Invulinstructie Rekentool Tarieven voor bouwstenen jeugdhulp Regio Zuid-Drenthe

Transcriptie

1 Invulinstructie Rekentool Tarieven voor bouwstenen jeugdhulp Regio Zuid-Drenthe Madelon Wind Niels Uenk PPRC BV 1

2 1. Doel document De regio Zuid-Drenthe doet middels een schriftelijke marktconsultatie onderzoek naar de realistische opbouw van de tarieven van haar bouwstenen-model voor jeugdhulp. Hiertoe is een rekentool opgesteld waarin de tarieven van bouwstenen jeugdhulp worden opgebouwd door de inzet van hulpverleners (functies) toe te rekenen naar de kostprijs van een bouwsteen. Voor daghulp en jeugdhulp met verblijf worden tevens overige kostenfactoren (hotelmatige kosten en huisvestingskosten) toegerekend aan de kostprijs. Deze invul-instructie geeft een toelichting op de in te vullen velden per zorgvorm (1. ambulant, 2. daghulp, 3. jeugdhulp met verblijf) om een zo realistisch en eerlijk mogelijk beeld van de realistische tarieven te verkrijgen. De invulinstructie start met de toelichting op de invulvelden die voor alle zorgvormen gelijk zijn. In de marktconsultatie over de rekensystematiek (op 29 maart 2019) kwam naar voren dat er enkele uitzonderingssituaties voordoen, waarvoor de opzet van deze rekensystematiek onvoldoende passend is. Dit betreft bijvoorbeeld de inzet van ZZP ers (niet aan CAO gebonden), en de kostprijsopbouw voor bouwstenen logeren en gezinshuis. Achteraan in dit document staat daartoe extra toelichting. 2. Algemene toelichting De rekentool wordt per bouwsteen ingevuld, omdat de verschillende kostenfactoren per bouwsteen zullen verschillen. De rekentool gaat uit van het toewijzen van de inzet van verschillende hulpverleners ( functiemix of discipline-mix ) aan de kostprijs-opbouw van een bouwsteen. Voor elke zorgvorm staat de rekentool het toewijzen van maximaal zeven verschillende profielen aan één bouwsteen toe. U hoeft deze profielen niet allemaal te gebruiken, u moet er per bouwsteen minimaal één invullen voor zover u deze bouwsteen levert. 3. Toelichting per invulveld (voor alle zorgvormen) Per functie in de functie-mix vult u in: 1. Onder welke CAO deze functie valt (dropdown-menu met alle relevante CAO s in Excel). In het naar u toegezonden bestand staan de vijf verschillende CAO s opgenomen in deze rij. Dit hoeft echter niet: u bent vrij meermaals een functie uit eenzelfde CAO in te zetten, of om gebruik te maken van minder dan vijf ingezette functies. Laat in dit laatste geval s.v.p. de betreffende kolom(men) leeg. 2. Welke functiewerkgroep u voor de betreffende functie inzet in deze bouwsteen 3. Welk gemiddeld maandsalaris daar in uw organisatie mee overeenstemt. Hiermee vult u dus impliciet in op welke trede van de loonschaal uw medewerkers in de corresponderende functie-werkgroep of schaal zich gemiddeld bevinden voor de medewerkers die u inzet op deze bouwsteen. PPRC BV 2

3 4. Welke onregelmatigheidstoeslag voor de desbetreffende bouwsteen realistisch is. U vult het in als percentage dat wordt meegerekend in het bruto-uurloon. Wij verwachten dat voor de planbare zorgvormen geen onregelmatigheidstoeslag aan de orde is. 5. Het percentage voor niet-declarabele activiteiten van uw medewerkers in de betreffende CAO en FWG/schaal. Dit is dus de gewerkte tijd die niet rechtstreeks toegeschreven kan worden aan een cliënt. Voor een uitgebreide definitie van client-gebonden tijd (die wel gedeclareerd mag worden) zie bijlage 1 in dit document. Tevens neemt u de niet-declarabele tijd als gevolg van no shows hierin op (eventuele indirect cliëntgebonden tijd en reistijd client-client voorafgaand en/of na een no-show mag wel worden gedeclareerd). Nota bene: de percentages opslag voor verlof en scholing zijn standaard vooraf ingevuld op basis van de waardes in de betreffende CAO. Echter, als de percentages niet voldoende zijn voor de situatie in uw organisatie (bijvoorbeeld door bovenwettelijk verlof of extra scholing), dan kunnen deze vooraf ingevulde waardes (de formules) overschreven worden met de voor uw organisatie realistische gemiddelde waardes (per profiel in de functiemix). In de volgende hoofdstukken vindt u wat er verder ingevuld wordt voor de specifieke zorgvormen (Ambulant, Daghulp en Verblijf). N.B. Voor de bouwsteen gezinshuizen wordt een andere rekensystematiek gehanteerd. Wij verwijzen u daarvoor naar hoofdstuk Toelichting velden bij Ambulante hulp Per bouwsteen vult u de functies in die u inzet op de bouwsteen. Per functie in de functie-mix vult u in: 6. De kosten voor reizen naar en tussen cliënten (exclusief de loonkosten daarvoor, deze reistijd is declarabel). 7. Totale overheadkosten als percentage opslag. Onder de overhead vallen de kosten die niet direct toerekenbaar zijn aan een cliënt. Hieronder vallen de ondersteunende diensten (waaronder ook schoonmaak), ICT-kosten, managementkosten en andere algemene kosten en zakelijke lasten. Hieronder vallen tevens de verplichte vrije feestdagen en bovenwettelijk verlof. 8. Een opslag voor risico en marge. 9. De weging per functie zoals deze wordt ingezet in de bouwsteen (bij een uurtarief). Als een bouwsteen wordt bekostigd op trajectprijs, vult u bovendien in: 10. De totale verwachte inzet in uren voor elke functie in het gehele traject. 11. De verwachte duur van het traject. Dit betreft extra informatie, met deze gegevens wordt in het model niet gerekend. N.b. Een aparte kolom is opgenomen voor ZZP ers. Zie daarvoor hoofdstuk 4.1 hieronder. PPRC BV 3

4 4.1. Toelichting bij hulpverlening als ZZP er Ambulante ondersteuning kan ook via ZZP er geleverd worden. Het kostprijs-model van een ZZP er is anders opgezet, omdat een ZZP er niet vanuit een CAO verplicht te maken heeft met vakantiegeld, eindejaarsuitkering, verlof, en scholing. Het is aan de ZZP er zelf om deze factoren te verdisconteren in een toepasselijk bruto uurtarief. Wel is inzicht wenselijk in het deel van de tijd dat wordt besteed aan (1) niet-declarabele activiteiten, (2) reiskosten, (3) overhead, (4) risico / marge, en bij trajectprijzen (7) de verwachte totale inzet in een traject en (8) de verwachte (gemiddelde) duur van een traject in de betreffende bouwsteen. Voor ZZP ers gelden hierbij dezelfde instructies als bij instellingen. 5. Toelichting velden bij Daghulp Per bouwsteen vult u de functies in die u inzet op de bouwsteen. Per functie in de functie-mix vult u in: 6. Totale overheadkosten als percentage opslag. Onder de overhead vallen de kosten die niet direct toerekenbaar zijn aan een cliënt. Hieronder vallen de ondersteunende diensten, ICTkosten, managementkosten en andere algemene kosten en zakelijke lasten. Hieronder vallen tevens de verplichte vrije feestdagen en bovenwettelijk verlof. 7. Een opslag voor risico en marge. 8. De inzet in uren van alle functies die u inzet bij daghulp, voor een geheel dagdeel. Dit kunnen dus één of meerdere groepsbegeleiders zijn gedurende het hele dagdeel, evenals aparte begeleiders of therapeuten die u in het kader van daghulp inzet. De totale inzet voor de gehele groep moet worden ingevuld (omdat deze kosten in de berekening over de gemiddelde groepsgrootte worden overgeslagen). 9. De maximale groepsgrootte die u in deze bouwsteen hanteert. 10. De gemiddelde groepsgrootte die u realiseert in deze bouwsteen. Houdt hierbij tevens rekening met no shows waar u dus niet daghulp voor mag declareren. 11. Hotelmatige kosten (de kosten voor eten, drinken en eventuele activiteiten) per jeugdige per dagdeel. 12. Huisvestingskosten (gebouw gebonden kosten) per jeugdige per dagdeel. Houd hierbij s.v.p. tevens rekening met de gemiddelde bezettingsgraad. 13. De maximale duur van een dagdeel dagbesteding die u voor deze bouwsteen hanteert. 14. De gemiddelde duur van een dagdeel dagbesteding die u voor deze bouwsteen hanteert. Nb. Kosten voor vervoer van cliënten naar daghulp en jeugdhulp met verblijf worden in de toekomst anders geregeld. U hoeft hiervoor geen kosten op te nemen in de kostprijscalculatie voor daghulp en voor jeugdhulp met verblijf. Ook daghulp kan worden ingevuld voor ZZP ers in plaats van gebaseerd op personeel in loondienst. PPRC BV 4

5 6. Toelichting velden bij Hulp met verblijf Per bouwsteen vult u de functies in die u inzet per bouwsteen. Per functie in de functie-mix vult u in: 6. Totale overheadkosten als percentage opslag. Onder de overhead vallen de kosten die niet direct toerekenbaar zijn aan een cliënt. Hieronder vallen de ondersteunende diensten, ICTkosten, managementkosten en andere algemene kosten en zakelijke lasten. Hieronder vallen tevens de verplichte vrije feestdagen en bovenwettelijk verlof. 7. Een opslag voor risico en marge. 8. Het gemiddeld verwachte in te zetten uren per etmaal omgerekend per cliënt. Hier gaat het om het aantal uren dat vanuit een bepaalde functie per etmaal wordt ingezet, gecorrigeerd voor het aantal cliënten waarover dit aantal uren verdeeld moet worden. Zo bedraagt het aantal uren omgerekend per cliënt bijvoorbeeld één uur wanneer een zorgverlener met twee cliënten een activiteit van twee uur begeleid. 9. Hotelmatige kosten (de kosten voor eten, drinken en eventuele activiteiten) per jeugdige per etmaal. 10. Huisvestingskosten (gebouw gebonden kosten) per jeugdige per etmaal. Dit betreffen kapitaallasten, instandhoudingskosten, gas, water, licht en inrichting. 11. De gemiddelde bezettingsgraad. U wordt hier verzocht om het percentage in te vullen dat aangeeft in welke mate de totaal beschikbare capaciteit daadwerkelijk wordt benut. Deze rij corrigeert daarmee voor huisvestingskosten die u maakt voor wel beschikbare, maar niet ingezette capaciteit. 12. De gemiddelde groepsgrootte: Het aantal cliënten dat gemiddeld gezien in één verblijfsgroep zit. In dit component dient zowel rekening te worden gehouden met overcapaciteit binnen één groep als wel no-show van cliënten die de gemiddelde groepsgrootte doen verlagen en afwijken van de maximale groepsgrootte. Let wel: met de gemiddelde groepsgrootte wordt bij 'verblijf' en 'logeren' niet gerekend. N.B. Kosten voor vervoer van cliënten naar daghulp en jeugdhulp met verblijf worden in de toekomst anders geregeld. U hoeft hiervoor geen kosten op te nemen in de kostprijscalculatie voor daghulp en voor jeugdhulp met verblijf. N.B. De bouwsteen logeren is anders opgezet, zie hoofdstuk 7 hieronder. 7. Toelichting Hulp met verblijf logeren Voor de bouwstenen logeren basis en logeren specialistisch maakt de rekentool onderscheid tussen een kostenstructuur doordeweekse dagen en dagen in het weekend, als gevolg van schoolgaande cliënten, onderscheid in ingezette functies, en hogere onregelmatigheidstoeslag in het weekend. U wordt daarom verzocht om tweemaal de opbouw van de kostprijs in te vullen: voor door de week en in het weekend. De rekentool berekent aan de hand van de door u ingevulde gegevens automatisch wat de gewogen kostprijs per etmaal voor de bouwsteen bedraagt. PPRC BV 5

6 Het volstaat om voor de weekenddagen enkel een aangepast ORT-percentage en de aangepaste inzet per functie in te vullen. Andere waardes (zoals % niet-declarabele uren en % overhead) worden rechts (weekend) automatisch gevuld met de waarden van links (doordeweeks). 8. Toelichting Hulp met verblijf gezinshuis Aangezien cliënten 24/7 bij de zorgverleners op het adres woonachtig zullen zijn, betreft een calculatie op uren geen gedegen basis zoals tevens terug gehoord tijdens de marktconsultatie van 29 maart jongstleden. Daarom wordt uitgegaan van het bruto maandsalaris van de ouder. Eén kolom staat hierbij gelijk aan één ouder. Middels een door de zorgaanbieder in te vullen fte per ouder wordt berekend wat het kale maandsalaris is vanwaar de verdere berekening vertrekt. Per bouwsteen vult u de functies in die u inzet per bouwsteen. Per functie in de functie-mix vult u in: 1. Onder welke CAO deze functie valt (dropdown-menu met alle relevante CAO s in Excel). In het naar u toegezonden bestand staan de vijf verschillende CAO s opgenomen in deze rij. Dit hoeft echter niet: u bent vrij meermaals een functie uit eenzelfde CAO in te zetten, of om gebruik te maken van minder dan vijf ingezette functies. Laat in dit laatste geval s.v.p. de betreffende kolom(men) leeg. 2. Welke functiewerkgroep u voor de betreffende functie inzet in deze bouwsteen. 3. Welk gemiddeld fulltime maandsalaris daar in uw organisatie mee overeenstemt. Hiermee vult u dus impliciet in op welke trede van de loonschaal uw medewerkers in de corresponderende functie-werkgroep of schaal zich gemiddeld bevinden voor de medewerkers die u inzet op deze bouwsteen. 4. Fte. Alhier dient de zorgaanbieder in te vullen hoeveel fte de inzet van ouder één en eventueel ook ouder twee betreft. Eén fte staat gelijk aan 1878 uren op jaarbasis, hetgeen gelijkstaat aan 156 uren op maandbasis. 5. Welke onregelmatigheidstoeslag voor de desbetreffende bouwsteen realistisch is. U vult het in als percentage dat wordt meegerekend in het brutoloon. 6. Totale overheadkosten als percentage opslag. Onder de overhead vallen de kosten die niet direct toerekenbaar zijn aan een cliënt. Hieronder vallen de ondersteunende diensten (waaronder ook schoonmaak), ICT-kosten, managementkosten en andere algemene kosten en zakelijke lasten. Hieronder vallen tevens de verplichte vrije feestdagen en bovenwettelijk verlof. 7. Een opslag voor risico en marge. 8. Gemiddeld aantal cliënten per gezinshuis. Hier dient u het gemiddelde aantal cliënten dat gelijktijdig woonachtig is in een gezinshuis in te vullen, verrekend voor de gemiddelde bezettingsgraad. 9. Hotelmatige kosten (de kosten voor eten, drinken en eventuele activiteiten) per jeugdige per etmaal. 10. Huisvestingskosten (gebouw gebonden kosten) per jeugdige per etmaal. PPRC BV 6

7 N.b. Een aparte kolom is opgenomen voor ZZP ers. Zie daarvoor hoofdstuk 8.1 hieronder. Naast de inzet van de gezinsouders is ruimte voor extra behandeluren. Hiertoe kunt u conform de systematiek van ambulante ondersteuning drie profielen gebruiken, voor het toerekenen van het gemiddeld aantal uren behandeling per kind per etmaal. De rekentool telt alle kostenfactoren automatisch bij elkaar op Toelichting bij hulpverlening als ZZP er Zorg binnen de bouwsteen gezinshuizen kan ook via ZZP er geleverd worden. Het kostprijs-model van een ZZP er is anders opgezet, omdat een ZZP er niet vanuit een CAO verplicht te maken heeft met vakantiegeld, eindejaarsuitkering en pensioensopbouw. Het is aan de ZZP er zelf om deze factoren te verdisconteren in een toepasselijk bruto tarief. Wel is inzicht wenselijk in het deel van de tijd dat wordt besteed aan (1) overhead en (2) risico / marge. Voor ZZP ers gelden hierbij dezelfde instructies als bij instellingen. PPRC BV 7

8 Bijlage 1 Regels direct en indirecte cliëntgebonden tijd Gemeente wil inzage hebben in de ureninzet dan wel de activiteiteninzet met standaard tijdseenheden die de aanbieder per jeugdige uitvoert. Om een helder kader te geven worden hieronder de spelregels beschreven: 1. De registratie van het zorgtraject start op het moment dat een jeugdige zich (met een nieuwe zorgvraag) aanmeldt. 2. De registratie van de geleverde zorg in de administratie van de aanbieder is volledig, juist en actueel. De aanbieder is verantwoordelijk voor de vastlegging van de daadwerkelijk verleende zorg en het behaalde resultaat zoals beschreven in de bouwstenen. 3. Een aanbieder mag alleen de (directe en indirecte) cliëntgebonden tijd registreren die daadwerkelijk besteed is aan de cliënt. Niet-cliëntgeboden activiteiten zoals scholing, het lezen van vakliteratuur, algemene vergaderingen en intervisiebijeenkomsten, mag de aanbieder niet op een cliënt registreren. 4. Onder cliëntgebonden tijd wordt verstaan: a. Direct cliëntgebonden tijd: - Dit betreft de directe contacttijd die een professional aan een cliënt besteedt bij een activiteit. - Face-to-face contacttijd: de tijdsbesteding aan de uitvoering van een activiteit of verrichting waarbij de cliënt en/of het systeem van de cliënt aanwezig is. - Telefonische contacttijd (ear-to-ear): de tijdsbesteding aan de uitvoering van een activiteit of verrichting, waarbij de professional de cliënt telefonisch spreekt en niet daadwerkelijk ziet (en/of in het geval van systeemtherapie met het systeem van de patiënt). - Elektronische contacttijd (bit-to-bit): de tijdsbesteding aan de uitvoering van een activiteit of verrichting, waarbij de professional reageert op een hulpvraag van een individuele cliënt door middel van en internet (en/of in het geval van systeemtherapie met het systeem van de patiënt). b. Indirect cliëntgebonden tijd - Dit is indirecte tijd die samenhangt met het uitvoeren van een direct cliëntgebonden activiteit, zoals een behandel-, begeleidings- of verplegingsactiviteit. Denk hierbij aan: - Het voorbereiden van een activiteit (bijvoorbeeld van een sessie psychotherapie); - Verslaglegging en administratie in het kader van de activiteit (bijvoorbeeld psychiatrisch onderzoek); - Het opruimen van de speelkamer bij een behandelcontact met kleine kinderen; - Hersteltijd na een intensieve behandelsessie. PPRC BV 8

9 c. Indirect cliëntgebonden reistijd De tijd die een professional nodig heeft voor het reizen van en naar een cliënt die buiten de instelling, behandeling of begeleiding ontvangt. Voorwaarde is dat er een activiteit wordt uitgevoerd waarbij er sprake is van direct cliëntgebonden tijd. Onder deze reistijd valt niet de tijd die nodig is om op het terrein van de eigen organisatie de cliënt te bereiken, ook niet als de instelling op meerdere locaties werkt. Voor de op de lijst activiteiten en verrichtingen voorkomende categorieën pré-intake en algemeen indirecte tijd geldt dat er geen reistijd mag worden geregistreerd, maar alleen indirect cliëntgebonden tijd. De enige uitzondering hierop is de activiteit noshow. Hierop mag wel reistijd geschreven worden. Bijvoorbeeld wanneer bij een huisbezoek de cliënt niet thuis was en de professional wel reistijd heeft gehad. 5. Alleen de SKJ, BIG geregistreerde professional, vak-therapeut, en de niet-skj geregistreerde professional onder regie van een geregistreerde professional conform de Norm Verantwoorde werktoedeling, mag cliëntgebonden tijd registreren. Bij de registratie hiervan dient onderscheid gemaakt te worden in de verschillende beroepsgroepen. 6. Wanneer een cliënt groepstherapie krijgt waarbij meerdere mensen tegelijkertijd begeleid/behandeld worden, deelt de aanbieder zijn bestede tijd door het aantal deelnemers. Het maakt daarbij niet uit op grond van welke bekostiging de begeleiding/behandelingen van die cliënten gefinancierd worden. 7. In geval van onderlinge dienstverlening registreert de opdrachtgevende aanbieder de activiteiten die de uitvoerende aanbieder heeft uitgevoerd aan betreffende cliënt. 8. Aanbieder moet bij het registreren gebruik maken van de codes die in de regio Zuid-Drenthe gehanteerd worden. 9. In de volgende gevallen wordt het zorgtraject afgesloten: als cliënt: a. Is overleden. In dit geval moet het zorgtraject gesloten worden op de dag van overlijden. Het is niet toegestaan om nog cliëntgebonden activiteiten te registreren na overlijdensdatum b. Is verhuisd en conform woonplaatsbeginsel niet meer onder de betreffende gemeente valt. c. Langdurig niet meer is op komen dagen. d. Als de cliënt wordt doorverwezen naar een andere instelling/praktijk e. 365 dagen geen zorg meer heeft ontvangen. f. Als de zorg voor een cliënt over gaat naar een andere vorm van bekostiging. g. Als aanbieder en cliënt in overleg besluiten dat de resultaten van het zorgtraject behaald zijn. Indien de resultaten van het zorgtraject behaald zijn maar er is sprake van laagfrequente langdurige controle dient het traject afgesloten te worden. In dat geval zal er een beschikking afgegeven moeten worden voor de bouwsteen Medicijncontrole. PPRC BV 9