Arco Procurement (aankoopbeheer) en Order Matching September 2017

Transcriptie

1 Arco Procurement (aankoopbeheer) en Order Matching September /9/2017 Arco Information 1/12

2 Table of Contents 1 Positionering Baten Globale flow Bestelvoorbereiding Ingave van het order Hoofding informatie Orderlijnen Beheer artikelen Bestellingen via een sjabloon Goedkeuring van het order Goedkeuring Optionele goedkeuring door de inkoopafdeling De bestelling plaatsen Opzoeken, werklijst Zoekscherm Resultatenlijst/werklijst Export to Excel Status van het order Levering van het order Matching met inkooporders (Arco Invoice) Principe Automatische matching Handmatige matching Hoofding - detaillijn Actie na de matching /9/2017 Arco Information 2/12

3 1 Positionering 1.1 Baten De digitale organisatie van het inkoopproces biedt heel wat voordelen: - Centrale en decentrale medewerkers kunnen snel een order plaatsen - De status van het order is altijd duidelijk en actueel - Meer controle over het goedkeuringsproces van het order (de juiste mensen keuren goed) - De bestelinhoud wordt beter aangestuurd : selecteer de correcte leveranciers, de juiste artikels - Maak automatisch een inkoopdocument aan - Bestellingen kunnen automatisch worden verzonden - Goederenontvangst wordt beter beheerd. Tov van de vergelijking van de inkoopfactuur met het order na goederenontvangst zijn er ook voordelen : - Het inkoopordernummer kan automatisch worden afgeleid uit OCR (PDF) of uit het EDI-bericht - Het order kan automatisch worden vergeleken met de factuur in Arco Invoice o manueel of automatisch, o op hoofingniveau (kop factuur) of op detaillijnniveau (regels factuur) - Wanneer gegevens niet helemaal overeenstemmen kunnen deze handmatig worden ingevuld en indien nodig doorgestuurd naar de juiste persoon voor nazicht (bijvoorbeeld goederenontvangst of inkoper) 1.2 Globale flow 2 Bestelvoorbereiding 2.1 Ingave van het order 15/9/2017 Arco Information 3/12

4 2.1.1 Hoofding informatie Diverse gegevens worden ingevuld: - In de achtergrond wordt het nummer van het order voorbereid. Dit is typisch volgens een bepaalde structuur, bijvoorbeld PO/jaar/entiteit/nummer. Er kunnen zich dus geen gaten voordoen in de nummering. Het nummer wordt vrijgegeven na de goedkeuring - De entiteit : indien een gebruiker voor slechts 1 entiteit werkt dan verschijnt dit automatisch - Leverancier: o Keuze uit een lijst (gekoppeld aan de stamgegevens) o Indien de leverancier niet bestaat : Ofwel niet voorzien : contacteer de inkoopafdeling Ofwel gegevens invullen en dit stroomt meteen door naar de inkoopafdeling die de leverancier aanmaakt (indien toegelaten). Nadien keert de workflow terug naar de aanvrager. - Leveringsadres / factuuradres (voorstel uit stamgegevens), indien slechts 1 waarde bekend meteen ingevuld - Datums (datum verzoek en datum order) - Verwachte leveringsdatum (optioneel) Andere: - Commentaren - Bijlagen (offerte, s, specificaties Een leverancier selecteren: Orderlijnen Bestellijnen kunnen worden geselecteerd: - Uit een cataloog - Elementen buiten catalog (indien geactiveerd en toegelaten) Informatie op lijnniveau: - Hoeveelheid - Maateenheid (bijvoorbeeld stuk) - Eenheidsprijs - Totaalprijs lijn - Achterliggend grootboek en kostenplaatsen (ingeval van cataloog wordt dit automatisch gegenereerd) - Omschrijving Zoeken / Selectie van artikels buiten cataloog: 15/9/2017 Arco Information 4/12

5 Geselecteerde artikelen: 2.2 Beheer artikelen Een database met artikelen kan worden beheerd: - Via artikelenbeheer in de Arco catalogus (een beperkt aantal gebruikers kunnen deze catalogus beheren) - Synchronisatie van artikelen met externe leveranciers Speciale functies: 15/9/2017 Arco Information 5/12

6 - Artikels van externe leveranciers kunnen worden opgeladen via Excel. Nadien kan men de gegevens wijzigen. - Prijzen hebben geldigheidsdatums, bijgevolg wordt steeds besteld met de juiste prijs - Artikelen kunnen worden gactiveerd of gedeactiveerd - Artikelen zijn actief voor 1 entiteit of voor meerdere entiteiten - Boekhoudkundige gegevens kunnen worden opgeslagen, bijvoorbeeld grootboek en kostencentra/kostenplaatsen. - Foto s en documenten kunnen worden beheerd - Export van de artikeleninfo : gegevens kunnen worden geëxporteerd naar Excel. Hierdoor kan men ze opladen in andere systemen of kan men ze gebruiken voor nazicht. Article list: Article Details: Opladen van artikelen via Excel (maak nieuwe artikels, update): 15/9/2017 Arco Information 6/12

7 Export van artikelen naar Excel, om ze te gebruiken in andere systemen: 2.3 Bestellingen via een sjabloon Gebruikers kunnen bestelgegevens bewaren als een sjabloon order. Ze zijn gekoppeld aan: - Een leverancier - Een aantal order lijnen (artikel, aantal) Doel is versneld wederkerende bestellingen plaatsen. Sjabloon orders kunnen worden gerelateerd tot een beperkt aantal gebruikers, of ze kunnen algemeen beschikbaar zijn. 3 Goedkeuring van het order 3.1 Goedkeuring Een of meerdere goedkeurders kunnen worden geconfigureerd gebaseerd op parameters zoals niveau in de hierarchie, bedrag. Goedkeuringsbeslissing: - Goedkeuren - Verwerpen Andere acties: - Commentaren toevoegen - Wijzigen grootboek of kosteninformatie (indien toegelaten) - Wijzigen besteld orders (indien toegelaten) Goedkeuringsscherm: 15/9/2017 Arco Information 7/12

8 Eenmaal de bestelling is goedgekeurd, kan men de order details niet meer wijzigen. 3.2 Optionele goedkeuring door de inkoopafdeling In bepaalde gevallen kan een goedkeuring door de inkoopafdeling worden geactiveerd in de workflow. Dit is het geval voor een bestelaanvraag bij een nieuwe leverancier. 4 De bestelling plaatsen Het order document kan automatisch worden aangemaakt met alle variabelen ingevuld. Het verzenden naar de leverancier: (afhankelijk van parameter per leverancier) - Wordt ofwel handmatig via de tool verzonden - Wordt automatisch verzonden per - Is verzonden via EDI (indien EDI-verzending geactiveerd) Gedeelte van het order document (PDF): 15/9/2017 Arco Information 8/12

9 5 Opzoeken, werklijst 5.1 Zoekscherm 5.2 Resultatenlijst/werklijst 15/9/2017 Arco Information 9/12

10 5.3 Export to Excel De export van orders is nuttig voor operationele follow-up en voor statistieken. 5.4 Status van het order - In aanvraag : bestelgegevens ingevuld, wacht op goedkeuring. - Ter goedkeuring - Goedgekeurd - Besteld - Ontvangen - Gefacturereerd 6 Levering van het order Levering kan zowel slaan op goederen als op diensten Per artikellijn kan aangeduid worden hoeveel geleverd is Worden meerdere deelleveringen uitgevoerd, dan wordt een historiek bijgehouden De volledige bestelling kan in 1 keer op geleverd worden gezet, vervolgens kan nog een correctie worden uitgevoerd Is niet alles geleverd, doch wordt er ook geen levering meer verwacht, dan kan elke bestellijn worden gezet op uitgevoerd. Hierdoor weet het systeem dat er geen extra leveringen worden verwacht. Wil je weg van je computer een levering nakijken, dan kan via een simpele knop een picklist aanmaken. Hierdoor kan je ter plaatse de levering afvinken en vervolgens snel en zonder fouten invoeren. Picklist: 15/9/2017 Arco Information 10/12

11 7 Matching met inkooporders (Arco Invoice) Principe De procurement module kan geïntegreerd werken met Arco Invoice of compleet ervan (configuratieparameter). Binnen Arco Invoice kan een relatie kan worden gelegd tussen de factuur en het inkooporder (of de inkooporders). Hierdoor kan de inkoopinformatie worden opgehaald teneinde: - Het factuurbedrag te vergelijken met de inkoop (met een te bepalen tolerantie) - De aanvrager van de inkoop wordt automatisch herkend - Indien een kwalitatieve goedkeuring nodig is kan dit meteen naar de aanvrager van de aankoop worden doorgestuurd - Zoniet kan de factuur worden geboekt zonder dat goedkeuring nodig is - Automatisch grootboek en kostenplaats toe te wijzen (boekhoudkundige verwerking) De matching tussen order en factuur kan automatisch lopen of handmatig worden uitgevoerd Automatische matching Ingeval van automatische matching kan de boeking worden uitgevoerd en is een goedkeuring in principe niet meer nodig. Automatische matching vindt plaats indien: - De firma aan wie gefactureerd wordt is ook de firma aan wie werd besteld - De leverancier op de factuur is ook de leverancier op het order - Het bestelnummer op de factuur is correct - De levering is correct - Het bedrag werd nog niet gefactureerd (of slechts gedeeltelijk) - Het bedrag van de factuur stemt overeen met het saldo van het order (binnen een tolerantiemarge van bijvoorbeeld 2 %) - Het bedrag op de factuur is niet te hoog (boven bepaalde bedragen kan je altijd een extra nazicht verplichten) Handmatige matching Indien de matching niet automatisch wordt uitgevoerd dan kan deze handmatig gebeuren. De gebruiker (boekhouding, aankoop): - Selecteert de order lijn of orderlijnen - Men kan ook alle order lijnen in 1 keer selecteren Bekijk de bestelinformatie en details, inclusief het bestelformulier 15/9/2017 Arco Information 11/12

12 7.2 Hoofding - detaillijn De matching kan op 2 niveau s verlopen : - Matching op hoofding niveau - Matchin gop niveau van de detail Matching op detaillijn niveau: 7.3 Actie na de matching Wanneer de matching positief is: - Boeking kan gebeuren zonder goedkeuring (de goedkeuring was al gegeven voor het order). - Of indien nodig kan de goedkeuring nog plaatsvinden De goedkeuring kan : - Slaan op de goedkeuringsregels van de goedkeuring van de bestelling - Slaan op specifieke matching regels (bijvoorbeeld prijsafwijking is besteller, hoeveelheidsafwijking is goederenontvangst). 15/9/2017 Arco Information 12/12