Op weg naar verbeterde kostprijzen grz

Transcriptie

1 Op weg naar verbeterde kostprijzen grz Richtlijnen voor inrichting financiële administratie 2013 Versie december 2012

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding De richtlijnen Toerekening indirecte kosten aan behandelaren Berekening productiviteitspercentage per behandelaar Uniformering toerekening percentages sociale lasten Bijlagen Bepaling van het aantal netto werkbare uren Direct, indirect, patiëntgebonden en niet-patiëntgebonden Direct en indirect patiëntgebonden tijd Niet-patiëntgebonden tijd Lijst met zorgactiviteiten... 8 DBC-Onderhoud 2 8

3 1 Inleiding Voor een goed werkende DBC-systematiek is het van groot belang dat de tarieven een goede afspiegeling vormen van de praktijk. Ook voor de instellingen zelf is dit van grote waarde. Een grote afwijking tussen de tarieven en lokale kostprijzen kan substantiële gevolgen hebben voor commerciële en financiële beleidsmatige keuzes. Daarom doet DBC-Onderhoud jaarlijks een kostprijzenonderzoek op basis van kostprijsgegevens uit de instellingen. Hoe meer instellingen meedoen, des te beter zullen de kostprijzen een afspiegeling zijn van de dagelijkse praktijk. Een instelling die geen bijdrage levert, heeft dus ook geen invloed op de tarifering van DBC-zorgproducten. Na ieder kostprijsonderzoek evalueert DBC-Onderhoud zowel het onderzoek zelf als de wijze waarop de kostprijzen aangeleverd zijn. De resultaten van deze evaluatie zijn de basis voor het verder verbeteren van de kostentarieven. Ook de aanlevering van kostprijzen met boekjaar 2010 voor de tariefberekening voor 2013 heeft deze evaluatie ondergaan. Het resultaat is een aantal verbeterpunten, die vervolgens met een speciaal hiervoor samengestelde kostprijsexpertgroep grz zijn doorgesproken. De verbeterpunten zijn vertaald in een aantal aanvullende richtlijnen voor de inrichting van uw financiële administratie en zorginformatiesystemen. Dankzij deze richtlijnen bent u in staat nog betere kostprijzen aan te leveren en dus nog meer uw stempel te drukken op de toekomstige DBCsystematiek. Wij adviseren u om deze aanpassingen door te voeren in uw administratie over 2013, zodat er een verfijndere kostenuitvraag voor de tarieven in 2015 kan plaatsvinden. DBC-Onderhoud 3 8

4 2 De richtlijnen De wijzigingen hebben betrekking op: Toerekenen indirecte kosten aan behandelaren. Berekening productiviteitspercentage per behandelaar. Uniformering toerekening percentages sociale lasten. In de afgelopen kostprijsuitvraag waren alleen indirecte kosten aan de verpleegsetting toegerekend en niet aan behandelaren. Voor de berekening van de zorgactiviteiten van behandelaren was gerekend met een normatief productiviteitspercentage per behandelaar. Voor de specialist ouderengeneeskunde gold een percentage van 60%, voor de overige beroepen (paramedici) 70%. 2.1 Toerekening indirecte kosten aan behandelaren Om voor toekomstige kostprijsaanleveringen de indirecte kosten ook aan de behandelaren toe te kunnen rekenen, vragen wij u om vanaf 1 januari 2013 per grz-behandelaar de (loon)kosten (inclusief sociale lasten) aan de hand van een aparte kostensoort in de 41- en 42-rubriek vast te leggen en hiervoor per grz-behandelaar een separate kostenplaats aan te maken. In de bijlage vindt u een lijst met zorgactiviteiten die gekoppeld zijn aan de type behandelaren. 2.2 Berekening productiviteitspercentage per behandelaar Voor de productieregistratie registreert u per grz behandelaar zowel de direct en indirect patiëntgebonden tijd als de niet-patiëntgebonden tijd op de grz-afdeling en de niet-grz-afdeling. Het document Handleiding registratie grz v bevat duidelijke richtlijnen over de verschillende soorten tijd. Zie ook RZ13b-uitlevering, onderdeel Handleidingen. Een gedeelte hiervan staat in de bijlage (zie pagina 6). De meeste instellingen zijn al ver gevorderd met hun DBC-registratie. Toch blijken behandelaren lang niet altijd enthousiast om (op relatief korte termijn) een integrale tijdsregistratie te voeren. Vanwege de overheveling moeten behandelaren al grz-tijdschrijven, maar de overige tijd wordt niet altijd geregistreerd. De meeste instellingen krijgen de productiviteitsregistratie in het aankomende boekjaar op orde. Een en ander hangt wel af van de leverancier van het zorginformatiesysteem. Meestal betreft het een integraal systeem voor DBC-registratie en productiviteitsregistratie, zodat behandelaren niet dubbel hoeven te registreren. Naast de activiteiten van behandelaren is ook het productiviteitspercentage per behandelaar nodig voor de kostprijsberekening van een eenheid behandeltijd. Het hanteren van een instellingseigen productiviteitspercentage levert een zuiverder kostprijs op. Dit percentage is bij voorkeur gebaseerd op een jaarproductie, maar dat is geen voorwaarde zolang voldoende representativiteit gegarandeerd is. DBC-Onderhoud 4 8

5 Administatieve keuzen U bepaalt zelf (samen met uw softwareleverancier) hoe u de registratie van direct en indirect patiëntgebonden tijd en niet-patiëntgebonden tijd inricht. Daarbij is het van belang om de definities in het document Handleiding registratie grz v te hanteren. Voor de bepaling van het aantal netto werkbare uren kunt u gebruik maken van de berekening in de bijlage - zie bladzijde Uniformering toerekening percentages sociale lasten In de afgelopen kostprijzenaanlevering blijken wisselende percentages sociale lasten voor behandelaren voor te komen. Wij vragen u daarom per 1 januari 2013 gebruik te maken van een vaste rubricering: leg de salariskosten (zoals ORT, eindejaarsuitkering, vakantiegeld, garantieloon) vast in de kostensoortrubricering en de sociale lasten (zoals ZVW, WW, WAO) in de kostensoortrubricering De verhouding tussen deze twee geeft een generiek percentage opslag voor sociale lasten. DBC-Onderhoud 5 8

6 3 Bijlagen 3.1 Bepaling van het aantal netto werkbare uren U bepaalt het aantal netto werkbare uren op basis van de berekening in het rapport Indicatieve prijzen ZZP, NZa juni De berekening voor de sector V&V functiebehandeling (bij 36 uur) is als volgt opgebouwd. 52 weken x 36 uren(bruto uren) = 1.872,0 uur per jaar -/- vakantiedagen = 226,9 uur per jaar -/- 6,9% ziekteverzuim = 132,7 uur per jaar -/- opleidingen = 40,8 uur per jaar Netto uren = 1.471,6 uur per jaar (Bron:Kostprijsmodel DBC GRZ, versie 2.0, Utrecht december 2011, bladzijde 30) 3.2 Direct, indirect, patiëntgebonden en niet-patiëntgebonden Direct en indirect patiëntgebonden tijd Bij de vastlegging van deze patiëntgebonden behandeltijd gelden de volgende algemene definities en regels: Naast de tijd van de specialist ouderengeneeskunde wordt ook de bijdrage van andere para- /perimedische behandeldisciplines vastgelegd. Uitsluitend de in de zorgactiviteitentabel genoemde disciplines verantwoorden de patiëntgebonden behandeltijd aan de hand van de vastgestelde zorgactiviteiten. Dit zijn de volgende disciplines: specialist ouderengeneeskunde; fysiotherapeut; ergotherapeut; logopedist; maatschappelijk werker; psycholoog; activiteiten begeleider; bewegingsagoog/sportbegeleider; hydrotherapeut; diëtist; muziektherapeut; psychologisch medewerker; cognitief trainer; therapie-assistenten; geestelijke verzorging; transmurale begeleider. De activiteiten van de verzorgende, verpleegkundige en overige begeleidende disciplines aan de behandeling worden niet apart vastgelegd; deze inzet is verdisconteerd in de DBC-component verpleegdag, dagbehandeling en polibezoek. Een uitzondering hierop vormen zes specifieke DBC-Onderhoud 6 8

7 specialistische verpleegkundige activiteiten, waarvan alleen de direct patiëntgebonden tijd wordt vastgelegd. Stagiaires en professionals in opleiding registreren geen tijd omdat zij (nog) niet formeel erkend en bevoegd zijn in de individuele behandeling van patiënten in het kader van de wet BIG. In de zorgactiviteitentabel is per behandeldiscipline een zorgactiviteit voor de patiëntgebonden behandeltijd opgenomen. Voor de directe en indirecte patiëntgebonden tijd wordt dezelfde zorgactiviteit gehanteerd. Eén zorgactiviteit vertegenwoordigt vijf minuten behandeltijd. Bij de vastlegging van de zorgactiviteiten wordt de werkelijk bestede directe en/of indirecte patiëntgebonden behandeltijd als uitgangspunt genomen. Voor de vastlegging van de behandeltijd bedraagt de minimale aan de patiënt gekoppelde registratie-eenheid vijf minuten directe of indirecte behandeltijd (één zorgactiviteit). Als sprake is van een tijdsbesteding van minder dan vijf minuten, dan wordt hiervoor geen zorgactiviteit vastgelegd. De vastgelegde behandeltijd dient controleerbaar/valideerbaar te zijn op datum, plaats en tijdsduur. De indirecte behandeltijd betreft patiëntgerichte behandeltijd die voortvloeit uit het behandelplan waarbij de patiënt niet aanwezig is. De indirecte patiëntgebonden tijd bestaat uit: Patiëntbespreking Schriftelijke rapportage Testen en analyse N.B. Voor alle behandeldisciplines geldt dat directe tijd niet wordt vastgelegd bij: Zelfstandig trainen zonder toezicht, dit omdat behandeling zonder toezichthouder(s) niet past in het behandelplan (geen direct contact!). No show, omdat in het behandelplan niet opgenomen staat dat de patiënt afwezig mag zijn (geen direct contact!) Niet-patiëntgebonden tijd Niet-patiëntgebonden tijd betreft activiteiten die niet direct of indirect met individuele patiënten te maken hebben. Het betreft tijd die niet aan een specifieke patiënt is toe te wijzen. De nietpatiëntgebonden tijd bestaat uit: Managementtaken, beleidsoverleg Commissies/werkgroepen, deskundigheidsbevordering geven/ ontvangen Opleidingsactiviteiten geven/ ontvangen Wetenschappelijk onderzoek Algemeen werkoverleg, algemene administratie Personnlijke verzorging en sociale contacten, reistijd, wachttijd, telefoneren Tijd besteed aan tijdregistratie Overig (Bron: Handleiding registratie grz v , inclusief nadere toelichting definities) DBC-Onderhoud 7 8

8 3.3 Lijst met zorgactiviteiten Zorgactiviteit code Zorgactiviteit omschrijving Polikliniekbezoek - geriatrische revalidatie Huisbezoek - geriatrische revalidatie Dagbehandeling - geriatrische revalidatie Verpleegdag - geriatrische revalidatie Afwezigheidsdag - geriatrische revalidatie Specialist ouderengeneeskunde - triage - geriatrische revalidatie Specialist ouderengeneeskunde - patiëntgebonden handelen (excl. triage door specialist ouderengeneeskunde, zie ) - geriatrische revalidatie Fysiotherapie - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Ergotherapie - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Logopedie - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Maatschappelijk werk - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Psychologie - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Activiteiten begeleiding - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Bewegingsagoog/sportbegeleiding - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Hydrotherapie - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Diëtetiek - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Muziektherapie - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Psychologisch medewerker - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Cognitief trainer - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Therapie assistenten - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Geestelijke verzorging - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Transmurale begeleiding - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie Klinische verpleging - decubitus wondverzorging - geriatrische revalidatie Klinische verpleging - mictie en defaecatie regulering - geriatrische revalidatie Klinische verpleging - ademhaling ondersteuning - geriatrische revalidatie Klinische verpleging - infusies verzorgen - geriatrische revalidatie Klinische verpleging - voedingsondersteuning - geriatrische revalidatie Klinische verpleging - begeleiding gedragsproblematiek - geriatrische revalidatie. DBC-Onderhoud 8 8