Stichting AQTO Assured Quality & Trustworthy Organisations

Transcriptie

1 Aanvraagformulier CTC- Keurmerk Stichting AQTO Assured Quality & Trustworthy Organisations Aanvrager CTC-Keurmerk Naam Trustkantoor : Postadres : Postcode en plaats postadres : Bezoekadres : Postcode en plaats bezoekadres : Website : KvK-nummer : Omvang Trustkantoor (aantal FTE) : < 50 > 49 hierna te noemen het Trustkantoor. Contactpersoon Contactpersoon namens het Trustkantoor : Dhr. Mevr. Functie contactpersoon : Telefoon kantoor : Mobiel telefoonnummer : adres : - 1 -

2 Het Trustkantoor verzoekt Stichting AQTO (AQTO) om het CTC-Keurmerk (het Keurmerk) te mogen voeren en verklaart het volgende, respectievelijk erkent op de hoogte te zijn van het volgende en dit te aanvaarden: 1. Dit aanvraagformulier ten behoeve van de toekenning van het Keurmerk heeft het Trustkantoor ondertekend na kennis te hebben genomen van: - de CTC-Keurmerk Criteria versie 2.0, - het Self-Assessment en overige onderdelen van de certificatiemethodiek, - de Keurmerkovereenkomst, - het Reglement Commissie van Beroep. 2. Een visitatie bij het Trustkantoor zal worden uitgevoerd door visiteurs die zijn geaccrediteerd door AQTO. 3. De CTC-Keurmerk Criteria 2.0 en het Self-Assessment, waarin de vereisten voor het krijgen van het Keurmerk zijn vastgelegd, zijn belangrijke instrumenten bij de visitatie. 4. Het Self-Assessment, dat wordt verstrekt door de visiteurs, zal tijdig worden ingevuld en de benodigde documentatie zullen eveneens tijdig worden verschaft. 5. Ten aanzien van het Trustkantoor lopen geen onderzoeken van toezichthouders of wetshandhavers, waaronder De Nederlandsche Bank, het Ministerie van Veiligheid en Justitie, het Openbaar Ministerie, de Belastingdienst en FIOD, dan wel van een andere vergelijkbare (internationale) organisatie noch zijn er aanwijzingen of sancties door hen uitgevaardigd dan wel hebben andere gebeurtenissen plaatsgevonden, op grond waarvan in redelijkheid moet worden vermoed dat dit van invloed kan zijn op het al dan niet verkrijgen c.q. voeren van het Keurmerk. Indien zulks wel het geval is, zal het Trustkantoor op eigen initiatief dit onmiddellijk aan AQTO schriftelijk en helder melden en AQTO inzage geven in de betreffende stukken en correspondentie. 6. Aan de door AQTO aangewezen visiteurs zullen alle voor de uitvoering van de visitatie benodigde inlichtingen worden verstrekt. 7. Aan deze visiteurs zal toegang tot de bedrijfsruimten, archieven, cliëntendossiers en relevante (elektronische) bestanden van het Trustkantoor worden verleend en zij zullen in de gelegenheid worden gesteld om met medewerkers van het Trustkantoor te spreken over alle onderwerpen aangaande de visitatie. 8. Het Trustkantoor zal in de gelegenheid worden gesteld om kennis te nemen van de uitkomst van de visitatie en zal deze kunnen voorzien van zijn commentaar alvorens de visitatie wordt gefinaliseerd in het door de visiteurs aan AQTO uit te brengen advies. 9. Op basis van de bevindingen en het advies van de visiteurs beslist AQTO of het Keurmerk al dan niet zal worden toegekend. 10. De visiteurs beslissen hoe zij de visitatie uitvoeren

3 11. AQTO heeft het recht om -vanwege haar moverende redenen- een keurmerkaanvraag gemotiveerd niet in behandeling te nemen. 12. De bestuursleden van AQTO, hun medewerkers, de door hen aangewezen visiteurs en alle overige personen die door of vanwege AQTO kennis dragen van gegevens die betrekking hebben op het Trustkantoor, zijn tot geheimhouding tegenover derden verplicht, ook na beëindiging van hun functie. 13. Het Trustkantoor zal bij de keurmerkaanvraag documentatie (structuurschema) met betrekking tot de aandeelhouders (en UBO s) van het Trustkantoor en de met haar direct of indirect verbonden juridische entiteiten meezenden alsmede relevante informatie uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel t.w. het bedrijfsprofiel van de trustvergunning houdende entiteiten (niet ouder dan 2 maanden). 14. AQTO (in de persoon van de coördinator visitaties), stelt zich in verbinding met HQ (in de persoon van de verenigingsmanager) en neemt kennis van de geldigheid van het HQ (aspirant) lidmaatschap en eventuele andere relevante feiten en omstandigheden. AQTO neemt kennis van het HQ dossier inzake de toelating van het betreffende Trustkantoor als Lid van HQ. De coördinator visitaties toetst de van het Trustkantoor verkregen informatie aan de bij HQ bekende informatie en aan de bij de Kamer van Koophandel omtrent het Trustkantoor bekende gegevens. De coördinator visitaties toetst de verbonden entiteiten en natuurlijke personen aan de Offshore leaks database en andere door AQTO nader te bepalen informatiebronnen. De coördinator visitaties geeft aan AQTO een eindadvies betreffende het al dan niet verlenen van het Keurmerk. Een negatief advies wordt door de visiteurs eerst in concept voorgelegd aan het Trustkantoor voor commentaar. Nadat AQTO een negatief advies heeft ontvangen wordt dit besproken in haar bestuur en er wordt een risicoprofiel van het betreffende Trustkantoor vastgesteld. De informatie verkregen bij het keurmerkverzoek wordt door AQTO systematisch bewaard. Deze informatie wordt uitsluitend aan de visiteurs (betrokken bij de visitatie) ter beschikking gesteld. Nadat een kantoor is gevisiteerd wordt het op basis van de bij AQTO bekende informatie en afhankelijk van het risicoprofiel regelmatig gescreend. De activiteiten en uitkomsten m.b.t. het keurmerkverzoek worden voordat de uitkomsten aan AQTO ter beschikking worden gesteld, afgestemd met het AQTO bestuurslid dat het keurmerkverzoek in portefeuille heeft alvorens e.e.a. besproken wordt in het AQTO bestuur. Het risicoprofiel wordt vastgesteld door AQTO op basis van het advies van de visiteurs. Voor de initiële screening wordt een budget van 3 uur beschikbaar gesteld. De verificatie van de gegevens uit de initiële screening met de bij de visitatie verkregen informatie is onderdeel van het reguliere visitatiebudget. Indien de screening een onevenredige inspanning van visiteur(s) en/of AQTO vergt, dient het Trustkantoor daarvoor een aanvullende vergoeding te betalen. AQTO kan om haar moverende redenen de visiteurs vragen af te wijken van de procedure inzake het keurmerkverzoek. 15. Het Trustkantoor gaat akkoord met de betaling van de kosten van de visitatie, zoals vermeld in bijlage A van de acceptatieverklaring, en zal de kosten voldoen binnen twee weken na factuurdatum. De procedure van het verlenen van een Keurmerk vangt pas aan nadat het Trustkantoor de kosten daarvan aan AQTO heeft voldaan. Indien het Keurmerk uiteindelijk niet wordt toegekend, vindt geen restitutie van het betaalde bedrag plaats

4 16. Het afzeggen of verzetten van een visitatiebezoek door het Trustkantoor heeft de volgende financiële consequenties: Afzeggen of verzetten tot een maand voor het geplande visitatiebezoek: geen. Afzeggen of verzetten tot een maand - 3 weken voor het geplande visitatiebezoek: aanvullende fee 25%. Afzeggen of verzetten 3-2 weken voor het geplande visitatiebezoek: aanvullende fee 50%. Afzeggen of verzetten binnen 2 weken voor het geplande visitatiebezoek: aanvullende fee 75%. 17. Indien de visiteurs zich genoodzaakt zien het visitatiebezoek uit te stellen t.g.v. het niet tijdig insturen van het Self-Assessment met bijbehorende documentatie heeft dit dezelfde in sub 16 genoemde financiële consequenties. 18. Indien de visiteurs een te beperkte documentatie ontvangen waardoor het uitbrengen van een advies aan AQTO extra tijd kost wordt dit bij Trustkantoor in rekening gebracht. (AQTO brengt kantoor 170 p/u in rekening.) AQTO stelt in voorkomende gevallen het Trustkantoor hiervan op de hoogte met verwijzing naar de consequenties. De visiteurs beoordelen het gevolg van het afzeggen/verzetten van het visitatiebezoek voor de beoordeling van de soft-controls. De visiteurs declareren de aanvullende fee (dezelfde percentages als AQTO c.q. het geldende uurtarief). De coördinator visitaties legt het voorstel m.b.t. het in rekening brengen van de aanvullende fee/extra uren voor aan AQTO. Het is aan AQTO om te beslissen over het in rekening brengen van een aanvullende fee voor extra uren. 19. Tegen het niet toekennen van het Keurmerk door AQTO kan het Trustkantoor in beroep gaan conform het Reglement van Beroep van AQTO. 20. Na toekenning van het Keurmerk door AQTO kan het Trustkantoor het recht om het Keurmerk te voeren alleen effectueren door het aangaan van een keurmerkovereenkomst met AQTO. 21. Tot het moment waarop AQTO hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven mag niet worden gecommuniceerd, in welke vorm dan ook, over de uitkomsten van de visitatie met derden, AQTO, de visiteurs en de Commissie van Beroep uitgezonderd, op straffe van het niet verkrijgen van het Keurmerk. 22. Extra werkzaamheden (b.v. t.g.v. hervisitatie en/of acceptatie visitatieopdracht) worden in rekening gebracht. Aldus verklaard op (datum) te (plaats) door: Naam*: Functie: Handtekening: Naam*: Functie: Handtekening: * (namen van de personen die rechtsgeldig het Trustkantoor kunnen vertegenwoordigen) - 4 -

5 Bijlage A Financiële bijdrage voor het uitvoeren van visitaties 1 De hoogte van de kosten voor het uitvoeren van een visitatie is afhankelijk van het aantal FTE betrokken bij de activiteiten van het Trustkantoor. Hierbij is de FTE-definitie van Holland Quaestor leidend. FTE(n) Vaste bijdrage voor een visitatie < exclusief BTW > exclusief BTW Deze kosten zijn gebaseerd op een standaard visitatie, waarbij het Trustkantoor het Self-Assessment compleet, tijdig en adequaat invult, inclusief het digitaal aanleveren van gewenste informatie. Kosten voor additionele werkzaamheden in verband met de visitatie komen eveneens voor rekening van het Trustkantoor. 1 NB: de kosten voor een eventuele hervisitatie zijn hierin niet inbegrepen