Typ de reden en omschrijving van de dienstreis in. De gele velden in TEM zijn verplichte velden.

Transcriptie

1 Werkinstructie boeken van een vlucht Vul een korte omschrijving en de vertrekdatum in. Klik op aanmaken Typ de reden en omschrijving van de dienstreis in. De gele velden in TEM zijn verplichte velden. Klik daarna op bewaren. Scroll naar beneden en vul de tripgegevens in. De tripgegevens bestaan uit: - Retour - Meedere bestemmingen - Enkele reis - Vervoersmiddel - Vertrekplaats ( van ) - Vertrekdatum (deze is al ingevuld) - Bestemming ( naar ) - Retourdatum ( terugkeer )

2 - Klasse (economy/business) Let op! Bij een retourticket kan je geen vertrek- en aankomsttijden in de tripgegevens invullen! Filteren op tijden kan in een later proces. Klik op bewaren. Als er vlaggen van de landen verschijnen zijn de tripgegevens goed opgeslagen. Klik op zoek & boek Er wordt een nieuwe pagina geopend: Indien er geen nieuwe pagina opent kijk dan onder jouw Explorer teken of de pagina daar wel zichtbaar is:

3 Je bent nu in de online bookingstool terechtgekomen. Omdat je voor de eerste keer inlogt kom je in het Travellers Profile terecht. Vul dit aan en klik op save. Het profiel is opgeslagen (eenmalige handeling). Klik op book.

4 Vul opnieuw de tripgegevens in en klik op search De bookingstool laat de economisch meest voordelige optie als eerst zien. Dit wordt aangeduid met een groen schildje (binnen beieid). Alle vluchten 20% duurder dan de goedkoopste optie wordt aangeduid met een rood schildje (buiten beleid). Dit mag wel geboekt worden, alleen moet er in TEM bij commentaar worden aangegeven waarom je buiten beleid boekt voordat je deze kunt indienen ter akkoord bij de goedkeurder. Onderstaand wordt aangegeven dat er 6 resultaten met een low cost carrier zijn (WEB). De goedkoopste optie is een low cost met een tarief van EUR135,00. Let op! Een low cost is bij het boeken direct definitief. Hier hoeft ook geen goedkeuring van de goedkeurder op te komen. Wel moet de aanvraag worden ingediend ter goedkeuring. De goedkeurder krijgt een melding van de boeking, maar kan niet meer goed- of afkeuren. Low cost tickets moeten direct bij de airline worden geannuleerd door de reiziger zelf en wijzigen is vrijwel nooit toegestaan. Daarnaast zijn er 50 resultaten met een lijndienst. Alle ticketprijzen 20% boven de EUR (dus EUR162.00) zullen buiten beleid boekingen zijn.

5 Ik kies voor een KLM vlucht, maar wil wel ruimbagage meenemen. Dit ticket is zonder ruimbagage. Dit zie je aan het koffertje met een rode schuine streep erdoor. Klik op + other fares om de prijzen inclusief bagage te zien.

6 De goedkoopste optie inclusief bagage is EUR Onder de puchase conditions kum je de voorwaarden die gelden voor het tarief vinden. Klik op book Je ziet een overzicht van de gekozen en selectie. Ga akkoord met de tariefsvoorwaarden en klik op finalize trip

7 Indien je een airporttaxi nodig hebt kun je die hier aanvragen. De bevestiging ontvang je van de reisagent per . Klik op confirm

8 De vlucht staat in optie. Klik op log out

9 Klik op ok

10 Je keert terug naar TEM. Klik 1x linksboven op reisaanvraag. Klik op indienen ter akkoord manager

11 De daggeldvergoeding wordt alvast voor je berekend n.a.v. jouw geboekte vlucht. Omdat de vlucht buiten beleid was, wordt de volgende melding gegeven. Klik op OK en scroll naar beneden naar het commentaarveld. Vul de reden in waarom je hebt gekozen voor deze vlucht. En klik daarna op bewaren.

12 Klik opnieuw op indienen ter akkoord manager De daggeldvergoeding wordt getoond. Klik op volgende Het maximum voorschot wordt aangegeven. Indien je een voorschot op de daggeld wilt, vul dan een bedrag in bij gewenst voorschot. Indien je geen voorschot wilt, laat het bedrag dan op 0 staan. Klik op bevestigen.

13 De aanvraag schiet naar ingediende reisaanvragen inzien. Er is automatisch een verzonden naar de goedkeurder. Hij/zij dient binnen 24 uur goed te keuren. Na goedkeuring schiet de reisaanvraag naar goedgekeurde en afgehandelde reisaanvragen. Je ontvangt dan per het e-ticket.