Gelet op de aanvraag van Sofico (hierna de aanvrager), ontvangen op 19 februari 2016; Gelet op de bijkomende inlichtingen ontvangen op 11/04/2016;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 15/2016 van 12 mei 2016 Betreft: machtigingsaanvraag van de Société wallonne de Financement complémentaire des Infrastructures (Waalse maatschappij voor de aanvullende financiering van de infrastructuren) (Sofico) om op elektronische wijze persoonsgegevens te ontvangen van de Directie Inschrijving Voertuigen (hierna de "DIV") in het kader van de kilometerheffing (AF-MA ) Het Sectoraal Comité Federale Overheid Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis ; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van Sofico (hierna de aanvrager), ontvangen op 19 februari 2016; Gelet op de bijkomende inlichtingen ontvangen op 11/04/2016; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 12/04/2016 ; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 12/05/2016, na beraadslaging ;

2 Beraadslaging FO 15/2016-2/9 I. CONTEXT EN VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Op 21 januari 2016 ontvingen de 3 gewesten van het Comité de machtiging om van de DIV elektronisch persoonsgegevens te ontvangen om de kilometerheffing in de Gewesten te kunnen invoeren 1. Deze machtiging betreft de toegang tot de DIV door de 3 gewesten wanneer er vermoedens bestaan over fraude in verband met de kilometerheffing. 2. Zowel in het Vlaams, het 2 Waals en het 3 Brussels Hoofdstedelijk Gewest werden immers recent 4 nieuwe decreten en een ordonnantie aangenomen waarmee de zogenaamde kilometerheffing wordt ingevoerd, en dit ter vervanging van het Eurovignet. De kilometerheffing is een nieuwe methode om het gebruik van de openbare weg door voertuigen met een maximaal gewicht van meer dan 3,5 ton te belasten. De heffing geldt niet langer per gebruiksperiode maar is een heffing op basis van het effectieve gebruik van de openbare weg aan de hand van een elektronische lezer die steeds in het voertuig moet aanwezig zijn (de zgn. on board unit of OBU ). 3. Op 31 januari 2014 werd tussen het Vlaamse Gewest, het Waalse Gewest en het Brusselse Hoofdstedelijk Gewest een samenwerkingsakkoord afgesloten betreffende de invoering van de kilometerheffing op het grondgebied van de drie Gewesten en tot oprichting van een publiekrechtelijk vormgegeven interregionaal samenwerkingsverband, genaamd VIAPASS, onder vorm van een gemeenschappelijke instelling zoals bedoeld in artikel 92bis, 1 van de Bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen. VIAPASS is een interregionaal samenwerkingsverband dat werd opgericht onder de vorm van een gemeenschappelijke instelling zoals bedoeld in artikel 92bis, 1, van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen. 4. Sofico, in de hoedanigheid van ontvanger van de kilometerheffing in Wallonië (cf. punten 8 en 9) wenst door het Comité gemachtigd te worden om persoonsgegevens van de DIV elektronisch te ontvangen teneinde artikel 9 uit te voeren van het Waalse decreet van 16 juli 2015 wat betreft de aanvragen om vrijstelling van de kilometerheffing. 1 Beraadslaging FO nr 03/2016 van 21 januari Decreet van 3 juli 2015 tot invoering van de kilometerheffing en stopzetting van de heffing van het eurovignet en tot wijziging van de Vlaamse Codex Fiscaliteit van 13 december 2013 in dat verband... 3 Decreet van 16 juli 2015 tot invoering van een kilometerheffing voor het weggebruik door zware vrachtwagens. 4 Ordonnantie van 29 juli 2015 tot invoering van een kilometerheffing in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor zware voertuigen bedoeld of gebruikt voor het vervoer van goederen over de weg, ter vervanging van het Eurovignet..

3 Beraadslaging FO 15/2016-3/9 5. De toegang door Sofico tot de gegevens van de DIV zal plaatsvinden via de Waalse Banque Carrefour d échange de données. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. BEVOEGDHEID VAN HET COMITE 6. De elektronische gegevensmededeling zoals bedoeld in de aanvraag zal afkomstig zijn van de DIV. Gelet op artikel 36bis WVP en artikel 18 van de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van een Kruispuntbank van de Voertuigen, is het Comité derhalve bevoegd. B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 7. De aanvrager is een publiekrechtelijke rechtspersoon opgericht door het Waals decreet van 10 maart 1994 betreffende de oprichting van de "Société wallonne de Financement complémentaire des Infrastructures" (Waalse maatschappij voor de aanvullende financiering van de infrastructuren). Krachtens artikel 2 van dit decreet is Sofico onder meer belast met het beheer, de financiering en de uitvoering van de infrastructuren ten behoeve van de gebruikers alsmede met het onderhoud en de exploitatie ervan. 8. Bijgevolg is Sofico de ontvanger van de tolgelden in het Waalse gewest in het kader van de interregionale kilometerheffing. In deze hoedanigheid heeft Sofico onder meer als opdracht om, zoals bepaald in artikel 9 van het Waals decreet van 16 juli 2015, de aanvragen om vrijstelling van de kilometerheffing te beheren. Dit artikel bepaalt dat "op verzoek van de verschuldigde worden de volgende voertuigen vrijgesteld van de kilometerheffing: 1 de voertuigen die uitsluitend gebruikt worden voor en door defensie, bescherming burgerbevolking, brandweer en politie en als zodanig uiterlijk herkenbaar zijn ; 2 de voertuigen die speciaal en uitsluitend voor medische doeleinden zijn uitgerust en als zodanig uiterlijk herkenbaar zijn ; 3 de voertuigen van het type landbouw, tuinbouw of bosbouw die slechts af en toe op de openbare weg in België rijden en uitsluitend voor landbouw-, tuinbouw-, visteelt- of bosbouwwerkzaamheden worden gebruikt (...)

4 Beraadslaging FO 15/2016-4/9 3. De verschuldigde bedoeld in paragraaf 1 richt zijn verzoek om vrijstelling via een elektronische registratie aan de tolheffende instantie : 1 als zijn adres, zoals vermeld in de persoonsgegevens die voorkomen op het inschrijvingscertificaat van het voertuig zoals opgemaakt krachtens de Belgische wetgeving betreffende de inschrijving van de voertuigen, zich in Waals Gewest bevindt ; 2 of, zo niet, als zijn maatschappelijke zetel of zijn woonplaats in het Waals Gewest gevestigd is. Als het voertuig niet in België ingeschreven moet worden, wordt het verzoek om vrijstelling via een elektronische registratie aan Viapass gericht. Viapass deelt het verzoek mee aan de tolheffende instantie, die zich erover uitspreekt. De verschuldigde voegt een elektronische versie van zijn inschrijvingscertificaat bij zijn verzoek. ( )» 9. Sofico wenst bijgevolg een toegang tot de gegevens van de DIV teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die worden meegedeeld door personen die een aanvraag om vrijstelling indienen. 10. Krachtens een akkoord tussen Viapass en de gewesten hebben de gewesten de aanvragen voor vrijstelling van buitenlandse voertuigen onderling verdeeld. Wat het Waalse Gewest betreft, dit kreeg als opdracht de aanvragen voor vrijstelling te behandelen voor buitenlandse voertuigen van de types landbouw, tuinbouw en bosbouw. 11. In toepassing van dit artikel 9, 3 en voormeld akkoord, staat Sofico in voor de controle van de aanvragen voor vrijstelling, niet alleen voor het Waalse landsgedeelte (artikel 9, 1, 1, 2 en 3 ), maar tevens voor de drie gewesten van het land voor de aanvragen met betrekking tot de buitenlandse voertuigen van de types landbouw, tuinbouw en bosbouw. 12. Wat de toegang tot de DIV betreft voor buitenlandse voertuigen stelt het Comité vast dat de DIV niet beschikt over gegevens betreffende buitenlandse voertuigen. Bijgevolg is dit aspect van de aanvraag niet ontvankelijk. 13. Het Comité stelt vast dat wat de doeleinden betreft waarvoor de DIV deze persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de voertuigen in haar artikel 5 bepaalt: "De Kruispuntbank heeft tot doel om enerzijds de opspoorbaarheid van voertuigen te waarborgen ( ) en anderzijds om op elk ogenblik de eigenaar ervan, de aanvrager en de titularis van hun inschrijving te identificeren, alsook de gegevens betreffende hun goedkeuring te achterhalen teneinde: (...) 8 de heffing van belastingen, retributies of vergoedingen inzake de aankoop, de inschrijving, de

5 Beraadslaging FO 15/2016-5/9 inverkeerstelling, het gebruik, de buitengebruikstelling of de overbrenging van een voertuig mogelijk te maken;» ; 14. Gelet op wat voorafgaat, besluit het Comité dan ook dat doeleinden die de aanvrager nastreeft, voor wat de in België ingeschreven voertuigen betreft, welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn zoals bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP en dat de verwerking toelaatbaar is op grond van artikel 5 c) van de WVP. Het Comité herinnert eraan dat de gevraagde gegevens enkel mogen worden verwerkt voor de verwezenlijking van deze doeleinden. 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 15. De aanvrager verzoekt om gemachtigd te worden om toegang te krijgen tot gegevens die door de FOD Mobiliteit en Vervoer worden bijgehouden conform artikel 7 van het Koninklijk besluit van 20 juli 2001 betreffende de inschrijving van voertuigen. Het gaat om de volgende gegevens : 1 het inschrijvingsnummer (het nummer van de kentekenplaat); 5 het type en in voorkomend geval de variant en de versie betreffende dit type; 7 de laatste 4 cijfers van het identificatienummer (het chassisnummer); 8 de technisch toelaatbare maximummassa in beladen toestand, behalve voor motorfietsen; 9 de massa van het voertuig in rijklare toestand, met koetswerk en in geval van een trekker van een andere voertuigcategorie dan M1 motorvoertuigen bestemd voor het vervoer van personen, met ten hoogste acht zitplaatsen die van de bestuurder niet meegerekend - met koppelinrichting; 11 de datum van de laatste inschrijving; 12 de voertuigcategorie; 38 de maximum toelaatbare massa. 16. De aanvrager vermeldt dat de gegevens noodzakelijk zijn om het voertuig te identificeren dat het voorwerp vormt van de aanvraag om vrijstelling en te controleren of dit binnen het toepassingsgebied van de vrijstelling valt. 17. Gelet op de doeleinden die de aanvrager nastreeft (zie punt B.1), besluit het Comité dan ook dat de opgevraagde gegevens bij de FOD Mobiliteit en Vervoer, conform artikel 4, 1, 3 van de WVP zijn.

6 Beraadslaging FO 15/2016-6/ Bewaringstermijn van de gegevens 18. Aangaande de bewaringstermijn van de gegevens herinnert het Comité er aan dat de gegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig voor het realiseren van het doeleinde waarvoor ze werden ingezameld (artikel 4, 1, 5, WVP). 19. In de verstrekte bijkomende informatie werd verduidelijkt dat de aanvrager de gegevens wenst te bewaren: In geval van vrijstelling: gedurende de geldigheidsduur van de vrijstelling; In geval van weigering/schorsing van de vrijstelling: gedurende een periode van 5 jaar, wat overeenstemt met de verjaring zoals bepaald in artikel 2262bis, 1, 2de lid van het Burgerlijk Wetboek. 20. Het Comité oordeelt dus dat de bewaringstermijn passend is in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP op voorwaarde dat de aanvrager, eens de aanvraag om vrijstelling werd behandeld, nog slechts een beperkte toegang verleent tot de gegevens gedurende de periode van de vrijstelling. Het Comité merkt eveneens op dat in de praktijk een onderscheid dient gemaakt te worden tussen verschillende bewaringsmethoden in de tijd. De behandeling van een lopend dossier vereist een zodanige bewaring dat de gegevens beschikbaar en toegankelijk zijn voor de personen die belast zijn met het dossierbeheer. Zodra een dossier kan worden gearchiveerd dient de gekozen bewaringswijze nog slechts een beperkte toegang en beschikbaarheid aan de gegevens te verlenen. Zodra de bewaring niet langer nuttig is mogen de gegevens niet langer bewaard worden in een vorm die identificatie van de betrokkenen toelaat Frequentie van de toegang en de duur van machtiging 21. De aanvrager vraagt een permanente toegang tot de gevraagde gegevens. 22. Aangezien de aanvrager in staat moet zijn om de aanvragen voor vrijstelling te behandelen zodra hij ze ontvangt, oordeelt het Comité dat een permanente elektronische doorgifte gerechtvaardigd is in het licht van artikel 4, 1, 3 van de WVP. 23. De aanvrager wenst een elektronische doorgifte voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat de doeleinden waarvoor de aanvrager de mededeling vraagt van deze gegevens, niet beperkt zijn in de tijd en dat bijgevolg een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 van de WVP).

7 Beraadslaging FO 15/2016-7/ Bestemmelingen en/ of derden waaraan gegevens worden meegedeeld 24. Volgens de aanvrager zullen de gegevens uitsluitend intern toegankelijk zijn voor de juristen van de Service opérationnel réseau structurant. 25. De aanvrager meldt dat er evenwel ook mededelingen aan derden zullen gebeuren: Aan het Waalse Gewest (DGO7) krachtens artikel 9, 5 van het decreet van 16 juli 2015; Aan Satellic en Viapass zodat Satellic, onder controle van Viapass, de vrijstellingen kan invoeren in de instrumenten die gebruikt worden voor controle/sancties. 26. Het Comité heeft er geen bezwaar tegen dat de bovenstaande personen toegang hebben tot deze persoonsgegevens, op voorwaarde dat zij enkel toegang hebben binnen de beperkingen van de bevoegdheden die hen krachtens de regelgeving werden toegekend. Het Comité verzoekt ook dat de nodige maatregelen worden getroffen zodat uitsluitend deze personen toegang kunnen hebben. 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 27. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke gegevensverwerking een verwerking is die op een transparante wijze gebeurt. De informatieplicht als bedoeld in artikel 9, 2 van de WVP vormt een van de hoekstenen van een transparante verwerking. 28. In voorliggend geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel verricht worden met het oog op de toepassing van bepalingen voorgeschreven door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie. Overeenkomstig artikel 9, 2, tweede lid b) van de WVP is in dit geval een vrijstelling van toepassing. Deze vrijstelling belet evenwel niet dat het Comité zich kan vergewissen van het bestaan van passende waarborgen voor de bescherming van de fundamentele rechten van de betrokkenen. 29. In de aanvraag wordt verduidelijkt dat op de website van Sofico, onder het tabblad kilometerheffing, een hoofdstuk wordt gewijd aan de aanvragen voor vrijstellingen en dat, in het verlengde van deze uitleg informatie opgenomen is met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

8 Beraadslaging FO 15/2016-8/9 30. Het Comité stelt vast dat in deze informatie wordt verwezen naar de WVP, het doeleinde van de verwerking, de bestemmelingen van de gegevens alsook een adres wordt vermeld zodat een recht op toegang of verbetering kan worden uitgeoefend. 31. Het Comité beveelt aan dat eveneens zou worden vermeld dat een raadpleging bij de DIV zal worden uitgevoerd teneinde de aanvraag voor vrijstelling te controleren/vervolledigen. Het Comité beveelt tevens aan om algemene informatie aan de betrokkenen te verstrekken via de website van de DIV BEVEILIGING 4.1. Op het niveau van de aanvrager 32. Op het ogenblik van het opstellen van deze beraadslaging heeft de aanvrager de veiligheidsformulieren nog niet meegedeeld. 33. Het Comité heeft er akte van genomen en zal in die omstandigheden slechts een machtiging verlenen onder de opschortende voorwaarde van de ontvangst en de goedkeuring van deze documenten. 34. Het Comité herinnert er ook aan dat ingeval van verwerking, de WVP iedere verantwoordelijke voor de verwerking verplicht om zijn relatie met de verwerker te omkaderen met een overeenkomst die voldoet aan de voorschriften van artikel 16, 1 van de WVP Op het niveau van de DIV 35. Uit de documenten waarover het Comité beschikt, blijkt dat de DIV over een consulent inzake informatiebeveiliging alsook over een veiligheidsbeleid beschikt. 5

9 Beraadslaging FO 15/2016-9/9 OM DEZE REDENEN, het Comité machtigt de aanvrager, om onder de voorwaarden als bepaald in deze machtiging en zo lang ze worden nageleefd, de gevraagde gegevens elektronisch te ontvangen onder de opschortende voorwaarde van de ontvangst van de conformiteitsverklaring en het evaluatieformulier met betrekking tot de kandidaat veiligheidsconsulent en de positieve beoordeling van deze elementen door het Comité; beslist dat zij het recht behouden om desgevallend in de toekomst en op geregelde tijdstippen na te gaan of de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk en duurzaam werden ingevoerd overeenkomstig de stand van de techniek en van die aard zijn dat zij de bestaande risico s afdoende kunnen dekken. In dit verband beveelt het Comité de aanvragers/partijen aan iedere relevante wijziging in de beveiliging van de toegelaten verwerkingen ter kennis te brengen van het Comité. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Stefan Verschuere