Kernproject Assurance en verantwoording van digitale informatie

Transcriptie

1 Kernproject Assurance en verantwoording van digitale informatie 1

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding kernproject 1 2. Opdrachtformulering en aanpak 4 3. Randvoorwaarden en uitgangspunten 6 4. Op te leveren eindproducten 6 5. Risico s en voortgangsbewaking 9 6. Samenhang met andere kernprojecten Commitment en communicatie Planning van capaciteit en middelen 12

3 1. Aanleiding kernproject 1.1 Bestuurlijk kader NIVRA In de NIVRA bestuursvergadering van 29 maart 2008 zijn acht kernthema s voor vastgesteld. Een daarvan is de Assurance bij Verantwoordingen in Elektronische vorm (AVE). De problematiek van assurance bij verantwoordingen in elektronische vorm is een stroomversnelling is gekomen door behoefte van gebruikers via elektronische weg met elkaar te communiceren en de wereldwijde adoptie van XBRL als de ondersteunende technologie voor de elektronische uitwisseling van informatie. Deze nieuwe vormen van elektronische rapportages (PDF, HTML of XBRL) hebben ook gevolgen voor de inhoud. Zo worden bestaande rapportages omgezet naar een elektronische vorm, maar ontstaan ook nieuwe vormen, zoals het verstrekken van informatie op een website of op maat, in de vorm van een dataset. Deze nieuwe vormen van rapportage sluiten beter aan op de wijzigende behoefte van gebruikers naar andere en sneller (elektronisch) beschikbare informatie. Bij de invulling van assurance daarbij betekent dit in vele gevallen een nieuwe invulling van de begrippen: object van onderzoek, normenkader, alsmede de mate van zekerheid. Hierdoor veranderen ook de inhoud van het assurance-rapport (verklaring / oordeel), de wijze van ondertekening, alsmede de wijze waarop de verantwoording met assurance openbaar wordt gemaakt, c.q. beschikbaar wordt gesteld aan belanghebbenden. De huidige (inter)nationale regelgeving biedt geen duidelijkheid hoe in de praktijk met deze vorm van rapportage en bijbehorende assurance moet worden omgegaan. Het gebruik van deze vorm van rapportage vraagt echter om guidance in het geval belanghebbenden behoefte hebben aan assurance bij een dergelijke rapportage. Het betreft hier niet alleen rapportages in het kader van de wettelijke controle (jaarrekening) maar ook andere soorten verantwoordingen. Denk hierbij aan oplagecijfers, tussentijdse financiële informatie of toezichtrapportages. In dit voorstel is aangegeven op welke wijze het NIVRA invulling geeft aan haar rol als beroepsorganisatie voor accountants. Vanuit haar maatschappelijke verantwoordelijkheid is het NIVRA van mening dat de kwaliteit van informatie ook in de digitale omgeving gewaarborgd moet zijn en dat, waar nodig, zekerheid moet kunnen worden geboden over de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie 1. Daarnaast is het noodzakelijk dat accountants aangesloten blijven bij de ontwikkelingen en in staat zijn hieraan een bijdrage te leveren en invulling te geven aan de gewenste dienstverlening. De input voor dit projectvoorstel is mede gebaseerd op de uitkomsten van een interne brainstormsessie op 12 juni 2008 en eerste inbreng van een aantal externe vakspecialisten die ook in de Projectgroep zullen worden opgenomen. Daarnaast is rekening gehouden met ver- 1 Speech Jan Helderman tijdens het Nederlands Taxonomie Event 2008 op 7 mei

4 wachte ontwikkelingen in de markt zoals o.m. geschetst in het research paper 2 en concrete vragen van belanghebbenden 3 met betrekking tot assurance bij verantwoordingen in elektronische vorm. Zie in dit verband hoofdstuk 1.2. Bij de verdere uitwerking is rekening gehouden met het feit dat verantwoordingen in elektronische vorm en de eventueel daarbij te verstrekken assurance op verschillende wijze kunnen worden ingevuld. 1.2 Relatie met andere projecten / ontwikkelingen Het kernproject AVE staat niet op zich maar zal wat betreft zijn uitwerking rekening moeten houden met de (inter)nationale ontwikkelingen op dit gebied. De reden hiervan is dat de wijze van het verstrekken van assurance bij verantwoordingen is gebaseerd op internationale regelgeving, te weten de Internationale Standards of Auditing (ISA s). Dit betekent dat de invulling van het NIVRA niet los kan worden gezien van deze regelgeving en eventuele internationale afspraken die in de toekomst zullen worden gemaakt over deze vorm van rapporteren en het verstrekken van assurance daarbij. Belangrijke ontwikkelingen op dit terrein zijn: De door de SEC voorgestelde verplichte invoering van XBRL met ingang van 2009 als aanvullend rapportage formaat voor alle aan de Amerikaanse beurs genoteerde bedrijven (ca ). Het verplicht dan wel vrijwillig gebruik van XBRL in een aantal landen voor de rapportage van de financiële verantwoording. Mogelijke regelgeving van de IAASB op basis van voorstellen opgenomen in het activiteitenplan De activiteiten van de FEE Taskforce XBRL die medio 2008 van start zal gaan. De publieke uitspraak van ABN AMRO en Rabobank 5 in de toekomst financiële informatie van hun klanten in XBRL formaat te willen ontvangen in plaats van de huidige papieren jaarrekeningen. Bij de invulling zal ook nadrukkelijk rekening moeten worden gehouden met de wensen van de belanghebbenden met betrekking tot de gewenste assurance bij deze verantwoordingen. In dit 2 INTERACTIVE DATA: THE IMPACT ON ASSURANCE NEW CHALLENGES FOR THE AUDIT PROFESSION, November HOI inzake oplageverklaringen, E-line van DNB, financiële rapportages in XBRL formaat aan de banken en de Belastingdienst in het kader van Horizontaal Toezicht. 4 IAASB_Strategy_and_Work_Program_ pdf 5 Op 7 mei tijdens het Nederlands Taxonomie Event

5 kader is de verwachte adoptie van XBRL door de Nederlandse banken voor de uitwisseling van financiële informatie van belang. 1.3 Maatschappelijk krachtenveld Zoals al aangegeven leidt de digitalisering van verantwoordingen en de veranderende informatiebehoefte van gebruikers tot wijzigingen van de inhoud van deze rapportages, en daarmee ook tot een veranderende behoefte aan assurance bij deze verantwoordingen. Bij de invulling van deze nieuwe vorm van rapportages en de assurance worden wij geconfronteerd met het feit dat gebruikers in vele gevallen nog niet of onvoldoende in staat zijn hun behoefte aan assurance ter specificeren. Daarnaast wordt vaker de vraag over de toegevoegde waarde van de accountant gesteld. Informatie heeft voor een gebruiker alleen waarde als deze betrouwbaar, relevant en begrijpelijk is. Betrouwbaarheid is een belangrijk kenmerk van informatie, maar niet alle informatie hoeft door een deskundige onderzocht te zijn om als betrouwbaar te gelden. Het is aan de gebruiker zelf om te bepalen, hoe en in welke mate hij de gewenste zekerheid krijgt. Dit is vooral een afweging van kosten en baten, er moet sprake zijn van toegevoegde waarde. Accountants kunnen hierbij een rol spelen op grond van hun expertise op het gebied van de jaarrekeningcontrole en de inrichting van administratieve systemen. Onze directe betrokkenheid in de discussie wordt door sommigen echter gezien als preken voor eigen parochie, wat bij hun vragen oproept over onze objectiviteit. Dit kan leiden tot terughoudendheid bij het nemen van beslissingen over de noodzaak van en wijze waarop invulling aan assurance kan worden gegeven. Zie in dit verband het voorstel van de SEC om bij het verplicht stellen van XBRL rapportages (nog) geen eisen te stellen aan assurance daarbij en de reactie van het NIVRA daarop 6. Een ander probleem waar wij bij de uitwerking tegenaan lopen is de onduidelijkheid bij gebruikers over de toegevoegde waarde van ons product. Als voorbeeld de huidige samenstelverklaring waarin wij stellen geen zekerheid te bieden over de gepresenteerde cijfers. Om de jaarrekening te kunnen samenstellen worden door de betreffende accountants wel een groot aantal werkzaamheden verricht. In het geval van de huidige samenstelverklaring geeft de gebruiker aan de beperkte toegevoegde waarde van onze verklaring te begrijpen, maar meent hij toch enige zekerheid aan onze werkzaamheden te mogen ontlenen. Deze onduidelijkheid gaat een belangrijke rol spelen bij het definiëren van de behoefte aan assurance ingeval financiële informatie langs elektronische weg wordt aangeleverd. Naarmate de rol van bestaande verantwoordingen verder afneemt, zullen accountants een actieve rol moeten spelen om hun bestaansrecht niet op het spel te zetten. Ze moeten flexibel kunnen inhaken op de behoeften van belanghebbenden. Dit vereist wellicht nieuwe vormen van invulling. 6 Reactie NIVRA op Proposed Rule SEC inzake XBRL, 3

6 1.4 Belanghebbende partijen De belanghebbenden bij verantwoordingen in elektronische vorm zijn divers. Om in te kunnen inspelen op de behoefte van deze belanghebbenden, is het nodig om vast te stellen wie ze zijn en wat hun informatiebehoefte precies inhoudt. Wat verwachten zij van de accountant als deze bij een verantwoording in elektronische vorm is betrokken. Invulling is derhalve alleen goed mogelijk door betrokkenheid van alle belanghebbende partijen. Belanghebbende partijen zijn: De verschaffers van verantwoordingen (informatie) in elektronische vorm. Dit betreft bestuur en management, toezichthouders (raad van toezicht of raad van commissarissen) en controllers; De gebruikers van deze informatie, zoals aandeelhouders, analisten, investeerders en kredietverschaffers; De accountants hetzij als samenstellers van verantwoordingen, hetzij als assurance providers; De regelgevers. Dit betreft overheden die wettelijke kaders scheppen, maar ook regelgevers die verantwoordelijk zijn voor beroeps- en gedragsregels, zoals IFAC. De toezichthouders, die toezicht houden op de verschaffers, de gebruikers e/o de accountants. Een belanghebbende partij die niet expliciet is genoemd is de groep van interne accountants. Zij zullen naar verwachting binnen de organisaties (de verschaffers) op enigerlei wijze betrokken worden bij het samenstellen van verantwoordingen in elektronische vorm. In het kader van dit project is er voor gekozen geen expliciete aandacht aan hun rol te besteden. Dit kan op een later moment in samenwerking met INTAC en IIA NL worden opgepakt. De betrokkenheid van belanghebbenden bij het kernproject AVE wordt bereikt door afstemming met deze groepen in de vorm van één of meer ronde tafelgesprekken bij aanvang van het project, een publieke consultatie bij oplevering van voorstellen voor guidance, alsmede periodieke afstemming met de Projectgroep. Hierin past ook communicatie over de rol en de toegevoegde waarde van de accountant bij verantwoordingen in elektronische vorm. 2. Opdrachtformulering en aanpak 2.1 Opdrachtformulering Op grond van het vorige hoofdstuk kan geconcludeerd worden dat er noodzaak bestaat voor guidance over de wijze waarop verantwoordingen in elektronische vorm en de eventuele assurance 4

7 daarbij moet worden ingevuld. Op grond van het voorgaande is de volgende opdracht voor dit kernproject geformuleerd: Het ontwikkelen van guidance, waarmee accountants invulling kunnen geven aan de behoefte van belanghebbenden aan verantwoordingen in elektronische vorm en assurance daarbij. De guidance zal bestaan uit (concept) regelgeving en mogelijk een praktijkhandreiking, die aangeeft op welke wijze invulling moet worden gegeven aan de regelgeving. Daarnaast zullen de randvoorwaarden worden gecreëerd voor het kunnen ondertekenen van verantwoordingen, alsmede / verklaringen / oordelen bij verantwoordingen in elektronische vorm. 2.2 Aanpak Bij de nadere uitwerking is het project opgedeeld in 3 deelprojecten, te weten: Deelproject I: Het verstrekken van assurance bij verantwoordingen in elektronische vorm Deelproject II: Het samenstellen van verantwoordingen in elektronische vorm Deelproject III: Het elektronisch ondertekenen van verklaringen bij verantwoordingen in elektronische vorm. De redenen voor dit onderscheid zijn de directe gevolgen voor de werkzaamheden als gevolg van de daarop van toepassing zijnde regelgeving, de huidige ontwikkelingen van de regelgeving op dit terrein en de noodzaak snel in te kunnen spelen op de behoefte van de markt op het terrein van samenstelwerkzaamheden. In dit verband is van belang te melden dat wij verwachten dat een aantal Nederlandse banken op korte termijn zullen besluiten verantwoordingen in elektronische vorm (XBRL formaat) te accepteren in plaats van de gebruikelijke financiële jaarrekening op papier. Daarnaast het overleg met de Belastingdienst over de invoering van vormen van Horizontaal Toezicht waarbij de aanlevering van informatie in elektronische vorm een belangrijk onderdeel uitmaakt. Om die reden zijn deze activiteiten ondergebracht in het Deelproject II. Piet Nobel is eerste verantwoordelijke voor de uitvoering van deze activiteiten. Deelproject III is van belang voor de Deelprojecten I en II en moet de voorwaarden scheppen om in de elektronische wereld verklaringen of andere uitingen of rapportages te kunnen ondertekenen. 2.3 Ambitieniveau NIVRA Het ambitieniveau van het NIVRA is de voortrekker te zijn bij de invulling van guidance voor het verstrekken van verantwoordingen in elektronische vorm en desgewenst zekerheid daarbij, waarbij rekening wordt gehouden met de behoeften van belanghebbenden. Bij de invulling staat de behoefte van de belanghebbenden centraal, maar is ook de vaktechniek van belang. De accountant 5

8 moet voorzien worden van een toereikend instrumentarium om aan de wensen van de belanghebbenden te kunnen voldoen. 3. Randvoorwaarden en uitgangspunten Om het project te laten slagen moet rekening worden gehouden met een aantal randvoorwaarden en uitgangspunten. Ze vormen in feite de kritische succesfactoren. De factoren 3.1 t/m 3.5 zijn van belang voor de Deelprojecten I en II, 3.6 is relevant voor Deelproject III. 3.1 Commitment van de direct belanghebbenden bij de invulling van (assurance bij) verantwoordingen in elektronische vorm. Het kernproject moet vooral extern zijn gericht, dit zorgt ervoor dat de uitkomsten maximaal aansluiten op de wensen van de belanghebbenden. Het project moet uitdrukkelijk niet alleen vanuit accountantsperspectief worden ingestoken; 3.2 Commitment betekent naast participatie in het project vooral veel communicatie over de rol van de accountant en de (assurance)producten die hij kan opleveren; 3.3 Rekening moet worden gehouden met lopende ontwikkelingen en trends in de maatschappij. Beperking van de administratieve lastendruk is een belangrijk thema. Dit betekent dat de focus niet alleen op assurance moet zijn gericht, maar ook op de andere rollen die de accountant kan vervullen; 3.4 Bij de invulling van (assurance bij) verantwoordingen in elektronische vorm wordt in eerste instantie uitgegaan van de behoeften in de markt. Bij de nadere uitwerking zal worden nagegaan in hoeverre oplossingen kunnen worden ingepast binnen de bestaande regelgeving, of dat nieuwe regelgeving noodzakelijk is. Dit betekent nauwe samenwerking met afdeling Beroepsontwikkeling en reglementering (BOR) en de CCR. 3.5 Assurance bij verantwoordingen in elektronische vorm is een internationaal thema. In het project moet om die reden ook aandacht worden geschonken aan internationale initiatieven en best practices. Te ontwikkelen guidance moet zodanig worden ingericht, dat het mede kan dienen voor discussie op internationaal niveau. 3.6 Bereidheid van meerdere aanbieders van elektronische handtekeningen om deze op korte termijn aan leden van NIVRA, NOvAA en NOREA te willen aanbieden op basis van de wensen van de betrokken beroepsorganisaties. 4. Op te leveren eindproducten Het kernproject AVE heeft in principe een looptijd van één jaar. Daarom is het belangrijk om het aantal eindproducten (deliverables) te beperken tot enkele kernproducten. Als laatste product is een agenda met vervolgacties geformuleerd, die in een volgende fase uitgewerkt kan worden: 6

9 1. In het kader van Deelprojecten I, II, en III een rondetafel bijeenkomst met belanghebbenden om inzicht te krijgen in hun visie over (het verstrekken van assurance bij) verantwoordingen in elektronische vorm. Onderwerpen waaraan o.m. aandacht zal worden besteed zijn: De randvoorwaarden voor het samenstellen dan wel controleren van verantwoordingen in elektronische vorm; Het object van onderzoek; De te hanteren toetsingscriteria; De inhoud en wijze van rapportage; De behoefte aan zekerheid die bij de belanghebbenden bestaat. Wat verwachten zij als een accountant is betrokken bij een verantwoording in elektronische vorm. Gaat het hierbij alleen om de betrouwbaarheid (juist, volledig, tijdig), of zijn ook andere kenmerken van belang zoals compliance. Welke mate van zekerheid is gewenst en wat hebben belanghebbenden ervoor over in termen van kosten/baten; De betekenis van zekerheid en assurance: wat is assurance, voor welk doel wordt het gebruikt, wat zijn de voorwaarden en welke vorm kan dit aannemen; De rapportagevorm die het beste bij deze behoefte aansluit. Gaat het alleen om de formulering van teksten of moet gedacht worden aan visualisatie in de vorm van bijvoorbeeld een waarmerk. Is een aparte toelichting over de concreet verrichte werkzaamheden in de rapportage wenselijk. In feite gaat het om de vraag of bestaande accountantsproducten in de behoeften van belanghebbenden kunnen voorzien; Reeds bestaande internationale initiatieven en best practices om ook discussie op het internationale vlak mogelijk te maken. Gezien het stadium en de aard van de ontwikkelingen in relatie tot de looptijd van het project moet dit vooral gericht zijn op landen en organisaties die in de voorhoede lopen. 2. Concept regelgeving waarin in algemene zin is aangegeven op welke wijze de toegevoegde waarde van de betrokkenheid van de accountant bij het samenstellen c.q. controleren van een elektronische verantwoording ingevuld moet worden. Bij een nadere invulling zal duidelijk onderscheid gemaakt worden in assurance en non-assurance (samenstel)werkzaamheden. Waar wenselijk zal een nadere uitwerking per soort verantwoording in elektronische vorm worden opgesteld. Op dit moment kunnen al de volgende vormen van verantwoordingen in elektronische vorm worden onderscheiden: 7

10 Deelproject I a) Het verstrekken van assurance bij jaarrekeninginformatie in XBRL formaat indien deze als extra informatie naast de bestaande papieren jaarrekening wordt verstrekt; b) Het verstrekken van assurance bij een jaarrekening met accountantsverklaring in XBRL formaat indien deze wordt gedeponeerd of beschikbaar gesteld aan derden; c) Het verstrekken van assurance bij verantwoordingen die via een website of applicatie beschikbaar worden gesteld aan belanghebbenden. Deelproject II d) Het samenstellen van een financiële rapportage in XBRL formaat ten behoeve van de banken (deelproject); e) Het samenstellen van een financiële rapportage in XBRL formaat ten behoeve van de belastingdienst in het kader van Horizontaal Toezicht (deelproject). 3. Zonodig een praktijkhandreiking, die aangeeft op welke wijze invulling moet worden gegeven aan de regelgeving. 4. Met betrekking tot Deelproject III de randvoorwaarden voor het kunnen ondertekenen van verklaringen / oordelen bij verantwoordingen in elektronische vorm, alsmede de voorwaarden voor het aanbieden door diensverleners van elektronische handtekeningen aan de leden. Op dit moment wordt al gewerkt aan het in de toekomst beschikbaar stellen van een elektronische handtekening aan alle accountants die o.m. kan worden gebruikt voor het ondertekenen van elektronische documenten, waaronder verantwoordingen in elektronische vorm. 5. Artikelen voor vakbladen op accountantsgebied (zoals De Accountant en het MAB) en voor vakbladen die op specifieke stakeholdersgroepen zijn gericht. Hiervan wordt vooraf een inventarisatie gemaakt. Omdat het schrijven vaak een lange redactionele aanloop betekent, zijn deze artikelen vooral te plaatsen in de eindfase van het project. Los van de artikelen zal ook tijd geïnvesteerd moeten worden in een brede bekendheid van het project. Zie hiervoor hoofdstuk 7, Commitment en Communicatie. 6. Publieke consultatie van de ontwikkelde regelgeving en eventuele praktijkhandreiking met als doel de ontwikkelde producten met belanghebbenden af te stemmen. 7. Het opstellen van een agenda met vervolgacties (indien noodzakelijk). 8

11 5. Risico s en voortgangsbewaking In elk project zijn risico s te onderkennen. Ze hangen samen met de kritische succesfactoren. Om de risico s te beheersen is een goede voortgangsbewaking nodig. Hieronder worden de belangrijkste risico s genoemd en de bijpassende beheersingsmaatregelen: Deelprojecten I, II en III 1. Het onderzoeksterrein van het project wordt te breed, waardoor binnen de projectperiode onvoldoende concrete eindproducten opgeleverd worden. Het is belangrijk om binnen het onderscheid te maken tussen kernproducten en in een vervolgfase op te leveren producten. Dit is gebeurd in hoofdstuk 4. Zo zal alleen met internationale ontwikkelingen in voor Nederland belangrijke landen / gebieden rekening worden gehouden. Tijdens het project overlegt de projectleider periodiek met de verantwoordelijke MT-leden. Ook de in te stellen Projectgroep speelt hierbij een belangrijke rol. Zie hiervoor hoofdstuk 7, Commitment en Communicatie. 2. Het project loopt vertraging op door capaciteitsgebrek. Dit is vooral afhankelijk van de beschikbare bureaucapaciteit, alsmede de medewerking van experts. Indien gewenst kunnen andere dan de experts in de Projectgroep bij de nadere uitwerking worden betrokken. 3. Onvoldoende bereidheid bij de leden invulling te geven aan de nieuwe vormen van dienstverlening en gebruik te maken van de elektronische handtekening. Dit risico kan worden beperkt door het betrekken van de leden en door communicatie. Deelproject I 4. Onvoldoende duidelijkheid of overeenstemming van de kant van belanghebbenden over de gewenste invulling van assurance bij verantwoordingen in elektronische vorm. Dit risico is niet zo makkelijk te beheersen. Ervaringen uit het verleden geven aan dat moeilijk belanghebbenden zich niet graag tot besluitvorming laten verleiden indien zij daar nog niet aan toe zijn. Dit risico kan worden beperkt door het tijdig betrekken van relevante parijen bij de discussie over invulling. Zie in dit verband de reactie van het NIVRA op de Proposed Rule van de SEC inzake XBRL Het ontbreken van (inter)nationale beleidskeuzes door belanghebbenden, met name regelgevers en toezichthouders, met betrekking tot de invulling van assurance bij verantwoordingen in elektronische vorm. Dit risico kan worden beperkt door periodiek overleg met deze partijen

12 Deelproject II 6. Onvoldoende voortgang in het maken van afspraken met banken en Belastingdienst. Redenen hiervoor kunnen zijn dat betrokken organisaties niet overtuigd zijn van de toegevoegde waarde van de accountant of nog niet in staat of bereid op korte termijn over te stappen naar een nieuwe vorm van gegevensuitwisseling. Dit risico kan worden beperkt door het uitdragen van het belang van duidelijkheid over de betrouwbaarheid van informatie en overleg met de banken en Belastingdienst over invulling van dienstverlening die aan hun doel beantwoordt. Deelproject III 7. Onvoldoende bereidheid bij aanbieders van elektronische handtekeningen om deze op korte termijn aan leden van NIVRA, NOvAA en NOREA te willen aanbieden op basis van de wensen van de betrokken beroepsorganisaties. Dit risico kan worden beperkt door overleg met meerdere aanbieders over de gewenste dienstverlening en het sluiten van partnerships. 6. Samenhang met andere kernprojecten Voor zijn acht kernprojecten benoemd binnen twee hoofdthema s. Het Kernproject AVE valt binnen het hoofdthema Het maatschappelijk debat (activiteiten ten behoeve van de samenleving en het beroep). Er bestaan raakvlakken met de volgende thema s/projecten: Assurance en verantwoording van niet-financiële informatie. Dit project heeft tot doel een conceptueel kader voor de verantwoording en assurance van niet-financiële informatie te ontwikkelen, waarmee accountants invulling kunnen gegeven aan de toenemende behoefte van stakeholders aan betrouwbare niet-financiële informatie. Er is zeker een raakvlak indien sprake is van rapportages in elektronische vorm. Innovatie en ontwikkeling. Het ontwikkelen van guidance voor het verstrekken van assurance bij verantwoordingen in elektronische vorm is een voorbeeld van innovatie. Voorkomen moet worden dat dubbeling optreedt en dat visies of standpunten van elkaar gaan afwijken. Hier ligt een rol voor het MT. De verantwoordelijke MT-leden kunnen erop toezien, dat de onder hun verantwoordelijkheid vallende kernprojecten met elkaar in de pas lopen. De betreffende projectleiders zullen periodiek of ad-hoc overleg met elkaar moeten hebben. Dit betreft minimaal het kennisnemen van elkaars projectplannen en concept publicaties. 10

13 7. Commitment en communicatie Het belang van commitment en communicatie is op diverse plaatsen in dit projectvoorstel aan de orde geweest. Ook zijn al een aantal acties benoemd. Dit hoofdstuk geeft een kort overzicht van de belangrijkste maatregelen: 1. Vanaf de start moet het kernproject (doel en eindproducten) naar buiten gecommuniceerd worden. Dit betreft zowel algemene bekendheid in het kader van de NIVRA kernthema s , als gerichte communicatie naar de stakeholders/doelgroepen van dit kernproject. Het verdient aanbeveling de notitie Prioriteiten 2008 een bredere bekendheid te geven dan alleen bij de NIVRA commissies en vakgroepen. Gerichte communicatie is te realiseren door het sturen van mailing aan de belangrijkste belanghebbenden. Verdere acties zijn: Het inrichten van een speciale, direct toegankelijke webpagina over het project; Nieuwsberichten in De Accountant en nog te selecteren (vak)bladen; Vermelding in het digitale NIVRA Nieuws en op Accountant.nl. 2. Het instellen van een Projectgroep. De Projectgroep heeft tot doel inhoudelijke input te leveren. De Projectgroep moet klein en actief zijn. Daarom is behoefte aan personen die tijd kunnen vrijmaken en over voldoende kennis van de materie beschikken. Het voorstel is om de Projectgroep te laten bestaan uit: a. Vertegenwoordiger NOvAA b. Vertegenwoordigers uit de groep van gebruikers (Belastingdienst, banken, investeerders / analisten) c. Hans Verkruijsse (Voorzitter CCR en Techical Advisor vertegenwoordiger NIVRA in de IAASB) d. Marc van Hilvoorde (lid Standards Board van XBRL Int.) e. Een vaktechnisch medewerker van PWC f. Vertegenwoordiger van de kleine(re) kantoren (SRA en niet aangesloten kantoren) g. Vertegenwoordiger uit de samenstelpraktijk die actief betrokken is bij de implementatie van XBRL en de dienstverlening aan de banken (GIBO, ABAB). 3. De aansturing van het project loopt via het NIVRA bestuur 8 (op hoofdlijnen) en de verantwoordelijke MT-leden 9 (directe aansturing). De uitvoering ligt bij de projectleiders P. Nobel en J. Pasmooij. Overleg met de bestuursleden vindt twee-maandelijks plaats. 8 9 M.J. Winters (voorzitter), M.C. Korff en J.C. Lobbezoo R. Bosman en B. Wammes 11

14 8. Planning van capaciteit en middelen 8.1 Projectplanning De definitieve projectplanning wordt uitgewerkt nadat het projectvoorstel accoord is bevonden. Hieronder zijn de belangrijkste fasen opgesomd. De indeling is voorlopig: Begin september 2008: vaststelling projectvoorstel door het NIVRA bestuur. Vastlegging van de benodigde capaciteit in manuren en het beschikbare financiële budget. Publiciteit over het projectdoel en de eindproducten. Eventueel korte consultatie van de belangrijkste belanghebbenden over hun visie op het kernproject. September 2008: invulling van de Projectgroep en startbijeenkomst. De projectgroep vergadert elke 2 maanden. De afstemming tussen MT-lid en projectleider is onderdeel van de lopende bureauplanning. Oktober 2008: Rondetafel bijeenkomst met belanghebbenden. Bezien of het wenselijk is aparte bijeenkomsten te beleggen over problematiek samenstellen (Deelproject II) en het verstrekken van assurance bij verantwoordingen (Deelproject I). Oktober / november 2008: mede op basis van de uitkomsten van de rondetafel bijeenkomst bepalen van de hoofdlijnen van de guidance. De projectleider fungeert als eindredacteur. Oktober 2008: eerste opzet nieuwe dienstverlening voor de banken voor afstemming met derden December 2008: guidance gericht op samenstellen in concept beschikbaar voor publieke consultatie. December 2008: In het kader van Deelproject III het afronden van afspraken met aanbieders elektronische handtekening en beschikbaar komen van deze handtekening voor de leden. Het uitgangspunt is dat het NIVRA, in samenwerking met de NOvAA en NIVRA de voorwaarden schept op basis waarvan de leden kunnen beschikken over de door de beroepsorganisaties geaccepteerde elektronische handtekening. Uitlevering vindt in principe plaats door de aanbieders, al dan niet in samenwerking met de grote kantoren en de kantoor- en beroepsorganisaties voor wat betreft de kleine kantoren. De kosten van een elektronische handtekening komen voor rekening van de leden. April 2009: Guidance gericht op assurance in concept beschikbaar voor publieke consultatie. Juni 2008: Afwikkeling uitkomsten publieke consultatie en oplevering guidance gericht op assurance in concept. Eind juni/begin juli 2009: projectevaluatie en bepalen van de agenda met vervolgstappen. 12

15 8.2 Capaciteit en middelen De benodigde capaciteit en middelen bestaan uit twee onderdelen: de benodigde capaciteit in manuren en het beschikbare financiële budget. Aan bureaucapaciteit is ongeveer 1 FTE nodig (0,6 FTE projectleider en 0,4 FTE voor ondersteuning/begeleiding. Het betreft de inzet voor projectleiding van J. Pasmooij (0,4 FTE) en P. Nobel (0,2 FTE). Het financiële budget bedraagt (voorlopige schatting). Het betreft de kosten voor: de organisatie van een rondetafel bijeenkomst (of bijeenkomsten) bij de start van het project de publieke consultatie bij afronding van de voorstellen het tot stand komen van afspraken met dienstaanbieders van elektronische handtekeningen internationaal overleg communicatie, waaronder een website, etc. 13