Horizontale Verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) Verslag van de Archief KPI's van de gemeente Dronten 2017

Transcriptie

1 J Horizontale Verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) Verslag van de Archief KPI's van de gemeente Dronten 2017 *s Opgemaakt door drs. K.A.M. Engbers MA gemeentearchivaris van Dronten en Het Flevolands Archief Versie april apr 2018/000031

2 Management samenvatting Voor u ligt het Verslag van de Archief KPI's van de gemeente Dronten dat opgesteld is door de gemeentearchivaris van Dronten die in gevolg van art. 32, lid 2 Archiefwet 1995 (Aw 1995) de inspectietaak over niet overgedragen archief uitvoert.' Het verslag is een rapportage van de bevindingen na het invullen van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) betreffende archiefbeheer die opgesteld zijn door de VNG. In dit verslag komt naar in hoeverre de gemeente Dronten op moment van schrijven aan diverse wettelijke verplichtingen omtrent archiefbeheer voldoet. Deze momentopname fungeert als horizontale verantwoording van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Dronten (College van B&W Dronten) aan de gemeenteraad en als verticale informatievoorziening ten behoeve van de toezichthouder in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht De KPI's bestaan uit tien elementen waarbij het geheel van het archiveringssysteem bij de gemeente Dronten betreffende niet overgedragen archief, en het archiveringssysteem bij Het Flevolands Archief betreffende overgedragen archief doorgelicht wordt. Uit dit verslag komt per element de huidige stand van zaken naar voren. Vervolgens komen waar nodig actiepunten naar boven die voor goed archiefbeheer opgepakt dienen te worden. Dit betreffen actiepunten voor de gemeente Dronten en Het Flevolands Archief. De algemene strekking is dat de gemeente Dronten goed op weg is om het archiefbeheer binnen de organisatie conform wet- en regelgeving in te richten en uit te voeren. Actiepunten die opgepakt dienen te worden om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving van archiefbeheer zijn: Actiepunten gemeente Dronten: L ) Actualiseer in 2018 de Archiefverordening Actualiseer in 2018 het Besluit Informatiebeheer Stel het Kwaliteitshandboek informatievoorziening vast. Leg een metadataschema vast en implementeer deze in de gehele organisatie. Dit kan onderdeel zijn van een beheerplan informatiebeheer. Zorg voor een toegankelijke staat van alle archiefbescheiden binnen de gemeente. Stel procedures op betreffende duurzaam beheer van (fysiek) archief. Loop de achterstand in vernietiging in in Stel een verklaring van vervanging bestuurlijk vast van de vervangen archiefbescheiden welke in Mozard zijn opgenomen. Stel een verklaring van vervreemding op inzake de vervreemding van de brondocumenten van de Niet Ingezetenen Stel een bewerkingsplan op voor de archieven die reeds overgebracht hadden dienen te zijn naar uw gemeentelijke archiefbewaarplaats. Ga na of de archiefruimten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving en zorg indien nodig voor een verbeterplan. Stel een calamiteitenplan op voor behoud van papieren en digitale archiefbescheiden. Maak een planning voor het wegwerken van de achterstanden in archiefbewerking zodat dit ook in de begroting meegenomen kan worden. 2 Archiefwet 1995, Staatsblad'nr: 276, 28 april Wet revitalisering generiek toezicht. Staatsblad nr. 233, 24 mei Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 2

3 Actiepunten Het Flevolands Archief: 1 De gemeentearchivaris pakt periodieke verslaglegging op. 2 Leg een metadataschema vast en implementeer deze in de gehele organisatie. 3 Stel een handvest dienstverlening op. 4 Formuleer een bewaarstrategie voor de archiefbescheiden. 5 Implementeer een kwaliteitshandvest en actualiseer het studiezaalreglement. 6 Implementeer een calamiteitenplan voor de collecties in de organisatie. Het voorstel is om na aanleiding van dit verslag een verbeterplan op te stellen in samenwerking met de gemeentearchivaris van Dronten. De opsteller van dit document zal de verbeterpunten voor Het Flevolands Archief middels een brief aan de directie van Het Flevolands Archief kenbaar maken. Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 3

4 Inhoudsopgave Management samenvatting 2 Voorwoord 5 Leeswijzer 6 Reikwijdte en methode 6 Totstandkoming en bijdrage 6 Actiepunten / aanbevelingen 6 KPI vraag 1 Lokale regelingen 7 KPI vraag 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht 8 KPI vraag 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid, en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden 9 KPI vraag 4 Digitale archiefbescheiden in het bijzonder 12 KPI vraag 5 Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 14 KPI vraag 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats 15 KPI vraag 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en edepots 16 KPI vraag 8 Ter beschikking stellen van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 17 KPI vraag 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid 18 KPI vraag 10 Middelen en mensen 19 Bijlagen en geraadpleegde bronnen 21 Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 4

5 Voorwoord Sinds de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht 2012 is het verticale toezicht op archiefbeheer van gemeenten vervangen door generiek toezicht. Voor dit toezicht wordt een instrument gebruikt dat door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten ontwikkeld is voor het generieke archieftoezicht. Deze Archief Kritische Prestatie Indicatoren (Archief KPI's) zijn speciaal ontworpen om te zien of gemeenten aan diverse wettelijke verplichtingen op het gebied van archieven voldoen. De KPI's brengen tevens een uniformering aan in de wijze waarop horizontale verantwoording afgelegd wordt, waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. De gemeente Dronten is deelnemer in de gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief. Uw gemeentearchivaris is werkzaam bij Het Flevolands Archief en deze wordt conform art. 4 sub b GR HFA benoemd door het algemeen bestuur van Het Flevolands Archief. De gemeentearchivaris voert inspecties uit over het archiefbeheer bij de gemeente Dronten en doet hiervan verslag aan het College van B&W. Dit verslag van de Archief KPI's is een voorbeeld van een archiefinspectie door uw gemeentearchivaris. Dit verslag van de Archief KPI's is een voorbeeld van een archiefinspectie door uw gemeentearchivaris. Dit is het vierde jaar dat uw gemeente een verslag van de Archief KPI's ontvangt. Ik heb ook als uw gemeentearchivaris jaarverslagen opgemaakt over beheer van overgedragen archief en toezicht op het beheer van het niet overgedragen archief over de periode Deze verslagen zijn wegens omstandigheden nog niet aan het College van B&W Dronten verzonden. Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief, Staatscourant 2017, nr d.d. 10 mei 2017 en Staatscourant 2017, nr d.d. 20 juni Hierna GR HFA. Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 5

6 Leeswijzer Dit verslag bevat een toelichtend verslag waarin in lopende tekst de resultaten van de Archief KPI's besproken worden. Ook worden aanbevelingen gedaan aan het College van B&W Dronten als zorgdrager van het archief. Deze aanbevelingen hebben de vorm van actiepunten. Extra aandacht wordt geschonken aan de kernindicatoren. Dit zijn de KP1 vragen die onderdelen uit de wetgeving bevatten die in ieder geval op orde moeten zijn bij de gemeente Dronten. Bij het opstellen van de actiepunten hebben de kernindicatoren extra gewicht gekregen. Aan het begin van dit verslag is een managementsamenvatting opgenomen dat kernachtig de strekking en aanbevelingen uit dit document weergeeft. Als bijlage is een overzicht van de status van de overgebrachte archieven van de gemeente Dronten opgenomen. Reikwijdte en methode Dit verslag heeft betrekking op het analoge en digitale beheer van de nog niet overgedragen archieven van de gemeente Dronten en het archiefbeheer van overgedragen archief bij Het Flevolands Archief. De gemeente Dronten heeft nog geen digitaal archief overgedragen aan Het Flevolands Archief. De Archief KPFs 2017 zijn voor dit verslag als methode voor vraagstelling gebruikt omdat deze reeds beschikbaar en breed toepasbaar zijn. De KPI vragen zijn beantwoord door de DIV afdeling van de gemeente Dronten. De gemeentearchivaris van Dronten is belast met het beheer van de overgedragen archieven en het toezicht op het beheer van nog niet overgedragen archief van de gemeente Dronten. Beide aspecten komen terug in dit Archief KPI verslag. Totstandkoming en bijdrage Bijdragen zijn geleverd door: A. Los, Allround medewerker documentaire informatievoorziening, gemeente Dronten en K.A.M. Engbers, gemeentearchivaris Dronten bij Het Flevolands Archief. Dit verslag is als volgt tot stand gekomen. Op 30 november 2017 heb ik een brief naar het College van B&W Dronten verzonden met het verzoek om het e-formulier van de Archief KPI's in te vullen. 4 Hetzelfde verzoek is op 4 december 2017 naar mijn contactpersoon van de van de afdeling DIV van gemeente Dronten per verzonden. Het formulier is op 14 februari 2018 retour ontvangen van uw collega A. Los. Op basis van het ingevulde e- formulier is een eerste conceptverslag opgesteld dat is voorgelegd aan uw gemeente op 12 maart Na het verwerken van de ingekomen op- en aanmerkingen van uw gemeente, d.d. 15 maart en 5 april 2018, is dit definitieve verslag opgesteld. Actiepunten / aanbevelingen Bij het invullen van de Archief KPI's komen aandachtspunten aan het licht. Sommige punten behoeven onmiddellijk verbetering terwijl andere punten wellicht op de lange termijn opgepakt dienen te worden. Deze aandachtspunten zijn een momentopname en interpretatie 4 Mijn brief d.d. 30 november 2017, ons kenmerk: U Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 6

7 van de gemeentearchivaris. Per actiepunt maakt de gemeentearchivaris een afweging van de urgentie en gewenste de doorlooptijd van oppakken het actiepunt. Als aanvulling op de textuele verslaglegging wordt met signaalkleuren aangegeven hoe de stand van zaken is. Dit is een inschatting die gemaakt is op basis van de ingevulde S Archief KPI vragen. De situatie is in orde. De situatie behoeft aandacht en/of verbetering. De situatie is niet in orde en is dringend aan verbetering toe- Niet van toepassing. KPI vraag 1 Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de vastgestelde regelingen en besluiten aan de wettelijke eisen? Bij deze KPI komen vragen aan bod over de aanwezigheid van een geactualiseerde en vastgestelde archiefverordening, besluit informatiebeheer en mandaatregeling, of de zorgdrager voorzieningen treft bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken van het overheidsorgaan en of beheerstaken of de verantwoordelijkheid bij uitbesteding van de archieftaken vast gelegd zijn. KPI 1.1 en 1.2 Verordening archiefzorg De gemeente Dronten heeft op 27 oktober 2011 de Archiefverordening Dronten 2011 vastgesteld. Deze is mede gedeeld aan de Gedeputeerde Staten van Flevoland. De Archiefverordening Dronten 2011 voldoet niet aan geldende wet- en regelgeving omdat er sinds de wetwijziging van de Wet revitalisering generiek Toezicht 2012 er elementen aangepast moeten worden. Inmiddels is de Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land gewijzigd in de GR HFA, waardoor de Archiefverordening gemeente Dronten 2011 ook aangepast dient te worden. Wel zijn in 2017 concepten beoordeeld door uw gemeentearchivaris. De gemeente heeft het voornemen om deze in het eerste haljaar 2018 vast te stellen. Actiepunt 1, gemeente Dronten: Actualiseer in 2017 de Archiefverordening KPI 1.3 Besluit informatiebeheer Ook het Besluit informatiebeheer gemeente Dronten dateert uit 2011 en zal gelijktijdig met de Archiefverordening Dronten 2011 geactualiseerd moeten worden. Hierbij moet ook aandacht worden besteedt aan de interne naamsvermelding van de beheereenheid. Wel zijn in 2017 concepten beoordeeld door uw gemeentearchivaris. De gemeente heeft het voornemen om deze in het eerste haljaar 2018 vast te stellen. Actiepunt 2, gemeente Dronten: Actualiseer in 2017 het Besluit Informatiebeheer KPI 1.4 Wijziging overheidstaken Archiefverordening Dronten 2011, 27 oktober 2011, De Flevopost d.d. 9 november Besluit informatiebeheer gemeente Dronten Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 7

8 De gemeente Dronten geeft aan geen voorzieningen omtrent archiefbeheer bij wijziging van haar taken te treffen. Uit de beantwoording van de vragen komt naar voren dat dit in de afgelopen vijf jaar ook nog niet naar voren is gekomen. Het is wel belangrijk om bij toekomstige wijziging van overheidstaken afspraken te formuleren over hoe om te gaan met het archiefbeheer. De gemeentearchivaris dient ten minste op de hoogte gesteld te worden van de te maken afspraken omtrent archiefbeheer. KPI 1.5 Gemeenschappelijke regelingen De gemeente Dronten treft maatregelen bij het instellen van een nieuwe gemeenschappelijke regeling. In samenwerking met de gemeentearchivaris worden afspraken omtrent het archiefbeheer gemaakt. Tevens houdt de gemeente Dronten een register bij van gemeenschappelijke regelingen waarin zij deelneemt. Net als bij wijziging van overheidstaken is het belangrijk om bij toekomstige nieuwe, of wijziging van, gemeenschappelijke regelingen heldere afspraken te maken betreffende het archiefbeheer. KPI 1.6 Mandaatregeling archiefzorg De gemeente Dronten beschikt niet over een mandaatregeling. KPI 1.7 Uitbesteding archiefbeheerstaken De gemeente Dronten besteedt geen archieftaken uit aan privaatrechtelijke dan wel publiekrechtelijke partijen. De gemeente maakt gebruik van een Raet-systeem voor het beheer van de personeelsdossiers. Het beheer is in handen van de gemeente Dronten, echter de gegevensopslag niet. Samenvattend: De gemeente Dronten voldoet na herziening van de Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer deels aan de wettelijke eisen. KPI vraag 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente Dronten structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar archiefbeheer Kernindicator KPI 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer Voor het beheer van archiefbescheiden dient de gemeente Dronten gebruik te maken van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd. De gemeente Dronten geeft aan dit systeem vorm te geven middels een Kwaliteitshandboek Informatievoorziening. Door middel van autorisaties is er een intern toezicht geregeld op het informatiebeheer, welke wordt uitgevoerd door de coördinator informatiebeveiliging. In 2017 heeft de gemeente Dronten gewerkt aan het opstellen van een Kwaliteitshandboek Informatievoorziening. Deze is op 1 juni 2017 voorgelegd aan de gemeentearchivaris ter lezing. Hierbij zijn op- en aanmerkingen verstuurd. De zogenoemde audit-organisatie moet nog vorm krijgen. Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 8

9 In 2016 heeft uw college het handboek vervanging van archiefbescheiden opgenomen in het DMS Mozard bestuurlijk vastgesteld. In dit handboek vervanging zijn enige kwaliteitseisen opgenomen. In 2017 heeft uw gemeentearchivaris ingestemd om dit handboek uit te breiden naar blijvend te bewaren archiefbescheiden, echter de bestuurlijke vaststelling is niet geschiedt in In uw besluit tot vaststelling van dit handboek moet worden aangegeven per wanneer de uitbreiding naar alle archiefbescheiden geldt. De bestuurlijke vaststelling van het handboek heeft in maart 2018 plaats gevonden. Actiepunt 3, gemeente Dronten: Stel het Kwaliteitshandboek informatievoorziening vast. KPI 2.2 Gekwalificeerde gemeentearchivaris In lijn met art. 4 sub b GR HFA is drs. K.A.M. Engbers MA benoemd als gemeentearchivaris van de gemeente Lelystad. De gemeentearchivaris is in het bezit van het diploma Archivistiek A, behaald d.d. 31 mei KPI 2.3 Verslag toezicht archiefbeheer De gemeentearchivaris brengt niet regelmatig verslag uit aan het College van B&W Dronten over het archieftoezicht. In de Archiefverordening Dronten 2011 is hier ook geen bepaling voor opgenomen. Wel staat in de Archiefverordening Dronten 2011 een bepaling dat de gemeentearchivaris periodiek, één keer per jaar of per twee jaar een verslag aan het College van B&W Dronten uitbrengt over het archiefbeheer van de archiefbewaarplaats. In het verleden is deze verslaglegging gedaan in de vorm van het toezenden van het algemene jaarverslag van Het Flevolands Archief aan de partners. Over de jaren is een concept jaarverslag archiefbeheer opgesteld door ondergetekende. Deze ligt bij het management van de GR HFA ter goedkeuring. De concepten van deze jaarverslagen zijn wel gedeeld met uw Dl V-mede werkers. Een actiepunt voor de gemeentearchivaris om deze periodieke verslaglegging, conform de gangbare toezichtspraktijk, jaarlijks uit te voeren. Sinds 2014 wordt er jaarlijks een verslag Archief KPI's opgemaakt door de gemeentearchivaris. Actiepunt 1, HFA: gemeentearchivaris pakt periodieke verslaglegging op. Samenvattend: De gemeente Dronten werkt aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding. KPI vraag 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid, en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? 10 Uw besluit d.d. 19 april Mijn brief d.d. 30 november 2017, ons kenmerk: U Uw besluit d.d. 27 maart Art. 8 archiefverordening Dronten Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 9

10 Kernindicator KPI 3.1 Geordend overzicht De gemeente Dronten geeft aan een actueel overzicht bij te houden van analoge archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordening structuur. Er is echter geen totaal overzicht voorhanden. 11 Analoge archiefbescheiden Periode Opgenomen in overzicht in m. ~i Bouwvergunningen archief Vanaf Archief Dienst Gemeentewerken, nog te bewerken 29 Bestuursarchief 1990-heden 347 Kerkarchief Projecten, nog te bewerken 61 Persoonskaarten 18 "y Worn nukaar! en Tekeningen en calques, in bewerking sinds GABS kasten Milieu-archief 30 Totaal e Niet opgenomen in overzicht in m. Er is een compleet overzicht van informatiesystemen, databases (productie, test en in sommige gevallen acceptatie omgeving). Het bouwarchief wordt bijgehouden bij afdeling Vergunningverlening. Van de Persoons- en Woningkaarten is een overzicht bij Burgerzaken. Het Milieu-archief is alfabetisch op straatnaam ondergebracht in een paternosterkast bij DIV. Het gehele bestuursarchief staat in Corsa. Wat betreft de digitale archiefbescheiden is geen actueel overzicht voorhanden, wel is er een actueel voerzicht van alle zaaktypen in het DMS Mozard. Betreffende de digitale archiefbescheiden wordt sinds 2015 een Applicatie Portfolio Management (APM) ingevoerd waarmee het geheel applicatielandschap van de gemeente in beeld wordt gebracht. Met deze applicatie kan ook overzicht gegenereerd worden van de digitale informatie/ archiefbescheiden van de gemeente. Door gebruik van APM is de gemeente in staat om te voldoen aan de eisen van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden van de gemeente. In het jaar 2017 zijn geen ontwikkelingen geweest aangaande dit systeem. Bij Het Flevolands Archief kan middels het collectiebeheersysteem, Mais Flexis, eenvoudig een overzicht van de overgebrachte archiefbescheiden gegenereerd worden. Dit overzicht kan op verschillende niveaus gemaakt worden. KPI 3.2 Authenticiteit en context De gemeente Dronten geeft aan geen metadataschema vastgesteld te hebben waarmee de authenticiteit en context van archiefbescheiden gegarandeerd kan worden. Dit wil niet zeggen dat de context en authenticiteit nu niet gegarandeerd is, maar een vastgesteld metadataschema, conform NEN ISO is verplicht en zorgt ervoor dat de context van digitaal archief, of digitale registraties herleid kunnen worden. Dit ten behoeve van duurzaamheid en ii De onderstaande tabel is overgenomen van het geretourneerde KPI-formulier d.d. 14 februari Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 10

11 L toegankelijkheid. Een aanbeveling is om gebruik te maken van het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden voor het opstellen van een metadataschema. De gemeente geeft aan dit in 2018 projectmatig op te starten. Benodigde metadata voor beheer en opslag van archiefbescheiden wordt nu vastgelegd in het documentair managementsystemen Corsa en Mozard. Van andere applicaties waar archiefbescheiden in opgeslagen en/of geregistreerd worden is niet bekend welke metadata vastgelegd wordt. Dit is een aandachtspunt. Het is ten zeerste aan te bevelen een metadataschema te implementeren gelijktijdig met de overgang naar het nieuwe DMS Mozard. Actiepunt 4, gemeente Dronten: Leg een metadataschema vast en implementeer deze in de gehele organisatie. Dit kan onderdeel zijn van een beheerplan informatiebeheer. Bij Het Flevolands Archief is nog geen metadataschema vastgesteld. De authenticiteit en context is gedeeltelijk vastgelegd door middel van inventarissen en registraties in Mais Flexis, het collectiebeheersysteem. Actiepunt 2, HFA: Leg een metadataschema vast en implementeer deze in de gehele organisatie. KPI 3.3 Systeem voor toegankelijkheid De gemeente Dronten heeft een Kwaliteitshandvest Dienstverlening opgesteld met daarin wachttijden voor de inzage van stukken. Het is echter onbekend of deze is vastgesteld. Het is gezien de spreiding van archiefbescheiden over verschillende archiefsystemen onduidelijk in hoeverre het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden borgt. De mate van toegankelijkheid van de archiefbescheiden in het DMS Corsa en Mozard zijn afdoende te noemen. Actiepunt 5, gemeente Dronten: Zorg voor een toegankelijke staat van alle binnen de gemeente. archiefbescheiden Het Flevolands Archief heeft zich niet gecommitteerd aan een handvest dienstverlening. Zodra archiefbescheiden juist geregistreerd zijn in het collectiebeheersysteem, zijn archieven via de online catalogus binnen een redelijk termijn terug te vinden. Een aanbeveling is om een handvest dienstverlening op te stellen. Actiepunt 3, HFA: Stel een handvest dienstverlening op. KPI 3.4 Duurzame materialen en gegevensdragers De gemeente Dronten geeft aan duurzame verpakkingsmaterialen, conform de Archiefregeling, te gebruiken bij de creatie en het beheer van archiefbescheiden. 13 Programma Archief 2020, Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden, 14 april Zie BI Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 11

12 J Het Flevolands Archief geeft aan duurzame verpakkingsmaterialen te gebruiken bij het beheer van archiefbescheiden. KPI 3.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag De gemeente Dronten geeft aan duurzame verpakkingsmaterialen te gebruiken bij opslag van archiefbescheiden. Echter de bouwdossiers over de periode zijn niet verpakt in duurzame verpakkingsmaterialen. Deze zullen in 2018 worden gedigitaliseerd en vervangen. Een concept plan van aanpak is gereed in Het Flevolands Archief geeft aan duurzame verpakkingsmaterialen te gebruiken bij opslag van archiefbescheiden. KPI 3.6 Systeem voor duurzaamheid Het archief van de gemeente Dronten wordt in goede materiele staat gebracht en gehouden. Het is nog onduidelijk op welke manier deze garantie stand houdt. Bij de gemeentearchivaris is het onbekend of er procedures betreffende beheer en opslag van archief vastgelegd zijn. Een aanbeveling is om in het beheerplan informatiebeheer procedures op te nemen betreffende duurzaam beheer van archief. Actiepunt 6, gemeente Dronten: Stel procedures op betreffende duurzaam beheer van (fysiek) archief. Het Flevolands Archief doet aan duurzaam beheer door gebruik te maken van een goedgekeurde archiefbewaarplaats en conform de wet- en regelgeving goedgekeurde verpakkingsmaterialen. Bij Het Flevolands Archief is echter geen bewaarstrategie geformuleerd om duurzaamheid van het archief te borgen. Een actiepunt is om deze bewaarstrategie op schrift te stellen. Actiepunt 4, HFA: Formuleer een bewaarstrategie voor de archiefbescheiden. Samenvattend: Bij de gemeente Dronten geschiedt de ordening deels planmatig en het systeem en de materialen waarborgen deels de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden. KPI vraag 4 Digitale archiefbescheiden in het bijzonder Hoofdvraag: Werkt de gemeente Dronten inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Het Flevolands Archief heeft nog geen voorziening voor de blijvende bewaring van digitaal archief. In 2018 wordt Het Flevolands Archief aangesloten op het e-depot en is de organisatie klaar voor ontvangst en beheer van digitaal archief. Nu is er geen digitaal archief in beheer van Het Flevolands Archief, en blijft KPI 4 onbeantwoord. KPI 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer In april 2016 heeft de gemeente het handboek vervanging van archiefbescheiden in het DMS Mozard bestuurlijk vastgesteld. Hierdoor is de huidige informatiehuishouding hybride. Het is Archief K.PI verslag 2017 gemeente Dronten 12

13 L daarom van belang om beleid inzake het digitale beheer van archiefbescheiden te formuleren. In 2017 is gewerkt aan een Kwaliteitshandboek Informatievoorziening. De gemeente geeft nog niet te werken op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Actiepunt 3 (herhaling), gemeente Dronten: Stel het Kwaliteitshandboek Informatievoorziening op. KPI 4.2 Functionele eisen Bij de gemeente Dronten zijn geen functionele eisen omtrent het gedrag van digitale archiefbescheiden vastgelegd. Wel wordt er in het vastgestelde handboek vervanging van archiefbescheiden welke worden geregistreerd in het DMS Mozard hierin aandacht aan besteedt. Het vastleggen van de data en de metadata van de digitale audio- en videoverslagen van de raadsvergaderingen wordt gearchiveerd in het zogenoemde 'kabinetsarchief. De data en sich is ontsloten op vergaderdatum, nog niet binnen een afzonderlijke vergadering. In het verslagjaar is deze archiveringsmethodiek niet nader onderzocht. KPI 4.3 Aanvullende metagegevens De gemeente Dronten geeft aan geen aanvullende metagegevens ontworpen of geïmplementeerd te hebben. Het is een aanbeveling om een metadataschema te implementeren zodat nog benodigde metadatagegevens aan het licht komen en geïmplementeerd kumien worden in het DMS. Hierbij is het wenselijk om het zogenoemde Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden te hanteren. In het concept Kwaliteitshandboek Informatievoorziening wordt hier wel aandacht aan besteedt. KPI 4.4 Opslagformaten De gemeente Dronten geeft aan opslagformaten te gebruiken die aan een open standaard voldoen, namelijk PDF/A-lb. KPI 4.5 Voorzieningen compressie en encryptie De gemeente Dronten geeft aan dat ze geen voorzieningen treft voor compressie en encryptie van archiefbescheiden. Wel is er een beleid op het gebied van informatiebeveiliging dat is vastgesteld door het College van B&W Dronten. 14 KPI 4.6 Converteren en migreren De gemeente Dronten geeft aan niet tijdig te converteren of migreren als niet meer aan de eisen van geordende en toegankelijke staat van de digitale archiefbescheiden voldaan kan worden. Wel is er aandacht voor, maar volgens de gemeente is het nog niet aan de orde. Samenvattend: De gemeente Dronten werkt deels systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet nog niet aan de specifieke wettelijke voorschriften J. de Jonge, Informatieveiligheid beleid Gemeente Dronten (Dronten 2014). Vastgesteld door College B&W Dronten d.d. 1 juli 2014, Beslisnota B Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 13

14 inzake digitale archiefbescheiden. KPI vraag 5 Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente Dronten zorgvuldig af wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Het Flevolands Archief vernietigd, vervangt of vervreemd geen overgedragen archieven van de gemeente Dronten. Archief KPI 5 is dus niet van toepassing op Het Flevolands Archief. KPI 5.1 Archiefselectielijst en stukkenlijst De gemeente Dronten selecteert de archiefbescheiden op basis van de geldende selectieinstrumenten en geeft bij registratie van de archiefbescheiden in het DMS een bewaartermijn aan. 13 In het DMS Mozard wordt gewerkt met een vooraf gedefinieerde bewaartermijnen. Het is wenselijk om deze vooraf gedefinieerde bewaartermijnen voor te leggen aan de gemeentearchivaris. KPI 5.2 Vernietiging en verklaringen De gemeente hanteert de wettelijk gestelde vernietigingstermijnen en vernietigd conform weten regelgeving. De gemeente heeft een grote achterstand in het vernietigen van archiefbescheiden. De gemeente heeft in 2017 gewerkt aan het inlopen van de substantiële achterstand. Op 1 februari 2018 heeft uw gemeentearchivaris ingestemd met de vernietiging van archiefbescheiden welke staan omschreven op de vernietigingslij sten , welke in februari 2018 is geformaliseerd door uw gemeente. 16 Tot op heden is geen vastgestelde verklaring van vernietiging ontvangen. In februari 2015 zijn concept vernietigingslij sten over de jaren voorgelegd aan de gemeentearchivaris. Deze zijn voorzien van op- en aanmerkingen. De gemeente heeft desalniettemin een forse achterstand in vernietiging van archiefbescheiden sinds De gemeente geeft aan deze in 2018 in te lopen. Actiepunt 7, gemeente Dronten: Loop de achterstand in vernietiging in in KPI 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen In april 2016 is het handboek vervanging voor archiefbescheiden met een tijdelijke bewaartermijn kleiner of gelijk aan tien jaar welke worden opgenomen in het DMS Mozard vastgesteld door het College. 17 Alleen die archiefbescheiden die worden opgenomen in het DMS en een kleinere tijdelijke bewaartermijn hebben, of gelijk aan tien jaar worden vervangen. De overige archiefbescheiden die worden geregistreerd in het DMS Corsa worden niet vervangen. In november 2017 heeft de gemeentearchivaris ingestemd met de uitbreiding Voornamelijk word de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, Actualisatie 2012, Staatscourant nr , 25 juni 2012 gebruikt. Mijn brief d.d. 1 februari 2018, ons kenmerk: U Besluit van uw gemeentesecretaris d.d. 6 februari Uw besluit d.d. 19 april Mijn instemming d.d. 30 november 2015, ons kenmerk: /200. Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 14

15 I van dit handboek naar alle archiefbescheiden. 18 Echter dit is bestuurlijk nog niet vastgesteld, hetgeen in maart 2018 zal geschieden, aldus de gemeente. Van de vervangen archiefbescheiden wordt echter geen verklaring van vervanging opgesteld en bestuurlijk vastgesteld, hetgeen in maart 2018 zal geschieden aldus de gemeente. Actiepunt 8, gemeente Dronten: Stel een verklaring van vervanging bestuurlijk vast van de vervangen archiefbescheiden welke in Mozard zijn opgenomen. KPI 5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen De gemeente Dronten geeft aan dat er in de afgelopen vijf jaar geen archiefbescheiden vervreemd. Deze situatie is niet correct. In 2014 zijn de brondocumenten van de Niet Ingezetenen vervreemd aan het Agentschap Basisregistratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie. Met deze vervreemding heb ik ingestemd, er is echter geen verklaring van vervreemding opgesteld. De gemeente geeft aan dat het geen archiefbescheiden betreft, maar kennisgevingen die niet in de Basisregistratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten waren opgenomen. Deze kennisgevingen zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 en dienden daarom vervreemd te worden. Actiepunt 9, gemeente Dronten: Stel een verklaring van vervreemding op inzake de vervreemding van de brondocumenten van de Niet Ingezetenen. Samenvatting: De gemeente Dronten weegt af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie. Echter het heeft een forse achterstand in de daadwerkelijke vernietiging. KPI vraag 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente Dronten het principe van de Archiefwet 1995 'te bewaren archiefbescheiden na twintig jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? Kernindicator KPI 6.1 Overbrenging na twintig jaar De gemeente heeft een achterstand in de formele overbrenging van archiefbescheiden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats die daarvoor in aanmerking komen. In 2014 zijn de facto het archief van de gemeente Dronten over de periode en de gemeenteraadsnotulen over de periode overgebracht. Beide archieven zijn in januari 2018 formeel overgebracht naar uw gemeentelijke archiefbewaarplaats. Op basis van art. 12 lid 1 Archiefwet 1995 dienen archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar overgebracht te worden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Het strekt tot de aanbeveling om een bewerkingsplan op Mijn brief d.d. 30 november 2017, ons kenmerk: U Mijn brief d.d. 18 september 2014, ons kenmerk: /200 met als onderwerp: Instemming vervreemding brondocumenten Niet-ingezetenen. Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 15

16 t te stellen van de archieven die reeds overgebracht hadden dienen te zijn, zoals de bouwvergunningen. De gemeente geeft aan dat er om redenen van bedrijfsvoering aan andere uitvoeringstaken binnen de DIV-afdeling prioriteit is gegeven. Actiepunt 10, gemeente Dronten: Stel een bewerkingsplan op voor de archieven die reeds overgebracht hadden dienen te zijn naar uw gemeentelijke archiefbewaarplaats. KPI 6.2 Verklaring van overbrenging Bij de geformaliseerde overbrengingen in het verleden zijn telkens wel verklaringen van overbrengingen opgesteld en ondertekend. Samenvatting: De gemeente Dronten brengt het principe van de Archiefwet 1995 ; te bewaren archiefbescheiden na twintig jaar overbrengen, tenzij met reden omkleed' deels correct in de praktijk. KPI vraag 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en edepots Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? KPI 7.1 Archieforganisatie, kwaliteitszorg en benchmark Het Flevolands Archief is door het College van B&W Dronten aangesteld als archiefinstelling berust met het beheer van overgedragen archiefbescheiden van de gemeente Dronten. Het Flevolands Archief werkt niet op basis van een kwaliteitszorgsysteem en doet niet aan benchmarking. Hoewel dit geen wettelijke verplichting is, is het een sterke aanbeveling om wel volgens het kwaliteitszorgsysteem Model BRAIN te werken. Kernindicator KPI 7.2 Archiefbewaarplaats Het Flevolands Archief beschikt over verschillende archiefdepots die voor blijvende bewaring van archief aan de geldende regelgeving voor archiefbewaarplaatsen voldoen. Kernindicator KPI 7.3 Archiefruimten Er zijn verschillende ruimten binnen het gemeentehuis aan te merken als archiefruimten. De archiefruimte in de kelder, welke wordt gebruikt voor de berging van het van het semi statische archief, voldoet volgens de geldende wet- en regelgeving. De archiefruimte bij Burgerzaken voldoet niet aan de gestelde eisen in wet- en regelgeving, zoals is gebleken uit een visuele schouw van de ruimte door ondergetekende in maart Alle archiefbescheiden die zich in deze ruimte bevonden zijn in 2017 verplaatst naar de archiefruimte in de kelder. De serverruimte voldoet aan de gestelde eisen in wet- en regelgeving, aldus de externe partij (SLTN Interaccess te Hilversum). Actiepunt 11, gemeente Dronten: Ga na of de archiefruimten voldoen aan de geldende weten regelgeving en zorg indien nodig voor een verbeterplan. Art. 2, Besluit informatiebeheer gemeente Dronten Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 16

17 I KPI 7.4 e-depot Het Flevolands Archief beschikt nog niet over een e-depot. In 2018 wordt de archiefinstelling aangesloten op het e-depot van het Nationaal Archief. Implementatie van het e-depot gaat gepaard met de inrichting van nieuwe processen en procedures die vastgelegd en geïmplementeerd dienen te worden. Samenvattend: De fysieke en digitale bewaaromstandigheden zijn deels op orde. KPI vraag 8 Ter beschikking stellen van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet Het Flevolands Archief in de praktijk aan de openbaarheideisen van de Archiefwet 1995? KPI 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen Bij Het Flevolands Archief is al het archief voor eenieder kosteloos te raadplegen. Ook kan men op eigen kosten afschriften of kopieën maken. KPI 8.2 Beperking openbaarheid na twintig jaar Bij overdracht van archief wordt, indien van toepassing, naast een verklaring van overdracht een besluit beperking openbaarheid opgesteld met daarin eventuele openbaarheidsbeperkingen. Bij de reeds overgedragen archieven is dit niet van toepassing. KPI 8.3 Beperking openbaarheid na 75 jaar Aan de reeds overgebrachte archieven zijn geen openbaarheidsbeperkingen na 75 jaar gesteld. KPI 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik In het studiezaalreglement van Het Flevolands Archief, dat op de studiezaal en via de website te raadplegen is, zijn regels opgenomen betreffende afwijzing van raadpleging of gebruik. 21 In de praktijk geeft ondergetekende schriftelijk of mondeling een motivering voor de afwijzing aan de gebruiker. KPI 8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan of deskundige instelling Het Flevolands Archief leent archiefbescheiden kosteloos uit aan het archiefvormende overheidsorgaan. Dit komt enkele keren per jaar voor. Er zijn geen bepalingen hieromtrent in het studiezaalreglement opgenomen. KPI 8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik Het Flevolands Archief gebruikt voor regulering van fysiek bezoek een studiezaalreglement. 22 Dit reglement dateert echter uit 2008 en dient geactualiseerd te worden. Het Flevolands Archief maakt geen gebruik van een kwaliteitshandvest. Dit is geen wettelijke verplichting, Studiezaalreglement Nieuw Land Erfgoedcentrum, Studiezaalreglement Nieuw Land Erfgoedcentrum, Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 17

18 maar wel noodzakelijk voor een goede dienstverlening. Een aanbeveling is dan ook om een kwaliteitshandvest naar het model van BRAIN te implementeren en het studiezaalreglement hier op aan te passen. Actiepunt 5, HFA: Implementeer een kwaliteitshandvest en actualiseer het studiezaalreglement. KPI 8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik Het Flevolands Archief beschikt over een digitaal frontoffice in de vorm van een statische website. Dit wil zeggen dat de collectie (als deze juist geregistreerd is) toegankelijk is voor bezoekers via internet. Als bezoekers een archiefstuk, waarvan geen afbeelding in het collectiebeheersysteem opgenomen is, wil bezichtigen, dient deze contact op te nemen met de studiezaal om een reservering te plaatsen. Dit gebeurt 'handmatig' via telefoon, post, of mondeling en er is geen digitaal aanvraagsysteem. Samenvattend: Het Flevolands Archief voldoet in de praktijk aan de openbaarheid eisen van de Archiefwet Wel dient met oog op de toekomst de archiefinstelling de digitale dienstverlening uit te breiden. KPI vraag 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid Hoofdvraag: Heeft de gemeente Dronten en Het Flevolands Archief plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? KPI 9.1 en 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente beschikt niet over een specifiek calamiteienplan voor de archieven in het geheel. Wel is er een algemeen calamiteitenplan dat zich richt op bramd, wateroverlast en andere calamiteiten. Voor de digitale archieven bestaat er een ICT-calamiteitenplan. Een aanbeveling is om een plan, dat zich specifiek richt op de fysieke, zo spoedig mogelijk op te stellen en de gemeentearchivaris op de hoogte te houden van de inhoud en de ontwikkeling van het plan. Actiepunt 12, gemeente Dronten: Stel een calamiteitenplan op voor behoud van papieren en digitale archiefbescheiden. Bij Het Flevolands Archief is een calamiteitenplan voor de collectie. Dit document is niet in de organisatie geïmplementeerd en er wordt niet op regelmatige basis mee geoefend. Wel heeft Het Flevolands Archief een abonnement op Van Waarde die in geval van calamiteit de collectie veilig stelt. J Actiepunt 6, HFA: Implementeer een calamiteitenplan voor de collecties in de organisatie. Samenvattend: De gemeente Dronten heeft deels plannen voor het behoud van de archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden. Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 18

19 I KPI vraag lomiddelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente Dronten beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? KPI 10.1 Middelen Het is onduidelijk hoeveel middelen het College beschikbaar stelt voor uitoefening van de zorg voor archief. De loonkosten voor het personeel dat zich bezighoudt met het informatiebeheer zijn ook onduidelijk. Het Flevolands Archief heeft in 2017 een totale begroting van , voor alle taken binnen Het Flevolands Archief (2016: ,--). De gemeente Dronten draagt ,-- (2016: ,--) bij voor het archiefbeheer van het gemeentearchief en de toezichttaken van de gemeentearchivaris. KPI 10.2 Mensen, kwantitatief ten bate van beheer De gecombineerde DIV en ICT afdeling heeft een totale omvang van 16,39 fte (2015: 15,89 fte), bestaande uit 8 fte voor DIV, 6,89 fte voor ICF, 1 fte management en 0,5 fte inhuur). Deze omvang van 8 fte aan DIV-medewerkers is afdoende. De gemeente geeft aan dat alle informatie verwerkende medewerkers voldoende op de hoogte zijn van de informatiebeheersregels. Bij de gemeente Dronten zijn achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden. De achterstanden bestaan uit: werkvoorraad DIV; vernietiging en overdracht van (particuliere) archieven. In 2017 is een deel van de achterstand in de vernietiging (door externe inhuur) en de bewerking van de werkvoorraad ingelopen. In 2018 wordt de achterstand in vernietiging ingehaald door externe inhuur. Actiepunt 13, gemeente Dronten: Maak een planning voor het wegwerken van de achterstanden in archiefbewerking zodat dit ook in de begroting meegenomen kan worden. Bij Het Flevolands Archief is de totale omvang, anno december 2016, aan informatie verwerkende medewerkers ten behoeve van het archiefbeheer 3,1 fte (2016: 3,29 fte). Een kanttekening hierbij is dat ook vrijwilligers informatie verwerkende taken uitvoeren ten behoeve van archiefbeheer. Het is niet duidelijk om hoeveel uur dit gaat. Ook bij Het Flevolands Archief zijn achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden. Wat betreft het archief van de gemeente Dronten zijn de volgende achterstanden aanwezig: Afkomstig uit Ontwerp Programmabegroting HFA, aangeboden aan partners d.d. 27 september 2017, ons kenmerk: U , blz Ontleend uit de financiële bijlage van de GR HFA. 25 Bestaande uit: 1 fte gemeentearchivaris; 0,61 fte archivaris; 0,83 fte bibliothecaris; 0,70 fte studiezaalmedewerker. Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 19

20 Omschrijving Totaal aantal collecties Toegankelijke collecties Niet toegankelijke collecties Verblijfsplaats collectie in depot bekend O Verblijfsplaats collectie in depot niet bekend Toegang beschikbaar in de Studiezaal O Toegang niet beschikbaar in de Studiezaal Toegang beschikbaar via de website T Toegang niet beschikbaar via de website Aantal inv, nrs. (beschikbaar via de website 166 Dit overzichtje geeft de stand van zaken in december 2017 weer. Het is mogelijk dat door hersteloperaties in de registraties van het collectiebeheersysteem de stand van zaken nu anders is. Bij de collecties in het overzicht zitten ook van oorsprong particuliere archieven. Deze worden vaak onbewerkt overgedragen, wat mede de achterstanden veroorzaakt heeft. Daarnaast is er bij Het Flevolands Archief structureel te weinig fte voor archiefbewerking. In de Bijlage I zijn de ruwe gegevens opgenomen. KPI 10.3 Mensen kwalitatief ten behoeve van beheer De gemeente Dronten geeft aan dat het kwaliteitsniveau van de DIV medewerkers op orde is. Een redenering hiervoor is wel gewenst omdat nu onduidelijk is of er medewerkers in opleiding zijn en of aan alle wettelijke verplichtingen kan worden voldaan. Een aanbeveling is om na te gaan of de huidige fte's voor werkzaamheden betreffende archiefbeheer voldoende zijn en deze beredeneerd Bij Het Flevolands Archief is het opleidingsniveau van de medewerkers op orde. Middels het beschikbare opleidingsbudget kunnen medewerkers kun kennis op peil houden. KPI 10.4 Mensen kwantitatief ten behoeve van toezicht Bij Het Flevolands Archief is, anno december 2017, 1 fte voor toezicht van archiefbeheer bij de aangesloten partners, zijnde de gemeentearchivaris. Deze formatie dient wel gedeeld te worden door alle aangesloten gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en één waterschap. In 2011 is er in het Rapport Randstedelijke Provinciale Archiefinspecties, aangekaart dat Het Flevolands Archief te weinig fte heeft om de inspectietaken naar behoren uit te voeren. 2 Een berekening volgens de Landelijke rekennorm voor archiefinspectie bevestigt dit. Samenvattend: De gemeente Dronten kan beredeneerd aangeven hoeveel middelen en mensen ter beschikking gesteld zijn, alsmede hun kwaliteitsniveau. Het Flevolands Archief kan deels beredeneerd aangeven hoeveel middelen en mensen ter beschikking gesteld zijn, alsmede hun kwaliteitsniveau. Rapport Randstedelijke Provinciale Archiefinspecties, verslag , Noord-Holland, Zuid- Holland, Utrecht en Flevoland. Lopai en Werkverband gemeentelijke archiefinspectie, Rekennorm formatie (inter-) gemeentelijke archiefinspectie, 2 december Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 20

21 Bijlagen en geraadpleegde bronnen Bijlage 1: Tabel gegevens overgedragen archief gemeente Dronten Geraadpleegde Bronnen: 1. Archiefverordening Dronten 2011, vastgesteld door de Raad 27 oktober Archiefwet 1995, Staatsbladnr. 276, 28 april Besluit Informatiebeheer 2011, vastgesteld door het College van B&W Dronten d.d. 6 december Ingevuld e-formulier, Archief KPI 2017, ontvangen d.d. 14 februari Lopai, Werkverband gemeentelijke archiefinspectie, Rekennorm formatie (inter-) gemeentelijke archiefinspectie, 2 december Overzicht achterstanden archiefbewerking per 12 november 2013, ontvangen d.d. 17 oktober Programma Archief 2020, Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden, 14 april Rapport Randstedelijke Provinciale Archiefinspecties, verslag , Noord- Holland, Zuid-Holland, Utrecht en Flevoland. 9. 'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, Actualisatie 2012', Staatscourant nr , 25 juni Studiezaalreglement Erfgoedcentrum Nieuw Land, Verzoek tot invullen KPI Archieven 2017, Ons kenmerk: U , 30 november Wet revitalisering generiek toezicht, Staatsblad nr. 233, 24 mei Archief KPI verslag 2017 gemeente Dronten 21