BONDSRAADSVERGADERING

Transcriptie

1 BONDSRAADSVERGADERING VAN DE NEDERLANDSE TAFELTENNISBOND TE HOUDEN OP ZATERDAG 21 JUNI 2014 TE UTRECHT 1

2 AGENDA voor de Bondsraadsvergadering van de NEDERLANDSE TAFELTENNISBOND op zaterdag 21 juni 2014 om 10:00 uur. Locatie: Centrum Oudlaen, Oudlaan 4, 3515 GA UTRECHT, tel.: Opening 2. Mededelingen 3. a. Notulen van de Bondsraadsvergadering van 23 november 2013, bijlage 1, 1A, 1B inclusief (voortgangs)actielijst b. Notulen van de extra Bondsraadsvergadering van 12 april 2014 bijlage 2 4. Ingekomen stukken 5. Jaarverslag 2013 van het Hoofdbestuur a) Algemeen Jaarverslag bijlage 3 b) Rapportage van de Financiële Commissie wordt nagezonden bijlage 4 c) Gecumuleerde Jaarrekening 2013 bijlage 5 d) Decharge van het Hoofdbestuur voor het gevoerde beleid en van de Penningmeester voor het financieel beheer e) Financiële stand van zaken eerste kwartaal 2014 wordt nagezonden bijlage 6 f) Voortgang Jaarplan 2014 bijlage 7 6. Bespreking van het Jaarverslag 2013 van: a) de Tuchtcommissie bijlage 8 b) de Commissie van Beroep bijlage 9 c) het College van Arbiters bijlage 10 d) de Reglementscommissie bijlage 11 e) de Fondsbeheerscommissie bijlage Visie op paratafeltennis ter informatie bijlage Bestuurlijke vernieuwing wordt nagezonden bijlage Stand van zaken vernieuwing eredivisie en ontwikkeling nationale toernooien ter informatie bijlage Beleid Grijze leden ter informatie bijlage Benoeming functiezetels Bondsraad bijlage Benoeming leden Bondsraadcommissies bijlage 18 a) Financiële Commissie b) Tuchtcommissie c) Commissie van Beroep d) Reglementscommissie e) Fondsbeheerscommissie 13. Reglementswijzigingen Competitiereglement bijlage Rondvraag 15. Sluiting 2

3 Bondsraadsvergadering 21 juni Bijlage 1 (agendapunt 3a) NOTULEN VAN DE BONDSRAADSVERGADERING VAN DE NEDERLANDSE TAFELTENNISBOND (NTTB) op zaterdag 23 november 2013 te Utrecht AANWEZIG Functiezetel Breedtesport Functiezetel Financiën Functiezetel Organisatie Functiezetel Topsport Afdelingen Holland-Noord ZuidWest West Noord Limburg Gelre Midden verdienste) Oost Hoofdbestuur: Bondsbureau: Ereleden Leden van verdienste Overige belangstellenden Team Parasport Voorzitter afdeling Holland-Noord Voorzitter afdeling West Secretaris afdeling West Marcel Frijhoff (Holland-Noord) Wim Vreeburg (West) Hans Wortel Sander Boomman (tevens vz Financiële Commissie) Wim van Selling (tevens wg Bestuurlijke vernieuwing) Marthijn van der Wal Wini de Waal-Venema (plv) Nico van Erp (tevens lid van verdienste) Han van der Zijden Frank Lequin Maurice Seijkens Maria ter Hoek (plv) Jitse Doornbos Henk Hommes Jan Creemers Marcel van Nieuwenhoven Frans Denie Joop van Raaij Gerard van Giessen Robin van Scheppingen Igor Heller (plv tevens Regl.cie en lid van Frans van t Hul Ekrem Karhaman Wim van Breenen a.i. Koen Jacobs Kees Kamp Ronald Kramer Jan Simons Marcel Borst Antoinette de Jong Ingrid Koppelman Teun Plantinga Achim Sialino Robbert Stolwijk Michelle Vis Ton Willems Wim Fassotte Peter Hanning Robert van der Wateren Frans Muijzers Luc Sparreboom 3

4 Gert Jan Huiskes (Noord) Wouter Fokkens (Jeugdzaken Noord) Ina Wiekart AFWEZIG met kennisgeving: Functiezetel Wedstrijdzaken (plv)bondsraadsleden: ZuidWest Gelre Ereleden Leden van Verdienste Tuchtcommissie Commissie van Beroep/Arbitragecommissie Fondsbeheerscommissie Scheidsrechterscommissie Voorzitter afdeling Oost Theo Wijker Albert Rooijmans (plv drager onderscheidingsteken) Ruud van Gerrevink (plv) Paul Henfling (plv) Bas den Breejen Hans van Haaren Egbert Welsink Jan-Willem de Gast Harry Geraerds Ed Krabbenbos Arno Kuppen Wiel Schers Gerard Beelen Henny Sackers (tevens erelid) Ad Bouwman (tevens erelid) Jos van den Berg Pieter Huiskes 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om uur en heet iedereen, met name erelid Ton Willems en lid van verdienste Wim Fassotte, van harte welkom. Hij zegt dat een paar hectische maanden achter ons liggen, met onder andere veel beweging in Europa en de commotie rondom het contributievoorstel en hij zal de vergadering daarover uitgebreid informeren, maar wil eerst het overlijden van enkele tafeltenniscoryfeeën memoreren. Op 15 juli overleed lid van verdienste Bob Leijsen op 69-jarige leeftijd. Bob was docent bij de opleidingen Trainer-A en Trainer-B en aan het eind van de jaren 80-begin 90 heeft hij de functie van Hoofdbestuurslid Wedstrijdzaken bekleed. Op 21 juli overleed op 75-jarige leeftijd oud Nederlands kampioene Nora van Megen. Zij won in de jaren x de Limburg coupe (de voorloper van de Masters) en kwam 16 maal uit voor Oranje. De voorzitter vraagt een moment stilte ter nagedachtenis aan hen en andere overleden tafeltennissers, die hier niet genoemd zijn. 2. Mededelingen De voorzitter gaat in op de bestuurswisselingen en laat weten dat Albert Verhoef zich in de korte periode van zijn Hoofdbestuurslidmaatschap onder andere beschadigd voelde door de uitlatingen op de sociale media. De voorzitter vindt het zeer spijtig dat Albert Verhoef het Hoofdbestuur heeft verlaten. Daarnaast is ook Jonah Kahn uit het Hoofdbestuur vertrokken. Jonah had eerder kritiek op het topsportbeleid geuit, dat was mede een reden om hem in het bestuur te halen. Maar beleid is op heel korte termijn niet ingrijpend te veranderen, dat was mede een reden voor Jonah om zich terug te trekken. De voorzitter neemt afstand van het deze week op TT-nieuws verschenen artikel en hij vindt dit niet erg chic. De gang van zaken rond het Hoofdbestuurslidmaatschap van Jonah verdiende geen schoonheidsprijs, voor het deel wat Ronald betreft heeft hij bij Jonah hiervoor excuses aangeboden. De voorzitter meldt dat ook binnen de ETTU het nodige is gebeurd: naar aanleiding van de opstelling van de vorige voorzitter was een enorme chaos ontstaan. Ronald is gevraagd om voorzitter te worden om orde op zaken te stellen. In Europa lag een erfenis van een jaar lang niet besturen, dus daar moest veel puin geruimd worden. 4

5 Verder is er in de afgelopen tijd veel commotie ontstaan rondom het door het Hoofdbestuur gepresenteerde contributievoorstel en de voorzitter heeft er behoefte aan de vergadering nader over de achtergrond te informeren. Het nieuw aangetreden bestuur heeft zich tijdens een heisessie in september volledig achter het Meerjarenbeleidsplan geschaard. Dit leidde tot een voorstel voor de begroting 2014, die veel stof deed opwaaien. Het Hoofdbestuur heeft kennis genomen van de vele reacties op het oorspronkelijke voorstel en eveneens die op het aangepaste voorstel en heeft daarom een nieuw voorstel gemaakt om de begroting, zonder de voorgestelde contributieverhoging, als basis te nemen, waarmee de beide andere voorstellen op dit moment van tafel zijn. Idealiter gezien zou het proces meer tijd en ruimte moeten krijgen in de voorbereiding, maar die tijd was niet beschikbaar. Het Hoofdbestuur wil gezamenlijk met de Bondsraadsleden, het College van Voorzitters en de afdelingen een goede inhoudelijke discussie over de toekomst van de NTTB voeren. De vorm waarin dit moet worden gegoten, de plannen en de ideeën van de kant van de vergadering en de begroting 2014 worden na de lunchpauze besproken. De voorzitter stelt dan ook voor om de agendapunten 8 en 9c na de lunch te bespreken. Hij zou graag de overige agendapunten vóór de lunch te bespreken, waarbij punt 7, een voordracht door een externe spreker, is komen te vervallen. De vergadering gaat akkoord met dit voorstel. Er zijn 19 stemgerechtigde leden aanwezig, waarmee rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen. 3. Notulen Bondsraadsvergadering d.d. 15 juni 2013 inclusief (voortgangs)actielijst De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. Ekrem Karhaman merkt op dat wordt gevraagd om zich aan- of af te melden voor de vergadering. Hij stelt voor om alleen om de afmeldingen door te geven. Dit geldt uiteraard alleen voor de Bondsraadsleden. Besluitenlijst De besluitenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld. (Voortgangs)actielijst De (voortgangs)actielijst wordt vastgesteld. 4. Ingekomen stukken - Van de afdelingsvoorzitters is een ontvangen met verzoek het (aangepaste) contributievoorstel niet in stemming te brengen. Voorgesteld wordt deze na de pauze te behandelen. - Van de werkgroep Bestuurlijke vernieuwing is een notitie over de positie van de afdelingen ontvangen. Wim van Selling, functiezetel organisatie en voorzitter van de werkgroep, licht toe dat dit document de volgende fase vormt op basis van eerdere documenten. In deze notitie is onder andere een samenvatting opgenomen van de gesprekken die gevoerd zijn met de acht afdelingsbesturen. Deze samenvatting geeft een duidelijk beeld van de gedachten van de afdelingen. De notitie is ook besproken met het College van Voorzitters en mede aan de hand daarvan zal de werkgroep haar werkzaamheden voortzetten. De werkgroep vraagt het oordeel van de Bondsraad over de onderhavige notitie. Joop van Raaij, Gelre, merkt op dat het enigszins verwarrend was: naast de vraag aan de Bondsraad om zich over deze notitie uit te spreken was nog een ander tijdpad opgenomen. Wim van Selling antwoordt dat de contributievaststelling los staat van het onderwerp Bestuurlijke vernieuwing. De Bondsraad wordt gevraagd of zij het eens kan zijn met de neergelegde visie en wordt gevraagd zich uit te spreken over hoe hier een vervolg aan moet worden gegeven middels het vaststellen van de aanbevelingen. Joop van Raaij, Gelre, verwijst naar het verslag van het College van Voorzitters van 11 september en vindt het vreemd dat de Bondsraad vandaag wordt gevraagd zich uit te spreken, terwijl dit in het College van Voorzitters al besloten is. Wim van Selling zegt dat na deze Bondsraadsvergadering afspraken worden gemaakt hoe dit verder vorm gegeven moet worden en dat zal in 2014 zijn beslag krijgen. Frans Denie, Gelre, zegt dat gevraagd wordt om instemming en Wim van Selling zegt dat het hier gaat om instemming met de richtinggevende processen. 5

6 Gerard van Giessen kent het verslag 11 september niet. Binnen het College is afgesproken dat het verslag vertrouwelijk is tot aan de volgende vergadering, waarin het verslag wordt vastgesteld, en dit niet eerder te verspreiden. Geconstateerd wordt dat de voorzitter van afdeling Gelre dit tegen de afspraken in binnen zijn afdeling heeft verspreid Gerard van Giessen vindt dit een vreemde zaak en verzoekt om dit met de voorzitters zelf op te nemen. Sander Boomman, functiezetel Financiën, bedankt de werkgroep voor de notitie. Hij heeft het gevoel dat afdelingen in bepaalde onderdelen sterk zijn en constateert dat één de taken van de afdelingen het doorgeven van landelijk beleid naar de afdeling is. Gesproken wordt over een afdelingsbestuur van drie personen (voorzitter, secretaris en penningmeester) en hij vraagt naar de rol van deze drie afdelingsbestuurders. Het voelt inconsistent en hij vraagt zich af waarom er dan afdelingen zijn. Wim van Selling legt uit dat ervoor gekozen is het afdelingsbestuur meer de rol van afdelingsmanagement te geven, waarbij de afdelingsbestuurders, het kernbestuur, in de afdeling het proces bewaakt bij uitvoering van operationele zaken en de ontwikkeling van beleid. Het kernbestuur is de verbinding tussen de verenigingen en werkgroepen en daarmee wordt aangesloten bij de huidige ontwikkelingen in de afdelingen ZuidWest en West. Sander Boomman wil weten of ook gevraagd is naar een model met centraal aangestuurde activiteiten, b.v. de competitie. Wim van Selling bevestigt dat dit opties zouden kunnen zijn, maar in dit stadium zijn daar nog geen uitspraken over gedaan. Als dit verder uitgebouwd zou worden, leidt dit tot een discussie over de kerntaken op het Bondsbureau; nagegaan moet worden wat de aanwezige competenties zijn en welke versterking er moet komen. Frank Lequin herkent de intentie van afdeling West om met drie afdelingsbestuurders te besturen in de lijn van deze notitie en dit kan voor de komende tijd dienen als voorbeeld voor de invulling van de primaire taken en de eigen verantwoordelijkheid. Afdeling West is een voorbeeld met begeleiding vanuit het Hoofdbestuur en het Bondsbureau. Wim van Selling zegt dat de nodige contacten zijn gelegd met de afdelingen West en ZuidWest. De situatie in ZuidWest is enigszins afwijkend. Marcel van Nieuwenhoven spreekt zijn complimenten uit voor de notitie en constateert dat heel veel werk is verzet. Hij is het ermee eens dat er iets moet gebeuren, maar denkt dat het niet nodig is om op het Bondsbureau één contactpersoon per afdeling aan te wijzen; één contactpersoon voor alle afdelingen lijkt hem voldoende. Hij is van mening dat ook de Bondsraadsleden een actieve rol zouden kunnen spelen. Frans Denie spreekt eveneens zijn waardering uit, maar mist de nadrukkelijke stelling dat het afdelingsbestuur budgethouder voor de afdeling zou moeten zijn. Frans van t Hul vindt dat het kernbestuur drie taken heeft, maar het hangt ook af van de bestuurdersmogelijkheden in de afdeling. Hij laat weten dat het in afdeling Oost prima loopt en zou graag de mogelijkheid opgenomen zien om meer dan drie bestuurders kunnen hebben. Als tweede punt zou hij graag de samenwerking tussen aan elkaar grenzende afdelingen opgenomen zien en daarbij ook de mogelijkheden om NAS hierop aan te passen. Joop van Raaij kan zich prima vinden in de aanbevelingen, maar vraagt waar te vinden is hoe het draagvlak voor het beleid vergroot kan worden en hoe dat aangepakt moet worden. Dit is een belangrijke taak voor afdelingsbesturen. Wim van Selling denkt dat het handig is om voor iedere afdeling een vast aanspreekpunt op het Bondsbureau te hebben en dat kunnen ook mensen zijn die er nu al werken. Het is van belang om een budgetverantwoordelijke voor de afdeling aan te wijzen en te besluiten hoe de financiële huishouding ingericht moet worden. Het budget is de verantwoordelijkheid van de afdelingen na de vaststelling van het beleid. Bekeken moet worden hoe de afdelingsbestuurders gaan functioneren en hoe ze de rol oppakken. Draagvlak kan gecreëerd worden door de taken juist meer te richten op de verbinding naar de verenigingen. In de notitie staan voorbeelden hoe de afdelingsbesturen het initiatief kunnen nemen om deze taak aan te pakken. De samenwerking tussen de afdelingen en de aanpassing van NAS moeten verder uitgewerkt worden. Ronald dankt de werkgroep Bestuurlijke vernieuwing voor het vele werk. 6

7 Wim van Selling vraagt of de Bondsraad zich achter de visie-uitspraken kan scharen en verneemt graag hoe de Bondsraad verder wil. Marcel van Nieuwenhoven zou graag ook tussentijds informatie ontvangen. Han van der Zijden zegt dat hij denkt dat de Bondsraad zich prima kan vinden in de aanbevelingen van de werkgroep. Wim van Selling zegt dat de werkgroep de uitwerking van de aanbevelingen ter hand zal nemen. Joop van Raaij vindt het nog niet duidelijk hoe dat dan met de afdelingen zelf gaat. Hij neemt aan dat dit in de richtlijnen wordt opgenomen die door de afdelingen gedragen worden. Wim van Selling zegt dat de werkgroep in het vervolgtraject in gesprek zal gaan met het College van Voorzitters, zoals dit ook is gedaan in voorbereiding op de onderhavige notitie. Het is de verantwoordelijkheid van de afdelingsvoorzitters om dit bij de verenigingen te brengen. Hans Wortel vindt dit een uitgelezen mogelijkheid om meer te communiceren met de afdelingen en draagvlak te creëren. Wim van Selling ondersteunt deze oproep om de relatie tussen Bondsraadsleden en de afdelingsledenvergadering te versterken van harte. Nico van Erp beveelt aan om de herziene stukken door de verenigingen te laten bespreken in de ALV s en dan het aangepaste document aan te nemen in de Bondsraadsvergadering. Wim van Selling zegt dat het lastig is nu een tijdpad aan te geven, omdat iedereen hierin een bepaalde verantwoordelijkheid heeft. Hij wijst erop dat de diverse documenten op de website staan en geraadpleegd kunnen worden. De voorzitter denkt dat met name in de relatie tussen de Bondsraadsleden en de afdelingsbesturen nog slagen gemaakt kunnen worden. Hij bedankt de werkgroep voor het vele werk. 5. Verkiezing Hoofdbestuursleden De vergadering gaat met applaus akkoord met het voorstel de heer Kamp te benoemen tot lid van het HB met het aandachtsgebied penningmeester. Kees Kamp bedankt voor het vertrouwen van de Bondsraad. Hij memoreert dat hij een jaar geleden is teruggetreden van de functiezetel financiën, met de mededeling dat de Bondsraad nog niet van hem af was. Dit was daarbij overigens niet de situatie die hij in gedachten had. Het Hoofdbestuur stelt voor om de heer Simons te benoemen tot lid van het Hoofdbestuur met de portefeuille Wedstrijdzaken. De voorzitter zegt dat de heer Simons tijdelijk ook de portefeuille Topsport zal waarnemen. Jan licht zijn kandidatuur kort toe: hij heeft bestuurlijke ervaring op verenigingsniveau en zakelijk. Hij heeft inmiddels al enige tijd in het bestuur meegedraaid en is vereerd met de mogelijkheid om deel uit te maken van het Hoofdbestuur van de mooie Nederlandse Tafeltennisbond. De vergadering gaat met applaus akkoord met zijn benoeming. Wim van Selling spreekt zijn zorgen uit over de vele wisselingen binnen het Hoofdbestuur in betrekkelijk korte tijd en vraagt naar de wervingsprocedure. Hij vraagt of de kandidaten voldoende informatie ontvangen, want hij denkt dat ja zeggen een verantwoordelijkheid bij de benoemde Hoofdbestuursleden legt en constateert daaraan een gebrek. Hans Wortel is dit met hem eens. In een reactie geven Bondsraadsleden aan afstand te nemen van de door individuen online gepubliceerde kritiek en de veelal ongenuanceerde uitingen via sociale media. De voorzitter deelt de zorgen en geeft aan dat werving plaatsvindt via de NTTB-website, via Sport & Zaken en via het eigen netwerk binnen en buiten de bond. Hij voelt zich medeverantwoordelijk voor de gang van zaken, maar het gaat om individuele keuzes van de personen. Hij is het wel eens met de stelling dat er een verantwoordelijkheid is om de termijn uit te dienen als je als bestuurslid aantreedt, hoewel zakelijke of andere omstandigheden hier wel invloed op kunnen hebben. De voorzitter denkt dat de NTTB met het huidige bestuur aan de vooravond staat van een stabielere periode. De voorzitter stelt Wim van Breenen voor als opvolger van Albert Verhoef voor de portefeuille Communicatie en Marketing. Wim van Breenen licht zijn sollicitatie toe: hij is filiaalmanager bij Carpetright en sinds hij op zijn 5 e door zijn vader is meegenomen tafeltennist hij. Hij is betrokken bij een project om eredivisiewedstrijden via lifestream internet uit te zenden en is verantwoordelijk voor de hospitality en het binnenhalen van sponsoren voor Appelpop, een tweedaags popfestival in Tiel. Toen hij hoorde dat Albert stopte, besloot 7

8 hij zich tijdelijk beschikbaar te stellen, omdat hij van mening is dat Marketing en Communicatie van groot belang zijn. De voorzitter stelt voor om Wim van Breenen ad interim te benoemen, tot er een kandidaat is om deze portefeuille voor een volledige periode van 3 jaar te vervullen. De ad interim benoeming is geen besluit van de Bondsraad. Deze overbrugging waarborgt op dit moment de bezetting van de portefeuille. Igor Heller merkt op dat het Hoofdbestuur met deze ad interim benoeming formeel uit minder dan het statutair minimale aantal van vijf personen bestaat. Het Hoofdbestuur deelt mee dat Wim van Breenen wordt benoemd tot Hoofdbestuurslid Marketing en Communicatie a.i. en vraagt de Bondsraad het mandaat om naast Wim tijdelijk met vier bestuurders te werken. De vergadering stemt hiermee in en de voorzitter bedankt de vergadering voor het vertrouwen. 6. Verkiezing leden Functiezetels Bondsraad Helaas hebben zich geen kandidaten gemeld voor de bezetting van de functiezetels (Opleidingen, Communicatie en Subsidies). De voorzitter zal het College van Voorzitters om een maximale inspanning vragen om kandidaten voor te stellen. Frank Lequin, West, vraagt naar de functieprofielen van de functiezetels. Deze zijn te vinden op de website; de link zal worden doorgezonden. 7. Voordracht door externe spreker Dit agendapunt is afgevoerd. 9. Financiën a. Financiële rapportage en prognose 2013 en update Jaarplan De penningmeester licht toe dat op de rapportage een behoorlijk negatief resultaat te zien is en legt uit dat dit zijn oorzaak vindt in de ongelijke inkomsten en uitgaven over het gehele jaar. Het resultaat aan het eind van 2013 ziet er echter beter uit dan de begroting: het gepresenteerde resultaat is haalbaar en de eerste drie kwartalen wijzen daar ook op. Frans Denie, Gelre, zou graag zien dat een staat van baten en lasten wordt opgenomen in de vorm van een exploitatierekening, met name waar het de vaste en variabele kosten betreft. De penningmeester zegt toe te bezien of dit zonder veel extra inspanningen kan en Teun Plantinga, administrateur, vult aan dat het kan maar dat dit wel veel extra tijd kost en hij stelt voor dit op te nemen met de Financiële Commissie. Nico van Erp, ZuidWest, uit zijn zorgen over de verwachting 2013, met name voor Topsport, waar een negatief bedrag van staat en hij ziet dit negatieve patroon steeds terugkeren. De penningmeester zegt dat er aandacht voor is en administrateur Teun Plantinga vult aan dat dit een terugkerend vertekend beeld is, dat te maken heeft met de manier waarop wordt gewerkt. De werkelijkheid wijkt af van de gedetailleerde begroting, maar gedurende het gehele jaar wordt continu gekeken naar welke activiteiten wel en niet meer kunnen worden uitgevoerd en dit wordt zo nodig bijgestuurd. Verder licht de administrateur toe dat er inmiddels voldoende informatie over topsport is (cijfers derde kwartaal) om nu al te kunnen zeggen dat in 2013 geen tekort zal ontstaan. De Bondsraad stelt de financiële rapportage en prognose 2013 vast. Update jaarplan Wim van Selling, functiezetel organisatie, merkt op dat bij het onderdeel topsport bij budget wel een - teken staat, maar geen bedrag, terwijl dat bij de andere jaarplannen wel het geval is. Juist omdat topsport in het centrum van de belangstelling staat, is het aanbevelenswaardig inzicht te geven in de cijfers en aan te geven welke gelden uit contributie komen en welke uit subsidieregelingen. Directeur tafeltennis Achim Sialino licht toe dat bij het opstellen van het jaarplan de subsidietoekenning nog niet duidelijk was. Daarom was afgesproken om een aangepaste begroting rond te zenden na het bekend worden van de subsidies Dat is in het voorjaar ook gebeurd, maar de aanpassingen zijn nog niet verwerkt in de update van het jaarplan. Achim Sialino zegt toe ervoor te zorgen dat de update met de cijfers voor topsport op korte termijn aan de Bondsraad worden gestuurd. Maurice Seijkens, West, heeft een vraag over het registreren als NTTB-lid bij para- en bedrijfstafeltennis. Hij wil weten hoe dat gaat gebeuren en wat het oplevert. Hij kan zich voorstellen dat dit betrokkenheid oplevert, maar hoort dan ook graag hoe deze groep binnen de Bondsraadsvergadering wordt vertegenwoordigd. 8

9 Koen antwoordt dat gekeken wordt naar de eisen die NOC*NSF stelt aan de registratie van leden bij de NTTB en op basis daarvan de NTTB subsidie toewijst. Over vertegenwoordiging is nog niet nagedacht, maar concept-plannen staan al op papier met betrekking tot nieuwe budgetten, nadenken over het binden van verenigingen en het opgeven van leden. Tafeltennis moet in de markt gezet worden, dus gaat het niet alleen om ledenwerving. Maurice Seijkens vraagt of tafeltennis ook bij revalidatiecentra wordt aangeboden. Koen Jacobs antwoordt dat dit een andere manier van samenwerken vraagt dan bedrijfstafeltennis en daar is de NTTB nog niet aan toe. Igor Heller wijst erop dat onderscheid gemaakt moet worden tussen een lid volgens NOC*NSF en lid volgens de NTTB; hier moet een nauwkeurige omschrijving voor komen en de omschrijving van het begrip lid in de reglementering moet worden uitgebreid. Koen onderschrijft dit, omdat deze mensen volgens de definitie nu geen lid van de NTTB zijn. In de plannen wordt meegenomen hoe dit geregeld moet worden. De update van het jaarplan 2013 per 30 september wordt vastgesteld. b. Verslag van de Financiële Commissie De voorzitter van de Financiële Commissie, Sander Boomman, geeft een korte toelichting en zegt dat punt 2 pas na de lunchpauze wordt behandeld. De Financiële Commissie heeft zich met name gebogen over de verhouding tussen NTTB en Federatie, de situatie van NAS en de problematiek van grijze leden. - Hij memoreert dat naast de Tafeltennisbond ook sprake is van een Federatie, waarvan de Tafeltennisbond, Squashbond en Schermbond lid zijn en waarvan het bestuur wordt gevormd door Marcel Borst, voorzitter, en Teun Plantinga. Volgens de opzet zijn er altijd twee bestuurders ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Er moet aandacht zijn voor de verdeling van taken binnen het federatiebestuur. De algemene Ledenvergadering van de Federatie wordt gehouden met de voorzitters, penningmeesters en directeuren van de drie bonden. Omdat Marcel Borst nu in een andere positie zit voor meerdere bonden, vond de Financiële Commissie het ingewikkeld worden en wilde weten of de belangen van de drie bonden voldoende gewaarborgd zijn in geval van een conflict. - NAS wordt veel en naar tevredenheid gebruikt, maar aan bestuur en directie is gevraagd of het voldoende duidelijk is wat de kosten van gebruik en onderhoud zijn en wat de extra kosten van aanvullende wensen zijn. - Daarnaast was er aandacht voor de problematiek van de grijze leden. Graag brengt hij nog een punt naar voren met het oog op de bestuurlijke vernieuwing. De Bondsraad stelt de begroting vast, inclusief die van de afdelingen (dat geldt ook voor de jaarrekening). Dat gebeurt dus niet in de afdelingen. Een gevoelig punt zijn de afdelingsvermogens: dit is formeel vermogen van de NTTB, maar in praktijk vinden veel verenigingen van de afdelingen het hun geld. Het is van belang om goed te communiceren dat het gehele vermogen nuttig moet worden ingezet. De voorzitter zegt dat dit in het proces van Bestuurlijke vernieuwing helder wordt weergegeven. Frans van t Hul, Oost, vraagt of het eigen vermogen van een afdeling ook naar die betreffende afdeling geëtiketteerd wordt (aangezien het formeel het vermogen van die afdeling is). Wim van Selling, functiezetel organisatie, wijst erop dat in de vandaag besproken notitie is uitgegaan van een uit 8 afdelingen en het Bondsbureau bestaande organisatie met een administratieve uniformiteit. Hoe omgegaan moet worden met de gevormde reserves zal in de werkgroep worden uitgewerkt en worden voorgelegd aan de Bondsraad. Nico van Erp, afdeling ZuidWest, merkt op dat tegenwoordig op de website niet meer de informatie van alle NTTB-verenigingen is vermeld. Marcel Borst, Algemeen Directeur, bevestigt dat de oude Excel-lijst is vervangen door de zoekfunctie voor verenigingen via een interactieve landkaart. De verenigingen wordt gevraagd om in NAS de verenigingsinformatie actueel te houden. Iedereen die toegang tot NAS heeft, kan deze informatie opvragen. De voorzitter denkt dat een verenigingenlijst wel nuttig zou zijn en dit wordt nader bekeken. Later in de vergadering wordt aangegeven dat na overleg met Nico van Erp duidelijk is wat de wens is en dat voor incidenteel gebruik een lijst via het Bondsbureau kan worden opgevraagd. Frank Lequin, West, vraagt naar de grijze leden in het kader van financiën. Als Bondsraadslid is hij van meerdere kanten benaderd om tegen het voorstel te stemmen, want dit zou leiden tot toename van grijze leden. Hij vraagt de Bondsraadsleden meer te communiceren met hun afdelingen. Zelf heeft hij tegen 9

10 iedereen die reageerde tegen de contributieverhoging aangegeven dat eerst de grijze leden moesten worden geregistreerd. Hij is ervan overtuigd dat dit al heel veel zal schelen. Gerard van Giessen, Midden, kent ook het omgekeerde: verenigingen hebben alle leden opgegeven, maar door de contributievoorstellen zullen zij grijze leden gaan invoeren. 10. Reglementen a. HB-besluiten 2014 De HB-besluiten zijn uitsluitend ter informatie toegezonden. Han van der Zijden vraagt naar de geldigheidsduur. Igor Heller, Reglementscommissie, legt uit dat dit besluiten zijn rondom zaken die in principe tijdelijk zijn en die je daarom dus niet in reglementen vastlegt, maar in een besluit met een geldigheidsduur van één jaar. Als een besluit uiteindelijk voldoende stabiel is, wordt dit in een reglement opgenomen. b. Wijziging Competitiereglement Toegelicht wordt dat deze wijziging is aangedragen door twee afdelingen die langs de landsgrenzen liggen. Het voorstel is dat de NTTB toestaat dat leden zowel in Nederland als in het buitenland in de afdelingscompetitie mogen uitkomen. Het is niet bekend of de buurlanden dit ook accepteren, maar de NTTB verbiedt het niet meer. Gerard van Giessen, Midden, gaat ervan uit dat dan omgekeerd ook buitenlanders in Nederland kunnen komen spelen. Koen Jacobs zegt dat het Hoofdbestuur heeft besloten de beperking op dit niveau niet meer op te leggen, maar voor zover bekend is het in België en Duitsland niet toegestaan. De Bondsraad stelt de wijziging vast. c. Wijzigingen Tuchtreglement Igor Heller, Reglementscommissie, herinnert eraan dat de Bondsraad een jaar geleden een reglement Seksuele Intimidatie en wijzigingen in het Tuchtreglement heeft aangenomen ter voldoening aan de blauwdruk Seksuele Intimidatie van NOC*NSF. Dit is ook een voorwaarde om subsidie te mogen ontvangen. Dit zou vanaf 1 januari 2013 gelden, maar de Auditcommissie werd pas later actief, vandaar dat de datum van ingang is opgeschoven naar 1 januari Seksuele intimidatie is opgenomen in de eigen reglementering van de NTTB en wordt behandeld door de eigen tuchtrechtspraak. Bij het nietaannemen van deze wijzigingen ontstaan problemen met de subsidiëring (ter grootte van ongeveer 1,2 miljoen). Ter informatie meldt hij nog dat de voorstellen aan de Auditcommissie zijn voorgelegd, maar daarvan is nog geen reactie ontvangen. Het Hoofdbestuur, ondersteund door de Tuchtcommissie, Commissie van Beroep en Reglementscommissie zijn van mening dat voldaan wordt aan de blauwdruk. Het is noodzakelijk om het Hoofdbestuur mandaat te geven om alles te doen wat noodzakelijk is voor het geval dat nog aanpassingen nodig zouden zijn. Uiteraard wordt deze informatie in de volgende Bondsraadsvergadering gedeeld. De Bondsraad stelt de wijziging vast en verleent het Hoofdbestuur het gevraagde mandaat. 11. Rondvraag Frans van t Hul, Oost, vraagt naar het tijdsinvestering die de Europese bond van Ronald Kramer vraagt en hoort graag wat dit voor voordeel voor Nederland oplevert. Ronald Kramer zegt dat een combinatie van voorzitterschappen niet gewenst is en daarom was het ook de afspraak dat hij bij verkiezing als ETTU- voorzitter zou aftreden als NTB-voorzitter. Vervolgens is meerdere malen verzocht dat niet te doen en men vroeg zich af of dat in de huidige situatie wel verstandig zou zijn. De voorzitter heeft zich laten overtuigen en daarom is hij aangebleven. Internationaal blijft wel het risico bestaan dat dit negatief wordt bekeken. Hans Wortel, functiezetel Breedtesport, vraagt hoe het kan dat er substantieel vermogen bij de afdelingen ligt, terwijl de contributies omhoog moeten. De penningmeester antwoordt dat het totale vermogen van de centrale organisatie, afdelingen en Fondsbeheerscommissie één is. De redenen waarom er afdelingsvermogens zijn is dat de afdelingen spaarzaam zijn of te weinig activiteiten uitvoeren. Het vermogen dat bij de afdelingen ligt, zien de afdelingen als hun geld. Het totale vermogen is , ruim boven het weerstandsvermogen en daarmee voor de NTTB als organisatie groot genoeg, maar het weerstandsvermogen van de centrale organisatie zal aan het eind van zijn en dat is echt veel te laag. De mogelijkheid om de afdelingsvermogens te gebruiken moet in overleg worden gedaan, de penningmeester wil geen greep uit 10

11 de kas doen. Gebruik van deze vermogens zou de noodzaak om de contributie te verhogen kunnen verminderen. Hans Wortel, functiezetel Breedtesport, vraagt of dit te maken heeft met zeker geld in de begroting en onzeker geld (subsidies e.d.). De penningmeester antwoordt dat mogelijk te ontvangen subsidies en daarmee gepaard gaande uitgaven niet in de begroting worden meegenomen of de plannen gaan niet door. De centrale begroting moet minimaal neutraal zijn. Koen Jacobs, Hoofdbestuurslid Breedtesport, voegt eraan toe dat het niet van fatsoenlijk financieel beleid getuigt om een greep in de kas te doen en ook voor de continuïteit van de bond is het niet handig om dit op te maken. Aangezien de afdelingen over vermogen beschikken en de centrale NTTB niet, moet hierover in de komende maanden overleg plaatsvinden. De voorzitter bedankt voor in inbreng en constructieve discussies en zegt dat na de pauze de begroting en het jaarplan 2014 aan de orde zullen komen. 8. Integraal Jaarplan 2014 (NTTB landelijk en afdelingen) en 9c. Begroting (integrale begroting NTTB landelijk en afdelingen), KPI s, contributies en tarievenlijst 2014 De voorzitter zegt dat er ruimte is voor discussie, maar dat er per 1 januari wel iets moet zijn waar we mee aan de slag kunnen. Hij zegt dat de discussie in deze fase over de inhoud gaat en het Hoofdbestuur hoort graag de mening over het 1 e, 2 e en laatste voorstel. De voorstellen zijn onder tijdsdruk tot stand gekomen; tijdens de heidag hebben de nieuwe bestuursleden over de begroting en het jaarplan gesproken en zij waren van mening dat een ambitieuze bond ambitieuze ambities moet hebben. Hun enthousiasme leidde tot het 1 e voorstel, dat naar de mening van het Hoofdbestuur een goed voorstel was, maar ook veel discussie opriep. Uiteraard geeft het Hoofdbestuur gehoor aan geluiden over de contributie, maar wil daarbij met name over de inhoud praten. Hoewel het proces in té korte tijd heeft moeten plaatsvinden, is dit wel een moment om iedereen maximaal te mobiliseren om mee te denken over de toekomst van de NTTB en de voorzitter vindt dat absolute winst tegenover de negatieve en destructieve reacties. In de daaropvolgende discussie komen de volgende punten naar voren: Het is nodig om op dit moment naar een basis terug te gaan om voor 2014 in ieder geval te starten met een basisbegroting. De vanmorgen gepresenteerde begroting is op deze basis en opgezet met een contributie die is geïndexeerd met 2% (conform eerder genomen Bondsraadsbesluit). De commotie rondom de contributievoorstellen is onder meer ontstaan door de geringe tijd en de onvoldoende communicatie, ondanks de extra informatieavond. De nieuwe HB-leden zijn overtuigd van de noodzaak om ingrijpende maatregelen te nemen. Daar moet meer tijd en energie in worden gestoken. Dit is van cruciaal belang. Het proces waarin het meerjarenbeleidsplan destijds tot stand is gekomen was goed. Onderzocht moet worden wat de huidige ambities zijn, wat de ambities voor 2016 zijn en wat het kost om dit te bereiken. Hierover moet worden gesproken door Hoofdbestuur, Bondsraadsleden, afdelingsvoorzitters, afdelingen en verenigingen om tot een gezamenlijk besluit te komen dat draagvlak heeft. De Bondsraadsleden dienen de resultaten positief terug te koppelen naar de verenigingen, de voorzitters moeten deze positief terugkoppelen naar de ALV. De omstandigheden en maatschappij zijn veranderd ten opzichte van 2010 en dat vraagt om een nieuwe visie. De NTTB wil een volwaardige sportbond zijn, dus ontwikkeling en investering (met name in breedtesport versterken van verenigingen) is dan noodzakelijk en vraagt om marketing, goed sportkader en creativiteit. Daarnaast moet zo nodig getemporiseerd en bezuinigd worden, maar niet gestopt, : want dat is slecht voor de toekomst van tafeltennis en Sport- en productontwikkeling. Bezuinigingen worden niet als eerste inzet van de discussie gezien; wel tafeltennis terugbrengen op het niveau dat we gezamenlijk willen. Als we de NTTB willen laten aansluiten bij alles wat in de maatschappij gebeurt moeten we niet bezuinigen, maar juist investeren. 11

12 Het kost te veel tijd om een nieuw Meerjarenbeleidsplan te maken en daarnaast kan het Meerjarenbeleidsplan vanwege de financiering niet geheel losgelaten worden, maar kan wel enigszins bijgesteld worden, rekening houdend met de huidige situatie. Er zijn extra inkomsten nodig om de activiteiten uit te kunnen voeren. Om de gewenste contributieverhoging (gedeeltelijk) door te kunnen voeren, moet een goed onderbouwd plan gepresenteerd worden. De reacties gaan over procentuele bedragen en niet over de absolute bedragen. Men kijkt niet wat je voor je contributie krijgt. De sociale media heeft de commotie en emotie enorm versterkt; de hierdoor ontvangen reacties worden meegenomen in de komende discussie. Degenen die zich ongenuanceerd in de discussie hebben gemengd en roepen vanaf de zijlijn, maar geen visie tonen en geen inhoudelijke bijdrage leveren, moeten zich schamen. De NTTB moet zorgen voor goede verbindingen met de afdelingen en verenigingen en het Bondsbureau moet het kloppend hart zijn. Verklein de afstand tussen Hoofdbestuur en de verenigingen. Er moet draagvlak gecreëerd worden. Ook bij gemeenten en overheid loopt alles terug. Wilde bonden en bedrijfsbonden vormen een steeds grotere bedreiging en moeten binnen de NTTB gehaald worden. Maak beleid om de grijze leden wit te krijgen en hoe de verenigingen daarin te motiveren. Volgens de reglementen is iedere vereniging verplicht al zijn leden op te geven op straffe van sancties. Koen Jacobs stelt deze notitie op. Geef voorlichting en informatie over wat de NTTB de leden biedt. Plaats de informatie op de website. Het Hoofdbestuur denkt na over een ander contributiesysteem. Leer hieruit een les en communiceer over de gewenste veranderingen. Plan van aanpak met risicoparagraaf. Inspanningen om sponsors te werven. Subsidies worden verleend op basis van prestaties. Na deze evenwichtige discussie stemt de Bondsraad in met de te ondernemen stappen. Meerjarenbeleidsplan In de periode november 2013 tot 15 maart 2014 gaat het Hoofdbestuur in een interactief proces met de vertegenwoordigers van de Bondsraad, het College van Voorzitters (CvV) en de afdelingen de ambities, zoals verwoord in het Meerjarenbeleidsplan heroverwegen in het licht van de sterk gewijzigde marktomstandigheden, en onderzoeken op welke wijze er meer inkomsten kunnen worden gegenereerd om zoveel mogelijk ambities te kunnen blijven verwezenlijken en eventuele verhoging van bondscontributie zoveel mogelijk te beperken. Begroting 2014 Afhankelijk van de uitkomsten van het afgesproken proces worden waar nodig de oorspronkelijke ambities in het meerjarenbeleid aangepast en vóór 15 april 2014 zal de begroting 2014 definitief vastgesteld worden. Voor het moment wordt een concept-begroting 2014 aangenomen welke is gebaseerd op de contributie met de standaard indexering De Bondsraad gaat akkoord met het begrotings- en contributievoorstel dat vanmorgen is neergelegd met dien verstande dat de bedragen worden geïndexeerd en dat de contributiebedragen worden afgrond op een halve euro naar boven. Gevraagd wordt om de jaarplannen van de afdelingen uniform en smart te maken. Nico van Erp, ZuidWest, vindt het positief dat geluisterd is naar de achterban en dat uitgebreid is gesproken over het plan zoals dat er nu ligt. Hij wenst het Hoofdbestuur succes voor de vergadering van februari en begrotingsvergadering in april om de groei van de NTTB te bevorderen. 12. Sluiting Ronald sluit de vergadering om uur met dank voor de aanwezigheid en inbreng. 12

13 Bondsraadsvergadering 21 juni Bijlage 1A (agendapunt 3a) BESLUITENLIJST BONDSRAADSVERGADERING 23 NOVEMBER 2013 Nr Omschrijving 1. De Bondsraad stelt de notulen en de besluitenlijst van de Bondsraadsvergadering van 15 juni 2013 vast. 2. De Bondsraad stelt de voortgangsactielijst vast. 3. De Bondsraad besluit dat Bondsraadsleden zich niet meer hoeven aan te melden voor de Bondsraadsvergadering, maar dat zij geacht worden aanwezig te zijn. 4. De Bondsraad gaat akkoord met het door de werkgroep Bestuurlijke vernieuwing beschreven proces. 5. De Bondsraad herbenoemt Kees Kamp tot lid van het Hoofdbestuur. 6. De Bondsraad benoemt Jan Simons tot lid van het Hoofdbestuur. 7. De Bondsraad stelt de financiële rapportage en prognose 2013 vast. 8. De Bondsraad de update van het Jaarplan per vast. 9. De Bondsraad stelt het verslag van de Financiële Commissie vast. 10. De Bondsraad stelt de wijzigingen in het Competitiereglement vast. 11. De Bondsraad stelt de wijzigingen in het Tuchtreglement vast. 12. De Bondsraad geeft mandaat aan het Hoofdbestuur om eventuele noodzakelijke aanpassingen aan te brengen om te voldoen aan de blauwdruk Seksuele intimidatie van NOC*NSF. 13. De Bondsraad stelt het door het Hoofdbestuur gepresenteerde concept-begroting 2014 vast. 14. De Bondsraad besluit om de contributies met 2% te indexeren en de contributiebedragen op 50 cent naar boven af te ronden. 15. De Bondsraad stelt het tijdspad zoals verwoord in punt 2 van het voorstel vast. 16. De Bondsraad besluit de begroting 2014 vóór 15 april 2014 definitief vast te stellen en de oorspronkelijke ambities in het meerjarenbeleidsplan zo nodig bij te stellen. 13

14 Bondsraadsvergadering 21 juni Bijlage 1B (agendapunt 3a) (VOORTGANGS)ACTIELIJST BONDSRAADSVERGADERING 23 NOVEMBER 2013 Nr Omschrijving Besproken in Status 1 Onderzoek naar product-marktcombinaties BR nov 2008 / BR juni Instellen Atletencommissie en benoeming leden BR nov Bestuurlijke vernieuwing: Vorm geven aan de in de BR november 2013 vastgestelde aanbevelingen BR nov BR juni BR informeren stand van zaken voorbeeldverenigingen BR juni Updaten nieuwe NTTB-website en afdelingswebsites / verwerken suggesties BR juni adressen voor Bondsraadsleden regelen BR nov Consequenties omzetten werkgroep Bestuurlijke vernieuwing van een BR-commissie naar een HB-commissie BR juni Oprichten van een werkgroep competitieaanpassing n.a.v. het onderzoek naar wensen en behoeften competitiespelers 20 Financiële verhoudingen tussen NTTB landelijk en afdelingen vastleggen en de weeffout repareren BR nov Aantal competitiegerechtigde spelers van het dalende ledental nazoeken BR nov Informatie over de pilot in ZuidWest BR nov Regelmatige informatie naar de BR BR nov Nulmeting project vernieuwing eredivisie? 27 Werving en opleiding scheidsrechters? 28 Competitiegegevens uit NAS beschikbaar stellen aan verenigingen BR juni Functieprofielen HB op de website / link doorzenden BR nov Staat van baten en lasten opnemen bij de financiële rapportage BR nov Toevoegen bedragen Topsport in jaarplan 2013 BR nov Af 32 Onderscheid leden NTTB en leden volgens NOC*NSF, zo nodig aanpassing van de omschrijving van het begrip lid in de BR nov reglementen 33 Communicatie inzetten vermogen van NTTB landelijk + afdelingen BR nov Grijze leden: notitie en plan van aanpak maken (Koen) BR nov Communicatie, informatie en discussie over de begroting en jaarplan 2014 (bijstellen ambities en aanpassen begroting en BR nov contributie) met de BR-leden 36 Communicatie, informatie en discussie over de begroting en jaarplan 2014 (bijstellen ambities en aanpassen begroting en BR nov contributie) met het College van Voorzitters 37 Communicatie, informatie en discussie over de begroting en jaarplan 2014 (bijstellen ambities en aanpassen begroting en contributie) met de afdelingsbesturen BR nov

15 38 Communicatie, informatie en discussie over de begroting en jaarplan 2014 (bijstellen ambities en aanpassen begroting en BR nov contributie) met de verenigingen en leden 39 Informatie en communicatie over wat de NTTB de leden biedt BR nov Invoeren nieuw contributiesysteem BR nov Jaarplannen van de afdelingen uniform en smart BR nov Begrotingsvergadering plannen BR nov

16 Bondsraadsvergadering 21 juni 2014 Bijlage 2 (agendapunt 3b) NOTULEN VAN DE EXTRA BONDSRAADSVERGADERING VAN DE NEDERLANDSE TAFELTENNISBOND (NTTB) op zaterdag 12 april 2014 te Utrecht AANWEZIG Functiezetel Breedtesport Functiezetel Financiën Afdelingen Holland-Noord ZuidWest West Noord Limburg Gelre Midden Oost Hoofdbestuur: Bondsbureau: Overige belangstellenden Voorzitter afdeling West Holland-Noord AFWEZIG met kennisgeving: Functiezetel Organisatie Functiezetel Topsport Functiezetel Wedstrijdzaken Hans Wortel Sander Boomman (tevens vz Financiële Commissie) Wini de Waal (plv) Nico van Erp (tevens lid van verdienste), Han van der Zijden Frank Lequin, Maurice Seijkens Henk Hommes, Edo Ladage (plv) Bob Meurs (plv), Marcel van Nieuwenhoven Ruud van Gerrevink (plv), Joop van Raaij Igor Heller (plv tevens Regl.cie en lid van verdienste), Gerard van Giessen (lid van verdienste) Frans van t Hul, Ekrem Karhaman Wim van Breenen a.i. Koen Jacobs Kees Kamp Ronald Kramer Jan Simons Marcel Borst Antoinette de Jong Teun Plantinga Achim Sialino Frans Muijzers Marcel Frijhoff Wim van Selling (tevens wg Bestuurlijke vernieuwing) Marthijn van der Wal Theo Wijker 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent deze extra vergadering om uur en heet iedereen van harte welkom. Ronald meldt dat drie Bondsraadsleden met functiezetels afwezig zijn en dat een quorum aanwezig is. Er zijn 17 stemgerechtigde leden aanwezig. De agenda wordt vastgesteld. 2. Mededelingen De voorzitter stelt voor eerst de presentatie te bekijken, dan een eerste vragenronde te houden en na een korte schorsing deze vragen, inclusief de schriftelijk gestelde vragen, te beantwoorden. Daarna neemt de vergadering een besluit over de herziene begroting 2014 en de uitgangspunten voor 2015 en Herziene begroting 2014 Ronald Kramer schetst kort de aanloop naar deze vergadering. Halverwege 2013 is een nieuw Hoofdbestuur aangetreden en heeft het meerjarenbeleidsplan en de uitvoering van de daarin benoemde

17 activiteiten bekeken. Geconstateerd werd dat een flinke achterstand bestond tussen de benoemde activiteiten en de uitvoering ervan wegens onvoldoende middelen. Om deze achterstand in te lopen heeft het Hoofdbestuur in de Bondsraad van november een ambitieus contributievoorstel neergelegd. Vanwege de commotie die hierover ontstond is het voorstel teruggetrokken, waarbij werd afgesproken dat overleggen met de Afdelingsvoorzitters, Afdelingsbesturen en verenigingen georganiseerd zouden worden om over de toekomst van onze NTTB te discussiëren. Bij deze overleggen is ook een aantal Bondsraadsleden aanwezig geweest. De overleggen waren zonder uitzondering zeer positief en zijn iedereen goed bevallen. Uit de bijeenkomsten zijn vele suggesties en aandachtspunten meegenomen en dit heeft geleid tot een herziening van de begroting. Vandaag wordt verslag gedaan van de uitkomsten en is het de bedoeling de herziene begroting 2014 vast te stellen. Vanmorgen zijn overzichten met een gedetailleerde begroting uitgereikt alsmede een voorstel voor de bijdragen vanuit de afdelingsvermogens. Achim Sialino geeft een toelichting middels een presentatie, waarin de aandachtspunten en informatie uit de overleggen zijn verwerkt. Hans Wortel, functiezetel Breedtesport, vraagt waar precies voor wordt gestemd m.b.t de uitgangspunten. Volgens hem wijkt hetgeen op papier staat af van hetgeen op de sheets is gepresenteerd. Geantwoord wordt dat dit later aan de orde komt. Ruud van Gerrevink, Gelre, is van mening dat nu vragen gesteld kunnen worden over de presentatie en niet over de toegezonden stukken. De voorzitter beaamt dit en zegt dat de penningmeester de vanmorgen uitgedeelde begroting nog nader zal toelichten. Nico van Erp, ZuidWest, merkt op dat hij in de veronderstelling was dat Koen Jacobs een voorstel voor de gedachtegang inzake de problematiek grijze leden zou presenteren. Hij vindt dit een heel belangrijk onderwerp en vindt dat hiervoor extra aandacht moet zijn. Frans van t Hul, Oost, ziet in de presentatie getallen die voor 2014 precies op komen. Voor 2015 komt het bedrag op uit en voor 2016 op die uit de reserves en/of de contributieverhoging moeten komen en vraagt of dat juist is. Kees Kamp geeft een toelichting op de uitgereikte stukken. In november 2013 is een begroting met een tekort gepresenteerd, waarbij de centrale organisatie op 0 sloot. Daarna is een aangepast voorstel gemaakt. De genoemde komt ten laste van het vermogen en wordt niet bekostigd uit een contributieverhoging. Over de precieze verdeling moet nog worden besloten en de uitgereikte conceptverdeling van het vermogen is een eerste gedachte. Het gaat om NTTB-vermogen, maar het Hoofdbestuur wil weten wat de Bondsraad van dit idee vindt. Het voorstel wordt verder besproken in het overleg van het College van Voorzitters. Sander Boomman waardeert het dat het Hoofdbestuur voor 2014 geen contributieverhoging toepast. Extra uitgaven komen ten laste van het vermogen, maar het eigen vermogen van de landelijke NTTB was eind en als daar vanaf gaat is het eigen vermogen zo goed als op en zeker onder het gewenste minimum. Geantwoord wordt dat we de gezamenlijk moeten opbrengen. Dat is voor 2014 duidelijk, maar voor 2015 en 2016 moet daar nog verder over gesproken worden. Nico van Erp, ZuidWest, vraagt wat de afdelingsvoorzitters nog kunnen wijzigen als hier vandaag een besluit over wordt genomen. Ronald Kramer antwoordt dat juridisch gezien het Hoofdbestuur over de inzet van het totale NTTBvermogen beslist, maar hij wil toch graag ook de mening van de afdelingsvoorzitters peilen. Maurice Seijkens, West, vraagt wat er gebeurt als de Bondsraad akkoord gaat, maar het College van Voorzitters niet. Ronald Kramer herhaalt dat het Hoofdbestuur uiteindelijk besluit. Han van der Zijden, ZuidWest, zegt dat schriftelijke vragen zijn gesteld over de inzet van het vermogen. In de bijeenkomsten is gezegd dat over de inzet van afdelingsvermogen overlegd zou worden, maar voor zover hij weet is nog geen overleg geweest, zeker niet met de verenigingen. 17

18 Ruud van Gerrevink, Gelre, vraagt naar het contributievoorstel van november Als het meerjarenbeleidsplan onverkort zou worden uitgevoerd, dan zou er een tekort van zijn. Voor 2014 is een begroting opgesteld met extra inkomsten, waardoor de totale opbrengst voor ,3 miljoen wordt. De vanmorgen uitgedeelde begroting geeft volgens hem een opbrengst van 2,8 miljoen aan en dat is een verschil van Hij wil graag een verduidelijking of in november de begroting te hoog was of de vanmorgen uitgedeelde begroting te laag. Marcel van Nieuwenhoven, Limburg, constateert dat de afdelingsreserves worden aangesproken en vraagt of de gesprekken daarna nog verder gaan, want hij sluit niet uit dat dit mogelijk in de toekomst nogmaals moet gebeuren. Hij vindt dat het standpunt van de Bondsraad en het Hoofdbestuur duidelijk moet zijn richting de toekomst. Ronald Kramer zegt dat het voor 2014 beschreven is en voor 2015 en 2016 zijn uitgangspunten beschreven, maar deze worden in het overleg meegenomen. Marcel van Nieuwenhoven, Limburg, wil weten wat het minimale reserveniveau van de afdelingen is. Ruud van Gerrevink, Gelre, heeft in de introductie van de voorzitter gehoord dat het Hoofdbestuur naar aanleiding van de commotie rondom het in november gepresenteerde contributievoorstel tot de ontdekking is gekomen dat een andere weg bewandeld moest worden en daarvoor in overleg zou gaan en het voorstel opnieuw zou bekijken. Hij wil graag weten welke gewijzigde ideeën nog niet in de presentatie zijn verwerkt en wat het proces aan nieuwe inzichten heeft opgeleverd. Hij vraagt of de activiteiten die niet worden uitgevoerd opleveren en of de kosten van de activiteiten die we wel gaan uitvoeren gedekt worden door de gemelde Hij merkt op dat veelal nadrukkelijk werd gevraagd naar de smart-formulering van het gebruikte geld en vraagt, verwijzend naar bijlage 7, wanneer het verbeteren van de communicatie smart is. Ekrem Karhaman, Oost, merkt op dat één van de uitgangspunten het ledental was. Aan het eind van de presentatie is uitgegaan van leden, maar de historie toont aan dat vanaf 1985 het ledental gemiddeld met 700 per jaar daalt. Hij vraagt zich af waarom dan toch wordt uitgegaan van leden als bijna zeker is dat dat niet gehaald gaat worden. Hij hoopt dat dit met het project grijze leden verandert, maar op dit moment ziet hij een daling van het ledental. Hij constateert dat direct in 2014 een probleem ontstaat, omdat het aantal leden onder die zal dalen en daarmee meteen een tekort oplevert en zegt dat je dit soms moet bijstellen. Hij maakt zich zorgen omdat de Bondsraad steeds terugkrijgt dat de Bondsraad dit beleid heeft vastgesteld. Daarnaast vraagt hij om een overzicht van de bezetting in fte s bij de NTTB vanaf Maurice Seijkens, West, merkt op dat we met de vragen langzaam naar de inhoudelijke stukken gaan. Hij vindt dat 2014 er goed uitziet en denkt dat geen probleem mag zijn. Hij vraagt aandacht voor het doorontwikkelen van NAS en de website: geïnteresseerden kijken immers op de afdelingswebsite om lid te worden, maar op de website van afdeling West is geen link te vinden naar het interview met Koen Jacobs of het damesteam dat naar de WK zal gaan. Hij vindt dat een gemis en hij hoopt dan ook dat deze website op korte termijn aangepast wordt. Hij ziet tot zijn genoegen dat in 2015 de doelgroep ouderen is benoemd in plaats van 55+-ers. Bij Wedstrijdzaken wordt in alle jaren het congres alternatieve competitievormen genoemd en extra ondersteuning voor de competitieleiders, wat hij heel belangrijke functies vindt. Hij wil graag weten hoeveel voor beide onderdelen in wordt gezet. Bij Topsport wordt geld gereserveerd voor deelname van de heren aan de EK teams en dat vindt hij een goede ontwikkeling. Hij vraagt of dit voor de dames tot en met 2016 door NOC*NSF wordt gefinancierd. Marcel van Nieuwenhoven, Limburg, pleit ervoor om bij het voorbereiden van de begroting 2015 nadrukkelijk te kijken naar de opzet van de contributiesystematiek en zo mogelijk de afdelingscontributie te laten vervallen en alleen een NTTB contributie te heffen. Joop van Raaij, Gelre, vindt het jammer dat er geen toelichting op de grotere bedragen van de begrotingen voor 2015 en 2016 is. Voor 2014 is dit wel het geval en het ziet er goed doordacht uit, maar hij wil graag extra informatie over communicatie en marketing. Hij zegt dat het jammer is dat voor 2015 en 2016 helaas de concrete invulling ontbreekt. Hij zou in juni al de concreet uitgewerkte ideeën willen 18

19 zien en in de bijbehorende toelichting ook willen zien hoe met de opmerkingen uit de discussie met de afdelingen rekening is gehouden. Nico van Erp, ZuidWest, vraagt vooruitlopend op de begrotingen 2015 en 2016 rekening te houden met de in de laatste Bondsraad besloten afronding van de contributiebedragen naar 50 eurocent en de extra verhogingen die daarmee gepaard gaan. Na inventarisatie van de vragen last de voorzitter een korte pauze in. Na de schorsing zegt voorzitter Ronald Kramer dat de diverse vragen per Hoofdbestuurslid geclusterd beantwoord worden, omdat veel vragen en antwoorden met elkaar samenhangen. Administrateur Teun Plantinga krijgt het woord en geeft een toelichting op de gehanteerde ledentallen. Hierbij gaat hij met name op de termen bruto en netto leden in. Het geconstateerde gat tussen de genoemde ledentallen is niet helemaal juist. Het verschil tussen het netto en het bruto ledental is het moment waarop opzeggingen worden verwerkt. Dit is aan het eind van het jaar. Als een lid tijdens een jaar opzegt bij de vereniging, telt dit lid voor het netto ledental niet meer mee. Statutair loopt het lidmaatschap echter tot het eind van het kalenderjaar en blijft het lidmaatschap ook in het bruto ledental staan. Alleen op 1 januari is het netto en bruto ledental exact gelijk, omdat dan de opzeggingen worden verwerkt, maar wijzigt vanaf dat moment direct weer bij de aanmelding van nieuwe leden per 1 januari. Gedurende het jaar wordt het verschil tussen netto en bruto steeds groter. In de maandinfo wordt regelmatig een staatje met de netto en de bruto ledentallen opgenomen, zodat men dit kan volgen. Ruud van Gerrevink. Gelre, vraagt het verschil in ledental tussen eind 2012 en begin 2013 te verklaren. Igor Heller, Midden, zegt dat dit te maken heeft met het moment waarop de opzeggingen verwerkt worden (gewoonlijk tussen 16 december en 2 januari). Nico van Erp, ZuidWest, gaat ervan uit dat het alleen om basisleden gaat. Kees reageert dat dit juist is. Teun Plantinga antwoordt dat alleen is gekeken naar het aantal lidmaatschappen. Voor de begroting wordt uitgegaan van iedereen die in een jaar basiscontributie betaalt (bruto ledental). Bij aanmelding na 15 november hoeft overigens voor dat jaar geen basiscontributie meer betaald te worden. Joop van Raaij, Gelre, merkt op dat deze cijfers ook laten zien dat de NTTB jaarlijks 15-20% leden verliest en eenzelfde percentage leden wint en hij vraagt om na te gaan of daar wat mee te doen is. Bob Meurs, Limburg, vraagt naar het verschil van in het bruto ledental in Teun Plantinga antwoordt dat het ledental voor 2014 lager is gezet, omdat nu een aanpassing voorligt met de kennis van vandaag. Ronald Kramer vult aan dat je van een vast getal moet uitgaan om te kunnen berekenen wat het effect van het beleid is. Daarnaast betekent het rekenen met lagere ledentallen voor 2015 en 2016 dat je ervan uitgaat dat het ledental gaat dalen en dat is niet het geval. Je kunt echter niet met fluctuerende cijfers in de toekomst kijken. Ekrem Karhaman, Oost, vindt het gevaar reëel dat over twee jaar weer extra geld nodig is en dat over 2 of 3 jaar weer wordt gezegd dat de Bondsraad ermee heeft ingestemd. Ronald Kramer zegt dat we de dalende ledentallen zeker willen voorkomen. We gaan investeren in groei, waarbij er geen sprake van is het dat Bondsraad versus Hoofdbestuur is, maar: hoe helpen we gezamenlijk de NTTB vooruit. Het Hoofdbestuur en de Bondsraad moeten samen de vinger aan de pols houden. Igor Heller, Midden, vult aan dat we gezamenlijk bepaalde doelen willen bereiken. Als de situatie anders wordt, ondernemen we gezamenlijk actie. Ronald Kramer bevestigt dat voor communicatie een flinke stap is, maar wel een noodzakelijke. Hij memoreert dat de NTTB bestuurlijk in zwaar weer heeft gezeten, maar inmiddels kunnen zaken beter aangepakt worden dan in de afgelopen jaren. Als voorbeeld noemt hij de overleggen met de afdelingen en verenigingen die goed zijn bevallen en die het Hoofdbestuur zeker wil herhalen. Deze overleggen kunnen gepland worden om input voor de begrotingen te bespreken, maar ook voor andere zaken en die overleggen hebben een absolute meerwaarde. 19

20 Duidelijk is bijvoorbeeld gebleken dat de interne en externe communicatie voor verbetering vatbaar zijn en daar wil het Hoofdbestuur, ook richting de afdelingen, serieus in investeren. Om het probleem met de websites op te lossen moet professioneel met een strakke regie gewerkt worden, zodat, ook op het gebied van marketing, stappen worden gezet. Hij gaat ervan uit in de Bondsraad van juni de smartformulering te kunnen laten zien. Ronald Kramer geeft aan dat vandaag wordt gestemd over de herziene begroting 2014 en de uitgangspunten voor de begrotingen van 2015 en Hij wil met de afdelingsvoorzitters overleggen over de bijdragen van de afdelingen, omdat het Hoofdbestuur vindt dat dat hoort en hiervoor graag instemming wil hebben en mogelijk komen er van de afdelingsvoorzitters nog goede alternatieven. De vraag naar de verhouding fte s en ledentallen vanaf 1985 tot heden is onmogelijk te geven, aangezien de werkzaamheden heel erg zijn veranderd. Ekrem Karhaman, Oost, verzoekt dringend om het overzicht te maken en aan de Bondsraad voor te leggen, zodat hij de verhouding kan bekijken. Ronald Kramer zegt dat het heel veel werk is om samen te stellen en Koen Jacobs vult aan dat de NTTB in 1985 een andere hoeveelheid werk had, minder werknemers en meer leden, maar ook meer vrijwilligers. Daarnaast is nu ook sprake van professionalisering in de sport. Ekrem Karhaman, Oost, vraagt om dan de afgelopen 10 jaar in kaart te brengen. Hij denkt dat dat zonder al te veel problemen moet lukken. Hans Wortel, functiezetel Breedtesport, reageert dat de markt ieder jaar enorm verandert en deze vraag is minder relevant. Hij wil focussen op wat nu relevant is en hoe je kunt groeien. Ruud van Gerrevink, Gelre, zegt dat het als agendapunt voor de Bondsraad van juni ingebracht kan worden als men dit een belangrijk punt vindt. Sander Boomman, functiezetel Financiën, vraagt wat Ekrem met het overzicht wil bereiken. Als de vraag gesteld wordt, wil hij dat deze goed toegelicht wordt. Ronald Kramer zegt toe dat een notitie kan worden gemaakt als de Bondsraad dit belangrijk vindt. Naar aanleiding van de vraag om met de verenigingen te overleggen over het uitvoeren van de maatregelen antwoordt Ronald Kramer dat een aantal jaren geleden met een verenigingscongres gestart en een gevolg is dat verenigingen informatie uitwisselen in bijeenkomsten met een eigen dynamiek en input. Joop van Raaij, Gelre, zegt dat in het afgelopen half jaar heel veel overleggen zijn geweest waar veel informatie uit gehaald kan worden. Hij pleit er nogmaals voor om bij de cijfers een korte toelichting op te nemen, waarin de verenigingen hun opmerkingen terug kunnen zien en welke gedachten uit de overleggen zijn gekomen. Ronald Kramer zegt dat alle informatie in de toegezonden documenten is opgenomen. Joop van Raaij, Gelre, blijft erbij dat voor de goedkeuring van 2014 een toelichting handig was geweest, maar herinnert aan de toezegging om in juni een smart-toelichting te geven op de invulling. Kees Kamp herinnert eraan dat het nieuw aangetreden Hoofdbestuur opmerkte dat uit de meerjarenbegroting bleek dat de uitvoering van plannen achterliep. Om deze achterstand in te lopen presenteerde het Hoofdbestuur in november 2013 een dekkingsvoorstel om de helft, 3 ton, in te lopen. Dit begrotingsvoorstel is toen teruggetrokken en de oude, beleidsarme, begroting is toen aangenomen, met daarbij de afspraak om de contributies naar 50 cent naar boven af te ronden. Gerard van Giessen, Midden, herinnert aan de kosten van de afdelingen die daar nog bij komen. Kees Kamp reageert dat dit op voorstel van de Bondsraad was. Dit was slechts een beperkte verhoging bij een achterstand in de uitvoering van de plannen van Als het huidige begrotingsvoorstel wordt goedgekeurd is er nog steeds een tekort van De penningmeester zegt dat het minimum reserveniveau voor de afdelingen niet specifiek is vastgesteld, maar voor de NTTB is een minimum vermogen (het zogenaamde weerstandsvermogen) van nodig. Met het aannemen van de herziene begroting 2014 blijven we boven dit minimum. Voor 2015 zijn extra uitgaven voorzien: komt uit de reserve, de overige komt uit de contributieverhoging en voor 2016 worden de uitgaven volledig uit de contributieopbrengsten betaald (zie bijlage 8). Daarbij zit in de cijfers voor 2015 nog rek. 20