algemene Ledenvergadering 2015 vrijdag 10 april :00 uur, in de kantine van Het Vlijpark, zaal open om 19:30 uur

Transcriptie

1

2 algemene Ledenvergadering 2015 vrijdag 10 april :00 uur, in de kantine van Het Vlijpark, zaal open om 19:30 uur agenda: Ad 1 opening vaststellen agenda Ad 2 ingekomen stukken Ad 3 notulen ALV 4 april 2014 Ad 4 jaarverslag secretaris 2014 Ad 5 jaarverslag penningmeester 2014 Ad 6 verslag kascontrolecommissie 2014 Ad 7 verkiezing kascontrolecommissie Ad 8 nota beheer en onderhoud Ad 9 plaatsing rode beuk Ad 10 voorstel inzake Ton van den Heuvelpad pauze Ad 11 samenstelling bestuur Ad 12 rondvraag; inventarisren rondvraag Ad 13 sluiting 3

3 ad 1 opening Het bestuur is zich ervan bewust dat de ALV de plek en het moment is waarop de leden van onze vereniging het bestuur kunnen en mogen toetsen op de kwaliteit en de gevolgen van de bestuurlijke besluiten van het afgelopen jaar. Door het invoeren van de commissiestructuur van onze vereniging en het twee maal per jaar overleg met de coördinatoren kan het bestuur al in de loop van het jaar zo dicht mogelijk bij de gemeenschappelijke wensen en verlangens van onze leden blijven. De rol van het bestuur is voorwaardenscheppend. Het bestuur is er voor om er voor te zorgen dat de diverse commissies op een goede manier kunnen functioneren en daarmee de verenigingsdoelstellingen kunnen worden nagestreefd. Het bestuur delegeert daarbij heel veel taken naar de diverse commissies en hoopt daarmee zoveel mogelijk vrijwilligers binnen onze vereniging te binden aan onze gemeenschappelijke doelstellingen. Het bestuur is er niet voor zich zelf. Het bestuur is er voor de leden en voor de vereniging. En nog veel belangrijker dan het bestuur zijn de vele vrijwilligers die gemeenschappelijk het cement vormen voor onze geweldige tuinvereniging. Daarmee ontloopt het bestuur haar verantwoordelijkheden niet. Namens u mag het bestuur de eindverantwoordelijkheid voor het gevoerde en te voeren beleid dragen. Wij houden eens per jaar een Algemene Ledenvergadering om dat vorm te geven. ad 2 mededelingen absentiemeldingen ad 3 notulen ALV 04 april 2014 verslag van de ALV van de ATV Dordrecht op vrijdag 4 april 2014 in de kantine van het Vlijpark. aanwezig: bestuur en leden van de tuinvereniging. Volgens de presentielijst zijn 39 tuinen vertegenwoordigd. ad 1 opening Voorzitter opent de vergadering met een welkom aan de aanwezigen en met de vaststelling dat wij in dit jaar het 70 jarig jubileum van de vereniging vieren. Er is gekozen om het 75 jarig bestaan met meer vlagvertoon te vieren. De voorzitter vraagt de aanwezigen te gaan staan en een minuut stilte in acht te nemen ter nagedachtenis van drie leden die ons in het afgelopen verenigingsjaar zijn ontvallen: De heer van den Heuvel, mevrouw van de Waal en mevrouw Boot. In dit jaar is er ook nieuw leven ontstaan bij de familie van Loenen. Daar werd dochtertje Wieki geboren. vaststellen agenda: Er zijn geen nieuwe agendapunten ingebracht. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. inventariseren rondvraag: Er worden zeven insprekers geregistreerd. ad 2 mededelingen; inspiratiemiddag, herkeuring AVVN de inspiratiemiddag: De inspiratiebijeenkomst voor het werven van personen voor vrijwilligerswerk is een succes geweest. Toch zijn er nog altijd extra handen nodig. Een goed voorbeeld werd gegeven door mevrouw van den Ark, die ondanks dat zij zich zou kunnen beroepen op vrijstelling van werkzaamheden ten gevolge van het overschrijden van de leeftijdsgrens, toch extra schoonmaakwerkzaamheden op zich genomen heeft. de herkeuring van de AVVN: Het keurmerk Natuurlijk Tuinieren ligt ons na aan het hart. Op 24 juni vindt de periodieke herkeuring plaats. Op 12 april aanstaande zal hierover een extra contact over plaatsvinden tussen het bestuur en de coördinatoren. De heer Ed van Bezouwen stelt als Coördinator van de nieuwe Technische Dienst de medewerkers van de voor en gaat in op een aantal afspraken inzake compostverwerking, aanbieden en openingstijden, prijzen van materialen en dergelijke. De Technische Dienst bestaat uit de volgende mensen. - algemeen onderhoud, Roel Koolmees tuin 8 - algemeen machine onderhoud, Ton Ruygt tuin 66 - algemene hulp, John Leydsman tuin 52 - algemene hulp/compost, Arie de Jong tuin 98 - algemene hulp/maaiwerkzaamheden, Ad Timmers tuin 86 - coördinator/algemene hulp, Ed van Bezouwen tuin 76 Na een moeilijk begin zijn wij dan zover dat we er met elkaar onze schouders weer onder hebben gezet en dat het een en ander weer draait. Wij zullen zover het in onze macht ligt weer de diversen activiteiten op ons complex gaan uitvoeren. Voor het hek van de compost geplaatste kruiwagens wordt niet meer op prijs gesteld, u dient zelf uw kruiwagen te komen legen. Dus vanaf nu geen kruiwagens meer voor het hek! voorstel voor wijziging compost: Er zijn wel enige wijzigingen in het beleid gekomen - compost: openingstijden: voorstel voor de wintermaanden: december en januari gesloten rest winterseizoen: dinsdag van uur tot uur zaterdag van uur tot uur zomerseizoen (van tot en met 30.09): dinsdag van uur tot uur zaterdag van uur tot uur - aanleveren groenafval en takken: Nogmaals, wilt u het aan te leveren afval zodanig gescheiden houden dat het voor de compostbeheerder(s) overzichtelijk blijft. Dit wil zeggen: - takken en ander vuil goed gescheiden aanleveren. - geen coniferen, dus ook geen coniferen knipsel aanleveren, dit verteerd niet! - takken in lengte van ± 1 meter, uitzondering op langere takken daar gelaten, indien zij in een rechte lijn door versnipperaar kunnen. - geen binddraadjes, snoeppapiertjes, plastic kaartjes die bij planten staan, gebroken potscherven, touw, glas en wat er al niet meer te vinden is in de compost. - voor afgifte Tunnelkas en in t Echt, bon met daarop naam en datum en waarvoor, aantal en handtekening van degene die het komt halen. - wijziging afgifte van de diversen artikelen: U bestelt en betaalt bij de penningmeester, u krijgt een bon mee, gaat daar mee naar de desbetreffende compostbeheerder, geeft de bon af en u krijgt uw bestelde waren mee. In sommige gevallen zou u ook contant kunnen betalen bij de compostbeheerder, maar liever niet. De prijzen zijn in grote lijnen gelijk gebleven met vorig jaar, alleen de mest is van 1,50 naar 2 euro gegaan, de potgrond van 2,75 naar 3,25 euro en de tuinaarde van 1,25 naar 1,50 euro. De gasprijs blijft natuurlijk afhankelijk van de olieprijzen. Wij hopen u zo voldoende geïnformeerd te hebben en op een prettige samenwerking met alle leden. ad 3 ingekomen stukken - er zijn in totaal 8 absentiemeldingen voor deze vergadering. - een van de absenten heeft een stemmachtiging afgegeven. - er is een ingekomen stuk van de familie Kuster inzake de zaak Frits Baarda; wordt behandeld bij de rondvraag. 4 5

4 - instemmingbrieven voor het plaatsnemen in het bestuur zijn binnengekomen van mevrouw Nijsen en mevrouw Breman. - er is een ondertekende verklaring van instemming met het gevoerde financiële beleid en goedkeuring van de financiële stukken en saldi door de kascontrolecommissie. ad 4 notulen ALV 22 maart 2013 Notulen worden zonder wijzigingen vastgesteld. ad 5 jaarverslag secretaris 2013 Het jaarverslag van de secretaris wordt zonder wijzigingen vastgesteld. De voorzitter gebruikt dit agenda punt om de nieuwe leden die voor het eerst de ALV bezoeken persoonlijk een hartelijk welkom te heten. ad 6 jaarverslag penningmeester 2013 Het jaarverslag van de penningmeester wordt na een korte toelichting ongewijzigd vastgesteld. ad 7 verslag kascontrolecommissie 13 en dechargevoorstel financieel beleid De kascontrolecommissie heeft onderzoek gedaan en alles in orde bevonden. Zij beveelt de vergadering aan in te stemmen met haar voorstel decharge te verlenen. De vergadering neemt deze aanbeveling over. ad 8 verkiezing kascontrolecommissie De kascontrolecommissie voor het komend jaar bestaat uit mevrouw Dijkstra (langstzittend lid) en de heer van Bezouwen (intredend lid). De vergadering benoemt de heer Overhand als reservelid. ad 9 nota schouwen De nota schouwen wordt ongewijzigd vastgesteld. De vergadering spreekt zich unaniem uit tegen het fenomeen tweede haag. Tuinen moeten zichtbaar zijn. Naar aanleiding hiervan vindt er een discussie plaats over punt 15 van de schouwpunten: de tuin dient voldoende zichtbaar te zijn vanaf het pad. De aanwezigen zijn het unaniem met elkaar eens dat dit aspect uitvoering moet krijgen. De vraag is: Wat is voldoende? Het bestuur zal hier met de schouwers over spreken, zodat hier een eenduidig beleid in wordt gehanteerd. Leden merken op dat er meer daadkracht verwacht mag worden van het bestuur bij het afdwingen van deze uitvoeringsregels. Het bestuur zegt toe hier streng op toe te zien en zal daar tijdens de ALV van 2015 verantwoording voor afleggen. Dezelfde problematiek komt ook ter sprake voor sterk verwaarloosde tuinen, een onjuiste 60 40% verdeling van groen en verharde tuin, bomen die hoger zijn dan zeven meter en struiken of bomen die boven de waterleiding zijn geplant. In al deze gevallen, en bij alle andere aanbevelingen voorkomend uit het schouwen, zal het bestuur het middel schouwen gebruiken om resultaten te verkrijgen. Het bestuur zal het betreffende tuinlid daartoe verplichten. In het geval dat een tuin door een lid aan de vereniging wordt verkocht, zullen voordat de tuin wordt doorverkocht aan een volgend lid aanpassingen die bindend zijn voorgeschreven in het HHR op kosten van het verkopende lid worden uitgevoerd. ad 10 meerjarenplan Het Meerjarenplan is het noeste resultaat van veel voorwerk door de heer Stigt. Hij heeft door middel van interviews met het bestuur en Coördinatoren een eerste productie van het stuk geschreven. Door een goede redactie door de communicatiecommissie ligt er nu een meerjarenplan ter goedkeuring voor waarop iedereen trots mag zijn. Het meerjarenplan zal zijn functie vooral hebben als ingewikkeld visitekaartje van onze vereniging en als wegwijzer voor toekomstige besluitvorming. Het bestuur is voornemens om met name ook alle externe relaties dit meerjarenplan toe te zenden. De vergadering stemt in met het meerjarenplan pauze ad 11 jubilerende leden De familie Aarnoutse is 40 jaar lid van onze vereniging. Zij ontvangen lovende woorden van de voorzitter, een oorkonde en een bos bloemen. De heer Aarnoutse spreekt hiervoor zijn dank uit en heeft respect voor de inzet die getoond wordt door het bestuur en hoopt dat veel leden het vertrouwen dat hij in het bestuur heeft zullen delen. De familie van den Weg, de familie van Lelieveld en mevrouw van Twist zijn respectievelijk ook 40, 40 en 25 jaar lid van onze vereniging. Zij zijn niet aanwezig. De oorkondes en bloemen worden thuisbezorgd. ad 12 samenstelling bestuur Direct na de ALV van 2013 heeft mevrouw de Kroon haar lidmaatschap beëindigd. Hierdoor ontstond er een vacature in bestuur. Onverwacht moet ook onze penningmeester door gezondheidsklachten zijn functie neerleggen. In de loop van het jaar zijn de dames Breman en Nijsen de bestuursvergaderingen gaan bijwonen. Zij hebben zich beide kandidaat gesteld voor de vrijgekomen bestuursplaatsen. Voor de vergadering zijn geen andere kandidaten voor een bestuursfunctie gemeld. De dames Breman en Nijsen geven beiden een korte introductie van zichzelf en de manier waarop zij tegen onze vereniging aankijken. De beide dames worden bij acclamatie in het bestuur gekozen. De heer Schreuders is aftredend en herkiesbaar. De vergadering benoemt ook hem voor een nieuwe periode als bestuurslid. Het bestuur is voornemens om in haar bestuursvergadering van 3 mei 2014 mevrouw Breman te benoemen in de functie van secretaris en de heer Schreuders in de functie van penningmeester. De voorzitter houdt een warm afscheidsbetoog voor Peter Jongeneel. Hij heeft gedurende dertien jaar de functie van penningmeester op zijn eigen wijze gestalte gegeven. Wij zijn hem daar dankbaar voor. Peter ontvangt een cadeaubon, bloemen en wordt benoemd tot Lid van Verdienste. Na zijn afscheidswoorden waarin hij dankt voor het in hem gestelde vertrouwen, werd Peter door de leden toegezongen: Peter bedankt, Peter bedankt, Peter, Peter, Peter, bedankt ad 13 rondvraag familie Kusters: Over het door het bestuur gevoerde beleid betreffende het niet instemmen met een verzoek van Frits Baarda om zonder achterlaten van een vrije opleverbare tuin een nieuwe tuin te betrekken. Het bestuur deelt alle vervelende gevoelens die hierover leven. Het is helemaal niet leuk om afscheid te moeten nemen van een lid dat zich goed inzette voor de vereniging. Het is echter de toepassing van de harde werkelijkheid. Het bestuur is gehouden om voor alle leden een en dezelfde interpretatie te geven aan de bestaande regelgeving. Frits liet geen lege tuin achter, kon daarom geen nieuwe tuin betrekken. Het gebruikte argument van dubbel lidmaatschap is hierbij niet van toepassing. de heer Koolmees: - vindt dat een lid dat gedurende acht maanden niet op de tuin verschijnt door het bestuur moet worden aangesproken. Op deze manier is goede zorg voor de tuin niet gewaarborgd. Het bestuur neemt zijn suggestie over. - spreekt een negatief waarde-oordeel uit over een creatieve vondst van een werkploeg om een oude fiets om te toveren tot insectenhotel. De vergadering neemt zijn standpunt voor kennisgeving aan. de heer van Bezouwen: - bomen Er staan op ons complex op diverse tuinen bomen die de maximale hoogte te boven gaan. 6 7

5 Kunnen wij als vereniging de bezitter van deze tuinen, bij eventueel vertrek,niet de verplichting opleggen om deze bomen te verwijderen of laten verwijderen zodoende dat een nieuw lid en tuinbezitter daar niet mee opgezadeld wordt. En dus ook niet met de eventuele kosten! Het bestuur en de vergadering onderschrijven dit inzicht. - schouwen Tijdens onze rondgang over de tuin in verband met het plaatsen van de watermeters, kom ik op tuinen die de naam tuin niet meer zou mogen gebruiken, maar waar de term vuilnisbelt meer op zijn plaats zou zijn. Ook verbaas ik mij nog steeds dat er tuinen zijn, waarvan de gebruiker nog steeds niet weet dat ook zijn halve pad en de helft van de sloot bij de tuin hoort. Hoe kan dit uitgelegd worden aan de goede tuinders? Ook maak ik u er op attent dat er bij het plaatsen van bomen of struiken niet goed nagedacht, dus ook niet verder wordt gekeken, over de plaats en afstand die gehouden moet worden of dat de waterleiding er misschien onder loopt. Het bestuur verwacht dat een en ander nu goed tijdens het schouwen in beeld komt. Het bestuur neemt de aanbeveling over om leden te informeren dat zij niet zomaar overal bomen en struiken kunnen planten. Zij dienen zich te vergewissen van de loop van het waterleidingnet. De kan hierbij adviseren. - hekken winterperiode Het schijnt voor vele mensen nog steeds niet door te dringen dat tijdens de winterperiode het hek achter u op slot gedraaid dient te worden. En dat het hek van de parkeerplaats altijd op slot gedraaid moet worden. Natuurlijk zal er nu hier gezegd worden, dat doen wij altijd! Nou, dan zullen al de hier afwezigen het wel zijn! Ook wilde ik dit nog even onder de aandacht brengen. Maandag rond uur ging een lid weg van het parkeerterrein, maakte de poort open, sleepte het hek met de pin naar beneden over de grond en ging toen naar zijn auto. Toen ik vroeg of hij de pin van het hek voortaan op zou willen tillen, met de mededeling, dat als het kapot gaat wij er voor opdraaien om het te repareren, liep hij kwaad weg. Reed het hek uit, tilde toen wel de pin op, maar sloot wederom het hek niet achter zich. Dit doet hij mijn inziens nooit? Te veel moeite? Mijn voorstel in deze is: kwaadwillende mensen de toegang tot parkeerplaats ontzeggen, dan ook nieuw slot er in! Want een klein beetje moeite is toch niet te veel gevraagd. Het bestuur vindt het lastig om naar aanleiding van één beschreven incident dwingende maatregelen op te leggen, maar zal de situatie aandachtig blijven volgen. Het bestuur is het met de spreker eens dat hekken op de daarvoor vastgelegde tijden en perioden gesloten dienen te worden. Naar aanleiding van dit punt merkt het bestuur op dat de door het Yuliuspoject gebruikte klink van het voorhek tijdens de winterperiode diverse malen expres is weggegooid. Dit mag niet. De zal worden gevraagd om voor het volgende winterseizoen een goede oplossing voor te stellen en uit te voeren. - tuinnummering en putdeksels Wederom vragen wij van het bestuur om alle leden te verplichten om hun tuinhuis van het goede en goed zichtbaar tuinnummer te voorzien. Zo ook de putdeksels. Hier mankeert bij diverse leden nog wel wat aan.het bestuur neemt dit mee in de communicatie naar de leden. - zichtbaarheid van de bestuursleden Ook vraag ik aan het Bestuur om in de toekomst, graag dit seizoen nog, om zich wat meer op de tuin te laten zien, dus zo af en toe eens rondlopen en een praatje maken met de mensen en hun ogen en oren open te houden. Het hoeft natuurlijk niet elke week maar eens in de 14 dagen, in verschillende samenstelling is toch niet te veel gevraagd, lijkt mij. Het bestuur is zich bewust van het feit dat persoonlijk contact een belangrijke voorwaarde is voor het creëren van een goede en gezellige vereniging. Het bestuur belooft hier meer aandacht aan te besteden. mevrouw van Bezouwen: - honden en veiligheid Kunnen wij als leden van de ATV nog wel veilig over de paden lopen, nu dat er bijtgrage honden ook over de tuin lopen. En van honden waar je je van rotschrikt door hun geblaf. Het bestuur wijst hiervoor naar de bestaande regelgeving; zoals aanlijnen. Het bestuur wil graag op de hoogte gehouden worden over blijvende vormen van overlast. mevrouw Raaimakers: Vraagt zich af of het mogelijk is aan te geven welke EHBO-ers wel en welke niet op de tuin zijn. Het bestuur zegt toe dat er een lijstje met namen van EHBO-ers in het mededelingenbord zal worden opgehangen. Aan- of afwezigheid wordt i.v.m. privacy niet geregistreerd. Het bestuur verwijst voor de vervolgens oplaaiende discussie over de aanschaf van een AED naar eerder door het bestuur genomen besluitvorming. Er wordt geen AED aangeschaft, want dienstdoende EHBO-ers kunnen zich hierdoor niet meer vrij voelen op de tuin. Bel voor spoedeisende hulp 112, voor alle andere zaken is er meestal wel een EHBO-er ergens op het park te vinden. de heer Reppel: Vertelt een humoristisch aandoend, maar toch enigszins pijnlijk voorval waarin leden van onze vereniging zich niet van de gastvrije kant lieten zien. Het bestuur drukt een ieder op het hart dat gastvrijheid een belangrijk aspect is. Wij zijn een open park. de heer Ruigt: De dwingende eis van de AVVN betreffende het schoonmaken van de overkapping van het terras acht hij niet relevant. Het bestuur zal zijn standpunt meenemen bij het bepalen van hoe zij omgaat met deze vraag van de AVVN. Marijke Welles: Vraagt om stekjes van de Vrouwenmantel en om tegels van 30 bij 30 cm. Jeanette (??): Doet het voorstel externe vrijwilligersorganisaties te mobiliseren zodat oudere leden, die moeite krijgen met het tuinonderhoud, langer op hun tuin kunnen blijven. Vooralsnog stelt het bestuur vast dat het inzetten van dit soort externe hulp ook weer extra inzet van vrijwilligers uit onze eigen geledingen vraagt. En het werven van vrijwilligers is toch al moeizaam. de heer Reppel: Maakt bezwaar tegen het in het eerste agendapunt vaststellen welke insprekers er zijn voor de rondvraag. Hij stelt dat juist een rondvraag lekker lang en gezellig mag uit lopen. Het bestuur handhaaft vooralsnog de vastgestelde vergaderprocedure. mevrouw Thederan: - vraagt aandacht voor het inschrijven voor de Paasbrunch - verzoekt om nog drie vrijwilligers die mee willen doen met de schouwronden. Drie leden bieden zich aan: Anja Dijkstra, Steve Adenay en Gerda Bosdriesz ad 14 sluiting De voorzitter dankt iedereen voor het bijwonen en meedenken bij deze vergadering. Namens de scheidend penningmeester biedt zij alle aanwezigen op kosten van de vereniging een drankje aan. ad 4 jaarverslag secretaris 2014 ledenverloop In 2014 zijn er 6 leden vertrokken en zijn er 6 nieuwe leden bijgekomen. Per 31 december 2013 stonden er 30 personen op de kandidaat-ledenlijst en 12 personen op de lijst voor een gesprek met de welkomstcommissie. De welkomstcommissie heeft 3 maal een negatief advies gegeven waardoor de betrokkenen niet op de kandidaat-ledenlijst zijn geplaatst. bestuursactiviteiten In het verenigingsjaar vergaderde uw bestuur 8 maal. Daarnaast waren er tal van andere overleggen zoals tweemaal het overleg met de coördinatoren en veel vergaderingen en overleggen met de diverse commissies. Daarnaast is er door bestuursleden het gehele jaar door met regelmaat overleg geweest met tal van externen, zoals de Gemeente Dordrecht, AVVN, enz. Gedurende het tuinseizoen was iedere zaterdag van 10 tot 12 uur een bestuurslid in de bestuurskamer aanwezig. 8 9

6 belangrijke zaken in 2014: de lente- en herfstfair, het verder doorvoeren van de commissiestructuur van de vereniging. ad 5 jaarverslag penningmeester 2014 bezittingen Per is het saldo van de diverse bankrekeningen en de kas een bedrag van euro. De boekwaarde van de gebouwen en inventarissen bedraagt euro. De waarde van de voorraden in de kantine, bij de compost, en gasvoorraad bedraagt tegen inkoopwaarde euro. De vereniging heeft een vermogen van euro. Voor een bedrag van euro zijn er reserveringen gemaakt voor meerjarenplannen van diverse commissies en groot onderhoud faircommissie 400 A&K team communicatiecommissie bestuur/secretariaat onvoorzien waterleidingnet sloten paden onroerend goed exploitatie Het exploitatieoverschot over 2014 bedraagt euro. In 2015 verwacht het bestuur euro aan inkomsten en euro aan uitgaven. Dit geeft een verwacht exploitatieoverschot van euro op inkomsten 2014 De december-rekening aan de leden levert ieder jaar euro op. De mei-rekening dekt een aantal verenigingskosten die tot op individueel tuinlidmaatschap zijn terug te rekenen. Deze leverde in euro op. De kantine heeft in 2014 netto 6916 euro opgeleverd. Het eigen verbruik door leden (vergaderingen, werkploegen, gratis thee en koffie op de zaterdagen etc.) had een waarde van euro. De verkoop van zand, potgrond, mest, gas gaf aan inkoop euro en bij verkoop euro en leverde dus 309 euro op. De fairs brachten gezamenlijk euro op. De in- verkoop van tuinhuisjes leverde euro op. uitgaven 2015 De commissies hebben voor 2015 begrotingen ingeleverd. De volgende bedragen zijn goedgekeurd groencommissie communicatiecommissie 520 wel en wee commissie 200 A&K team faircommissie 900 bestuur en secretariaat ad 6 verslag kascontrolecommissie 2014 De heer Van Bezouwen en mevrouw Dijkstra doen schriftelijk verslag van de bevindingen van de commissie. Dit zou moeten leiden tot een voorstel tot dechargeverlening voor het gevoerde financiële beleid. ad 7 verkiezing kascontrolecommissie Mevrouw Dijkstra is aftredend. Dank voor haar inzet. De heer Van Bezouwen zet het lidmaatschap van de kascontrolecommissie nog een jaar voort. Het reservelid de heer Overhand zal de vrijgekomen plaats innemen. Er dient een nieuw reservelid te worden benoemd. Kandidaten worden verzocht zich te melden bij het bestuur. ad 8 nota beheer en onderhoud beheer en onderhoud groen van Het Vlijpark werkplan groencommissie, De documenten Een kwestie van zaaien, Delen en Vermenigvuldigen en Naar een educatie- en productietuin liggen ten grondslag aan dit werkplan. De groencommissie bestaat uit de meewerkend voormannen/vrouwen en de coördinator groen. Voor hoofdstuk 3 communicatie heeft de communicatiecommissie een waardevolle bijdrage geleverd, waarvoor onze dank. 1. doelen Het Vlijpark heeft fraai aangelegde en goed onderhouden borders, gebaseerd op meerjaren beplantings- en onderhoudsplannen. De planten en struiken van het Vlijpark zijn voor zover mogelijk opgekweekt in De Kwekerij. De Kwekerij omvat de tunnelkas, pluktuin, groentetuin (voorheen In t Echt), kruidentuin, compostverwerking en pompoenenveld. De Kwekerij levert producten en diensten aan de tuinleden, het algemeen groen en de Fairs. De planten worden zonder bestrijdingsmiddelen en/of kunstmest opgekweekt en zijn grotendeels niet in een tuincentrum te koop. Er wordt gekweekt en getuinierd vanuit de principes van natuurlijk tuinieren, deze worden ondersteund door diverse harde elementen zoals nestkasten, insectenhotels enz. De samenhang tussen de diverse uitingen van natuurlijk tuinieren is zichtbaar, functioneel en gemakkelijk toegankelijk. De vier stippen van het keurmerk Natuurlijk Tuinieren worden gecontinueerd. Het Vlijpark is actief lid van het netwerk stadslandbouw, waarbij ze met haar Dordtse Planten een plek verwerft in de Dordtse Oogst. 2. aandachtspunten - samenhang in het algemeen groen en op het gebied van natuurlijk tuinieren In het kader van natuurlijk tuinieren staan een aantal elementen op onze tuin, is gewerkt aan de kopse kanten van de sloten, zijn bollen geplant enz. Daarbij missen we een overall beeld: wat zit waar, welke functies hebben de verschillende elementen en is er een onderlinge samenhang. Met het ontwikkelen van het educatief pad zou hieraan tegemoet gekomen worden. Van belang is dat inzichtelijk wordt wat waar zit, wat het doel is en de onderlinge samenhang. Een functioneel ontwerp is daarbij van belang: laagdrempelig zodat de kennis voor een ieder toegankelijk is. - gebied rechts van het Ton van den Heuvelpad De Kwekerij staat voor de invulling van de notitie Delen en Vermenigvuldigen. Vermenigvuldigen door planten te zaaien, te delen en te stekken en Delen door deze vermenigvuldigde planten via het Plantenterras te delen met tuinleden, ze in het algemeen groen te zetten en ze aan te bieden tijdens onze jaarlijkse Fairs. De opbrengst van de groentetuin gaat naar het Plantenterras, voorzien van recepten en ideeën rond bewerkingen en bewaren. In 2015 worden de huidige functies in dit gebied grotendeels gecontinueerd. In t Echt wordt omgevormd tot een groentetuin. Voor de ontwikkeling van het gebied rechts van het Ton van den Heuvelpad zal een nog in te richten werkgroep een plan maken, waarbij de uitgangspunten uit de notitie Naar een educatie- en productietuin leidend zijn. Tijdens de ALV van 2016 presenteert de werkgroep haar plan

7 - workshops en excursies De groencommissie organiseert voor de tuinleden regelmatig workshops en excursies ter ondersteuning van de hobby (natuurlijk) tuinieren. - organiseren van het onderhoud Op de tuin is geregeld enthousiasme om nieuwe dingen op te pakken. Waar we wat minder goed in zijn, is het vervolg: het organiseren van het onderhoud. Voorbeelden zijn oa het jaarlijks schoonmaken van de nestkasten, het controleren of het amfibiehotel zijn functie nog heeft en het prachtige schaap dat zachtjesaan een slordige dame wordt. - doen we de juiste dingen met de juiste mensen op het juiste tijdstip Het werk op de tuin wordt uitgevoerd door de werkploegen en vrijwilligers. We constateren dat een aantal werkzaamheden blijft liggen. Dit is een gevoelig onderwerp; de ervaring leert dat mensen zich gemakkelijk aangevallen voelen. Dat zou niet nodig hoeven zijn. Het gaat niet altijd om de inzet, maar ook om de verwachtingen die we hebben en de manier waarop we het werk organiseren. Om te weten te komen welke werkzaamheden we met elkaar in een jaar kunnen doen, is inventarisatie nodig van de beschikbare ureninzet van de werkploegen/vrijwilligers en een inventarisatie van de geplande uit te voeren werkzaamheden. Een overzicht van deze inventarisaties is als bijlage aan dit werkplan toegevoegd. Aan de hand van dit overzicht kan gezocht worden naar mogelijke oplossingen. Als blijkt dat de werkploegen en vrijwilligers de hoeveelheid werk niet kunnen uitvoeren, zal er een prioritering in de werkzaamheden aangebracht moeten worden. Met andere woorden: de ambities moeten worden bijgesteld. Een bestuurslid en de coördinatoren Technische Dienst en Groencommissie zijn de aangewezen personen om dit onderzoek uit te voeren en (na raadpleging van hun achterban) een besluit te nemen. 3. communicatie algemeen groen - verfraaiing van de borders De groencommissie brengt in kaart welke planten en struiken er staan, maakt indien noodzakelijk een plan voor verfraaiing/verbetering en koppelt daaraan het onderhoud. De werkgroepen worden betrokken bij de plannen en organiseren hun werk aan de hand van deze plannen. - informatie elementen natuurlijk tuinieren De groencommissie brengt in kaart welke elementen natuurlijk tuinieren er staan en waarom. Samen met de werkploegen wordt het onderhoud daaraan gekoppeld. De werkgroepen werken vervolgens aan de hand van deze onderhoudsplannen. - inventarisatie van bomen, struiken en hagen en het onderhoud ervan De snoeiers brengen in kaart welke bomen, struiken en hagen er staan; wat het onderhoud is en adviseren over noodzakelijke vervanging. informatie en samenhang De groencommissie maakt een document/overzicht van alle inventarisaties, het waarom en de onderlinge samenhang. Dit document wordt vertaald in een bescheiden en functioneel ontwerp welke op laagdrempelige en toegankelijke wijze informatie biedt over de specifieke elementen natuurlijk tuinieren op onze tuin en de onderlinge samenhang. communicatiemiddelen algemeen groen - mondeling door de meewerkend voorman/vrouwen tijdens de werkbeurten - nieuwsberichten van de Groencommissie op de website en in de mededelingenkast - mondeling op het pad en in de kantine - informatiebord over de aanwezige elementen natuurlijk tuinieren en de onderlinge samenhang De Kwekerij De Kwekerij omvat de tunnelkas, pluktuin, groentetuin, kruidentuin, compostverwerking en pompoenenveld. De Kwekerij levert producten en diensten aan de tuinleden, het algemeen groen en de Fairs. - algemene informatie Wat gebeurt er in De Kwekerij en waarom. Laagdrempelige uitleg. In journaalvorm, verhalend en veel beeldmateriaal. Successen en fouten. waar: in een interactief blog op de website. frequentie: minimaal wekelijks - verkoop van producten van De Kwekerij Bekendmaken en aanprijzen van de producten, verleiden tot interesse en aanschaf. Laagdrempelig, niet moeilijk, aantrekkelijk. Wat is deze zaterdag te koop en wat kan je ermee doen. Waarom zijn deze boontjes een stuk lekkerder dan die uit de supermarkt. De verse aardappeltjes worden al geteeld in Zuid Holland sinds 1870 enz. waar: bij de ingang van de tuin en bij De Kwekerij frequentie: wekelijks in het seizoen - informatie over de toepassingen van de producten van De Kwekerij Toelichting geven over de sla/tomaten die op zaterdagmiddag bij de patat geserveerd wordt, wat voor sla is dat en wat maakt dat die zo lekker is. Recepten en bewerkingen van producten aanbieden. Incidenteel op zaterdag of tijdens een etentje een klein hapje ronddelen, zoals een minipizzaatje met tomaat van eigen teelt. waar: terras, in de kantine en in De Kwekerij frequentie: wekelijks tijdens het seizoen - communicatiemiddelen De Kwekerij berichten need to know - nieuwsberichten van De Kwekerij op de website en in de mededelingenkast berichten nice to know - interactief blog op de website en op - informatiebord bij de ingang - facebook - mondeling bij De Kwekerij, op het pad en in de kantine volg de kwekerij op

8 bijlage: organisatie van de werkzaamheden Vlijpark Onderstaande tabellen geven inzicht in de beschikbare uren van de werkploegen en vrijwilligers in relatie tot de werkzaamheden die gepland staan. - tabel 1: overzicht van de indeling van alle tuinleden met hun werkzaamheden. Deze tabel is een momentopname van eind tabel 2: overzicht van de uit te voeren werkzaamheden en plannen. In de linkerkolom staan de werkzaamheden zoals die vermeld staan in de jaarplannen van de commissies. tabel 1 werkploegen en commissies 2014 aantal tuinleden werkuren algemeen groen schoonmaak koffie- en bakdiensten bouwcommissie/taxatie huisjes 3 60 maaiers 2 40 coördinator communicatie * coördinator Technische Dienst * coördinator groen * coördinator fairs * coördinator A&K * bestuur * vrijwilligers, groen en snoeiers * # vrijgesteld * naar schatting 50 weken x 3 uur. # Ed, Arie, Ton, Roel, John, Tjip, Dennis, Jan, Pieter, Carla Bert Jo Marius Trudy en Jacqueline tabel 2 wp = werkploeg, vg = vrijwilliger groen, gc = groencommissie, zp = zaaiploeg, = Tech. Dienst werkzaamheden compost: compostverwerking; snipperen takken; uitgifte, bestellen en opslaan van gasflessen, zand, mest en andere materialen vervanging opnieuw leggen van stelconplaten oliehokje verplaatsen vervangen achterwand portocabine De Kwekerij: tunnelkas vernieuwen /vg nieuwe ingang maken vg opkweek planten vg zp wp vg zp wp vg zp wp opkweek groenteplanten en groenten vg vg vg verkoop en info groenten en planten vg vg vg gebied rechts van TvdH pad: regulier onderhoud vg vg vg incl zomerklaar maken van de jeu de boulesbaan plan maken voor herinrichting werkgroep uitvoeren plan voor herinrichting wp vg werkzaamheden machines: onderhoud water: controle meterstanden, lekkages verhelpen, aan- afsluiten, meters verwijderen en plaatsen div waterputten en putdeksels vervangen voorkomende werkzaamheden zoals opruimen stormschade, kopieermachine repareren, acute storingen oplossen enz kantine: herstel achterwand werkplaats/bijenstal, verplaatsen kasten, aanpassen en kitten toiletten, vervanging keuken zijgevel en gevel bestuurskamer beitsen, ijzerwerk afdak verven, onderhoud bord Vlijpark kapotte tegels van het pad vervangen en regulier goten schoonmaken schilderwerk: hek ingang schilderen, banken en tafels De Kleine Vlij beitsen, blokhut schilderen, bloembakken beitsen de Kleine Vlij: onderhoud algemeen groen wp-vlindertuin wp-vlindertuin wp-vlindertuin Vlindertuin en algemeen groen links en rechts van de Vlindertuin; reparatie en onderhoud schaap planmatige herinrichting en onderhoud paddenpoel; wp-tuinpad wp-tuinpad wp-tuinpad onderhoud amfibiehotel, takkenwal, insectenmuur en onderdoorgang wadi onderhoud en controle speeltoestellen schoonmaken speeltoestellen winterzaterdag winterzaterdag winterzaterdag onderhoud/schoonmaak toiletgebouw wp wp wp onderhoud van de wadi winterzaterdag winterzaterdag winterzaterdag pompkist stellen of vervangen wateraansluiting portaloo herstellen natuurlijk tuinieren: schoonmaken vleermuizen- winterzaterdag winterzaterdag winterzaterdag en nestkasten inventarisatie planten, struiken en bomen gc gc algemeen groen: onderhoud voortuin; wp-voortuin wp-voortuin wp-voortuin onderhoud kruidentuin en pluktuin van De Kwekerij onderhoud tuinpad en nabij tuinen 44 en 53 wp-tuinpad wp-tuinpad wp-tuinpad snoeiwerk, bestaande uit het snoeien van leilinden, snoeiers vg snoeiers vg snoeiers vg hagen, appelbomen, druiven op het terras, bomen en struiken op De Kleine Vlij bomenplan maken nav inventarisatie hovenier gc schilderen van het bankje bij de ingang en bouwen vrijwilligers onderkomen voor de rolstoelen NL Doet paden: mossen, onkruid en overgroei verwijderen extern 14 15

9 ad 9 plaatsing rode beuk Het kan niemand ontgaan zijn dat de rode beuk een onderwerp van discussie geweest is. Dit cadeau aan de vereniging is voorlopig gestald in de voortuin. Het is aan de vergadering nu om te besluiten of deze plaats definitief zal zijn of dat de beuk alsnog in het midden van het parkeerterrein wordt geplant. Een derde optie is beschreven door Jacqueline Steeghs, die daar zelf een toelichting over zal geven. ad 10 voorstel inzake Ton van den Heuvelpad Mevrouw Nel van den Heuvel heeft het bestuur schriftelijk verzocht het naambord bij de huidige plek te verwijderen en te plaatsen bij het laantje bij tuin 19. Omdat de plaatsing een besluit was van de ALV kan ook slechts de ALV besluiten over een herplaatsing. pauze ad 11 samenstelling bestuur Woord van dank aan Kerstin Thederan voor haar werk als voorzitter van onze vereniging. benoemingen naam periode 1 periode 2 periode 3 periode 4 periode 5 Ineke Breman ALV 2017 G. Bosdriesz ALV 2017 T. Schreuders ALV 2011 ALV 2014 ALV 2017 Ans Nijsen ALV 2017 vacature ALV 2018 vacatures naam functie aftredend K. Thederan voorzitter ALV 2015 tussentijds afgetreden Het bestuur heeft na 1 januari 2015 vergaderd met minder dan de vijf vaste bestuursleden. Vooruitlopend op de ALV van 2015 heeft het bestuur een lid gezocht en gevonden om als gast van het bestuur de bestuursvergaderingen bij te wonen. Dit met het doel dit lid als kandidaat voor de bestuursvacature voor te bereiden op een bestuursfunctie. Het bestuur dankt daarvoor de heer Henk van Pelt. voordracht van kandidaten door het bestuur Het bestuur beveelt de heer Henk van Pelt aan als kandidaat voor vervullen van de functie van Algemeen bestuurslid. De heer Van Pelt heeft schriftelijk instemming gegeven voor de kandidatuur. Om de vacature voor het voorzitterschap in te vullen draagt het bestuur mevrouw Ans Nijsen voor om deze taak ad interim voor tenminste 1 jaar op zich te nemen. Het bestuur stelt de ALV voor om de bovengenoemde kandidaten bij acclamatie te benoemen voor de genoemde bestuursfuncties. Zijn er vanuit de ALV ook kandidaten naar voren geschoven dan zal er een stemming plaatsvinden zoals beschreven in het HHR artikel 24 lid 10 t/m 15. een ander lid machtigen als u verhinderd bent Een lid brengt één stem uit per tuin. Ieder stemgerechtigd lid kan één ander stemgerechtigd lid machtigen om tijdens de algemene ledenvergadering namens hem of haar één stem uit te brengen. Het schriftelijke verzoek hiervoor dient voor de vergadering in het bezit te zijn van de secretaris onder vermelding van naam en handtekening van de verstrekker van de machtiging en de gemachtigde. het voordragen van kandidaten Statuten artikel 10 lid 2: Vijf leden of meer kunnen een voordracht opmaken, die voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij het bestuur moet zijn ingediend. Huishoudelijk Reglement Hoofdstuk 4 artikel 13 lid c: Om tot bestuurslid verkiesbaar te zijn moet de kandidaat zich bereid verklaard hebben een bestuursfunctie te aanvaarden. te koop (op zaterdagochtend tijdens bestuursdiensten) kruiwagen zand 3,50 euro kruiwagen mest 2,50 euro zak potgrond 3,25 euro zak bemeste tuinaarde 1,50 euro fles propaangas 29 euro parkeerplaats per jaar 26 euro douche per jaar 12,50 euro gebruikersvergoeding (prijzen per dagdeel) barbecue 10 euro aggregaat excl benzine 3 euro frees excl benzine 3 euro aanhangwagen 2,50 euro kantine 15 euro bediening 15 euro per persoon per dagdeel* * We gaan uit van 1 persoon in de bediening voor groepen van ca 20 tot 25 gasten. Bij grotere gezelschappen zijn 2 personen in de bediening. gratis te leen: putsemmer smakzeis waadpak te koop aan de bar in de kantine handschoenen 3,00 euro eco afwasmiddel 2,50 euro eco allesreiniger 2,50 euro eco wc-reiniger 2,50 euro eco schuurmiddel klein 2,50 euro pompje met handzeep 3,50 euro consumpties 16 17

10 aantekeningen 18

11