aggregaat excl benzine

Transcriptie

1

2

3 te koop (op zaterdagochtend en wanneer de compost open is) kruiwagen zand 3,50 euro kruiwagen mest 3,50 euro zak potgrond, 40 l 2,70 euro zak bemeste tuinaarde, 40 l 2,30 euro zak bemeste tuinaarde, 25 l 1,50 euro (zolang de voorraad strekt) fles propaangas 29,50 euro parkeerplaats per jaar 26 euro douche per jaar 12,50 euro gebruikersvergoeding (prijzen per dagdeel) barbecue aggregaat excl benzine aanhangwagen gratis te leen: putsemmer smakzeis waadpak 10 euro 3 euro 2,50 euro te koop aan de bar in de kantine eco afwasmiddel 2,00 euro eco allesreiniger 2,00 euro eco wc-reiniger 2,00 euro eco schuurmiddel klein 2,00 euro algemene Ledenvergadering 2016 vrijdag 29 april 2016 om 20 uur in de kantine van het Vlijpark, zaal open om 19:30 uur agenda 1 opening 2 mededelingen 3 ingekomen stukken 4 notulen ALV 10 april notulen ALV 26 februari jaarverslag secretaris jaarverslagen coördinatoren 8 jaarverslag penningmeester verslag kascontrolecommissie en déchargevoorstel financieel beleid 10 verkiezing kascontrolecommissie 11 BTW-problematiek 12 jubilerende leden 13 samenstelling bestuur 14 rondvraag 15 sluiting 3

4 1 opening 2 mededelingen 3 ingekomen stukken 4 notulen algemene ledenvergadering van 10 april 2015 aanwezig: bestuur en leden van de vereniging Volgens de presentielijst zijn 38 leden aanwezig, echter uit de latere stemformulieren mbt de plaatsing van de rode beuk blijkt dat er 46 leden aanwezig zijn. 7 leden zijn met kennisgeving afwezig. ad 1 opening Thon Schreuders opent als waarnemend voorzitter de vergadering en heet iedereen welkom. Hij stelt verheugd vast dat er een grote opkomst is. Op dit moment is er geen verkozen voorzitter. Kerstin Thederan heeft in december 2014 aangegeven haar voorzitterschap neer te leggen. In deze vergadering zal officieel afscheid van haar genomen worden. Er wordt benadrukt dat het zijn van voorzitter zeker geen erebaan is. Het vergt veel van de voorzitter, die de belangen van alle tuinleden moet vertegenwoordigen. In feite bestuurt de voorzitter een klein dorp. Het Huishoudelijk Reglement biedt helaas niet altijd uitkomst bij het oplossen van problemen. Thon geeft aan dat Kerstin haar taken goed heeft vervuld en spreekt zijn waardering voor haar uit. Vaststellen agenda: Er zijn geen nieuwe agendapunten ingebracht. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. ad 2 mededelingen De door mevrouw den Hollander toegezonden open brief mbt het snoeien in de Kleine Vlij wordt integraal voorgelezen, alsmede de reactie van het bestuur daarop. Kort samengevat spreekt Marijke haar ernstige zorgen uit over de wijze waarop er gesnoeid is. Het bestuur heeft aangegeven haar zorgen te delen en is van mening dat hoewel snoeien noodzakelijk was er wel drastisch is gesnoeid. Bij de volgende snoeibeurt zal eerst overleg met de coördinator van de Groencommissie moeten plaatsvinden. De heer Koolmees (TD) merkt op dat het hard nodig was om te snoeien. Kinderen konden er niet meer spelen door de vele takken die overal doorheen groeiden. Mevrouw den Hollander benadrukt nogmaals erg verdrietig te zijn over de gang van zaken. De voorzitter legt hierop de structuur van de vereniging uit en de rol van het bestuur hierin. Eén maal per jaar tijdens de ALV kan het bestuur ter verantwoording worden geroepen. Daarnaast biedt de commissie structuur de mogelijkheid om in het lopende jaar de problemen bij die commissies neer te leggen. Mevrouw Steeghs (coördinator Groencie) geeft tenslotte aan dat er overleg met de Groencommissie is geweest. Sedert 2009, toen het gebied is ingericht door een hovenier, is er niet meer gesnoeid. In de toekomst zal er ieder jaar met regelmaat en in overleg worden gesnoeid. ad 3 notulen ALV 4 april 2014 De notulen van de ALV van 4 april 2014 worden vastgesteld. Naar aanleiding van de notulen: Mevrouw Gardeslen heeft een vraag over de hoge bomen, hoger dan 7 meter op pag 7/8 van de notulen. De voorzitter geeft een toelichting. Hoge bomen dienen te worden verwijderd of gesnoeid, indien er sprake is van schaduwoverlast bij de buren of indien de kopers van een tuin de hoge boom niet accepteren. Het HR is hier duidelijk over: geen beplanting toegestaan met een groeipotentie hoger dan 7 meter. Er zal nog een derde schouw volgen, uitgevoerd door de coördinator van de groencommissie en een bestuurslid. 4

5 ad 4 jaarverslag secretaris 2014 Het jaarverslag van de secretaris wordt zonder wijzigingen vastgesteld. ad 5 jaarverslag penningmeester 2014 De penningmeester heeft dit jaar voor een andere opzet gekozen. De cijfers zijn in zijn verslag verwerkt in tegenstelling tot het verleden. Toen werd bij aanvang van de vergadering aan alle leden een overzicht, dat na korte bestudering weer moest worden ingeleverd, verstrekt. Dit bood te weinig tijd voor een goede bestudering door de leden. De heer Reppel merkt op dat bij geen enkele ander vereniging deze gegevens zo worden verstrekt. De penningmeester geeft aan niets te verbergen te hebben. Hij hecht er aan de leden goed te informeren. Vervolgens geeft hij een toelichting op de cijfers. Hij wijst op de verzekeringskwestie: bij insluiping (geen braak) vergoedt de verzekeringsmaatschappij niets. Indien wij dat willen verzekeren zal de premie fors omhoog gaan en het is volgens de verzekeringsmaatschappij onverzekerbaar. De boekwaarde van de kantine zal nader bezien worden. Er is een nieuwe taxatie nodig. Het verslag van de penningmeester 2014 wordt goedgekeurd en vastgesteld. ad 6 verslag kascontrolecommissie 2014 De kascontrolecommissie heeft onderzoek gedaan en alles in orde bevonden. Zij geeft aan dat de boekhouding zeer zorgvuldig, helder en overzichtelijk is en spreekt haar waardering uit over de wijze waarop de boekhouding gevoerd wordt. Zij beveelt de vergadering aan in te stemmen met haar voorstel decharge te verlenen. De vergadering neemt deze aanbeveling over. ad 7 verkiezing kascontrolecommissie De termijn van mevrouw Dijkstra zit er op. De heer Overhand volgt mevrouw Dijkstra op. De heer van Bezouwen zet zijn lidmaatschap voort. De vergadering benoemt mevrouw Steensma als reservelid. ad 8 nota beheer en onderhoud Mevrouw Steeghs (coördinator Groencie) geeft een toelichting op de door haar opgestelde nota. Zij geeft aan in de toekomst planmatig aan het werk te gaan en gericht op de toekomst. Daarbij zal er worden getracht de 4-stippen te behouden en wordt uitgegaan van natuurlijk tuinieren. Er is behoefte aan een werkgroep, die meedenkt over de inrichting van het gebied rechts van het Ton van den Heuvelpad. Aandachtspunt blijft de inzet van de vrijwilligers. De Kwekerij gaat planten leveren aan de leden, het algemeen groen en voor de verkoop. Naar aanleiding van de nota merken mevrouw Den Hollander en De Haan op dat de ambitie te hoog ligt. Het is over de top. Mevrouw Den Hollander vraagt zich af hoe het met de zaaiploeg gaat. Is dat nog een werkploeg. Mevrouw Steeghs geeft een nadere toelichting. Het kost allemaal wel veel tijd. Er zijn geen mensen uit de werkploeg (zaaigroep) nodig. Voor de Kwekerij hebben zich vrijwilligers gemeld. De heer Reppel is verheugd dat we nu van het imago heel het Vlijpark bakt af zijn en ons concentreren op de plantenkweek, met aandacht voor planten, die in tuincentra niet te koop zijn. Dit is met name van belang voor de te houden Fairs. De vergadering geeft gehoor aan de oproep voor het instellen van de werkgroep: De volgende leden melden zich spontaan: De dames Thederan; Dijkstra; Oud en de heer Van Pelt. De voorzitter geeft aan dat iedereen van het plan heeft kennisgenomen. Dit plan is binnen het coördinatorenoverleg besproken en voor de ALV nader uitgediept. Hij spreekt zijn waardering voor het plan uit en stelt de vergadering voor te stemmen over het plan. De ALV stemt in meerderheid voor de uitvoering van het ingediende plan, waardoor de nota beheer en onderhoud is geaccepteerd. ad 9 plaatsing rode beuk Nadat aanvankelijk was besloten de rode beuk in het midden van het parkeerterrein te plaatsen is 5

6 6 uiteindelijk gekozen voor een plaats midden in de voortuin. De heer Reppel vraagt zich af of dit wel correct is verlopen. De feestcommissie, oa belast met het verzinnen van een cadeau ivm het behalen van de 4de stip, heeft gekozen voor een boom op het parkeerterrein. Kennelijk is er iets binnen het bestuur gebeurd, waardoor zij op dit standpunt is teruggekomen en de boom heeft laten planten in de voortuin. Hij spreekt uit dat er sprake is geweest van chantage door een commissie, waarbij gedreigd is dat zij er mee op zouden houden. Dit is niet de juiste weg. Indien leden het niet eens zijn met een besluit van het bestuur kunnen zij een extra Algemene Ledenvergadering bijeen laten roepen. De voorzitter geeft aan de gang van zaken ook zeer te betreuren. De boom staat voorlopig in de voortuin. De vorige voorzitter heeft dit aan de leden gemeld een aangegeven dat het aan de ALV is om een definitieve plaats vast te stellen. Mevrouw Steeghs oppert de mogelijkheid om de boom te plaatsen voor de portolo. De heer Reppel is van mening dat de boom op de parkeerplaats moet komen en stelt een schriftelijke stemming voor. De heer Koolmees zal zich bij een democratisch genomen besluit neerleggen en hier geen consequenties aan verbinden. Er wordt een korte pauze ingelast, waarin de stembriefjes worden opgesteld. Er mag één stem per tuin worden uitgebracht. Na telling van de 48 totaal uitgebrachte stemmen: 16 stemmen tegen het plaatsen van de boom op het parkeerterrein en 30 stemmen voor het plaatsen op het parkeerterrein. Hiermee is besloten dat de boom in het midden van het parkeerterrein zal worden geplaatst, zodra dat kan (november 2015). ad 10: voorstel inzake Ton van den Heuvelpad Bij grote uitzondering heeft de ALV destijds beslist dat er een pad zou worden vernoemd naar Ton van den Heuvel. Precies twee jaar na de plaatsing is Ton van den Heuvel helaas overleden. Zijn weduwe Nel van den Heuvel heeft verzocht het bord te verwijderen en te plaatsen op het pad naast haar tuin nummer 19. Aangezien de plaatsing van het bord destijds een beslissing van de ALV was, zal de ALV zich thans moeten uitspreken over de verplaatsing hiervan. De heer Koolmees geeft aan tegen de verplaatsing te zijn. Het pad is genoemd naar Ton van de Heuvel uit grote bewondering voor hem. Het was zijn pad. De vergadering wordt gevraagd over het voorstel te stemmen bij handopsteking. Hieruit blijkt dat de meerderheid geen bezwaar heeft tegen verplaatsing van het bord. Het bord Ton van den Heuvelpad zal worden verplaatst naar het pad naast tuin nummer 19. pauze ad 11 samenstelling bestuur In het overzicht van de bestuursleden staat aangegeven dat mevrouw G. Bosdriesz miv 2017 aftredend is. Dit moet echter zijn: De heer H. van Pelt heeft schriftelijk verklaard te willen toetreden tot het bestuur. Hij heeft als toehoorder al een aantal bestuursvergaderingen bijgewoond. Mevrouw A. Nijsen heeft te kennen gegeven om in ieder geval voor de duur van één jaar voorzitter ad interim te willen zijn. De heer Van Pelt en mevrouw Nijsen lichten hun besluit nog toe. Beiden worden bij acclamatie gekozen. ad 12 rondvraag; inventariseren rondvraag Uiteindelijk melden zich 6 leden voor de rondvraag. Mevrouw de Jong: De buren komen al 8 maanden niet meer op de tuin, die vol zevenblad staat. Zij houdt zelf van een opgeruimde tuin en vraagt zich af wat hier aan gedaan wordt. Hierin wordt zij gesteund door mevrouw De Waard. Het bestuur geeft aan dat dit met de 3de schouw zal worden meegenomen.

7 Mevrouw Neels: Zij vraagt hoeveel tijd een tuinlid heeft om bij acceptatie van een nieuw huisje op de tuin het achter te laten/verkopen van het huisje te verlaten. De voorzitter geeft aan dat hier in de regel een termijn van 2 maanden voor staat. Daarnaast geeft mevrouw Neels aan dat er veel honden op de tuin zijn. Zij ervaart overlast van blaffende honden. Zij vraagt zich af wanneer er gestopt wordt met het toelaten van leden met honden. De voorzitter geeft aan dat het Huishoudelijke Reglement geen handvat biedt om honden te weigeren. Wel zal dit punt op de agenda van een bestuursvergadering worden gezet. De heer Reppel: Met ingang van 1 januari 2016 wenst hij te stoppen met zijn coördinatorschap van de Communicatiecommissie. Dit betekent dat er een opvolger gezocht moet worden met kennis van het programma Word-Pres. Hij zal hier in de nieuwsbrief nog aandacht voor vragen. Mbt de verlichting langs het pad: is het een idee, die op zonne-energie te laten branden? Mevrouw Overheul: Zij slaakt een hartenkreet! We moeten meer stilstaan bij hoe we elkaar bejegenen. Er zijn altijd wel mensen, die klaar staan om commentaar op anderen te leveren. We moeten meer beseffen dat we het met elkaar moeten doen en uiteindelijk allemaal één doel hebben. De heer Van Rijn: Heeft een vraag over bomen van hoger dan 7 meter en de zgn tweede haag. Het bestuur geeft aan dat er thans een inventarisatie wordt gemaakt door mevrouw I. Castelijn van alle bomen, waarin zij ook zal aangeven welke bomen gevaar opleveren. Tijdens de 3de schouw zal hier aandacht voor zijn. Martijn: Houdt nog een warm pleidooi voor Dennis Verreijen. Hij is al 4 jaar op de tuin en zou voorrang moeten hebben op een huisje. De heer van Bezouwen stelt dat dit onderwerp niet tijdens een ALV moet worden behandeld, daar het om persoonlijke belangen gaat. Dennis is aspirant-lid. Zijn partner heeft het huisje verkocht. Het bestuur geeft aan zorgvuldig naar het probleem te hebben gekeken met in achtneming van het Huishoudelijk Reglement. ad 13 sluiting De voorzitter dankt iedereen voor het bijwonen en meedenken bij deze vergadering en biedt iedereen nog één consumptie aan op kosten van de vereniging. 5 notulen algemene ledenvergadering 26 februari 2016 aanwezige leden: vertegenwoordigers van 44 tuinen (zie presentielijst) afwezige leden met kennisgeving: De heer V. Huisman, mevrouw J. Steeghs, de heer J. Overhand, de heer A. Kuster, mevrouw E. Overheul, mevrouw M. Welles, mevrouw C. Boer, de heer C. van Andel aantal verstrekte stemmachtigingen: 7 aanwezige bestuursleden: Gerda Bosdriesz en Thon Schreuders afwezig bestuurslid met kennisgeving: Henk van Pelt Het enige agendapunt van deze Algemene Ledenvergadering is het kiezen van een nieuw bestuur voor de vereniging. opening Het bestuurslid Gerda Bosdriesz opent om 20 uur de vergadering. Zij heet iedereen van harte welkom en deelt mee dat deze vergadering op verzoek van het bestuur is uitgeschreven om maatregelen te nemen tegen de onderbezetting van het bestuur. Omdat er op dit moment geen voorzitter van uw vereniging achter deze tafel zit, vraagt het bestuur de aanwezigen bij handopsteking in te stemmen met het voorstel om de heer Chris Zijdeveld, voorzitter van onze koepelorganisatie, de vergadering te laten voorzitten met alle bevoegdheden die daarbij horen. Het een en ander wordt reglementair geregeld in onze statuten, artikel 20, lid 1. Onder verwijzing naar hetzelfde artikel uit de statuten lid 2 verzoekt zij in te stemmen met het verzorgen van het verslag van deze vergadering door mevrouw Carla Jongmans. Zowel met het voorstel als het verzoek gaat de vergadering akkoord. 7

8 Kiezen van een nieuw bestuur voor de vereniging De heer Zijdeveld stelt zich voor en vertelt kort over zijn ervaringen met tuin- en andere verenigingen. Het Vlijpark is momenteel als een schip zonder kapitein: het huidige dagelijkse bestuur is onvolledig en enkele commissies zijn opgestapt. De interim-voorzitter Ans Nijsen is begin december 2015 opgestapt. De secretaris Ineke Breman heeft op 1 oktober 2015 aangekondigd haar functie per 1 januari 2016 te zullen beëindigen. De overige drie leden van het bestuur hebben medio december vastgesteld dat er te weinig man- en daadkracht overbleef om de bestuurstaken goed te kunnen uitvoeren en geven uitvoering aan het bepaalde in statuten artikel 10 lid 7 en lid 10. Thon Schreuders en Henk van Pelt stellen hun huidige functie beschikbaar met ingang van het moment dat er een nieuw bestuur gekozen zal worden. Gerda Bosdriesz en Thon Schreuders hebben toegezegd het nieuwe bestuur te ondersteunen tot het moment van het aflopen van hun reguliere zittingstermijn op de komende jaarlijkse Algemene Ledenvergadering medio april Henk van Pelt heeft te kennen gegeven zich kandidaat te stellen voor de functie van voorzitter. Henk is vanavond niet aanwezig in verband met een ziekenhuisopname. Vandaag kiezen de leden dus een nieuw bestuur, maar nog geen nieuwe voorzitter. Dat laatste zal in de Algemene Ledenvergadering medio april moeten geschieden. De leden hebben een uitnodiging ontvangen voor een extra Algemene Ledenvergadering op 29 januari. Om meer leden gelegenheid te geven zich aan te melden voor een bestuursfunctie is deze vergadering uitgesteld naar 26 februari. Tot direct voor de aanvang van deze Algemene Ledenvergadering zijn er geen andere kandidaten aangemeld bij het bestuur. De volgende kandidaten voor het nieuwe bestuur hebben zich aangemeld: - Henk van Pelt, tuin 31 (zittend bestuurslid) - Carla Jongmans, tuin 48 - Jacqueline Steeghs, tuin 52 - Charles van Andel, tuin 69 Verwijzend naar Het Huishoudelijke Reglement hoofdstuk VI, artikel 24 lid 15, vraagt de heer Zijdeveld de vergadering de kandidaten bij acclamatie te kiezen. De vergadering geeft een instemmend applaus. De heer Zijdeveld constateert dat over deze stemming bij acclamatie overeenstemming is. De juistheid van deze constatering wordt door enkele leden betwist of maken er opmerkingen bij. Hennie Sluimer (tuin 1) merkt op dat, volgens het huishoudelijk reglement (HHR), hier geen voorzitter kan worden gekozen. De heer Zijdeveld antwoordt dat er vanavond alleen bestuursleden moeten worden gekozen. Tjip Meijer (tuin 48) merkt op dat een voorzitter gekozen wordt door de leden. De heer Zijdeveld antwoordt dat Henk nu nog bestuurslid is, dat hij momenteel ziek is en dat, als hij hersteld is, dit binnen het bestuur besproken en in de reguliere ledenvergadering in het voorjaar geregeld moet gaan worden. Roel Koolmees (tuin 8) wil weten waarom bestuursleden zijn afgetreden. Ook geeft hij aan bezwaren te hebben tegen de kandidaten. Matthijs Reppel (tuin 54): als we dit bestuur kiezen kunnen deze gekozen leden tijdens de ledenvergadering aangeven welke vacatures er zijn. Wat tot aftreden heeft geleid kan pas tijdens die vergadering aan de orde komen. Marijke den Hollander (tuin 11/22) sluit zich aan bij de eerste opmerking van Roel Koolmees. Er zijn problemen, men gaat gissen en er gaan verhalen rond. Zij is het oneens met de gang van zaken, stelt voor een interim bestuur te vormen onder leiding van de AVVN en heeft dit in een brief d.d. 23 februari ook verwoord aan het bestuur. Applaus volgt. De heer Zijdeveld reageert met de melding dat in statuten noch HHR over de mogelijkheid van een interim bestuur wordt gesproken. Er is nu een mank bestuur, de problemen liggen in het verleden. Als we niets doen hebben we een schip zonder bemanning op de brug. 8

9 Mattijs Reppel reageert hierop met de opmerking dat bij de aankondiging van deze bijeenkomst geen interim-oplossing is genoemd en dat twee van de kandidaten met vakantie zijn. De heer Zijdeveld stelt dat op de ledenvergadering nieuwe bestuursleden worden voorgesteld, waarbij deze hun ambities kenbaar maken. Tevens geeft hij aan geen contact te hebben kunnen maken met de twee vakantiegangers. Roel Koolmees zegt liever geen bestuur te hebben dan dit bestuur. Marijke de Hollander vindt het lastig dat zij de nieuwe bestuursleden niet kan bevragen over hun standpunten. Betreffende haar opmerkingen voelt zij zich niet serieus genomen. Kerstin Thederan (tuin 97) complimenteert de nieuwe bestuursleden voor hun inzet. Door mogelijkheid van stemming kan ieder aangeven voor wie hij/zij al dan niet kiest. Het oude bestuur is opgestapt, er dienen nu nieuwe bestuursleden te worden gekozen. Hennie Sluimer noemt art. 10 lid 2 uit de statuten waarin de benoeming van bestuurders en de keuze van de voorzitter wordt beschreven. De heer Zijdeveld: er zijn geen kandidaten voor het voorzitterschap, er kan dus ook niet gekozen worden. Dit moet gebeuren op de jaarlijkse ledenvergadering in april. Belangrijk is nu dat de vereniging weer kan gaan functioneren. Tjip Meijer: De leden zeggen dat het nu een bestuurlijke puinhoop is. Daar moet je niet op bouwen, maar deze eerst opruimen. Margreet Huisman (tuin 74) vindt dat de lopende zaken moeten worden afgehandeld. De problemen zijn van dien aard dat we er allemaal last van hebben. De heer Zijdeveld merkt op dat de AVVN alle mogelijke steun kan geven. Vanavond staat slechts één punt op de agenda en dat is de verkiezing van een nieuw bestuur. Om te voorkomen dat er onder de drie bij acclamatie gekozen nieuwe bestuursleden personen zijn tegen wie de Algemene Ledenvergadering bij meerderheid bezwaren heeft, wordt over deze drie kandidaten gestemd middels handopsteking. Na de eerste stemmingsronde merkt Peter Kinkelaar (tuin 33) op dat het stemmen zorgvuldiger moet plaatsvinden met aandacht voor het feit dat slechts één stem per tuin kan worden uitgebracht. Er wordt opnieuw gestemd met onderstaand resultaat: Jacqueline Steeghs: 34 voor, 17 tegen Carla Jongmans: 4 tegen Charles van Andel: geen tegenstemmen De heer Zijdeveld spreekt het oordeel uit dat het besluit om de bovengenoemde kandidaten bij acclamatie te benoemen is genomen. De heer Zijdeveld benadrukt dat, indien nodig, de AVVN om steun kan worden gevraagd. Hij benadrukt nog een keer dat tijdens de Algemene Ledenvergadering in april er een voorzitter in functie gekozen dient te worden en er nog een bestuursvacature dient te worden vervuld. Om uur besluit de heer Zijdeveld de vergadering met de woorden houd het mooie overeind en bedankt de aanwezigen voor de vlotte afhandeling van de vergadering. Thon Schreuders biedt de aanwezigen namens het bestuur een drankje aan. 6 jaarverslag secretaris 2015 ledenverloop In 2015 zijn er 9 leden vertrokken en 9 leden bijgekomen. Per 31 december 2015 stonden er 23 personen op de aspirant-ledenlijst. 15 huisjes zijn in 2015 van eigenaar gewisseld. bestuursactiviteiten In het afgelopen jaar vergaderde het bestuur 10 maal. Daarnaast waren er tal van andere overleggen, zoals tweemaal het overleg met de coördinatoren, en verschillende overleggen met diverse commis- 9

10 sies. Ook zijn er contacten geweest met de gemeente Dordrecht, de AVVN, Yulius en diverse andere externen. In september, tijdens de herfstfair, ontving de vereniging in aanwezigheid van wethouder Rick van der Linden uit handen van het bestuur van de AVVN het Internationaal diploma voor ecologische tuinparken. Gedurende het tuinseizoen was iedere zaterdag van 10 tot 12 uur een bestuurslid in de bestuurskamer aanwezig. aftreden bestuursleden in 2015 Het op de algemene ledenvergadering in 2015 gekozen bestuur bestond uit Ans Nijsen voorzitter, Ineke Breman secretaris, Gerda Bosdriesz bestuurslid, Henk van Pelt bestuurslid en Thon Schreuders als penningmeester. Ineke Breman had eind september bekend gemaakt per 1 januari 2016 voortijdig af te treden in verband met studieplannen. Ans Nijsen heeft het voorzitterschap in december beëindigd ten gevolge van zoals zij noemt onoverkomelijke uit elkaar lopende inzichten wat betreft bestuurlijke zaken en haar motivatie toegelicht in een nieuwsbrief via de website. De onenigheid binnen het bestuur ging over de bestuurlijke beslissingen op 14 november 2015 rondom het aanschaffen en plaatsen van de glazen kas. Voor de overige leden van het bestuur geldt het volgende: Gerda Bosdriesz is volgens rooster aftredend bij de algemene ledenvergadering medio april Zij stelt zich dan niet meer verkiesbaar voor een nieuwe bestuursperiode van drie jaar. Henk van Pelt zou wel herkiesbaar zijn, maar moet vanwege zijn gezondheid toch afhaken. Thon Schreuders heeft na het plotselinge vertrek van de vorige penningmeester vanwege zijn gezondheid, nu al twee jaar het penningmeesterschap tijdelijk overgenomen. Hij is aftredend bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering. De situatie per 1 januari 2016 was, dat twee van de drie leden van het dagelijkse bestuur zijn opgestapt. Dat betekent dat er statutair formeel geen bestuur meer was vanaf dat moment. Daarom is besloten tot het houden van een vervroegde algemene ledenvergadering, die op 26 februari is gehouden. Daarop stond als enig agendapunt de verkiezing van een nieuw bestuur. Op die vergadering zijn drie nieuwe bestuursleden gekozen en aan het bestuur toegevoegd: Carla Jongmans, die het secretariaat op zich heeft genomen, Jacqueline Steeghs en Charles van Andel. De functie van voorzitter is vacant gebleven. besluitvorming rondom herinrichting parkeerterrein en omgeving Nadat op de algemene ledenvergadering van 10 april 2015 de nota Beheer en Onderhoud is besproken en vastgesteld, is door de leden een werkgroep benoemd om de plannen uit deze nota verder uit te werken. Deze werkgroep, de ontwikkelgroep, is in april 2015 gestart met 5 tuinleden: Kerstin Thederan, Anja Dijkstra, Marleen Oud, Henk van Pelt en Jacqueline Steeghs. In september zijn Henk en Kerstin uit de ontwikkelgroep gestapt. De ontwikkelgroep heeft in de loop van het traject het bestuur diverse malen geadviseerd om een algemene ledenvergadering te beleggen. Het eindplan is gepresenteerd in het coördinatorenoverleg van 14 november Mede gelet op de instemmende reactie in het coördinatorenoverleg heeft het bestuur op 14 november 2015 besloten het plan goed te keuren, zodat met de uitvoering kon worden gestart. Het bestuur was van mening dat, gelet op het door de ledenvergadering op 10 april 2015 genomen besluit, geen extra ledenvergadering nodig zou zijn. Achteraf bezien was het organiseren van een algemene ledenvergadering beter geweest. 7 jaarverslagen coördinatoren 7.1 verslag 2015 van het A&K-team In 2015 hebben we binnen het A&K-team helaas een groot verloop gehad. Inmiddels is het team weer compleet en bestaat het uit de volgende 5 leden: Ali Koolmees (tuin 8), Hennie Sluimer (tuin 1), Ida 10

11 Boers (tuin 87), Karla Blommaert (tuin 37) en Richard Schilten (tuin 85) In 2015 hebben we iedere 14 dagen een financiële verantwoording afgelegd over de kantineomzet. Het resultaat over 2015 was dat we alle consumpties die over de bar zijn gaan kunnen verantwoorden. Dit is een compliment voor een ieder die achter de bar staat en consumpties moeten registreren of afrekenen. De omzet over 2015 was euro. Verder is er 870 euro bijgedragen aan de kantine exploitatie door de bridge, leden en verenigingen. Er is tevens een financieel jaaroverzicht over 2015 opgeleverd. Door ziekte van Ton Ruygt hebben we helaas niet de voorgenomen veranderingen in de kantine kunnen uitvoeren. Het plan was om de lege ruimte van de koeling onder de bar te veranderen in een plek waar we de lege flesjes kunnen verzamelen. Om dit mogelijk te maken moet de koeling verwijderd worden en moet er een constructie komen die de bar kan dragen. Verder moet er een rek geknutseld worden waarin de kratten voor lege flesjes komen. We hopen dit samen met de verbouwing van de frituurruimte in 2016 te realiseren. Als A&K-team hebben we afgelopen jaar twee eetavonden georganiseerd. De eerste was een Potluck avond, waaraan 33 gasten voor elkaar wat hadden klaargemaakt. Het was een groot succes. De tweede avond was de BBQ. Hieraan namen 54 mensen deel. Ook deze avond is naar volle tevredenheid verlopen. Het verplaatsen van de buitenoven werd door een aantal tuinleden aangegrepen om een Jeu-de-Boules avond te houden en gemeenschappelijk rond de oven wat te eten. Dit is niet door het A&K-team georganiseerd. De deelnemers hadden zelf inkopen gedaan en brachten hun eigen drank mee. De bedoeling is, dat we komend jaar, dat wel als A&K-team willen ondersteunen. Als een wens voor zo n bijeenkomst wordt geuit zal er een aankondiging komen waardoor alle tuinleden er kennis van kunnen nemen. De kosten van de hapjes zullen dan uiteindelijk goedgemaakt worden door de verkoop van de extra drankjes uit de kantine. De jaarlijks terugkerende Jeu-de-Boules wedstrijd is ook goed verlopen. Er was alleen te weinig tijd om een volledige onderlinge competitie te kunnen houden. Daarom willen we in 2016 de Jeu-de- Boules en de BBQ niet meer op één en dezelfde dag houden. Hierdoor hebben we meer tijd voor de jeu de boules en kunnen de deelnemers ook makkelijker deelnemen aan de voorbereiding van de BBQ. Voor de herinrichting van de frituurruimte is inmiddels een plan aangeleverd. Er heeft een inventarisatie van de kantine plaatsgevonden. Alle items die in de kantine aanwezig zijn en dus in bezit van de vereniging, zijn in kaart gebracht. Verder hebben we de ruimte die beschikbaar kwam doordat de Vlijvlinders hun activiteiten stopten in gebruik genomen. Hierdoor zijn we wat ruimer in ons jasje komen te zitten en kunnen we de zaken beter opslaan en terugvinden. In het laatste Coördinatorenoverleg is door het A&K-team een budget van euro aangevraagd. Hiermee kunnen we, zonder iedere keer aan het bestuur toestemming te vragen, kleine zaken regelen. Te denken valt dan aan: - aanschaf kleine keuken/bar zaken, zoals we bijvoorbeeld dit jaar een grillplaat hebben aangeschaft - bijdrage van de vereniging aan eetavonden, zoals dit jaar Pot-Luck en de BBQ - prijzen en medailles voor het Jeu-de-Boules toernooi - hapjes bij de buitenoven als hier de komende zomer gebruik van wordt gemaakt - plantjes voor op het terras - aankleding van de kantine Thon Schreuders heeft in het betreffende coördinatorenoverleg direct ingestemd met deze aanvraag. 11

12 7.2 verslag 2015 van de groencommissie De groencommissie bestond uit de leden: Corinne Clay (tuin 61), Margo van der Hum (tuin 60), Jo de Haan (tuin 4), Dennis Verreijen (kandidaat-lid) en Jacqueline Steeghs (tuin 52). Eind 2015 verliet Jo de Haan de groencommissie en werden vier nieuwe commissieleden verwelkomd: Yvonne van der Meide (tuin 30), Kerstin Thederan (tuin 97), Dineke de Gooijer (tuin 96) en Willem van Stigt (tuin 16). De groencommissie voerde in 2015 haar werkzaamheden uit conform het huishoudelijk reglement en de notitie Beheer en Onderhoud Groen In samenspraak met de leden van de snoeiploeg, de TD en een delegatie van het bestuur stelde de groencommissie het werkplan Beheer en Onderhoud op voor de periode 1 oktober 2015 t/m 31 december Ook de uitkomsten van het externe onderzoek op onze tuin naar risicovolle bomen werden hierin meegenomen. Alle bomen op Het Vlijpark zijn geïnventariseerd en in een document vastgelegd. In het algemeen groen wordt gewerkt volgens de principes van natuurvriendelijk tuinieren. Het Vlijpark kent daarnaast een aantal elementen die het natuurlijk tuinieren ondersteunen en aanvullen, zoals de paddenpoel, nestkasten, takkenrillen enz. Vanwege een onderbezetting in de werkploegen is in 2015 onvoldoende aandacht kunnen uitgaan naar de elementen natuurlijk tuinieren. Inmiddels zijn meer tuinders toegevoegd aan de werkploegen in het algemeen groen, waarmee voor 2016 een vierde werkgroep kon worden ingesteld die zich specifiek richt op de elementen natuurlijk tuinieren. De groencommissie besteedde in 2015 samen met drie vrijwilligers veel tijd aan het schouwen. Helaas laat de opvolging van de schouwbrieven door betreffende tuinleden veel te wensen over. Dit werkt demotiverend voor de schouwers. In 2016 zullen we hier extra aandacht aan besteden. Begin 2015 ontstond De Kwekerij, waar zonder bestrijdingsmiddelen en zonder kunstmest planten worden opgekweekt die niet een-twee-drie in tuincentra te vinden zijn. In en rond de tunnelkas werden ca 7000 planten opgekweekt (groenten, eenjarigen, tweejarigen, vaste planten, bollen en knollen, tomaten, paprika s en pepers), welke een weg vonden naar de tuinen van de tuinleden, het algemeen groen van ons park en de Fairs. Over de werkzaamheden in De Kwekerij verschijnen met regelmaat informatieve berichten op een blog. Tegen het einde van de zomer organiseerde de groencommissie een drukbezochte lezing over humisme. De groencommissie vergaderde vier keer. 7.3 de communicatie commissie in 2015 De comcom bestond uit de leden: Anja Dijkstra (lid, tuin 81), Marleen Oud (vormgever, tuin 58), Jacqueline Steeghs (lid, tuin 52), Pieter Breman (tekstschrijver, tuin 5) en Matthijs Reppel (coördinator en webmaster, tuin 54). Coördinator Communicatie Commissie: Anja Dijkstra nam per 1 jan 2016 het coördinatorschap van de comcom over van Matthijs Reppel. De overdracht heeft intussen op prettige wijze plaats gevonden. Het archief van de comcom is compleet op een cloud geplaatst en alle relevante gegevens betreffende toegangcodes, website beheer, nieuwsmail beheer enz stonden en staan op de afgeschermde pagina van het bestuur op de website. Matthijs is in 2016 nog verantwoordelijk voor het bijhouden van de website en het begeleiden van het verplaatsen en vertalen van de site naar een ander platform. Matthijs blijft nog tot 1 januari 2017 lid van de comcom. Jacqueline Steeghs heeft vanwege haar nieuwe functie als coördinator groencommissie de comcom verlaten. Nieuws, s, website en papieren informatie: het aantal tuinen dat onbereikbaar is voor de nieuws s is gedaald van 14 in 2014 naar 10 in Er werden 31 nieuws s verzonden aan de leden en aspirant-leden. De meest gelezen (83%) is van 19 maart 2015 met de aankondiging van de ALV en de minst gelezen mail (50%) is over de potluck van 23 juli. De website heeft tijdens het hoogseizoen zo n 2400 bezoekers per maand. Op onze websitepagina met fotoalbums zijn 17 beeldverslagen van activiteiten te vinden en de nieuwspagina op de site had in

13 circa 90 nieuwsberichten. De comcom verzorgde de vormgeving van het papieren werkbeurtenoverzicht, de ALV agenda, het herinrichting-parkeerplaats-plan, de nieuwjaarskaart en andere papieren informatie. De comcom is er in geslaagd om in 2015 de huisstijl verder uit te rollen en deze huisstijl is inmiddels een onmiskenbaar en gewaardeerd kenmerk van Het Vlijpark geworden. Mededelingenbord: de comcom heeft tijdens het laatste coördinatorenoverleg voorgesteld om de diverse commissies zelf hun aankondigingen in de kast te laten hangen. Dat gebeurt vooralsnog sporadisch en niet altijd op de beschikbare papieren met voorgedrukte headers. De Vlijpark TuinFair en HerfstFair: het hobby-karakter van de Amateur Tuindersvereniging wordt in de gemoedelijke en natuurlijke vormgegeven communicatie door middel van posters, banners, persberichten en advertenties benadrukt. De comcom is actief betrokken bij de faircommissie. De tuinfair van 2015 was met name door een nieuw elan, een nieuwe locatie, goede promotie, ruim aanbod van Vlijpark planten, de vele bezoekers en het gunstige weer een inspiratie voor vele leden. Overwegingen van de comcom: de comcom heeft meerdere keren vergaderd en enkele meer algemene opmerkingen kenbaar gemaakt in het coördinatorenoverleg. Zoals: De met enige regelmaat tot ongenoegen leidende interne (mis-)communicatie tussen leden onderling, tussen commissies en leden enz is en blijft een reden tot zorg. In algemene zin is en blijft dit een commissie overstijgend thema. De comcom is niet altijd gelukkig met de sociale verhoudingen op de tuin en adviseert om meer aandacht aan voorlichting te geven bij besluiten en het toepassen van regels. De comcom adviseert om de corebusiness van het Vlijpark, zijnde planten die niet of nauwelijks te koop zijn in tuincentra, niet commercieel te promoten maar juist het amateuristisch karakter te bewaken mede om prestatiedwang bij vrijwilligers te voorkomen en geen bedrijfsmatige indruk bij consumenten, concurrenten, belastingdienst en politiek te wekken. Er wordt verwacht dat mond op mondreclame en de promotie van de fairs op den duur de verkoop van Vlijparkplanten zullen bevorderen. 7.4 verslag 2015 van de ontwikkelgroep Tijdens de algemene ledenvergadering van 10 april 2015 werd een ontwikkelgroep geïnstalleerd die de opdracht kreeg een plan te ontwikkelen voor de parkeerplaats en omgeving. De ontwikkelgroep bestond uit Anja Dijkstra (tuin 81), Marleen Oud (tuin 58), Jacqueline Steeghs (tuin 52), Kerstin Thederan (tuin 97) en Henk van Pelt (tuin 31). Twee laatstgenoemden verlieten de groep medio september. De ontwikkelgroep startte met het opstellen van een programma van eisen. Achtereenvolgens werden de volgende stappen doorlopen: - inventariseren van de functies - bepalen van de kernwaarden - toepassen van de functies en kernwaarden in de bestaande situatie De ontwikkelgroep koos voor een duurzaam ontwerp en duurzame materialen. Natuurlijk tuinieren is hierin leidend. Er komen logische in- en uitgangen. De tunnelkas wordt vervangen door een glazen kas. Het plaatsen van een overkapping voor de fietsen is in het plan niet uitgewerkt, omdat voor de eventuele keuze voor zonne-energie uitgebreider onderzoek nodig is. Op 12 september en 14 november presenteerde de ontwikkelgroep het plan aan het bestuur. Ook op 14 november vond de presentatie plaats aan het coördinatorenoverleg. Op grond van de positieve reacties van de coördinatoren nam het bestuur op 14 november haar besluit om het plan te accorderen en opdracht te geven aan de ontwikkelgroep om het plan uit te voeren. De ontwikkelgroep heeft aan het begin en in de loop van het traject het bestuur enkele malen geadviseerd om het plan aan de leden voor te leggen in een Algemene Ledenvergadering. De ontwikkelgroep organiseerde op 12 december een inloopmiddag voor de leden om met behulp van helder presentatiemateriaal het plan toe te lichten. Vanuit een aantal leden kwam protest, omdat 13

14 men inspraak had willen hebben voordat het bestuursbesluit werd genomen. Eind 2015 werd de omgevingsvergunning aangevraagd en het parkeerterrein voorbereid voor het plaatsen van de glazen kas. 7.5 verslag 2015 welkomstcommissie ATV Het Vlijpark Leden welkomstcommissie in 2015: Molly van Diepenbrugge (tuin 7), Jeannette van Wijngaarden (tuin 38), Ed van Bezouwen (tuin 76), Corrie van Bezouwen (tuin 76) en Ellen Overheul (tuin 75) - coördinator vastleggen activiteiten commissie Door verschillende bestuurswisselingen en het onvoldoende vastleggen van de gemaakte afspraken over de activiteiten van de welkomstcommissie zijn begin 2015 opnieuw afspraken gemaakt met de interim-voorzitter van de vereniging. Deze afspraken zijn schriftelijk vastgelegd en op dit moment (nog steeds) leidend. Aan de hand van de zogenaamde aanmeldingslijst werd aan het begin van het tuinseizoen 2015 een verdeling gemaakt van de te voeren intake-gesprekken. Deze gesprekken werden telkens door twee leden van de welkomstcommissie gevoerd. wat gebeurde in 2015? aantal nieuwe aanmeldingen in 2015: 25 aantal gevoerde intakegesprekken: 18 aantal negatieve adviezen: 1 aantal gesprekken, die om verschillende redenen niet konden plaatsvinden en alsnog in 2016 zullen worden gevoerd: 7 Van ieder intakegesprek werd een verslag gemaakt en per mail naar het bestuur verstuurd. Aantal welkomstgesprekken bij nieuwe leden: 9 verder in twee keer gezamenlijk overlegd over de voortgang, aandachtspunten en verbeteringen. - deelname aan coördinatoren overleg. - geen financiële inkomsten en uitgaven bij de penningmeester ingediend. - Ed en Corrie van Bezouwen stopten eind 2015 per direct met hun activiteiten voor de welkomstcommissie. het tuinjaar 2016 Marjan v.d. Hoek (tuin 47) heeft zich aangemeld voor de welkomstcommissie. Werven van 1 à 2 tuinleden om de commissie te versterken. 7.6 verslag T.D In 2015 heeft de T.D., zoals in vorige jaren haar taken weer uitgevoerd, zijnde: watermeters plaatsen, weer er afhalen, standen gedurende het hele jaar opnemen, controle over het waterleidingnet, reparaties enz. enz. Daarnaast de compost bemannen, diversen onderhoud en reparaties op het compostterrein. Kleine Vlij en Wadi-onderhoud en wat links en rechts op het pad van de T.D. kwam. Portaloo niet te vergeten, sloten vervangen 2 x per jaar, wateraftappen en alles vorstvrij maken. Maar daar is in 2015 verandering in gekomen! In de JAARVERGADERING 2015 werd aan een nieuwe werkgroep goedkeuring verleend door de VERGADERING,(lees LEDEN) om een PLAN te maken voor PARKEERTERREIN EN TON v d HEU- VELPAD. Dit zou gepresenteerd en om goedkeuring gevraagd worden aan de leden op JAARVER- GADERING Maar wat schetst onze verbazing? September 2015 kwam de werkgroep (ontwikkelgroep) met het PLAN bij de T.D. met daarop ook nog een NIEUWE KAS. Dit terwijl er was afgesproken, dat de T.D. 14

15 nieuw Folie over de bestaande Tunnelkas zou doen voor +/- 800,00 Euro. Dus op het PLAN onze zorgen kenbaar gemaakt, maar deze zijn zonder meer van tafel geveegd! Daarna in November Commissie-overleg,waar weer het PLAN naar voren kwam en waar geen JA OF NEE tegen is gezegd, maar s avonds was het PLAN goedgekeurd door het Bestuur, maar dit had BES- LIST MOETEN WORDEN OP DE JAARVERGADERING De ontwikkelgroep en het PLAN gingen door, met als resultaat wat U nu ziet staan! Maar geen T.D. meer, die na dit alles er de brui aan heeft gegeven, ook mede door aantijgingen uit het BESTUUR ten aanzien van de T.D. Dit alles heeft ons doen besluiten, als er zo met leden wordt om gegaan, om met de T.D te stoppen! Namens de opgeheven T.D. Ed van Bezouwen. 8 verslag penningmeester over het boekjaar 15 en begroting 16 1 januari januari 2016 boekwaarde gebouwen *1) boekwaarde inventarissen kantine, kantoor, tunnelkas, machines saldo van bankrekeningen, spaarrekeningen en kas voorraden kantine, gas, zand, potgrond etc vermogen van de vereniging op peildatum reserveringen voor commissies en groot onderhoud/projecten *2) *1) Op 2 juni 2015 zijn de opstallen van de verenigingen ten behoeve van de verzekeringen opnieuw getaxeerd: kantine euro houten chalet berging 1000 euro porta cabin 7500 euro houten chalet speelplek 1500 euro voormalig gashok 2000 euro opstallen bij compost 5000 euro. De totale waarde en daarmee ook het vermogen van de vereniging is daardoor ongeveer euro gedaald. *2) specificatie reserveringen: reserveringen 1 januari januari 2016 TD faircommissie A&K team communicatiecommissie bestuur/secretariaat onvoorzien waterleidingnet sloten paden opstallen herinrichtingsplan Inkomsten 2016 De decemberrekening aan de leden levert ieder jaar euro op. De meirekening brengt in 2016 aanzienlijk minder op dan normaal omdat met ingang van dit jaar besloten is de meirekeningen het product te laten zijn van alle kosten die per tuin over de voorafgaande 12 maanden zijn te verhalen. De meeste leden, behalve zij die recent een ander of nieuw huisje hebben gekocht, betalen in 2016 bij de meirekening daarom slechts de kosten van het watergebruik. 15

16 De kosten voor de verzekering, gebruik parkeerplaats, douche etc. over het seizoen 2016 worden pas bij de meirekening van 2017 met terugwerkende kracht in rekening gebracht. De ATV schiet als het ware de verzekeringspremies voor en vermindert daarmee het overschot aan contant geld ten gunste van de post vreemd vermogen. Hiermee is het onduidelijke beeld over de samenstelling van de meirekening uit de wereld geholpen, de hoeveelheid contant geld wordt verminderd en een ander voordeel is dat hiermee een verzekeringspremiekorting van 6% wordt bereikt. De kantine heeft in ,37 euro opgeleverd. Het eigen verbruik door leden (vergaderingen, werkploegen, gratis thee en koffie op de zaterdagen etc.) had een inkoopwaarde van 1514,01 euro. De verkoop van zand, potgrond, mest, gas enz. leverde geen substantiële winst op voor de vereniging. Er wordt zoveel mogelijk gestreefd de verkoopprijs aan de inkoopprijs te relateren. Het gas is zelfs enige tijd onder de inkoopprijs verkocht. verkopen in 2015 aantal potgrond 115 tuinaarde 115 zand 55 gas 116 bamboestokken 37 mest 21 De fairs brachten gezamenlijk 1988 euro op. De in- verkoop van tuinhuisjes leverde aan provisie/taxatiekosten1946 euro op. In totaal wisselden 15 huisjes van eigenaar. Het duurste exemplaar werd getaxeerd op 8000 euro en de goedkoopste op 200 euro. Met uitsluiting van deze twee uitersten was de gemiddelde taxatieprijs 4650 euro. uitgaven 2016 De commissies hebben voor 2016 begrotingen ingeleverd. De volgende bedragen zijn goedgekeurd: TD Groencommissie Communicatiecommissie Wel en wee commissie A&K team Faircommissie 900 Bestuur en secretariaat De belangrijkste uitgaven in 2016 zijn vaste lasten, pacht aan de Gemeente Dordrecht, verzekeringspremies, energiekosten, onroerendzaakbelasting en diverse lasten Buma/Stemra, beveiliging etc. Het herinrichtingsplan van de algemene ruimte, parkeerterrein en nieuwe kas wordt gefinancierd vanuit de post reserveringen. exploitatieoverschot Het exploitatieoverschot over 2014 bedroeg 8960 euro. Over 2015 is dat euro. In 2016 verwacht het bestuur, buiten de in- en verkoop van huisjes, in totaal euro aan inkomsten en euro aan uitgaven. Dit geeft een verwacht exploitatieoverschot van 5000 euro op 1 jan belastingdienst 16

17 De financiële commissie heeft de problematiek inzake het gebruik maken van de kantine voor eigen leden buiten directe verenigingsactiviteiten en door derden naar aanleiding van een aanschrijving door onze koepelorganisatie voorgelegd aan de belastingdienst. Zoveel mogelijk activiteiten zijn daarom gestopt. Begin 2016 wordt een besluit van de belastingdienst verwacht. concluderend Er is sprake van een financieel goed gezonde vereniging met voldoende geldmiddelen. De penningmeester raadt het bestuur aan om advies te vragen aan de financiële commissie over de hoogte van de diverse reserveringsdoelen. Ook moet transparant gemaakt worden welke kosten via de decemberrekening en welke kosten via de meirekening worden verrekend. Er lijkt geen noodzaak de contributie te verhogen. 9 verslag van de kascontrolecommissie 10 verkiezing van de kascontrolecommissie 11 BTW problematiek ATV Het Vlijpark heeft in november 2015 aan de belastinginspectie een brief geschreven met het verzoek om een uitspraak inzake de BTW. Het doel was de gang van zaken van het verhuur van het clubgebouw aan leden, bridgeclub, biljartclub en aan derden voort te kunnen zetten. Daarop heeft de belastingdienst geantwoord de vereniging per 1 juli 2016 volledig te willen gaan aanmerken als btw-plichtig. Deze uitspraak van de belastingdienst brengt consequenties met zich mee die het bestuur op dit moment niet kan overzien. Op vragen zoals: moeten er btw-kassa s komen, wie kan/wil een btw-administratie voeren, welke extra werkzaamheden komen op vrijwilligers neer, wat moet er gebeuren om te voldoen aan de HACCP-regels, wat is de hoogte van de vennootschapsbelasting, moet er een door een accountant goedgekeurde jaarrekening komen, enz, hebben wij geen antwoord paraat. Daarom is aan het AVVN gevraagd ons te helpen bij het indienen van bezwaar tegen het voorgenomen besluit tot verplichting van BTW. Dit traject is door het AVVN ingezet in samenspraak met een btwspecialist uit Dordrecht. Het verzoek is ons te adviseren of en op welke wijze de vereniging kan worden gevrijwaard van btw-aangifte, welke procedure daarvoor moet worden gevolgd en waartoe de vereniging zich vervolgens dient te beperken. Hoe zit het precies in elkaar met het gebruik van de kantine? Voor hobby-, muziek,- speeltuin-, en buurtverenigingen geldt de zogeheten kantineregeling. De levering van eten en drinken is dan vrijgesteld als de ontvangsten inclusief BTW hiervan niet meer bedragen dan euro per jaar. Daar zijn een aantal voorwaarden aan verbonden. Een daarvan is: In de kantine vinden alleen activiteiten plaats die normale nevenactiviteiten van de organisatie zijn. Evenementen in de persoonlijke sfeer, zoals bruiloften, jubileums en andere feesten, gelden niet als een normale nevenactiviteit en vallen dus niet onder de kantineregeling. De kantineregeling is ter bescherming van de reguliere horeca. Een horecaondernemer moet zich houden aan diverse wet- en regelgeving en een btw-administratie bijhouden. Een vereniging die gebruikt maakt van de kantineregeling heeft deze extra kosten en inspanningen niet. 12 jubilerende leden De heer Ed van Bezouwen is dit jaar 40 jaar lid van onze vereniging. 13 samenstelling bestuur woorden van dank aan: Thon Schreuders, voor zijn werk als secretaris en penningmeester 17

18 Gerda Bosdriesz, voor haar werk als bestuurslid Ineke Breman, voor haar werk als secretaris Ans Nijsen, voor haar werk als voorzitter ad interim Henk van Pelt, voor zijn werk als bestuurslid benoemingen naam periode 1 periode 2 periode 3 periode 4 periode 5 Ineke Breman Gerda Bosdriesz tussentijds afgetreden aftredend, niet herkiesbaar Thon Schreuders treedt af Ans Nijsen tussentijds afgetreden Carla Jongmans ALV 2016 Charles van Andel ALV 2016 Jacqueline Steeghs ALV 2016 vacature vacature voordracht voor kandidaten voor het bestuur, voorzitterschap en bestuursfuncties Het bestuur beveelt mevrouw Nienke Steensma (tuin 3) aan als kandidaat voor het vervullen van een bestuursfunctie en verzoekt de vergadering haar bij acclamatie te benoemen voor een bestuursfunctie. Nienke heeft schriftelijk instemming gegeven voor de kandidatuur. Carla Jongmans heeft de functie van secretaris. Er resteren nu twee vacatures in het bestuur: de functies van voorzitter en penningmeester. Het bestuur verzoekt kandidaten die de functie van penningmeester op zich willen nemen, zich te melden bij het bestuur. Mocht deze functie niet vanuit de leden ingevuld kunnen worden, dan is het bestuur genoodzaakt deze expertise extern in te huren. het voordragen van kandidaten Statuten artikel 10 lid 2: Vijf leden of meer kunnen een voordracht opmaken, die voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij het bestuur moet zijn ingediend. Huishoudelijk Reglement Hoofdstuk 4 artikel 13 lid c: Om tot bestuurslid verkiesbaar te zijn moet de kandidaat zich bereid verklaard hebben een bestuursfunctie te aanvaarden. een ander lid machtigen als u verhinderd bent Een lid brengt één stem uit per tuin. Ieder stemgerechtigd lid kan één ander stemgerechtigd lid machtigen om tijdens de algemene ledenvergadering namens hem of haar één stem uit te brengen. Het schriftelijke verzoek hiertoe dient voor de vergadering in het bezit te zijn van de secretaris onder vermelding van naam en handtekening van de verstrekker van de machtiging en de gemachtigde. 18