MODULE CONTEXT VAN ZORG VAL- & GEHEUGENPOLI

Transcriptie

1 2012 SPAARNE ZIEKENHUIS MODULE CONTEXT VAN ZORG VAL- & GEHEUGENPOLI Opleiding : Masteropleiding Advanced Nursing Practice (MANP) Naam : Renate Agterhof Student nummer : adres : [email protected] Datum : april 2012 Praktijkopleider : Mw. dr. A.M. Lagaay (Gooke), internist-geriater adres : [email protected] Praktijkinstelling : Spaarne ziekenhuis te Hoofddorp Afdeling : Interne/geriatrie Docent : Wendy Ellenbroek adres : [email protected]

2 Inhoud Inleiding Multidisciplinair zorgproces Omschrijving van het multidisciplinaire zorgproces Lineaire flowchart van het huidige zorgproces Beschrijving van de problemen binnen het zorgproces Visgraatdiagram Huidige prestaties Korte termijn verbeterpunten voorlopige doelstelling Prospectieve Risico-Inventarisatie Analyse Verbeteracties Vormen van verspilling in het zorgproces Het nieuwe zorgproces Consequenties nieuwe zorgproces Implementatie Mijn rol als nurse practitioner bij het maken van zorgpaden Bibliografie Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 2

3 Inleiding De module context van zorg is een belangrijk onderdeel van de nurse practitioner opleiding. Tijdens de module worden de principes van procesmanagement gebruikt om zorgprocessen te analyseren, structuren en herontwerpen (Reader Module Context van zorg, ). De module bestaat uit zes hoorcolleges en zes werkcolleges. Ter afronding van de module schrijf ik deze proeve van bekwaamheid. Middels deze proeve van bekwaamheid werk ik een zorgproces uit volgens de business proces redesign (BPR) procedure (Vries, 1999). De stappen van de BPR procedure staan beschreven in afbeelding 1. Afbeelding 1 Voor deze proeve van bekwaamheid heb ik gekozen voor het zorgproces val- en geheugenpoli. De keuze van het zorgproces komt vanuit mijn huidige werkveld. Sinds april 2010 werk ik in het Spaarne ziekenhuis te Hoofddorp op de afdeling interne/geriatrie. Voor de afdeling ben ik onder andere betrokken als nurse practitioner geriatrie i.o. bij de dagopnames voor de val- en geheugenpoli. In hoofdstuk 1 leest u waarom ik voor het zorgproces val- en geheugenpoli heb gekozen, vervolgens leest u in hoofdstuk 2 de omschrijving van het zorgproces. In hoofdstuk 3 is het zorgproces in kaart gebracht door middel van een lineaire flowchart hierbij wordt tevens aangegeven hoeveel tijd de verschillende onderdelen in het proces kosten. In hoofdstuk 4 staan de problemen binnen het zorgproces door middel van een visgraatdiagram weergegeven, waarvan in hoofdstuk 5 een prospectieve risico-inventarisatie is gemaakt. In hoofdstuk 6 staan de verbeteracties en ICT toepassingen die de problemen binnen het zorgproces kunnen oplossen. Vervolgens wordt in hoofdstuk 6 beschreven welke vormen van verspilling in het proces aanwezig zijn. In hoofdstuk 7 wordt het nieuwe zorgproces in kaart gebracht door middel van een lineaire flowchart met daarbij in hoofdstuk 8 een voorstel voor implementatie van het nieuwe zorgproces. Ik sluit deze proeve af, in hoofdstuk 9, met een kort verslag over mijn rol als nurse practitioner geriatrie i.o. bij het ontwikkelen van zorgpaden 1. 1 Zorgpad=klinisch pad = goed georganiseerd zorgproces. Er bestaan meer dan 80 definities de definitie die aangehouden wordt in het Spaarne ziekenhuis is een zorgpad is een logisch samenhangend geheel van zorgprocessen die een patiënt met een complexe/chronische zorgvraag doorloopt vanaf de eerste zorgvraag tot einde zorgvraag. Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 3

4 1. Multidisciplinair zorgproces De zorg is momenteel volop in ontwikkeling zo ook de afdeling interne/geriatrie van het Spaarne ziekenhuis. Op de afdeling interne/geriatrie worden dagopnames verricht voor de val- en geheugenpoli. De dagopnames zijn er voor oudere patiënten met complexe problematiek zoals comorbiditeit 2 en polyfarmacie 3 ook wel geriatrische patiënten genoemd. De problematiek van geriatrische patiënten vereist een multidisciplinaire werkwijze. Tijdens de dagopname wordt daarom ook met verschillende disciplines zoals de medisch specialist, verpleegkundig specialist en de fysiotherapeut samengewerkt. Bij een dagopname vinden op één dag verschillende onderzoeken plaats. Deze worden afgerond met een gesprek waarin de arts de conclusies van de onderzoeken en adviezen bespreekt met de patiënt en diens mantelzorger. Hiermee wordt vermeden dat patiënten meerdere malen naar het ziekenhuis moeten komen voor verschillende onderzoeken. Ook kan in veel gevallen hiermee een opname van enkele dagen in het ziekenhuis worden voorkomen. Op 1 april 2012 is het geriatrieteam binnen het Spaarne ziekenhuis uitgebreid. Het geriatrieteam bestond uit 1 internist-ouderengeneeskunde, 1 nurse-practinioner geriatrie i.o. en 1 specialistisch verpleegkundige. Met de uitbreiding zijn er 1 klinisch geriater en 2 specialistisch verpleegkundigen bij gekomen. Het doel is ook het aantal dagopnames van de geriatrie uit te breiden. De dubbele vergrijzing (kader) met daarbij een uitbreiding van het aantal geriatrische patiënten in het Spaarne ziekenhuis is de belangrijkste oorzaak van de uitbreiding. Het aantal dagopnames is nu Volgens de CBS Bevolkingsprognose zal het aantal 65- plussers toenemen van 2,6 miljoen in 2011 tot een hoogtepunt van 4,6 miljoen in De komende jaren zal vooral het aandeel jarigen sterk stijgen en vanaf 2025 neemt ook de groep 80-plussers sterk toe (dubbele vergrijzing). In 2039, het hoogtepunt van het aantal 65-plussers, is naar schatting 26% van de bevolking 65-plusser, waarvan een derde ouder is dan 80 jaar. Ter vergelijking: in 2011 is het percentage 65- plussers nog 16%, waarvan 26% 80-plus is. (Centraal Bureau voor de Statistiek, 2012) gemiddeld 4 per week, het streven is dat dit er gemiddeld 16 per week worden. Dit betekent een verdubbeling van het personeel met daar tegenover een verviervoudiging van het aantal dagopnames. In de huidige situatie, 4 opnames per week, loopt het proces rondom de dagopname niet altijd vloeiend. Zo komt het bijvoorbeeld voor dat er verschillende onderzoeken op hetzelfde tijdstip gepland worden, dat de anamnese nog niet volledig is afgenomen terwijl de arts de patiënt al verwacht of dat de fysiotherapeut niet op de hoogte is van de geplande opname. In de huidige situatie is dit vaak geen groot probleem door het kleine team en het kleine patiëntenaantal kunnen hiaten in de planning vaak snel en eenvoudig worden opgelost. Echter met de uitbreiding van het team en het aantal opnames is het noodzaak om het zorgproces vloeiend te laten verlopen zodat de kwaliteit van zorg behouden blijft en dat alle disciplines, betrokken bij de opname, hun werk op een efficiënte en prettige manier kunnen verrichten. Om deze reden is er gekozen om dit zorgproces te analyseren en te herontwerpen. Naar aanleiding hiervan is er een multidisciplinaire projectgroep val- en geheugenpoli opgericht. De projectgroep bestaat uit de volgende leden: Internist-ouderengeneeskunde (dr. A.M. Lagaay) (voorzitter), leidinggevende interne/geriatrie (O. Kramer), nurse practitioner geriatrie i.o. (R. Agterhof) (projectleider), specialistisch verpleegkundige geriatrie (P. van Doremalen), fysiotherapeut (S. Hahn), teamleider laboratorium (E.L. van der Schie), afdelingshoofd Röntgenafdeling (C. de Bruin), leidinggevende unie van vrijwilligers (UVV) (L. Dekker). 2 Comorbiditeit is het tegelijkertijd hebben van twee of meer stoornissen of aandoeningen bij een patiënt. Dit gebeurt in het algemeen met het gelijktijdig hebben van lichamelijke, geestelijke en vaak de daaropvolgende sociale problemen bij een persoon. 3 Polyfarmacie wordt gedefinieerd als het gebruik van meer dan 3 of 4 geneesmiddelen. Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 4

5 2. Omschrijving van het multidisciplinaire zorgproces Om een duidelijk beeld te geven van het huidige zorgproces val- en geheugenpoli volgt in dit hoofdstuk een beschrijving van de processtappen. De informatie is verkregen uit ervaring, observatie en interviews met de betrokkenen. De volgende betrokkenen zijn geïnterviewd: De huisarts m.b.t. het verwijsproces, de polikliniekassistente m.b.t. de afspraakplanning, de internistouderengeneeskunde m.b.t. het onderzoek en de diagnose en de fysiotherapeut m.b.t. de planning en de valscreening. Door middel van een contextdiagram 4, afbeelding 2, worden de betrokken disciplines binnen het huidige zorgproces val- en geheugenpoli weergegeven. Afbeelding 2 4 Een contextdiagram is een hulpmiddel om de betrokkenen te definiëren, het proces is de kern. Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 5

6 Achtereenvolgens bestaat het zorgproces val- en geheugenpoli uit de volgende stappen: 1. De huisarts (HA) schrijft de verwijzing en faxt de brief naar de polikliniek interne/geriatrie; 2. de internist-ouderengeneeskunde/klinisch geriater (specialist) beoordeelt de brief op eventuele spoedindicatie en vraagt zo nodig aanvullend onderzoek aan; 3. de assistente (ass) plant de opname in, regelt de afspraken voor het aanvullend onderzoek en brengt de patiënt zowel schriftelijk als telefonisch op de hoogte van de afspraak; 4. de Nurse practitioner (Nper) of specialistisch verpleegkundige (SV) verdiept zich in de verwijsindicatie en de voorgeschiedenis van de patiënt en maakt hiervan een verslag in het elektronisch patiëntendossier (EPD) genaamd Epic; 5. de Nper/SV regelt de afspraken met de betrokken disciplines en maakt een dagplanning; 6. de patiënt arriveert, de Nper/SV verzorgt het ontvangst, geeft uitleg over het doel van de dag en neemt de dagplanning door; 7. de Nper/SV neemt de (hetero-) anamnese, de tractus anamnese 5 en de MMSE, de IQCODE en de GDS 6 af en verslaat dit in Epic; 8. de patiënt ondergaat de aanvullende onderzoeken zoals uitgebreid bloedonderzoek bij het laboratorium, CT-scan brein bij de röntgen of een valscreening door de fysiotherapeut. N.b. stap 7 en 8 kunnen door elkaar lopen; 9. de specialist of Nper neemt het volledig lichamelijk onderzoek en bespreekt de conclusies en adviezen; 10. de specialist of Nper schrijft een ontslagbrief naar de huisarts. Indien de uitslagen van het aanvullend onderzoek niet dezelfde dag bekend zijn geeft de specialist of Nper deze telefonisch door zodra bekend. In de meeste gevallen wordt de patiënt na de dagopname terug verwezen naar de huisarts, indien noodzakelijk volgt er een poliklinische controle afspraak. 5 De tractus anamnese wordt alleen door de Nper afgenomen. 6 De Mini-Mental State Examination (MMSE) wordt gebruikt om te screenen en de ernst van cognitieve stoornissen vast te stellen. Informant Questionnaire on Cognitive Decline in the Elderly (IQCODE) is een verkorte informantvragenlijst over cognitieve achteruitgang bij ouderen deze wordt afgenomen bij een bekende van de patiënt. De Geriatric Depression Scale (GDS) is een screeningsschaal voor depressie specifiek ontwikkeld voor ouderen. Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 6

7 3. Lineaire flowchart van het huidige zorgproces Tijdens een vergadering met de projectgroep, zoals beschreven in hoofdstuk 1, zijn de stappen, door middel van de Post-it 7 methode, binnen het zorgproces val- en geheugenpoli bepaald. Daarbij zijn de risico s/kritische punten (KP) geïdentificeerd en is er, per stap, een globaal tijdspad weergegeven. Het resultaat is vervolgens weergegeven in onderstaande flowchart. 7 d.m.v. Post-it methode worden de belangrijkste stappen binnen het zorgproces bepaald: wie, wat en wanneer Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 7

8 Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 8

9 Bij de stappen in de flowchart staat een tijdsindicatie in minuten aangegeven. Het tijdspad is onder te verdelen in de valpoli en de geheugenpoli aangezien er bij de geheugenpoli geen fysiotherapeutische screening is geïndiceerd. In afbeelding 3 vindt u de tijdsverdeling waarbij de minimale en maximale tijdsduur is aangegeven. Bij de minimale tijdsduur ondergaat de patiënt geen aanvullende onderzoeken. Bij de maximale tijdsduur ondergaat de patiënt alle onderzoeken zoals weergegeven in de flowchart. Minimale tijdsduur Maximale tijdsduur minuten minuten Voorbereiding Valpoli Geheugenpoli Afbeelding 3 4. Beschrijving van de problemen binnen het zorgproces In de bovenstaande hoofdstukken is de beschrijving van het huidige zorgproces weergegeven door middel van een contextdiagram en een lineaire flowchart. In dit hoofdstuk worden de knelpunten/problemen in het huidige zorgproces beschreven. Het hoofdprobleem binnen het zorgpad val- en geheugenpoli is de doorstroom van de dagopnames. Gezien de door de vergrijzing en daardoor de verwachte verhoging van het aantal patiënten is een soepele doorstroom op de val en geheugenpoli gewenst. Dit hoofdprobleem wordt veroorzaakt door verschillende knelpunten. Het eerste knelpunt is de verwijzing van de huisarts. Bij navragen bleek dat de verwijsprocedure voor de huisartsen vaak niet duidelijk is. Tevens waren er een aantal huisartsen die aangaven dat ze niet op de hoogte waren van het bestaan van de dagopnames. Dit is een belangrijk knelpunt omdat er bij sommige patiënten aanvullend onderzoek in het ziekenhuis noodzakelijk is om een diagnose te stellen en een behandeling te starten. Het niet tijdig of niet verwijzen van de patiënten kan dus als gevolg hebben dat de patiënt cognitief of fysiek achteruit gaan, tevens kan dit overbelasting van de mantelzorger veroorzaken. Het tweede knelpunt heeft betrekking op de verwijsbrief. Op basis van de informatie in de verwijsbrief bepaalt de specialist de aanvullende onderzoeken. In sommige gevallen is de informatie in de brief helaas erg summier waardoor er soms onvoldoende aanvullend onderzoek wordt aangevraagd. In de meeste gevallen komt er tijdens de anamnese of het lichamelijk onderzoek wel naar voren dat aanvullend onderzoek noodzakelijk is. Helaas is het dan vaak moeilijk om de afspraken voor deze onderzoeken nog op dezelfde dag te plannen. In het ergste geval wordt een diagnose gemist. Nadat de verwijsbrief door de specialist is beoordeeld plant de polikliniekassistente de dagopname in. Hier ligt het derde knelpunt, het is namelijk helaas niet mogelijk om deze opname in het elektronisch patiënten dossier (EPD) in te plannen. Er is al een aantal maal door verschillende programmeurs een dagopnameplanning in Epic proberen te zetten. Helaas is dit tot nu toe nog niet gelukt, om deze reden is er een excelbestand gemaakt waarin de assistente de planning bijhoudt. Op de polikliniek is er maar één assistente op de hoogte van de planningsprocedure in het excelbestand. Bij afwezigheid van deze assistente is er dus geen planning mogelijk. Dit heeft als gevolg een Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 9

10 inadequate planning. Hiervoor worden afspraken soms later ingepland wat onrust kan geven bij de patiënt, de mantelzorger en de verwijzer. Het doel van de dagopname is dat een patiënt alle afspraken/onderzoeken op één dag kan ondergaan, dit is tevens een knelpunt. Zo bestaan geen protocollen/werkafspraken voor de dagopnames. Doordat er onvoldoende samenwerkingsafspraken zijn tussen de verschillende disciplines en iedere disciplines zijn eigen werkwijze heeft zorgt dit voor een langere doorlooptijd. Aan het begin van de dag wordt er door de Nper/SV gekeken welke afspraken/onderzoeken er die dag voor de patiënten gepland staan. Er wordt dan gebeld naar de verschillende afdelingen om een planning van de dag te maken. Hierdoor gaat er veel tijd verloren. Vaak loopt de planning ook niet als gewenst omdat de patiënt bijvoorbeeld later op de dagopname arriveert. Ook heeft de patiënt vaak aanvullende ondersteuning nodig bij het vervoer naar de verschillende onderzoeken, waarvan de afstanden in het ziekenhuis ver uit elkaar liggen. De doelgroep van de dagopnames is immers de geriatrische/kwetsbare patiënt. Het is dan eventueel mogelijk om een vrijwilliger in te schakelen die de patiënt begeleidt maar helaas is dit niet altijd mogelijk. Daarnaast zijn er een nog een aantal organisatorische knelpunten. Zo is er geen aparte afdeling geriatrie binnen het Spaarne ziekenhuis. De afdeling valt onder de interne en voor de dagopnames zijn geen behandelkamers vrij gemaakt. Dit brengt met zich mee dat er s morgens gekeken moet worden of er op de afdeling ruimte is om de patiënten te zien en om rustig de (hetero-) anamnese af te nemen en de onderzoeken te verrichten. Daarnaast zijn vaak niet alle middelen voorhanden om de onderzoeken te verrichten zoals de bloeddrukmeter. Het zoeken naar ruimtes en materialen kost tijd. 4.1 Visgraatdiagram Met de projectgroep heeft een brainstormsessie plaatsgevonden. Tijdens de brainstormsessie zijn de oorzaken van het hoofdprobleem lange doorlooptijd dagopnames val- geheugenpoli besproken. Het visgraatdiagram (Isikawa diagram), afbeelding 4, is gebruikt om de knelpunten weer te gegeven, Voor de hoofdcategorieën van de oorzaken, de plaats op de hoofdassen van de visgraat, is gekozen voor de indeling met de vijf M s: middelen, methode, mens, milieu en management. Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 10

11 Afbeelding 4 Mens Milieu Management Patiënt werknemers Wachttijden onderzoeken Onvoldoende aansturing Logistiek/ruimtes Arriveert niet/te laat Eigen werkwijze Verschillende disciplines betrokken bij 1 patiënt Afstanden naar verschillende onderzoek drukte Personeelsmanagement Ontbreken van afstemming binnen de organisatie Niet mogelijk plannen afspraak CT-scan Niet beschikbaarheid Niet bruikbaarheid Niet beschikbaarheid Niet mogelijk plannen afspraak CT-scan Onvolledige informatie Onvoldoende samenwerking verschillende disciplines Inadequate planning Lange doorlooptijd dagopnames val- geheugenpoli ICT / EPD /EPIC onvolledig Geen planningsmogelijkheden Niet bruikbaarheid Onderzoeksmateriaal Onduidelijke procedure verwijzing huisarts Onvolledige werkafspraken 1 assistente op de hoogte van de procedure Middelen Niet voorhanden Methode Ontbreken protocollen 4.3 Huidige prestaties Om de huidige prestatie te meten zijn er met de projectgroep prestatie-indicatoren ontwikkeld, hierbij is rekening gehouden met de toekomst wensen. De prestatie-indicatoren zijn: 1. Patiënt tevredenheid, minimaal een cijfer 8 2. Gemiddeld 16 dagopnames per week 3. Diagnose in één dag, minimaal 92% van de patiënten Er is met de projectgroep over nagedacht om de tijd van de dagopnames ook als prestatieindicator te benoemen, de lange doorlooptijd is immers het hoofdprobleem van de dagopnames val- en geheugenpoli. Minimale tijdsduur Maximale tijdsduur minuten minuten Voorbereiding Valpoli Geheugenpoli Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 11

12 Uiteindelijk is er voor gekozen om dit punt niet mee te nemen als prestatie-indicator aangezien het niet mogelijk is om een subjectieve tijdsmeting tijdens de dagopname uit te voeren. Het tijdspad weergegeven in de lineaire flowchart is een globaal tijdspad. Er wel voor gekozen om te streven naar een kortere doorlooptijd met een inkorting van 20 minuten op de maximale tijdsduur voor zowel de val- als geheugenpoli. Dit betekend dat de maximale tijdsduur van de valpoli van 320 naar 300 minuten gaat en de maximale tijdsduur van de geheugenpoli van 260 naar 240 minuten gaat. Van iedere prestatie-indicator is de huidige situatie gemeten: 1. De patiënttevredenheid is gemeten door middel van feedbackformulieren voor patiënten en mantelzorgers. De belangrijkste conclusies hieruit waren dat patiënten het prettig vinden dat alle onderzoeken op één dag gepland kunnen worden en dat er aan het eind van de dag een diagnosegesprek plaats vind. Daarnaast worden de wachttijden en de afstanden naar de verschillende onderzoeken soms als vervelend en vermoeiend ervaren. Het ontvangst wordt daarentegen wel weer als prettig ervaren, de patiënten/mantelzorger gaven aan dat het fijn is om te weten waar ze die dag aan toe zijn. Gemiddelde cijfer: In 2011 waren er 184 dagopnames dit komt neer op een gemiddelde van 4 opnames per week hierbij is uitgegaan van 46 werkweken in Van de 184 opnames hebben 165 patiënten de diagnose in één dag gekregen dit is 90% van alle opnames. In 2011 werden er nog 19 patiënten na de dagopname terug gezien op de polikliniek voor aanvullend onderzoek. 4.4 Korte termijn verbeterpunten Met betrekking tot de patiënttevredenheid is het van belang om ook bij de uitbreiding van de dagopnames de patiënttevredenheid op een 8 te scoren. Daarnaast is het van belang om het aantal opnames uit te breiden van gemiddeld 4 naar minimaal 16 opnames per week, wegens de verwachte stijging van patiënten gezien de aankomende vergrijzing. Om de doelen niet te hoog te stellen, quickwins, is het doel gesteld om in de maanden juni, juli en augustus 2012 het aantal opnames eerst te verhogen naar minimaal 3 per week. Eind augustus volgt er een evaluatie waarbij de patiënt tevredenheid nogmaals wordt gemeten, het aantal opnames wordt gemeten en er wordt gemeten bij hoeveel % van de patiënten de diagnose op dezelfde dag wordt gesteld het doel is om dit laatste punt naar 92% bij te stellen voor de maanden juni, juli en augustus. 4.5 voorlopige doelstelling Om duidelijk weer te geven wat we met de projectgroep willen bereiken is er een SMART 8 doelstelling geformuleerd. Deze luidt als volgt: Op 1 januari 2013 zijn er minimaal 16 dagopnames per week op de afdeling interne-geriatrie van het Spaarne ziekenhuis en loopt het zorgproces valgeheugenpoli volgens een multidisciplinair protocol en volgens de NIAZ 9 normen. 8 Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden 9 Het Nederlands Instituut voor Accreditatie in de Zorg (NIAZ) levert een bijdrage aan de borging en verbetering van de kwaliteit van de gezondheidszorg. Dat doet het door het ontwikkelen van kwaliteitsnormen en het toepassen daarvan in de toetsing van zorginstellingen en zorgprocessen. Eind november 2012 gaat het Spaarne ziekenhuis op voor de heraccreditatie. Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 12

13 5. Prospectieve Risico-Inventarisatie Vanuit de problemen/knelpunten zoals beschreven in hoofdstuk 4 wordt in dit hoofdstuk een Prospectieve Risico-Inventarisatie (PRI) gemaakt. Bij PRI worden risico s en gevaren binnen zorgprocessen vooraf geïnventariseerd en worden verbetermaatregelen voorgesteld. Binnen deze proeve van bekwaamheid is voor het maken van een PRI een keuze gemaakt voor de methode Healthcare Failure Mode and Effects Analysis (HFMEA). De HFMEA is een systematische methode van risico-inventarisatie. De methode verloopt volgens de volgende stappen: 1. keuze proces en afbakening 2. formeer een team 3. breng het proces in beeld 4. voer de analyse uit 5. benoem verbeteracties Stap 1 en 2 staan beschreven in hoofdstuk 1, stap 3 staat beschreven in hoofdstuk 2, 3 en 4. Stap 4 is weergegeven in de tabel in paragraaf 5.1 analyse. In de eerste kolom van de tabel staan de processtappen, in de tweede kolom de punten die tijdens het proces mogelijk fout kunnen gaan (faalwijze). In de derde kolom staan de mogelijke gevolgen van de faalwijze voor zowel de patiënt als het proces. In de vierde kolom wordt de inschatting van de ernst weergegeven volgens de categorisering, afbeelding 5 (Leistikow, 2006). Vervolgens wordt in de vijfde kolom de frequentie weergegeven en in de zesde kolom het risico. Dit gebeurt volgens de risico-inventarisatie Matrix (afbeelding 6). In paragraaf 5.2 worden de verbeteracties beschreven waarbij tevens, op basis van literatuur, informatie- en communicatietechnologie (ICT) toepassingen worden beschreven om de problemen op te lossen. Afbeelding 5 inschaling van de ernst Afbeelding 6 risicoinventarisatie Matrix Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 13

14 5.1 Analyse Processtap Faalwijze Mogelijke gevolgen Ernst Frequentie Risico Huisarts verwijst patiënt Verwijzing komt niet aan Cognitieve en/of fysieke Ca Ja Hoog achteruitgang patiënt Specialist beoordeelt verwijsbrief Overbelasting mantelzorger Gr Ja Laag Productie dagopnames neemt af Kl Ja Zeer laag Patiënt wordt niet tijdig gezien op de opname/poli waardoor: _ Cognitieve en/en fysieke achteruitgang bij patiënt Ca Ja Hoog _ Overbelasting mantelzorger Gr Ja Laag Specialist vraagt aanvullend onderzoek aan Onvolledig onderzoek aangevraagd Diagnose wordt gemist Ca Ja Hoog Assistente plant dagopname en afspraken in Nper/SV noteert voorgeschiedenis in het EPD Verkeerde inschatting van verwijsreden Slechts één assistente is op de hoogte van de planningsprocedure/bijafwezigheid: _ wordt de opname te laat ingepland _ kan afspraak niet worden verzet Onvolledige voorgeschiedenis in het EPD _ Cognitieve en/en fysieke achteruitgang bij patiënt Ca Ma Laag Onvrede bij patiënt Kl Ma Zeer laag Onvrede bij patiënt / zorgverlener Kl Ma Zeer laag Onvolledig advies Ma Ma Laag Patiënt arriveert Nper/SV maakt dagplanning Patiënt komt te laat Planning loopt door de war Kl We Laag Patiënt komt niet Productie dagopnames neemt Kl Ma Zeer laag af Onderzoeken zijn niet mogelijke op geplande tijd Dagopname duurt langer dan gepland Kl We Laag Nper/SV neemt anamnese af Inadequaat verhaal patiënt / mantelzorger Aanvullend onderzoek Onmogelijkheden uitvoeren onderzoeken door bv afwezig zijn specialist of niet werkende CT-scan waardoor de patiënt niet alle onderzoeken op dezelfde dag kan ondergaan Onvrede bij patiënt Kl Ma Zeer laag Diagnose wordt gemist Gr Ja Laag Diagnose wordt later gesteld Gr Ja Laag waardoor cognitieve en/of fysieke achteruitgang patiënt Specialist/Nper neemt Lichamelijk onderzoek af Specialist/Nper bespreekt conclusie en adviezen Specialist/Nper stuurt ontslagbrief huisarts Patiënt weigert onderzoek Diagnose wordt gemist Ca Ja Hoog Adviezen worden niet opgevolgd Brief komt niet aan waardoor huisarts niet op de hoogte is van de uitslag en adviezen Cognitieve en/of fysieke Ca Ma Zeer hoog achteruitgang patiënt Overbelasting mantelzorger Gr Ma Hoog Cognitieve en/of fysieke Ca < Ja achteruitgang patiënt Laag Overbelasting mantelzorger Gr Ja Laag Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 14

15 5.2 Verbeteracties Om vanuit bovenstaande tabel een keuze te maken voor welke faalwijze er verbeteracties ontwikkelt dienen te worden heeft de projectgroep ieder beschreven faalwijze geanalyseerd. Voor de analyse is gebruikt gemaakt van onderstaande beslisboom (afbeelding 7). Afbeelding 7 beslisboom Uit de tabel komen 5 hoogrisico s en 1 zeer hoogrisico naar voren, de beslisboom geeft aan dat er voor alle deze risico s verbeteracties benoemt dienen te worden. Tevens wordt er gekeken of het probleem geaccepteerd, beheerst of geëlimineerd kan worden, door de tabel in afbeelding 8 te doorlopen. Omdat het allen ernstige dat wil zeggen grote of catastrofale risico s betreft is het belangrijk om alle problemen te beheersen en indien mogelijk te voorkomen. Beheersen, elimineren of accepteren Catastrofaal Afbeelding 8 Ernst Voorkomen of tijdig ingrijpen (beheersen) Voorkomen (elimineren) Niets doen (respecteren) Voorkomen of kan reduceren (beheersen) Klein Sporadisch Regelmatig Kans op optreden Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 15

16 Met de werkgroep is besloten om, naast de (zeer) hoogrisico s, ook verbeterpunten te benoemen voor de problemen binnen het zorgproces die efficiënter geregeld dienen te worden waardoor de doorlooptijd van het zorgproces verbetert. Hieronder vindt u een opsomming van de verbeterpunten, gestart met de (zeer) hoogrisico s: - Hoogrisico 1: verwijzing komt niet aan waardoor cognitieve en/of fysieke achteruitgang patiënt. Verbeteractie: efficiënte verwijsstrategie ontwikkelen Oplossingen: Zoals in de literatuur omschreven maken communiceren en het inwinnen en uitwisselen van informatie een groot deel uit van de dagelijkse activiteiten van zorgverleners. Met de hedendaagse mogelijkheden van de ICT kunnen deze communicatie- en informatieprocessen doeltreffender en doelmatiger verlopen, mits de inzet van ICT gebaseerd is op een diepgaand inzicht in de communicatie- en informatieprocessen en in het communicatieen informatiegedrag van betrokkenen. (Schonk) De website van het Spaarne ziekenhuis, biedt de mogelijkheid om verwijzers effectief te informeren over de verwijsprocedure. Tevens is er de geriatriecirkel haarlemmer 10 opgericht, de geriatriecirkel heeft o.a. als doel om de communicatie tussen de eerste en tweedelijn op het gebied van de geriatrie/ouderenzorg te optimaliseren. Het is mogelijk om binnen de geriatriecirkel de wensen van de verschillende disciplines mbt de verwijsstrategie te inventariseren om zo de ICT toepassingen op maat te kunnen realiseren. Daarnaast is het van belang dat huisartsen niet alleen via de website van het Spaarne ziekenhuis op de hoogte worden gehouden maar dient er ook schriftelijk informatie naar de huisarts gestuurd te worden. Een mogelijkheid is om bij vernieuwingen, zoals de uitbreiding van het aantal opnames, een folder naar alle huisartsen te verzenden. In de folder moet duidelijk het doel van de dagopnames, het verloop van de dagopnames en de verwijsprocedure omschreven zijn. - Hoogrisico 2: verkeerde inschatting verwijsreden door specialist waardoor de patiënt niet tijdig wordt gezien op de opname/poli met als gevolg cognitieve en/of fysieke achteruitgang patiënt. Verbeteractie: standaard verwijsbrieven voor huisarts Oplossingen: zoals al bij hoogrisico 1 beschreven blijkt uit de literatuur dat ICT toepassingen een groot deel uitmaken van de dagelijkse activiteiten van de zorgverleners. De ICT oplossing m.b.t. de verwijzing zal een digitale verwijsmogelijkheid zijn. De huisarts heeft hierbij de mogelijkheid om de verwijzing online in te vullen en direct te verzenden. Ook is het mogelijk om de verwijzing uit te printen, in te vullen en naar de poli te faxen. De verwijzing is te vinden op de website van het Spaarne ziekenhuis. De verwijzing is ontwikkeld door de specialist en bevat alle invulvelden die noodzakelijk zijn om de juiste informatie te verkrijgen. Naar deze oplossing is het noodzakelijk om de huisartsen via een folder te informeren over verwijsstrategie, dit punt hangt samen met de oplossing beschreven bij hoogrisico 1. - Hoogrisico 3: specialist vraag onvoldoende aanvullend onderzoek aan waardoor de diagnose wordt gemist. Verbeteractie: standaard verwijsbrieven voor huisarts Oplossingen: de (ICT) oplossingen zijn gelijk aan de oplossingen beschreven bij hoogrisico 2. Als de huisartsen de wenselijke informatie op de verwijzing naar de specialist stuurt weet de specialist welk aanvullend onderzoek er aangevraagd dient te worden. 10 Meer informatie over de geriatriecirkel Haarlemmermeer is te vinden in het artikel wat via de volgende link te downloaden is: Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 16

17 - Hoogrisico 4: Patiënt weigert het lichamelijk onderzoek waardoor de diagnose wordt gemist. Verbeteracties: Voorlichting aan patiënten en mantelzorger over de dagopname en het belang van uitgebreid lichamelijk onderzoek. Oplossingen: vallen en geheugenproblemen kunnen diverse lichamelijke oorzaken hebben, het algemeen lichamelijk, neurologisch en functioneel onderzoek zijn daarom tijdens de opname van groot belang (Dautzenberg). Het is daarom ook belangrijk om goede voorlichting te geven over het belang van het lichamelijk onderzoek aan de patiënt dit vergroot de medewerking van de patiënt. Het is mogelijk om op de website van het Spaarne ziekenhuis informatietekst voor met betrekking tot de dagopname en het belang van het lichamelijk onderzoek te plaatsten. Gezien de doelgroep, geriatrische zorgvrager, is het ook zeker van belang om niet alleen via de ICT toepassingen informatie te verstrekken aangezien een groot deel van de patiënten hier geen toegang toe heeft. Het is daarom ook van belang om een duidelijk, informatieve patientenfolder te ontwikkelen en deze met de uitnodigingsbrief aan de patiënt mee te sturen. - Hoogrisico 5 & zeer hoogrisico 1: adviezen worden niet opgevolgd waardoor cognitieve en/of fysieke achteruitgang patiënt/overbelasting mantelzorger. Verbeteracties: nazorg voor de patiënt en mantelzorger (s). Oplossingen: nadat de patiënt op de dagopname is gezien wordt de uitslag met daarbij een voorstel voor de behandeling naar de huisarts gestuurd. Indien dit niet geïndiceerd is wordt er in het Spaarne ziekenhuis geen vervolgafspraak meer gepland. Om ervoor te zorgen dat patiënten de adviezen, verkregen tijdens de opname, daadwerkelijk opvolgen is het mogelijk om een nazorgpoli in te richten. Echter hiervoor is niet altijd tijd. Daarom is er binnen de werkgroep gekozen voor de oplossing om folders te ontwikkelen voor de meest gestelde diagnoses. In de folders worden naast uitleg van de diagnose ook de adviezen besproken. Daarnaast is het mogelijk om de website uit te breiden met de informatietekst die ook in de folders beschreven staat. Zo is het voor iedereen mogelijk om de informatie nogmaals door te lezen. Daarnaast is er sinds kort voor patiënten de mogelijk om zich aan te melden op Mijn Spaarne Ziekenhuis is een persoonlijke en beveiligde website waarin de patiënt een (herhaal) afspraak kan maken met de arts, een vraag kan stellen aan het behandelteam en uitslagen van onderzoeken kan inzien. Dit is een prettige manier voor patiënten om, indien gewenst, in contact te blijven met de specialist. Naast de bovengenoemde hoogrisico s heeft de projectgroep nog andere oplossingen besproken. De oplossingen komen voort vanuit de problemen zoals beschreven in de PRI. Er is besloten om voor de problemen die het meest op de voorgrond staan en die invloed hebben op de doorlooptijd oplossingen te benoemen. De volgende problemen/oplossingen m.b.t. de doorlooptijd van de valgeheugenpoli zijn besproken: - Probleem: Planning is alleen mogelijk via excelbestand en niet via Epic. Oplossing: de projectgroep is van mening dat er nogmaals gekeken moet worden naar oplossingen in Epic zodat de planning hierin mogelijk is. Dit heeft als voordeel dat alle assistentes de planning in kunnen zien en dat de planning niet afhankelijk is van één assistente. Daarnaast dient er een planningsprotocol geschreven te worden zodat de planning daadwerkelijk voor alle assistente bruikbaar is. - Probleem: Ontvangst verloopt niet vloeiend en kost de Nper/SV veel tijd Oplossing: opgeleide vrijwilligers kunnen het ontvangst organiseren en uitleg geven over de dag, dit bespaart de Nper/SV een hoop tijd. - Probleem: bij iedere dagopname dient er een aparte dagplanning gemaakt te worden waarbij alle betrokken disciplines telefonisch worden benaderd door de Nper/SV. Oplossing: door gebruikt te maken van protocollen is het duidelijk wie, wat en wanneer doet. Daarnaast is het mogelijk om, indien de planning in Epic plaatsvindt, alle onderzoeken direct in te plannen bij de verschillende disciplines, denk hierbij aan zowel de valscreening door de Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 17

18 fysiotherapeut als het laboratorium onderzoek als de anamnese door de Nper/SV, als het lichamelijk onderzoek de specialist/nper. Deze afspraken kan de assistente inplannen. - Probleem: Tijd die verloren gaat doordat de Nper/SV de patiënt naar de verschillende onderzoeken moet begeleiden. Oplossing: opgeleide vrijwilligers kunnen de patiënten begeleiden naar de verschillende onderzoeken, het is belangrijk dat er altijd een vrijwilliger beschikbaar is zodat de Nper/SV hier geen tijd meer in hoeft te investeren. 6. Vormen van verspilling in het zorgproces Binnen het zorgproces val- geheugenpoli is de belangrijkste vorm van verspilling de tijdverspilling in diverse stappen. De vormen van tijdsverspilling zijn: - Planning door assistente in excelbestand is inefficiënt en tijdrovend omdat er steeds verschillende programma s naast elkaar geopend dienen te worden. - Ontvangst patiënten kost veel tijd voor de Nper/SV omdat er uitleg gegeven dient te worden over de dag, ruimte gezocht dient te worden waar de patiënt kan worden gezien en omdat patiënten niet altijd precies op de afgesproken tijd arriveren. - Het plannen van de afspraken met de verschillende disciplines kost veel tijd voor de Nper/SV. - De afstanden die patiënten af moeten leggen naar de verschillende onderzoeken kost veel tijd. - De wachttijden voor bijvoorbeeld het laboratorium onderzoek kost veel tijd en heeft invloed op de planning. De acties om deze verspilling tegen te gaan zijn beschreven in hoofdstuk 5. Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 18

19 7. Het nieuwe zorgproces De punten zoals in de voorgaande hoofdstukken beschreven zijn meegenomen bij de realisatie van het nieuwe zorgproces. Het nieuwe zorgproces is, net zoals het huidige zorgproces, weergegeven door middel van een lineaire flowchart. Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 19

20 Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 20

21 7.1 Consequenties nieuwe zorgproces Het nieuwe zorgproces heeft een aantal positieve consequenties voor zowel de doorlooptijd van de dagopnames als voor de patiënt als voor de werknemer. In dit hoofdstuk wordt per stap vanuit de flowchart beschreven wat deze consequenties zijn. De eerste stap is de verwijzing van de huisarts, doordat de huisarts nu wordt geïnformeerd via de folder en/of de website is deze op de hoogte van de dagopnames en de verwijsprocedure. Tevens is het mogelijk om de verwijzing digitaal te verzenden wat voorkomt dat de verwijzing niet aan komt. De efficiëntie verwijzing van de huisarts naar de val- en/of geheugenpoli heeft tevens voor patiënten het positieve effect dat snellere cognitieve en/of fysieke achteruitgang kunnen worden voorkomen doordat er tijdig een diagnose wordt gesteld en een behandeling wordt ingezet. Daarnaast voorkomt dit weer overbelasting van de mantelzorger. De tweede en de derde stap zijn de beoordeling van de verwijzing door de specialist. Deze stappen zijn tevens verbeterd doordat de huisarts in stap 1 gebruik maakt van een standaard verwijsbrief. Dit voorkomt dat er informatie voor de specialist ontbreekt. Zo heeft de specialist voldoende gegevens om het juiste aanvullend onderzoek aan te vragen en de brief te beoordelen op een eventuele spoedindicatie. Stap 4 is de planning van de assistente. Deze stap is verbeterd doordat de dagopname zelf en alle bijbehorende afspraken voor de opname in Epic ingepland kunnen worden. Tevens is er een planningsprotocol ontwikkeld, zo is het voor alle assistente mogelijk om afspraken in te plannen. Dit is ook voor patiënten een verbetering, afspraken worden tijdig ingepland en de afspraken kunnen eenvoudig verzet worden. Daarnaast is in stap 4 toegevoegd dat patiënten een informatiefolder toegestuurd krijgen waarin uitleg wordt gegeven over de dagopname, de verschillende onderzoeken en het belang hiervan. In stap 5 zijn geen veranderingen aangebracht. Bij stap 6 is het ontvangst overgenomen door de vrijwilliger. Dit bespaart veel tijd voor de Nper/SV en is ook voor de patiënt prettig omdat de vrijwilliger meer tijd heeft voor uitleg. Daarnaast is het bij deze stap niet meer noodzakelijk om een planning met alle betrokken disciplines door de te nemen. De planning vindt plaatst in stap 4 door de assistente. In stap 7 neemt de Nper/SV de anamnese en de testen af en verslaat dit in Epic. Om de werkwijze zo efficiënt mogelijk te laten verlopen is er een format ontwikkeld voor de anamnese zodat alle informatie die van belang is voor het stellen van de diagnose daadwerkelijk wordt uitgevraagd. Stap 8 betreft de aanvullende onderzoeken in deze stap is toegevoegd dat er altijd een vrijwilliger beschikbaar is om de patiënten naar de verschillende onderzoeken te begeleiden. Dit bespaart veel tijd voor de Nper/SV In stap 9 neemt de specialist/nper het lichamelijk onderzoek af en bespreekt deze de conclusie en adviezen met de patiënten. Doordat patiënten in stap 4 al geïnformeerd zijn over de dagopname en de verschillende onderzoeken zijn de patiënten hiervan op de hoogte en dit vergroot de kans op medewerking bij de onderzoeken. Stap 10 betreft de planning van het telefonisch consult en het consult zelf. In deze stap is geen verandering aangebracht. In sommige gevallen is het noodzakelijk om de afspraken door te bellen. Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 21

22 Stap 11 betreft het bespreken van de uitslagen met de patiënt en het schrijven van de ontslagbrief. Nieuw in deze stap is dat patiënten en mantelzorgers een informatiefolder meekrijgen met hierin informatie over de diagnose en de behandeling. Daarnaast kunnen patiënten zich aanmelden op om zo contact te houden met de specialist en om de resultaten van de onderzoeken in te kunnen zien. Er staat bij het nieuwe zorgproces, zoals weergegeven in de tweede flowchart, nog geen tijdsindicatie per stap weergegeven. De reden hiervoor is dat het zorgpad nog geïmplementeerd dient te worden. De verwachting is wel dat, nu de stappen efficiënter verlopen, de totale tijdsduur van zowel de voorbereiding als de val- en geheugenpoli zal afnemen. 8. Implementatie In dit hoofdstuk wordt een realistisch voorstel gedaan voor implementatie van het nieuwe zorgpad. Het implementatieplan is opgesteld door de projectgroep. Een eerste punt bij de implementatie is de ontwikkeling van de producten zoals beschreven in het nieuwe zorgpad de producten die ontwikkeld dienen te worden zijn: - De informatiefolder voor de huisarts - De informatietekst voor de huisarts op - De digitale verwijsbrief met daarbij de mogelijkheid om deze direct in te vullen en digitaal te versturen of te printen en te faxen - De planningsmogelijkheid van de dagopnames in Epic - Het planningsprotocol voor de polikliniekassistenten - Patiëntenfolders over de dagopname - Anamnese format - Voorlichtingsfolder voor patiënten m.b.t. de meest voorkomende diagnoses op de dagopnames dit zijn: voorlichtingsfolder dementie, voorlichtingsfolder vallen door orthostatische hypotensie, voorlichtingsfolder benzodiazepine gebruik. - Informatie voor de patiënt over Een tweede punt is informeren & scholen hierbij zijn de volgende acties van belang: - Bedrijfskundig manager op de hoogte stellen van het nieuwe zorgpad door het aanreiken van dit procesverbeterplan - Verschillende disciplines op de hoogte te stellen van de nieuwe werkwijze door middel van een multidisciplinair overleg - Vrijwilligers informeren over de dagopname door een voorlichtingsmiddag te organiseren en de mogelijkheid te bieden om mee te lopen tijdens een dagopname. - Polikliniekassistentes op de hoogte stellen van de planning in Epic en het planningsprotocol door het geven van een klinische les - Nurse practitioner/verpleegkundigen informeren over het nieuwe format voor de anamnese door middel van een klinische les. Het derde punt bij de implementatie is het meten van de behaalde resultaten. Dit is nodig om de doelstelling zoals beschreven in hoofdstuk 4 te behalen. Eind augustus 2012 worden de korte termijn verbeterpunten gemeten op basis van de eerder genoemde prestatie-indicatoren: - De tevredenheid van de patiënten en diens mantelzorgers wordt gemeten door middel van feedbackformulieren. Het doel is behoudt van patiënttevredenheid, de uitslagen worden vergeleken met de 0-meting van april van dit jaar. Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 22

23 - Het aantal dagopnames wordt geteld. Het doel is dat er minimaal 3 dagopnames per week hebben plaatsgevonden in de maanden juni, juli en augustus 2012, vervolgens in januari 2013 minimaal 16 dagopnames per week. - Er wordt gemeten of de diagnose op dezelfde dag is gesteld. Het doel is dat dit bij minimaal 92% van de patiënten het geval is Tevens wordt er in augustus 2012 nogmaals een inschatting gemaakt van de tijd per processtap. Het doel hierbij is dat zowel de val als de geheugenpoli met 20 minuten is verkort. Zo nodig wordt het zorgpad/implementatieplan bijgesteld om de doelstelling te behalen: Op 1 januari 2013 zijn er minimaal 16 dagopnames per week op de afdeling interne-geriatrie van het Spaarne ziekenhuis en loopt het zorgproces val-geheugenpoli volgens een multidisciplinair protocol en volgens de NIAZ normen. In afbeelding 9 wordt schematisch weergegeven wat (acties), wie (uitvoerende) en wanneer doet met betrekking tot de implementatie. Acties Uitvoerende Wanneer bedrijfskundig manager op de hoogte stellen van nieuwe zorgpad dr. A.M. Lagaay mei-12 ontwikkelen informatiefolder voor de huisarts website beheerder mei-12 tekst voor huisartsen schrijven dr. A.M. Lagaay mei-12 tekst voor huisartsen plaatsen op website Spaarne zh website beheerder mei-12 standaard verwijsbrief ontwikkelen dr. A.M. Lagaay mei-12 verwijsbrief op website Spaarne zh plaatsen website beheerder mei-12 planning dagopnames in Epic mogelijk maken applicatiebeheerder Epic mei-12 planningsprotocol voor de assitentes ontwikkelen R. Agterhof mei-12 klinische les planningprotocole assistentes geven R. Agterhof mei-12 format voor anamnese maken dr. A.M. Lagaay mei-12 format anamnese in Epic plaatsen R. Agterhof mei-12 klinische les Nper/ SV nieuw format anamnese in Epic dr. A.M. Lagaay mei-12 voorlichtingsfolders voor patiënten schrijven P. van Doremalen mei-12 informatietekst voor patiënten schrijven P. van Doremalen mei-12 informatietekst voor patiënten op website plaatsen website beheerder mei-12 klinische les aan alle betrokken disciplines mbt nieuwe zorgpad dr. A.M. Lagaay mei-12 voorlichtingsdag vrijwilligers geven R. Agterhof mei-12 feedback patiënten afnemen O. Kramer aug-12 tellen aantal dagopnames O. Kramer aug-12 meten hoeveel diagnoses er op één dag worden gesteld O. Kramer aug-12 zo nodig bijstellen implementatieplan/zorgpad Gehele projectgroep aug-12 / sept -12 Afbeelding 9 Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 23

24 9. Mijn rol als nurse practitioner bij het maken van zorgpaden Ter afsluiting van deze proeve van bekwaamheid geef ik in dit hoofdstuk aan wat mijn rol is bij het maken van zorgpaden in het Spaarne ziekenhuis. Per werk ik in het Spaarne ziekenhuis op de afdeling interne/geriatrie. Een belangrijk onderdeel van mijn werkzaamheden binnen het Spaarne ziekenhuis is projectcoördinator van het VMS 11 project kwetsbare ouderen 12. Als projectcoördinator VMS kwetsbare ouderen ben ik nauw betrokken bij de het schrijven van het projectplan, de uitvoering van het project en de uiteindelijke implementatie. Van dit project en mijn rol binnen dit project heb ik een apart verslag geschreven, hierin is ook de reflectie van o.a. de projectgroep als de projectleider verwerkt. Het verslag is terug te vinden in mijn digitale portfolio en via de volgende link: Naast het VMS project kwetsbare ouderen ben ik nauw betrokken bij de dagopnames voor de geriatrie. Met betrekking tot het vloeiend verlopen van de dagopnames in verband met de uitbreiding is er, zoals beschreven in deze proeve, een projectgroep opgericht. Binnen de projectgroep val- en geheugenpoli was ik de projectleider. Als nurse practitioner geriatrie i.o. (Nper) en projectleider heb ik de competenties verworven welke passen bij de rollen Manager, Teamwerker en Belangenbehartiger. Als manager heb ik, samen met de projectgroep, het zorgpad geanalyseerd en herontworpen. Daarbij zijn er belangrijke beslissingen gemaakt over de taken, middelen en mensen, wie doet wat en wanneer. Zeker de rol van teamwerker is veelvuldig aan bod geweest tijdens dit project. Het betreft een multidisciplinair zorgproces waar de samenwerking met de verschillende disciplines bovenaan staat. Daarnaast heb ik, binnen dit project als Nper en projectleider, de belangen van zowel de patiënt als het ziekenhuis behartigd. Dit heb ik onder andere gedaan door met de projectgroep duidelijke prestatie- indicatoren op te stellen. Het analyseren en herontwerpen van het zorgpad val- en geheugenpoli is een complexe interventie. Dit komt omdat de interventie plaats vindt in een multidisciplinaire organisatie en omdat er meerdere stappen binnen één proces plaats vinden, het bestaat uit meerdere actieve ingrediënten. Tijdens de analyse en het herontwerpen van het zorgproces was ik als Nper en projectleider de dirigent en de regisseur binnen de projectgroep. Zo organiseerde ik tijdig de vergaderingen en zorgde ik ervoor dat de gehele projectgroep op de hoogte werd gehouden door middel van notulen. Ook was ik inhoudsverantwoordelijke omdat ik als Nper nauw betrokken ben bij de dagopnames voor de geriatrie en op de hoogte ben van alle stappen binnen het zorgproces. Tijdens het gehele proces maar ook tijdens de implementatie ben ik als Nper de bruggenbouwer. Dit komt omdat er met veel verschillende disciplines aan het zorgproces gewerkt wordt. Als Nper heb ik nauw contact met alle betrokken disciplines. Om het zorgproces vloeiend te laten verlopen is het contact en de samenwerking van groot belang. De rol van agent speelt vooral op tijdens de implementatiefase. Het is belangrijk om als projectleider in de gaten te houden of alle onderdelen van de implementatie worden opgevolgd en tijdig worden uitgevoerd. Kortom deelnemen in de projectgroep, het uitwerken van de stappen volgens de BPR-methode en het schrijven van de proeve waren voor mij erg leerzaam en zeer bruikbaar voor de toekomst. 11 Het Veiligheidsmanagementsysteem (VMS) vormt het systeem waarmee ziekenhuizen continue risico s signaleren, verbeteringen doorvoeren en beleid vastleggen, evalueren en aanpassen. Met als doel risico s voor de patiënt beheersen en (onbedoelde) schade aan de patiënt verminderen. 12 Doelstelling: Het volledig toepassen van de screeningsbundel bij alle klinische patiënten van 70 jaar en ouder en inzetten op alle geconstateerde risico s preventieve- en behandelinterventies. Dit met als uiteindelijke doel voorkómen dat bij patiënten van 70 jaar en ouder door een ziekenhuisopname (onherstelbaar) functieverlies optreedt. Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 24

25 Bibliografie Centraal Bureau voor de Statistiek. (2012, 1e kwartaal). Opgeroepen op april 21, 2012, van Dautzenberg, P. (sd). Opgehaald van er Reader Module Context van zorg. ( ). Masteropleiding Advanced Nursing Practice. Schonk, m. P. (sd). Opgeroepen op april 26, 2012, van Vries, P. d. (1999). Management van het patiëntenproces. Houten/Diegem: Bohn Stafleu Van Loghum. Module context van zorg Renate Agterhof, s Pagina 25