HORA FINITA PROMOTIEVOLGSYSTEEM HANDLEIDING GRADUATE SCHOOL

Transcriptie

1 HORA FINITA PROMOTIEVOLGSYSTEEM HANDLEIDING GRADUATE SCHOOL

2 INHOUD Vrije Universiteit Amsterdam Bureau Pedel Handleiding Hora Finita t.b.v. Graduate School Versie hfgs62018nl INLEIDING...3 ORGANISATIE...3 Beheer...3 PROCESSEN EN PROCEDURES PROMOTIES...4 Toelating...4 Traject...4 Verdediging...5 HORA FINITA: ALGEMEEN...7 Gegevens opslaan...7 Teruggaan naar vorige pagina...7 Verplichte velden...7 Wie werkt er met Hora Finita?...7 Inloggen...7 Afwijzing...7 Hulp...7 WAT ZIE IK ALS IK OPSTART ALS GRADUATE SCHOOL?...8 Menuopties...8 Submenuoptie Promotietrajectregistraties...8 Submenuoptie promotietrajecten ACTIES IN DE FASE TOELATING Toelating / Registratie ACTIES IN DE FASE TRAJECT Accorderen cursus Afdrukken certificaat EC INFORMATIE EN ACTIES IN DE FASE VERDEDIGING Promotiecommissie Beoordeling cum laude Promotiecommissie ter oppositie verdediging Plechtigheid VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

3 INLEIDING Hora Finita is het promotievolgsysteem van de Vrije Universiteit. Het volgen van het promotieproces in Hora Finita richt zich op de stappen Toelating, Traject en Verdediging. De stap Match bestaat uit het matchen van het beschikbare promotietraject, een 1 e promotor en een kandidaat promovendus. Deze stap valt buiten Hora Finita en is dus ook niet beschreven in de handleiding. ORGANISATIE Facultaire organisatie en besturing De betrokken personen bij het promotieproces bestaan uit drie grote groepen: 1. Alle promovendi 2. Alle personen die potentieel direct betrokken zijn bij een promotietraject, zoals (bijz) hoogleraren, Universitair Hoofd Docenten en Universitair Docenten 3. Alle personen vanuit een organisatieperspectief Beheer Facultair beheer Elke faculteit heeft één of meerdere personen die voor de faculteit het aanspreekpunt zijn voor het promotieproces en Hora Finita. Dit zijn personen die veelal het gehele promotieproces volgen. Deze personen bevinden zich in de organisatie bij de betrokken graduate school(s) en/of bij het secretariaat van het faculteitsbestuur. Wij noemen hen key users. De key users hebben inzicht in alle promotieregistraties en -trajecten van de faculteit. Centraal beheer Naast het facultaire beheer wordt er ook centraal beheer uitgevoerd. Deze bestaat uit twee delen, namelijk het beheer aan de kant van Bureau Pedel met haar eigen key user en het beheer vanuit IT die er voor zorgt dat Hora Finita blijft werken. Bureau Pedel zorgt voor het centrale beheer rondom het promotieproces (incl. uitvoering/controle van bijbehorend promotiereglement) en het gebruik van Hora Finita. Barbara Zegveld is het aanspreekpunt voor het promotieproces en Ellis Verkerk is aanspreekpunt voor alle facultaire key users. Indien er een nieuwe key user op de faculteit komt zorgt Bureau Pedel, op aangeven van de faculteit, voor een on-boarding t.a.v. Hora Finita. Daarnaast zorgt een functioneel beheerder van IT ervoor dat het systeem blijft werken en dat benodigde wijzigingen worden uitgevoerd, alsmede het implementeren van nieuwe versies in de tijd. De contacten met de leverancier van Hora Finita horen bij het takenpakket. Key user overleg Er vindt regelmatig (minimaal driemaal per jaar) key user overleg plaats. In dit key user overleg zijn van alle partijen vertegenwoordigingen aanwezig. Voor de faculteiten zullen dit voornamelijk de key users zijn (met een bepaald maximum), vanuit Bestuurszaken zijn dit de senior beleidsmedewerker onderzoek en Bureau Pedel. Het overleg wordt gecomplementeerd door functioneel beheer IT van Hora Finita. 3 VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

4 PROCESSEN EN PROCEDURES PROMOTIES Het facultaire proces volgt te allen tijde het promotiereglement. Het meest recente promotiereglement is te downloaden op de website van de VU. Het volgen van het promotieproces in Hora Finita richt zich op de stappen Toelating, Traject en Verdediging. Toelating Deze stap bestaat uit de daadwerkelijke toelating van de kandidaat promovendus tot het promotietraject en de start als promovendus. De stap Toelating bestaat in Hora Finita uit twee delen. Het eerste deel bestaat uit het registreren van de (definitieve) toelating. De definitieve toelating bestaat uit een set van gegevens, zoals de persoonsgegevens van de promovendus, de faculteitsgegevens, de vooropleiding, het onderzoek, de begeleiding, het Opleidings- & Begeleidingsplan (OBP)/Training & Supervision Plan (TSP) en de financiële afspraken. Tijdens de registratie van de gegevens in het digitale toelatingsformulier wordt de gebruiker geholpen met al bekende informatie in andere bronnen, zoals het personeelssysteem. Daarnaast wordt een deel handmatig ingevoerd of wordt er gebruik gemaakt van diverse hulpmiddelen (lijsten/vinkjes/radiobutton/etc..) en natuurlijk het toevoegen van de benodigde bijlagen (diverse formaten worden ondersteund). Het registreren van het digitale toelatingsformulier kan door twee actoren worden afgehandeld, namelijk de key user van de faculteit en de kandidaat promovendus. Er zijn twee varianten mogelijk: Key user verzorgt de gehele registratie op basis van de doorgegeven gegevens over de promovendus en het promotietraject. Key user verzorgt een minimale registratie en vraagt de promovendus om aanvullende gegevens aan te leveren. De functionaliteit ondersteunt het uitvragen van aanvullende gegevens en het aanleveren van deze aanvullende gegevens. Deze stap kan meerdere malen doorlopen worden, net zolang totdat de gegevens compleet zijn. Nadat de gegevens compleet zijn, start de key user het tweede deel op. Het tweede deel bestaat uit het ophalen van diverse akkoorden bij verschillende actoren. De laatste actor die akkoord moet geven is de Rector. Hij zal formeel het promotiebesluit nemen en de betrokken personen worden ingelicht dat het promotiebesluit is genomen. De registratie wordt automatisch omgezet naar een promotietraject na het promotiebesluit. Traject Deze stap bestaat uit het promotietraject binnen de faculteit met de volgende onderdelen: onderzoek doen, het volgen van onderwijs en het geven van onderwijs. Dit gebeurt a.d.h.v. van het Training & Supervision Plan (TSP)/Opleidings- & Begeleidingsplan (OBP). Eventuele wijzigingen in het promotiedossier zijn mogelijk. De promovendus is, indien van toeapssing, verplicht in Hora Finita zijn onderwijsactiviteiten te registreren, uiteindelijk de promotie aan te vragen en het titelblad van zijn proefschrift in te dienen ter goedkeuring door de rector. Voor alle overige activiteiten biedt Hora Finita de promovendus een tool c.q. hulpmiddel om bijvoorbeeld zijn planning, beslisdocumenten en voortgangsgesprekken te registreren in Hora Finita. Planning De planning van het promotietraject kan m.b.v. de planningsfunctionaliteit worden geregistreerd, gewijzigd en natuurlijk verwijderd. Een aantal verplichte milestones worden op basis van streefdatum automatisch ingepland. 4 VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

5 De planning is alleen inzichtelijk voor de promovendus en helpt hem/haar met het gelijkmatig verdelen van de werklast. Onderwijsactiviteiten De te volgen onderwijsactiviteiten (cursussen / trainingen / congressen / overige) worden per stuk geregistreerd, gewijzigd en verwijderd in de portofolio functionaliteit. Naast de titel en omschrijving van het desbetreffende congres of de cursus wordt er ook een datum/periode geregistreerd. Nadat het congres of de cursus is bijgewoond/gevolgd, levert de promovendus een bewijs van deelname/certificaat of ander bewijsstuk aan als upload van een bestand. Het registreren van vrijstellingen voor een bepaald aantal ECTS is mogelijk. Gedurende de vier jaar kan er per congres/cursus een goedkeuring worden gegeven. Dit kan de promotor, de Graduate School of een key user doen. De finale goedkeuring voor de 30 ECTS wordt in de stap verdediging gegeven. Voortgangsgesprekken De voortgangsgesprekken (conform facultair beleid of zelf te bepalen) kunnen worden geregistreerd door de promovendus. Per gesprek wordt geregistreerd wanneer deze plaats zou moeten vinden. Een maand voorafgaand wordt de promovendus herinnerd om het gesprek in te plannen met de betrokkenen. Als voorbereiding is het mogelijk om documenten te delen. Als resultaat van het gesprek kan er een gespreksverslag worden toegevoegd of kan het gesprek als gevoerd aangewezen worden. Deze functionaliteit is goed te gebruiken voor de formele gesprekken die vaak op het moment van de eerste 6 maanden of bij 9/10 maanden plaatsvindt in de vorm van een Go/No Go gesprek. Wijzigingen op het promotiedossier Naast het registreren zijn er ook wijzigingen mogelijk op het promotiedossier. De wijziging op de samenstelling van promotoren wordt, na aangeven van de voorzitter promotiecommissie (vaak decaan), gewijzigd in Hora Finita door de key user op het bestuurssecretariaat van de faculteit. Een bevestiging volgt naar de betrokken partijen. Verdediging Deze stap bestaat uit de uiteindelijke verdediging van een proefschrift door de promovendus en het behalen van zijn graad. De verdediging bestaat uit veel stappen waar veel actoren betrokken zijn. Het eerste deel bestaat uit de promotieaanvraag, de beoordelingen van het manuscript en de goedkeuring voor toelating verdediging. De deelstappen zijn als volgt: Promotieaanvraag 1. Aanvraag van de promotie door de promovendus. De promovendus uploadt zijn manuscript en vult de titel van zijn manuscript in. 2. Goedkeuring van het manuscript en aanvraag door de eerste promotor. 3. Voorstel indienen voor de samenstelling van de leden van de promotiecommissie ter beoordeling van het manuscript door promotor. De promotor heeft vooraf de leden al informeel benaderd en gevraagd of zij willen plaatsnemen in de promotiecommissie. 4. Goedkeuring van de samenstelling van de promotiecommissie door de decaan (of gedelegeerde). Hiermee wordt ook de uitnodiging naar alle promotiecommissieleden verstuurd voor het beoordelen van het manuscript. 5. Het opstellen (genereren) van een certificaat voor het behalen van de verplichte 30 studiepunten door de betrokken Graduate School. 6. Het beoordelen van het manuscript door de promotiecommissieleden binnen 30 dagen. 5 VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

6 7. Beredeneerd samenvattend oordeel opstellen over beoordeling manuscript aan de decaan door de voorzitter van de promotiecommissie. 8. Goedkeuring van het oordeel en daarmee toelating tot de verdediging door de decaan. promotiecommissieleden verstuurd met daarin gegeven rondom de plechtigheid. 3. Afdrukken van de Bul voor de plechtigheid door Bureau Pedel. 4. Traject wordt omgezet naar gepromoveerd in Hora Finita door Bureau Pedel. Noot: Afwijkingen op dit standaard proces: mogelijkheid om beoordelingsdatum manuscript aan te passen voor extra periode van 30 dagen. Daarnaast wordt in het geval van CUM LAUDE (door promotor of promotiecommissieleden aangegeven) ook functioneel ondersteund. Voorbereidingen plechtigheid Het tweede deel bestaat uit het voorbereiden van de plechtigheid. De stappen zijn als volgt: 1. Inplannen van twee concept data (in promotieagenda) voor de plechtigheid door de promovendus i.s.m. Bureau Pedel. 2. Bevestigen van de definitieve datum (in promotieagenda) voor de plechtigheid door de promovendus i.s.m. Bureau Pedel. 3. Verwerken van definitieve datum in Hora Finita door Bureau Pedel om de bevestiging naar alle betrokken en instructies aan de promovendus te laten versturen. 4. Aanleveren van titelblad aan Bureau Pedel en het kiezen van een graad (doctor / doctor of philosophy) door de promovendus. 5. Goedkeuring van het titelblad door Bureau Pedel, namens de rector. 6. Bureau Pedel registreert de ontvangen proefschriften (boekjes). Plechtigheid Het derde deel bestaat uit de plechtigheid zelf. De stappen zijn als volgt: 1. Voorstellen van de samenstelling van de promotiecommissie (opponenten) voor de plechtigheid door de promotor. 2. Goedkeuring van de samenstelling van de promotiecommissie (opponenten) voor de plechtigheid door de decaan (of gedelegeerde). Hiermee wordt ook de uitnodiging naar alle 6 VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

7 HORA FINITA: ALGEMEEN Gegevens opslaan Alle data moet worden opgeslagen alvorens af te sluiten of een andere actie uit te voeren. Klikt u op de knop met de enkele pijl, dan keert u terug naar de vorige pagina. Klikt u op de knop met de dubbele pijl, dan blijft u op dezelfde pagina. Het tweede deel van de gebruikers zijn de algemene gebruikers die voor een faculteit/afdeling/graduate school/onderzoeksinstituut werken. Deze zullen handmatig worden aangemaakt en krijgen daarmee rechten om de relevante promotietrajecten in te zien. Inloggen Ga naar: Log in met VU-net ID en wachtwoord. Anderen: inlognaam & wachtwoord (wordt verstuurd na promotiebesluit) Teruggaan naar vorige pagina Het is geen enkel probleem om de knop te gebruiken, of de knop in de internetbrowser. Echter, voordat u deze knoppen gebruikt, is het belangrijk eerst alle informatie en ingevoerde gegevens op te slaan. Verplichte velden Velden met een * zijn verplichte velden en moeten dus worden ingevuld. Wie werkt er met Hora Finita? Er zijn twee type gebruikers, namelijk: 1. Die een actie moet uitvoeren 2. Die het dossier (HF) wil inzien Hora Finita is zo opgezet dat als iemand een actie moet uitvoeren, deze een melding ontvangt ( ) met daarin de vraag om een bepaalde actie uit te voeren. In dezelfde wordt een link vermeld waarmee de gebruiker de actie kan uitvoeren. Daarnaast zijn er gebruikers die een account krijgen om inzicht te krijgen in het promotietraject. Deze gebruikers zijn van tevoren bekend en zullen deels geautomatiseerd en deels handmatig toegang krijgen tot het promotietraject. Het eerste deel van de gebruikers wordt gelinkt aan een promotietraject en vanuit die link krijgt men (vanuit zijn/haar rol) inzicht in het promotietraject. Voorbeeld is de promotor die inzicht krijgt in de promotietrajecten van de door hem begeleide promovendi. 7 Afwijzing In alle processen binnen de toelating, het promotietraject en de verdediging zitten goedkeuringsmomenten. Indien alles soepel verloopt, vindt het proces doorgang. Indien een actor in het proces een verzoek afwijst, dan wordt het proces tijdelijk gestaakt, wordt de key user automatisch per geïnformeerd en onderneemt deze verder de benodigde actie om het proces weer op gang te brengen. Hulp Ga naar: vu.nl/horafinita voor: Q&A Contactpersoon van jouw faculteit VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

8 WAT ZIE IK ALS IK OPSTART ALS GRADUATE SCHOOL? Eenmaal ingelogd als Graduate School, zie je een scherm met bovenin een aantal menuopties. Menuopties De menuopties boven de streep, bevatten submenuopties onder de streep. In het voorbeeld hiernaast ziet u onder de geselecteerde menu-optie Promotietrajecten submenuopties Promotietrajecten; Promotietrajectregistraties; Gesprekken et cetera. Submenuoptie Promotietrajectregistraties Belangrijk te weten, is dat submenuoptie Promotietrajectregistraties een overzicht van de registraties bevat die nog in behandeling zijn. D.w.z. dat de gegevens van de kandidaat promovendus en het onderzoek worden ingevuld, dat het TSP nog wordt gevuld en dat de goedkeuringen nog gegeven moet worden door de verschillende actoren. De medewerker van de Graduate School ziet de promotietrajectregistraties die gelieerd zijn aan zijn/haar Graduate School. Per traject zijn de gegevens te raadplegen door op de naam van de kandidaat te klikken. In de registratiefase ziet men vervolgens twee tabbladen; Algemeen en Persoonlijke gegevens. Het blad met de algemene gegevens bevat informatie over de status van de registratie, de akkoorden, het promotietraject (o.a. werktitel, faculteit, begeleiding, vooropleiding, documenten, financiering etc.). Het blad met de persoonlijke gegevens bevat gegevens als naam, geboortedatum en bereikbaarheidsgegevens. 8 VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

9 Submenuoptie promotietrajecten Nadat alle gegevens zijn ingevuld, alle goedkeuringen zijn ontvangen en de Rector het promotiebesluit heeft genomen, is de registratie omgezet naar een Promotietraject. Vanaf dat moment zijn de gegevens terug te vinden in submenuoptie Promotietrajecten. De medewerker van de Graduate School ziet de promotietrajecten vallende binnen zijn faculteit. Ook hier zijn de gegevens per traject te raadplegen door op de naam van de promovendus te klikken. Vervolgens zie je de tabbladen; Algemeen: de algemene gegevens als o.a. naam promovendus, aanstelling, faculteit, financiering, status, werktitel, al dan geen joint, etc. (Co)Promotoren: samenstelling van de begeleiding Toelating: o.a. gegevens over toelatingsstatus, vooropleiding. TSP: o.a. het TSP, opleidingsprogramma, trainingsplan, onderwijsplan, voortgang aan tal EC en de mogelijkheid tot het afdrukken van een certificaat t.b.v. het genoten onderwijs. Manuscript: deze gegevens worden gevuld op het moment dat de promovendus de promotieaanvraag heeft ingediend en zijn manuscript heeft geüpload. Beoordeling: o.a. voorstel voor de Promotiecommissie tbv de beoordeling van het manuscript, het oordeel en eindoordeel van de beoordeling en het akkoord van de commissie tbv de toelating tot de verdediging van het proefschrift. Cum Laude: voorstel en samenstelling referenten en het (voorlopig) akkoord cum laude. Promotiecommissie: o.a. het voorstel voor en de geaccordeerde promotiecommissie (opponenten). Plechtigheid: o.a. promotiedatum en locatie Documenten: overige documenten die relevant zijn, maar niet in een ander tabblad geplaatst konden worden. 9 VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

10 ACTIES IN DE FASE TOELATING Op het moment dat het bekend is dat een kandidaat-promovendus een promotietraject aan de VU gaat doorlopen, stuurt de 1e promotor een mail met de basisgegevens van deze kandidaat-promovendus naar de betrokken medewerker van de Graduate School. De gegevens zijn: Voornaam, achternaam, geslacht, adres en betrokken faculteit, afdeling en Graduate School. Toelating / Registratie Tijdens de toelating tot het promotietraject worden de volgende stappen doorlopen: Het registreren van alle toelatingsgegevens, zoals N.A.W., promotietraject- en TSP. Het ophalen van alle benodigde akkoorden bij de betrokken partijen. Na het ontvangen van deze mail, start de Graduate School de promotietrajectregistratie op (en laat eventueel door de kandidaatpromovendus ontbrekende toelatingsgegevens aanvullen). Klik in menu optie 'Promotietrajecten' op submenu optie 'Promotietrajectregistraties' en klik op de knop voor het starten van een nieuwe registratie. Vul de gegevens in die je weet, inclusief eventuele bijlagen. Als de personeelsgegevens van de kandidaat-promovendus reeds bekend zijn bij de VU (HRM), dan zijn de gegevens te uploaden via het veld 'selecteer bestaand persoon'. Zo niet, dan voer je de persoonsgegevens handmatig in. 10 VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

11 Noteer de persoonsgegevens met een hoofdletter als eerste letter, plaats punten tussen de initialen en vermeld de tussenvoegsels in het veld bestemd voor de tussenvoegsels. Let op: wil je de kandidaat-promovendus kunnen bereiken, dan is het invoeren van het adres van belang. Indien er gegevens door de kandidaat-promovendus moeten worden aangevuld, kan de Graduate School deze gegevens opvragen door (eerst de registratie op te slaan) en vervolgens aanvullende gegevens te vragen via de knop. Zodra de kandidaat-promovendus de gegevens heeft aangevuld en zijn registratie heeft ingediend, ontvangt de Graduate School hiervan bericht en controleert de registratie vervolgens op de voor de faculteit en volgens het Promotiereglement cruciale onderdelen en documenten. Ook de afspraken in het TSP/OBP moeten akkoord zijn. Daarna start de Graduate School de zogenoemde goedkeuringstrein; er zal een aantal actoren goedkeuring (voormalige handtekeningen) moeten verlenen voordat de registratie wordt omgezet in een traject. Klik op de knop en de eerste wordt automatisch verzonden naar de eerste actor in de goedkeuringstrein; de promotor. De voortgang van de goedkeuringen is te monitoren als je de gegevens van de kandidaat-promovendus opzoekt in de 'Promotietrajectregistraties' en vervolgens kiest voor tabblad 'Algemeen'. Als blijkt dat de goedkeuring enige tijd bij een bepaalde actor stil ligt, dan kun je deze persoon nogmaals het eerder verzonden verzoek ter goedkeuring versturen. Klik op het icoontje 'envelop met pijltje' de regel van de betreffende actor. De conceptmail verschijnt in je op 11 VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

12 scherm en door op de knop verzonden. te drukken, wordt de Zodra alle actoren akkoord hebben verleend, dan ontvangt de Graduate School hiervan automatisch een kennisgeving en de registratie van de betreffende promovendus is nu terug te vinden in submenu optie 'Promotietrajecten'. De promovendus is toegelaten tot het promotietraject. ACTIES IN DE FASE TRAJECT Accorderen cursus Tijdens het promotietraject registreert de promovendus zijn onderwijsactiviteiten in zijn portfolio. De Graduate School ontvangt een bericht dat de promovendus gegevens heeft ingevoerd en het is aan de Graduate School om deze te controleren, evt. wijzigen en vervolgens te accorderen. Open het promotietraject van de betreffende promovendus en klik op de knop rechts onder in je scherm. Het overzicht van de ingevoerde cursussen wordt getoond. Open de cursus door erop te klikken, zodat je de details kunt beoordelen en eventueel aanpassen. Als de promovendus een bewijs van deelname heeft, dan kan hij deze uploaden. Het document is door de Graduate School te raadplegen. Indien de gegevens juist zijn en de cursus voldoet, dan kan deze geaccordeerd worden door een vinkje te plaatsen in het vakje achter 'geaccordeerd'. Vergeet niet op te slaan! 12 VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

13 Een nieuwe cursus is eventueel ook door de Graduate School in te voeren. Klik hiervoor op de knop in het overzicht van de cursussen van de betreffende promovendus. De bekende cursussen, trainingen, seminars etc. zijn in Hora Finita ingevoerd en op te vragen in het veld 'zoek in catalogus'. Voer de afkorting van de faculteit in om een overzicht van de bestaande cursussen te laten verschijnen, waaruit je een keuze kunt maken. Indien de betreffende cursus niet in het keuzelijstje staat opgenomen, dan kan de cursus handmatig worden ingevoerd. Afdrukken certificaat EC. De Graduate School kan de voortgang van de promovendus monitoren. Open het betreffende promotietraject en open het tabblad 'TSP'. Hierin staat onder de kop 'Voortgang' weergegeven hoeveel EC behaald zijn en nog moeten worden behaald. Zodra het benodigde aantal EC behaald is, drukt de Graduate School in ditzelfde scherm het certificaat af. Druk op de knop onder de kop 'Certificaat'. Open de pdf en druk af. 13 VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

14 INFORMATIE EN ACTIES IN DE FASE VERDEDIGING Promotiecommissie Zodra de promotor en de promovendus het erover eens zijn dat het manuscript klaar is om beoordeeld te worden, dient de promovendus de promotieaanvraag in via Hora Finita. Als de promotor zijn akkoord heeft verleend, ontvangt de decaan per een verzoek tot goedkeuring via Hora Finita. Zodra de decaan zijn goedkeuring heeft verleend, ontvangt de promotor per een verzoek om via Hora Finita een voorstel in te dienen voor de samenstelling van de promotiecommissie ter beoordeling van het manuscript. Dit voorstel dient de promotor in bij de decaan, die hierover per wordt geïnformeerd. Zodra de decaan via Hora Finita zijn goedkeuring heeft verleend, worden de uitnodigingsbrieven automatisch naar de commissieleden verzonden. De Graduate School kan in het promotietraject van de betreffende promovendus de stand van zaken inzien. Open het tabblad 'Beoordeling' en zie de informatie onder kopje '2. Promotiecommissie'. Het Bestuurssecretariaat monitort. Indien een beoordeling van één (of meerdere) van de commissieleden te lang op zich laat wachten, dan zal het Bestuurssecretariaat een rappel verzenden naar de commissieleden die nog niet hebben gereageerd. 14 VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

15 Beoordeling cum laude Tijdens de beoordeling van het manuscript (via Hora Finita), kunnen de commissieleden aangeven dat zij het onderzoekstraject cum laude waardig vinden. Daarbij kunnen zij suggesties doen voor referenten. Nadat alle commissieleden hun beoordeling hebben ingediend, de voorzitter van de commissie zijn eindoordeel heeft gegeven aan de decaan en de decaan zijn goedkeuring heeft verleend voor toelating tot de verdediging, ontvangt het Bestuurssecretariaat een met bevestiging hiervan. Vervolgens gaat het Bestuurssecretariaat na of de beoordeling een cum laude betreft. Open het promotietraject van de betreffende promovendus en controleer in tabblad 'Beoordeling' onder punt '2. Promotiecommissie' of er cum laude is voorgedragen. Indien cum laude is voorgedragen, dan kun je in het tabblad 'Cum laude' een overzicht bekijken van de gesuggereerde referenten. Controleer of dit de juiste personen zijn en maak op basis van de suggesties een voorstel voor de decaan. De decaan ontvang een met het verzoek de gesuggereerde referenten te beoordelen. De decaan opent de link in de mail en ziet in het geopende scherm de beoordelingen van de commissieleden, inclusief motivatie en suggesties voor de referenten. Hierin kan de decaan nog wijzigingen aanbrengen, voordat deze akkoord verleent. 15 VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

16 Zodra de decaan het akkoord heeft verleend, ontvangen de referenten een met het verzoek het manuscript te beoordelen en te bepalen of het cum laude waardig is. Na beoordeling door de referenten ontvangt het Bestuurssecretariaat een geautomatiseerde dat de beslissing van de referenten is ontvangen. Bij voldoende positieve stemmen (unaniem) wordt in het tabblad 'Cum laude' automatisch het voorlopig cum laude vastgelegd. Het Bestuurssecretariaat stuurt via Hora Finita een naar de decaan. Promotiecommissie ter oppositie verdediging Als alle commissieleden het manuscript hebben goedgekeurd en de decaan toestemming heeft gegeven de promovendus toe te laten tot de verdediging, ontvangt de eerste promotor een waarin hem verzocht wordt een voorstel te doen voor de samenstelling van de promotiecommissie (opponenten bij de verdediging). De decaan ontvangt de met het voorstel van de promotor en accordeert. Na het akkoord van de decaan volgt een automatische naar de leden van de promotiecommissie als uitnodiging voor de promotieplechtigheid. Let op; de promotiedatum is nog niet bekend en moet nog worden vastgesteld i.o.m. Bureau Pedel, de (co)promotoren en de leden van de promotiecommissie. Deze actie ligt bij de promovendus. Hij is hiervan op de hoogte gebracht op het moment dat zijn manuscript was goedgekeurd. De promotor ontvangt een ter bevestiging dat de promotiecommissie ter oppositie bij de verdediging is goedgekeurd. De Graduate School kan de samenstelling van de promotiecommissie 16 VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018

17 raadplegen in het tabblad 'Promotiecommissie' onder de kop 'Geaccordeerde promotiecommissie'. Het Bestuurssecretariaat benadert de voorzitter voor de promotiecommissie t.b.v. de begeleiding van de ceremonie en voegt zijn gegevens toe in het overzicht in Hora Finita. Plechtigheid Zodra de promovendus de datum bij Bureau Pedel heeft kunnen bevestigen, ontvangen o.a. het Bestuurssecretariaat en de (co)promotoren hiervan een automatisch gegenereerd bericht. De commissieleden kunnen nu definitief worden uitgenodigd voor de verdediging door het Bestuurssecretariaat. De promovendus ontvangt een bericht met instructies voor o.a. de titelpagina, het drukken van het proefschrift, het uploaden van het proefschrift bij de bibliotheek, de receptie, de presentatie en de kledingvoorschriften. Bureau Pedel zorgt ervoor dat de bul en statement, door de rector ondertekend, klaarliggen op de dag van de promotie. Na afloop van de promotie wordt de status van het promotietraject door Hora Finita omgezet naar 'gepromoveerd' en daarmee is het promotietraject afgerond. 17 VU HANDLEIDING HORA FINITA VERSIE JUNI 2018