Agenda ALV Het Vlijpark 6 oktober 2017 aanvang uur in de kantine

Transcriptie

1 Agenda ALV Het Vlijpark 6 oktober 2017 aanvang uur in de kantine 1. Opening 2. Ingekomen stukken ter informatie 3. Mededelingen ter informatie 4. Notulen en actie- en besluitenlijst ALV ter vaststelling 5. Vacature bestuur 6. Duurzaamheid op Het Vlijpark ter informatie/ besluitvorming 7. Zeepkist Pauze 8. Rechtstreex ter informatie/ besluitvorming 9. Sluiting 1

2 1. Opening Nienke Steensma is vanavond voorzitter van deze vergadering. 2. Mededelingen 3. Ingekomen stukken 4. Notulen en actie- en besluitenlijst ALV 7 april 2017 Ad 1. Opening De vergadering wordt voorgezeten door Charles van Andel, bestuurslid. Hij heet de aanwezigen van harte welkom. Er zijn 36 stemgerechtigde tuinleden aanwezig, in de tweede helft van de vergadering zijn er 37 stemgerechtigde tuinleden. Er zijn afmeldingen binnengekomen van 7 tuinleden, te weten: B. Castelijn (tuin 73), W. van der Hum (tuin 60), R. van de Griend (tuin 38), P. Jongeneel (tuin 57), P. Kinkelaar (tuin 33), H. Berlijn (tuin 28), K. Thederan (tuin 97). Er zijn 2 machtigingen bij het bestuur ingeleverd. Ad 2. Mededelingen Charles meldt dat er twee vacatures zijn: coördinator fairs (per heden) en coördinator communicatiecommissie/webmaster (per ). Voor de laatste vacature meldt Kees Jolie (tuin 77) zich aan. Voor de zeepkist melden zich Ellen Overheul (tuin 75) en Nienke Steensma (tuin 3) en voor de rondvraag worden de volgende namen genoteerd: T. Meijer (tuin 48), Ed van Bezouwen (tuin 76), Marijke den Hollander (tuin 22), Roel Koolmees (tuin 8), Kees Jolie (tuin 77), Matthijs Reppel (tuin 54) en Angela Seters (tuin 19). Ad 3. Ingekomen stukken Er is een brief binnengekomen van J. Neels (tuin 77), welke ze in de vergadering toelicht. Het gaat om honden in de kantine op tijdstippen dat bezoekers zitten te eten. Ze ervaart dit als onhygiënisch en niet smakelijk. Wettelijk gezien zijn honden niet toegestaan in restaurants/ kantines enz, tenzij de eigenaar hier toestemming voor geeft. Besloten wordt dit onderwerp in stemming te brengen. Het stemmingsvoorstel luidt: het niet toestaan van honden in de kantine op zaterdagen en op andere momenten dat er etentjes zijn. De meerderheid van de tuinleden is het eens met dit voorstel. Ad 4. Concept notulen Algemene Ledenvergadering 14 oktober 2016 De voorzitter neemt de concept notulen pagina voor pagina door; daarbij worden tekstuele en naar aanleiding van opmerkingen tegelijk behandelen. Agendapunt, 5 voorstel watermeters, naar aanleiding van De watermeter is eigendom van het tuinlid/eigenaar van het huisje. Agendapunt 5, zeepkist, Matthijs Reppel, naar aanleiding van Roel Koolmees (tuin 8) zegt dat hij tuinleden helpt als die met vragen komen. Matthijs Reppel (tuin 54) antwoordt dat hij refereerde aan de mail in december 2016 van de toenmalige coördinator dat de TD geen overdracht wilde doen. Agendapunt 5, zeepkist, tekstueel 2

3 Matthijs Reppel (tuin 45), dient te zijn (tuin 54). Agendapunt 11, bovenaan, tekstueel Lydia Amsterdam (tuin 90) dient te zijn (tuin 92). Actielijst ALV 14 oktober 2016, punt 4, naar aanleiding van De doelstelling van de kas is het opkweken van planten, groenten en kruiden voor het algemeen groen van ons park, voor de fairs en voor de leden. Verdere afspraken over het gebruik van de kas staan niet op papier. Tuinleden kunnen gebruikmaken van de kas in overleg met de vrijwilligers die werkzaam zijn in de kas. Actielijst ALV 14 oktober 2016, punt 5, naar aanleiding van Contact met de gemeente over invasieve exoten in de sloot, heeft nog geen concrete actie opgeleverd. Dit geldt ook voor de vervanging van de toplaag van de beschoeiing langs de Molenvliet. Vraag aan het bestuur aandacht te schenken aan natuurlijk water tuinieren en de doorstroom van het water in de sloten. De notulen worden vastgesteld met dankzegging aan de secretaris. Ad 5. PDCA cyclus Nienke Steensma licht de PDCA cyclus in een presentatie toe. Bij het maken van plannen hoort ook het evalueren, verbeteren, vernieuwen en ervan leren. Het bestuur heeft gekozen voor de systematiek van de PDCA cyclus. Dat ziet er als volgt uit. Plan: Plannen en doelstellingen worden altijd smart gemaakt. Het bestuur zal vanaf nu, oktober 2016, bij beslissingen steeds verwijzen naar het huishoudelijk reglement. Do: De uitvoering monitort het bestuur nauwkeurig. Fouten mogen worden gemaakt. Er is ruimte om te experimenteren. Vernieuwing vraagt om durf. Dit kan alleen in een relatief veilige omgeving waarin het bestuur het vertrouwen heeft van de leden. Check: Ze checken regelmatig of de uitvoering nog in lijn is met de plannen en doelstellingen, zowel negatief als positief. Afwijkingen worden gezien als een kans om te leren. Wanneer blijkt dat iets niet helemaal loopt zoals gehoopt was, wordt het plan niet direct helemaal verlaten, maar wordt de oorzaak gezocht om het probleem bij te stellen. Act: Ze sturen bij waar nodig en stellen normen regelmatig bij, maar leggen de lat wel steeds hoger. Een mentaliteit van elke dag een beetje beter! Voorbeelden waarin het bestuur de PDCA cyclus gevolgd heeft. Plan: Vanaf oktober 2016 benadert het bestuur de leden vanuit het positieve zonder voorbij te gaan aan de gevoelens van de leden. We spreken af in de communicatie naar buiten vooral de leuke dingen te benadrukken, het bestuur denkt ook actief mee om nieuwe initiatieven de steunen en te ontwikkelen. Do: inmiddels zijn er weer nieuwe dingen geïnitieerd en worden uitgevoerd, bijvoorbeeld de vrijwilligersdag. Check: We zijn in gesprek met de coördinatoren om de vernieuwing te bespreken en te evalueren. Act:. 3

4 Plan: Om mensen die zich niet gehoord voelen toch een soort podium te bieden wordt afgesproken bij de ALV letterlijk een moment in te lassen voor vrije spreektijd. Do: De zeepkistsessie is ingevoerd bij ALV 2 van 2016, men mag 2,5 minuut het woord om de vergadering toe te spreken. Check: Er is positief gereageerd door de leden op de zeepkistsessie. Zowel tijdens de vergadering als daarna. Het bestuur heeft de sessie geanalyseerd tijdens de BV opvolgend aan de vergadering. Act: Bij de ALV in april 2017 heeft de zeepkistsessie een eigen positie gekregen op de agenda. Plan: We gaan proberen het educatief aspect te verbeteren naar twee kanten. Dus zowel de leden worden verder geschoold in tuinieren door nuttige en gezellige workshops en info-avonden (tenminste 4 per jaar), maar daarnaast gaan wij als vereniging ons ook meer profileren als educatieve organisatie. We denken aan het maken van een speurtocht voor kinderen, voor activiteiten voor zowel de leden als de Dordtenaren. Do: Inmiddels zijn er meerdere educatieve activiteiten uitgevoerd: thee en likeurworkshop, workshop permacultuur, ecologische moestuincursus. Check: De feedback van de deelnemers wordt verzameld en besproken bij de BV. Voor het komend jaar staan er nieuwe activiteiten op het programma Act:.. Plan: Het contact met de gemeente zal de komende tijd geïntensiveerd gaan worden. Do: Tot op heden is dit plan niet duidelijk uitgevoerd. Het bestuur heeft alleen contact gehad met de gemeente tijdens de nieuwjaarsreceptie. Check: We moeten dit plan herzien en een nieuw aansluitend SMART doel formuleren Act: Een van de komende BV komt dit ter tafel. Plan: Om onze vereniging nog beter te laten aansluiten bij de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid zal contact worden gezocht met Nynke Schaaf van Tegenlicht Rotterdam en Johan van de stichting Fynder. Do: De twee opties die waren bedacht ten tijde van de SWOT zijn in de praktijk minder gemakkelijk gebleken. Daarentegen is er nu contact met Voedselbos Buitenzinnig. Check: Partners inzake duurzaamheid moeten opnieuw bekeken worden. Hierbij moeten we ook rekening houden met financiën, dat hadden we in eerste instantie niet bedacht. Act: De komende tijd zal duurzaamheid een vast onderdeel van de BV agenda zijn. Ad 6. Jaarverslag 2016 secretariaat Naar aanleiding van de BTW-kwestie. De rechtbank in Den Bosch heeft, ook na bezwaar en hoorzitting, de aanvraag van ATV Dordrecht als status sociaal culturele instelling afgewezen. 4

5 Ad 7. jaarverslagen commissies 2016 en plannen 2017 Naar aanleiding van 7.1. groencommissie. Vanuit de bestuurscrisis in 2015/2016 is geadviseerd dat het bestuur meer moet handelen conform het huishoudelijk reglement. Daarbij hoort het balloteren van nieuwe leden. Balloteren betekent het gedurende 14 dagen voorhangen van de namen van kandidaatleden in de mededelingenkast, waarop tuinleden bezwaar kunnen maken. Dit bezwaar dient voorzien te zijn van feiten en kan bijvoorbeeld niet strijdig zijn met art 1 van de Grondwet. De welkomcommissie balloteert niet, zij informeert kandidaatleden over het hebben van een tuin en geeft een advies. Naar aanleiding van 7.4. faircommissie Met de netto opbrengst van de beide fairs van 2427 euro wordt bedoeld dat alle kosten er af zijn. De voorzitter dankt de commissies voor hun werk en hun plannen. Er is veel werk verzet en het bestuur is blij met iedereen die zich inzet voor de tuin. Ad 8. Verslag penningmeester 2016 en begroting 2017 Met betrekking tot rentevergoedingen legt de penningmeester uit dat er een verschil is in zakelijke en privérekeningen; op alle zakelijke rekeningen zit een rentepercentage van 0%. De penningmeester licht verder toe dat de klussen van het MJOB verspreid worden over een aantal jaren. Voor 2017 is een bedrag gereserveerd van Ad 9. Verslag van de kascontrolecommissie De leden van de kascommissie (J. de Jong, tuin 40, en J. Overhand, tuin 55) hebben de jaarstukken van 2016 gecontroleerd en akkoord bevonden. De voorzitter verzoekt de vergadering decharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid De vergadering stemt hiermee in. Ad 10. Verkiezing van de kascontrolecommissie De kascontrolecommissie bestaat uit Joop de Jong (tuin 40) en Jan Overhand (tuin 55). Jan Overhand is opnieuw voor twee jaar gekozen als commissielid. Femma van de Molen (tuin 32) is gekozen als reservelid. Ad 11. Doorberekenen waterverlies aan de leden Het publieke gedeelte van waterverbruik (zoals lekkages, toiletten, kantine) moet door de leden gezamenlijk betaald worden. Als bijlage bij dit agendapunt ligt een voorstel voor een nieuwe berekeningswijze. In dit voorstel wordt dit publieke gedeelte berekend door het verbruik van het water van de tuinen en van de openbare voorzieningen in mindering te brengen van het totale verbruik. De uitkomst (het publieke gedeelte) wordt verdeeld over 98 tuinen. Vervolgens wordt dit vermenigvuldigd met 3,70, zijnde de prijs per m3. Alle leden betalen dus gelijkwaardig mee aan dit publieke gedeelte. De vergadering gaat in meerderheid akkoord met deze berekeningsmethode. Ad 12. Zeepkist 5

6 Nienke Steensma (tuin 3) dankt leden die een bijdrage geleverd hebben aan proeverijen voor de fairs. Ze doet een oproep aan leden om potjes, zakjes en flessen aan te leveren voor de komende fair. Dat kan via een mailtje naar Ellen Overheul (tuin 75) vertelt over de haan en de nieuwe kip en het recht van overpad. Ad 13. Voortgang MJOB Nienke Steensma licht dit agendapunt toe met behulp van een presentatie. Na de totstandkoming van het MJOB is aan de studenten een vervolgopdracht gegeven. Het ging om het op onze tuin onderzoeken van mogelijkheden in het kader van de blauwe economie. Blauwe economie betekent een duurzame manier van produceren en consumeren. Qua voedsel gaat men daarbij uit van de natuur en wat er lokaal voorhanden is. Als je als student de vrije hand zou hebben, wat zou je kunnen doen in Het Vlijpark, denkend aan een biologisch restaurant, workshops, kruidentuin, werkproject, energieneutraal, duurzaamheid, Rotterdamse Munt. Onder de titel ATV Utopia (het gaat om een droom) zijn twintig voorstellen gemaakt. Daarvan zijn er 5 geselecteerd en deze worden in het voorjaar van 2017 tijdens een bijeenkomst gepresenteerd aan de leden van het Vlijpark. Ad 14. Evaluatie van het nieuwe beleid mbt de watermeters Afgelopen winter is gestart met het verwijderen/plaatsen/inpakken van de watermeter door tuinleden zelf. De ervaringen met het inpakken van de watermeter met glaswol, stro en/of folie zijn positief. Het verwijderen en terugplaatsen van de watermeter blijkt problemen op te kunnen leveren door wrikken of te vast aandraaien. Tuinleden blijven zelf verantwoordelijk voor de eigen watermeter. Ad 15. Voorstel afschaffing fietsverbod Er is een voorstel binnengekomen voor het afschaffen van het fietsverbod op de tuin, met uitzondering van de zaterdagochtenden. Over dit voorstel vindt stemming plaats. De meerderheid van de tuinleden is tegen het voorstel, waarmee het fietsverbod tussen 1 april en 1 oktober blijft gehandhaafd. Ad 16. Voorstel aangepaste werkwijze taxatiecommissie tuinen De taxatiecommissie licht het voorstel toe. De oude methodiek van taxeren bleek niet meer van deze tijd. Gedurende het afgelopen half jaar is getaxeerd met zowel de oude als de nieuwe werkwijze. Daarbij bleken geen grote verschillen te ontstaan en bleef de waarde ongeveer gelijk. Met de uitspraak van objectief taxeren bedoelt de commissie taxeren zonder vooroordelen. Het voorstel komt ter stemming en de meerderheid van de tuinleden is akkoord met de nieuwe werkwijze van het taxeren van tuinen. Ad 17. Rondvraag Tjip Meijer (tuin 48) wil met het bestuur praten over balloteren. Het bestuur nodigt hem daartoe uit op zaterdagochtend. Ed van Bezouwen (tuin 67) vraagt zich af of er goed geschouwd wordt. Het bestuur antwoordt dat met een aantal tuinleden een traject is afgesproken. 6

7 Marijke den Hollander (tuin 22) vraagt of er nog houtsnippers komen. De coördinator O&C antwoordt dat er te weinig takken aangeleverd worden om een machine te laten komen die versnippert. Roel Koolmees (tuin 8) vraagt waarom de rouwkaart van Cor Kooiman zo laat in de mededelingenkast hing. Het bestuur antwoordt dat de rouwkaart laat is ontvangen en tevens naar de postbus was gestuurd. Kees Jolie (tuin 77) meldt dat uitwerpselen van honden op de paden en op zijn terras liggen. Antwoord is dat leden elkaar bij constatering daarop zouden moeten aanspreken. Matthijs Reppel (tuin 54) nodigt het bestuur uit te investeren in een plan mbt duurzaamheid met als inzet om binnen een periode van 10 jaar energieneutraal te worden. Dit plan zou gepresenteerd kunnen worden in 2019 tijdens het 75-jarig bestaan. Angela Seters (tuin 19) vraagt aandacht voor het waterpeil in de buitensloten. Karen van Pelt (tuin 91) merkt op dat het ihkv privacy niet correct is om tijdens de ALV te praten over personen die er niet bij zijn. Ad 18. Sluiting Charles sluit de vergadering om uur en biedt de leden een drankje aan van de vereniging. Actielijst nr ALV actie wie gereed Concept notulen ALV 14 oktober 2016 liggen 28 bestuur ja oktober ter inzage in de bestuurskamer Nagaan of de correctie in de optellingen in het bestuur ja financieel verslag 2015 is doorgevoerd Organiseren van kennismakingsavond voor nieuwe bestuur en oude leden in Nagaan afspraken tav gebruik van de kas bestuur ja Contact opnemen met gemeente voor verwijdering bestuur ja van overmatige groei waterplanten Concept notulen ALV 7 april 2017 liggen 22 april bestuur ja 2017 ter inzage in de bestuurskamer Contact met de gemeente over de vervanging van bestuur de toplaag van de beschoeiing langs de Molenvliet Aandacht schenken aan natuurlijk water tuinieren bestuur en de doorstroom van het water in de sloten Presentatie ATV Utopia door studenten van het bestuur Zadkine college Leden spreken hondenbezitters aan wiens leden hond(en) hun behoefte doen op het park en dat laten liggen Duurzaamheidsplan energie neutraal over 10 jaar bestuur Aandacht voor het waterpeil in de buitensloten bestuur 7

8 Besluitenlijst nr ALV Besluit Agenda en bijbehorende stukken ALV worden vanaf 2017 per mail naar de leden verzonden en niet meer per post, behalve de tuinleden die geen mailadres hebben Notulen ALV 29 april 2016 zijn vastgesteld Het MJOB is vastgesteld (muv de aanpak van de blokhut op De Kleine Vlij), tenzij voor 28 oktober meer dan 30 bezwaren binnenkomen Per 15 oktober 2016 wordt de pacht/contributie verhoogd met 15,00 per tuinlid Anja Dijkstra is bij acclamatie gekozen tot bestuurslid Notulen ALV 14 oktober 2016 zijn vastgesteld Op zaterdagen en tijdens etentjes zijn honden niet toegestaan in de kantine Tuinleden kunnen gebruikmaken van de kas in overleg met de vrijwilligers in de kas De ALV verleent decharge aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid in De kosten van het publieke gedeelte van het waterverbruik wordt gelijkwaardig over alle tuinleden verdeeld Het fietsverbod tussen 1 april en 1 oktober blijft gehandhaafd De taxatiecommissie tuinen hanteert een meer eigentijdse methodiek van taxeren 5. Vacature bestuur Mevrouw Anja Dijkstra treedt op eigen verzoek af als algemeen bestuurslid van ATV Vlijpark met ingang van heden. Het bestuur dankt haar hartelijk voor haar inzet. Door haar aftreden ontstaat er een vacature voor een algemeen bestuurslid. Het bestuur vraagt de leden dan ook uitdrukkelijk zich te melden wanneer men belangstelling heeft voor een bestuursfunctie. Aanmelden voor de ALV kan via info@vlijpark.nl of tijdens de ALV. 6. Duurzaamheid op Het Vlijpark In het kader van het streven naar duurzaamheid heeft het bestuur deze zomer een werkgroep gevraagd om onderzoek te doen naar het huidige energieverbruik en mogelijke reductie van het energieverbruik op Het Vlijpark. De werkgroep bestaat uit Richard Schilten (tuin 85), Harry Berlijn (tuin 28) en Matthijs Reppel (tuin 54). Tijdens de vergadering presenteert de werkgroep de resultaten van dit onderzoek. Aan de hand van voorstellen neemt de ALV het besluit of en op welke manier de werkgroep een vervolg geeft aan het onderzoek. 7. Zeepkist Pauze 8

9 8. Rechtstreex Maarten Bouter (mede-oprichter) verzorgt een presentatie over Rechtstreex. Rechtreex is op zoek naar afhaalpunten in Dordrecht en wijkchefs. Na afloop van de presentatie neemt de ALV het besluit of Het Vlijpark een afhaalpunt voor Rechtstreex kan worden en kunnen tuinleden zich aanmelden voor de functie van wijkchef. Uitgebreide info over Rechtstreex is te vinden op Overgenomen van de website van Rechtstreex: Rechtstreex bouwt aan een nieuwe voedselketen waarin je weer weet waar je eten vandaan komt en hoe het gemaakt is. Dit doen we samen met onze boeren, buren en wijkchefs en natuurlijk ons gedreven team. Bij alles wat we doen spelen de onderstaande pijlers een belangrijke rol: 1. BOEREN KRIJGEN WEER EEN GEZICHT We vertellen jou het unieke verhaal van de boeren en makers met wie we samenwerken. Zo leer je meer over wie jouw eten gemaakt heeft. En heb je een vraag of opmerking over een product? Dan gaan we het gesprek aan met de boer! 2. PRODUCTEN UIT DE BUURT We halen al onze producten zo dicht mogelijk uit de buurt (straal van ca. 50 km) en werken direct met onze boeren en makers. Zo weet jij precies waar je eten vandaan komt en hoe het gemaakt is. En dankzij onze efficiënte logistiek houden we de kosten en het aantal voedselkilometers laag. 3. VERS EN SEIZOENSGEBONDEN Ons brede assortiment is altijd vers en seizoensgebonden. Dat is niet alleen heel lekker, maar vaak ook goedkoper dan je denkt en beter voor het milieu. 4. EERLIJKE PRIJS VOOR IEDEREEN We vinden het belangrijk dat iedereen in de korte keten geniet van een eerlijke prijs. Van elke euro die je bij ons uitgeeft gaat daarom 57 cent naar de boer of maker. 5. STIMULERING VAN DE LOKALE ECONOMIE Door boodschappen te doen bij onze boeren en makers draag je bij aan de stimulering van de lokale economie en het creëren van werkgelegenheid in de regio. 6. BETERE WERELD We werken graag samen met mensen en bedrijven die zich inzetten voor een betere wereld. Dat kan zijn omdat ze een sociaal-maatschappelijke doelstelling hebben, maar ook omdat ze bewuste keuzes maken rondom thema s als milieu en duurzaamheid. 7. ALTIJD VRIJE KEUZE Je bent bij ons altijd vrij om te bestellen wat en hoeveel je wilt. We werken niet met abonnementen of vaste boxen, dus je betaalt alleen voor wat je bestelt! 9. Sluiting 9