2 mededelingen 3 ingekomen stukken 4 notulen en actie- en besluitenlijst ALV 14 oktober 2016

Transcriptie

1

2 algemene Ledenvergadering 2017 vrijdag 07 april 2016 om uur in de kantine van het Vlijpark. agenda 1 opening 2 mededelingen ter informatie 3 ingekomen stukken ter informatie 4 notulen en actie- en besluitenlijst ALV 14 oktober 2016 ter vaststelling 5 PDCA-cyclus ter informatie 6 jaarverslag secretaris 2016 ter vaststelling 7 jaarverslagen commissies 2016 en plannen voor 2017 ter informatie 8 jaarverslag penningmeester 2016 en begroting 2017 ter vaststelling 9 verslag kascommissie ter vaststelling 10 verkiezing kascommissie ter vaststelling 11 doorberekenen waterverlies aan de leden besluitvorming 12 zeepkist 13 voortgang MOJB ter informatie 14 evaluatie van het nieuwe beleid mbt de watermeters meningvormend 15 voorstel afschaffing fietsverbod besluitvorming 16 aangepaste werkwijze taxatiecommissie tuinen besluitvorming 17 rondvraag 18 sluiting 1 opening Charles van Andel is vanavond voorzitter van deze vergadering. 2 mededelingen 3 ingekomen stukken 4 notulen en actie- en besluitenlijst ALV 14 oktober 2016 ad 1 opening De vergadering wordt geopend door Charles van Andel, bestuurslid. Hij heet alle aanwezigen van harte welkom. Het is voor het eerst dat de vereniging twee keer per jaar een Algemene Ledenvergadering organiseert. Er zijn 43 stemgerechtigde tuinleden aanwezig. Er zijn afmeldingen binnengekomen van 7 tuinleden, te weten: B. Castelijn (tuin 73), W. van Stigt (tuin 16), W. van der Hum (tuin 60), J. van Wijngaarden (tuin 38), M. van der Meide (tuin 30), M. Oud (tuin 58), J. Overhand (tuin 55). Er is 1 machtiging bij het bestuur ingeleverd. ad 2 mededelingen Charles van Andel is deze avond voorzitter. Hij licht toe dat het bestuur geen vaste voorzitter heeft; de functie van voorzitter rouleert per vergadering. De Kamer van Koophandel schrijft voor dat een vereniging de functies van penningmeester en secretaris dient in te vullen. Dit zijn voor onze vereniging resp. Henk van Pelt (tuin 31) en Jacqueline Steeghs (tuin 52). Nienke Steensma (tuin 3) en Charles van Andel (tuin 69) zijn bestuurslid. 2

3 Charles vertelt meerdere signalen te hebben ontvangen over vervelende ervaringen en niet prettige momenten tijdens de vorige Algemene Ledenvergadering. Hij vraagt de aanwezigen om, als je iets wilt zeggen, eerst tot tien te tellen om na te denken over hoe je t wilt zeggen. Wanneer dat niet lukt zal hij genoodzaakt zijn de vergadering te stoppen. De voorzitter vraagt wie gebruik wil maken van de zeepkist. De zeepkist is bedoeld om leden de gelegenheid te geven om de aanwezigen toe te spreken buiten de vergadering om. Het is geen opstart voor een discussie. Voor de zeepkist melden zich Roel Koolmees (tuin 8), Ed van Bezouwen (tuin 76), Matthijs Reppel (tuin 54) en Corinne Clay (tuin 61). Voor de rondvraag melden zich Marijke Welles (tuin 89), Marijke den Hollander (tuin 22) en Kees Colijn (tuin 65). In opdracht van de Algemene Ledenvergadering van 29 april 2016 heeft de commissie bestuurscrisis zich een beeld gevormd van de gebeurtenissen (in chronologische volgorde) in de periode vanaf november Een aantal tuinleden is gehoord en van het geheel is een verslag gemaakt. De reacties van betrokkenen zijn verwerkt in het verslag. Dit verslag is via de mail verzonden naar de leden, het is geplaatst op de website en een exemplaar heeft ter inzage gelegen in de bestuurskamer. Hierop zijn geen reacties binnengekomen. Het bestuur wil proberen zo open mogelijk te besturen en bij grote zaken zo spoedig mogelijk de juiste mensen spreken, de leden te informeren en er in een Algemene Ledenvergadering over te praten. Het bestuur heeft de leden nodig. Charles dankt de commissie en in het bijzonder Matthijs Reppel voor het vele goede werk dat verricht is. De commissieleden ontvangen een waardebon om planten uit te zoeken in De Kwekerij. De heer W. Boonstra van het AVVN ontvangt de waardebon per post. Daarmee is de commissie bestuurscrisis ontbonden. In het kader van duurzaamheid is dit de laatste keer dat aan de leden een papieren agenda en bijlagen van de Algemene Ledenvergadering via de post wordt verstrekt. Voortaan zullen de stukken uitsluitend via de mail naar de leden verzonden worden en liggen er een aantal exemplaren in de bestuurskamer. Tuinleden die geen mail hebben, ontvangen de stukken per post. Tijdens de Algemene Ledenvergadering zelf is een aantal papieren exemplaren beschikbaar voor de leden. ad 3 concept notulen Algemene Ledenvergadering 29 april 2016 De voorzitter neemt de concept notulen pagina voor pagina door; daarbij worden tekstuele en naar aanleiding van opmerkingen tegelijk behandelen. pagina 7, bovenaan, naar aanleiding van a. De concept notulen van de Algemene Ledenvergadering van 14 oktober liggen per 28 oktober in de bestuurskamer ter inzage. Actie bestuur. b. Een actie- en besluitenlijst wordt met ingang van deze notulen toegevoegd. Actie bestuur. pagina 9, bovenaan, tekstueel Margreet Huisman vreest voor nieuwe wijn in oude vaten zoals nu de problemen opgelost moeten worden zonder hulp van de AVVN. pagina 9, bovenaan, naar aanleiding van De vraag om in het HHR een bedrag vast te stellen dat zonder raadpleging van de leden besteed kan worden, komt terug bij agendapunt 8 MJOB. pagina 10, bovenaan, naar aanleiding van De vraag wordt gesteld of de correctie in optellingen is doorgevoerd. Actie bestuur. pagina 11, bovenaan, naar aanleiding van In 2017 wordt weer een kennismakingsavond georganiseerd voor nieuwe en oude leden. Actie bestuur / A&K team / Welkomcommissie 3

4 pagina 11, middenin, naar aanleiding van Het bestuur heeft intern het onderwerp dubbelfuncties besproken en tevens advies gevraagd bij de AVVN. Het AVVN reageerde dat bij bijna alle verenigingen leden zijn die meerdere dingen doen. Als er te weinig vrijwilligers zijn, is het niet te voorkomen dat er dubbelfuncties zijn. Dineke de Gooijer zegt dat ze zich niet meer kan herinneren dat het onderwerp expliciet in de groencommissie aan de orde is geweest. Het staat iedereen vrij zich te melden voor een functie binnen de vereniging. Iedereen mag dingen doen die hij/zij leuk vindt. Het bestuur nodigt leden uit om zich te melden voor welke functie dan ook. Hiermee worden de notulen vastgesteld met dankzegging aan de notuliste. ad 4 bestuur SWOT analyse Nienke Steensma vertelt dat het bestuur naar aanleiding van de bestuurscrisis een aantal zaken anders wil aanpakken. Daarvoor is een SWOT analyse gemaakt van zowel de vereniging als van het bestuur. Met een SWOT analyse worden de sterkten en zwakten (intern) en kansen en bedreigingen (van buitenaf) in kaart gebracht. Het is een hulpmiddel om inzicht te krijgen in wat er speelt. Het is een momentopname en kan worden herhaald. Met behulp van een presentatie vertelt Nienke wat het resultaat is van de SWOT analyse. De vergadering reageert enthousiast en vindt het positief dat het bestuur zowel naar de vereniging en zichzelf gekeken heeft. link: ad 5 voorstel watermeters Het bestuur stelt de leden voor in te stemmen met het winterklaar maken van de watermeters en waterleidingen door middel van het door de leden zelf isoleren van de watermeters en waterputten. Hiermee volgen we het advies van de AVVN. Reden is dat er in tegenstelling tot vroeger betrekkelijk zachte winters zijn en er vaak wat mis gaat bij het verwijderen en terugplaatsen van de meters. Er volgt een discussie over: wie verantwoordelijk is voor de watermeters, wie eigenaar is van de watermeters, of je nog water hebt als ergens een watermeter kapotgevroren is, het doorblazen van de leiding als de meter er op zit, het water dat in de meter blijft zitten, de kwetsbaarheid van dit werk om het over te laten aan de tuinleden, het uitvoeren van een proef bij een klein aantal tuinen en de prijs van een nieuwe watermeter. Na deze discussie stemmen de leden over het voorstel. Er zijn 19 stemmen voor en 19 stemmen tegen. Aangezien er geen meerderheid is, gaat het voorstel niet door. De voorzitter vraagt welke vrijwilligers bereid zijn de watermeters op de gebruikelijke wijze te verwijderen en terug te plaatsen. Daarvoor melden zich: Margreet Huisman (tuin 74), Nelleke Meeldijk (tuin 88), Jacqueline Dalemans (tuin 72), Jos Roelofs (tuin 24), Joke Leder (tuin 11) en Gijs Haringa (tuin 90). ad 6 de zeepkist Roel Koolmees (tuin 8) bedankt deels het oude bestuur en het nieuwe bestuur voor het verkopen van een aantal machines. Ed van Bezouwen (tuin 76) wenst excuses van twee tuinleden en bedankt de verantwoordelijken voor het verkopen van een aantal machines. Matthijs Reppel (tuin 45) zegt dat het niet bij een vereniging past dat tuinleden die stoppen met vrijwilligerswerk geen overdracht willen doen. Corinne Clay (tuin 61) attendeert de leden op de nieuwe vlinderkaart in de Vlindertuin en vraagt de leden te melden als ze bijzondere vlinders in hun tuin zien. ad 7 pauze 4

5 ad 8 onderzoek naar de staat en onderhoud van alle gebouwen en opstallen Nienke Steensma licht dit agendapunt toe met behulp van een presentatie. De presentatie is aan deze notulen toegevoegd. Tijdens de bespreking in de Algemene Ledenvergadering van 29 april 2016 over de bestuurscrisis en de bouw van de kas kwam de vraag aan de orde wat het bedrag is waarbinnen het bestuur mag handelen. Het bestuur is hiermee de afgelopen periode aan de slag gegaan. Na raadpleging van de AVVN bleek de vraag niet zo eenvoudig te beantwoorden. Alleen een bedrag benoemen is geen vaststaand gegeven. Immers, als het dak lekt is er geen tijd voor een ledenvergadering, dat moet zo snel mogelijk gerepareerd worden. Een andere oplossing is het maken van een inventarisatie van de staat van onderhoud van de gebouwen en opstallen zodat inzichtelijk wordt wat het kost om alles gedurende de komende 20 jaar in goede staat te houden. Zo n inventarisatie heet een MJOB (Meerjaren Onderhoudsbeleid). Het bestuur heeft ervoor gekozen om deze opdracht te verstrekken aan studenten. Dit sluit aan bij de cultuur van de volkstuin: elkaar helpen. Het is een ongeschreven volkstuinregel om niet een bedrijf in te huren, maar op zoek te gaan naar nabuurschap, naar het idee van diensten voor diensten. Daar komt bij dat een bureau inhuren veel geld kost en de vraag is of het zoveel beter is. Zo n MJOB is enkele weken geleden op onze tuin uitgevoerd door studenten van de afdeling Bouwkunde van het Zadkine College in Rotterdam. Deze studenten worden opgeleid voor projectleider of calculator in de bouw. De studenten hebben in kleine groepjes onderzoek gedaan in en rond alle opstallen en hier rapporten van gemaakt. De drie beste groepjes hebben hun rapport gepresenteerd aan een vertegenwoordiging van het bestuur en Matthijs Reppel (vanwege zijn bouwkundige achtergrond). Het rapport dat als beste uit de bus kwam, staat op de website en ligt ter inzage in de bestuurskamer. Dit MJOB is gebaseerd op het behouden wat er nu is, het gaat niet om vernieuwingen. De vergadering reageert positief, men vertelt dat het altijd zo is geweest dat met elkaar gewerkt werd in en voor de vereniging. Zo is bijvoorbeeld ook de goede kantine ontstaan. Als van tevoren de te verwachten reparaties met een bedrag zijn vastgesteld, is er geen apart mandaat nodig. Nienke vertelt dat tijdens voorgaande Algemene Ledenvergaderingen reserveringen zijn vastgesteld, maar deze zijn niet gebaseerd op onderzoek en/of feiten. In de archieven is nergens terug te vinden wat er precies voor gedaan zal worden en dat is geen goede uitgangspositie. Het is van belang dat we samen praten over wat we noodzakelijk vinden. In het MJOB zijn de opstallen onderzocht en niet de staat van de waterleiding. Het onderzoeken van de mogelijkheden om de waterleiding in goede staat houden vergt specifieke kennis en kunde. Het gaat om bedragen die onze pet te boven gaan. Daarvoor hebben we de gemeente nodig. Om hen hierin mee te krijgen, zullen we ons sociaal-maatschappelijk nut heel duidelijk moeten kunnen maken. Het MJOB rapport staat op de website en er ligt een exemplaar in de bestuurskamer. Indien minder dan 30 bezwaren binnenkomen is het rapport goedgekeurd en zal overgegaan worden tot uitvoering. De voorstelde aanpak van de blokhut vervalt; het bestuur heeft een groep vrijwilligers toestemming gegeven deze te renoveren. link: Een volgende opdracht voor de studenten is het op onze tuin onderzoeken van mogelijkheden in het kader van de blauwe economie. Blauwe economie betekent een duurzame manier van produceren en consumeren. Qua voedsel gaat men daarbij uit van de natuur en wat er lokaal voorhanden is. ad 9 BTW en voorstel wijziging bemiddelingskosten huisjesverkoop Het bestuur stelt voor om de contributie/pacht te verhogen met 15 euro per tuinlid, ingaande 15 oktober Dit vanwege de door de belastingdienst opgelegde BTW-verplichting voor de 2% regeling bij de bemiddeling van verkoop van tuinhuizen. Met het voorstel zien we af van 5

6 het in rekening brengen van 2% bemiddelingskosten en het voeren van een BTW boekhouding. Een tussenvoorstel om het verlies van inkomsten te compenseren met het verhogen van de bemiddelingskosten tot 3% betekent dat dan voor alle onderdelen van de vereniging BTW betaald moet worden. De meerderheid van de vergadering stemt in met het voorstel om per 15 oktober de pacht / contributie te verhogen met 15 euro en de bemiddelingskosten huisjesverkoop af te schaffen. ad 10: voordracht kandidaat bestuurslid Carla Jongmans (tuin 48) heeft zich per 8 oktober teruggetrokken als secretaris van het bestuur. Het bestuur vindt dit jammer; Carla heeft op een accurate wijze de werkzaamheden van het secretariaat uitgevoerd. Het bestuur heeft vergeefs geprobeerd haar over te halen om te blijven, maar ze begrijpt haar besluit. Carla ontvangt als dank en in het kader van diensten voor diensten, een waardebon voor planten uit de Kwekerij. De voorzitter verzoekt de vergadering bij acclamatie in te stemmen met de voordracht van Anja Dijkstra (tuin 81) als bestuurslid. De vergadering laat met applaus weten hiermee in te stemmen. Anja Dijkstra heeft twee andere functies, zijnde coördinator Communicatiecommissie en coördinator Faircommissie. De eerste functie wordt overgenomen door Matthijs Reppel en de tweede functie is vacant. Zolang er geen opvolger is, zal Anja deze functie blijven vervullen. ad 11 rondvraag Marijke Welles (tuin 89) vraagt of ze gebruik kan maken van machines in de werkplaats. Lydia Amsterdam (tuin 90), coördinator Vrijwilligersclub, antwoordt dat dit kan. Er zijn tevens vrijwilligers aanwezig om te helpen. Graag van tevoren een afspraak maken. Marijke den Hollander (tuin 22) vraagt wat de afspraken zijn rond het gebruik van de kas. Jacqueline Steeghs antwoordt dat met de ingebruikname van de tunnelkas in 2008 is afgesproken dat tuinleden in de winterperiode er hun planten kunnen stallen. In het voorjaar staat het opkweken van planten voor het algemeen groen en de Fair voorop. Tuinleden die in het voorjaar privé planten willen opkweken, helpen mee met de werkzaamheden van de opkweek van planten voor het alge meen belang. Jo de Haan (tuin 4) heeft bij de overdracht van haar werkzaamheden in de kas deze afspraken niet meegekregen. De afspraken worden opgezocht. Actie bestuur. Kees Colijn (tuin 65) vraagt aandacht voor de extreme groei van waterplanten in de sloot. Charles van Andel antwoordt dat hij contact heeft gehad met de gemeente, hetgeen niets opgeleverd heeft. Hij zal nogmaals bij de gemeente aan de bel trekken. Actie bestuur. Ed van Bezouwen (tuin 76) vindt dat de buurman GSC goed bezig is met een dak vol met zonnepanelen. Ria Griffioen (tuin 10) complimenteert Charles van Andel met de duidelijke en relaxte wijze waarop hij de vergadering voorgezeten heeft. ad 12 sluiting Charles van Andel sluit de vergadering om uur en nodigt de aanwezigen uit voor een drankje op kosten van de vereniging. 6

7 actielijst ALV 14 oktober 2016 actie wie afgehandeld 1. concept notulen ALV bestuur afgehandeld liggen 28 oktober ter inzage in de bestuurskamer 2. nagaan of de correctie in de optel- bestuur afgehandeld lingen in het financieel verslag 2015 is doorgevoerd 3. organiseren van kennismakingsavond Welkomcommissie en voor nieuwe en oude leden in 2017 A&K team 4. nagaan afspraken tav gebruik van de bestuur afgehandeld kas 5. contact opnemen met gemeente voor bestuur afgehandeld verwijdering van overmatige groei waterplanten n.a.v. de actielijst: 1. afgehandeld: De concept-notulen hebben vanaf 28 oktober 2016 ter inzage gelegen. Er zijn geen reacties ontvangen op de concept-notulen. 2. afgehandeld: De correctie in de optellingen zijn volgens de penningmeester in het financieel verslag doorgevoerd. 3. Welkomcommissie en A&K worden verzocht een kennismakingsavond te organiseren. Dit is nog niet georganiseerd. 4. Iedereen mag gebruik maken van de kas. De kas is er voor het algemeen belang van de tuin en de vereniging. Van gebruikers van de kas wordt in gezamenlijkheid, ter realisering van dit algemeen belang, een bijdrage aan de dagelijkse werkzaamheden in de kas verwacht. 5. Charles van Andel heeft contact gehad met de Gemeente. besluitenlijst ALV 14 oktober Agenda en bijbehorende stukken ALV worden vanaf 2017 per mail naar de leden verzonden en niet meer per post, behalve de tuinleden die geen mailadres hebben 2. Notulen ALV 29 april 2016 zijn vastgesteld 3. Het MJOB is vastgesteld (m.u.v. de aanpak van de blokhut op De Kleine Vlij), tenzij voor 28 oktober meer dan 30 bezwaren binnenkomen 4. Per 15 oktober 2016 wordt de pacht/contributie verhoogd met 15 euro per tuinlid 5. Anja Dijkstra is bij acclamatie gekozen tot bestuurslid 5 PDCA-cyclus Na de SWOT-analyse moet er natuurlijk een vervolgstap worden gepland. Het bestuur heeft de leden van ATV Vlijpark beloofd een duidelijk en transparant beleid te voeren waarin een constant proces zichtbaar is van verandering en evaluatie. U krijgt een korte presentatie te zien over het model waarmee dit inzichtelijk wordt gemaakt: de PDCA-cyclus. de vereniging. 7

8 6 jaarverslag 2016 secretariaat Algemene Ledenvergaderingen In 2016 waren 3 algemene ledenvergaderingen: op 26 februari (voorgezeten door C. Zijderveld van het AVVN, 29 april (voorgezeten door H. Staas van het AVVN) en 14 oktober. Tijdens de algemene ledenvergadering van 29 april werd besloten tot het instellen van een Commissie Onderzoek Bestuurscrisis, bestaande uit vier tuinleden, twee bestuursleden en de heer W. Boonstra van het AVVN. Deze commissie kreeg als opdracht een onderzoek te doen naar de gebeurtenissen die hebben geleid tot de bestuurscrisis in november In september rondde de commissie haar opdracht af met een eindrapport, welke aan alle leden is verzonden. Op dit eindrapport kwamen geen reacties van de leden. samenstelling bestuur Op 1 januari 2016 was er statutair geen bestuur vanwege het ontbreken van 2 leden van het dagelijks bestuur. De resterende bestuursleden waren Thon Schreuders (penningmeester), Henk van Pelt (bestuurslid) en Gerda Bosdriesz (bestuurslid). Tijdens de ALV op 26 februari werden drie nieuwe bestuursleden aan het bestuur toegevoegd: Carla Jongmans (secretaris), Charles van Andel (bestuurslid) en Jacqueline Steeghs (bestuurslid). Op de ALV van 29 april traden Gerda Bosdriesz (bestuurslid) en Thon Schreuders (penningmeester) af. Nienke Steensma trad als nieuw bestuurslid toe. In de zomer gaf Carla Jongmans te kennen vanwege privéredenen per 8 oktober haar bestuurstaken neer te zullen leggen. Anja Dijkstra trad in de algemene ledenvergadering van 14 oktober toe tot het bestuur. SWOT analyse Het nieuwe bestuur hecht aan transparantie en open communicatie naar de leden. In de zomer stelde het bestuur een SWOT analyse op (onderzoek naar sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen) van zowel de vereniging als van het bestuur zelf. De uitkomsten werden gepresenteerd in de algemene ledenvergadering van 14 oktober. Tevens maakte het bestuur een jaarkalender met daarop de data en tijdstippen van alle overleggen, openstellingen en activiteiten van de vereniging. MJOB (MeerJaren OnderhoudsBeleid) In de nazomer van 2016 werd, als stageopdracht, een MJOB uitgevoerd door studenten van de afdeling Bouwkunde van het Zadkine College in Rotterdam. Doel van het MJOB was het inzichtelijk maken van de kosten om de gebouwen en opstallen gedurende de komende 20 jaar in goede staat te houden. Daartoe deden de studenten groepsgewijs onderzoek in de gebouwen en opstallen en stelden ze rapporten op. Het beste rapport werd gepresenteerd in de algemene ledenvergadering van 14 oktober 2016 en aldaar vastgesteld. BTW-kwestie In februari 2016 liet de belastingdienst weten onze vereniging per 1 juli 2016 volledig te zullen kwalificeren als ondernemer voor de BTW. In samenwerking met het AVVN werd een BTW specialist ingeschakeld die een bezwaar indiende. Dit resulteerde in het besluit van de belastingdienst geen BTW te zullen heffen met uitzondering van de bemiddelingskosten van de verkoop van tuinhuizen. In de ALV werd besloten tot een contributieverhoging van 15 euro per jaar ter compensatie van het per 15 oktober afschaffen van bemiddelingskosten van huisjesverkoop. Ultimo 2016 liep voor onze vereniging een aanvraag bij de rechtbank van Den Bosch voor de status van sociaal culturele instelling. Indien dit gehonoreerd wordt, vervalt de BTW heffing op de bemiddeling van de huisjesverkoop. vergaderingen Er waren in 2016 negen bestuursvergaderingen, twee coördinatorenoverleggen en diverse gesprekken met commissies. Gedurende het seizoen was op zaterdagochtend tussen 10 en 12 uur een bestuurslid bereikbaar voor vragen. ledenverloop In 2016 zijn 9 huisjes zijn van eigenaar gewisseld. 8

9 7 jaarverslagen commissies 2016 en plannen voor a groencommissie (jaarverslag) De groencommissie bestond in 2016 uit de leden Corinne Clay (tuin 61), Margo van der Hum (tuin 60), Willem van Stigt (tuin 16), Dennis Verreijen (kandidaat-lid), Yvonne van der Meide (tuin 30), Kerstin Thederan (tuin 97) en Dineke de Gooijer (tuin 96). Ineke Breman (tuin 5) is eind 2016 lid geworden van de groencommissie. De groencommissie vergaderde in 2016 vier keer. de werkgroepen Alle werkgroepen tuinieren volgens het principe natuurlijk tuinieren. Dit betekent dat men voortdurend op zoek is naar mogelijkheden om de planten- en dierenwereld met elkaar in harmonie te brengen. Vogels, egels, padden, hommels, bijen, lieveheersbeestjes en tal van andere insecten zijn noodzakelijk voor een gezonde tuin. Heel veel dieren zijn nuttig en zorgen voor een natuurlijk evenwicht. In het natuurlijk tuinieren zijn plantenkeuze, tuininrichting en onderhoud erop gericht om zoveel mogelijk dieren en planten een plekje te geven om te leven, schuilen, nestelen, foerageren en overwinteren. De werkzaamheden in de werkgroepen verliepen prima en er heerste een goede sfeer. De tuinleden kwamen met ideeën, plannen en ontwerpen voor hun werkgebied. De meeste werkgroepen hebben een maandelijkse nieuwsbrief met daarin het werk van de komende werkbeurt, hoe alles groeit en bloeit en andere relevante zaken. Doel is de betrokkenheid van de tuinleden en het plezier in het werk te vergroten. Tussen de tuinen 19 en 20 werd een pompoenenveld aangelegd. Met de oude traditie van de drie gezusters kregen de pompoenen gezelschap van mais en bonen. De eetbare pompoenen vond gretig aftrek tijdens de Herfstfair. nieuwe werkgroep natuurlijk tuinieren In 2016 startte voor het eerst de werkgroep Natuurlijk tuinieren omdat er, naast het natuurlijk tuinieren in het algemeen groen, op een aantal gebieden specifieke aandacht en inzet nodig is. Te denken valt aan de paddenpoel, de wadi en de schuil- en broedplekken voor vogels en insecten. De werkgroep ging enthousiast aan de slag en het resultaat is o.a. te zien aan de goed onderhouden paddenpoel, de wadi en de nest- en schuilkasten. De werkgroep heeft voor 2017 een planning gemaakt van de werkzaamheden en een nieuw initiatief is het opzetten van een shitake-kweek. de bouw van de kas In maart vond de bouw van de kas plaats waarbij grotendeels gebruikte materialen werden toegepast. De kas is voorzien van gemakkelijk te hanteren kantelramen, een eenvoudig uit te rollen schaduwdoek tegen felle zon, stevige kweektafels en een functionele buitenruimte. De oude werktafels zijn, na geschuurd en geverfd te zijn, teruggeplaatst. De ruimte rond de kas is betegeld. Het plaatsen van de kas was onderdeel van de herstructurering van de parkeerplaats en omgeving. In dat kader is het hekwerk langs de parkeerplaats verwijderd en vervangen door een lage afscheiding van trottoirbanden. De strook algemeen groen langs het Ton van den Heuvelpad werd ingeplant met eenjarige en vaste planten uit de kas. Het tegelwerk van het terras van de jeu de boulesbaan werd vernieuwd. Aan de achterzijde van de kas werden drie 1000 litervaten geplaatst met als doel het hemelwater op te vangen en dit te gebruiken voor het begieten van de planten. In 2017 zullen deze vaten voorzien worden van houtwerk en steenwol om het gevaar van legionella te voorkomen. De oude tunnelkas werd geschonken aan de Groeituinen in Oud-Krispijn. de Kwekerij De in 2016 aangelegde kruidentuin (achter de kas) bracht een mooie oogst op van bonenkruid, tijm, maggi, peterselie, muntsoorten, kamille, venkel, salie, oregano, mierikswortel, snijselderij en basilicum. Het is een vrijwilligersproject, de planten komen uit de kas en alle tuinleden kunnen komen plukken. In de zomer van 2015 verzamelden de vrijwilligers van De Kwekerij verschillende soorten zaden en ruilden ze met andere tuinliefhebbers. In het voorjaar van 2016 werden de eenjarigen, groenten, kruiden, tomaten en pepers gezaaid en opgekweekt. In de zomer waren de zaden van vaste planten aan de beurt en in november werden de kou-kiemers gezaaid. Van april tot november konden tuinleden 9

10 en de werkgroepen een keuze maken uit het aanbod van planten uit de kas. Er was doorlopend een wisselend aanbod van ruim 80 verschillende soorten planten. De opgekweekte planten vonden hun weg naar tuinleden, het algemeen groen en de Fairs. schouwen In 2016 heeft een aantal aanpassingen op de uitvoering van het schouwbeleid plaatsgevonden. De schouwlijst is vereenvoudigd en wordt ook overhandigd aan kandidaat-leden tijdens het welkomstgesprek. Een andere belangrijke aanpassing is dat als bij de tweede schouw blijkt dat schouwpunten niet opgevolgd zijn, er een uitnodiging voor een gesprek volgt met twee bestuursleden. Begin juni vond de eerste schouw plaats door 15 tuinders (tuinleden, groencommissie en bestuur). 75 tuinen werden in orde bevonden; 23 tuinen waren niet (helemaal) in orde. Bij de meeste daarvan (18 stuks) was dat met kleine ingrepen te verhelpen. Het beoordelen van het talud was lastig. De groencommissie en bestuur hebben de afspraak gemaakt dat beplanting tot 50 cm vanuit de bovenkant van het talud niet meegenomen wordt in de beoordeling. Er staan inmiddels zoveel heggen, struiken en bomen dat het ondoenlijk is die conform het huishoudelijk reglement te verwijderen. Beplanting in het talud blijft op de schouwlijst staan. Daarop is een uitzondering vastgesteld voor volwassen bomen en struiken in taluds. Het gaat om tuin 13: meidoorn; tuin 15: vier bomen; tuin 38: meidoorn en berk; tuin 86: beuk. Begin augustus vonden gesprekken plaats tussen twee bestuursleden en vijf tuinleden die na de 2e schouw de tuin nog niet op orde hadden. De gesprekken verliepen positief en de tuinleden zijn met hun opdracht aan de slag te gaan. De aanwezigheid van exotische waterplanten in een van de sloten is gemeld bij de gemeente. Er kwamen enkele herhalingen aan te pas alvorens er actie op ondernomen werd. Ook de slijtage aan de toplaag van de beschoeiing langs de Molenvliet is gemeld bij de gemeente. Deze melding loopt nog. NL Doet Een flink aantal vrijwilligers van Het Vlijpark voerden op zaterdag 12 maart een klus uit i.h.k.v. NL Doet. Ze hielpen mee om van het hout van de gekapte es en de prunus zitbanken te maken. De vier banken van de prunus werden in het algemeen groen geplaatst en de twee familiebanken van de es kregen een plekje bij de kantine. lezing Max de Moestuinman Op 28 oktober organiseerde de groencommissie een lezing welke werd verzorgd door Moestuinman Max de Korte. De tuingroep Natuurlijk tuinieren had hem eerder om advies gevraagd voor de aanleg van een voedselbos op Het Vlijpark. Hierbij en bij een later bezoek aan zijn shitake-kwekerij raakten zij zo enthousiast over zijn kennis en de manier van zijn kennisoverdracht dat ze hem om een lezing op Het Vlijpark vroegen. Die uitnodiging nam hij graag aan. En niet alleen hij. Vele tuinleden kwamen af op de uitnodiging voor zijn lezing. Ze hoorden een goed verhaal over waarom in een bos alles in evenwicht is en waar het evenwicht in onze sier- en moestuinen zoek is. Gelukkig had hij vele tips om het evenwicht ook op 225 vierkante meter enigszins te kunnen herstellen. vervangen klinkerpaadje Vlindertuin Het klinkerpaadje in de Vlindertuin vertoonde brede gleuven tussen de klinkers. De groencommissie heeft het Marnixcollege gevraagd of leerlingen in het kader van een stageopdracht het klinkerpaadje opnieuw zouden kunnen leggen. In het najaar van 2016 is deze klus onder begeleiding van een docent uitgevoerd. De leerlingen haalden de klinkers er uit, waar nodig voegden ze zand toe en vervolgens hebben ze het paadje met dezelfde klinkers opnieuw bestraat. Na afloop van deze klus werd ook de verzakking van klinkers bij de jeu de boules baan verholpen. werkplan 2015 en 2016 Het werkplan najaar 2015 einde 2016 is afgerond. Het vervangen van een klein aantal bomen door vruchtbomen is doorgeschoven naar begin Naar aanleiding van het onderzoek in 2015 naar risicovolle bomen in het algemeen groen, zijn begin 2016 de es in het talud tussen tuin 45 en tuin 42 en de linkerstam van de prunus op De Kleine Vlij gekapt. 10

11 snoeien De heggen en leilinden op het algemeen groen zijn vakkundig gesnoeid en geknipt. Achter de Vlindertuin werd ruimte gemaakt ten behoeve van vergroting van lichtinval. essentaksterfte Naar aanleiding van een aantal dode takken aan de essen die op en rond De Kleine Vlij staan, heeft een hovenier geconstateerd dat het essentaksterfte betreft. De es naast de paddenpoel is er het ergste aan toe. Vanuit zorgplicht en aansprakelijkheid zal deze gekapt moeten worden. Dit vindt plaats begin De groencommissie heeft besloten het Praktijkadvies essentaksterfte (VBNE 2016) uit te voeren. De oorzaak van essentaksterfte is niet bekend. maand van de duurzaamheid De Herfstfair viel in de maand van de Duurzaamheid en dat was de aanleiding om bezoekers uit te nodigen voor een rondleiding over het Vlijpark. Tijdens de rondleiding werd aandacht geschonken aan natuurlijk tuinieren (paddenpoel, insectenhotel, wadi en manier van tuinieren in het algemeen groen), de compostverwerking, kruidentuin en Kwekerij. Voor de rondleiding meldden zich twee groepen met in totaal 15 deelnemers. Volgend jaar zal weer een dergelijke rondleiding gegeven worden voor tuinleden en kinderen. 7.1b groencommissie (plan ) onze doelen Het Vlijpark heeft een grote biodiversiteit en is een oase voor bedreigde en beschermde flora en fauna. Dat is te danken aan 10 jaar natuurvriendelijk tuinieren en natuurlijk onderhoud en beheer. Het Vlijpark heeft vier stippen in het Nationaal Keurmerk Natuurlijk Tuinieren. Voor ons betekent natuurlijk tuinieren dat we voortdurend op zoek zijn naar mogelijkheden om de planten- en dierenwereld met elkaar in harmonie te brengen. Want de een kan niet zonder de ander. Vogels, egels, padden, hommels, bijen, lieveheersbeestjes en tal van andere insecten zijn noodzakelijk voor een gezonde tuin. Heel veel dieren zijn nuttig en zorgen voor een natuurlijk evenwicht. In het natuurlijk tuinieren zijn plantenkeuze, tuininrichting en onderhoud erop gericht om zoveel mogelijk dieren en planten een plekje te geven om te leven, schuilen, nestelen en te foerageren en te overwinteren. In de kas van De Kwekerij wordt ten behoeve van diversiteit een grote verscheidenheid aan planten opgekweekt voor de tuinleden, het algemeen groen en de Fairs. Bestrijdingsmiddelen en/of kunstmest komen er niet aan te pas. Het delen en verspreiden van kennis op het gebied van natuurlijk tuinieren willen we zowel in- als extern realiseren via het organiseren van cursussen, workshops, rondleidingen en een diversiteit aan andere uitingen, waaronder social media. Het Vlijpark maakt onderdeel uit van het netwerk Stadslandbouw Dordrecht. laten zien wat we doen Op Het Vlijpark werken we vanuit verschillende disciplines aan natuurlijk tuinieren. Zo zijn er de tuinploegen, de snoeiers, de compostverwerkers, de kwekers, de onderhoudsploeg en de imkers. Samen zorgen zij ervoor dat er harmonie ontstaat tussen de planten- en de dierenwereld. We willen aan tuinleden, kinderen en bezoekers laten zien hoe we dat doen en wat het resultaat is. Daarvoor zullen in 2017 en 2018 rondleidingen worden verzorgd op ons park. Voorts organiseren we vlinder- en vogeltellingen, waarmee we aanhaken aan landelijke tellingen. En om kennis binnen te halen en te delen, worden cursussen en workshops georganiseerd. Ten slotte willen we de werkwijze en de resultaten bundelen in een integraal overzicht van de plantenen dierenwereld op Het Vlijpark. Dit overzicht wordt een groeiend document. We streven ernaar om medio 2018 een volledig overzicht te kunnen presenteren ten behoeve van de herkeuring van ons Keurmerk Natuurlijk Tuinieren. 11

12 vruchtbomen en struiken De gezondheid van het planten- en dierenleven is in grote mate afhankelijk van een ruime diversiteit aan planten, bomen en struiken. Het Vlijpark kent een vrij eenzijdige aanplant van bomen en struiken. In het voorjaar van 2017 zal een klein aantal bomen en struiken vervangen worden door vruchtbomen en struiken. Bij de keuze ervan speelt diversiteit een grote rol, evenals (in lijn met de cultuur van de volkstuin) het eetbaar zijn van de vruchten. essentaksterfte op Het Vlijpark Op Het Vlijpark staan 15 essen. Helaas is een groot deel ervan aangetast door de essentaksterfte, ook wel essensterfte genoemd. Op dit moment is er nog geen adequate oplossing om de ziekte te bestrijden. Essentaksterfte wordt veroorzaakt door de schimmel Chalara fraxinea. In 2010 werd de ziekte waargenomen in de provincie Groningen en inmiddels heeft het zich over het hele land verspreid en komt het in heel Noord- en Noordwest Europa voor, inclusief Engeland en Ierland. De aantasting is te herkennen aan donkere verkleuringen in de bast, beginnend bij de bladaanzet en takaanzet. Onder de schors is duidelijk te zien dat de bast afgestorven is. Bij uitbreiding rond de tak sterft het topdeel van de tak af. Bij een ernstiger vorm van aantasting kan dit uiteindelijk leiden tot het afsterven van de hele boom. Het is belangrijk om vanuit onze zorgplicht en aansprakelijkheid ervoor te zorgen dat er geen gevaarlijke situaties ontstaan door vallende takken. Besmetting is niet te voorkomen, maar het beheer speelt een belangrijke rol in de overlevingskans van elke es. Alvorens beheermaatregelen uit te voeren, zullen we het Praktijkadvies essentaksterfte (VBNE 2016) uitvoeren. Dit bestaat uit de volgende stappen: 1. inventariseer de mate van aantasting 2. behoud van essen die enige vorm van resistentie lijken te hebben 3. bepaal waar de es staat. Voorts zal de groencommissie zich zorgvuldig laten adviseren door een boomdeskundige. 7.2 communicatie commissie 2016 samenstelling De comcom bestaat uit de leden: Anja Dijkstra (lid, tuin 81) Marleen Oud (vormgever, tuin 58) Leo van der Sijde (communicatie deskundige, tuin 3) Pieter Breman (tekstschrijver, tuin 5) en Matthijs Reppel (coördinator en webmaster, tuin 54). de communicatie commissie (comcom) Anja Dijkstra nam per 1 jan 2016 het coördinatorschap van de comcom over van Matthijs Reppel. Anja is inmiddels toegetreden tot het bestuur van ATV Dordrecht en blijft betrokken lid van de comcom. Matthijs is sinds oktober 2016 wederom coördinator van de comcom, organiseert twee maal per jaar de comcomvergadering, is verantwoordelijk voor het bijhouden van de website, de nieuws s, het mededelingenbord, het begeleiden van het verplaatsen en vertalen van de site naar een ander platform en heeft zitting in de faircommissie. Matthijs blijft nog tot 1 jan 2018 lid van de comcom. Per 1 jan is er een vacature voor coördinator Communicatie Commissie. Matthijs en Anja zullen een aantal taken in onderling overleg delen. De comcom verwelkomt Leo van der Sijde in haar midden en is verheugd over de deskundige inbreng die Leo kan en zal hebben. Matthijs is in 2016 actief betrokken geweest bij de commissie onderzoek bestuurscrisis en heeft de plannen voor het MJOB in samenspraak met bestuursleden technisch beoordeeld. nieuws, s, en papieren informatie De comcom verzorgt de informatie via 4 kanalen: website, nieuws s, het mededelingenbord en papieren informatie die wordt bezorgd op het huisadres van de leden. Het aantal tuinen dat onbereikbaar is voor de nieuws s is in 2016 min of meer gelijk gebleven met 10 tuinen. Er werden (tot 14 nov jl.) 33 nieuws s verzonden aan de leden en aspirant-leden en 5 s aan alle perscontacten, volkstuinen, stadslandbouw contacten, politieke partijen enz. 12

13 De meest gelezen (77%) aan de leden is van 29 juni 2016 met het verslag van de commissie onderzoek bestuurscrisis en de minst gelezen mail (55%) is de aankondiging van de Jeu de Boules wedstrijd van 25 aug. De website heeft tijdens het hoogseizoen circa 2400 bezoekers per maand. Op onze websitepagina met fotoalbums zijn 18 beeldverslagen van activiteiten geplaatst en op de nieuwspagina op de site werden tot 14 nov circa 110 nieuwsberichten geplaatst. Marleen Oud van de comcom verzorgde de vormgeving van het papieren werkbeurtenoverzicht, de ALV agenda s, vele kaartjes, flyers en posters voor de fairs, nieuwe banners, headers voor de nieuwsmails, de nieuwjaars ansichtkaart en vele andere papieren informatie en verpakkingen. De comcom hoopt ook de werkbeurten stempelkaart voor 2017 aan te kunnen passen aan de huisstijl. De digitalisering van de communicatie van het bestuur naar de leden zal verder worden uitgerold waarbij de comcom het bestuur adviseert om vooralsnog het papieren werkbeurtenoverzicht bij de leden op hun huisadres te laten bezorgen. website Mervin en Dustin, leerlingen van het Techniek College Rotterdam, hebben als stage de opdracht van de ATV om de website up to date te maken. Dat gebeurt met gesloten beurs. Onder begeleiding van hun leraar Leo van der Sijde zullen ze het amateuristisch uiterlijk van onze website trachten te behouden in een moderne uitvoering die geschikt is voor meerdere platforms zoals smartphone s, tablets en laptops. De comcom streeft ernaar bepaalde delen van de site toegankelijk te maken voor een of meerdere coördinatoren die vervolgens direct hun informatie kunnen uploaden naar de site. verslagen De comcom heeft het plan opgevat om in reportage s/verslagen te maken middels interviews en fotoportretten van de werkgroepen, vrijwilligers en andere leden die zich ook belangeloos inzetten voor de vereniging. Een lang lopend project. Inmiddels is er al een eerste gesprek gevoerd over het nieuwe beplantingsplan voor de voortuin. 7.3 A&K team A&K-team Helaas zijn er eind september, door gebeurtenissen buiten het A&K-team, kort na elkaar Hennie Sluimer, Ali Koolmees en Karla Blommaert uit het A&K-team gestapt. Heel snel heeft Henk van Pelt Jori Neels, Martijn Schilten en Karen van Pelt bereid gevonden om de open plekken in te nemen. Hierdoor is het A&K-team weer compleet. activiteiten De Potluck was, net als het vorige jaar een gezellige bijeenkomst. De 30 deelnemers, waaronder aspirant-leden, hadden zich voor elkaar weer uitgesloofd en er was een grote variatie aan hapjes. De traditionele BBQ was met 38 deelnemers minder druk bezocht dan andere jaren. Hetzelfde gold voor de Jeu de Boules. Hier namen 12 mensen aan deel. Vorig jaar hadden we het idee om op mooie zomeravonden de kantine te openen en dan rond de oven hapjes te serveren. Dat is er niet van gekomen. We hopen dat als de sfeer op de tuin beter wordt er ook meer belangstelling voor de activiteiten zal ontstaan. verbouwing keuken Op 29 oktober heeft het A&K-team een inloopuurtje georganiseerd om een toelichting te geven op de verbouwing van de keuken. Er was geen belangstelling voor. De verbouwing van de keuken is inmiddels naar alle tevredenheid verlopen. 13

14 problemen met Canal Digitaal Canal Digitaal zendt niet langer programma s uit in SD kwaliteit. Zij zijn volledig overgestapt op HD kwaliteit, met als gevolg dat onze schotelantenne en satellietontvanger niet langer geschikt zijn om TV beelden uit te ontvangen. uitputting budget 2016 We zullen in 2016 ruim binnen het aan ons toegekende budget blijven. budget 2017 Voor 2017 wil het A&K-team een zelfde budget, namelijk 2500 euro, aanvragen. 7.4 faircommissie De Faircommissie bestond in 2016 uit Anja Dijkstra (coördinator), Matthijs Reppel, Jacqueline Steeghs en Nienke Steensma. De fairs zijn dit jaar in een nieuw jasje gegoten en werden beiden goed bezocht. Alle kramen waren opgesteld op de parkeerplaats, hetgeen de gemoedelijke sfeer van een markt creëerde. De Kwekerij en de nieuwe kas kregen welverdiende complimenten en er is voor een recordbedrag aan planten verkocht. De kramen waren gevuld met een grote diversiteit aan planten van prima kwaliteit, allemaal gekweekt door de vrijwilligers van De Kwekerij. De proeverijen van Eten uit de berm in het voorjaar en Het verwerken van je oogst in het najaar waren echte publiekstrekkers! Menig bezoeker heeft de zelfgemaakte lekkernijen geproefd en de recepten mee naar huis genomen. Het educatieve karakter van deze thema s werd door de bezoekers als zeer positief ervaren. Door het verplaatsen van de pizza-oven naar de huidige locatie bij de jeu de boules baan is deze ook bij de fairs betrokken, hetgeen een schot in de roos was. En natuurlijk heeft een grote groep vrijwilligers ook weer veel taarten e.d. gebakken. Zoals vorig jaar afgesproken, hebben we zowel in het voorjaar als in het najaar in de Stem van Dordt geadverteerd. Wij willen dit ook volgend jaar doorvoeren daar duidelijk is dat adverteren in dit huis-aanhuis blad effectief is. Vanwege een fout in de bezorging van de editie waarin de Herfstfair werd aangekondigd krijgen we een korting van 50 euro op de eerstvolgende advertentie. Komend jaar gaan we samen met de communicatie commissie onderzoeken op welke manier we meer journalistieke aandacht kunnen krijgen, de afgelopen paar jaar is er weinig tot geen aandacht aan de fairs geschonken door de plaatselijke kranten. De vorig jaar gebudgetteerde tenten zijn nog steeds niet aangeschaft. Het mooie weer zorgde ervoor dat dit nog niet nodig was. Voor komend jaar zijn ze wederom gebudgetteerd. De in 2016 gebudgetteerde banners en schragen zijn wel aangeschaft en reeds gebruikt. Vanwege de bestaande afspraken met de Communicatiecommissie over het opnemen van de kosten voor communicatiemiddelen in de respectievelijke commissiebegrotingen, zullen kosten voor banners, advertenties, A3 posters, A2 wegwijzers en ander printwerk ten behoeve van de Fairs opgenomen worden in de begroting van de Faircommissie. Komend jaar zal de plattegrond die aan bezoekers wordt meegegeven, aan de huisstijl worden aangepast. Tenslotte is de in 2014 afgesproken jaarlijkse reservering ten bedrage van 200 euro voor een toekomstig videoverslag opgenomen. De netto opbrengst van de beide fairs was 2427 euro. (Tuinfair 1720 euro en Herfstfair 707 euro). Dit bedrag is in de verenigingskas gestort. 14

15 7.5 welkomcommissie Leden welkomstcommissie in 2016: Jeannette van Wijngaarden (tuin 38), Simone Driesse (tuin 26), tot augustus 2016; Marjan v.d. Hoek ( tuin 47), Ellen Overheul-coördinator (tuin 75) activiteiten welkomcommissie Ook dit jaar heeft door de bestuurswisselingen en het onvoldoende overdragen van de gemaakte afspraken over de activiteiten van de welkomstcommissie aan de nieuwe bestuursleden, 3 keer overdracht naar het nieuwe bestuur plaatsgevonden. Opnieuw zijn de activiteiten samen met het huidige verantwoordelijk bestuurslid (Charles v. Andel) vastgesteld en vastgelegd. Vereenvoudiging stond voorop! Dit heeft geleid tot een minimum aan aantal lijsten. Door dit alles is tijdens de eerste helft van het seizoen de voortgang van de welkomstcie. in het voeren van de intake- en welkomstgesprekken vertraagd. dropbox Alle informatie met betrekking tot de welkomstcie. is lopende dit seizoen vastgelegd in een dropbox. De leden van de welkomstcie. hebben nu de mogelijkheid om deze informatie te wijzigen en aan te vullen. Charles en de penningmeester hebben tevens toegang tot deze drop-box en kunnen alle informatie inzien. in drop-box is opgenomen met betrekking tot: inschrijving: inschrijflijst (overzicht van alle ingeschreven, aankomende leden) inschrijfprocedure intakegesprekken: gespreksverslagen checklijsten: te overhandigen informatie nieuwe tuinleden (zie toevoeging eind verslag) aandachts-/bespreekpunten aankomende leden planning: overzicht beschikbaarheid leden welkomstcie. Aan de hand van de inschrijflijst werd aan het begin en tijdens het tuinseizoen 2016 een verdeling gemaakt van de te voeren intake- gesprekken. Deze gesprekken werden telkens door twee leden van de welkomstcommissie gevoerd. wat gebeurde in 2016: - aantal inschrijvingen: 28 - aantal uitschrijvingen: 3 (geen interesse meer) - aantal gevoerde intake-gesprekken: 9, van elk intake-gesprek werd een verslag gemaakt en per mail naar het bestuur verstuurd. - aantal negatieve adviezen: 0 - aantal gesprekken in de wacht : 16, om verschillende redenen hebben geen gesprekken plaatsgevonden, die alsnog in 2017 zullen worden gevoerd. - aantal welkomstgesprekken bij nieuwe tuinleden: 7 verder in 2016: - regelmatig gezamenlijk overlegd over de voortgang, aandachtspunten en verbeteringen. - deelname aan coördinatoren overleg. - deelname aan lente- en herfstfair. - geen financiële inkomsten en uitgaven bij de penningmeester ingediend. - Simone Driesse stopte begin augustus 2016 per direct met haar activiteiten voor de welkomstcommissie. het tuinjaar werven van 1 tuin lid om de commissie te versterken. - voorstel met bestuur bespreken: stop aanmeldingen invoeren? - inzage in wachtlijst verkrijgen, zodat aankomende tuinleden in ieder geval 2 keer per jaar op de hoogte kunnen worden gesteld van hun plaats op deze wachtlijst. 15

16 - verbeteren van communicatie met bestuur over toegewezen huisjes aan nieuwe tuinleden, opdat sneller een welkomstgesprek kan worden gevoerd. - opzet maken voor aandachtspunten m.b.t. te voeren welkomstgesprekken met nieuwe tuinleden. - in samenwerking met het bestuur plan maken en uitvoeren: Hoe kunnen wij nieuwe leden meer betrekken bij ons tuincomplex, en alle activiteiten daaromheen? toevoeging: Overzicht te overhandigen informatie nieuwe tuinleden: 1. huishoudelijk reglement (als dit nog niet in bezit is) 2. overzicht werkbeurten 3. notulen algemene ledenvergadering 4. brochure: Een kwestie van zaaien - Meerjarenplan schouwlijst ATV Het Vlijpark 6. boekje: Zestig jaar Amateur Tuinders Vereniging (indien nog voorradig) 7. boekje: Alle perken te buiten Vrijwillig werken voor Het Vlijpark 8. kopie A4-tjes: Nieuw op de tuin? 9. plattegrond van Het Vlijpark 10. brochure: Hoe bij-vriendelijk is mijn tuin? 11. diverse kaarten: recepten: eten uit de berm. 7.6 plan onderhoud & compost (voorheen technische dienst) Daar ik (Lydia Amsterdam) als coördinator in 2016 ben ingerold wist ik niet hoeveel er voor ons begroot was. Ik kwam heel veel problemen tegen zoals de grasmaaier en een aantal machines die al jaren geen onderhoud hadden gehad. Een deel hiervan is in 2016 verholpen. Voor het overige is voor 2017 een bedrag in de begroting opgenomen. We zijn er nog niet aan toe gekomen om alle gereedschappen in de werkplaats te inventariseren. Veel machines en klein elektrisch gereedschap ligt uit elkaar en wij weten niet of ze nog te repareren zijn. Een aantal machine zijn door Bertus van Hees weer gemaakt, onder andere de Flymo en twee frezen die klaar stonden om weg gegooid te worden. Op de compost hebben we veel moeten laten afvoeren, een klein gedeelte hebben we zelf afgevoerd. De vrijwilligers hebben op de compost een drooghok gebouwd en dat hebben ze kunnen doen van de materialen die aanwezig waren en een klein bedrag (170 euro) uit gegeven. Hoe e.e.a. verder aangepakt gaat worden wordt momenteel uitgewerkt. Op de compost zijn een aantal Stelconplaten gebroken en verzakt, waar het een en ander aan moet worden gedaan, daar er al verschillende mensen over gestruikeld zijn. Tot nu toe geen ernstige ongelukken, maar het is wel noodzakelijk om hier actie te nemen. Voor het veilig werken met de kettingzaag zal voor twee personen kleding en schoenen worden aangeschaft. Bij de gasopslag, de machineopslag en de werkplaats hangen verouderde brandblussers. Deze worden vervangen. De speeltuin wordt in het voorjaar grondig geïnspecteerd en waar nodig gerepareerd. Verder heb ik uit het MJOB de klussen gehaald waarvan ik denk dat we die zelf kunnen aanpakken. Andere werkzaamheden die ook nodig gedaan moeten worden heb ik begroot na een rondje over het park. Het waterleidingnetwerk staat op de begroting van het bestuur. Daar zal aankomend jaar gebruik van moeten worden gemaakt daar we een lekkage hebben ontdekt die niet met de hand is op te graven. 16

17 In het voorjaar zullen we een Vrijwilligersdag organiseren waarbij de leden dan weer een keuze kunnen maken uit een aantal klussen. De verhuur van de aanhanger loopt via de coördinator O&C die hiervoor een goede administratie zal voeren. Er zullen 2 nieuwe netten gekocht worden. Er moet nog geïnventariseerd worden welke machines er weer verhuurd kunnen worden en daar moeten prijzen voor bepaald worden. De kettingzaag mag niet worden verhuurd. Op afspraak kunnen leden vrijwilligers vragen om bomen met de kettingzaag om te zagen. Huurbedrag moet hiervoor nog worden bepaald. (onderhoud, benzine etc.) 7.7 arbo-commissie Afgelopen jaar is er niet zoveel gebeurd, maar het is de bedoeling dat het komend jaar hier een nieuwe start mee gemaakt kan worden. Jacqueline Dalemans, Jan Overhand en leden vanuit A&K, groencommissie en O&C gaan dit samen met Ida Boers (coördinator) oppakken. Prioriteit wordt gelegd bij de compost, EHBO en legionella. Men wil graag een eigen adres, hier kan dan ook een ARBO melding wordt gedaan. Voorstel: arbo@vlijpark.nl. Hier moet nog wel even op worden gewacht vanwege de verhuizing van de website. De afgelopen periode is er gewerkt aan het sleutelplan. Per 1 januari heeft iedereen een eigen code. Jacqueline Dalemans is momenteel bezig om een risico-inventarisatieplan te maken voor haar studie over het Vlijpark. Wij zijn benieuwd naar haar bevindingen. 7.8 taxatiecommissie huisjes coördinator: Gijs Haringa De taxatie van de huisjes en de tuinen ligt heel gevoelig. Soms is er heel veel geïnvesteerd in een huisje of een tuin en wordt bij een volgende verkoop juist alles toch lager getaxeerd. Bij de tuintaxatie wordt er momenteel op een andere manier naar de tuin gekeken middels een experimentele lijst. Er wordt vergeleken met de bestaande lijst om te kijken wat beter werkt. Tegenwoordig hangt er een prijs in de kast voor de tuin inclusief het huisje. Pas bij de verkoop zie je de scheiding tussen tuin en huisje. 7.9 wel & wee commissie coördinator: Helga Westerbeke De Wel & Wee commissie heeft in 2016 enkele leden bezocht, dan wel een kaart gestuurd. Niet veel leden melden zich aan voor een bezoekje van de Wel & Wee Commissie. Waarschijnlijk heeft dit met de hedendaagse cultuur te maken. 8 verslag penningmeester 2016 en begroting 2017 Samenvattend verslag penningmeester over het boekjaar 2016 en begroting januari januari 2017 boekwaarde gebouwen *1) boekwaarde inventarissen kantine, kantoor, glazenkas, machines *2) saldo van bankrekeningen, spaarrekeningen en kas voorraden kantine, gas, zand, potgrond etc vermogen van de vereniging op peildatum reserveringen voor commissies en groot onderhoud/projecten *3) 17