STRATEGISCH PLAN EVENEMENTENPLATFORM KAMPEN

Transcriptie

1 STRATEGISCH PLAN EVENEMENTENPLATFORM KAMPEN 1

2 INLEIDING (1) HET BELANG VAN EVENEMENTEN IN KAMPEN Beleid Gemeente (beleidsnota 2017): Een levendige en leefbare stad met kwalitatief hoogstaande evenementen. Evenementen die zorgen voor het versterken van het merk Kampen, en voor economische en maatschappelijke opbrengsten. Uitgangspunten Kampen Marketing Kampen is een Hartelijke Hanzestad aan het water. Gastvrij en toegankelijk. Vriendelijk en betrokken. Zowel voor toeristen als nieuwe inwoners en bedrijven. Een integrale aanpak versterkt de positie en het imago. Evenementen vormen instrumenten om hieraan invulling te geven. 2

3 INLEIDING (2) Verantwoordelijkheid Gemeente wettelijk: veiligheid, vergunningen, toezicht & handhaving facilitair: budget en voorzieningen (Gedelegeerde) verantwoordelijkheid evenement organisatoren reiniging en afzetting orde en veiligheid 3

4 INLEIDING (3) Evenementen zijn bij uitstek de mogelijkheid om Kampen als gastvrije en nautische Hanzestad meer bekendheid te geven. Evenementen vormen een drager voor het verhogen van economisch rendement. Evenementen geven kleur aan de gemeente en maken Kampen daardoor aantrekkelijker als woonstad en vestigingsstad bedrijven. EPK heeft de ambitie om al onze evenementen optimaal te ondersteunen in middelen, kennis en samenwerking. Jaarlijks hebben we meer dan 100 evenementen in de gemeente Kampen, die in meerdere of mindere mate de ondersteuning van EPK nodig hebben. 4

5 Durf groot te dromen.. Evenementen Platform Kampen gaat de komende jaren organisatoren van bestaande en nieuwe evenementen aansporen om groot te durven dromen zodat er ruimte komt voor vernieuwing en successen worden gevierd. E Platform K staat op 5 pijlers. Deze pijlers moeten nu en in de toekomst voldoende waarborg bieden om grote dromen te kunnen realiseren. EPK wil bijdragen aan een optimaal klimaat om de deskundigheid, creativiteit en bevlogenheid van organisatoren van onze evenementen te faciliteren. zowel in middelen als in kennis en samenwerking. 5

6 STEL JE EENS VOOR DAT De Gemeente Kampen in 2022 de Nationale Evenementen Trofee wint en in het juryrapport hierover wordt geschreven: onder meer door een goede samenwerking tussen organisatoren, met een gerichte financiële investering van de Gemeente, een breed gedragen City Marketing en de inzet van heel veel vrijwilligers en andere medemogelijkmakers, is Kampen er als eerste kleine stad echt in geslaagd om niet alleen veel meer bewoners en gasten naar haar evenementen te lokken, maar vooral ook kwalitatief hoogwaardige en bijzondere evenementen te organiseren. Evenementen die merkbaar bijdragen aan het onderscheidende profiel van deze hartelijke, historische Hanzestad aan de monding van de IJssel. Evenementen die een hoge waardering krijgen van bezoekers, investeerders én bewoners. Evenementen waarvan mensen in en buiten Kampen een klein beetje gelukkiger zijn geworden. 6

7 Organisatie De gemeente Kampen verstrekt jaarlijks een subsidiebedrag aan Kampen Marketing t.b.v. het EPK. EPK verstrekt subsidies aan evenementen. Het kader hiervoor vormt het gemeentelijk evenementenbeleid dat in 2017 is vastgesteld. EPK levert daarnaast diensten op het gebied van advies en faciliteert kennisdeling, deskundigheidsbevordering en samenwerking EPK is in de uitvoering onafhankelijk van de gemeente Kampen. Kampen Marketing en EPK onderhouden een intensieve werkrelatie. Kampen Marketing onderhoudt een intensieve werkrelatie met de gemeente Kampen. 7

8 8

9 Waar staan we nu? EPK is een onafhankelijke stichting sinds 2017, met 4 bestuursleden Brede bekendheid bij alle evenementen organisatoren In 2018 voor het eerst een volledige subsidieaanvraag procedure doorlopen met behulp van een beoordelingsmatrix In 2018 is een evenementencoördinator aangesteld In 2019 worden er voor het eerst 11 grote en kleinere evenementen ondersteund In 2018 in samenwerking met Kampen Marketing de Event Academy opgericht. in 2018 zijn 5 masterclasses georganiseerd In alle categorieën, cultureel, sportief, historisch nautisch en muziek, worden evenementen aangeboden 9

10 EEN STRATEGISCH PLAN MET 5 PIJLERS Kenniscentrum Samenwerkingsplatform Subsidieverstrekker Belangenbehartiger Praktisch ondersteuner 10

11 EEN STRATEGISCH PLAN MET 5 PIJLERS E Platform K staat op 5 pijlers. Deze pijlers moeten nu en in de toekomst voldoende waarborg bieden om grote dromen en onze ambities te kunnen realiseren. Deze pijlers staan voor de 5 aandachtsgebieden van EPK waarmee we onze ambities op de lange termijn gaan realiseren. Iedere pijler wordt uitgewerkt en per aandachtsgebied zijn acties en plannen en doelstelling/ambities beschreven. Het EPK Jaarplan 2019 vindt aansluiting bij de 5 pijlers. 11

12 DEEL 1 Kenniscentrum Samenwerkingsplatform Subsidieverstrekker Belangenhartiger Praktisch ondersteuner 12

13 WAT ZIJN ONZE AMBITIES? PROFESSIONALISERING Relevante en up-to-date informatie voor alle organisatoren beschikbaar in online bibliotheek/handboek Kennismeetings met experts en onderlinge uitwisseling De grote evenementen delen kennis op de diverse onderdelen (horeca, veiligheid, toegankelijkheid, logistiek, sponsordeals etc) met de kleinere evenementen waardoor Evenementenorganisatoren effectiever en efficiënter kunnen werken. 13

14 Doelstellingen Kenniscentrum In 2022 Alle evenementen worden door middelen en/of kennis en/of de evenementencoördinator ondersteund door EPK De Event Academy is toonaangevend, borgt en ontwikkelt het kennisniveau en organiseert jaarlijks minimaal 3 masterclasses Alle evenementen beschikken over kennis en/of middelen om bezoekersaantallen te meten 14

15 WAT GAAN WE DOEN IN 2019? We organiseren 3 masterclasses voor evenementenorganisatoren 13 februari Lobbyen Voorjaar Collectief inkopen Najaar Onderzoek & ontwikkeling toegankelijkheid We maken een online evenementenhandboek Met praktische locatie-informatie Contactgegevens Regels en vergunningen, enz. 15

16 WAT GAAN WE VERDER DOEN? METEN bezoekersaantallen media bereik demografie economische spin-off EN DAARNA organisaties nog intensiever laten samenwerken Evaluatie aanscherpen niet alleen de grote evenementen dossiervorming opbouwen terugkoppelen naar organisator regelmatig contact lokale overheid lessons learned toepassen 16

17 DEEL 2 Kenniscentrum Samenwerkingsplatform Subsidieverstrekker Belangenhartiger Praktisch ondersteuner 17

18 WAT ZIJN ONZE AMBITIES? VAN ELKAAR EN ANDERE LEREN Organisatoren van grote evenementen bij elkaar brengen om gezamenlijke thema s op te pakken Ervaringen van grote evenementen delen met andere evenementen, onder meer tijdens regelmatige kennissessies & meetups waardoor Eigen ervaringen worden gedeeld met collega s én inspiratie wordt opgedaan 18

19 Doelstelling Samenwerkingsplatform In 2022 In de voorwaarden voor subsidietoekenning is duidelijk omschreven wat we verstaan onder samenwerken. Alle met middelen ondersteunde evenementen hebben minimaal twee samenwerkingen met Kamper bedrijven en instellingen (denk bijvoorbeeld aan sportverenigingen, koren, kerken, muziekverenigingen, horeca) Er is een gezamenlijk inkoopplatform gefaciliteerd door EPK Er is een up to date evenementen matrix 19

20 WAT GAAN WE DOEN IN 2019? We ondersteunen intensieve samenwerking tussen vijf toonaangevende evenementen Voorbereiden, leiden en opvolgen overleg Voortgang bewaken Inhoudelijke samenwerkingsagenda Gezamenlijke inkoop Fondsenwerving Sponsoring 20

21 WAT GAAN WE VERDER DOEN? We stellen een convenant op met standaard afspraken voor de horeca tijdens evenementen. We bouwen een evenementen matrix op, waardoor de diverse verantwoordelijken in een organisatie van een evenement elkaar kunnen vinden. We faciliteren de verbinding tussen evenementen om zo kennis en ervaring delen. Waar mogelijke initieren we een gezamenlijke aanpak twaarbij de best practice de standaard wordt. 21

22 DEEL 3 Kenniscentrum Samenwerkingsplatform Subsidieverstrekker Belangenhartiger Praktisch ondersteuner 22

23 WAT ZIJN ONZE AMBITIES? OPTIMAAL EVENEMENTENAANBOD IN KAMPEN We voeren een transparant subsidiebeleid uit, dat consistent en bekend is. Waardoor De uitstraling van Kampen wordt versterkt, economische spin-off wordt gerealiseerd en de levendigheid wordt vergroot 23

24 Doelstelling Subsidieverstrekker In 2022 kunnen we met onze beoordelingsmatrix sturen op de speerpunten van de gemeente Kampen. Een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van Kampen als toeristisch attractieve gemeente. Een bijdrage leveren aan de economische rendementen van ondernemers en instellingen. Een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van Kampen als aantrekkelijke woongemeente en vestigingsgemeente voor bedrijven. We noemen nog specifiek: Duurzaamheid: afval reduceren, afvalscheiding, stimuleren fietsgebruik Toegankelijkheid: alle evenementen zijn goed toegankelijk voor minder validen en ze kunnen alle evenementen mee beleven 24

25 WAT GAAN WE DOEN IN 2019? Uitvoeren huidige subsidieregeling Op basis van beoordelingsmatrix Optimaliseren aanvraagformulier Tijdig, objectief en gemotiveerd Met adviezen aan subsidieaanvragers Bezwaarregeling maken Onderbouwen aanvraag extra ondersteuning bij Gemeente kampen Meerjarenstrategie evenementen Evenementenkalender Meerjarenbegroting 25

26 WAT GAAN WE VERDER DOEN? MEERJARENBEGROTING Aansluiting bij ambitie Kampen Marketing/Gemeente Ook voor niet jaarlijks terugkerende evenementen Ruimte voor nieuwe initiatieven Onderscheid kostensoorten sponsoring beheerskosten gemeentelijke kosten veiligheid 26

27 DEEL 4 Kenniscentrum Samenwerkingsplatform Subsidieverstrekker Belangenhartiger Praktisch ondersteuner 27

28 WAT ZIJN ONZE AMBITIES? Aantrekken van fondsenwervers ter ondersteuning van alle evenementen, om op deze manier minimaal 50k extra middelen te vergaren. Financiële basis vergroten en vasthouden. Tekort tussen subsidieaanvragen en beschikbare gelden verkleinen. Nieuwe initiatieven en kansen ondersteunen met middelen en kennis. Uitgroeien van een doorgeefluik voor subsidies tot een echt platform voor kennis, verbinding, schaalgrootte, samenwerking, deskundigheidsbevordering. 28

29 WAT GAAN WE DOEN IN 2019? Lobbyplan maken met achterban Plan opstellen Taken verdelen Uitvoeren lobbyplan Relaties versterken met Gemeente Provincie Fondsen Overige stakeholders 29

30 WAT GAAN WE VERDER DOEN? Relaties met mogelijke subsidieverstrekkers uitbouwen en borgen Subsidie coördinatie Sponsordeals met het bedrijfsleven Marketingwaarde van evenementen in beeld brengen 30

31 DEEL 5 Kenniscentrum Samenwerkingsplatform Subsidieverstrekker Belangenhartiger Praktisch ondersteuner 31

32 WAT ZIJN ONZE AMBITIES? Minimaliseren risico s Optimaliseren veiligheid Minimale belasting milieu Uitstekende toegankelijkheid voor iedereen 32

33 WAT GAAN WE DOEN IN 2019? We geven individueel advies en bemiddelen bij Vergunningsaanvragen Veiligheidszaken Verzekeringsaspecten Professionalisering organisatie Ondersteuning Gemeente 33

34 WAT GAAN WE VERDER DOEN? IN 2020 Evenementen duurzaam maken organisator bewust maken green thinking hergebruik materialen plastic reduceren kraanwater ipv flessen kritisch zijn op leveranciers EN DAARNA belonen, opnemen in subsidie duurzaamheid Inclusiviteit Future proof Inclusiviteit terrein moet toegankelijk zijn samenwerking Cluster MMB 34

35 DE EVENEMENTENKALENDER VAN e kwartaal Januari Februari Maart Nieuwjaarsduik Botteronde Ellerijders Verhaal van Kampen Broshuis Darttoernooi Daltons 2 Bruggenloop Omloop van het Oosten Megakids IJOV EPK muziek Myosothis Ster van Zwolle Educatiebus 35

36 DE EVENEMENTENKALENDER VAN e kwartaal April Mei Juni Kom in de Kas Paasvuur Wilsum Trekkersrit Kampereiland Boerentrekkertrek Renault Tuning Club opening Paasmarkt Dodenherdenking Omloop IJsseldelta Moederdag markt Vaardigheidstoets brandweer Korenfestival ( 90 koren) Trouwbeurs Avondvierdaagse Beach Kampen Haring happen Triatlon IJsselmuiden Afvalrace van Heutzsplein Full Color Festival Heugte Wartsila powerrun Walk of Hope Opening Reevediep The Keet-er cumming later 4.0 Scratch Kampen Koningsdag Oranje vereningingen Zalkerloop Diverse muziekoptredens EPK paraplu 36

37 DE EVENEMENTENKALENDER VAN e kwartaal Juli Augustus September De mooiste dag ( live life) Kamper UI-T-dagen Hops & Grapes Fietstocht IJOV Strip Spektakel Diverse optreden EPK paraplu Kamper UI-T-dagen Crea spektakel Ik hou van Holland Diverse optreden EPK paraplu Zomer kermis Riverside Party Loswal Diverse optreden EPK paraplu 37

38 DE EVENEMENTENKALENDER VAN e kwartaal Oktober November December Metadecor Intocht Sinterklaas Kerstmarkt OVK Knolletjesmarkt IJOV Diverse optreden EPK paraplu Kerst in Oud Kampen IJOV muziek feesten Diverse optreden EPK paraplu 38

39 DE TOP TIEN KALENDER Opening Reevediep eenmalig april 2019 Sail Kampen eerstvolgende editie april 2022, daarna driejaarlijks Kerst in Oud Kampen jaarlijks december Intocht Sinterklaas jaarlijks november Full Color Festival jaarlijks juni Beach Kampen jaarlijks juni Strip Spektakel jaarlijks augustus Triathlon IJsselmuiden jaarlijks april Twee Bruggenloop jaarlijks maart Nieuw evenement / thema jaarlijks nazomer? 39

40 INVESTEREN IN THEMAJAREN jaar vrij, we'll meet again Ode aan het Nederlandse Landschap Nautisch Kampen met Sail Kampen als topevent (of Floriade Almere) Afronding Euregioproject Nederlandse en Duitse Hanzesteden 2024/2025 Terugkeer IJsselkogge 40

41 Doelstelling meerjarenplanning Evenementen zijn redelijk verdeeld over het jaar Ruimte in de kalender in september/oktober (nazomer) voor een nieuw historisch nautisch evenement Continuïteit, en kwaliteitsverbetering/doorontwikkeling van bestaande evenementen Sail Kampen na 2022 een driejaarlijks evenement Themajaren opzetten en faciliteren EPK verder ontwikkelen van subsidieverstrekker naar sterk op alle 5 pijlers 41

42 ONZE BEOORDELINGSMATRIX Is te downloaden via Qq 42

43 Ambitie bezoekersaantallen Kampen Nul meting (2016) Bron NBTC-NIPO 43

44 ONZE BEGROTING 2018 inkomsten bedrag uitgaven bedrag Gemeente Kampen evenementenbijdragen evenementencoördinator Marketing Bijeenkomsten 2.00 TOTAAL

45 BEGROTING 2019 inkomsten bedrag uitgaven bedrag Gemeente Kampen evenementenbijdragen evenementencoördinator Marketing Bijeenkomsten 7.00 TOTAAL

46 WAT WE NIET FINANCIEEL HEBBEN ONDERSTEUND voor 2019 aanvragen ontvangen met totale budgetvraag van 1 miljoen (incl. 4 jaar voor Sail = totaal ,- en Stadsgehoorzaal ,-) aanvragen ontvangen 21 totaal gehonoreerd 10 Dus niet gehonoreerd: 11 aanvragen Met een totale financieringsvraag van ,- 46

47 BEGROTING 2020 en verder inkomsten bedrag uitgaven bedrag Gemeente Kampen evenementenbijdragen Kampen fondsen bijdrage nieuw evenement evenementenbijdragen fondsen vernieuwing evenementencoördinator fondsenwerver kennisbank promotie (algemeen) bijeenkomsten (incl. masterclasses) TOTAAL

48 WAAROM MEER MIDDELEN NODIG? Kwaliteitsslag maken en meer capaciteit creëren. Durfgeld voor nieuwe initiatieven Ambities van de diverse evenementen; organisatie een stap hoger brengen Steeds meer op het bord van de evenementenorganisatie; denk aan veiligheid, schoonmaak, precario, gederfde parkeerinkomsten, leges.. Buffer of risicoreservering Kampen op de kaart door promotie te professionaliseren Functie evenementen coördinator toekomst (er is nu budget vrijgemaakt voor 1 jaar) 48

49 BESTUUR & MEDEWERKERS voorzitter secretaris Bestuur Kampen Marketing evenementencoördinator Marieke Spijkerman Coen van Mierlo Jan Troost Atie Edink penningmeester bestuurslid citymarketeer Bald Kuiper Nardus Koster Roeland Tameling 49

50 MEER INFO & CONTACT 50