Verslag Stuurgroep Plaatselijke Werking

Transcriptie

1 Datum: Voor: sg pw Document: verslag Volg nr. : fg/gl Verslag Stuurgroep Plaatselijke Werking Datum: 8 mei 2014 Plaats: Aanwezigen: Domein Hooidonk, Zandhoven GELORINI Frederik, HERSSENS Joke, LUCHTMEIJER Ghislaine, PETERS Willy, PUSTJENS Jan, TEULE Hanne Verontschuldigd: PARMENTIER Stijn Agenda: 1. Opstart nieuwe stuurgroep 2. Scope Collegagroepen en stuurgroepen - Dag chronisch zieke mensen Lesgeversdagen - Actualisatie vormingsbrochures Zorgend Vrijwilligerswerk - Bestuursvernieuwing Jaarplanning Data prikken - Dag Chronisch zieke mensen Thema vormingen verenigingswerk - JOHH-trofee - Samenwerking maatschappelijk werk Ziekenzorg CM - Bovenlokale vormingen huisbezoek - Ithaka 4. Varia 1.Opstart nieuwe stuurgroep Vandaag start van de nieuwe stuurgroep plaatselijke werking, welkom! Beknopte toelichting opdracht aan de hand van nota die Johan Tourné eerder doorstuurde. Taakverdeling: o Ghislaine Luchtmeijer zit vergadering voor, iedereen kan agendapunten inbrengen. o Punten verenigingswerk worden ingeleid door Frederik Gelorini, punten individueel contact worden ingeleid door Ghislaine Luchtmeijer (aansluitend bij de nationale taakverdeling). Voor samenkomst stuurgroep vindt op het nationaal secretariaat voorbereidend overleg plaats. Werkterrein is plaatselijke werking, dit vormt telkens de focus voor het gesprek. De stuurgroep plaatselijke werking brengt advies uit aan diensthoofdenvergadering. Manier van werken zoeken we al doende, volgens metafoor: brug bouwen terwijl we erop lopen. Aandachtspunt: Goede communicatie: bezorgdheid om betrokkenheid op de plaatselijke werking te verhogen. Hiervoor verschillende kanalen inzetten. o Verslaggeving stuurgroep: in maandelijkse nationale Nieuwsbrief. Ideeën voor nieuwsitems betreffende de plaatselijke werking: altijd welkom! o Collegagroepen: ideeën aftoetsen, tussentijds opbellen,telefonisch temperatuur meten,

2 Belangrijk voor ons dat we een communicatiereflex inbouwen: bepalen waar een bekommernis kan zitten rond een bepaald punt, om vervolgens de juiste communicatiemethode hiervoor te kiezen. 2. Scope 2014 Collegagroepen en stuurgroepen Het verslag van de collegagroep en het evaluatieverslag van deze samenkomst werden tijdens de vergadering ter beschikking gesteld. Collegagroep van 3 april werd globaal positief geëvalueerd. Informele reflecties vanuit stuurgroep plaatselijke werking: o Norming, storming, performing: idee van Walter Van Wouwe dat bleef plakken (met betrekking tot groepsvorming/cultuur binnen organisatie) interessant. o Idee rond verenigen en vereniging : juiste analyse. Werken vanuit missieperspectief; niet vanuit organisatieperspectief. o Procesbegeleiding van afdelingen: collega s volgen deze analyse, maar dit botst met de tijdsnood. Inzoomen op concreet voorstel Geïnspireerd vanuit deze verslaggeving wordt aan de hand van een nota een concreet voorstel voorgelegd aan de vergadering: Bemerkingen vanuit Stuurgroep Plaatselijke Werking over o Freelance lesgevers: - Profielbepaling van lesgever: Moet iemand zijn die kan werken met de kracht van de groep. Ook werken met stillere mensen in de groep, Iemand met passie, die het verhaal kan overbrengen. Flexibele opstelling, kunnen omgaan met noden en behoeften van de kern. Iemand die ingezet kan worden voor een kort engagement: als het niet lang duurt, zullen afdelingen ook meer geneigd zijn om hierin mee te stappen (bijvoorbeeld mikken op twee samenkomsten, en tussendoor telefonisch contact). - Hebben allicht wel het juiste profiel om procesbegeleiding van afdelingen op te nemen. - Wat met eventuele vergoeding naar deze lesgevers toe? Voor een vormingsopdracht staat geld tegenover de taak, voor procesbegeleiding dan ook? Niet de bedoeling om aantal keer procesbegeleiding kunstmatig op te voeren. Zie voorstel aantal keer. o Functie van educatieven: bekommernis om job een stuk uit te hollen. Procesbegeleiding zou sterk deel moeten uitmaken van takenpakket. Dit is een belangrijke vinger aan de pols van de afdelingen. Willen we dit? Freelancers kunnen ingezet worden voor bepaalde thema s, maar dit betekent niet dat beroepskrachten niet meer in afdelingen kunnen komen, integendeel. o Aantal keer: Voorstel om 2 procesmomenten in te bouwen en tussentijds contacten via telefoon en andere aan te moedigen. Dit bescheiden aantal houdt de drempel voor kernen ook laag. o Profielbepaling van kern - Kernen moeten het zelf willen; moeten zelf bereid zijn om te werken rond een thema. Gezond verstand is hierbij de leidraad: we kunnen kernen zelf wel laten inschatten wat ze nodig hebben. - In meerdere verbonden/in één verbond? Handig om vraag mee te nemen naar diensthoofdenvergadering. - Wie doet aansturing van freelancers? In opstart door middel van een samenwerking tussen nationaal secretariaat, om vanaf dat punt samen regionaal op pad te gaan (omwille van laagdrempeligheid en link met afdeling). Vraagt extra engagement vanuit regionale collega. o Timing - Trachten om na de zomer iets uit de grond te stampen. Momenteel al een aantal tastbare lijnen. Of eerder opnemen in jaarprogramma 2015.

3 o Communicatie naar collega s goed verzorgen: in dit gesprek worden al heel wat bochten gemaakt in het argumentarium. t Is niet evident voor collega s om iets op te pikken, als het gesprek erachter niet helder gecommuniceerd wordt. Inhoudelijk: Rond werving blijven werken adhv methodiek Proef Ziekenzorg? Methodiek en jasje van wervingsactie zeker niet wegsmijten. Kan eventueel wel zinvol zijn om rond welkomstcultuur iets extra toe te voegen aan de methodiek, zeker in aanvulling van verkiezingen. Advies: Nationale stuurgroep adviseert om te starten met een leerproject waarin freelance lesgevers worden ingezet om procesbegeleiding in kader van werving te gaan doen. Advies wordt voorgelegd op diensthoofdenvergadering op 15 mei Dag chronisch zieke mensen 2014 Stand van zaken aan de hand van nota toegelicht tijdens de vergadering. Opzet vandaag: aftoesten grote krachtlijnen alvorens te verspreiden. Opstart van Stuurgroep plaatselijke werking is enige tijd na de laatste stuurgroep verenigingswerk gevallen, wat maakt dat het zoeken van draagvlak voor de genomen opties bemoeilijkt werd. Telefonische wel een aantal collega s gecontacteerd. Besprekingsvragen: Lesgeverspakket: wanneer wordt dit gelanceerd? Momenteel voorstel aangeleverd voor Supermantel. Onduidelijk of dit voor dag van de mantelzorg al beschikbaar is. Na vergadering is gebleken dat boek en lesgeverspakket tijdens Dag van de Mantelzorg gelanceerd worden.. Boeken zijn voor beroepskrachten beschikbaar. Vraag naar bijkomende uitsluitsel over timing! Actiemodel koffiezakje plus kaart (in de vorm van koffiezakje), kostprijs 0,20 o Geen onoverkomelijke prijs: collega s zien hier niet meteen grote problemen in, vanuit verbond tussenkomst doen (W&D, Leuven). o Symbolische waarde van koffiezakje is groot, kan ook zonder koffie gebruikt worden. o Samenstelling (koffie vastmaken aan kaart) kan ook in kernen zelf gebeuren. Advies: In draaiboek van de dag van de chronisch zieke mensen verschillende actiemodellen opnemen. Koffie + kaart of kaart alleen (met vermelding kostprijs). Kernen zelf laten samenstellen? Kernen optie geven om meer dan een zakje koffie aan te bieden, om symboliek van met twee koffie drinken te versterken. TO DO: verdere communicatie over timing lespakket! Lesgeversdagen Vormingsdag freelance lesgevers Huisbezoek Toelichting aan de hand van nota tijdens de vergadering ter beschikking gesteld. Reacties o Doelgroep van lesgevers is in zijn totaliteit niet bij voorbaat een vanzelfsprekende groep om mee te nemen in het project rond afdelingsbegeleiding. Bepaalde lesgevers hebben hier geen interesse in, en anderzijds zijn sommigen ook wel eigengereid in hun handelingswijze (niet iedereen is even geschikt). Beter bevragen op maat. Niet weerhouden als inhoud voor dag. o Wel meenemen in het missieverhaal: niet langdradig maken, wel duidelijk zorgen dat men weet hoe de club in elkaar zit, waar we voor staan en willen gaan. o Vergelijking met Visiedagen (brede maatschappelijke evoluties weergeven, verhouding van Ziekenzorg tot deze evoluties, ) o Misschien ook waarderend elementje aanhangen: mensen die moeite doen om vorming te volgen, een extra duwtje in de rug geven. Advies: Plan van aanpak verder uitwerken en op terugkomen in september. Selectiedag verenigingswerk Dag duidelijk als selectiemoment inrichten, met in namiddag vorming in functie van nieuwe thema s.

4 Thema s: Morgen is vandaag in geactualiseerde versie (z app) + ander thema in functie van jaarprogramma Actualisatie vormingsbrochures Zorgend Vrijwilligerswerk Toelichting aan de hand van nota tijdens de vergadering ter beschikking gesteld. Algemene visie Algemene infobrochure als drager van achtergrondinfo behouden om: o Overzichtelijke info te bieden aan vrijwilligers op een verstaanbare, begrijpelijke manier. o In te zetten als extern visitekaartje, draagt bij tot imago van vereniging die vorming ernstig neemt. Daarnaast sterker accent leggen op begeleidersmap, lesgeversmap, een methodische insteek voor wie inhoudelijk met dit thema aan de slag moet met een plaatselijke groep huisbezoekvrijwilligers. Algemene infobrochure Criteria waaraan inhoudelijke brochure dient te voldoen Theoretisch kader in verstaanbare mensentaal. Concrete voorbeelden die verwijzen naar de realiteit van Ziekenzorg CM Beknopte duiding missie van Ziekenzorg CM, als kadering van thema. Focussen op basisinfo, supplementaire info doorverwijzen naar andere bronnen Letterlijk en figuurlijk: leesbaar maken! Begeleidersleidraad Criteria waaraan begeleidersleidraad dient te voldoen Duidelijke omschrijving van de doelstelling van het thema. Een antwoord op de vraag: waarom is het belangrijk voor de kern om thema x te volgen? Wat willen we met vorming bereiken? Omschrijving van doelgroep huisbezoekvrijwilligers. Duiding missie van Plaatselijke werking. Visie op vorming in kernen: op interactieve manier met kern aan de slag gaan. Op maat gestuurde verandering teweeg brengen en checken of dit ook toekomt. Methodische kapstokken op maat van kernen om met thema aan de slag te gaan. Doelstelling is om lesgevers te faciliteren. Begeleider kan hieruit inspiratie putten en/of kan aanvullen met eigen methodieken, zolang de focus op doelstelling behouden blijft. Procedure om te komen tot actualisatie: voorstel Als uitgeput: waardig alternatief voorzien vanuit nationaal secretariaat (goede kopies). Welke vragen zijn relevant vanaf stock 200ex.? Zijn er belangrijke actuele ontwikkelingen op vlak van basisinformatie over het thema? Nee, bijdruk starten. Ja, in stuurgroep bekijken welke aanpassingen noodzakelijk zijn. TO DO: Prioriteiten bepalen in actualisatie: voorstel collegagroep juni 2014? Advies Voorstel voorleggen aan diensthoofdenvergadering 15 mei NOOT: module Ziektebeelden Wordt opgesplitst in 6 delen, lay-out in laatste fase: momenteel geen inhoud voorzien over ALS (terwijl dit wel verwachting is vanuit verbond Midden-Vlaanderen). Info is ook via andere kanalen beschikbaar, meer actueel, lay-out hiervoor niet laten wachten. Prioriteit is nu afwerken. Eventueel later wel bijkomende nood aftoetsen in collegagroep. Bestuursvernieuwing 2015 Toelichting aan de hand van nota, ter beschikking gesteld tijdens de vergadering. Besprekingsvragen: o Nood aan nieuwe methodiek?: - Verbondelijk verschillende accenten gelegd in vorige methodiek. - Woord verkiezing misschien niet ideaal. Vernieuwing van de taakverdeling is beter. Maatwerk is sowieso beter om te komen tot beweging: een formele verkiezing is soms aangewezen, soms zijn andere tools beter.

5 o - Voorstel voor te leggen op diensthoofdenvergadering 15 mei: Inventarisering van beschikbare methodieken uit alle verbonden, met doelstelling een soort toolbox van methodieken aan te maken. Scherp stellen van de doelstelling van vernieuwing van bestuur : methodiek om na te denken rond vernieuwing taakverdeling Collegagroep oktober: uitwisseling over hoe hiermee aan de slag gegaan wordt. Uitwisseling tussen mensen met ervaring. Communicatie - Moeilijk om te bepalen welke nood er leeft? - Wel boeiend om succesverhaal van taakverdelingsgesprekken te bieden in Maczima. - Nieuwsbrief aankondigen. - Eventueel wel een gemeenschappelijke noemer om het wij-gevoel te versterken. Vorming - Zou maatwerk moeten zijn, maar hier slagen we momenteel onvoldoende in. Huidige aanbod is fragmentarisch, er is niet het aanvoelen dat dit echt werkt. We moeten hier flexibeler mee omgaan, op maat van wanneer mensen kunnen. - Samenbrengen per functie werkt. - Vorming hoeft niet rechtstreeks na taakverdeling te volgen. Mensen leren ook veel van elkaar; informele, praktische uitwerking werkt sterker dan een opgelegde vorming. - Belangrijk om kort op de bal te spelen indien er zich in een kern een vraag stelt. - Eventueel verschillende modules in een dag opnemen. - Kadert binnen ruimere vraag naar wat de beste manier is om vorming aan kadervrijwilligers te geven (cfr vorming spilfiguren). - Ruimer bespreken in september, aan de hand van nota rond vormingsaanbod voor spilfiguren en hoe we dit willen organiseren. To do: uitwerken besprekingsnota vormingsaanbod spilfiguren. 3. Jaarprogramma 2015 Praktische planning collegagroepen en stuurgroepen Data prikken in analogie met data 2013, rekening houden met planning van diensthoofdenvergadering (waaraan advies gegeven wordt) Data opnemen stuurgroep plaatselijke werking: 10/2, 12/5, 22/9, 10/11. Collegagroep plaatselijke werking: 7/4, 3/6, 20/10 Dag Chronisch Zieke Mensen 2015 Toelichting aan de hand van nota, ter beschikking gesteld tijdens de vergadering. Doelstelling van de dag: o Doelstelling van de dag is duidelijk. - Duidelijk vasthouden aan de doelstelling, keuze is noodzakelijk (we kunnen niet én feesten én uitbreken). - Zichtbaar zijn als vereniging die het opneemt voor chronisch zieken is belangrijk en zorgt voor zichtbaarheid van kwetsbaren in de samenleving. - Sensibilisering heeft lange termijneffecten, terwijl afdelingen soms effecten op korte termijn verwachten. Ziekenzorg CM is immers ook met belangrijke maatschappelijke thema s bezig. De Dag Chronisch Zieke Mensen is een kans om Ziekenzorg CM te profileren op inhoud. - Leuven: vooral feestmoment. Er wordt wel uitgebroken, maar niet noodzakelijk op hetzelfde moment als de DCZM. - Vaststelling blijft dat uitbreken moeilijk, maar wel noodzakelijk is. Consequent voor kiezen, eigen boodschap consequent uitspreken. - Aandachtskaart niet tijdens de Dag van de Chronische Zieken: dit is materiaal dat onze eigen doelstelling ondermijnt. Conclusie: doelstelling is duidelijk. Algemeen dus de vraag om op de uitbreeknagel te blijven kloppen.

6 Aandachtspunten. o Dient te kaderen in algemene visie rond zichtbaarheid van kernen. o Nieuwe insteek naar thema s toe behouden, belangrijk om nieuwe impulsen te geven. o Nationale actie kan bundelen. Hoe sneller het nationaal verhaal kan komen, hoe sneller dat Plaatselijke Werking mede-eigenaar kan worden en hierover mee enthousiast kan worden. o Timing: - December: themaboodschap moet duidelijk zijn. - Begin april: producten o Zelfde thema: 2 jaar ok, duidelijkheid over geven + product wel wijzigen. Vraag naar meer positieve insteek. o Thema: bekijken binnen Diensthoofdvergadering hoe we tot thema dienen te komen. Rol stuurgroep: bewaken wat link naar plaatselijke werking kan zijn. Vormingsthema s verenigingswerk Voorafname z app Afspraak om bestaan van z app ook kenbaar te maken via de plaatselijke werking (ook via mantelzorgers). Inhoud: actualisatie van vorming Morgen is Vandaag updaten en deel specifiek over Z app toevoegen. Rekening houden met evaluatiepunten van vorming Morgen is vandaag. Dit staat los van verhaal van de z app coaches. Bemerking dat deze vorming te hoog gegrepen is als vormingsthema Verenigingswerk. Advies: dit thema opnemen in voorstel jaarprogramma Bijkomende input voor thema s verenigingswerk: Bij wijze van huiswerk meegeven aan collega s in functie van collegagroep juni: ideeën meepakken. Mix vinden tussen ontspannende insteek en inhoudelijke meerwaarde. Contouren ooit duidelijk gemaakt: o Moet mooi uitgewerkt zijn o Niet té zwaar qua thematiek o Bruikbaar voor grote en kleine groepen o Niet teveel materiaal o Betrokkenheid; interactief o Niet té lang qua duurtijd JOHH-Trofee Bespreking aan de hand van nota, ter beschikking gesteld tijdens de vergadering met vraag wat de link kan zijn naar Plaatselijke Werking. Globaal gezien: ver van bed-show. o Middelbare scholen staan verder af van plaatselijke werking, kleuter- en lagere scholen niet (louter omwille van geografische redenen). Kinderen komen nu eenmaal vanuit een grotere regionale spreiding, wat ook binding met Plaatselijke Werking moeilijker maakt. o Link nodig met een nood die leeft bij plaatselijke werking zelf: je moet win-win creëren (bvb linken aan een activiteit van de plaatselijke afdeling). Maar tijdsinvestering om hiertoe te komen is te groot. o Het bruisende mag achteraf misschien wel meer in de aandacht komen. Kan betrokkenheid ook versterken. o Wel versterken wat mogelijkheden zijn om plaatselijk iets te doen. Bv. In communicatie naar scholen meer aanzetten geven naar linken win-win (bijvoorbeeld verwijzen naar leerplandoelstellingen, ). o Meer kant-en-klaar-programma aanbieden aan scholen. o Kost van zending naar voorzitters? Conclusie: kosten-baten om plaatselijke werking hierbij te betrekken weegt momenteel niet tegen elkaar op, blijft teveel ver van bed-show. Misschien nog wat tijd nodig. Bevraging samenwerking Maatschappelijk werk - Ziekenzorg CM Voorstel om bevraging in timing uit te stellen tot Argumentatie o Evaluatie in dienst maatschappelijk werk:

7 - Positief dat bevraging gebeurt is, globaal positief beeld. Biedt een kans elkaars gehele werking onder de aandacht te brengen. Wat hopelijk regionaal ook aanleiding geeft tot meer wederzijdse kennismaking (bv. op elkaars teamoverleg). - Opvolging wordt vooral in regio s verwacht. Evaluatie Ziekenzorg CM: - Kosten-baten geen regionale rapporten, wel regionaal bekijken of verdere opvolging nodig is. - Aanvoelen/inschatting: regionaal geen prioriteit. Bovenlokale vormingen huisbezoek Werken aan een goed contact : Lesgever Linda Bogaerts gaat stoppen. Heeft iemand in de kennissenkring in wie ze sterk gelooft. Deze persoon zou dit kunnen overnemen op termijn. Methodisch voorstel: Werken met 2 modules van telkens 2 sessies om drempel te verlagen. Aanvoelen dat vrijwilligers niet 4 sessies achter elkaar willen volgen. Promotie: inhoudelijke doelstellingen vatten in andere woorden, in promotie aangeven dat het gaat om actuele invulling. Huisbezoek bij mensen met kanker Sluit aan bij nood: blijven aanbieden in Stil leven : Mee gestart in 2014, nog weinig concrete ervaringen mee. Voorstel om dit ook te behouden in Nieuwe map huisbezoekverantwoordelijke: Even in koelkast, in kader van BOG-verhaal. Eerst missie helder krijgen, om pas nadien materiaal hierop af te stemmen. Advies: voorstellen bovenlokale vorming huisbezoek op deze manier opnemen in voorstel jaarprogramma. Ithaka Samenwerking met beroepskrachten in de Thuiszorg: o Doelstelling in Ithaka naar kernen toe om zich ook lokaal wat meer als partner op te stellen. Materiaal is hiervoor aanwezig. Opzet vandaag: inschatten hoe realistisch deze doelstelling is. Hoe groot is de stap om als plaatselijke kern om de stap te zetten naar een thuiszorgdienst om eigen werking voor te stellen. o Inschatting vanuit stuurgroep plaatselijke werking: - Voor sommige kernen zeker relevant, voor anderen absoluut niet: alleen moeilijk om hierrond numerieke inschatting te maken. - Suggestie vanuit stuurgroep plaatselijke werking: bij nieuwe producten elke educatieve persoonlijk aanschrijven met de melding dat het materiaal er is. Plus daarnaast ook tips te geven naar waarvoor de materiaal te gebruiken is. - Oplage laten opmaken voor kernen die hiermee aan de slag willen/kunnen gaan. Aantallen inschatten op diensthoofdenvergadering 15 mei. o Advies: materiaal uitwerken op bescheiden schaal + verspreiden met gebruikstips. Uitwisseling in kader van verstedelijking: moet zeker aan bod komen in een komende collegagroep. Innovatieve projecten: ook dit moet weerslag krijgen in komende stuurgroep plaatselijke werking. Vorming voor spilfiguren: o Afgaand op discussie rond verkiezingen (zie eerder), rijst de vraag of hierrond ruimer nog iets moet verschijnen in jaarprogramma. o Spilfiguur die we hierbij absoluut niet uit het oog mogen verliezen, zijn degenen die het huisbezoek organiseren binnen de kern. o Vormingen voor spilfiguren kunnen ook in een gewestraad ingezet worden als vormingskans, zelfs in vorm van intervisie. Wijze waarop we iets overbrengen (niet altijd de klassieke manier), moeten we dus ook in het achterhoofd houden. o Daarnaast ook denken aan manieren waarop de passie kan doorgegeven worden.

8 Advies: dit punt mee opnemen in denkoefening betreffende vorming voor spilfiguren. 4. Varia Leuven is op zoek naar soort toneel rond eenzaamheid : W&D heeft getuigenis afgeprint vanop website Bond Zonder Naam, en die vervolgens door actrice laten brengen. Aandachtspunt in de planning van 2015: Lesgeversdag Verenigingswerk in 2015 niet meer inplannen in herfstverlof. Superman(tel): nog even aftoetsen met betrekking tot inzetbaarheid van dit materiaal op de Dag Van de Mantelzorg. Kortelings terug doorspelen. Afsprakenrooster Datum Afspraak Wie Tegen 08/05/13 Materiaal Dag Chronisch zieke mensen Frederik Asap 2014 verspreiden + timing lespakket vermelden 08/05/13 Adviezen van stuurgroep plaatselijke werking opnemen in het voorstel jaarprogramma Verenigingswerk Frederik - Individueel contact / huisbezoek Ghislaine 08/05/13 Uitwerken besprekingsnota vorming spilfiguren Frederik /05/13 Inschatten op welke gesprekstafel Dag Chronisch zieke mensen nog dient te komen (overstijgt werkterrein) NS Asap Punten voor collegagroep juni 2013 Voorstel freelancelesgever in opvolging van collegagroep Aanpak vormingen huisbezoek zorgend vrijwilligerswerk o Input voor doelstellingen verzamelen o Prioriteiten bepalen Vorming spilfiguren? Thema vorming verenigingswerk Punten stuurgroep september Lesgeversdag freeelance lesgevers