zijn exclusief 21 0 Zo BTW. Zonder automatische incasso wordt twaalf euro per factuur berekend. Op dit huurvoorstel zijn de FMS voorwaarden Neopost versie van toepassing. Indien enige bepaling van dit huurvoorstel in strijd zou zijn met enige bepaling van de FMS voorwaarden, dan prevaleren de bepalingen zoals opgenomen in dit huurvoorstel. Contractduur FMS De looptijd van de overeenkomst bedraagt 60 maanden. Algemene Koopvoorwaarden Levertijd Ca. 4 tot 5 weken Betalingstermijn Binnen 14 dagen Betaalwijze Bank/giro Looptijd service 5 jaar Alle bedragen zijn exclusief o BTW. Voor het overige zijn de algemene voorwaarden Neopost (versie ) van toepassing. Voor akkoord o Huur (FMS) o Koop Naam : Plaats: Datum: IBAN BIC (voor SEPA automatische incasso met terugkerende invordering) Incassant-id NL25ZZZ (Neopost Finance BV) NL75ZZZ (Neopost BV)

12 neopostr DS 75 BCR PRODUCTIVITEIT WORDT GEMAKKELIJK HÛGE PRODUCTIVITEIT GARANDEERT KWALITEIT EN INTEGRITEIT VAN UW POST VOLLEDIGE FLEXIBILITEIT BIEDT ZAKELIJKE KANSEN VŨŨR IEDEREEN GEMAKKELIJK IN HET GEBRUIK BESPAART KOSTBARE TIJD KIES EENVOUDIG DE JUISTE CONFIGURATIE VAN UW DS-75 BCR EN PAS DEZE NAAR WENS AAN: Ą Werkt u in een omgeving waar post ertoe doet en reactietijd cruciaal is? Met de grote invoer en uitvoercapaciteit en vele verbeterde eigenschappen, biedt de DS?5 BCR (barcode reading) u het hoogste niveau van gemak, productiviteit, flexibiliteit en zekerheid. 2 standaard feeders 1 standaard of special feeder envelop opvangbak 2 standaard feeders 1 standaard of special feeder high capacity vertical stacker 1 high capacity feeder 1 standaard of special feeder high capacity vertical stacker 1 high capacity feeder 1 maxifeeder high capacity vertical stacker Ontvanger A Ontvanger B Ontvanger C BESPAAR OP UW PORTOKOSTEN - Minder post-items door het samenvoegen van print stromen - Meer verzenden in ċėn envelop met gelijkblijvende portokosten DE OPLOSSING VOOR MEERDERE PAGINA'S EN VERSCHILLENDE BIJLAGEN De DS-?S BCR heeft een innoverende oplossing voor het verwerken van post-items met verschillend aantal pagina's per set en bijlagen. Kies eenvoudig een samenvoegcriterium, zoals het factuurnummer, en u kunt meerdere pagina's samenvoegen voor dezelfde ontvanger. U kunt zelfs voor selectieve groepen ontvangers verschillende extra bijlagen toevoegen. Door deze unieke softwareoplossing kunt u in slechts enkele minuten gepersonaliseerde toepassingen voor direct mail ontwerpen. VERZEND UW POST MET DE HOOGSTE ZEKERHEID - Maximale zekerheid en altijd de juiste inhoud van de envelop door het gebruik van een barcode (BCR) PAST ZICH AUTOMATISCH AAN NAAR AL UW BEHOEFTEN Er zijn geen getrainde gebruikers nodig, dankzij het controlepaneel met een grafisch touchscreen voor een maximaal gebruiksgemak. U kiest eenvoudig uw opdracht en het werk is gedaan voordat u er erg in heeft, Ũf kijk eens hoe gemakkelijk het is om een nieuwe taak aan te maken met onze exclusieve "loaďn'go" procedure. U voert eenvoudig uw documenten en enveloppen in en drukt op de startknop. De DS-?5 BCR meet automatisch de lengte van alle documenten, evenals de envelop, om vervolgens alle instellingen aan te passen en het juiste post item te produceren. MAXIMALE FLEXIBILITEIT VOOR EEN BREDE VERSCHEIDENHEID VAN POST-ITEMS Dankzij de vele feeder mogelijkheden kunt u met de DS-75 BCR aantrekkelijke berichten ontwerpen en leveren, hetgeen een grote bijdrage levert aan efficiënte direct mail campagnes. De flexibiliteit van de machine is essentieel om elke keer een professioneel uitziende post-set te produceren [waarbij alle documenten netjes in elkaar gevouwen zijn). POST PERSONALISEREN IS NU GEMAKKELIJK Door gebruik van een barcode heeft u een snelle en veilige manier om gepersonaliseerde post te verwerken. Ook biedt het systeem u de mogelijk te weten dat u meer kunt verzenden voor minder en tevens te besparen op uw frankeerkosten. - Bespaar tijd door nooit meer handmatig voor te sorteren HAAL MEER UIT UW POST - Altijd een professioneel uitziend post-item - Combineer transactiepost met Direct Mail - Voeg gepersonaliseerde boodschappen toe aan uw post

13 NEOPOST ONLINE SERVICE: U WERKT NOOIT ALLEEN De Neopost Online Service (ŨLS) maximaliseert de beschikbaarheid van de DS 25 BCR voor uw productie. Dankzij proactief onderhoud kunnen problemen worden voorkomen of sneller opgelost. De gebruikersvriendelijke eigenschappen maken het zowel regelmatige als incidentele gebruikers mogelijk om de postverwerking op het hoogste niveau te houden, terwijl de volledige support van het serviceteam van Neopost voorhanden is. neopost" TOTALE OPTIMALISATIE VAN DE P0STSTR00M: ZEND MEER VOOR MINDER Met de "inserťn Frank" ("enveloppeeren frankecr") oplossing van Neopost kunt u uw volledige poststroom automatiseren, door de DS 25 BCR aan te sluiten op een Neopost frankeersysteem. Samen met de flexfeed feeders van Neopost en de grote vouwcapaciteit, kunt u nu uw frankeertarieven optimaliseren. Bovendien vermindert hierdoor de stilstandtijd, doordat u alle post in één gang verwerkt. EIGENSCHAPPEN 8c VOORDELEN OPERATIONELE EFFICIËNTIE Snelheid load'n Go automatisch instellen flexfeed multi formaat sheet feed er Invoeren meerdere pagina 's Cascade van alle sheetfeeders Aantal sheetfeeders powerfold vouwcapaciteit Aantal jobs Handmatig invoeren Invoercapaciteit feeder Hoge capaciteit shceīfeeder 2?S pagina's 80 gr Capaciteit enveloppcnfeeder Hoge capaciteit verticale stapelaar tot 500 enveloppen Vouwtypen Verschillende uitgangen Integratie insert 'n Frank frankeersysteem Hoogte papier Breedte papier Gewicht papier Hoogte envelop Breedte envelop Setdīkte Bijpassende tafel KWALITEIT EN ZEKERHEID VAN ŪE POST secure'n Feed dubbele toevoer detectie Verzamelen voor vouwen Barcode Reading (BCR) Optische Markeringsherkenning [ŨMR] Mail Piece Product ion Control (MPPC) powerfold Puni op punt sluiting BUDGET OPTIMALISATIE Príntmachine software Integratie insert'n Frank frankeersysteem ONLINE MANAGEMENT Hulp op afstand Uploaden nieuwe taken Online service diagnose SYSTEEMSPECIFICATIE Standaard configuratie: 3 sheetfeeders met opvangbak Lengte x Hoogte x Diepte Gewicht WAAROM KIEZEN VOOR NEOPOST? Tot 3.600/uur Tot 3 sheetfeeders (Tot 10 pagina's 80 gr enkelvouw) 25 32B pagina's 80 gr 325 Wikkelvouw, z vouw, enkele parallelvouw en dubbele parallelvouw 4 Optionele opvangbak, zijuitgangen mm 13G 230 mm 60 2S0 gr mm mm tot 2,5 mm Jn [lot 10 pagina's 80 gr) Via Online Service (OLS) Via Online Service (OLS) Via Online Service (OLS) 1.300x225x454 (mm)?5kg Neopost is wereldleider in oplossingen voor mail en logistiek. Dnze innovatieve oplossingen voegen eenvoud en efficiëntie toe aan uw postproces, wat een verbetering betekent voor uw bedrijf. De brilliantbasics voordelen van Neopost betekenen uitmuntendheid voor al onze aanbiedingen, van producten tot support en services. Ze leveren u het beste in operationele efficiency, postkwaliteit en veiligheid, budgetoptimalisatie en online management. Of het nu gaat om advies of ondersteuning, u profiteert van onze inzet om u eersteklas service te leveren telefonisch, ter plaatse of online. Profiteert u van onmiddellijke responstijden en diagnose op afstand op onze callcenters, en het snel sturen van onze servicetcchnicus, mocht het nodig zijn. Meer hierover vindt u op DS-?5 BCR ZEKERHEID NOG NOOIT ZO GEMAKKELIJK De geavanceerde combinatie van productiviteit, flexibiliteit en gebruiksgemak neopost' NEOPOSTBV PALMPOLSTRMT 5 132? CAALMERE POSTBUS BL ALMERE I0800NEOPOST 636?6ľ8) F 036] WE VALUE YOUR MAIL C Op naam van 20D9 Neopost BV Al* rechten voorbehouden informatie* r3neopost.nl Neopost BV is ISO WOOt en OHSAS 1BQ01 gecertificeerd en voldoet daarmee aan de strengste noemen ten aan7 en van de aandacht voor het milieu en arbeidsomstandigheden